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Habilidades de Gestin Directiva 1
Gua pararealizarproyectos
de mejora.
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Habilidades de Gestin Directiva 2
Objetivos del tema:General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato yfuncionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de quetodos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de susactividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.
Particulares:1. Comprender los usos del proyecto de mejora
2. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de
mejora.3. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados
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DETERMINACIN DE CAUSARAIZ
Para eliminar realmente elproblema, se necesita realizar unanlisis profundo del proceso paraaislar las causas que originan elmal resultado. El anlisis se basaen las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situacinactual.Se utilizan herramientas como
Diagrama Causa-efecto (espinade pescado)Diagrama de pareto.Anlisis de procesos.
Los resultados del anlisisdel problema y la aplicacinde cualquiera de lasherramientas utilizadas sepresentan en el punto 2:Anlisis de causas delproblema.
En este punto se presentanlos grficos y el anlisis delos mismos, integrando unconclusin que explique lacausa raz del problema ylas decisiones que se hayantomado para disminuir oeliminar el problema o reade oportunidad.
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DEFINICIN DE
PROPUESTAS YPLAN DE ACCIN
Una vez identificada la causa raz setoma la decisin acerca de las accionespara disminuirla o eliminarla. En casode encontrar varias causas raz, esnecesario definir propuestas de accinpara cada de ellas.Para la seleccin de las mejoresalternativas de accin es importanteconsiderar los siguientes factores:Efectividad.- Resolver todo o parte
del problema?Factibilidad.- Se puede implantar lasolucin?Factor tiempo.- Qu tan rpido darresultados? Es una solucin de cortoo largo plazo?Orientacin al usuario.- Satisface los
requisitos del usuario?Mejora elservicio?Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad?
En esta etapa sedocumenta en dos puntosdel proyecto de mejora, enel punto 3, se formulan losobjetivos y metas delproyecto, los cuales debendar respuesta a la formaque se solucionar elproblema mediante laeliminacin o disminucin
de las causas raz.Y en el punto 4 sepresentan los planes deaccin, en los cuales debendesglosarse las actividadesque se realizarn paralograr dichos objetivos.
Incluyendo responsables,fechas de inicio y trmino yestatus.
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Habilidades de Gestin Directiva 7
EJECUCIN DEACCIONES
Esta etapa constituye la tomade accin para la mejora, secomienza al comunicar a todaslas personas involucradas loque se va a hacer y para qu.Y de ser necesario se debe deproporcionar capacitacin aaquellas personas que van aintervenir para que sepan quhacer y cmo hacerlo bien.
Esta etapa debeseguir el ordenestablecido en losplanes de accin, yllevar registros de lasacciones realizadas,(bitcoras, actas,minutas, listas deasistencia, oficios,memorandos, etc)
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Habilidades de Gestin Directiva 8
SEGUIMIENTO
Una vez que se ejecuten las accionesestablecidas en el plan de accin sehace necesario dar seguimiento(cuantitativo y cualitativo a las mismasmediante el registro de la informacin
que permita conocer el comportamientode los resultados, dar seguimiento a lasacciones ejecutadas, y en su casotomar decisiones de reorientacin oredefinicin de las accionesestablecidas.
Es importante analizar los resultadosparciales obtenidos para comparar elantes contra el despusLas herramientas que se puedenutilizar en este punto son:Grficos de control.Tableros y semforos de
indicadores.Histogramas
Una vez registrados losavances y resultados delproyecto mediante losdocumentos que semencionan en la etapa
anterior es necesario, haceruna evaluacin cuantitativade los resultados obtenidosmediante el uso deindicadores. Se puedeutilizar el punto 5 Forma de
evaluacin y seguimiento,del formato, en donde sehace una realizacin de losindicadores establecidos, ysu seguimiento de acuerdoa los estndares que sehayan comprometido y el
registro de las medicionesrealizadas a lo largo delproyecto.
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TERMINO DELPROYECTO.
Se anexa formato electrnico deAvances y Resultados de losEquipos de Mejora para reporte
mensual de los Equipos de Mejoravigentes mismo que debern emitira nivel Delegacional los
Coordinadores de Calidad yNormatividad y remitir los primeros5 das de cada mes, a laCoordinacin de Sistemas deAdministracin por Calidad.
En el formato electrnicoestablecido por laUnidad de Evaluacin aDelegaciones.
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Habilidades de Gestin Directiva 10
COMPONENETES DEL PROYECTO.1. Justificacin y definicin del problema.Responde a la pregunta
PORQU ABORDARLO,
2. Anlisis de causas:Responde a la pregunta PORQU OCURRE,
3. Objetivos y metas. El objetivoresponde a la pregunta QU. La meta
responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QU PLAZO
4. Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIN Y CUNDO.
5. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
6. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
7. Autorizacin del Proyecto
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APLICACIN PRCTICA:
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Habilidades de Gestin Directiva 12
Definicin del problema.Primer paso Priorizarla problemtica:1.Costo:
2.Riesgo:.
3.Volumen:.
4.Factibilidad.
PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN
FACTIBILIDAD
SUMA
Diferemiento de cirugas.
Alto ndice de quejas de los pacientes y
familiares.
Alta tasa de infecciones.
Estancia prolongada en hospitalizacin.
Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo
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Habilidades de Gestin Directiva 13
Descripcin del problema:
1. Redacta un enunciado que describa el problema.
2. A quienes afecta y como les afecta?
3. Qu impacto tiene en los procesos del hospital?
4. Qu riesgos le implica al paciente?
5. Qu riesgos le implica a los trabajadores?
6. Cunto cuesta tener el problema?
7. Con cunta frecuencia se presenta?
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Habilidades de Gestin Directiva 14
Justificacin del proyecto.
1. Desde cundo se presenta el problema?
2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han
obtenido?
3. Porqu es urgente resolverlo?4. Porqu es factible que se pueda resolver?
5. Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo?
6. Quin se beneficia con su solucin?
7. En que plazo se veran los resultados?
8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
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Habilidades de Gestin Directiva 15
Determinacin de causas.
Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.
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Habilidades de Gestin Directiva 16
Analizar el problemaPara poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre, es decir sus causas, o factores que le influyen y
condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:
DIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
EFECTO
CATEGOR A
CATEGOR ACATEGOR A
SUBCATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
SUBCATEGOR A
CAUSA
SUBCATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
CAUSA
CATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
DIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
Problema
CATEGOR A
CATEGOR ACATEGOR A
SUBCATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
SUBCATEGOR A
CAUSA
SUBCATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
CAUSA
CATEGOR A
CAUSA
CAUSA
CAUSARAZ
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Habilidades de Gestin Directiva 17
InsatisfaccinQuejasDe los pacientes
Materiales Mano de obra (Personas)
Mtodos. Medio ambiente
Falta de capacidadFalta de medicamentos
instalacionesTramites
largos
Retrasos en la atencin
Falta de ropa
Mal trato
Falta de privacidad
Actitud negativa
Perfil deficiente.
Falta de aseo
Maquinas
Cpm insuficiente
Provedores inclumplidos
Falta de mantenimiento
Falta de personal
Descuido en laatencin
Abuso deautoridad
Error en receta
normatividad
NegativaDe atencin
Ejemplo diagrama de Ishikawa.
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Habilidades de Gestin Directiva 18
Priorizacin de causas con Pareto.Motivo de insatisfaccin. Casos
en unao.
Motivos ordenados casos Frecuenciaacumulada
% de FA
Maltrato 114 Instalaciones. 195 195 18%
Falta de medicamentos. 186 Falta demedicamentos.
186 381 36%
Descuido en la atencin.178
Descuido en laatencin. 178 559 52%
Falta de capacidad. 98 Retraso en laatencin.
163 722 67%
Instalaciones. 195 Maltrato 114 836 78%
Retraso en la atencin. 163 Falta decapacidad.
98 934 87%
Trmites largos 75 Trmites largos 75 1009 94%
Otros. 64 Otros. 64 1073 100%
Total de casos 1073 1073
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0
50
100
150
200
250
Instalac
iones.
Falta
demedica
mentos.
Descuid
oen
laate
ncin.
Retra
soen
laate
ncin.
Malt
rato
Falta
decapa
cidad.
Trm
iteslargos
Otros.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Frecuencia
%
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Etapa 3.Definicin de propuestas y plan de accin.
Causa o aspecto amejorar.
Objetivos: Metas comprometidas
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Plan de accin.Causa o aspecto a mejorar:
Objetivo: Meta:
Actividad Responsable Inicio Trmino Estatus
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Habilidades de Gestin Directiva 22
Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento.
SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)
EtapaFechaInicio
Planeada
FechaInicioReal
FechaterminoPlanead
a
Fechatermino
Real
AVANCES Y/ ORESULTADOSPOR ETAPA
1
AREA DE
OPORTUNIDAD(definicin delproblema)
2DETERMINACIN DECAUSA RAIZ
3DEFINICIN DEPROPUESTAS Y PLANDE ACCIN
4EJECUCINDEACCIONES
5 SEGUIMIENTO
6
TERMINO DEL
PROYECTO.
Reporte de avances por etapa.
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Habilidades de Gestin Directiva 23
MEDICIN DE RESULTADOS
NOMBREDEL
INDICADOR
Valor deMedicin
Inicial
% devariacin
con el
estandar/
Meta
Comprome
tida
Estandar/ MetaComprometida
1MEDIC
IN
2MEDICIN
3MEDICIN
4MEDICIN
5MEDICI
N
MEDICI
NOBTENIDA AL
TERMINO DEL
PROYEC
TO
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Identificacin del proyecto.DATOS GENERALES
Delegacin Entidad Solicitante ServicioUnidades de aplicacindel proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO
Objetivodel
Proyecto
Metas del Proyecto
Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor
VCIC Lnea de AccinFECHA DESOLICITU
D
Fecha deinicio
Fecha de Cierre
Nombre del Lder delEquipo
Motivo para utilizar como META DELPROYECTO el valor de la carta
compromiso
DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA
No. Nombre Categoria / Puesto Adscripcin
1
2
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Habilidades de Gestin Directiva 25
Recomendaciones de fondo.2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.
5. Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y trmino de cada actividad.
6. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin
del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.
7. Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.
8. Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de
Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.
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Habilidades de Gestin Directiva 26
PRODUCTO FINAL.1. Determinar un problema a resolver.
2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.
3. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora.
4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema
y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)
5. Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora
y plan de accin, el 29 y 31 de octubre.
6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de
diciembre.
7. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del
producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.
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