CONCEPTO DE SISTEMAS

Universidad Alejandro de Humboldt

Sistemas Y Procedimientos Administrativos

CONCEPTO DE SISTEMAS

La palabra SISTEMA puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos decir que el profesor Jos tiene un sistema de evaluacin muy riguroso o que Juan tiene un sistema estupendo para jugar domin, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propsito, diremos que SISTEMA, es un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad de alcanzar determinado objetivo u objetivos.

De este concepto podemos extraer tres caractersticas bsicas:

a) Un conjunto de partes: Todo sistema tiene ms de un elemento

b) Partes integradas: Existe una relacin lgica entre las partes que constituyen un sistema. Sistemas electrnicos o mecnicos, como una maquina de lavar ropa o de un videojuego. Un sistema de administracin de personal consiste en procedimientos integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados.

c) Propsito comn de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para alcanzar uno o ms objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre s para lograr el objetivo global del sistema.

Otras connotaciones son: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podran tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un

sistema que consta de un nmero de rganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organizacin es un sistema que consta de n nmero de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una seccin dedicada a la produccin, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es ms que las otras, en s. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades.

Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario. Un sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre s puede ser considerado un sistema, desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atencin. Un conjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupo de personas en una organizacin, una red industrial, un circuito elctrico, un computador o un ser vivo pueden ser visualizados como sistemas.

Realmente, es difcil decir dnde comienza y dnde termina determinado sistema. Los lmites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio universo parece estar formado de mltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como tambin pasar a una versin menor contenida en l.

De la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de propsito (u objetivo) y el de globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas en un sistema. Las dems caractersticas dadas a continuacin se derivan de estos dos conceptos.

a) Propsitos u objetivos: todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.

b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgnica, por lo cual una accin que produzca cambio en una de las unidades del

sistema, con mucha probabilidad producir cambios en todas las otras unidades de ste. En otros trminos, cualquier estimulacin en cualquier unidad del sistema afectar todas las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. As, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemtico es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenmenos el de la entropa y el de la homeostasia.

c)Entropa: es la tendencia que los sistemas tienden al desgaste, a la desintegracin, para el relajamiento de los estndares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropa aumenta, los sistemas se descomponen en estados ms simples. La segunda ley de la termodinmica explica que la entropa en los sistemas aumenta con el correr del tiempo.

d)Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.

La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo. Una organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema o subsistema, o ms aun supersistema, dependiendo del anlisis que

se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor que el supersistema. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operacin que definen los lmites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar.

Otra definicin de sistemas: El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o informacin, sobre energa o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida informacin o energa o materia u organismo.

FINALIDAD DE LOS SISTEMAS

El sistema existe para lograr uno o ms objetivos. Un objetivo es una situacin deseada, un resultado a alcanzar. Un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales fue creado. La eficacia est ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Todo sistema est constituido por partes relacionadas entre s. Las partes son los subsistemas que a su vez estn constituidos por otras partes relacionadas entre s, y as sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el suprasistema. Este es el atractivo que la Teora de sistemas ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus susbsistemas integrantes, como partes de un sistema ms grande.

Los componentes de todo sistema son los siguientes:

Entradas o insumos (inputs): El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para poder operar, procesando o transformando esas entradas en salidas (outputs). La entrada de un sistema es aquello que el sistema importa de su mundo exterior. La entrada puede ser constituida de uno ms de los siguientes ingredientes: informacin, energa y materiales.

1.-INFORMACIN: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna cosa. Cuanto mayor sea la informacin, tanto menor ser la incertidumbre. La informacin proporciona orientacin, instruccin y conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el comportamiento o funcionamiento del sistema.

2.-ENERGA: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, hacindolo funcionar.

3.-MATERIALES: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios para producir las salidas (productos o servicios). Los materiales son llamados operacionales cuando son utilizados para transformar o convertir otros recursos ( por ejemplo: mquinas, equipos, instalaciones, herramientas, etc.) y son llamados productivos (o materias primas) cuando se transforman o convierten en salidas (esto es, productos o servicios).

A travs de la entrada, el sistema importa insumos de su medio ambiente

Operacin o Procesamiento (caja negra): Todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar.

Algunos autores utilizan el concepto de caja negra, en dos circunstancias.

1.-cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razn (por ej.:, el cerebro humano, cuerpo humano, etc.);

2.-cuando el sistema es excesivamente complejo, de difcil explicacin o detalle (por ej.: computador electrnico, economa nacional).

El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que slo puede conocerse por fuera, a travs de manipulaciones externas o de observacin externa.

Salidas o resultados (outputs): Es el resultado final de la operacin o procesamiento de un sistema. Todo sistema produce una o varias salidas. A travs de la salida, el sistema exporta el resultado de sus operaciones hacia su medio ambiente. Es el caso de las organizaciones que producen bienes o servicios y una infinidad de otras salidas (informaciones, lucros, personas jubiladas o se retiran, contaminacin, basura, etc.)

Retroaccin o retroalimentacin (feedback): La retroalimentacin es un mecanismo mediante el cual una parte de la energa de salida de un sistema o de una mquina retorna a la entrada. La retoalimentacin (tambin llamada servomecanismo, realimentacin, en ingles feedback) es bsicamente un sistema de comunicacin de retorno proporcionado por la salida del sistema a su entrada, en el sentido de alterarla de alguna manera. La retroalimentacin sirve para comparar la manera como un sistema funciona en relacin con el patrn establecido para su funcionamiento: cuando ocurre alguna diferencia (desvo o discrepancia) entre ambos, la retroalimentacin se encarga de regular la entrada, para que la salida se aproxime al estndar establecido.

Las principales funciones de la retroalimentacin son:

a.-Controlar la salda enviando mensajes generados despus de la salida al regulador de entrada;

b.-mantener un estado relativamente estable de operacin del sistema cuando se enfrenta con variables externas que pueden ocasionar su fluctuacin;

c.-a causa de esto, aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las presiones externas.

Como la retroalimentacin es bsicamente una accin por la cual el efecto (salida) repercute sobre la causa (entrada), sea incentivndola inhibindola, podemos identificar entonces dos tipos de retroalimentacin: la positiva y la negativa.

a.-Retroalimentacin positiva: Es la accin estimuladora de la salida que acta sobre la entrada del sistema. En la retroalimentacin positiva, la seal de salida amplifica y refuerza la seal de entrada. Es el caso que, las ventas aumenten y los inventarios salgan con mayor rapidez, se presenta la retroalimentacin positiva, en el sentido de aumentar la produccin y la entrada de productos al almacn, para mantener un volumen adecuado.

b.-Retroalimentacin negativa: Es la accin que frena e inhibe la salida, y que acta sobre la entrada del sistema. En la retroalimentacin negativa la seal de salida disminuye e inhibe la seal de entrada. En el caso de que las ventas disminuyan y los inventarios salgan con menor rapidez, se presenta la retroalimentacin negativa en el sentido de disminuir la produccin y reducir la entrada de productos al almacn, para evitar que el volumen de inventarios aumente demasiado.

A partir de esos componentes, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En lenguaje sistmico, la eficiencia es el cociente de salida sobre la entrada, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada. Si dos sistemas presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere menos recursos de entrada, entonces ste ser ms eficiente. O dos sistemas utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado, entonces ste ser el ms eficiente. La eficacia, por otro lado, es la relacin entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto ms contribuye el resultado al alcance del objetivo, ms eficaz ser el sistema.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitucin y en cuanto a su relacin con el medio ambiente.

En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden clasificarse en:

A. Fsicos o Concretos (en ingles hardware): son los sistemas compuestos de elementos palpables y concretos, como mquinas, equipos, instalaciones, edificios, materias primas, etctera.

B. Conceptuales o Abstractos (en ingles software): son los sistemas compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como filosofa, polticas, directivas, programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etctera.

En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas fsicos y conceptuales: ellas necesitan de maquinas, equipos e instalaciones, pero requieren tambin de filosofas, directrices, reglas y reglamentos para funcionar.

En cuanto a su relacin con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en:

A. Cerrados o Mecnicos: Son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecnicos o determinsticos que con determinada entrada producen determinada salida, como el motor, la mquina, etctera. Son previsibles y sujetos a certezas.

B. Abiertos u Orgnicos: son los sistemas que tienen una infinidad de entradas y salidas hacia el medio ambiente externo, no siempre bien conocido. Mantienen intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas vivos y orgnicos sujetos a la indeterminacin e incertidumbre.

En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente abiertos: los primeros seran hermticos y los ltimos se confundiran con el ambiente externo. En las empresas existen sistemas mecnicos (como mquinas, equipos, instalaciones, etctera) y sistemas orgnicos (como las personas, principalmente). La propia empresa es un sistema orgnico, vivo y abierto.

Clasificacin arbitraria de los sistemas, segn Stafford Beer :

Este propone una clasificacin arbitraria de los sistemas para facilitar su estudio. Esta clasificacin se basa en dos criterios diferentes:

A.-En cuanto a su complejidad, los sistemas pueden ser:

1.- COMPLEJOS SIMPLES, pero dinmicos: son los menos complejos

2.-COMPLEJOS DESCRIPTIVOS: no son simples, son altamente elaborados y profusamente interrelacionados;

3.-EXCESIVAMENTE COMPLEJOS: extremadamente complicados y que no pueden ser descritos de forma precisa y detallada.

B.-En cuanto a la diferencia entre sistemas DETERMINSTICOS y PROBABILSTICOS:

1.-Sistema DETERMINSTICO, es aquel en el cual las partes interactan de una forma perfectamente previsible, sin dejar lugar a dudas. A partir del ltimo estado del sistema y del programa de informacin, se puede prever, sin ningn riesgo o error, su estado siguiente. Por ejemplo, cuando se gira la rueda de la maquina de coser, se puede prever el comportamiento de la aguja.

2.-Sistema POBABILSTICO es aquel para el cual no se puede suministrar una previsin detallada. Estudiando intensamente, se puede prever probabilsticamente lo que suceder en determinadas circunstancias. No es predeterminado. La previsin se encuadra en las limitaciones lgicas de la probabilidad. Por ejemplo, el comportamiento de un perro cuando se le ofrece un hueso: puede aproximarse, no interesarle o retirarse.

De all su clasificacin de seis categoras de sistemas:

a.-Sistemas determinstico simple: es aquel que posee pocos componentes e interrelaciones, que revelan un comportamiento dinmico completamente previsible. Es el caso de un juego de billar, que cuando est adecuadamente definido, es un sistema de geometra dinmica muy simple (aunque abstracto). En el mundo real, el juego de billar se vuelve probabilstico.

b.-Sistema determinstico complejo: es el caso del computador electrnico. Si su comportamiento no fuere totalmente previsible, funcionara mal.

c.-Sistema deterministico excesivamente complejo: esta categora esta vaca, pues no existe ningn sistema que pueda encuadrarse en ella.

d.-Sistema probabilstico simple: es un sistema simple, pero imprevisible, como jugar con una moneda. El control estadstico de calidad es un sistema probabilistico simple.

e.-Sistema probabilstico complejo: es un sistema probabilstico que, aunque complejo, puede ser descrito. El volumen de agua que pasa por un ro es un ejemplo. El concepto de lucratividad en la industria, es otro.

f.-Sistema probabilstico excesivamente complejo: es un sistema tan complicado que no puede ser totalmente descrito. Es el caso del cerebro humano o de la economa nacional. El mejor ejemplo de un sistema industrial de esa categora es la propia empresa.

NOTA: Se recomienda investigar sobre otros tipos de sistemas.

BIBLIOGRAFA

CHIAVENATO, Idalberto. (1.998). INTRODUCCIN DE LA TEORA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN. (3. ed.). Brasil. Editorial Mc. Graw. Hill.

CHIAVENATO, Idalberto. (1.993). INICIACIN A LA ORGANIZACIN Y EL CONTROL. (1. ed.). Mxico. Editorial Mc. Graw. Hill.

MURDICK, Robert. (1.988). SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA. (2. ed.). Mxico. Editorial Prentice Hall.DEFINICION DE ORGANIGRAMA

Es la presentacin grfica de la estructura organizativa de una empresa, y en la cual se expresan las partes que la conforman y la relacin que existe entre ellas. Permite ubicar responsabilidades sobre reas determinadas, establece niveles de dependencia entre los diferentes niveles organizativos.Es un modelo conocido de las relaciones de autoridad y responsabilidad que existen entre los departamentos y las personas en una organizacin formal. ayuda a definir las relaciones organizacionales, y sin l es difcil determinar quien trabaja con quien y como estn relacionados los grupos dentro de la organizacin. las lneas de un organigrama se utilizan para indicar la autoridad formal y pueden dar una visin de las comunicaciones formales y de la estructura de la organizacin. UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

1)Informar la posicin jerrquica de los miembros de la organizacin y la relacin que tienen con el resto de la estructura.2)Dar una visin en conjunto de la estructura organizacional.3)Detectar fallas de control interno (cuando un cargo tiene funciones incompatibles).4)Determinar si a un cargo se le han fijado funciones heterogneas (departamentalizacin inadecuada).5)Verificar si hay falta de unidad de mando (dos o ms personas supervisando un cargo).6)Determinar los niveles jerrquicos.7)Eliminar cualquier confusin que pueda surgir sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado a un cargo (sea lineal, asesor o funcional).8)Verificar si el tramo de control es correcto.LIMITACIONES

1)Generalmente son incompletos, porque son simples representaciones esquemticas.2) No proporcionan una idea clara del movimiento funcional de la empresa.

3)El sistema de comunicacin queda al margen del organigrama.4)No refleja la relacin de la organizacin con el mundo exterior.5)El aspecto dinmico de la infraestructura humana escapa a cualquier tipo de representacin grfica.CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Segn su forma geomtrica: se dividen en:a)Verticales (tipo clsico)b)Horizontales (de izquierda a derecha)c)Escalaresd)Circulares o concntricosORGANIGRAMA VERTICALEste es del tipo de organigrama de uso ms frecuente y representa con toda fidelidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan segn su jerarqua, de arriba hacia abajo en una graduacin jerrquica descendiente.Los organigramas verticales o clsicos tienen una modalidad para la disposicin de sus unidades y consiste en lo siguiente: a partir del nivel tcnico (departamento, direccin, gerencia, etc.), las unidades subsiguientes de los distintos niveles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a derecha o viceversa), sino en estricto sentido vertical. esta modalidad o variante se utiliza para economizar espacio.ORGANIGRAMA HORIZONTALEstos organigramas son una modalidad del organigrama vertical, debido a que representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposicin en cuanto al espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.Este tipo de organigrama posee algunas variaciones con respecto al vertical, ya que los nombres de las figuras tienden a ser colocados sin recuadros o figuras geomtricas; tambin es usual describir las funciones principales de las unidades ms importantes en forma escrita.

Existe un organigrama horizontal con variante que consiste en colocar dentro del recuadro, el nombre de las unidades con la adaptacin de la variante del organigrama vertical.

ORGANIGRAMA ESCALAREste modelo de organigrama entre nosotros es poco conocido, ya que no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura sino lneas encima de las cuales se colocan los nombres. adems, en un mismo plano se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea.

ORGANIGRAMA CIRCULAR O CONCENTRICO En este estilo de organigrama los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una disposicin de adentro hacia afuera y en orden de importancia.El organigrama circular, es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales, las cuales estn colocadas unas arriba y otras abajo. este tipo de organigrama es poco usado debido a que se presta a confusiones e interpretaciones torcidas.

Segn su objeto, pueden ser:a)Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresab)Funcionales: indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentosc)Especiales: se destaca alguna caractersticaSegn su rea: se dividen en:a)Generales: presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestrasb)Departamentales: representan la organizacin de un departamento o seccin Segn el contenido: se subdividen en:a)Esquemticos: contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detallesb)Analticos: ms detallados y tcnicosREGLAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA

1)Las unidades se representan por rectngulos2)Las relaciones se representan por lneas3)Las lneas se colocan perpendicular al papel4)No es necesario hacer rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia5)Se escribe la denominacin de la unidad y no de cargos6)Las lneas parten del centro de un rectngulo y caen en la parte superior de otro rectngulo7)En las unidades asesoras la lnea entra perpendicular al lado menor del rectngulo8)En relacin de coordinacin, salen del rectngulo por el lado menor para el otro lado menor del rectngulo9)La lnea continua es una relacin administrativa10)La lnea segmentada o punteada es una relacin funcional11)Cuando la unidad est segmentada, significa que es una unidad en proyecto, que va a ser creada12)Las unidades de proyecto se representan:13)Los rganos descentralizados y desconcentrados se representan:Descentralizado:Desconcentrado:Se dejan sin lnea al pie de pginaCuando existen las dos se usan indistintamente, pero no pueden tener la misma lnea, se indica en una leyenda que signo se us para cada uno de ellos14)El organigrama debe tener una leyenda donde se explique algunos signos que no son comnmente usados15)La presentacin del comit se coloca a nivel del cargo de la persona que presida el comit16)El organigrama debe tener una sola nota, donde diga si se indican niveles jerrquicos o no17)Se debe evitar en lo posible que la lnea de mando caiga directamente sobre una unidad18)Se debe evitar en lo posible las abreviaturas y cortar palabras dentro de los rectngulos19)Se debe tratar de centralizar los ttulos con respecto al recuadro20)Se debe tratar de equilibrar el organigrama RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA

1)Respetar los niveles jerrquicos: significa esto, que hay que establecer un conjunto de niveles jerrquicos con base en la funcin que realizan las respectivas unidades. as, en cada estrato o nivel particular se van colocando las unidades correspondientesProcedimientos para cumplir con lo anterior:a)Se toma un papel y se traza, en su margen izquierdo, una lnea vertical a lo largo de steb)Esa lnea se separa unos cinco centmetros y medio del borde izquierdo del papelc)Se coloca en toda la extensin vertical del margen trazado en el lado izquierdo la frase "niveles jerrquicos"d)Se comienza a colocar las diferentes unidades en sus respectivos niveles. aqu hay que proceder tomando en cuenta otras ciertas recomendaciones.2)El nombre especfico o particular de la unidad: se le asigna de acuerdo con las funciones y las actividades que realiza. por ejemplo, direccin de administracin, de impuesto sobre la renta, gerencia de crdito.Una vez colocado el nombre especfico, comenzamos a colocar las distintas unidades en los diferentes niveles, para lo que ser de mucha gua la designacin genrica que tenga la unidad, porque esto nos dice donde la podemos ubicar. adems, la interrelacin, se establece tomando como base las funciones y las actividades que las unidades realizan.3)Despus de definir las distintas unidades y tener catalogadas sus posiciones relativas en los distintos niveles, procederemos a relacionar esas diferentes unidades. a este fin se conectan unas a otras con las lneas correspondientes, segn sea la autoridad y la relacin especfica que mantienen.Asimismo, aquellas unidades que mantienen con las unidades directivas una relacin especial en la organizacin, deben ser definidas y colocadas en sus puestos correspondientes, y es necesario, adems, especificar sus verdaderas relaciones.Recordemos que las relaciones ms importantes son: de mando, de coordinacin, funcional, de estado mayor y de servicios especiales (unidades auxiliares centrales).Si se trata de un organigrama analtico, deben explicarse en hoja anexa las relaciones funcionales y especiales que, por ser de sta condicin ameritan una informacin especial.4)Al organigrama final, ya destinado al dibujante, se le coloca en el extremo derecho, posterior o inferior, un recuadro que contenga las referencias y los signos convencionales usados. adems el nombre del tcnico o la persona que elabor el organigrama, el nombre del dibujante, fecha de elaboracin, revisin y modificacin, y, muy importante, el nombre de la persona que lo aprobA continuacin se muestra el cuadro de referencias y la forma de cmo debe ser elaborado5)Si el organigrama es de tipo vertical con variantes sugerimos las recomendaciones siguientes:a)No ponga el nombre de la persona que ocupa el cargo solo en el recuadro, sino el nombre de la unidadb)Coloque en un mismo nivel las unidades de igual categora

c)No cubra el organigrama con excesivas lneas punteadas y/o discontinuas, para sealar relaciones de coordinacin y/o funcionales. se recomienda para el primer caso, utilizar crculos e informaciones adicionales, por escrito, cuando se trata del segundo caso6)Para denominar las unidades del tercer nivel (asesoramiento, especializacin, etc.), recomendamos el nombre especfico de acuerdo con la funcin que stas cumplen, y en consecuencia, deben evitarse los nombres genricos, tales como departamento, oficina, divisin, etc. en su defecto pueden utilizarse: relaciones pblicas, relaciones industriales, planificacin, archivo y correspondencia; la razn de esta sugerencia es que los nombres genricos, para este tipo de unidades, puede crear competencias con las unidades de lneas de la estructura de la organizacin7)Las unidades ubicadas en el nivel de descentralizacin deben estar unidas directamente por una lnea de autoridad que salga de la unidad de la cual dependen. generalmente, depende directamente de las unidades directivas del primer nivel y mantienen relaciones funcionales con el resto de las unidades de la estructuraEl nivel de descentralizacin se separa del resto de los niveles de plano que contiene el organigrama, con unas lneas punteadas o discontinuas

8)El organigrama debe ser orgnico, articulado, simtrico, uniforme y armonioso9)Cuando la organizacin es grande, se impone la elaboracin de un organigrama suplementario para desarrollar las estructuras de las unidades importantes que por su magnitud y extensin no caben en un solo organigrama dibujo1. DEFINICIN DE PROCEDIMIENTOS

Es un conjunto de pasos interrelacionados presentados en forma secuencial o cronolgica de cuya ejecucin depende la realizacin de un trabajo o de una etapa separable de ste.

2. CONCEPTOS RELACIONADOS DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y MTODOS

Si en el concepto generalizado de sistemas sustituimos la palabra elementos por procedimientos logramos la definicin siguiente:

Un sistema es un conjunto de procedimientos interrelacionados e interactuantes que operan de una forma caracterstica y generalmente persiguen un objetivo trazado en un plan.

De esta manera, un sistema estar constituido por la integracin de un conjunto de procedimientos afines. Por ejemplo el Sistema de Administracin de Personal lo constituye la integracin de los procedimientos de Reclutamiento y Seleccin, Clasificacin y Remuneracin, Registro y control, Adiestramiento y Desarrollo, etc.

Ahora bien en la definicin de procedimientos nos hemos referido a pasos, estos pasos no son ms que labores o actividades, las cuales deben realizarse de acuerdo a ciertos arreglos; es decir, enmarcados en los denominados mtodos de trabajo. Por lo antes expuesto debemos concluir en el siguiente razonamiento: Un conjunto de mtodos de trabajo integran un procedimiento.

3. PRESENTACIN DE UN PROCEDIMIENTO

Existen dos formas establecidas para la presentacin de un procedimiento:

Formal literal o escrita.

Forma grfica

.

3.1. FORMA LITERAL O ESCRITA

Como su nombre lo indica, mediante esta forma el procedimiento ser presentado en palabras escritas. Para ello existen, a su vez, dos tcnicas generalizadas: la Clsica y el Play Script.

La tcnica CLSICA es poco usual, est prcticamente en desuso, y consiste en la presentacin epistolar de los pasos del procedimiento sin identificar con exactitud a las unidades o personas ejecutoras de las labores o pasos.

La tcnica del PLAY SCRIPT (literalmente significa LIBRETO), presenta los pasos del procedimiento de una manera ms clara y comprensible, mediante la misma el procedimiento ser presentado en dos columnas; la de la izquierda para identificar al ejecutor, bajo la denominacin de RESPONSABLE o RESPONSABILIDAD, y la columna de la derecha para presentar, en forma enumerada, los pasos bajo el ttulo de ACCIN.

Un ejemplo nos ayudar a diferenciar ambos estilos:

Veamos un procedimiento escrito en el estilo clsico:

Procedimiento N 38

SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES

El procedimiento en referencia asigna la responsabilidad al departamento solicitante para que justifique plenamente la necesidad de equipo y/o instalaciones adicionales.

Para ayudar a los departamentos solicitantes se ha creado la forma N 347 solicitud de instalaciones la cual, si es llenada completamente, cumplir no slo con las instrucciones de prctica estndar N 74 sino que facilitar grandemente la revisin y en caso necesario la adquisicin de los elementos requeridos. La utilizacin cuidadosa de la forma N 347 redundar en beneficio del solicitante y de la compaa. Como ayuda adicional, si el solicitante enva dos copias del formulario N 347 a Ingeniera de Instalaciones, una copia le ser devuelta con el nmero del trabajo asignado, lo que dar al solicitante un estado de situacin de su solicitud y le servir tambin como un archivo de fcil referencia.

Veamos ahora la misma idea expresada en forma Play Script:

Procedimiento N 38

SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES

ResponsableAccin

Dpto. Solicitante1. Llena la forma N 347, solicitud de instalaciones por triplicado.

2. Enva dos copias a Ingeniera de Instalaciones y conserva el original en el archivo de solicitudes.

Ingeniera de Instalaciones3. Asigna el nmero de trabajo a las copias recibidas, indicando cuando ser tomada una accin preliminar.

4. Regresa una de las copias al Dpto. solicitante.

Dpto. Solicitante5. Archiva la copia recibida junto con el original de la misma.

Nota:

En caso de consulta debe hacerse referencia al N de trabajo que aparece en la copia de la solicitud.

Ingeniera de Instalaciones6. Analiza todas las solicitudes en su poder.

7. Determina la prioridad segn la magnitud de las necesidades de los departamentos y asigna fondos de acuerdo a tales prioridades.

Como se puede observar, existe una gran diferencia entre uno y otro estilo, uno es confuso, rimbombante, lleno de palabras intiles, el otro es simple y claro y establece sin dejar lugar a dudas las funciones de cada quien.

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL PLAY SCRIPT

1. Seleccionar el ciclo lgico del sistema y escribir los procedimientos que se cumplen en ese ciclo.

2. Escribir cada paso de accin en secuencia directa: 1, 2, 3, etc.

3. Sealar al responsable de cada paso. Puede ser una persona, o un grupo de ellas.

4. Iniciar la descripcin de cada paso con un verbo que indique accin en el presente (use verbos que impliquen accin de trabajo tales como enva, recibe, archiva, prepara, llena, etc.).

5. Utilizar el menor nmero posible de palabras para definir cada paso.

3.2. FORMA GRFICA (Flujograma)

Definiremos FLUJOGRAMA como la representacin grfica de un procedimiento.

El Flujograma es un instrumento de gran importancia para el anlisis de los procedimientos. Cuando el objetivo de la investigacin sea estudiar la relacin entre los principales procesos de la empresa y la manera como las diferentes actividades contribuyen a ellos, el flujograma es un medio efectivo para lograr una rpida comprensin del panorama general.

Los flujogramas tambin llamados fluxogramas, son grficas que indican el movimiento, curso o rutina de algo; puede ser el trabajo, un formulario, un material, etc.

En la investigacin administrativa utilizaremos el flujograma para la representacin del Procedimiento Actual, despus del anlisis y la inclusin de mejoras el flujograma representar el Procedimiento Propuesto.

OTRA DEFINICION Tambin llamados fluxogramas o diagramas de flujo, son grficos que permiten conocer, en un solo dibujo, la secuencia completa de un procedimiento paso a paso, con detalle no solo de las labores que se realizan en cada paso, sino tambin de los documentos que se manejan, tales como registros, archivos, formatos, etc.

Cuando el objetivo de la investigacin sea estudiar la relacin entre los principales procesos de la empresa y la manera como las diferentes funciones contribuyen a ellos, el flujograma es un medio efectivo para lograr una rpida comprensin del panorama general.

El sistema por s mismo es un elemento que sirve de enlace al trabajo de muchas personas o grupos de personas. Puesto que el flujograma muestra estas relaciones de trabajo con bastante claridad, es el diagrama del sistema ms utilizado.

Un flujograma puede mostrar a grandes rasgos el flujo de trabajo de un departamento. El propsito es demostrar como el sistema alcanza el trabajo de unidades diferentes en un juego de equipo nico.El flujograma consta de cuatro partes:

Encabezamiento: En el cual se indicar la denominacin de la institucin, del procedimiento y de las unidades administrativas que intervienen.

Cuerpo: Que est constituido por un conjunto de espacios columnares donde, a travs de smbolos se refleja el curso o rutina del procedimiento.

Referencias: Constituyen explicaciones de la simbologa utilizada y observaciones que permiten el esclarecimiento de dudas que presenta el grfico. Generalmente, esta parte se incluye en un rea en blanco del cuerpo.

Pie: Donde se indica las iniciales de responsabilidad de elaboracin y la fecha de elaboracin.

FORMA DE ELABORAR UN FLUJOGRAMA

El encabezamiento de cada columna del flujograma debe tener un ttulo (puede ser de un departamento). Coloque estos ttulos en el orden cronolgico de su participacin, de izquierda a derecha.

El primer actor o ttulo iniciado indica la accin.

SIMBOLOS UTILIZADOS

Es sencillo comprender la necesidad de uniformizar la simbologa de los flujogramas, para la fcil y rpida comprensin por parte de personas que no hayan elaborado dicho flujograma.

En este apartado mencionaremos los diferentes smbolos utilizados por los flujogramas, pero haciendo notas que stos son signos convencionales:

1)Representacin de formatos: Estos pueden presentarse indistintamente, mediante los siguientes smbolos:

2)Multiplicidad y numeracin: La representacin puede ser hecha de:

- Abajo a derecha

- Abajo a izquierda

- Arriba a derecha

- Arriba a izquierda

La numeracin se puede representar por:

- (0,1,2) = Original, primera, segunda ... copia

- (0,2,3) = Original, duplicado, triplicado ...

- (1,2,3) =Nmero de hojas

3)Documento archivado:

- Cuando se trata de un archivo definitivo, se representa un tringulo oscurecido

- Cuando se trata de un archivo temporal se representa el mismo tringulo pero sin oscurecer

4)Destruccin de un documento: Se representa el documento y una "X", as:

5)Cuando un formato origina a otro, se representa por medio de una flecha quebrada

6)Formato retenido: Se representa al formato y a un lado, en lnea originada en l, se coloca el tiempo de retencin:

(D) = Un da aproximadamente

(2D) = Dos das aproximadamente

(0) = Horas

(") = Minutos

7) Conectores:

Estos son para representar la conexin dentro de una pgina

8)Para que no existan cruces de las lneas en el flujograma, son utilizados ganchos

QUE PUEDE HACER UN FLUJOGRAMA?

El flujograma puede ayudarle en los siguientes aspectos cuando usted realiza trabajos de sistemas:

1)Puede revelar lo que est sucediendo en el sistema actual

2)Puede ayudarle a mostrar, como trabajar el nuevo sistema propuesto

3)Puede ayudar a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto, cuando presente el nuevo plan

4)Le ayudar a visualizar la secuencia en la cual escribir el procedimiento

5)Diseado como un diagrama formal, puede tomar el lugar de un procedimiento o puede completar un procedimiento

ANALISIS

Para el anlisis del flujograma, nos plantearemos las siguientes preguntas fundamentales:

1)Hay un zigzagueo? (es el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir adelante)

Ello es ndice de mala distribucin de la autoridad

2)Se podra cambiar la secuencia para ahorrar esfuerzo en comunicaciones?

3)Es necesario cada uno de los pasos?

4)Debe hacerse as cada paso?

5)Hay informacin redundante?

Estas sern algunas de las principales preguntas que sern necesario responder al analizar un flujograma

CONCLUSIONES-En general, mediante los flujogramas podemos detectar las unidades puentes. Estas son unidades consumidoras de tiempo y esfuerzo

-Tambin nos permite ver como quedan distribuidas las copias

-Puede que dos o ms copias queden archivadas en la misma oficina, lo cual queda detectado en el flujograma

-Permiten los flujogramas determinar los comportamientos estancados

-Estas son unidades donde los papeles son retenidos por mucho tiempo, quizs por excesivo trabajo

-Se logra hallar el curso lgico de documentos tanto para el sistema actual como para el sistema que se piensa proponer

-Cuando en un flujograma se hallen demoras, hay que hacer un estudio minucioso y se debe responder a las preguntas:

* Se justifica?

* Por qu?

* Se puede eliminar?

OTRA SIMBOLOGA, TAMBIEN UTILIZADA

Recuerde: La sencillez es la base primordial en el diseo

DEFINICION DE FORMATO

Un FORMATO se puede definir como una hoja de papel convenientemente impresa, de uso peridico o constante, con espacios apropiados para anotar y transmitir informacin relacionada con la aplicacin de un procedimiento.

Ventajas:

Entre las ventajas que se le encuentran al uso de los FORMATOS podemos anotar las siguientes:

1)Economizar tiempo y trabajo, evitando recopilar datos que son de uso corriente o de simple rutina. Si cada vez que un empleado prepare una factura tiene que copiar el nombre de la empresa, la direccin, el telfono y otros datos pertinentes a ella, se gastara innecesariamente un tiempo econmicamente valioso. Para evitar esta prdida de tiempo el formulario trae los datos preimpresos para trabajar con mayor rapidez sin necesidad de recopilarlos intilmente

2)Facilitar la realizacin de los trabajos porque sirven como elemento de orientacin, para indicar, modificar o detener una actividad. No debemos olvidar que aunque no est escrito el formulario resume la aplicacin parcial o total de un procedimiento

3)Evitar la recopia de informacin de un documento a otro mediante el uso de copias que reducen la prdida de tiempo y la posibilidad de errores, debido a la transferencia de informacin

4)Formalizar las comunicaciones dentro y fuera de la empresa, porque un documento preimpreso contiene datos caractersticos que identifican oficialmente a una organizacin, por ejemplo, el papel membrete que usa una empresa para su correspondencia ordinaria

5)Unificar el uso de documentos para la empresa, en otras palabras, en lo relativo a dimensiones se usan medidas normales o standard a fin de que los FORMATOS sean mltiples o submltiples de una dimensin seleccionada como patrn. Adems se evita el desperdicio de papel y la reduccin de costo de impresin. Tambin, se normalizan las perforaciones para archivar los documentos y los tipos de papel y letras empleadas

Clasificacin segn su presentacin:

De acuerdo con la presentacin que adquieren los FORMATOS para su uso, los podemos clasificar en dos grandes grupos, a saber:

1)FORMATOS simples: Son aquellos representados por una sola hoja. Ejemplo de este formulario es el membrete que la empresa usa para tramitar su correspondencia

2)FORMATOS compuestos: Son aquellos que tienen ms de una hoja y adquieren una forma especial debido a su uso e impresin. Entre ellos podemos citar los siguientes:

a)Bloques: Son lotes determinados de FORMATOS engomados segn convenga por uno de sus lados, generalmente por el lado izquierdo o superior. Esta clase de FORMATOS ofrece la facilidad de que pueden ser preparados usando diferentes medios de escritura, por ejemplo: lpiz, bolgrafo, o mquina de escribir

b)Talonarios: Son lotes de FORMATOS engrapados por uno de sus lados, generalmente por el lado izquierdo o superior. En esta clase de FORMATOS una copia queda fija al talonario una vez que se haya desglosado el original del formulario

c)Juego listo, juego fcil o "snap-out": Esta clase de FORMATOS se caracteriza porque tiene un taln en uno de sus lados que est solidamente engomado y puede desglosarse aplicando un pequeo esfuerzo al lado opuesto del engomado o engrapado, las copias que se desprenden estn perforadas. Este formulario puede tener ms de una copia y papel carbn intercalado

d)FORMATOS continuos: Estos FORMATOS se caracterizan porque vienen unidos por medio de perforaciones y presentan en sus mrgenes huecos de alimentacin, en forma vertical, los cuales sirven para que sean procesados mediante el uso de sistemas mecanizados, ya sean operados manual o elctricamente

e)FORMATOS carbonizados: El propsito de este formulario es eliminar el uso del papel carbn y consiste en cubrir total o parcialmente la cara posterior del formulario. Cuando el formulario se recubre parcialmente solamente salen en las copias determinada informacin

Clasificacin segn el uso o fines que persigue el formulario:

De acuerdo con el uso o fines que persiguen los FORMATOS pueden clasificarse as:

1)Para ordenar la ejecucin de decisiones, es decir, FORMATOS que originan una accin. Por ejemplo, una orden de compra (fig. 1). Estos FORMATOS representan aproximadamente el 60% de los de una empresa

2)Para registrar la informacin de ciertas operaciones y mantener dichos resultados para realizar posibles consultas. Por ejemplo, una ficha mdica (fig. 2). Estos FORMATOS representan aproximadamente el 25% de los FORMATOS de una empresa

3)Para reportar los resultados de determinadas operaciones, decisiones o determinado ejercicio econmico. Por ejemplo, un informe de actividades de un servicio mdico (fig. 3). Estos FORMATOS representan aproximadamente el 15% de los FORMATOS de una empresa

El propsito de un formulario es trasportar informacin de la mente de un trabajador a la de otro, o de una unidad administrativa a otra, por consiguiente debe ser concebido en una forma tal, que nos permita hacerlo con facilidad y prontitud. Un formulario, independientemente de su funcin, tiende a lograr lo siguiente:

1)Reduccin del tiempo para llenarlo

2)Que los trabajadores puedan copiar o transcribir la informacin con ms rapidez

3)Que pueda ser ledo e interpretado con mayor facilidad

4)Reducir o evitar el tiempo para hacer preguntas sobre la informacin en estudio

5)Reducir el tiempo para archivarlo, siempre que no se pueda eliminar

6)Facilidad para describir y corregir los errores

Los FORMATOS son importantes en una organizacin porque:

1)Suministran la informacin necesaria para la formulacin de polticas, toma de decisiones y ejecucin de las operaciones de una empresa

2)Sirven para mejorar, coordinar y controlar las actividades de una organizacin

3)Sirven como instrumento para evaluar el funcionamiento de una organizacin

4)Son los instrumentos mediante los cuales funcionan la mayora de los sistemas

Podemos concluir, que las organizaciones no pueden funcionar sin FORMATOS, porque ellos suministran la informacin necesaria para tomar decisiones y definir polticas, para dirigir las actividades y evaluar los resultados de las operaciones empresariales

Creacin de un formulario:

En la creacin de un formulario es oportuno que se hagan dos comentarios fundamentales:

*Cuando se introduce irracionalmente puede ser el inicio de un vicio o el procesamiento innecesario de informacin con la consiguiente, prdida de tiempo, duplicacin de actividades y retardo innecesario de las actividades de una organizacin

*Cuando se introduce en forma apropiada, puede ayudar al procesamiento de informacin de una organizacin en forma ordenada y sistemtica

Por estas razones en ste momento se deben acentuar los controles para determinar la verdadera necesidad que justifique la creacin de un formulario. Generalmente, son los empleados que se encuentran en ciertas posiciones operacionales quienes sugieren la creacin de un formulario, pero tambin es cierto, que en la mayora de los casos no saben disearlo. Antes de proceder a la preparacin definitiva, una vez justificada la creacin de un formulario, es indispensable, tomar en cuenta las consideraciones siguientes:

a)Usar alguno de los FORMATOS existentes en la organizacin: Sucede muchas veces que el usuario crea un formulario que ya existe, pero como l permanece en contacto con una determinada dependencia administrativa, desconoce que existe en otra dependencia otro similar al que est solicitando, el cual de acuerdo con sus necesidades de informacin puede ser usado en forma parcial o total

b)Combinar el formulario propuesto o que sustituye a otros existentes en la organizacin: Es posible que cuando se propone la creacin de un formulario, surja la posibilidad de ser combinado con otro o que se estudie la necesidad de informacin y cancele a otro ya en uso. En este caso es necesario citar el nmero de los FORMATOS en uso para hacer los estudios correspondientes

c)Informacin a obtener: Posiblemente la informacin se est procesando en otros documentos y el usuario lo desconoce o se est suministrando en una forma inapropiada que no satisface las necesidades actuales. Tambin, se debe estudiar la periodicidad en el suministro de la informacin diaria, semanal, mensual, etc.

d)Tamao del formulario: El tamao del formulario se puede calcular una vez que se determine la informacin a recoger, ya que los datos exigidos determinan la extensin del mismo. Tambin hay que tomar en cuenta el tamao para los fines de manejos prcticos, ya que un formulario demasiado pequeo puede presentar dificultades en su distribucin y archivo

e)Nmero de copias: Este es otro aspecto de mucha importancia en la creacin de un formulario, ya que la distribucin de copias no solamente, aumenta los costos de impresin, el nmero de archivo, sino que demanda de un gran sentido administrativo para poner en uso las copias indispensables para transmitir la informacin a los unidades organizativas que realmente las necesitan

f)Distribucin de las copias: Al conversar con el diseador del formulario, el usuario, deber indicar cual es el nmero de copias, pero el diseador una vez estudiadas las necesidades, podr sugerirle al usuario una distribucin diferente

g)Espesor del papel: El nmero de copias va a determinar el espesor del papel empleado en su elaboracin, ya que tendr que ser ms delgado a medida que su nmero aumenta a fin de que permita la transcripcin de la informacin con mayor nitidez, tambin, se debe tomar en cuenta dicho espesor para los fines de distribucin y manejo

h)Llenado del formulario: Se debe conocer quienes y donde van a llenar el formulario. Se presenta con mucha frecuencia que el diseo es correcto desde el punto de vista tcnico, especialmente en cuanto al espaciado, pero presenta fallas en la prctica, ya que el mismo formulario puede ser llenado por un empleado de oficina entrenado y por un obrero con poca educacin

i)Numeracin del formulario: El usuario tambin deber indicar, si no lo sugiere el diseador, acerca de la numeracin del formulario

j)Uso interno o externo: Esta informacin nos va ayudar a seleccionar el tipo de papel que determina la presentacin del formulario, o la incorporacin o eliminacin segn sea el caso, como nombre, telfono y direccin de la organizacin

k)Perforaciones especiales: Tambin se determina si el uso de un formulario demanda perforaciones especiales o de otra naturaleza segn el uso

l)Impacto sobre los procedimientos existentes: Una vez decidida la creacin de un formulario ser necesario determinar cual es su impacto sobre los procedimientos existentes, o si es necesario establecer un nuevo curso de accin

m)Actitud del usuario: Desde el punto de vista psicolgico el creador de un formulario, siempre considera que ha incluido todos los datos indispensables o que el uso de ese documento soluciona el problema, por esta razn es conveniente sostener entrevistas personales para discutir y explicar reas o informaciones que han podido ser omitidas. Es decir, se le debe hacer ver al creador las consecuencias, o impacto del nuevo formulario en la estructura o dems sistemas de la organizacin si sto se produce

Partes de un formulario:

Cuando observamos un formulario distinguimos las partes siguientes:

a)Encabezamiento: Esta parte incluye:

1)Elementos identificadores, que son:

a)El ttulo del formulario

b)El nmero del formulario

c)La fecha de emisin o revisin

d)Serial y/o numeracin de control

2)Introduccin: En muchos casos; nombre, capital, direccin, telfono y otros datos de la empresa

3)Instrucciones: Manera que se recomienda para llenar el formulario

Los datos que identifican a la empresa se encuentran en FORMATOS de uso externo. En los FORMATOS que circulan internamente deben eliminarse dichos datos. Tambin debieran suprimirse leyendas, as como los nombres de las unidades administrativas que los originan para que se facilite la simplificacin

Esta parte contempla, nombre y direccin, fecha o cualquier otro dato que se debe llenar y que complemente el uso del formulario

b)El cuerpo o parte principal: Esta es la parte fundamental y est destinada a recoger u obtener datos e informacin relacionada con la aplicacin de determinado procesamiento para el cual fue diseado el formulario

c)Observaciones o recomendaciones: Contemplan o se refieren a normas adicionales que le agregan a un formulario para facilitar el manejo y compresin de la informacin suministrada

d)Conclusin: Esta parte incluye, nombre de personas que procesarn el formulario, sellos, firmas autorizadas, fechas o cualquier otro dato

El formulario en su totalidad quedar como se indica en la siguiente figura:

Conceptos sobre diseo de FORMATOS:

Dos aspectos fundamentales se persiguen en relacin con el diseo y uso de los FORMATOS, que intervienen en la realizacin de las actividades de una organizacin

a)Aspecto funcional: Este aspecto tiende a disponer de un diseo racional y prctico con la finalidad de lograr lo siguiente:

1)Fomentar actitudes mentales positivas:

a)Mediante la presentacin ntida del formulario

b)Concibiendo un formulario que mejore la eficiencia de los usuarios para reducir los costos de la oficina

c)Facilitando el uso y manejo del formulario

2)Obtener la informacin en forma sencilla:

a)Diseando el formulario de manera tal, que permita recoger informacin, en forma precisa, an por los trabajadores menos capacitados de la organizacin

b)Disponiendo del nmero de copias para que la informacin sea suministrada a las unidades organizativas que deban procesarla, evitando de esta manera la recopia y proliferacin del papeleo

c)Procesando la informacin recibida, sin estar recurriendo constantemente a las fuentes de origen para hacer averiguaciones sobre datos o hechos suministrados ambiguamente

d) Reduciendo el tiempo de procesamiento de la informacin, o el que pueda usarse en averiguaciones constantes, o en comparacin de datos para asegurarse de su veracidad

3)Reduccin de errores:

a)Evitando el diseo de FORMATOS inoperantes y confusos

b)Facilitando el adiestramiento del usuario para que usen el formulario en forma adecuada

c)Asegurando una distribucin apropiada de las copias

b)Aspecto fsico: Este aspecto se refiere a la seleccin del material para lograr una buena produccin del formulario, a fin de obtener lo siguiente:

1)Correcta preparacin de las copias:

a)Mediante la preparacin de originales que faciliten la impresin y reduzcan los costos de produccin

b)Haciendo un dibujo pulcro mediante el uso de lneas apropiadas

c)Empleando normas generalmente aceptadas para la realizacin de los diseos

2)Concretas especificaciones de impresin:

a)Suministrando al impresor la informacin adecuada para que pueda producir el formulario como se le ha exigido

b)Evitando instrucciones verbales que puedan generar confusin y ocurrir en costos y prdidas innecesarias

3)Mtodos racionales de composicin:

a)Eliminando el uso de tipos que puedan resultar anticuados para algunos FORMATOS

b)Efectuando una composicin del formulario que tcnica y econmicamente permita el uso del sistema de reproduccin menos costoso

c)Buscando mtodos de composicin que aseguren nitidez, rapidez, economa en la produccin de FORMATOS

4)Seleccin de procesos de impresin:

a)Escogiendo mtodos prcticos de impresin que permitan logar economa en la produccin de FORMATOS

b)Seleccionando el papel que est de acuerdo con los mtodos de impresin seleccionados para la reproduccin del formulario

c)Usando tintas y colores que proporcionen una reproduccin agradable para los usuarios

Uso de lneas en los FORMATOS:

El diseo de un formulario se lleva a cabo mediante el uso de lneas para determinar las reas destinadas a la recoleccin de datos e informacin. En este sentido, podemos establecer que las lneas, se utilizan para lograr dos objetivos bsicos:

a)Guiar la vista del usuario cuando llena, o cuando se lee los datos, o la informacin obtenida con un formulario

b)Separar bloques o zonas de informacin

Para tener una idea prctica, a continuacin se copian las lneas ms importantes y comunes que se emplean en el diseo de FORMATOS:

a)Lnea paralela fina: Se usa al principio y final de todo formulario, o debajo de los totales, tambin para separar datos que no estn debidamente ligados entre s y para subdividir FORMATOS

b)Lnea fina: Es aproximadamente del grosor de un cabello y se emplea para trazar lneas que separan datos o informacin que estn ntimamente relacionados. Por ejemplo, lneas que se usan para estampar la firma. Su espesor corresponde a la plumilla No. 00

c)Lnea de medio punto: Esta lnea equivale a una lnea fina doble, es una de las lneas que ms se usa en el diseo de FORMATOS. Su espesor corresponde a la plumilla No. 0. Se usa para la separacin de datos de una misma familia. Esto se logra usando dicha lnea tanto en sentido vertical como horizontal

d)Lnea de un punto: Esta lnea equivale al espesor de un punto de mquina de escribir, o a la plumilla No. 1

e)Lnea de puntos: Esta lnea se emplea para el diseo de FORMATOS que no estn muy recargados en su estructura, o cuando se desee indicar cantidades. Ejemplo: Total a pagar .......................Bs. 480,00

f)Lnea de guiones: Se emplean generalmente, para indicar donde se va a desprender, cortar o doblar un formulario, Tambin se usan para la separacin de cntimos en los FORMATOS que registran cantidades en bolvares o cualquier otra moneda

Uso de lneas para zonificar:

El uso de las lneas mencionadas anteriormente, nos van a presentar una gran variedad de combinaciones para facilitar la zonificacin de un formulario y destacar los datos en una forma apropiada. A continuacin se enumera un conjunto de normas generalmente usadas en el diseo de FORMATOS

Norma No. 1:

Inicie y termine el dibujo del formulario con una doble "lnea fina". El resto del dibujo lo har con "lneas finas" ya sean horizontales o verticales. Excepto cuando se trate de la separacin de ttulos. Esto nos permite realizar un dibujo ntido en forma prctica

En este dibujo se pondr la doble lnea fina paralela, adems tambin se podr observar que hay dos lneas verticales que dividen las lneas exactamente a la misma distancia. Esto se hace en esta forma por las razones siguientes:

a)Los datos pueden ser copiados eventualmente, usando una mquina de escribir, entonces no es necesario usar sino un solo tabulado

b)En otro caso puede que el espacio no se haya determinado para ser usado en forma precisa, pero se aprovecha para mejorar la presentacin y facilitar el dibujo del formulario

Norma No. 2:

Cuando el espacio destinado a una columna necesita ser subdividido, proceda como en el caso anterior y las subdivisiones requeridas dibjelas con una "lnea fina"

Norma No. 3:

Cuando se trate de ttulos demasiado largos para las columnas que van a registrar o recoger datos muy reducidos, proporcione para dichos ttulos el espacio necesario en sentido vertical

Algunos diseadores prefieren facilitar la lectura o escritura de los ttulos de la columnas, entonces le dan al espacio destinado a los ttulos una determinada inclinacin, con la desventaja de que se pierde espacio a ambos lados del formulario

Norma No. 4:

Cuando por economa de papel se quiere dividir un formulario en varias zonas, use la doble "lnea fina"

Norma No. 5:

Cuando se desee dejar el espacio adecuado para titular un formulario procdase como en la norma 2, con la variante de que el espacio se proporcionar en uno de los lados del formulario y no en la parte superior como estamos acostumbrados a verlo corrientemente

Norma No. 6:

Cuando la naturaleza de los datos a recoger necesite que se indique una separacin, use la lnea de medio punto para destacar la mencionada separacin

Norma No. 7:

En una gran cantidad de FORMATOS destinados a recoger informacin relacionados con la contabilidad, la columna destinada al registro de los cntimos debe indicarse con una lnea de guiones

Norma No. 8:

En los FORMATOS usados para registros de contabilidad, con indicacin de bolvares, en caso de subtotales y totales seprelos entre s por lneas de medio punto

Norma No. 9:

Cuando se trate de FORMATOS de mucho texto, que ofrezcan la posibilidad de confusin en la lectura de datos o informacin, use en el cuerpo del rayado lnea de medio punto para evitar posibles confusiones

Un dibujo igual puede hacerse pero en sentido vertical

1Pg. 52Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 04/01/05

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EFICIENCIA Y EFICACIA DE UN SISTEMA

EFICIENCIA

EFICACIA

SISTEMA

RELACION ENTRESALIDA/ENTRADA

RELACION ENTRESALIDA/OBJETIVO

OBJETIVO

SALIDA

ENTRADA