Universidad de Los Andes

Universidad de Los Andes

Ncleo Universitario Rafael Rangel

Computacin II (Contadura Pblica)

Profesor: Jose Delphin.

Men DatosMen Datos:

Para comenzar a utilizar las opciones de este men, lo primero que deber tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.

Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.

Se trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia donde sea que se encuentre, instantneamente.

Las Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente, por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.

Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos:

FILA

REGISTRO

CELDA

CAMPO

Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para ello, la FICHA DATOS, es la que se utilizar, y presenta la siguiente vista:

El ficha est compuesta de varios grupos, de los cuales, sern observados los ms tiles.

Es importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente til, para los casos en los cuales, la informacin a manejar es mucha, debido a que evita la repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores.

a) Opciones mas comunes de Base de Datos:

Ttodas muy importantes, y, como su operatividad es compleja, debe recurrirse a un ejemplo, para poder observar las aplicaciones que maneja. La planilla de clculos creada para los trabajos prcticos, aunque reducida, sirve a los efectos.

a.1.- ORDENAR:

MESESINGREOEGRESOSALDO

ENERO1,230.001,073.23156.77

FEBRERO1,380.001,112.00268.00

MARZO1,090.002,076.00-986.00

ABRIL2,350.001,210.541,139.46

MAYO1,200.002,700.00-1,500.00

JUNIO3,045.00750.002,295.00

JULIO125.00198.00-73.00

AGOSTO4,555.004,895.70-340.70

SEPTIEMBRE890.001,000.00-110.00

OCTUBRE1,500.001,259.70240.30

NOVIEMBRE2,345.002,340.005.00

DICIEMBRE888.00958.00-70.00

TOTALES20,598.0019,573.171,024.83

Utilizando el ejemplo, se debe recordar el concepto de RELACIN ENTRE LOS DATOS. El mes de enero, tiene cuatro datos: ENERO; 1230.00; 1073.23 y 156.77. Todos estn relacionados entre s. Cada uno, en trminos de Base de Datos, se llama CAMPO, y el conjunto de los cuatro, se denomina REGISTRO.

En esta planilla, hay 12 registros con 4 campos cada uno. No se deben tener en cuenta ni los ttulos de las columnas, ni los posibles totales que hubiera en cada una de ellas, ya que no conforman DATOS, sino INFORMACIN EXTERNA A LOS DATOS. Habitualmente, un archivo de base de Datos, contiene miles de registros, cada uno de ellos, con varias decenas de campos. Un ejemplo claro es una Planilla de Liquidacin de sueldos, en la que, cada fila (REGISTRO), contiene los datos de una persona (CAMPOS), y, todos, estn relacionados entre s. Por esta razn, es que este tipo de formato de acceso a los datos es tan til.

Si se desea ORDENAR la Planilla ejemplo, utilizando los SALDOS, DE MAYOR A MENOR, el procedimiento es el siguiente:

a) Hacer click en cualquier lugar dentro de la planilla.

b) Activar el men Datos y la opcin Ordenar.

c) Excel, automticamente selecciona los campos de toda la planilla, tenga la dimensin que tenga y muestra la siguiente caja de dilogo:

En ella, lo primero es verificar que la casilla Mis datos tienen encabezado, en caso que asi sea. Luego se deber indicar el tipo de ordenamiento deseado, por lo que, en la lista denominada ORDENAR POR, y dependiendo de la forma en que desee ordenar entonces en la lista CRITERIO DE ORDEACION se selecciona, DE MAYOR A MENOR y en ACEPTAR, obteniendo una nueva planilla, reordenada, que se ver de la siguiente manera:

Debe tenerse en cuenta que, el CRITERIO DE ORDENAMIENTO es una eleccin del usuario. En este ejemplo, podra ordenarse la planilla tambin, alfabticamente, o por los ingresos, o egresos. Cada columna de datos es un criterio de ordenamiento.

a.2. Filtro:

La opcin Filtro, en el men Datos, se encuentra en segundo lugar, y desprende un Submen, del cual, en esta Seccin, se describir AUTOFILTRO, por ser lo suficientemente demostrativa de las aplicaciones que permite llevar a cabo, sin necesidad de ingresar en los temas avanzados, aptos para la investigacin.

Como ya se ha dicho, las opciones del men Datos, son muy tiles para la administracin de Archivos en base de datos, y especialmente, si contienen mucha informacin. Es por ello, que, se utilizar para ejemplificar los procedimientos siguientes, una archivo que cumpla con aquella condicin. En este caso, ser til un archivo Excel, que contiene informacin de entrega de medicamentos en el interior de la Provincia: en concreto, son 2187 registros, con 5 campos cada uno:

La figura precedente, muestra los ltimos registro del archivo que servir de ejemplo. Para verificar la utilidad de los AUTOFILTROS de Excel, es necesario pensar en la posibilidad de poder conocer datos especficos, como por ejemplo, CULES FUERON LOS MEDICAMENTOS ENTREGADOS EN ICAO, ENTRE MARZO Y JUNIO DE 2000. El procedimiento a seguir es muy sencillo, y ser detallado de la siguiente manera:

a) Activar la opcin Autofiltro, lo que har aparecer en las celdas correspondientes a los ttulos de cada columna, un botn con una flecha apuntando hacia abajo, que, denota la existencia de una lista desplegable.

b) Al hacer click en alguna de ellas, se ver la lista, que mostrar los datos que contiene la columna correspondiente, adems de opciones propias, como las que se denominan Las 10 mas... o Personalizadas, etc.

c) Para poder cumplir la consigna mencionada, sobre los medicamentos entregados en Icao en determinado perodo de tiempo, se deber, en primera instancia FILTRAR, todo lo que corresponda a ICAO, por lo que, se debe buscar ese elemento dentro de la lista, y hacerle click, con lo que, quedarn en la pantalla, todos los medicamentos que se entregaron en esa localidad, pero sin determinacin de tiempo. La planilla deber quedar de la siguiente manera:

d) Luego se deber aplicar un segundo FILTRO, para el perodo de tiempo solicitado, debiendo clickear en el botn de la lista de la columna de Fechas, y eligiendo Filtros de Fecha y luego Entre, apareciendo la siguiente caja de dilogo:

e) All, se debern elegir las opciones correspondientes en cada uno de los campos que presenta la caja de dilogo, tal como se observa en la figura precedente. Luego, clickear en ACEPTAR.

f) El resultado que proporcionar Excel, ser la muestra, NICAMENTE, de los registros que correspondan con los parmetros definidos:

g) Es importante aclarar, que Excel, FILTRA la informacin, NO LA CAMBIA NI LA EXTRAE, por lo que, es posible volver a verla en su totalidad, clickeando en los botones de lista de cada columna que haya intervenido en el filtrado, y eligiendo, en cada una de ellas, la opcin TODAS. Esto debe llevarse a cabo en orden inverso al aplicado anteriormente. En este caso, sera primero en la columna de fechas y luego en la de Hospital.

h) Tambin es posible volver a filtrar, tantas veces como haga falta, cambiando el o los criterios o parmetros de filtrado.

a.3. Formulario:

Para los trabajos con Bases de Datos, Excel proporciona elementos que permiten facilitar su realizacin. Uno de ellos, es otra de las herramientas que se encuentran en el men Datos, llamada FORMULARIO. Sirve para la carga y bsqueda de informacin, en forma casi automatizada. En Microsoft Excel 2007, debemos realizar algo adicional para poder visualizar el botn de formularios, tal como se muestra a continuacin:

1. Click en el botn de personalizar Excel y luego click en opciones de Excel2. Click en men Personalizar

3. En la lista de la izquierda seleccionar Todos los comandos y luego bajar hasta el comando Formulario y hacer click.

4. Anexar el comando seleccionado a la lista de la derecha mediante el botn de agregar y presionamos Aceptar.

5. Listo, ya tenemos el botn de formulario en nuestra barra de comandos de Excel.

Al hacer click en la opcin correspondiente del mencionado men, aparecer la siguiente Ventana de dilogo, con la cual, el usuario, podr manejarse rpida y eficientemente dentro del archivo:

Aqu se observa un formulario, o ficha, en la que se encuentran los campos que componen a los registros de la Base de Datos. A la vista, aparece la informacin del primero, incluso detallado en el extremo superior derecho (donde dice 1 de 2187). Si se desea agregar ms registros, slo se debe clickear NUEVO, apareciendo los campos en blanco y el cursor en espera en el primero de ellos.

Para buscar informacin, deber clickearse el botn CRITERIOS, vacindose todos los campos. Luego hacer click en el campo mediante el cual se desee acceder a la informacin y escribir las primeras letras de alguno de los datos que se desee encontrar. Por ejemplo, para buscar informacin del hospital de Recreo, deber escribirse por lo menos RECR, y clickear en BUSCAR SIGUIENTE, apareciendo a continuacin, todos los registros que el sistema encuentre, y que coincidan con el parmetro mencionado.

a.4. Subtotales:

Otro elemento de automatizacin de tareas. Permite CORTAR y TOTALIZAR los registros de una base de datos, de acuerdo a parmetros determinados por el usuario. Ejemplificando, se podra necesitar conocer QU CANTIDAD DE CIERTO MEDICAMENTO SE ENTREG EN CADA HOSPITAL, en todo el perodo comprendido por la informacin que contiene la base de datos.

Para que el ejemplo sea ms concreto, se buscarn CUNTAS AGUJAS LARGAS POR 100 U, SE ENTREGARON POR HOSPITAL. Primero, se filtrar la informacin, de acuerdo al procedimiento ya utilizado, quedando en la pantalla, nicamente, los siguientes registros:

Luego, clickear en el grupo esquema la opcin SUBTOTALES, de la ficha Datos. apareciendo la siguiente caja de dilogo, en la que se debern especificar los parmetros de subtotalizacin:

Como se observa, ya ha sido modificados y tildados los mencionados parmetros, para que Excel, totalice la CANTIDAD de medicamentos, CADA VEZ QUE SE CORTE UN HOSPITAL (para ello deber utilizar la funcin SUMA). Cuando se haga click en ACEPTAR, la planilla quedar como se ve a continuacin:

Boton de formulario

Ventana de lista desplegable

Boton de muestra de lista desplegable