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RELAZIONE ICTORGANIZZAZIONE
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OBIETTIVI
• Richiamare alcuni elementi essenziali di organizzazione
• Chiarire perché l’informazione è un elemento chiave per il funzionamento di qualsiasi organizzazione
• Mettere in luce quindi la stretta relazione tra organizzazione, informazione e ICT
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Cos’è un’organizzazione? • Ai nostri fini:
– organizzare: ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate
– organizzazione: insieme di risorse costituito per il raggiungimento di determinati fini
• Sono organizzazioni: – un’impresa, un’ente pubblico, una squadra di pallavolo, ….
• Un’organizzazione si contraddistingue anche per le relazioni che ci sono tra le sue diverse componenti
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COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE
1. La struttura: – scomposizione delle attività, dei compiti e delle
mansioni (“chi” fa “cosa”) – identificazione dei diversi livelli di autorità
È “l’intelaiatura formale” di un’organizzazione
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Rappresentazioni formali della struttura
1. Organigrammi: – rappresentazione grafica dell’organizzazione in termini di distribuzioni delle funzioni e dell’autorità tra: funzioni, reparti, singoli individui
– Tipi di strutture organizzative e relativi organigrammi: • funzionale • divisionale • a matrice
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Responsabile Acquisti
Linea A Linea B
Responsabile Stabilimento
Direttore Produzione
Direttore Vendite
Direttore Amministrazione
.......
Direttore generale
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Direttore Merci Alim
V. Carbone
Studi di Mercato
Controllo di Gestione
Direttore Merci PGC (Drogheria, DPH) R. Gasset
Resp. Condimenti, Primi e Sec.
P. Rota
Resp. Prima Colazione
E. Cesaris
Resp. Drogheria Dolce e Altro
B. Moro
1 2 3 Resp. Detergenza Casa
G. Giobbio
Resp. Igiene Persona
A. Baggio
4 5 Resp. Gelati, Surgelati e altri Freschi
G.Polti
Resp. Ultra Freschi
Chiuchiù
Resp. Formaggi e Salumi
R. Borin
6 7 8
Centrale Acquisto
Direttore Merci PGC (PLSLiquidi)
C. Bacchetta
Logistica
2
Resp. Alcolici
M. Selmo
Resp. Bevande
L. Pescina
9 10
Resp. Coord prodotti Controllati
A.Bigo
Centro Codifica
Direttore Acquisti PFT
Projet Managem.
Logistica
2
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Rappresentazioni formali della struttura
2. Mansionari – definiscono compiti e caratteristiche dei ruoli operativi
3. Schede di responsabilità – definiscono responsabilità, obiettivi e caratteristiche dei ruoli dirigenziali
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Esempio: RESPONSABILE MARKETING • FUNZIONE: guida l’attività commerciale in conformità alle
politiche aziendali ed assicura il raggiungimento degli obiettivi di ricavo ….
• COMPITI E RESPONSABILITA’ – Collabora con la direzione commerciale alla definizione e messa a punto delle politiche commerciali
– Collabora alla messa a punto delle previsioni di vendita – Assicura il raggiungimento degli obiettivi di volumi, prezzi, mix – Propone alla direzione commerciale il programma delle attività promozionali e pubblicitarie
– … • DIPENDE DA: il direttore commerciale • SOVRAINTENTE: il responsabile vendite
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I meccanismi operativi
Metodi (più o meno formalizzati e strutturati) per coordinare le attività delle diverse parti dell’organizzazione, e le relazioni tra esse
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Tipi di meccanismi operativi 1. PROCEDURE E NORME
Procedura: insieme o sequenza formalizzata delle attività/operazioni da compiere per raggiungere un certo obiettivo o svolgere un determinato compito
– alta efficienza e precisione – in contesti di alta ripetibilità – possono riguardare un singolo addetto, un reparto, più reparti o funzioni
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Esempio: iscriversi a un esame
1. Accedere alla pagina di iscrizione su internet 2. Selezionare l’esame 3. Inserire nome e matricola 4. Effettuare l’iscrizione
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Esempio: fare un uovo in camicia
1. In una casseruola portate a bollore acqua salata e acidulata con due cucchiai d’aceto
2. In una ciotola sgusciate le uova per controllarne la freschezza
3. Tuffate le uova nell’acqua bollente 4. Ritirate le uova dopo 3/4 minuti con una paletta
forata 5. Regolate le sfrangiature dell’albume 6. Servite
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Tipi di procedure • procedure operative: disciplinano lo svolgimento di attività ripetitive a livello operativo – ad es: procedura per l’emissione di un ordine
• procedure di controllo: stabiliscono il modo con cui una determinata attività viene monitorata – ad es.: procedura per l’inventario periodico del magazzino ai fini del controllo delle scorte
• procedure di informazione: stabiliscono come deve venire gestito un determinato flusso di informazione o documenti – ad es.: procedura di emissione e distribuzione di circolari periodiche per il personale
• procedure decisionali: definiscono come una data decisione deve essere presa – ad es.: procedura per il lancio dei lotti in produzione
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2. PIANI E PROGRAMMI – stabiliscono obiettivi o specifiche di prestazione, ma senza indicare in eccessivo dettaglio le modalità specifiche per raggiungerli, e le risorse da utilizzare
– esempi: • un budget • un progetto di ricerca
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3. GERARCHIE – consiste nell’attribuire responsabilità specifiche di controllo di una certa attività • per la soluzione di eccezioni, problemi imprevisti, o comunque tutto ciò che non è codificato da procedure o norme prefissate
• per la gestione dei meccanismi di premio/sanzione verso i “sottoposti”
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4. RIUNIONI – programmate: formalmente definite, convocate con regolarità, con obiettivi precisi anche ai fini decisionali
– non programmate: estemporanee, convocate in modo anche informale e per discutere o anche decidere su questioni contingenti
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5. RELAZIONI ORIZZONTALI – meccanismi che facilitano rapporti tra addetti della stessa unità o funzione aziendale, o anche tra unità diverse
– modalità: • contatto diretto • creazione di “ruoli di intermediazione” e di “rappresentanza” (ad es.: nomina di un delegato a rappresentare un certo ufficio)
• strutture o luoghi per incontri informali – la “pausa caffè”
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Caratteristiche non formali di un’organizzazione
• I PROCESSI COMPORTAMENTALI – il modo effettivo con cui un’attività viene condotta – strettamente legato alle caratteristiche del compito da svolgere, ma anche dell’individuo, e delle sue modalità di relazione con i colleghi e con gli altri soggetti
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Riassumendo • Un’organizzazione è descrivibile in base a:
– una struttura – dei meccanismi operativi – dei processi comportamentali
• Alcuni aspetti sono pianificabili e formalizzabili (ossia progettabili), altri meno
• Le organizzazioni possono differire l’una dall’altra anche in uno stesso contesto di riferimento
• Le varie parti di un’organizzazione possono differire l’una dall’altra
• L’organizzazione può modificarsi nel tempo per iniziative deliberate o per cause non intenzionali
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ICT E ORGANIZZAZIONE
organizzazione
ICT
informazione
Per comprendere le relazioni tra organizzazione e ICT...
… utile il concetto di informazione
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ORGANIZZAZIONE E INFORMAZIONE
• L’informazione è: – un input chiave per le attività e i compiti delle varie parti dell’organizzazione
– queste a loro volta elaborano e distribuiscono informazione • Un’organizzazione (un’impresa) può essere vista come un
sistema che elabora informazione • All’interno dell’organizzazione circolano flussi informativi tra le
varie componenti • Tali flussi possono essere di vario tipo e natura
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FLUSSI DI INFORMAZIONE
– FLUSSI INFORMATIVI DIVERSI: • come contenuto/contenitore: DATI, DOCUMENTI SCRITTI, DISEGNI, COMUNICAZIONI VERBALI
• come scopo della comunicazione: RICHIESTE, INTERROGAZIONI; COMANDI, ORDINI; SEGNALAZIONI, AVVISI
– FLUSSI TRA • livelli gerarchici diversi
– un comando dall’alto al basso, un avviso o un dato dal basso all’alto, … • uffici o funzioni aziendali diverse
– un ordine elaborato dall’ufficio vendite viene trasmesso al magazzino … • ruoli o mansioni diverse
– il responsabile del magazzino deve comunicare i dati delle giacenze al responsabile della logistica
– FLUSSI CHE POSSONO ESSERE: • formalizzati (ad es. un modulo scritto) o informali (un colloquio informativo)
– I FLUSSI INFORMATIVI ACCOMPAGNANO ALTRI FLUSSI • relazione tra flussi informativi, flussi fisici, e flussi monetari
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fornitori Linee produttive
magazzino prodotti finiti
materiali
semilavorati
prodotti
clienti
lancio in prod.
richiesta materiali
fattura
ordine
ordine
fattura
AZIENDA
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ORGANIZZAZIONE e INFORMAZIONE • QUINDI L’INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI
– ha un VALORE in quanto E’ UN INPUT DELLE ATTIVITA’ SVOLTE IN AZIENDA dai vari componenti l’organizzazione
– contribuisce a CREARE VALORE in quanto associata ai FLUSSI FISICI E MONETARI
• QUAL È IL VALORE DELL’INFORMAZIONE? – l’informazione ha valore
• se serve • se è disponibile quando serve • necessità di informazioni RILEVANTI, CONGRUENTI e TEMPESTIVE
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ICT E INFORMAZIONE • Le ICT sono tecnologie per l’elaborazione e la
distribuzione delle informazioni. Quindi servono a facilitare la gestione dei flussi informativi: – raccolta di informazioni – elaborazione – catalogazione e memorizzazione – duplicazione e distribuzione
• Grazie alle ICT il costo unitario e il tempo per gestire le informazioni possono comprimersi notevolmente
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ICT E ORGANIZZAZIONE • Nelle organizzazioni le ICT assolvono a due principali obiettivi:
– rendere EFFICIENTI i flussi di informazione à OBIETTIVO DI AUTOMAZIONE
– fornire le informazioni che servono agli utenti a cui servono à OBIETTIVO DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE
• Sistemi, applicazioni e tecnologie diverse sono adatti per processare diversi tipi di informazione. Quindi: – quale tecnologia per quale tipo di flusso informativo? – quale tecnologia per quale obiettivo informativo? – quali opportunità, effetti e vincoli dell’uso delle ICT?
• Il modo in cui un’impresa è organizzata influenza il possibile uso e progetto delle applicazioni ICT
• Le caratteristiche delle ICT pongono vincoli al loro uso all’interno di un’organizzazione e ne influenzano le caratteristiche