Workshopien muistiinpanot1.11.2016

Ympäristömerkinnän hankintaverkoston työpaja

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

3

• Vastuullisten hankintojen mahdollisuudet: o Pelastaa maailmaa vähän joka päiväo Resurssien tehokkaampi säästö. Toisaalta se säästää ympäristöä,

mutta myös rahaa. o Parempi businesso Hyvät toimintatavat voi siirtyä työpaikoilta koteihin. Esimerkiksi

Reilun kaupan kahvin juominen voi siirtyä kotiin, jos työpaikalla huomaakin ettei se Reilun kaupan kahvi olekaan pahan makuista.

o Mahdollisuus sitouttaa henkilökuntaa. Moni työntekijä haluaa tehdä töitä vastuullisessa organisaatiossa

o Riskien vähentäminen. Kun asiat hoidetaan hyvin, ei tule maine-ongelmia. Myös hankinnoissa on näin. Hyvin pienen mittaluokan esimerkki on että jos hotelli hankkii vain ympäristömerkittyjä tai Astma- ja allergialiiton merkkaamia pyykinpesuaineita, ei lakanoista ja pyyhkeistä pitäisi tulla allergisia reaktioita.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

4

1. Haaste & ratkaisu: Jalkautus• Haaste

o Tyypillinen haaste on jalkautus. Miten saadaan kaikki mukaan. Politiikat ja julkilausumat voivat olla yhtä, mutta arjen toiminta on usein hieman sinnepäin tai jopa jotain aivan muuta.

o Kaikissa yritysprojekteissa on haasteena saada strategia toteutumaan. Se mitä strategiassa halutaan, on haastava saada menemään läpi koko organisaation.

• Ratkaisuo Vastuullisen toiminnan tulee olla pitkäjänteistä. Edellytys tälle on että

vastuullisuus löytyy yrityksen arvoista, visiosta, missiosta ja strategiasta. o Johdon sitoutuminen on olennaista. Johdon myös tulee johtaa vastuullisuutta,

se ei voi olla erillinen asia mikä heiluu muiden prosessien ohessa. o Tavanomaiset johtamisen keinot: tavoitteiden asettaminen, seuranta,

mittarointi, ohjaaminen, koulutus, perehdytys, tukitoimet, sisäinen tiedottaminen, puhuminen, johtaminen. Tie on pitkä ja siinä vaaditaan sitkeyttä.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

5

2. Haaste & ratkaisu: Osaoptimointi ja hankintahinta• Haaste

o Osaoptimointi. Joskus työntekijä optimoi tietyn tehtävän tulosta oman osaamisen tai hyödyn kannalta, joskus koko organisaation osaaminen ei riitä muuhun kuin osaoptimointiin. Hankintojen osalta yleisin osaoptimoinnin kohde on hankintahinta

o Katsotaan hankintahintaa, ei elinkaarikustannuksia. Katsotaan hankintahintaa, muita hyötyjä ei edes osata arvottaa

• Ratkaisuo Hankinnoissa pitää osaa arvottaa muutkin asiat kuin hankintahinta. Hankinnoilla

tulee olla isompi funktio, kuin vain ensisijaisen tarpeen täyttäminen mahdollisimman halvalla. Hankinnat tukevat brändiä ja tehostavat yrityksen toimintaa.

o Vastuullisuus pitää saada osaksi mittareita. Vastuullista toimintaa – myös hankintoja – on pystyttävä mittaroimaan. Tämän jälkeen toimintaa on helpompi ohjata. Mittaroinnin kohteet voidaan myös ottaa tulospalkkauksen tai bonuksien perusteiksi. Tämä motivoi työntekijöitä tekemään oikeita asioita.

o Vastuullisuudella pitää olla mitattava tavoite, myös hankinnoilla. Esim. säästetty energia, parempi sisäilma, pienempi kemikaalialtistus, mitä vaan.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

6

3. Haaste & ratkaisu: Vastuullisuudesta businesta• Haaste

o Vastuullisen toiminnan muuttaminen tulovirraksi. Usein vastuulliset asiat ovat kalliimpia. Jos sitoudutaan johonkin kalliimpaan, pitää siitä saada myös hyötyä.

• Ratkaisuo Vahva linkki markkinointiin ja myyntiin. Ne voivat jalostaa

vastuullisuuden euroiksi. Vastuullisesta toiminnasta pitää kertoa sekä sisäisesti että ulospäin. Vastuullisten tarinoiden pitää olla osa markkinointia, brändin rakentamista ja myyntiä.

o Hankintoja mitataan usein hetkessä (ostohinta). Hyödyt yritykselle ja asiakkaille syntyvät kuitenkin pitkässä juoksussa. Hankinnan vaikuttavuus onkin avainsana. Miten vaikuttavuutta voidaan mitata ja miten tuloksia voidaan käyttää hyödyksi, siinä on avain menestykseen.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

7

4. Haaste & Ratkaisu: Kiire• Haaste

o Ajan puute, kiire, ei ole tärkeä asia.

• Ratkaisuo Vastuullisuuden tulee olla konkreettista ja helppoja asioita mitä tehdään

arjessa. Hankintojen osalta Ympäristömerkit ovat yksi helppo ja konkreettinen tapa tehdä.

o Julkisissa hankinnoissa merkkejä on vaadittu jo pitkään. Tätä samaa mekanismia kannattaisi käyttää myös yritysmaailmassa.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

8

5. Haaste & Ratkaisu: Osaaminen• Haaste

o Vastuullisten hankintojen tekeminen ei ole aina helppoa

• Ratkaisuo Hankitaan osaamista ja koulutusta. Yrityksen pitää panostaa ja

resurssoida hankintojen tekemiseen. Hankintoihin pitää olla hyvät ohjeet ja politiikka mitä noudatetaan.

o Kun saat ketjun pyörimään, niin asiat helpottuvat. Systematiikka auttaa. Oleellista onkin luoda kunnon alusta/rakenne/tapa toimia, niin sitten asioista tulee helpompia. Tavoitteet, seuranta, ohjeistukset, tukitoimet, jne.

o Ammattilaiset mukaan hankintojen tekemiseen.

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

9

6. Haaste & ratkaisu: Hankintojen laaja-alaisuus• Haaste

o Hankitaan paljon kompleksisia palveluita, esimerkiksi jälleenmyyntisopimuksia tai vakuutuksia

o Hankinnat ovat laaja kokonaisuus

• Ratkaisuo Hankintojen tulee aina ensisijaisesti niille asetettu funktionaalinen tavoite. o Vaikeiden kokonaisuuksien vertailu vastuullisuus-mielessä voi olla

haastavaa. Tällöin kannattaa keskittyä ensin helppoihin asioihin, joilla ei ole strategista merkitystä. Esimerkiksi siivoukseen, vessapaperiin ja huonekaluihin.

o Kun hankintayksikön osaaminen karttuu, voidaan vastuullisuutta edistä haastavammissakin hankinnoissa.

 

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

10

7. Haaste & ratkaisu: Tavarantoimittajien sitoutuminen• Haaste

o saada sovitut asiat pysymään niin että vastuullisuus toteutuu. Esim. tukkurit saattavat vaihtaa tuotteitaan kesken sopimuskauden.

• Ratkaisuo Vastuullisuuden tulee olla kirjattu jo tarjouspyyntöihin, sekä tietty

sopimuksiin.

 

Ryhmä 1Vastuullisen hankinnan mahdollisuudet, haasteet ja ratkaisut

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka 12

• Selvitetään hankintojen vaikuttavuus ja merkitys: o kuinka usein ja paljon tuotetta tai palvelua hankintaano mihin vastuullisilla toimintatavoilla voidaan ja halutaan vaikuttaao miten otetaan huomioon sidosryhmien odotukset? Onko yrityksellä

vaikutusvaltaa muuttamaan alihankkijan toimintatapaa?

• Kunnianhimo/tavoitteet: o miksi vastuulliset hankinnat ovat tärkeitä yritykselle?o noudatetaanko toimialan best practices –periaatteitao haluaako yritys olla edelläkävijä ja profiloitua vastuullisissa hankinnoissa

• Ylimmän johdon tuki: o vastuullinen hankintapolitiikka on osa yrityksen yleistä hankintapolitiikkaa

ja vastuullisuusstrategiaao mandaatti hankkijoille noudattaa vastuullisia hankintaohjeita

13

• Keskeiset tavoitteet on määriteltävä: mihin pyritään vaikuttamaano Tavarantoimitukseto Henkilökunnan työmatkato Energiaa kuluttavat laitteet: toimistolaitteeto Kiinteistön energiankulutus: valaistus, lämmitys, sähköenergiao Siivous ja tilojen ylläpito: puhdistusaineet, saippuat, siivousvälineet,

perehdytyso Elintarvikehankinnat: Reilun kaupan kahvi, luomutuotteet jne.

• Vastuullinen hankintapolitiikka: o kuvastaa organisaation arvoja, periaatteita ja tavoitteitao kuvastaa organisaation sitoutumista vastuullisuuteeno on selkeästi linjassa organisaation muihin ohjeistuksiino ottaa huomioon niin ympäristö-,sosiaalisen kuin taloudellisen vastuuno määrittelee yrityksen tasolla vastuullisen hankinnan periaatteet

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

14

Onko edustamallasi yrityksellä jo kirjattuna hankintapolitiikka?

• Lähes kaikilla workshopiin osallistuneilla yrityksillä on kirjattuna hankintapolitiikka tai vastaava kuten vastuuraportti tai perehdytyspaketti, josta löytyy hankintapolitiikka.

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

15

Onko yrityksen johto sitoutunut noudattamaan hankintapolitiikkaa ja miten asioista tiedotetaan henkilökunnalle?

o Osallistujille johto oli useimmiten sitoutunut noudattamaan hankintapolitiikkaa. Muutama yritys toivoi johdon aktiivisempaa sitoutumista.

o Henkilökuntaa koulutetaan ja tiedotetaan ohjeistuksesta. Useassa yrityksessä vastuullisuusraportti/hankintapolitiikka löytyy Intrasta.

o Eräällä yrityksellä oli oma e-learning kurssi, josta koko henkilökunnan pitää suoriutua. Lisäksi yrityksellä on ”nuorten työntekijöiden” kehittämä teemapäivä, kerrotaan mitä kaikkea on mahdollista tehdä ja mukana on kilpailu kierrätyksestä.

o Hankintapolittikan toivottiin näkyvän asiakkaalle yrityksen käytännön työssä, toteutuminen on kiinni yksiköistä ja päätökset tehdään omien arvojen mukaan.

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

16

• Osallistujat tekevät paljon epäsuoria hankintoja ympäristöä huomioiden. Hankinnoissa pyritään vastuullisuuteen ja koko ajan yritetään parantaa. Hankinnat tehdään organisoidusti, tilattavat tuotteet ja palvelut tarkistetaan ja varmistetaan. Tietyt asiat koetaan helpoiksi ja haasteelliseksi koetaan muun muassa eri palveluntarjoajien hyödyntäminen. Hankintajärjestelmää on kavennettu ja siirrytty lähituottajiin, joten säästetään kuljetuksissa.

• Liikematkustelussa vältetään lentämistä ja käytetään junaa. Työsuhdeautona on biokaasulla tankattava kaasuauto. Neuvotteluissa on siirrytty etäneuvotteluihin videon ja skypen avulla. Laitteet sammutetaan käytön jälkeen ja viikonlopuksi virta pois päältä. Toimistotarvikkeissa otetaan huomioon ympäristöystävälliset tuotteet kuten kopiopaperit ja vihkot.

• Joutsenmerkittyä siivouspalvelua käyttämällä tietää, että käytössä on ympäristömerkityt tuotteet. Myös siivouspalvelun kanssa sopimusta tehdessä voi vaikuttaa siivouskertojen määrään ja käytettäviin puhdistusaineisiin.

• Green office mainittiin useasti ja yhdellä yrityksellä oli käytössä vihreä sähkö.

Minkä tyyppisiä epäsuoria hankintoja (toimistotarvikkeet, varaosat, kemikaalit, tukipalvelut: markkinointi-, matkustus-, IT-palvelut) yrityksenne tekee?

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

17

Huomioidaanko hankinnoissa ympäristö- ja vastuullisuusasiat (esim. ympäristömerkityt tuotteet/palvelut, eettiset tuotteet, luomutuotteet jne.)

Ryhmä 2Näin rakennetaan toimiva hankintapolitiikka

o Lähiravintolassa tarjolla ylijäämäruokaa seuraavana päivänä. Ylijäämäruoka on huomioitu aina kuin mahdollista.

o Yrityksissä on otettu posliiniastiat käyttöön, kertakäyttöastioista on luovuttu. Eräs yritys käyttää sisäisissä tilaisuuksissa biohajoavia astioita. Käytetään reilun kaupan kahvia ja teetä, luomuun ei vielä siirretty.

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

19

Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin (1)

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• Tarveselvitys: voidaanko hankkia käytettynä, vuokrattuna, lainata, uusiokäyttää?

• Ympäristövaikutusten selvittäminen: mitkä ovat keskeiset ympäristövaikutukset

o esim. ympäristömerkkien kriteerit apuna

• Hankintaketjun kuvaus ja sopimuskumppanien valinta: miten vastuullisuus mitataan/arvioidaan

o mm. toimittajan mahdollisuus tarjota ympäristömerkittyjä tuotteita/palveluitao Esim. pakolliseksi vaatimukseksi että tarjoajalla on oltava edes jonkinlainen

ympäristöpolittikka

• Rohkeus vaikuttaa ja vaatia: Jo pelkällä kysymyksellä on suuri merkitys siihen mitä tarjotaan.

• Henkilöstö kannattaa ottaa osaksi prosessia. Kuulemiseksi tuleminen ja vaikuttamisen mahdollisuus motivoivat ja sitouttavat henkilökuntaa

20

Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin (2)

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• Tarjouspyynnöt ja sopimukset: miten vastuullisuus kirjataan konkreettisesti esim. suosimme ympäristömerkittyjä tuotteita tai palveluntarjoajia

o Valintakriteerit mahdollisimman konkreettisesti tärkeimmissä tuoteryhmissäo Valintakriteeri voi olla pakollinen (ostamme vain ympäristömerkittyjä) tai

pistevaatimus (esim. ympäristöasioiden osuus 20% päätöksen arvosta, lisäksi pisteytys jossa skaala eri toimenpiteille)

o puolueettomasti todennettavia, läpinäkyviä, helposti viestittävät

• Yleisesti hankintaohjeet oltava konkreettisia, mitattavia ja tavoitteellisia!• Hankintojen ympäristö-vaatimusten tulee olla seurattavissa, esim.

hankinnoilla saavutettava energiansäästöo Esimerkiksi tulostimien hankintaa kannattaa seurata paperin kulutuksen

avulla. Väheneekö paperin kulutus kun luovutaan henkilökohtaisista tulostimista.

21

Liikkeelle ympäristömerkkien suosimiseksi

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• Tutustu ympäristömerkittyyn tarjontaan• Selvitä mitä ympäristömerkittyjä tuotteita jo nyt hankitte • Kysy tavarantoimittajilta heidän valikoimastaan• Kerro toivovanne myös ympäristömerkittyjä vaihtoehtoja• Kilpailuta kun mahdollista ja kysy ympäristömerkityt vaihtoehdot• Kirjaa hankintaohjeisiin suositus ympäristömerkityistä tuotteista

22

Ympäristömerkityt hankinnat / Taso 1

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• päivittäisiä hankintoja• paljon tarjontaa• kustannusero ei merkittävä• helppo hankkia• ei välttämätöntä vaihtaa toimittajaa• yrityksen omia hankintoja

• Esim. kopiopaperit, kirjekuoret, painotuotteet, siivousaineet, talouspaperit, WC-paperit, värikasetit, majoitus- ja

• kokouspalvelut

23

Ympäristömerkityt hankinnat / Taso 2

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• pääosin sopimushankintoja• vähemmän tarjontaa• saattaa luoda kustannuseron• voi vaatia toimittajan vaihtoa• suurin osa yrityksen omia hankintoja

• Esim. siivouspalvelut, henkilöstöravintolat, konttorikoneet, pesulapalvelut, AV-laitteet, toimistokalusteet

24

Ympäristömerkityt hankinnat / Taso 3

Ryhmä 3Hankintaohjeet ympäristövastuullisiin hankintoihin

• pääosin harvoin tehtäviä projektihankintoja • vain vähän tarjontaa• saattaa luoda kustannuseron • hankinnat usein alihankkijan

(mm. arkkitehti, urakoitsija) kautta• vaatii eniten suunnittelua, projektihallintaa ja valvontaa

• Esim: Rakentaminen: kemialliset,rakennustuotteet, maalit ja lakat, lattianpäällysteet, seinälevyt, tekstiilit ja polttoaineet

25

Kiitos!Voit lukea lisää www.ecolabel.fi

Sidfot