haaga-helia ammattikorkeakoulumyy.haaga-helia.fi/~mitan/virtuaalialmo/word2007ohje.doc · web...

MS Word 2007

Sisällys

1 Ohjelmaversioiden yhteensopivuus 2

2 Asiakirjan asetukset 2

2.1 Reunukset 2

2.2 Tulostussuunta 2

2.3 Viivain 2

2.4 Sarkaimet 2

2.5 Riviväli 2

2.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella 3

2.7 Vasen sisennys 3

2.8 Riippuva sisennys 3

2.9 Kirjasin 3

2.10 Ylä- ja alaindeksi 3

2.11 Ohjausmerkit3

2.12 Tilapalkki 3

3 Office-painike 3

3.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa 3

3.2 Tallennusasetukset 4

4 Tunnisteet 4

4.1 Ylätunniste 4

4.2 Alatunniste 5

4.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan 5

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen 5

6 Asiakirjan kieliasu 5

6.1 Tavutus 5

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi 5

6.3 Automaattinen korjaus 6

7 Liikkuminen asiakirjassa 6

7.1 Siirry-toiminto 6

7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen 6

7.3 Etsi/korvaa 6

8 Palstat 6

8.1 Palstojen tasaus 6

9 Taulukot 7

9.1 Taulukon lisääminen 7

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje

RN 25.5.2023

9.2 Taulukon muotoilut 7

10 Kuvat 7

11 Kuviot 7

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit 8

13 Tyylit 8

13.1 Tyylin käyttö 8

13.2 Tyylillä muotoilun tekstin valinta ja tyylin korvaaminen8

13.3 Tyylin muokkaaminen 9

13.4 Kuvaotsikot 9

14 Sisällysluettelo 9

14.1 Osan vaihto 9

14.2 Sivun vaihto 9

14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste 9

14.4 Otsikoiden numerointi 10

14.5 Numeroimaton otsikko 10

14.6 Sisällysluettelon lisääminen 10

14.7 Sisällysluettelon päivitys 11

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje

RN 25.5.2023

Word 2007-ohjelmaikkuna

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (11)

RN 25.5.2023

Näkymät

Valintanauha välilehtineen

1 Ohjelmaversioiden yhteensopivuus

Word 2007-versiolla voi avata aikaisempien versioiden tiedostot. Dokumentin nimen perässä ohjelmaikkunan yläreunassa on tällöin merkintä (Compatibility Mode). Tällöin Word 2007 -version kaikki uudet mahdollisuudet eivät ole käytössä. Esim. kaikkia SmartArt-vaihtoehtoja ei voi käyttää.

2 Asiakirjan asetuksetSuomen Standardisoimisliiton julkaisema Standardi SFS 2487 sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta.

Hyvä tapa on tehdä asiakirjat voimassa olevan standardin mukaisesti. HAAGA-HELIAssa on laadittu ohjeet harjoitustöiden kirjoittamiseen (ohje perustuu standardiin), raportin laatimiseen sekä opinnäytetyön kirjoittamiseen. Tämän ohjeen tiedot perustuvat SFS 2487 -standardiin.

2.1 Reunukset

Asiakirjan marginaalit ovat seuraavat: ylämarginaali 1 cm, vasen 2 cm, ala vähintään 1 cm ja oikea 1 - 1,5 cm. Marginaalit laitetaan Page Layout –valintanauhasta > Margins > Custom margins.

Kuva 1. Reunukset

2.2 Tulostussuunta

Page Layout >Orientation > Portrait (pysty) tai Landscape (vaaka).

2.3 Viivain

Viivaimen saa esille View-valintanauhan Ruler-painikkeesta.

2.4 Sarkaimet


RN 25.5.2023

Sarkaimet näkyvät viivaimessa. Sarkaimet voi asettaa suoraan hiirellä napsauttamalla tai Page Layout > Paragraph-ryhmän avainpainikkeesta (oikeasta alanurkasta) > Tabs.

2.5 Riviväli

Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Line Spacing tai Page Layout > Paragraph-ryhmän oikeasta alanurkasta > Line Spacing.

2.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella

Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Spacing > Before ja After -kohdissa voidaan määritellä tekstin ylä- ja alapuolelle tyhjäksi jätettävä tila. Kun käytetään riviväliä 1, kohdissa tulee olla 0 pt.

2.7 Vasen sisennys

Vasen sisennys sisentää koko kappaleen vasemmalta Ctrl + M. Sisennyksen poisto tapahtuu Ctrl + Vaihto + M.

2.8 Riippuva sisennys

Riippuvassa sisennyksessä teksti sisentyy niin, että Enter-näppäimellä kursori palaa takaisin vasempaan reunaan. Jokaisen kappaleen alussa teksti sisennetään sisennettyyn kohtaan sarkainnäppäimellä.

Riippuva sisennys laitetaan Ctrl + T tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Special > Hanging By 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm. Riippuva sisennys poistetaan Ctrl + Vaihto + T.

2.9 KirjasinOletuskirjasin laitetaan Home > Font-ryhmän avainpainike > Valitaan kirjasin ja määritellään oletuskirjasimeksi Default.

2.10 Ylä- ja alaindeksi

Kirjoita teksti ja valitse ennen indeksiä Home > Font-ryhmästä joko Superscript tai Subscript.

2.11 Ohjausmerkit

Ohjausmerkit saa näkyviin Home > Show /Hide. Ohjausmerkit eivät näy tulostettaessa.

2.12 Tilapalkki

Kuvaruudun alareunan tilapalkissa näkyy tietoja esillä olevasta asiakirjasta. Näkyvät tiedot voi itse valita tilapalkin päällä hiiren oikealla painikkeella.

3 Office-painike


RN 25.5.2023

Näkymän vasemmassa yläkulmassa on pyöreä Office-painike, jonka alta löytyvät monet perustoiminnot: uusi asiakirja, asiakirjan avaaminen, tallennus, tulostus, valmistelu, lähetys sähköpostiin tai internetiin, julkaisuasetukset sekä asiakirjan sulkeminen.

3.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa

Office-painike > Save as tai Save as Word 97 - 2003 Document.

Kuva 2. Office-painike

3.2 Tallennusasetukset

Office-painikkeen Word Options-kohdasta Save-välilehden alta löytyvät tallentamiseen liittyvät asetukset, kuten tallennusmuoto sekä kuinka usein suoritetaan automaattinen tallennus.

4 Tunnisteet

4.1 Ylätunniste


RN 25.5.2023

Insert > Header > Edit Header > Poista ylätunnisteesta ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä alaspäin ja pudota) ja kirjoita ylätunnistetiedot. Juokseva sivunumero laitetaan kohdasta Insert > Page Number > Current Position > Plain Number. Juoksevan sivunumeron jälkeen laitetaan välilyönti ja sulkuihin kokonaissivumäärä. Kokonaissivumäärä löytyy Insert > Quick Parts > Field > NumPages. Päiväyksen (Insert > Date and Time) jälkeen laitetaan ylätunnisteeseen kolme tyhjää riviä, jolloin

vastaanottajatiedot tai varsinainen teksti alkavat aina oikeasta kohdasta.

Kuva 3. Ylätunniste

4.2 Alatunniste

Insert > Footer > poista tarvittaessa ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä ala ja ”pudota”) ja kirjoita osoite ja muut tiedot sarkainkohtiin. Alatunnisteen kirjainkoko on 1 - 2 pistettä pienempi kuin asiakirjan tekstin.

4.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan

Insert > Object > Text from File.

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen

Kopioinnissa teksti aktivoidaan > Copy (Ctrl + C) > Paste (Ctrl + V). Kun teksti halutaan siirtää, aktivoidaan teksti > Cut (Ctrl + X)> Paste (Ctrl + V).

6 Asiakirjan kieliasu

6.1 Tavutus

Oletuksena tavutus ei ole käytössä. Tavutus otetaan käyttöön Page Layout-välilehdeltä > Page Setup > Hyphenation > Hyphenation Options > rastita kohta ”Automatically hyphenate document”.

Kun tekstiin laitetaan molempien reunojen tasaus, on tärkeää, että teksti on tavutettu hyvin. Usein on tarpeellista lisätä itse tavuviivoja, jotta sanojen väleihin ei jää suuria välejä. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sanan tavutuskohta ja lisää siihen itse tavuviiva Ctrl + tavuviiva. Tavuviiva poistuu automaattisesti, jos tekstiä muokataan ja tavuviiva on tarpeeton.


RN 25.5.2023

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi

Oletuksena Word näyttää virheellisesti kirjoitetut sanat punaisella alleviivauksella, jonka kohdalla avattavasta (hiiren oikea puoli) pikavalikosta voi tarkistaa ohjelman korjausehdotukset. Jos sopiva korjaus löytyy, valitaan se, jolloin virhe korjataan tekstiin.

Kieliasu voidaan tarkistaa myös, kun koko asiakirja on valmis. Tarkistuksen voi aloittaa mistä kohtaa tekstiä tahansa F7-painikkeella tai Review > Spelling and Grammar > Not in Dictionary-kohdassa ovat punaiset sanat, jotka eivät ole sanastossa, Suggestions-luettelossa tarjotaan vaihtoehtoja sanalle. Jos vaihtoehtoja ei ole, kirjoitetaan uusi sana vanhan päälle ja valitaan Change. Change All korjaa tekstissä olevat kaikki samat sanat. Ignore-painikkeella ohitetaan korjausehdotus ja Ignore All –panikkeella ohitetaan tekstissä olevat kaikki vastaavat kohdat.

Sanastoon voi lisätä uusia sanoja Add to Dictionary -kohdasta.

Kielioppivirheet näkyvät vihreällä alleviivauksella. Myös kieliopin korjausehdotukset näkee pikavalikossa.

Asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä voidaan käsitellä myös napsauttamalla tilarivillä näkyvää kieliasun tarkistuksen kuvaketta, mikäli se on näkyvissä. Tällöin avataan pikavalikko, jossa on korjausehdotus tai selitys tekstikohdistinta lähinnä olevalle virheelle. Kuvakkeen uusi napsautus tuo näkyviin korjausehdotuksen seuraavalle virheelle jne.

Kieliasuun liittyvät korjausasetukset löytyvät Office-pikapainike > Word Options > Proofing-työkalut.

6.3 Automaattinen korjaus

Automaattisia korjauksia voidaan määritellä > Office-painikkeen Word Options –kohdasta > Proofing > AutoCorrect Options.

7 Liikkuminen asiakirjassa

7.1 Siirry-toiminto

Home-valintanauha > Editing-ryhmässä Find > Go To > Go To –välilehti > valitse esim. Page ja anna sivun numero.

7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen

Ctrl + Home – asiakirjan alkuunCtrl + End – asiakirjan loppuunCtrl + Page Up – edellisen sivun alkuun


RN 25.5.2023

Ctrl + Page Down – seuraavan sivun alkuunVaihto + F5 – edelliseen tekstin muokkauskohtaan.

7.3 Etsi/korvaa

Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voidaan etsiä merkkijono tai korvata se tarvittaessa toisella.

Home-valintanauha > Find > Find What, kirjoita etsittävä sana Find What -ruutuun. Napsauta More-painike, jolloin lisävalinnat tulevat näkyviin.

8 Palstat

Valitse tekstin kohdalla Page Layout-valintanauha > Columns > valitse palstojen määrä.

8.1 Palstojen tasaus

Palstat voidaan tasata niin, että siirretään tekstiä toiseen palstaan. Kohdistin laitetaan kohtaan, mikä halutaan siirtää seuraavalle palstalle > Ctrl + Vaihto + Enter. tai Page Layout > Breaks > Column.

9 Taulukot

9.1 Taulukon lisääminen

Insert-välilehti > Table. Aktivoi tarvittava määrä rivejä ja sarakkeita.

9.2 Taulukon muotoilut

Kun taulukko on tehty ja kursori on taulukon sisäpuolella, tulee valintanauhariveille Table-valinnat Design ja Layout. Layout-valintalehdeltä lisätään, poistetaan, yhdistetään ja jaetaan rivejä ja sarakkeita.

Design-välilehdellä on taulukon muotoiluun tarvittavia työkaluja.

Taulukossa liikutaan joko nuolinäppäimillä tai sarkain (Tab)-näppäimellä.

10 Kuvat

Kuvat lisätään Insert-välilehdeltä > Picture > haetaan kuva tietokoneelta tai Picture > Clip Art. Etsitään kuva kuvagalleriasta. Kohdasta Results should be voidaan valita kaikki tiedoston tyypit tai piirroskuvat, valokuvat, liikkuvat kuvat tai äänet.

Kun kuva on aktiivinen, valintanauhoihin tulee Picture Tools-työkalut. Text Wrapping-työkalusta voi valita tekstin rivityksen, jolloin kuvan saa helposti tekstiin oikeaan paikkaan.

Kuvan väritys voidaan vaihtaa Picture Tools > Format > Recolor . Valinnoista löytyy mm. vesileima eli Washout.


RN 25.5.2023

11 Kuviot

Erilaisia valmiita kuvioita löytyy kohdasta Insert > Shapes. Valitaan kuvio ja piirretään se hiirellä oikeaan kohtaan.

Kun kuvio halutaan kopioida samalle kohdalle vertikaalisesti tai horisontaalisesti, vedetään se hiirellä Ctrl + Vaihto -näppäimet alhaalla.

Tekstiä kuvioon voi lisätä hiiren oikean puoleisesta pikavalikosta Add Text.

Useita kuvioita saa aktiiviseksi valitsemalla ne Vaihto-näppäintä alhaalla pitäen.

Kuvioiden värejä voi muuttaa Drawing Tools > Format.

Kuvioita voi tasata tai siirtää kohdasta Text Box Tools/Drawing Tools > Format > Align.

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit

Insert-valintanauha> Shapes, SmartArt, Chart, WordArt, DropCap (anfangi eli kappaleen alussa oleva iso kirjain) tai Symbol

Lisää elementtejä SmartArt-kuvioihin saa SmartArt Tools > Design > Add Shape.

13 Tyylit

13.1 Tyylin käyttö

Tekstin muotoilussa voidaan käyttää valmiita tyylejä. Tyylejä voi myös muokata itse omaan käyttöön sopiviksi. Sisällysluettelon tekeminen edellyttää otsikkotyylien käyttöä.

Haluttu tyyli valitaan otsikkoon tai tekstiin klikkaamalla tekstin alkuun > Home-valintanauha > valitaan Styles-vaihtoehdoista esim. Heading 1 tai Heading 2.

Mikäli sama tyyli valitaan peräjälkeen useampaan paikkaan, valinnan voi tehdä F4-painikkeella.

13.2 Tyylillä muotoilun tekstin valinta ja tyylin korvaaminen

Avataan pikavalikko (hiiren oikea puoli) tyylin päällä Styles-ryhmässä. > Select All x Instances (valitse kaikki x esintymää). Kaikki samalla tyylillä tehdyt tekstit on nyt valittu. Valitaan tyylivaihtoehdoista uusi tyyli.


RN 25.5.2023

Kuva 4. Tyylin korvaaminen

13.3 Tyylin muokkaaminen

Tyylejä voi muokata. Avaa pikavalikko Styles-pikatyylivaihtoehdoista oikean tyylin päällä > Modify > Format > muutoksia voi tehdä mm. kirjasimeen, kappale-, sarkain-, reunus- ja numerointimäärityksiin.

13.4 Kuvaotsikot

Taulukoille, kuvioille ja kuville lisätään kuvaotsikot. Taulukon otsikko tulee taulukon yläpuolelle ja kuvioiden ja kuvien otsikot niiden alapuolelle.

References-valintanauha > Insert Caption > Label-kohdasta valitaan oikea vaihtoehto tai New Label-kohdasta kirjoitetaan uusi vaihtoehto > Ok. Ohjelma numeroi taulukot, kuviot ja kuvat omiksi numerosarjoiksi. Kirjoitetaan otsikko.

14 Sisällysluettelo

14.1 Osan vaihto

Sisällysluetteloa varten lisätään uusi sivu tekstin alkuun Page Layout > Breaks > Next Page.

Opinnäytetyöt ja muut raportit voivat jakautua osiin esimerkiksi seuraavasti:


RN 25.5.2023

Kuvio 1. Raportin osajakoesimerkki

14.2 Sivun vaihto

Page Layout > Breaks > Page tai Ctrl + Enter

14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste

Asiakirjaan voidaan laittaa erilainen ylä- tai alatunniste eri sivuille. Asiakirja jaetaan osiin käyttämällä osan vaihtoa Page Layout > Breaks > Next Page.

Ylä- tai alatunnisteessa valitaan Header and Footer Design –työkaluista Link To Previous-kohdasta yhteys edelliseen tunnisteeseen pois. Sen jälkeen voidaan tehdä erilainen tunniste.

14.4 Otsikoiden numerointi


RN 25.5.2023

Kansilehti

Osa 1

Sisällys-luettelo

Varsinai-nen teksti alkaaOsa 2

Teksti jatkuu

Sivun vaihto Osan vaihto Osan vaihto

Liitteet

Osa 3

Määritellään tekstin otsikot otsikkotyyleillä Heading 1, Heading 2 jne. Otsikoiden numeronniksi valitaan Home > Paragraph-ryhmästä Multilevel

List -työkalusta oikea numerointivaihtoehto.

Kuva 5. Otsikkotyylien numerointi

Tarvittaessa otsikkotyylejä muokataan.

14.5 Numeroimaton otsikko

Raporteissa ja opinnäytetöissä Lähteet-otsikko on mukana sisällysluettelossa, mutta siinä ei ole otsikkonumerointia. Lähteet-otsikko saadaan sisällysluetteloon laittamalla siihen otsikkotyyli (Heading 1). Numerointi otetaan pois Home > Numbering.

14.6 Sisällysluettelon lisääminen

Lisätään sisällysluettelo References > Table of Contents> Insert Table of Contents.

Sisällysluettelo koostuu useasta tyylistä TOC1, TOC 2 jne. Jos halutaan muutoksia asetteluihin, ne tehdään tyyleihin.


RN 25.5.2023

14.7 Sisällysluettelon päivitys

Valitaan sisällysluettelo > References > Update Table. Voidaan päivittää sivunumerot tai koko sisällysluettelo.


RN 25.5.2023

haaga-helia ammattikorkeakoulumyy.haaga-helia.fi/~mitan/virtuaalialmo/word2007ohje.doc · web...

Documents