Inspirations-GUIDE

easyFairs

Maximera ditt mäss-

deltagande

Hitta mer inspiration påwww.easyFairs.com/INSPIRATION

Statistiken visar attaktiva utställare får ca 250% fler leads

Vi kan mässor – låt oss inspirera dig!

Välkommen som utställarehos easyFairsErt mässdeltagande kan bli den mest lönsamma marknadsföringssatsning ni någonsin gjort. Med en rejäl dos fantasi och en bra plan inför mässan blir ROI’n märkbart högre än vid de flesta andra marknadsföringsinsatser.

Enbart i Norden har easyFairs arrangerat hundratals framgångsrika mässor där en mängd duktiga och engagerade utställare har satsat fullt ut med välgenomtänkta, snygga och smarta lösningar i sina montrar. Med den här guiden vill vi visa att man även med små medel kan åstadkomma mycket. Här har vi samlat vår kunskap och erfarenhet för att ge er som utställare den ultimata guiden med tips, idéer och massor av inspiration inför ert kommande mässdeltagande.

Låt kreativiteten flöda medan ni bläddrar igenom easyFairs inspirationsguide!

Hälsningar easyFairs

Din bästamässa

någonsin!Genomför UtvärderaFölj uppPlanera

Alla kan bli mässproffs

Med lite planering och fantasi kan ni nå oanade resultat på er nästa mässa!Studier av deltagande där framgångsrika utställare jämförts med mindre nöjda utställare visar att de förstnämnda varit betydligt mer aktiva och engagerade i sitt deltagande. Nedan presenteras konkreta tips som bidrar till att ert deltagande blir er största säljframgång.

Gör affärer av dina leadsFölj upp leads direkt så att de inte svalnar. Gör därefter uppföljningar kontinuerligt efter mässan. Tänk på att många affärer görs direkt efter mässan, även osäkra leads kan leda till affärer. Kontakta dem innan dina konkurrenter gör det.

Attrahera besökarna på mässanTa er ur ”bekvämlighetszonen” och möt

människor aktivt. Skapa uppmärksamhet genom att attrahera besökarnas alla sinnen. Bjud på något lockande, som kanske doftar eller ser inbjudande ut. Interagera med besökarna genom att ha roliga tävlingar, aktiviteter och erbjudanden. Ha kul tillsammans! Läs mer om aktiviteter på sidan 12-13. Konkreta tips på sidan 13.

Mät era framgångarSpåra resultat och mät er ROI. För statistik så att ni kan jämföra ert resultat med andra försäljningsaktiviteter.

Få struktur på ert utställandeSkapa en marknadsplan för att enkelt

få struktur på ert utställande. Genom att dela upp planen i tre faser; före, under och efter mässan, blir det enkelt att se helheten.

Sätt upp målSätt tydliga mål som ni enkelt kan mäta efteråt, exempelvis X antal kvalitativa leads på mässan, X antal inbokade möten per dag eller ta kontakt med X antal passerande besökare per dag.

Planera nyheter och produktlanseringarBesökarna kommer till mässan för att se vad som är nytt på marknaden. Planera vilka nyheter ni skall visa och vilka produktlanseringar ni kan göra på mässan.

Skapa trafik till er monterUtarbeta ett starkt incitament för besökare att komma till er monter, arrangera en tävling eller aktivitet. Berätta om detta för era kunder och prospekts redan innan mässan.

Bjud in de ni vill träffa med kostnadsfria biljetterTill ert förfogande får ni obegränsat antal tryckta biljetter, tillhandahållna av easyFairs. Skicka ett följebrev med biljetten där ni berättar varför besökarna skall komma till just er monter. Läs mer på sidan 6-7.

Maximera synligheten inför mässanI easyFairs marknadspaket finner ni massor av material för att ni ska lyckas med er mässkampanj. Ni får banners för er webbsida, mässlogotyp för annonsering i tryckta medier, personlig elektronisk biljett och material för e-postmarknadsföring. Med Mitt easyFairs syns ni på mässans webbsida och i utställarkatalogen online, allt detta ingår i ert Online365. Läs mer om easyFairs marknadspaket på sid 6-7. Läs mer om Mitt easyFairs på sidan 8-9.

Hur ska montern se ut?Tänk på att sticka ut och vara annorlunda – men glöm inte bort er grafiska profil. Form, belysning, textil och inredning kan göra stor skillnad på er monters attraktionskraft.Läs mer och inspireras på sidorna 10-13.

Ge ett bra intryckSe till att ha duktig och utbildad personal på plats. Kunnig personal inger förtroende. Se till att alltid vara alert och inbjudande, så att besökarna väljer att komma till just er monter!

Organisera dina nya kontakterGör ett system för hur ni registrerar alla ni pratat med under mässan så att ni enkelt kan ta kontakt med dem efter mässan.

Skicka med information om att er nyhet presenteras på mässan när ni skickar ut biljetter/mail.

Lägg upp information och bild på er produktnyhet på mässans hemsida. Detta gör ni enkelt i Mitt easyFairs som ingår i Online365. Läs mer om Mitt easyFairs på sid 8-9.

Ett av mailen i mässans mailkampanj, vilken skickas ut till hela besökardatabasen, har temat ”nyheter på mässan”. Se till att er nyhet finns med där så att besökarna vet om att den presenteras på mässan. Det är helt kostnadsfritt och material skickas till marknadskoordinatorn på er mässa. Kontaktuppgifter hittar du på hemsidan. Först till kvarn!

De bästa nyheterna blir omskrivna i den eventuella mässtidning som produceras i samband med mässan och skickas sedan ut till potentiella besökare. Den kommer även att finnas på plats på mässan.

Det kommer förutom ovanstående att utföras ett stort antal individuella aktiviteter för nyheter på respektive mässa. Information om dessa får ni från mässans marknadskoordinator.

Har ni ytterligare idéer på hur vi tillsammans kan presentera er nyhet? Tveka inte att höra av er till oss så kan vi arbeta fram en plan.

80 procent av besökarna uppger att de kommer till mässan för att se nyheter. Planera er mässkampanj kring era nyheter och lansera dem på mässan för att generera besökare till er monter och göra fler affärer på mässan.

Vi hjälper dig - tillsammans kan vi se till att er nyhet blir en riktig snackis i branschen!

Under mässan kommer vi att ha ett stort fokus på nyheter. Se till att du finns med i marknadsföringen innan mässan.

Visa dina nyheter på mässan

“Jag är på mässan ELEKTRONIK 2011 för att fånga nyheter och upptäcka nya produkter.”Peter Gunberg, EDS Component Engineer Volvo Cars

“Vi är på mässan PLASTTEKNIK 2011 för att leta inspiration och hitta nya innovationer.”Bo Åkesson, Designer, Tetra Pak

NYHET

Utställare berättarSå här gör PEAK-IT:

Inför mässan lägger vi ut information om att vi ställer ut på vår hemsida, Twitter och Facebook. Vi skriver om vilka nyheter vi skall visa på mässan. På Facebook lägger vi även ut bilder och kommentarer under själva eventet. Fribiljetterna som vi får av easyFairs skickar vi ut till alla kunder och prospekts, vi tar även med dem på alla kundbesök. I montern har vi alltid rollups, podium, give-aways (anpassade efter årstid), miniblock och pennor.

På plats brukar vi ha darttävling i vår monter, den är väldigt uppskattad. Darttävlingen fungerar som ett andelslotteri, så även den mindre lyckosamma kastaren har chansen att vinna. Priset är en tårta till vinnarens avdelning/kollegor.

Vi bjuder alltid på färskbryggt kaffe (kapselbryggare) och har självklart med oss mjölk i en kylväska.På den korta stund det tar att brygga kaffet så hinner man med ett kort snack. I en hel del fall leder det till seriösa och givande samtal. Nu senast hade vi dessutom hyrt en varmluftsugn och köpt bake-off bullar som vi gräddade på plats. Bullbaket var en succé, detta kommer vi definitivt att fortsätta med. Doften var ljuvlig och lockade många besökare.

2011 hade vi årets äventyrare 2010, Fredrik Sträng i montern i samband med att vi startade PEAK-IT Adventure Academy. Vi har alltid ett mässerbjudande i form av ett ”mess-erbjudande”. (Erbjudandet gäller bara om man skickar ett sms (mess) under just mässdagarna)

Hoppas att detta kan inspirera och hjälpa er till ett lika framgångsrikt mässdeltagande som vi brukar ha!

Hälsningar Åsa Leander, PEAK-IT

NYHET

Tusentals besökare kommer till mässan – hur får ni dem att komma till er monter? Som utställare på en easyFairs-mässa får ni tillgång till ett välfyllt marknadspaket, som ger er de rätta förutsättningarna för maximalt antal affärsmöjligheter på mässan. Marknadsför ert deltagande på mässan för att få rätt besökare att komma, men också för att få dem att komma till just er monter. Här ser ni vad som ingår:

Annonsera och skapa eget tryckt material inför mässan. easyFairs förser er med en mässlogotyp. Ett tips är att även placera mässlogotypen i er e-postsignatur för att sprida ert budskap även till de som kanske normalt sett inte besöker er webbsida.

easyFairs förser er med så många kostnadsfria biljetter som ni behöver inför mässan. Bjud in tilltänkta kunder/prospekts till er monter genom utskick av mässans tryckta biljetter. Uppmana besökarna att komma till just er monter och erbjud dem något speciellt som t ex ett mässerbjudande. Gör er monter extra attraktiv så att de besöker er monter och inte era konkurrenter.

Biljett – bjud in era kunder och prospekts

Vi kan nu erbjuda dig som utställare på easyFairs mässor egna, personliga tryckta biljetter till självkostnadspris. Att bjuda in kunder och prospekts med en personlig biljett stärker ert varumärke samt ökar attraktionskraften till er monter. Tag kontakt med projektteamet för respektive mässa för att beställa personliga biljetter.

Personlig biljett – tryck er företagslogo på mässans biljetter

easyFairs förser er med mässbanner och mässlogotyp. Berätta att ni ställer ut genom att informera på er webbsida. Lägg upp en mässbanner samt text som berättar om ert deltagande och länka gärna till mässans hemsida.

Webb – marknadsför mässan på er hemsida

Exempel på en biljett

Exempel på en banner

Exempel på mässlogotyp

Före mässan: easyFairs marknadspaket

Statistiken visar att besökaren går till den utställare som bjudit

in dem till mässan

Mässlogotyp – för all annonsering i tryckta medier

easyFairs förser er med en länk till en blädderbar elektronisk inbjudan som ni enkelt kan använda i all er e-mailmarknadsföring. Maila era kunder/prospekts och berätta var ni kommer att finnas på mässan och varför besökarna ska komma till just er monter!

Mässan har vanligtvis en egen Facebook-sida som du kan gå in och gilla. Du kan även dela direkt via Facebook-ikonen på mässans hemsida.

Länka gärna till mässan från er egen Facebook-sida och skriv att ni deltar. Var med och sprid budskapet om mässan och dela inlägg på er sida. Gå gärna ut med attraktiva erbjudanden inför mässan för att locka fler besökare till just er monter. Kommunicera ert mässdeltagande i alla sociala medier som ni finns med i: Facebook, Twitter, LinkedIn etc.

I Mitt easyFairs hittar ni en länk som ni kan använda för att bjuda in besökare elektroniskt via er hemsida eller i mailutskick. Ni kan sedan hämta register på de som registrerat sig via er länk. På så sätt kan ni bygga er egen databas före mässan! Ta chansen att förboka ett möte redan innan mässan, för att ytterligare knyta besökaren till er monter.

Exempel på en elektronisk biljett

Sociala medier – marknadsför ert deltagande i sociala medier

E-mailmarknadsföring – skicka ut er personliga elektroniska biljett

Personlig registreringslänk – se vilka som registrerat sig via er elektroniska länk

Statistik visar att postala utskick av den tryckta biljetten – följt av den elektroniska biljetten som

en påminnelse – ger bäst resultat på mässan

Exempel på hur en av våra utställare har jobbat med Mitt easyFairs

Uno Bench uppgraderat sig till Online365 Plus * vilket bl. a. ger dem synlighet på mässans välkomstsida enligt bilden.

Online365 Plus * medför att din logotyp syns i utställarkatalogen online vilket ökar klickfrekvensen – statistiken visar att man får fem gånger fler klick med logo än utan.

Uno Bench har via sitt Online365 Plus * möjligheten att ”boosta” en produkt som hamnar högst upp i utställarkatalogen online. Detta görs i Mitt easyFairs av utställaren.

Före mässan: Mitt easyFairs – er plattform på mässans hemsidaNär ni blir utställare hos easyFairs får ni automatiskt ett konto med inloggnings-uppgifter till mässans webbsida. Här kan ni bland annat presentera ert företag och lägga upp produktnyheter och pressreleaser. All denna information visas sedan i mässans utställarkatalog på webben. Här hittar ni även er personliga registreringslänk och registrerar er monterpersonal.

Statistiken visar att 75 % av besökarna planerar sitt besök

via mässans hemsida

Varje besökare gör i genomsnitt 14 monterbesök per mässa. Hur kan du säkra att du får ett av de 14 besöken?

Marknadsför er på webben, i sociala medier, i annonser och på era kundbesök. De kostnadsfria biljetterna som ni får av easyFairs kan ni använda för att bjuda in era kunder och prospekts, passa på att göra ett utskick med dem. Mycket marknadsföring sker idag över internet och där ska ni självklart synas, men de postala utskicken har visat en ännu större påverkan - så glöm inte bort att skicka ut era biljetter! easyFairs bistår med så många ni önskar.

Marknadsför ditt deltagande och bjud in kunder och prospekts

Besökarna kommer till mässan för att se vad som är nytt på marknaden, ge dem det de vill ha och visa upp vad ni har som är nytt. Att visa sina nyheter eller att göra en produktlansering på mässan ger ett starkt incitament för besökarna att komma till just er monter. Glöm inte att berätta om er nyhet i all marknadsföring ni gör inför mässan!

Locka med en nyhet eller produktlansering!

Så här skapar du trafik till din monter:

Här har Uno Bench laddat upp sin logotyp och lagt in en företagsbeskrivning på sitt Mitt easyFairs så att besökare kan läsa om dem redan innan de kommer till mässan.

Uno Bench har här på Mitt easyFairs skrivit om sina produkter, produktnyheter,pressreleaser och laddat upp bilder. Låt besökarna se vad du som utställare har att erbjuda på just den här mässan!

“Ett bra förarbete har lett till att orderanta-let redan är uppe i 20 stycken. Det här har varit en lönsam inves-tering och vi har fått många nya kontakter.”Hans-Åke Färnstrand, ägare, Uno Bench Sweden

På plats kan det vara bra med en ice-breaker för att göra det lättare för både personalen i montern och besökarna att få kontakt med varandra. Att delta i en rolig tävling eller smaka på något gott fungerar som alla vet väldigt bra. Om ni redan har mycket folk i montern så kommer det automatiskt ännu mer, människor har en tendens att gå dit andra är.

Ha en rolig tävling eller aktivitet och bjud besökarna på godsaker

VISSTE dU ATT:

Tänk på att sticka ut och våga vara annorlunda! Exempelvis färg, form, belysning, textil, inredning och doft kan göra stor skillnad på din monters attraktionskraft. Var kreativ, de bästa idéerna behöver inte vara de dyraste. Bjud på något gott – alla vill smaka på godsaker. Var påhittig och överraska besökarna!

Under mässan: montern

Attrahera besökarens alla sinnen

Ta med din verksamhet in i montern

Belysning

Ta med din produkt in i montern

Statistiken visar att aktiva utställare får upp till 300 % fler

besökare i sin monter.

Tänk på att besökarna behöver känna igen er! Om företagets färg är röd varför inte måla montern röd? Ert mässdeltagande bör vara enhetligt med era övriga marknadsaktiviteter.

Igenkänningsfaktorn – följ er grafiska profil

Textilier Material

Färg Form 11

Liv och rörelse i er monter drar till sig uppmärksamhet bland besökarna.Aktivera besökarna och ha kul tillsammans.

Under mässan: aktiviteter i montern

Gör din monter interaktiv

Låt besökarna prova era produkter

Vi ville sticka ut, så vi bjöd på godis från flera av de konferensanläggningar som vi samarbetar med! Temat på vårt mässdeltagande var ”Provsmaka på Konferenspoolen”.

Vi tog fram egna, exklusiva godispåsar som vi inför mässan skickade ut helt tomma till de personer som vi ville skulle besöka vår monter. Det visade sig vara väldigt uppskattat och en riktigt bra snackis på plats!”

Hälsningar Ullis Holgersson, Konferenspoolen

EN SNAcKIS

Tips &

Idéer till er

utställare

Bjud på

• Choklad• Godis• Glass• Frukt• Dricka• Lättare rätter• Snittar• Provsmakningar• Mingel• Bakverk• Tapas

Tävlingar

• Dart• Minigolf• Spel och maskiner• Lämna visitkort• Gissa hur många i skålen• Rockring• Frågetävling• Flipperspel• Jonglering

Ge bort

• Goodiebags• Användbara produkter med er logotyp, som t ex iPhone-skal, värdecheckar, nyckelband, plåster, skohorn, cykelsadelfodral, reflexer, pennor, muggar, vattenflaskor etc.

Lockande dofter

• Baka kanelbullar• Poppa popcorn• Nybryggt kaffe• Doftmaskin

TIPS!

Kunderna – gör affärer av era leadsTa kontakt med era leads direkt efter mässan för att inte förlora dem. Som utställare träffar ni många nya kontakter på mässan. Glöm inte att även kontakta de personer som inte är klara leads. Boka in möten med nya heta prospekts som ni träffat på mässan. Fördela de nya potentiella kunderna på respektive säljares distrikt. Gör affärer av era leads.

Effekterna av mässanArrangera ett uppföljningsmöte – gå igenom hur säljarbetet fungerade, montern, personalen etc. Vad kan göras annorlunda till nästa gång? Jämför de budgeterade kostnaderna med utfallet. Spåra resultat och mät er ROI. För statistik så att ni kan jämföra ert mässdeltagande med era övriga försäljningsaktiviteter. Hur väl nåddes målen?

SammanställFundera på vad ni kan göra bättre till nästa gång. Skriv en rapport med konkreta förslag som får ligga till grund för ert nästa mässdeltagande.

Statistiken visar att fler förhandsbokade möten på mässan resulterar i

fler affärer

Låt kreativiteten flöda, endast fantasin sätter

gränserna

Efter mässan: följ upp!

Efter mässan: utvärdera!

Statistiken visar att aktiva utställare får ca 250% fler leads

Ta hjälp av checklistan och bocka av det som är avklarat. Checklistan är till för att ni ska kunna vara bättre förberedda och få ut mer av ert mässdeltagande.

Lycka till!

Skapa en marknadsplan för mässan och ta fram ett incitament (erbjudande) för besökarna att besöka just er monter.

Planera vilka nyheter och produktlanseringar ni ska visa på mässan. Kontakta marknadskoordinatorn på er mässa och planera hur ni tillsammans kan få er nyhet att synas maximalt inför och under mässan.

Skicka ut mässans fribiljetter tillsammans med ert erbjudande och tala om var de kan hitta er på mässan.

Inkludera texten ”Besök oss i monter XX på MÄSSAN” tillsammans med mässans logotyp i er annonsering.

Logga in på Mitt easyFairs och lägg upp information om företaget, ladda upp er logotyp, produktnyheter och pressreleaser.

Kontakta företag/personer som har registrerat sig via er personliga registreringslänk.

Skicka ut er elektroniska biljett till kunder och prospekts.

Läs den tekniska informationen från mässhallen och gör eventuella extrabeställningar.

Registrera er monterpersonal och skriv ut era utställarkort via Mitt easyFairs.

Utbilda och coacha er monterpersonal.

Förbered pressreleaser/presspaket att ha tillgängliga i er monter under mässan.

Följ snabbt upp era leads och utvärdera ert mässdeltagande.

Lägg upp er personliga registreringslänk på er webbsida och bifoga länken i e-mail.

Planera hur er monter skall se ut och aktiviterna ni skall ha.

Skriv om ert mässdeltagande i sociala medier.

Lägg upp en banner på er webbsida som berättar om ert mässdeltagande.

Hitta mer inspiration påwww.easyFairs.com/INSPIRATION

checklista