guia para visitas de nmp

7/25/2019 Guia Para Visitas de NMP

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Visita del Nacional Montede Piedad, I.A.P.


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Como parte del Esquema de Asignacin de Donativos del Nacional Monte

de Piedad se lleva a cabo una visita a las Instituciones de Asistencia o

Beneficencia Privada que solicitan donativo, la cual tiene por objetivo:

Conocer y actualizar la informacin de la Institucin a travs de la revisin

de documentos, aplicacin de encuestas a beneficiarios, empleados y

voluntarios, verificacin de la aplicacin de donativos anteriores y recorrido

por las instalaciones.

Con la finalidad de que las Instituciones conozcan con claridad el

procedimiento y puedan preparar con mayor facilidad la visita a sus

instalaciones se elabor la presente gua, la cual contiene los aspectosgenerales que se cubren durante la misma, as como una explicacin de la

documentacin que se solicita.


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Para que se realiza?

Cundo se realiza?

De acuerdo a la informacin con que se cuente de la Institucin por su

participacin en convocatorias anteriores se determina si es necesario

hacer la visita durante el proceso de evaluacin de los proyectos o una

vez asignado el recurso, por lo que la visita podra realizarse a lo largo del

ao de participacin.

Sin embargo esta podr ser programada hasta con 3 das de

anticipacin, para que la institucin este preparada para recibirla.

Con la visita a las instituciones NMP puede conocer ms de cerca la labor

asistencial que realiza la institucin.

Durante la visita el Investigador de Campo recaba informacin con la que

se genera una evaluacin que es tomada en cuenta en la asignacin de

donativos.

Cunto tiempo se lleva?

La visita tiene una duracin aproximada de 4 horas, este tiempo vara

de acuerdo a cada Institucin y al tipo de poblacin beneficiada que

maneja.

Es muy importante considerar que no es posible reprogramar visitas nihorarios con facilidad, debido al nmero de Instituciones que

participan con NMP.

Quin debe atender la

visita?

Se solicita que la Institucin asigne a una persona que apoye al

Investigador de Campo durante toda la visita esta persona debe tener

pleno conocimiento de la labor asistencial de la Institucin.


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Entrevista a voluntariosSe aplica un breve cuestionario a los voluntarios, se solicita

sean reunidos en una sola rea de la Institucin para agilizar el

procedimiento y de preferencia que no formen parte del

Patronato de la institucin.

Entrevista a beneficiariosSe entrevista a los beneficiarios de la institucin a travs de un

cuestionario de acuerdo al servicio que se proporciona, se

solicita que sea reunido en una sola rea de la Institucin para

agilizar la aplicacin. No se entrevistaran a menores de ocho

aos, personas con alguna discapacidad intelectual

(esquizofrenia, sndrome de down, demencia senil, etc.) en

cuyos casos se entrevistara a familiares o tutores.

Revisin de documentosLa institucin deber mostrar documentacin que permita

corroborar el servicio asistencial que proporciona, la

informacin que se solicita responde a las reas

administrativa, asistencial, contable y financiera. Es muy

importante que toda esta informacin se encuentre

concentrada en una sola rea.

Recorrido por las instalacionesConsidera conocer las instalaciones y observar elservicio asistencial tal como se proporciona

habitualmente, si la institucin lo permite se toman

fotografas

Comprobacin donativos anterioresCuando la institucin ya ha recibido

donativos de NMP deber presentar formato

de comprobacin y facturas que avalen el

adecuado uso de los recursos.

Entrevista a empleados Consiste en aplicar un breve cuestionario al personalremunerado de la institucin, se solicita que de preferencia seapersonal operativo reunido en una sola rea de la Institucin para

agilizar el procedimiento.

Nota: Toda la informacin recabada as como, las entrevistas son confidenciales.

En que

consiste?


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Cmo sabr cuantas

personas entrevistarn?

Cuando sea el momento de realizar la visita, el Investigador de

Campo asignado a su Institucin le informar va telefnica la fecha

y hora en que se realizar la visita, el nmero de beneficiarios,

empleados y voluntarios que requiere entrevistar y la

documentacin que ser revisada.

La muestra de empleados, voluntarios y beneficiarios se determina

de acuerdo a lo siguiente:

De 1 a 5 personas la muestra ser de 5 entrevistas




De 100 personas en adelante la muestra ser de 20 entrevistas

Nota: Es muy importante cubrir la cantidad de entrevistas solicitadas ya que esto puede afectar la evaluacin de su Institucin.


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Operacin de la institucin

Qu

documentacin

necesito?

Diagnstico de la problemtica (Estudio de la situacin actual de una problemtica o zonageogrfica)

Modelo de atencin (Sustento por el cual la institucin establece una determinada forma deatender una problemtica)

Programas de trabajo (Comprende cronograma de actividades, presupuestos, metodologa,

objetivos, entre otros)Manual de procedimiento (Descripcin de actividades que considera: objetivos delprocedimiento, descripcin de actividades, polticas, diagrama de flujo, entre otros)

Manual de organizacin (Descripcin detallada de la estructura organizacional a travs dela enumeracin de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,

Misin -expresa el sentido ltimo o razn de ser de la organizacin, Visin -es la imagen que

se desea alcanzar de la organizacin en mediano y largo plazo, Organigrama -organizacin

grfica de la estructura orgnica.)

Convenio y/o directorio de colaboracin con otras instituciones u organismos (soncontratos o convenios de colaboracin conjunta que firma la I.A.P. con otras dependencias).

Programa de procuracin de fondos y seguimiento de donantes (Actividades planeadaspara la procuracin de fondos, cartas de agradecimiento, informes, folletos, etc.)

Informacin de beneficiarios

Expedientes y listados con nombre de los beneficiarios, registro o base de datos(Evidencias de la realizacin del servicio como: solicitud, documentos de identidad, comprobante

de estudios, estudios mdicos, psicolgicos, socioeconmico, visita domiciliaria y seguimiento).

Registro de servicio (s) asistencial (es) que la institucin ha proporcionado en losltimos aos (Grficos, concentrados, estadsticas, etc.)Evidencias del cobro de cuotas de recuperacin (Recibos, estudios socioeconmicos,informes de visitas domiciliarias o algn control que evidencie el cobro por servicio)

Registros que evidencien la evaluacin del servicio asistencial proporcionado (encuestas,buzn de quejas y sugerencias, entrevistas, libro de observaciones o comentarios)


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Personal de la institucin

Qu

documentacin

necesito?

Actas de reuniones de Patronato (Sesiones de carcter obligatorio, establecidas en suacta constitutiva y por la Junta de Asistencia Privada a la que pertenezcan. Deben estar

firmadas por los miembros de Patronato e integradas al libro de actas de la institucin)

Nmina (Lista de personas que laboran en la institucin, recibos de pago, nomina,honorarios, salarios asimilables, ayudas econmicas)

Expedientes de empleados y voluntarios (Solicitud de empleo con fotografa,comprobante de estudios, acta de nacimiento, comprobante de domicilio, identificacinoficial, curriculum, alta al IMSS, exmenes psicomtricos, evaluaciones de desempeo,

cartas de recomendacin, etc.)

Documentos que evidencien la evaluacin del desempeo del personal (Mide eldesempeo de los miembros de la institucin de acuerdo a su perfil y puesto).

Minutas o cualquier otro documento que soporte las reuniones de trabajo realizadasentre los empleados y voluntarios. (Firmados por los empleados o lista de participantes).Documentos que soporten la capacitacin apoyada por la institucin para empleadosy voluntarios. (Reconocimientos, diplomas, constancias actualizadas y/o recibos de pagode la capacitacin).

Contable

Carpeta con documentos de Ingresos y Egresos del ltimo mes (Debe contener

facturas, recibos, notas o plizas de cheque, con los gastos que realiza la institucin)

Comprobacin de donativos

Formato de aplicacin de donativos con firma del Representante Legal(impreso y/o CD)

Documentos originales de la aplicacin del donativo (facturas, recibos, etc.). Listado de beneficiarios, expedientes, fotografas, etc. que demuestren la aplicacindel donativo.


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Normatividad General

Qu

documentacin

necesito?

Clave nica de Inscripcin ante el Registro Federal de las Organizaciones de lasociedad Civil (CLUNI) Constancia de proteccin Civil (Documento que acredita la proteccin de la poblacincontra los peligros y riesgos que se presentan en la eventualidad de un desastre).Autorizacin de Uso de Suelo (Documento que certifica la utilizacin del inmueble parael servicio que proporciona.)

Apoyo econmico o en especie (convenios o recibos con firma de beneficiarios.)

Normatividad Educacin

Aviso de Funcionamiento y/o Responsable Sanitario (Permiso que otorga la Secretarade Salud a los establecimientos que cuentan con un consultorio.)

Recetas con Nombre y Cdula del Doctor (Solo si cuentan con un consultorio)Clave de Incorporacin Educativa expedida por la Secretaria de Educacin Pblica

o cualquier otra entidad educativaFormatos de control de salida de beneficiarios en horas de servicio (Documento en elcual el personal de la Institucin da su consentimiento para que el beneficiario pueda salir

de las instalaciones)

Reglamento de becas (Documento que rige la prestacin del servicio)Formatos de autorizacin de padres o tutores (Documento en el cual el padre de familiao tutor de beneficiario da su consentimiento para que este, pueda salir de las instalaciones

para actividades extraescolares, culturales, excursiones, paseos, museos, parque recreativos,

etc.)


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Qu

documentacin

necesito?

Normatividad Otros

Aviso de Funcionamiento y/o Responsable Sanitario (Permiso que otorga la Secretara

de Salud a los establecimientos que cuentan con un consultorio)Recetas con Nombre y Cdula del Doctor (Solo si cuentan con un consultorio)Clave de Incorporacin Educativa expedida por la Secretaria de Educacin Pblicao cualquier otra entidad educativa (Solo si cuentan con servicio educativo formal)Formatos de control de salida de beneficiarios en horas de servicio (Documento enel cual el personal de la Institucin da su consentimiento para que el beneficiario pueda salir

de las instalaciones)

Constancia expedida por CONACULTA, INBA, INHA o equivalente (Documento queavala el servicio proporcionado, debe contar con el nombre de la Institucin y ser vigente)Formatos de autorizacin de padres o tutores (Documento en el cual el padre o tutor debeneficiario da su consentimiento para que el beneficiario pueda salir de las instalaciones,

excursiones, paseos, etc.)

Convenio u oficio de canalizacin con DIF o PGR (contratos o convenios de colaboracin)Constancia expedida por Secretaria del Medio Ambiente y Recursos Naturales oequivalente (Documento que avala el servicio proporcionado debe contar con el nombre de la

Institucin y ser vigente).

Normatividad SaludAviso de Funcionamiento, Responsable Sanitario y Licencia Sanitaria (Permisosque se otorgan a los establecimientos que cumplen con las condiciones sanitarias

establecidas en la Ley General de Salud y dems disposiciones aplicables)

Recetas con Nombre y Cdula del DoctorFormatos de autorizacin de padres o tutores para tratamientos e intervenciones

quirrgicas.Formatos de autorizacin de padres o tutores (Autorizacin firmada que faculta a laInstitucin para proporcionar el servicio asistencial al beneficiario - Adicciones)

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