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Guía de Capacitación Facilitador

Grupos de Ahorro y Crédito (GAC)

Guía de Capacitación Facilitador Versión 1.05

11 Diciembre 2015

Hugh Allen y Mark Staehle

Versión en español elaborada por: Olga Lucía Ruiz Martínez y Carolina Schaumann


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Tabla de contenido

Prefacio ............................................................................................................................. 3

Lista de acrónimos .............................................................................................................. 4

Introducción para el Facilitador ........................................................................................... 5

Parte 1 ¿Qué son los GAC? .................................................................................... 6

Parte 2 Calendario de operaciones .......................................................................... 8

Parte 3 Reuniones preparatorias .............................................................................. 9

Reunión A: Orientación a líderes locales y funcionarios del Gobierno .........10

Reunión B: Introducción de la metodología de ACL en la comunidad .........12

Reunión C: Primera reunión con Grupos potenciales ..................................13

Parte 4 Módulos de capacitación 1 - 7 ...................................................................15

Módulo 1: Grupos, dirigentes y elecciones ................................................16 Módulo 2: Desarrollo de políticas y reglas para el Fondo Social, la compra de Acciones y Préstamos .........................................18 Módulo 3: Elaboración de la Constitución del Grupo .................................21 Módulo 4: Primera reunión de ahorro ........................................................21 Módulo 5: Primera reunión de préstamo ....................................................24 Módulo 6: Primer pago de préstamos ........................................................28 Módulo 7: Distribución de capital e independencia del Grupo ....................33

Parte 5 Agentes Locales como capacitadores .........................................................34 Anexos ............................................................................................................................38

1 Procedimiento de elecciones ......................................................................38

2 Constitución ................................................................................................39

3 El kit ............................................................................................................44

4 Guía de procedimientos consolidada de las reuniones para el Facilitador...45

5 Uso de las libretas .......................................................................................49

6 Colección de datos para el Sistema de Información Gerencial ....................53

7 Contrato entre una GAC y un Agente Local: Formato ................................57

8 Programación de tiempo del Facilitador ......................................................58


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Prefacio

El propósito de éste manual

Este manual es parte de una serie de dos (2) manuales: el primero para ser utilizado por los Facilitadores y el segundo por los Agentes Locales.

Los Facilitadores son empleados pagados por una Agencia Facilitadora (AF) o por organizaciones asociadas quienes crean y capacitan Grupos de Ahorro y Crédito (GAC).

Los Agentes Locales son capacitadores de base comunitaria que no son empleados pagados por el proyecto.

Hemos desarrollado los manuales con el fin de proporcionar una orientación directa a los Facilitadores y Agentes Locales en cómo capacitar los GAC, ajustados a los elementos esenciales. También hemos evitado deliberadamente sugerir un sistema de formación paso a paso, ya que desde cada organización implementadora puede surgir su enfoque pedagógico propio. Por el contrario, se especifica en lo que se necesita alcanzar centrados más en los resultados y procedimientos a nivel del Grupo.

El uso de Agentes Locales

Cada vez es más claro que una de las mejores maneras para ampliar el alcance a un costo menor es la formación de Agentes Locales, quienes viven en las comunidades objetivo. Los Agentes Locales capacitan GAC por un precio pagado por los Grupos, eliminando la necesidad de asistencia técnica externa a largo plazo. La principal ventaja de éste enfoque es que nuevos Grupos se continúan creando (y supervisando) aún finalizado el proyecto.

Conocemos que esto funciona.

En el año 2002 en Zanzíbar, CARE dejó 43 Grupos y un equipo independiente de Agentes Locales. Cinco años más tarde esos 43 Grupos habían aumentado a más de 250 sin una inversión adicional de los donantes.

Por más de 10 años, todas las nuevas GAC de CARE del proyecto MMD en Níger han sido capacitadas por servicios pagados a Agentes Locales.

Variaciones del modelo de Agentes Locales son utilizadas por gran parte de los organismos de desarrollo que promueven las micro finanzas comunitarias.

Que es nuevo: Revisiones a la versión 1.04

Esta version es una revision revisada y actual de el Guia de Entrenamiento del Oficial de Campo O

Cambios a el mantenimiento de registros. En los ultimos años se ha hecho claro que el mantenimiento de registros es una area problematica para el encargado de Registrador. Hemos probado una libreta de depositos en cual la cantidad total de deudas de el prestario esta incluido en una linea separada, removiendo la necesidad para mentalmente calcular el balance principio, cargo de servicio, y cantidad totales debida. Esto ha sido probado extensamente y en cual el proceso de reembolso esta clarificado y simplificado.

Hugh Allen y Mark Staehle

11 Diciembre 2015


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Lista de acrónimos CARE ......................................................... Cooperative for Assistance and Relief Everywhere AF ........................ Agencia Facilitadora. Capacita y financia organizaciones implementadoras MMD .................................................... Mata Masu Dubara (Hausa for ‘Women on the Move’)

Proyecto GAC más antiguo de CARE IMF .................................................................................................. Institución Microfinanciera ONG ..................................................................................... Organización No Gubernamental TShs ........................................................................................................ Moneda de Tanzania AL .......................................................................................................................... Agente local ACL........................................................................................................ Ahorro y Crédito Local GAC, “Grupo” ................................................................................... Grupo de Ahorro y Crédito


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Introducción para el Facilitador Felicitaciones por haber sido elegido como Facilitador para capacitar y apoyar a los Grupos de Ahorro y Crédito (GAC). Los GAC tendrán éxito únicamente a través de sus esfuerzos: Usted está en el corazón de éste programa.

El Facilitador de campo es un empleado pagado que inicia trabajando directamente en la creación de los GAC, asesorado por un supervisor de tiempo completo, que adquiere una carga de trabajo de conformación de entre 10 a 15 Grupos. El facilitador de campo tiene la responsabilidad para que el primer Grupo formado en una comunidad sirva de ejemplo para los que vienen, sea exitoso y opere de manera correcta. Es por esto que es más importante concentrarse mucho más en la calidad de éstos primeros Grupos, que crear un gran número de ellos.

Una vez el Facilitador tiene éxito en la creación de los primeros Grupos, deberá observar cuidadosamente a los participantes que podrían desempeñarse como capacitadores. Después de 6 a 9 meses el Facilitador escogerá un total entre 6-8 personas que pueden hacer este trabajo (seleccionados de entre 10 a 15 GAC) quienes serán formados para ser capacitadores también. Estas personas son llamadas Agentes Locales y la idea es que deben pertenecer a la comunidad, con el tiempo, crear entre 3-6 Grupos, y cada año, cobrar una tarifa por este servicio o invertir en los Grupos que atienden. Durante el próximo año el Facilitador creará únicamente unos pocos Grupos más, pero se dedicará la mayor parte del tiempo a supervisar el trabajo de los Agentes Locales.

Después de un año de supervisión, el Facilitador y los Supervisores examinan formalmente el desempeño de cada Agente local, si estos superan la evaluación, el Agente Local se certifica como proveedor independiente de servicios de formación de GAC, logrando un ingreso estable. En éste punto, el Facilitador será desplazado a otra área y comenzará nuevamente el proceso.

Así, el Facilitador no solamente capacita los GAC, también promueve la creación de un sistema de autofinanciación sostenible de prestación de servicios que permitirá la formación continua de nuevos Grupos. Como tal, su papel requiere tener habilidad como capacitador, así como, ser un buen planificador y administrador que se preocupa siempre por la alta calidad. Es muy importante que usted se centre en la disciplina de los procedimientos de capacitación, de asesoría a los Grupos y en la supervisión a los Agentes Locales. Esto es lo que hace exitosas a los GAC. Usted debe seguir cuidadosamente los procedimientos, y enseñar a sus Agentes Locales a que hagan lo mismo.

Los resultados de su trabajo serán permanentes y Usted encontrará satisfacción en su labor. ¡Buena suerte!


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1 ¿Qué son los GAC?

Un Grupo de Ahorro y Crédito GAC es un Grupo de 10 a 25 personas que ahorran en conjunto y toman pequeños préstamos de esos ahorros. Las actividades de los Grupos corren en “Ciclos” de aproximadamente un año, después de lo cual, los ahorros y las ganancias acumuladas por los préstamos se reparten entre los miembros de acuerdo a lo que ellos han ahorrado.

Los Grupos son autogestionados. El personal del programa y los Agentes Locales pueden capacitar a los miembros, pero nunca administrarán el Grupo, tampoco escribirán en las libretas o tocarán el dinero perteneciente a los miembros.

Los Grupos son capacitados por los Facilitadores (personal empleado y pagado por el programa) o Agentes Locales (quienes reciben pago de los Grupos por la capacitación). Los Agentes Locales son miembros de los GAC quienes se destacan por tener habilidades para capacitar e iniciar otros Grupos. El papel de los Agentes Locales será:

Ayudar a los Grupos que ellos han capacitado cuando éstos requieran acompañamiento entre ciclos (distribuciones de capital, cambios de los miembros, modificación de la constitución, las elecciones)

Ofrecer cursos de actualización

Ayudar a resolver conflictos

El primer ciclo de capacitación y supervisión de un GAC dura al menos 36 semanas. Durante el primer ciclo, los Grupos se reunirán semanalmente. Esta situación podría cambiar, si el Grupo así lo considera oportuno a partir de ese momento.

Los miembros ahorran a través de la compra de acciones entre 1-5 acciones cada reunión. El valor de la acción es decidido por el Grupo al inicio de cada ciclo. En cada reunión todos los miembros tienen derecho a comprar entre 1-5 acciones. El valor de la acción no puede cambiar durante el ciclo.

Los miembros pueden elegir tener un Fondo Social, para dar pequeñas donaciones cuando los miembros están en calamidad. Este es requerido para los primeros ciclos, pero es opcional para futuros ciclos.

El Fondo de Préstamo está compuesto por el dinero de las acciones y las ganancias de los préstamos (provenientes de los intereses).

Todos los miembros tienen derecho a solicitar en préstamo un máximo de 3 veces sus ahorros.

Los intereses por préstamos son determinados por los miembros al comienzo del ciclo, en forma de porcentaje. Estos no pueden ser cambiados durante el ciclo.

Las solicitudes de préstamo y los pagos se hacen una vez cada 4 semanas. Todos los préstamos pueden ser pagados en un plazo máximo de 12 semanas durante el primer ciclo. El prestatario es libre de pagar cualquier cantidad que desee en cada reunión de préstamo, pero deberá pagar la suma total adeudada en el plazo de tiempo acordado.

Todas las transacciones de los Grupos se llevan a cabo en las reuniones en frente de todos los miembros. Para garantizar que las transacciones no se hagan fuera de las reuniones del Grupo, el dinero y las libretas quedan guardados en la caja de seguridad cerrada con 3 candados. Las tres llaves son custodiadas por tres miembros del Grupo diferentes a las personas que hacen parte del Comité Administrativo.

El robo de las cajas por terceros es muy raro, pero los miembros deben tomar la responsabilidad de la seguridad.

Todos los miembros tienen una libreta individual. La compra de acciones se registra en la primera mitad de la libreta de ahorros con un sello de goma. Los préstamos se registran en la


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parte posterior de la libreta. Los balances del Fondo de Préstamo y del Fondo Social son anotados por el Registrador y memorizados por todos los miembros del Grupo en cada reunión.

Las libretas quedan guardadas en la caja entre las reuniones. Esto es muy importante, para evitar la manipulación de los registros de compra de acciones por los miembros.

El Grupo tiene 5 personas que forman el Comité Administrativo elegido por un ciclo. Los Grupos elaboran una Constitución que contiene las políticas del Fondo Social, la Compra de Acciones y los Préstamos para el Grupo. Cada miembro tiene un voto en la elección del Comité Administrativo y en el desarrollo de la Constitución.

Al final de cada ciclo anual, todos los préstamos pendientes se recuperan y el Fondo de Préstamo se reparte. El Fondo de préstamo (el cual incluye las ganancias) es dividido por el total de número de ahorros o acciones compradas por los miembros durante un ciclo, para calcular el valor de una acción. Cada miembro recibe entonces, sus acciones valorizadas de acuerdo al número que haya comprado durante el ciclo. De esta manera ningún cálculo complicado de las ganancias es necesario.


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2 Calendario de operaciones

Los GAC son entrenados por los Facilitadores durante un mínimo de 36 semanas de acuerdo al calendario que se presenta a continuación.

Fase Preparatoria: Se proporciona información general a los futuros miembros de los GAC. Ellos decidirán si quieren ser capacitados.

Fase Intensiva: 12 semanas. Comienza con 4 visitas en la primera semana, y luego continua con 6 visitas durante las próximas 10 semanas.

Fase de Desarrollo: 12 semanas. 3 visitas únicamente durante las reuniones de préstamo.

Fase de Madurez: 12 semanas. 1 visita de supervisión y otra para preparar el Grupo para la distribución de capital y la independencia. Figura 1. Capacitación de un GAC y Calendario de Supervisión.

Nota: Los círculos rojos indican el apoyo del Supervisor a: la primera reunión de ahorro, los dos cambios de fase; la distribución de capital.

Nota: Los Facilitadores pueden aumentar la frecuencia de sus visitas en la Fase intensiva y pueden también prolongar tiempo adicional si es necesario para que el Grupo alcance una posición adecuada para manejar con confianza la compra de acciones sin ayuda. La frecuencia de las visitas en la Fase de Desarrollo no tiene por qué ser mayor, porque todas corresponden a reuniones de otorgamientos de préstamo y pagos.


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3 Reuniones preparatorias

La Fase preparatoria tiene tres propósitos:

Para obtener permiso de las autoridades locales y líderes para trabajar en un área determinada y conseguir su apoyo en la organización de una reunión pública para explicar cómo funciona el programa.

Para describir públicamente cómo funciona el programa y cómo la gente puede obtener mayor información

Para proveer una descripción detallada de cómo funcionan los GAC; lo que la gente tiene que hacer para participar y lo que los Facilitadores se comprometen a hacer en la comunidad.

A continuación en la Tabla 1 se establece el orden en el cual estas reuniones toman lugar y el contenido a tratar en cada una de ellas.

Tabla 1: Reuniones preparatorias

Reuniones tipo A

Supervisor y Facilitador orientan a líderes locales y

funcionarios del gobierno

Reuniones tipo B

Facilitador introduce el concepto de GAC en la comunidad

Reuniones Tipo C

Primera reunión del Facilitador con los GAC potenciales

Reuniones abiertas. Cualquier persona puede asistir. Por lo general, se hacen en un lugar público como un mercado, la escuela, la Iglesia, un salón comunitario, entre otros.

Únicamente asisten las personas que se comprometen a participar activamente en las GAC, a partir de éste momento constituyen un Grupo y ratifican su interés por pertenecer a

la GAC.

Introducción de la organización implementadora.

Población objetivo.

Servicios ofrecidos.

El papel de los líderes locales y los

administradores.

Tipo de reunión

Contenido

Comentarios

¿Cómo funciona la metodología?

¿Cómo las personas interesadas pueden formar nuevas GAC?

Descripción paso a paso de cómo funcionan los GAC.

Cualidades, habilidades y competencias de los miembros.

Obligaciones de los Grupos y de los Facilitadores.

Calendario de capacitación.

Lugar y fecha para la primera reunión de capacitación.

Esto puede tomar más de una reunión, puede ser de ámbito regional, distrital o local, serán la antesala hasta llegar

a las comunidades.


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Reunión A: Orientación para líderes locales y funcionarios del gobierno

Un proyecto debe informar a los administradores gubernamentales y a los ministerios competentes en los diferentes niveles acerca de lo que se quiere hacer. Usualmente esto se iniciará desde el Distrito (o su equivalente), y continúa desde allí, bajando hasta la comunidad local objetivo. Esto puede tomar más de una reunión.

Lo más importante será llegar a administradores locales y líderes tradicionales. Estas son las personas quienes pueden organizar una reunión pública y que pueden contactar líderes influyentes en la comunidad.

¿Qué se trata en ésta reunión?

El Supervisor se presenta, da a conocer el proyecto, a la organización implementadora y también presenta al Facilitador.

El propósito y objetivos del proyecto: construir capacidad en Grupos comunitarios para movilizar ahorros, utilizar esos ahorros para iniciar un fondo de préstamo y crear un fondo social que sirva para aliviar situaciones de emergencia para alguno de sus miembros.

Los GAC contemplan:

La oportunidad para ahorrar y tomar prestado de forma flexible de acuerdo a su necesidad, y producir ganancias atractivas por sus ahorros. Las personas muy pobres encontrarán que los GAC satisfacen la mayor parte de sus necesidades de ahorro y crédito, ya que no existen problemas por altos requisitos de depósito mínimo, cargos ocultos, procedimientos complicados, o dificultad de acceso a préstamos

Los GAC pueden ayudar a los miembros en caso de fallecimiento, enfermedad o un desastre natural; los prestamistas locales no pueden estar dispuestos a ofrecer este servicio a los más pobres

Los GAC ayudan a construir en sus participantes la autoestima, la seguridad en sí mismos y la independencia

Historia del proyecto y de proyectos similares en todo el mundo. Existen más de tres millones de personas pobres exitosas gestionando sus GAC a través del mundo. Más del 90% de los Grupos triunfan y permanecen juntos por varios años más.

Los GAC son capacitadas para gestionar sus propias actividades durante un ciclo de nueve meses a un año. Un Facilitador deberá asistir a la mayoría de las reuniones del Grupo para capacitarlos y ayudarlos en la gestión de sus reuniones. Después del primer ciclo, el Grupo gestiona sus propios asuntos.

Después de un año el Facilitador seleccionará participantes de los Grupos que han comenzado a recibir formación para capacitar nuevos Grupos por una tarifa. Esto creará nuevos puestos de trabajo locales y asegurará que los GAC cuenten con una persona de la comunidad que pueda ayudar a resolver sus problemas.

Los Facilitadores se comprometen con la comunidad con lo siguiente:

Fiabilidad

Integridad

Establecimiento de un servicio sostenible que cuenta con el apoyo de la comunidad y que tiene un importante impacto económico. Las mujeres en particular, pueden ser beneficiadas.


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Qué necesita el Supervisor del Programa, del Gobierno Local y de los Líderes comunitarios:

Permiso para que el Facilitador trabaje en el área

Movilizar a la comunidad para participar en una reunión pública, en la que se explique la metodología de los GAC y se convoque a las comunidades a participar

Retroalimentación: El supervisor puede recibir preguntas y dar las respuestas para retroalimentar a los asistentes a la reunión.

Organización de las reuniones públicas: los Facilitadores deben asegurar que alguna persona se haga responsable de organizar una reunión pública y se defina una fecha en la cual él pueda encontrarse con la comunidad. La reunión pública puede reunir entre 50-100 potenciales participantes de los Grupos, así como los líderes locales (por ejemplo, los líderes religiosos y la gente de negocios reconocida localmente) que pueden correr la voz a otras comunidades. El lugar y la fecha de la reunión pública deben ser acordados en éste punto, de modo que el Facilitador pueda programar su visita.


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Reunión B: Introducción de la metodología de GAC a la comunidad

Esta debería ser una gran reunión abierta, que se anuncia con la suficiente antelación a través de la ayuda de los líderes locales. Habrá muchas preguntas. El objetivo de esta reunión es para generar mucho interés por lo que muchos Grupos potenciales asistirán a la reunión C.

Qué se explica:

El propósito es crear Grupos comunitarios auto gestionados de ahorro y crédito que pertenecen a sus miembros.

La promoción de las GAC no es un programa gubernamental.

Todos los fondos utilizados para otorgar préstamos a los miembros provienen de sus propios esfuerzos. El programa no proporciona ninguna donación a los GAC para prestarles a sus miembros.

El tamaño de un Grupo debe ser no menor de 10 miembros y no más de 25.

A los GAC se les venderá una caja de metal que tiene 3 candados y que contiene todos los materiales que necesita para poner en marcha las actividades del Grupo. Esta caja no podrá ser abierta entre las reuniones semanales.

Los miembros de los GAC serán capacitados para ahorrar regularmente, para tomar préstamos de sus ahorros, y para distribuir los ahorros y las ganancias cada año de acuerdo a las contribuciones hechas por cada persona.

El Facilitador esta allí únicamente para enseñarles el sistema. Los miembros serán los gestores de sus propias actividades y el Facilitador nunca podrá :

Manejar el dinero del GAC

Escribir en los registros del GAC

Llevarse la caja

Solicitar un préstamo

Solicitar una donación o regalo

La capacitación y la supervisión toma aproximadamente 9 meses. Después el GAC es independiente, y continua funcionando sin ninguna ayuda más, aunque el Facilitador tendrá disponibilidad para asesorarlos y apoyarlos.

EL Facilitador continuará con este trabajo durante un año en la localidad, pero durante este tiempo, deberá identificar un número de participantes locales que puedan capacitar y continuar con ésta labor. El Facilitador será su supervisor para asegurar que la calidad de los Grupos sigua siendo alta.

Los miembros del Grupo escogen dónde y cuándo las reuniones serán realizadas.

Los Facilitadores a continuación dicen a la asamblea que él regresará a la comunidad a la hora acordada para ver si la gente está interesada y continuará con los ajustes necesarios para la capacitación. Aquellos que estén interesados deben formar Grupos entre 10 - 25 miembros antes de la reunión C. El Facilitador destaca los siguientes puntos antes de cerrar la reunión:

Los miembros se deben conocer entre sí y tener confianza unos con otros.

Los líderes no son seleccionados hasta después de haber iniciado la capacitación.


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Reunión C: Primera reunión con Grupos potenciales

A esta reunión sólo asisten las personas que estén interesadas en ser parte de un GAC, y que se han reunido en Grupos de 10- 25 personas que se conocen y confían entre sí.

Qué se explica:

El Facilitador describe las características básicas de una GAC:

Un GAC se crea para que la gente pueda ahorrar, prestarse y comenzar un fondo de seguro.

Los miembros se autoseleccionan y el GAC es gestionada por sus propios miembros.

Cada GAC tiene una constitución escrita y reglas claras de funcionamiento.

Algunas reglas, tales como, la cantidad de ahorros o el interés de los préstamos son decididos por los miembros.

Algunas reglas, tales como, las necesidad de tener elecciones anuales son fijas, porque estas han mostrado ser importantes.

Cada Grupo tiene un Comité Administrativo que es elegido democráticamente y que cambia cada año.

Los miembros deben asistir a todas las reuniones, y por lo menos comprar una acción.

Existen multas por retrasos y faltas a las reuniones.

En un GAC se permite a todos los miembros comprar entre 1 y 5 acciones cada semana. El valor de la acción es decidido por los miembros al inicio del ciclo.

El dinero de recaudado por la compra de acciones es utilizado para otorgar pequeños préstamos a los miembros, que son pagados durante un periodo no mayor a tres meses.

Todos los prestatarios tienen que pagar un costo o interés por sus préstamos, esta tasa es decidida por los miembros al inicio del ciclo.

Existe un Fondo Social del cual los miembros pueden recibir pequeñas donaciones o préstamos sin intereses para emergencias.

Todo el dinero del GAC se guarda en una caja con tres candados, y las llaves son guardadas por tres personas del Grupo diferentes, quienes no hacen parte del Comitê Adminisitrativo.

La caja sólo se puede abrir en las reuniones, todas las transacciones se realizan en frente de todos los miembros.

El mantenimiento de los registros se basa en el manejo sencillo de las libretas y la memorización de información importante, tal como, la cantidad de dinero efectivo en la caja y quién debe dinero al Fondo Social.

Cada miembro tiene su libreta, la cual contiene los registros de sus ahorros y sus préstamos.

Las libretas están guardadas entre las reuniones en la caja para evitar alguna manipulación de la información.

Los miembros deciden el período de operaciones para su GAC antes de la distribución de capital y de las ganancias. Este período es llamado un ciclo y nunca es menor a 9 meses o mayor de 12.

Al finalizar cada ciclo, todos los préstamos son pagados, y todos los ahorros y ganancias son distribuídas entre los miembros, de acuerdo a la cantidad que cada uno haya ahorrado.

La caja y su contenido será suministrada por el programa y pagada por el Grupo. Esto implicará un pago de no menos del 25% al inicio, y el resto se paga antes de que finalice el ciclo. Si hay un saldo antes de finalizar el ciclo, el Grupo pagará lo adeudado del Fondo de Préstamo antes de hacer la distribuciôn de capital.

La capacitación y la supervisión tiene un periodo de 36 semanas. Después de esto, los GACs continúan operando de forma independiente sin ningún apoyo externo.


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Durante el período de capacitación los GAC se reunirán semanalmente, y el Facilitador los visitará 15 veces.

Una vez los GAC se independizan el Facilitador asistirá a las reuniones únicamente a solicitud del Grupo.

El Facilitador explicará que existen 7 módulos de capacitación

Grupos, dirigentes y elecciones

Fondo Social, Compra de acciones/ahorros y políticas de préstamos

Elaboración de la Constitución del Grupo

Primera reunión de ahorro

Primera reunión de préstamo

Primer pago de préstamos

Distribución de capital e independencia del Grupo

Los miembros deben ser conscientes de las cualidades que se necesitan en un participante del Grupo. Entonces, el Facilitador repasa las cualidades de un buen miembro, y sugiere que alguien que no sea capaz de cumplir éstos requisitos, probablemente no es un buen participante. Serán buenos miembros aquellos que cumplan con:

Conocerse entre sí y estar en una situación económica similar

No viven muy lejos de donde las reuniones se llevarán a cabo

Tener una reputación de honestidad y confiabilidad

Tener la capacidad para asistir a todas las reuniones

Asistir a todas las reuniones a tiempo

Seguir las reglas

Tener una personalidad cooperativa. Alguien que se conoce que es conflictiva probablemente no debería participar

Tener la capacidad para comprar al menos una acción cada semana

Tener la capacidad para pagar los préstamos a tiempo

Existir un sólo miembro de la misma familia en el Grupo. Es mejor que, si hay varios miembros de la misma familia que participen en Grupos diferentes.

El Facilitador y los nuevos GAC deben fijar una fecha y lugar para iniciar la primera capacitación.

IMPORTANTE

El Facilitador nunca deberá capacitar más de un GAC al mismo tiempo y en el mismo lugar. Todos los Grupos deben ser capacitados de forma individual.


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4 Capacitación Módulos 1 - 7

Tabla 2: Diagrama del Programa de capacitación

Autoselección

Papel de la Asamblea General

Papel de los líderes

Preparación de las elecciones

Elecciones

Políticas y reglas relacionadas para:

Fondo Social

Compra de Acciones

Préstamos

Pago de préstamos

Módulo 1.

Grupos, Dirigentes y Elecciones

Módulo 2

Fondo Social, Compra de

Acciones y Fondo de préstamo

Módulo 3

Elaboración de la Constitución del

Grupo

Módulo 4

Primera reunión

de Ahorro

Módulo 5

Primera reunión de préstamos

Módulo 6

Primer pago de

préstamos

Módulo 7

Distribución de capital e

independencia del Grupo

Gobernabilidad

Combinación de las políticas y reglas del Módulo 2 con las decisiones de gobernabilidad en una sola constitución

del Grupo

Supervisión de la primera reunión en que se maneja dinero en efectivo

Contribución al Fondo Social,

Compra de

Acciones

Supervisión de los primeros otorgamientos

de préstamos

Supervisión de los primeros pagos de

préstamos

Distribución del Fondo de préstamo y finalización

del ciclo

Semana 1 Semana 4 Semana 8 Final del Ciclo


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Módulo 1: Grupos, dirigentes y elecciones

Propósito de la reunión

El Facilitador explicará que el propósito de la reunión es darle nombre al Grupo y seleccionar a los líderes que serán sus directores por un período de un año. El explicará que las elecciones se llevaran a cabo cada año y las próximas elecciones también serán asistidas por el Facilitador.

Autoselección individual

El Facilitador nuevamente revisa las cualidades de un buen miembro, y sugiere que cualquier persona que no cumpla con estos criterios, probablemente debería desertar antes de la siguiente reunión. Los buenos miembros serán quienes cumplan con:

Conocerse entre sí y estar en una situación económica similar

No viven muy lejos de donde las reuniones se llevarán a cabo

Tener una reputación de honestidad y confiabilidad

Tener la capacidad para asistir a todas las reuniones

Asistir a todas las reuniones a tiempo

Seguir las reglas

Tener una personalidad cooperativa. Alguien que se conoce que es conflictiva probablemente no debería participar

Tener la capacidad para comprar al menos una acción cada semana

Tener la capacidad para pagar los préstamos a tiempo

Existir un sólo miembro de la misma familia en el Grupo. Es mejor que, si hay varios miembros de la misma familia que participen en Grupos diferentes.

Elecciones

El Grupo escoge un nombre para el GAC y el Facilitador da un número al Grupo.

El Facilitador explica:

Todos los miembros tienen los mismos derechos.

El Comité Administrativo es seleccionado por los miembros, quienes pueden también destituirlo por su pobre desempeño.

El Comité Administrativo sirve por un año, tiempo después del cual, un nuevo comité es elegido.

Se repasa las cualidades necesarias para cada cargo y la función que cada persona elegida tiene que hacer, usando las siguientes tablas:

Tabla 3: Cualidades y responsabilidades del Presidente del Grupo

Cualidades Responsabilidades

Respetado

Confiado y tranquilo para hablar delante de los demás

Trata a todos por igual

Escucha a los demás y pide opiniones

Organizado

Puntual

Llamar asistencia en las reuniones, anunciar la agenda del día y liderar los debates

Asegurar la adecuada ejecución de los procedimientos en la reunión y velar porque la constitución se respete y se cumpla

Mantener las multas por las sanciones según corresponda

Facilitar los debates y asegurar que todos sean escuchados

Resolver conflictos

Representar al Grupo frente a la comunidad y las entidades locales.


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Tabla 4: Cualidades y responsabilidades del Registrador del Grupo


Bueno con los números

Escribe claramente

Confiable

Puntual

Dispuesto a trabajar horas extra para capacitarse con el Facilitador si fuera necesario

Asegurar que todas las transacciones del fondo social, la compra de acciones y préstamos se siguen de acuerdo al procedimiento, y que todas las reglas son cumplidas.

Hacer los registros de ahorros y préstamos en las libretas

Leer en voz alta los balances del Fondo Social y del Fondo de Préstamo en todas las reuniones

Tabla 5: Cualidades y responsabilidades del Portador de la Caja


Confiable

Habita en un hogar de buena reputación (nadie en esa casa debe ser considerado poco fiable)

Vive en una casa con buena seguridad

Puntual

Guardar la caja del Grupo y custodiarla entre las reuniones

Asegurar que esté acompañado desde su lugar de residencia hacia las reuniones y viceversa como sea necesario

Llevar la caja a las reuniones a tiempo

Tabla 6: Cualidades y responsabilidades de los Contadores


Capaz de contar con rapidez y precisión

Confiable

Calmado y organizado

Puntual

Contar todo el dinero pagado o tomado del GAC

Informar al registrador la cantidad correcta de acciones que debe registrarse en las libretas

El Facilitador entonces organiza las elecciones oficiales, iniciando con el Presidente. Se utiliza los procedimientos estándar mostrados en el Anexo 1.


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Módulo 2: Desarrollo de políticas y reglas para el Fondo Social, la Compra de Acciones y las actividades de Préstamo


El Facilitador dice que el propósito de la reunión es desarrollar un conjunto de reglas sobre cómo los miembros del Grupo deben ahorrar a través de la compra de acciones, la forma en que se llevará a cabo los préstamos y el pago de ellos, y cómo se van a ofrecer seguros para sus miembros a través del Fondo Social.

Disposición de los puestos

El siguiente diagrama muestra cómo los miembros deben sentarse en una reunión. Esta disposición de los puestos es muy importante por 2 razones:

Permite que todos los miembros puedan ver con claridad lo que está sucediendo.

Asegurar que todas las transacciones se hagan en orden.

El diagrama muestra un GAC de 18 miembros. El número puede ser mayor o menor.

Figura 2: Plano del lugar de reunión: Grupo con 18 miembros

El facilitador inicia la reunión sentando a las personas de acuerdo a esta ubicación.

Mesa Tazón de

Multas

1. Presidente 2. Registrador 3. Portador de

la caja 4. Contador 5. Contador

Silla

13 14 12 11

7

10 9 8

6

16 15

17

18

Tazón para

contar


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Fondo Social

El Facilitador dice que el Grupo puede constituir un Fondo Social para proveer donaciones a los miembros que se encuentren en dificultades (este es un servicio opcional y el Grupo puede decidir no crear un Fondo social). Las donaciones se hacen a menudo para ayudar con:

Gastos funerarios

Catástrofes, tales como, daño por incendios o daños a la vivienda.

Pérdida de ganado o animales

El Grupo a continuación decide qué cantidad será la contribución regular del Fondo Social. El Facilitador dice que:

El Fondo Social se guarda separado del Fondo de Préstamo, en su propia bolsa.

El Fondo Social es usado para donaciones, no para préstamos.

La constitución contempla las proporciones a otorgar por muerte de un miembro o de alguno de sus parientes; el Grupo puede decidir hacer pagos por otros tipos de pérdidas si ellos lo desean.

Reglas para la Compra de Acciones

El Facilitador dice que las personas ahorran en un Grupo a través de la compra de Acciones. En cada reunión cada participante tiene la oportunidad de comprar entre 1-5 acciones. El pregunta qué valor debería tener una acción. El facilitador explica:

La cantidad es demasiado grande, si el miembro más pobre tendrá problemas para comprar al menos una acción regularmente.

Durante un periodo de escases del año, la cantidad es demasiado pequeña, si los miembros sienten que las 5 acciones siguen siendo muy poco.

Reglas para los Préstamos

El Facilitador dice que si bien los miembros pueden ahorrar cada semana, sólo pueden pedir prestado una vez cada cuatro semanas. Los Préstamos se hacen una vez cada cuatro semanas para:

Conservar reuniones cortas

Mantener registros simples (préstamos en cada reunión puede generar registros muy complicados)

Permite la capitalización del Fondo de Préstamo, con el fin de que los prestatarios puedan tomar cantidades útiles.

A continuación se le pregunta al Grupo qué fines tendrán los Préstamos otorgados. El Facilitador les dice a los miembros que no deberán tomar préstamos que no puedan pagar fácilmente.

El Facilitador dice que las cantidades prestadas por algún miembro no puede exceder más de tres veces el total de las acciones de la persona. El explica que esto es lo mejor, para asegurar que todos tengan un acceso equitativo a los préstamos, y que los préstamos no sean demasiado arriesgados.

A continuación se pregunta al Grupo por cuánto tiempo puede permitirse tomar un préstamo. Este tiempo debe ser no más de tres meses. Una vez el Grupo ha decidido el plazo más largo que el miembro puede tomar el préstamo, el Facilitador toma nota del dato.

El Facilitador explica que cuando los miembros toman préstamos ellos tienen que pagar un interés cada 4 semanas. Se trata de una tasa pagada al Grupo para poder pedir prestado, pero al final se recupera y queda en el bolsillo de los miembros en la distribución de capital anual. El Grupo debe a continuación decidir cuánto es el interés, y el Facilitador toma nota del dato. El Facilitador explica que el interés es un porcentaje:


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Basado en la cantidad prestada

Se paga cada 4 semanas

Es el mismo hasta que el préstamo se ha pagado en su totalidad.

Si los miembros están confundidos acerca de cuál es el interés que deben escoger, el Facilitador puede dar la siguiente orientación:

Un interés que es muy bajo puede tentar a los miembros a pedir prestado más de lo que pueden pagar. Por esta razón, no debería ser inferior a 5%.

Un interés demasiado alto puede conllevar a que los miembros no pidan prestado, disminuyendo la utilidad del Grupo. Por ésta razón, este debería ser no mayor de 10%.

Un interés de 10% es fácil de calcular (ej.: un préstamo de 1,000 tiene un interés de 100 en cada reunión de préstamo)

Seguridad de los Grupos

El Facilitador entrega el kit (ver Anexo 3), recibe el 25% de pago inicial y le dice al Grupo que el saldo debe ser pagado hasta el final del ciclo.

Los programas de GAC deben usar cajas con candados de seguridad. Las razones por las que se usan tres candados son: guardar el dinero de los miembros y los registros de manera segura, y garantizar que las transacciones no puedan llevarse a cabo entre las reuniones.


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Módulo 3: Elaboración de la constitución del Grupo

Antes de ir a ésta reunión, el Facilitador va al anexo 2 y hace una copia del formulario en blanco de la Constitución. El Facilitador lleva este material a la reunión.

El formato en blanco de la constitución en el anexo 2 permite al Facilitador escribir las decisiones tomadas por el Grupo. Parte de esto es fijo, porque la experiencia muestra que algunas cosas deben ser comunes para todos los GAC. Las decisiones que el Grupo debe construir para sí mismo, se diligencian en los espacios en blanco subrayados.

El Facilitador explica que las reglas desarrolladas en la reunión anterior deberán ser incluidas en la Constitución, pero que ésta reunión se concentrará en las normas que ayudarán al Grupo a gobernarse a sí mismo, incluidas las decisiones acerca del Fondo Social, la compra de acciones y los préstamos.

El Facilitador pasa a través del formato en blanco, punto por punto y ayuda a los miembros a llegar a un acuerdo en cada cláusula. A continuación los ayuda a llenar los espacios en blanco. El Facilitador nunca debe pensar que es quien conoce cuáles serán las decisiones del Grupo, ni llenará los espacios en blanco antes de la reunión.

Una vez el formato este lleno, los miembros a continuación lo firman para mostrar que todos están de acuerdo.

Los Grupos no deben sentirse presionados o apresurarse para discutir esto en una reunión.

La experiencia muestra que algunas veces estas sesiones pueden tomar dos (o hasta 3) reuniones para finalizar la Constitución.

Módulo 4: Primera reunión de Ahorro

El Facilitador les dice a los miembros que en esta reunión tendrán la primera oportunidad para comprar acciones y que él los guiará a través de cada paso. El Facilitador explicará que de aquí en adelante, él estará únicamente para apoyar al Comité Administrativo, quien se hará responsable de las reuniones a partir de ese momento.

El Kit y los portadores de las llaves

El Grupo es informado que la seguridad del kit va a estar a cargo del Portador de la Caja y que ésta persona debe llevarlo a cada reunión del Grupo.

El Facilitador les dice que además de haber nombrado a su Comité Administrativo, es necesario nombrar a tres personas, que serán llamados portadores de llaves, quienes guardaran las llaves, tal que la caja únicamente puede ser abierta en las reuniones. Pueden ser identificados por discusión, pero es importante tener en cuenta lo siguiente:

No deben pertenecer al Comité Administrativo

No deben ser miembros de una misma familia

Deben ser miembros que pueden ser convocados a una reunión y siempre estarán a tiempo

La gestión de una reunión: General

Hasta éste punto, el Comité Administrativo ha aprendido únicamente cómo se gestiona una reunión de ahorro. El Facilitador debe explicar nuevamente que la reunión de primer préstamo no se producirá durante las próximas tres semanas.

El Facilitador utiliza la Tabla 7 para facilitar la primera reunión de ahorros y debe referirse al Anexo 5 para demostrar al Grupo el sistema de compra de acciones y el registro de los ahorros de cada miembro en las libretas. El Facilitador debe estudiar el Anexo 5 de antemano.


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Tabla 7: Procedimientos para la primera reunión de ahorro

Pasos de la reunión

Primera reunión de ahorro – Procedimientos

1. Apertura de la reunión

El Presidente invita al orden para dar inicio a la reunión.

El Registrador realiza llamado a lista por número.

Los portadores de las llaves abren la caja ubicada al frente del portador de la caja.

El tazón de las multas es colocado frente al Presidente, ya que las multas pueden ser colectadas durante la reunión.

El Registrador llama a cada miembro en número de orden al frente y entrega a cada uno un carnet con su número y le recuerda que siempre lo deben traer a todas las reuniones.

El Registrador escribe su nombre y número en la libreta pero no les entrega la libreta.

2. Fondo Social

(Si el Grupo no tiene Fondo Social, saltar al paso 3)

El Presidente anuncia que se realizaran las contribuciones al Fondo Social.

El Registrador llama a cada miembro, por número de orden, para que entregue la contribución del Fondo Social a los contadores.

Cuando los miembros entregan su aporte al Fondo Social a los Contadores, el Registrador les entrega la libreta.

Los Contadores confirman que cada miembro ha hecho correctamente su contribución y colocada en el tazón para contar .

Los contadores cuentan la cantidad total colectada en el tazón para contar y anuncian éste valor a todo el Grupo.

El Registrador dice al Grupo que cada uno debería recordar esta cantidad para la siguiente reunión.

El Registrador escribe ésta cifra en su cuaderno de anotaciones.

El dinero se coloca en la bolsa correpondiente al Fondo Social y se guarda en la caja.

3. Compra de Acciones/ Ahorros

El Presidente anuncia que ahora se realizará la compra de acciones.

El Registrador llama al frente a cada miembro por su número.

Cada miembro pasa al frente y compra entre 1 y 5 acciones, entregando el dinero a los Contadores y su libreta al Registrador..

Los Contadores cuentan el dinero, ponen la cantidad en el tazón para contar y anuncian solamente el número de acciones que han sido compradas por el miembro.

El Registrador marca o sella el número correcto de acciones en la libreta y elimina cualquier casilla no usada.

El miembro revisa que el número de nuevos sellos marcados en la libreta sean correctos: La libreta se queda en manos del Registrador por el resto de la reunión.

4. Gastos El Presidente pregunta al Registrador si existe algún gasto necesario antes de la próxima reunión. Si algún gasto es aprobado por los miembros, el Presidente da instrucciones a los Contadores para sacar la cantidad necesaria del tazón para contar y lo entregará al miembro responsable de hacer el pago de los gastos.


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5. Cálculo del Balance del Fondo de Préstamo

Los Contadores reunen el dinero del tazón de las multas con el dinero colectado en el tazón para contar.

Los Contadores cuentan el dinero y el Registrador anuncia el total al Grupo.

El Registrador le recuerda al Grupo que ese dinero constituye su Fondo de Préstamo.

El Registrador escribe ésta cifra en su cuaderno.

El dinero se coloca en la bolsa correspondiente al Fondo de Préstamo y se guarda en la caja.

6. Balances de Cierre

El Registrador anuncia el total del Fondo Social una vez más y el Presidente da la instrucción a todos los miembros para que memoricen el balance del Fondo Social para la siguiente reunión.

El Registrador anuncia el total del Fondo de Préstamo, el Presidente da la instrucción a todos los miembros para que memoricen el balance del Fondo de Préstamo para la siguiente reunión.

Los portadores de las llaves son llamados por el Presidente para cerrar la caja.

7. Cierre El Presidente invita a los miembros para discutir cualquier otro tema que pueda ser de su interés .

El Presidente anuncia la fecha y hora de la próxima reunión y recuerda a todos que deben traer sus constribuciones al Fondo Social y el dinero para la compra de acciones.

El presidente dice a los miembros que podrán pedir prestado por primera vez en tres semanas a partir de ésta reunión.

Una vez se haya finalizado el debate, el Presidente cierra la reunión.

Nota: Para las dos visitas siguientes a ésta reunión (entre el módulo 4 y el módulo 5) el Facilitador usará el anexo 4: Guía de procedimientos consolidada de las reuniones para el Facilitador. El Registrador registra el siguiente tipo de datos en su cuaderno de anotaciones al finalizar cada reunión: Tabla 8: Registro Semanal de los Balances: Ejemplo.

Fecha Dinero en la bolsa del Fondo de

Préstamo Dinero en la bolsa del Fondo

Social

4/01/10 TShs 144,600 TShs 24,600


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Módulo 5: Primera reunión de Préstamo


Esta reunión toma lugar 3 semanas después de la primera reunión de ahorro (Ver figura 1, página 7). El Facilitador dice a los miembros que ésta reunión será la primera oportunidad para que ellos puedan tomar préstamos, una vez se haya completado el aporte al Fondo Social y la compra de Acciones.

Primer otorgamiento de préstamos

El Facilitador dice que los préstamos serán tomados y pagados posteriormente cada 4 semanas. Es muy importante que el Facilitador no permita que un Grupo tome préstamos en cada reunión. Esto es necesario por:

Conservar reuniones cortas

Mantener registros sencillos y comprensibles por todos los miembros y el Registrador

Capitalizar el Fondo de Préstamo entre las reuniones de préstamo

El Facilitador usará la Tabla 9 (en la siguiente página) para facilitar la primera reunión de préstamo y referirse al Anexo 5 para ayudar al Grupo a comprender el sistema de registro. Este debe ser estudiado por el Facilitador de antemano.


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Tabla 9: Procedimiento la primera reunión de Préstamo.


Primera reunión de Préstamos– Procedimientos


El Presidente inivita al orden para dar inicio a la reunión.

El Registrador realiza el llamado de asistencia por número.

Los portadores de las llaves abren la caja ubicada al frente del portador de la caja.

El tazón de las multas es colocado frente al Presidente, ya que las multas pueden ser colectadas durante la reunión.

2. Fondo Social

(Si el Grupo no tiene Fondo Social saltar al paso 3)

El Registrador pregunta al Grupo si recuerda el balance del Fondo Social que había en la reunión anterior.

Los Contadores sacan el dinero de la bolsa del Fondo Social, lo ponen en el tazón para contar, cuentan, y anuncian la cantidad a los miembros.


El Registrador llama a cada miembro, por número, para entregar sus contribuciones a los contadores.


Los Contadores confirman que cada miembro ha hecho correctamente la contribución y es colocada en el tazón para contar.

El Registrador pregunta si algún miembro ha omitido un pago al Fondo social de la anterior reunión. Si es así, piden pagarlo en este momento.

El Registrador les pregunta si alguno de ellos necesita una donación o ayuda del Fondo Social. Los miembros que lo necesitan hacen su petición al Grupo.

Si una mayoría de los miembros aprueba, el dinero es entregado al miembro de acuerdo a su Constitución.

Los Contadores cuentan la cantidad total que esta en el tazón para contar y anuncian este valor a los miembros.

El Registrador dice que que cada uno deberá recordar ésta cantidad para la siguiente reunión.

El registrador escribe esta cifra en su cuaderno de anotaciones.

El dinero del Fondo Social es colocado en la bolsa correspondiente, se cierra y guarda en la caja.


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El Registrador pregunta a los miembros si recuerdan el balance del Fondo de Préstamo de la reunión pasada.

Los Contadores retiran el Fondo de Préstamo de la bolsa, lo cuentan, y anuncian la cantidad a los miembros.

Una vez que se haya verificado la cantidad recordada por los miembros con la que se ha contado es la misma, el dinero es colocado en el tazón para contar.

El Presidente anuncia a los miembros que pueden realizar la compra de acciones a partir de este momento.

El Registrador llama a cada miembro al frente por número.

Cada miembro pasa al frente y compra entre 1 - 5 acciones, entrega el dinero a los Contadores y la libreta al Registrador.

Los Contadores cuentan el dinero, lo colocan en el tazón para contar y anuncian el número de acciones que acaban de ser comprada por el miembro.

El Registrador marca con el sello el número correcto de acciones en la libreta y elimina las celdas no utilizadas.

El miembro comprueba que el número de nuevos sellos de la libreta sea correcto: La libreta se queda con el registrador para el resto de la reunión.

(Si un miembro necesita hacer un retiro, se le pedirá hacerlo en lugar de comprar acciones. Cuando el retiro es necesario, el Registrador elimina el número de acciones de la libreta del miembro, el cual corresponde a la cantidad a retirar, los contadores toman el dinero del tazón para contar y lo entregan al miembro. El valor de la acción devuelta al miembro es igual a su precio de compra original.)

4. Gastos Si algún dinero fue dado para gastos en la reunión pasada, la persona encargada da cuenta de los gastos realizados y devuelve cualquier cambio a los Contadores, quienes ponen el dinero en el tazón para contar.

El Presidente pregunta al Registrador si existe algún gasto necesario antes de la siguiente reunión. Si algún gasto es aprobado por todos los miembros, el Presidente da la instruccion a los Contadores de sacar la cantidad necesaria del tazón para contar y entrega el dinero al miembro responsable para pagar los gastos.

5. Cálculo del nuevo Balance del Fondo de Préstamo

Los Contadores reunen el dinero del tazón de las multas y del tazón para contar.

Los Contadores cuentan el dinero en el tazón para contar y el Registrador anuncia la cantidad al Grupo.

El Registrador le dice al Grupo que éste es el dinero que está disponible para préstamos en ésta reunión.


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6. Solicitud de Préstamos

El Presidente invita a hacer las solicitudes de préstamo, recordando a los miembros la duración del préstamo y la cantidad máxima posible a solicitar (tres veces los ahorros del miembro).

Cada miembro que quiere un préstamo, hace una petición en voz alta al Grupo, anunciando la cantidad solicitada, el propósito del préstamo y en qué plazo de tiempo lo espera pagar.

El Registrador cálcula el valor total de las solicitudes y las anuncia.

Si el valor total de las solicitudes es mayor al dinero disponible en el Fondo de Préstamo, el Grupo debe discutir los ajustes a los montos individuales hasta que todos los miembros esten satisfechos.

Una vez que se decide la cantidad que cada prestatario recibirá, el Registrador llama a cada prestatario al frente en su correspondiente número de orden.

El Registrador registra a continuación, el número de préstamo, el monto del Préstamo y el valor equivalente al interés en la libreta del miembro.

El Registrador da la instrucción a los Contadores para que tomen el dinero del tazón para contar y entreguen al prestatario la cantidad solicitada en préstamo.

El prestatario cuenta el dinero, y firma la libreta.

El Registrador seguidamente da la instrucción al prestatario para que anuncie en voz alta la cantidad total a pagar y la fecha de vencimiento.

Este proceso se repite hasta que todos los préstamos se han emitido.

Los Contadores a continuación cuentan el dinero que queda en el tazón para contar y anuncian la cantidad al Grupo.

El Registrador entonces dice al Grupo que éste dinero constituye su Fondo de Préstamo.

El Registrador escribe ésta cifra en su cuaderno de anotaciones

Los Contadores colocan el dinero en la bolsa correspondiente, la cierran y ponen en la caja.


El Registrador anuncia el total en el Fondo Social una vez más, y el Presidente da la instrucción a todos los miembros para que memoricen el balance del Fondo Social para la siguiente reunión.

El Registrador anuncia el total del Fondo de Préstamo una vez más, y el Presidente da la instrucción a todos los miembros para que memoricen el balance del Fondo de Préstamo para la siguiente reunión.

Los portadores de las llaves son llamados por el Presidente para asegurar la caja.

8. Cierre Antes de cerrar la reunión, el Presidente invita a los miembros para discutir sobre otros asuntos que pueden ser de interés.

El Presidente anuncia la fecha y hora de la siguiente reunión.

Cuando la discusión ha terminado, el Presidente cierra la reunión.

Nota: para la visita sólo entre el módulo 5 y el módulo 6 el Facilitador debe usar el Anexo 4: Guía de procedimientos consolidada de las reuniones para el Facilitador.


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Módulo 6: Primer pago de préstamos

Propósito de la reunión Esta reunión tiene lugar 4 semanas después de la primera reunión de préstamo (Ver Figura 1, página 7). El Facilitador dice a los miembros que esta reunión será la primera vez que los préstamos serán pagados y que él estará guiándoles a través de los pasos.

Primer pago de préstamos

El Facilitador recuerda que los préstamos se tomarán y pagarán cada 4 semanas, incluso si el Grupo se reúne semanalmente. El Facilitador utiliza la tabla 10 para orientar la primera reunión de pago de préstamos y debe referirse al Anexo 5 para ayudar al Grupo a comprender el sistema de registro. Este debe ser estudiado por el Facilitador de antemano.

Tabla 10: Procedimientos para la primera de reunión con pagos de préstamos


Primer pago de préstamos- Procedimientos


El Presidente invita al orden para dar inicio a la reunión.

El Registrador realiza el llamado de asistencia por número.

Los portadores de las llaves abren la caja, ubicada frente al Portador de la caja.

El tazón de las multas es colocado en frente del Presidente, ya que las multas pueden ser colectadas durante la reunión.

2. Fondo Social





El Registrador llama a cada miembro, por número, para entregar sus aportes a los contadores.



El Registrador pregunta si algun miembro ha omitido un pago al Fondo social de la anterior reunión. Si es así, piden pagarlo en este momento.


Si una mayoría de los miembros aprueba, el dinero es proporcionado al miembro de acuerdo a su Constitucion.






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Los Contadores sacan el Fondo de Préstamo de la bolsa y lo cuentan, anuncian la cantidad a los miembros.

Una vez se haya verificado que la cantidad recordada y la cantidad contada es la misma, el dinero es colocado en el tazón para contar.



Cada miembro viene al frente y compra entre 1 - 5 acciones, entrega el dinero a los Contadores y su libreta al Registrador.


El Registrador marca con el sello el número correcto de acciones en la libreta y elimina las casillas no utilizadas.


(Si un miembro necesita hacer un retiro, se le pedirá hacerlo en lugar de comprar acciones. Cuando el retiro es necesario, el Registrador elimina el número de acciones de la libreta del miembro, el cual corresponde a la cantidad a retirar, los contadores toman el dinero del tazón para contar y lo entregan al miembro. El valor de la acción devuelta al miembro es igual a su precio de compra original.)



5. Pago de Préstamo

El Presidente pide a los prestatarios que se identifiquen.

El Registrador confirma la cantidad adeudada al referirse a las libretas de los prestatarios.

Cada prestatario es entonces llamado al frente para entregar su pago a los Contadores. Este no debe ser menor al valor equivalente al interés correspondiente a la deuda.

Los Contadores cuentan el pago, anuncian la cantidad y lo colocan en el tazón para contar.

El Registrador a continuación registra la cantidad pagada en la libreta del miembro en la casilla “Pagado”.

El Registrador cálcula el saldo adeudado y lo registra en la libreta del miembro en la casilla “Balance”.

Si el balance adeudado es igual a cero, el Registrador firma la libreta y anuncia que el Préstamo ha sido pagado, anulando el Préstamo con una línea diagonal que atraviesa las transacciones.

Si queda un saldo o balance pendiente, el Registrador entonces cálcula el interés correpondiente a la deuda a pagar en la próxima reunión de pago y lo registra en la casilla apropiada. El Prestatario firma entonces en el espacio correspondiente.


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6. Calculando el nuevo balance del Fondo de Préstamo



El Registrador a continuacion le dice al Grupo que éste es el dinero disponible para prestar en esta reunión.


El Presidente invita a hacer las solicitudes de préstamo, recordando a los miembros la duración del préstamo y la cantidad máxima posible a solicitar (tres veces los ahorros del miembro).

Cada miembro que quiere un préstamo, a continuación, hace una petición en voz alta al Grupo, anunciando la cantidad solicitada, el propósito del préstamo y en qué plazo de tiempo lo espera pagar.




El Registrador, registra entonces, el número de préstamo, la cantidad prestada y el valor equivalente al interés en la libreta del miembro.



El Registrador a continuación da la instrucción al prestatario para que anuncie en voz alta la cantidad total a pagar y la fecha de vencimiento.













En todas las reuniones a partir de ahora, el Facilitador usara la Guía de procedimientos consolidada de las reuniones, Anexo 4. Esta debe ser laminada en plástico y siempre llevarla a las reuniones.


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Fases de desarrollo y madurez

Figura 3: Transición a la fase de desarrollo

El Facilitador debe programar su visita de supervisión para asistir al final de la Fase Intensiva, en la semana 12 (Ver los círculos rojos, segundo a la izquierda). El supervisor evaluará el funcionamiento del Grupo, aprobarlo para pasar a la siguiente fase o recomendar una mayor capacitación. Una vez el supervisor visita y aprueba el Grupo para pasar a la Fase de Desarrollo, el Facilitador visitará al Grupo 3 veces en ésta segunda fase en cada reunión de préstamo/pago. El rol de los Facilitadores en la Fase de Desarrollo es diferente. El Facilitador deberá estar en silencio en las reuniones a menos que el Comité Administrativo esté cometiendo errores, o que se rompan las reglas establecidas.

El Facilitador debe programar una segunda visita para el supervisor, en la semana 24 hacia el final de la Fase de Desarrollo (ver los círculos rojos, tercero a la izquierda). El supervisor evaluará el desempeño del Grupo, aprobarlo para pasar a la Fase de Madurez o recomendar una mayor capacitación.

Durante la Fase de Madurez el Facilitador únicamente los visita dos veces. El Grupo está ejecutando ahora sus reuniones sin problema. El objetivo principal de las visitas del Facilitador en la Fase de Madurez es prepararlos para realizar su primera Distribución de Capital (Ver el área del círculo rojo, a la derecha).

El Facilitador asistirá a la Distribución de Capital, para observar y disfrutar de la celebración. Durante la Distribución de capital, el Facilitador capacitará al Grupo en los procedimientos de la Distribución, y también, en los procedimientos para iniciar el siguiente ciclo. El Facilitador usará el Módulo 7 para ayudar al Grupo en el seguimiento de los procedimientos correctos.

Los datos para el Sistema de Información deberán ser colectados en cada una de las reuniones señaladas en rojo. Debido a la presencia del Supervisor, se trata de una actividad de supervisión, incrementando la fiabilidad de la información. No existe la necesidad de capturar muchos datos frecuentemente.


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Módulo 7: Distribución de capital e independencia del Grupo

Tabla 11: Procedimientos para la distribución de capital y la finalización del ciclo


Distribución de Capital- Procedimientos

1. Distribución El Fondo Social es contado, la cantidad es anunciada y se guarda el dinero. No se distribuye.

Pagos de Préstamos y dinero de multas de la reunión se juntan con el Fondo de Préstamo.

Si algún miembro todavía debe dinero al Grupo, esa cantidad se recupera mediante la cancelación del número de acciones en su libreta igual al valor del importe adeudado.

Los Contadores inician el conteo del Fondo de Préstamo.

Mientras los Contadores cuentan el dinero, el Registrador toma cada libreta y cuenta el número total de acciones.

Una vez los Contadores han finalizado el conteo, el Registrador utiliza la calculadora para dividir el total del Fondo de Préstamo por el número total de acciones. Esto determina el valor de una sola acción. Debe ser escrito con tres decimales (Por ejemplo, TShs 756,244).

A continuación el Registrador multiplica el número de acciones en cada libreta por el valor de una acción. El Registrador a continuación anuncia el número de acciones y la cantidad, redondeando hacia abajo a la unidad de la moneda. El pide a los Contadores poner esta cantidad dentro de la libreta, la cual es dejada a un lado.

El Registrador a continuación cancela todas las acciones de los miembros dibujando una gran cruz en cada página de la libreta en las cuales existan sellos marcados.

Todas las libretas son tratadas de la misma manera antes de que alguno reciba dinero. Una vez finalizado el proceso, puede haber una pequeña cantidad de dinero restante, pero no debería haber un déficit. Si existe algún faltante o déficit, el proceso debe repetirse hasta que la cantidad sea correcta. Cualquier pequeña cantidad restante se coloca en el Fondo Social.

Todos los miembros reciben su libreta con todo el dinero. Es muy importante que cada miembro reciba el dinero en sus manos.

2. Preparación para el siguiente ciclo

Cualquier miembro que desee abandonar el Grupo puede hacerlo libremente.

Nuevos miembros son permitidos en ese momento, si todo el resto del Grupo está de acuerdo.

Los miembros que continúan deciden en este momento el nuevo precio de la acción para el siguiente ciclo.

Si el Grupo desea aportar un capital de base para el siguiente ciclo, pueden hacerlo en éste momento. Todos los participantes deben contribuir en la misma cantidad, incluyendo los nuevos miembros. Esta cantidad puede ser más de 5 acciones en ésta ocasión.

El capital semilla se pone en la bolsa del Fondo de Préstamo, después de haber sido contado por los contadores y anunciado por el Registrador.

La caja es asegurada y el ciclo esta ahora formalmente finalizado.

El Facilitador explica al Grupo que en su siguiente reunión, deben celebrar las elecciones y revisar su Constitución, éste deberá ser firmado por los nuevos miembros. El ofrecerá su participación en la siguiente reunión para ayudarles con las elecciones y la constitución.


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5 Agentes Locales como capacitadores

5.1 Agentes Locales

Los Agentes Locales son un medio para expandir un programa de forma rentable que permite crear un sistema de autofinanciación sostenible de apoyo permanente a los Grupos, basados en las capacidades locales de la comunidad. Los Agentes Locales son participantes de los Grupos que están capacitados, son hábiles y están motivados para conformar nuevos Grupos por una tarifa pagada por el propio Grupo.

Cuando se utilizan Agentes Locales, el rol del Facilitador cambia. El Facilitador inicia directamente la capacitación a los Grupos en áreas donde el programa es desconocido (esto puede ser considerado como el “arranque” de los Grupos). El Facilitador lo hace, porque es necesario crear una demanda de servicios de capacitación de los GAC esto solo puede lograrse a través del efecto exitoso de demostración de los Grupos iniciales. Al mismo tiempo, el Facilitador identifica personas que puedan calificar para capacitarse como Agentes Locales. Una vez esto se haya hecho, el nuevo Agente local es seleccionado y capacitado, el Facilitador reduce su carga de capacitación y pasa la mayor parte de su tiempo como supervisor de los Agentes Locales.

Los Grupos iniciales deben ser relativamente distantes, por lo que cada Agente local tendrá la oportunidad de capacitar entre 5 -6 Grupos en cualquier momento, y seguir aumentando el número de Grupos durante varios años1. El tamaño del área geográfica cubierta por cada Agente local dependerá de la densidad de población, y la motivación de éstos para formar Grupos distantes, dependerá de su medio de transporte (a pie, en bicicleta, transporte público, etc.).

En éste sentido, un Facilitador conforma las primeras 10-15 GAC en un área geográfica amplia. Los Agentes Locales son seleccionados, uno por cada Grupo de arranque, tan pronto como la fase de formación intensiva de tres meses se ha completado. Los Agentes Locales en lugar de los Facilitadores continúan la capacitación a los Grupos del programa bajo la supervisión de los Facilitadores. En éste caso los Agentes Locales son provistos de una bicicleta2.

El uso de Agentes Locales como formadores es un método de probada eficacia, pero ha tomado diferentes formas y hay una necesidad de adoptar un conjunto común de principios - aún queda mucho por aprender. La ventaja más clara de hacer uso de los Agentes Locales, además de la aplicación de la eficiencia de costos, es la oportunidad para dejar un mentor de confianza, que ayude a los Grupos en la orientación de los procedimientos democráticos, los cálculos en las distribuciones de capital y los conflictos ocasionales. Lo más importante, los Agentes Locales estarán en la capacidad de continuar formando nuevos Grupos hasta que la demanda local sea satisfecha sin programas de inversión adicionales.

5.2 Mecanismos de compensación para los Agentes Locales

Los Agentes Locales no son voluntarios ni trabajan por un “incentivo” salarial y reciben órdenes de una organización implementadora. Desde el principio los Agentes Locales esperan ser pagados por los Grupos, y conocen que su relación con la organización implementadora se basa en el entendimiento de apoyarlos por más de un año hasta que sean independientes, para que sean capacitadores competentes de nuevos Grupos y a quienes se les ayuda a formar una demanda de mercado que pueden aprovechar de buena manera para su beneficio a partir de ese momento.

1 Este ha sido un número de casos típicos para Grupos hasta este punto. 2 Aunque el Facilitador trabajará con 10-15 Grupos de ahorro de arranque, él seleccionará un máximo de 8 personas para ser Agentes locales. Si el número de Agentes locales es mayor que 8, el Facilitador no podrá ofrecer una supervisión adecuada.


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Por lo tanto, tan pronto como el modelo de Agentes Locales se lleva a cabo, cada nuevo Grupo pagará al Agente local una tarifa por servicios de capacitación y supervisión. Esto debe ser cerca de US 1- 2 por sesión, pagado de la forma en que sea apropiado para el Agente local y los miembros. Las organizaciones implementadoras están experimentando con varios mecanismos de pago a los Agentes Locales, sugieren las 2 siguientes opciones:

Un pago de aproximadamente U$ 2 por cada 15 sesiones de capacitación, pagadas en efectivo

3-5 acciones por cada una de las capacitaciones y visitas de supervisión programadas, siempre que el Agente local asista y complete la capacitación; lo que permite al Agente local participar en el éxito del Grupo mediante la recepción de beneficios en la distribución al final del ciclo3.

Una vez se ha establecido una tarifa, se convierte en la norma para una determinada región y elimina la necesidad de que los Agentes Locales negocien condiciones diferentes para cada contrato de capacitación con cada Grupo.

5.3 Identificación de Agentes Locales

Los Agentes Locales son identificados por el Facilitador, en colaboración con los miembros. Sin embargo, los miembros no pueden votar por el Agente local. La experiencia muestra que la decisión democrática puede conducir a un individuo influyente o popular que carece de las habilidades apropiadas de ser seleccionado para ejercer dicha función. El Agente local puede ser identificado por el Facilitador bajo los siguientes criterios básicos. El Agente local debe:

Destacarse en las reuniones por ser un motivador natural, haber aprendido rápidamente los procedimientos del Grupo y tener respeto por la disciplina en las reuniones

Tiene un grado suficiente de alfabetización y conocimientos aritméticos (demostrado)

Tiene la energía para entrenar un gran número de Grupos, y la disponibilidad para viajar las distancias necesarias

Siempre es puntual

Se sabe que es honesto

Ha expresado un sincero y fuerte deseo por conformar y capacitar GAC

El Facilitador no seleccionará una persona que no cumpla con estos criterios, independientemente de si tiene o no el apoyo del Grupo. En éste sentido, el Facilitador tampoco seleccionara alguna persona que no tiene la simpatía y apoyo de su Grupo. El papel del Grupo es más para confirmar, en lugar de seleccionar al Agente local.

5.4 Capacitación del Agente local

Una vez seleccionado, el Agente local recibirá una capacitación formal y contará con el compañero de ésta guía: Guía de Capacitación para el Agente Local. Esta guía contiene todas las herramientas necesarias para que pueda realizar la capacitación y supervisión de los GAC, e incorpora los formatos de contrato requeridos para formalizar la relación Agente-Grupo. La formación será de dos tipos:

3 días de capacitación en los cuales el Facilitador trabajará todos los módulos de capacitación. El Agente local estará familiarizado con esto, pero el Facilitador enfatizará en las herramientas de capacitación, técnicas y gestión del tiempo

Por lo menos durante un mes el Facilitador acompañará las capacitaciones del Agente a sus Grupos para observar la capacitación y la supervisión

Una vez terminado, el Agente local requiere programar su tiempo de acuerdo con el Anexo 9.

3 Este mecanismo ha sido probado. La desventaja predecible para éste enfoque es el estímulo del

AL para fomentar mayor valor de la acciones y mayores tasas de interés. Sin embargo, el aspecto positivo es vincular el éxito de los Agentes locales al éxito de su Grupo, vale la pena probar.


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5.5 Presentación de los Agentes Locales a los Grupos

Después de que el facilitador ha capacitado a los Agentes Locales, éste los presentará formalmente a los Grupos. El Facilitador acompañará al Agente local a cada una de esas visitas, lo presentara como un facilitador competente que los acompañara un periodo de 9 meses durante el cual los visitará 15 veces.

El Facilitador debió informar al Grupo en la reunión de inducción acerca del costo de los servicios proveídos por el Agente local. El facilitador confirmará si el Grupo está de acuerdo en establecer el contrato con el Agente local y acordarán la forma de pago (en efectivo o en acciones). El modelo de contrato se encuentra en el Anexo 8. La participación del Facilitador en éste proceso es importante, porque puede evitar la explotación de los GAC, los intentos por prolongar las relaciones con los Agentes Locales y que cobren mucho más de lo necesario.

El Facilitador acompañará al Agente local a reuniones de diferentes GAC en las cuales se enseñen diferentes módulos. Por ejemplo, asistirá a una reunión en donde el Agente local enseñe el Módulo 1 a un Grupo, a una reunión en la cual dé el Módulo 2, y así sucesivamente. Esto NO quiere decir que el Facilitador acompañe al Agente local en los 7 módulos de capacitación con todos los Grupos.

5.6 Certificación Agentes Locales

El Agente local es más que un Facilitador no remunerado cuyo trabajo termina cuando un programa llega a su fin, es importante que haya una verificación independiente de sus capacidades. Al finalizar un año de supervisión, el Agente local será evaluado. Esto en parte, se compone de la evaluación del Facilitador durante el transcurso de un año, pero es validado por el supervisor, quien acompañara al Agente local en al menos 2 capacitaciones y reuniones de supervisión diferentes. El proceso de certificación debe ser más que un sello de goma. Existirá una proporción de Agentes que puede fallar, requerir mayor capacitación y una extensión de su periodo de supervisión antes de recibir el certificado. Los Facilitadores deben también evaluar durante este proceso la calidad de los candidatos a Agentes Locales.

Una vez los Agentes Locales están certificados, el programa tendrá en cuenta que sean independientes y capaces de llevar la capacitación a los GAC a su propia discreción y el cobro de tarifas que serán reconocidas como estándar en el área en ese momento.

5.7 El papel de los Agentes Locales en los Grupos independientes

Organizaciones implementadoras están aprendiendo acerca del uso de Agentes Locales en el apoyo a los GAC graduados. Hasta el momento, los Agentes Locales han sido usados para capacitar nuevos Grupos. Sin embargo, existen varias posibles funciones de los Agentes Locales que pueden ser probadas por estas organizaciones:

Soporte para distribuciones de capital y elecciones anuales. Esto refuerza la necesidad de una distribución anual al finalizar el ciclo y asegura que el Grupo elija su Comité Administrativo cada año. Los Grupos deben pagar una tarifa por estos servicios.

Apoyo en actividades puntuales, para re-capacitación y solución de conflictos. Estas visitas también se basan en pagos de una tarifa por visita.

Agentes Locales como agentes comerciales de instituciones financieras que ofrecen servicios en los GAC. Los ejemplos pueden incluir:

Encargado de ventas de productos de seguro

Honorarios de servicios para facilitar el acceso a los servicios de ahorro regulado (esta tasa es probable que sea pagada por la institución de captación de depósitos)

Honorarios de servicios por facilitar el acceso al crédito suplementario (esta tasa es probable que deba pagarla el Grupo)

Pago por servicios de programas de donantes, para la implementación de programas complementarios o colección de datos.


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La metodología de GAC está diseñada para no requerir apoyo continuo después de la graduación. Sin embargo, estos servicios ofrecidos por un Agente local pueden agregar valor y contribuir a la sostenibilidad donde las condiciones lo permitan.


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Anexo 1: Procedimiento para las elecciones

El Facilitador prepara a los miembros para las elecciones y explica el procedimiento (ver Figura 4, abajo). Lleva 3 bolsas para la reunión del Grupo, cada una de diferente color que coincida con 3 tarjetas de los mismos colores (ej.; bolsa roja con tarjeta roja, etc.). El facilitador entrega una ficha a cada miembro.

Se postula hasta un máximo de 3 candidatos (para cada posición), se le entrega una tarjeta de color. Las bolsas de colores se colocan detrás de un biombo o pared (o en una habitación) a cierta distancia protegida de la vista de los miembros o transeúntes. Cada persona a su vez, pasa por turno detrás del biombo o pared y a escondidas de los miembros pero a la vista del Facilitador, deposita una ficha en la bolsa del candidato de su elección.

Cuando todos los miembros han votado, el Facilitador cuenta los votos en frente de los miembros quitando las fichas de cada bolsa. El Facilitador se asegura que no hayan sido puestas fichas adicionales en las bolsas - el total de fichas debe ser igual al número de votantes.

Al finalizar las elecciones, el Facilitador explica que en el siguiente ciclo, un miembro confiable será el observador, y no participara en la votación. Figura 4: Diagrama Procedimiento para las Elecciones

Biombo, objeto natural o pared que oculta las bolsas de

colores de los observadores externos

Biombo, objeto natural o pared que oculta las bolsas de

colores de los miembros

Miembros

sentados

Después de

votar, el

miembro

regresa a su

sitio

El miembro va

a votar detrás

del biombo

Bolsas de

colores

Facilitador de

campo

Candidatos: cada uno alzando

una tarjeta coloreada


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Anexo 2: Constitución

Parte 1: Gobernanza del Grupo

I. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE EL GRUPO

Nombre del Grupo: _____________________________________________________

Dirección: ____________________________________________________________

El Grupo fue fundado en: ________________________________________________

Fecha de registro oficial: ________________________________________________

II. OBJETIVO DEL GRUPO

El objetivo del Grupo es ser un proveedor de servicios financieros, para sus miembros, de forma independiente y rentable.

Los servicios que el Grupo provee a sus miembros para lograr este objetivo son:

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

III. RELACIÓN CON FUENTES EXTERNAS DE FINANCIAMIENTO

El Grupo no solicitará préstamos a instituciones financieras durante su primer ciclo de ahorro y préstamo. En caso de hacerlo durante ciclos siguientes debe seguir los siguientes principios:

El préstamo del Grupo no excederá el valor de la cantidad de dinero distribuida en el ciclo pasado

El Grupo debe ser el prestatario no sus miembros individuales

El Grupo no permitirá a la entidad crediticia acceso a la información sobre sus préstamos individuales

Si el Grupo toma prestado de una institución financiera, los miembros deben acordar que su endeudamiento individual nunca puede ser superior a 5 veces el valor de sus acciones (sin un préstamo de una institución financiera, la regla sigue siendo 3 veces el valor de los ahorros)

Si un Grupo toma prestado de una institución financiera, el ahorro de los miembros no puede usarse como garantía

IV. ¿QUIÉN PUEDE SER MIEMBRO DEL GRUPO?

Límite mínimo de edad___________________________________________________

Género ______________________________________________________________

Ubicación ____________________________________________________________

Otras características comunes ____________________________________________


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V. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO

1 Presidente

1 Registrador(a)

1 Portador(a) de caja

2 Contadores

VI. PROCEDIMIENTO ELECTORAL

Las elecciones deben celebrarse al inicio de cada nuevo ciclo.

La cantidad mínima de personas que debe presentarse para cada cargo es 2.

Un miembro solo puede ser reelegido para la misma posición una vez.

El número mínimo de miembros que deben estar presentes para la elección es: _____

El procedimiento para las elecciones debe utilizar un sistema que permita el voto secreto.

Un candidato para cualquier cargo deberá ser propuesto por otro miembro.

VII. DESTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL COMITÉ ENTRE ELECCIONES

Cualquier miembro del Grupo puede solicitar cambiar una persona del Comité Administrativo en algún momento.

Un miembro del Comité Administrativo debe aceptar su destitución si la mayoría de los miembros deciden que no continúe con esa labor dentro del Grupo

Ocupar la posición nuevamente requiere llevar a cabo un proceso de elección

VIII. REUNIONES

Para comprar acciones el Grupo se reunirá cada semana

Las acciones serán compradas en cada reunión pero los préstamos/pagos se realizarán en reuniones cada 4 semanas.

El Grupo realizará la distribución de capital cada año

IX. MIEMBROS QUE DEJAN EL GRUPO

Si un miembro se retira antes de la finalización del ciclo, el dinero que ha utilizado para la compra de acciones será devuelto, menos lo que adeude en préstamos más los intereses.

X. EXPULSIÓN DEL GRUPO

Las razones por las cuales una persona puede ser despedida del Grupo son:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________


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XI. MULTAS

La siguiente tabla, lista las multas que pueden ser aplicadas por infracciones cometidas por los miembros

XII. ENMIENDAS AL REGLAMENTO

2/3 de los miembros deben estar de acuerdo antes de poder modificar el reglamento

Cualquier miembro puede proponer modificaciones al reglamento.

Infracciones Cantidad

Ausencia en una reunión por razones personales

Llegada tarde a las reuniones

No recordar las normas del Grupo

Pérdida del carné numerado

Haber olvidado las llaves

Conversación durante la reunión

Mostrar irrespeto a un compañero miembro

No recordar las decisiones y actividades de la reunión precedente

Incumplimiento de sus deberes, en un miembro del Comité Administrativo


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Parte 2: Servicios ofrecidos por el Grupo

I. AHORROS

Los miembros pueden comprar de 1 a 5 acciones por reunión

El precio de la compra de una acción será de: ________________________________

Los miembros pueden contribuir con una cantidad igual acordada al inicio de cada ciclo futuro para acelerar la creación del fondo de préstamos. Éste aporte puede exceder el valor de cinco acciones si los miembros así lo desean.

II. PRÉSTAMOS

La cantidad máxima que una persona puede solicitar es tres veces el valor de sus acciones

La duración máxima del préstamo es 24 semanas, pero para el primer ciclo será solamente 12 semanas

Un miembro debe estar a paz y salvo con el Grupo antes de hacer otra solicitud de préstamo

La tasa de interés cobrada cada cuatro semanas (mensual) es de: ______________ %

Si un miembro muere y tiene un saldo de préstamo pendiente, éste será tratado de la siguiente manera: ______________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

La más alta prioridad para los préstamos será dada por: _______________________

La segunda prioridad para los préstamos será dada por: ________________________

La tercera prioridad para los préstamos será dada por: __________________________

III. FONDO SOCIAL

El Fondo Social es para donaciones. No se harán préstamos.

La contribución para el Fondo Social por reunión será de: _______________________

Los beneficios por muerte del esposo será de: __________________

Los beneficios por muerte de un hijo será de: ___________________

Los beneficios por muerte de uno de los padres será de: _________

Otros: ________________________________________________________________

Otros: ________________________________________________________________

Otros: ________________________________________________________________


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Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________ Nombre: ___________________________ Firma: _______________________________


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Anexo 3: El Kit

El kit consta de:

Caja de metal, fuerte, de buena calidad capaz de ser cerrada con 3 candados

Tres candados de buena calidad, cada uno con dos llaves

25 libretas

25 carnets numerados

Sello para marcar las acciones

Cojín (almohadilla), tinta y frasco de repuesto

Regla

Dos bolígrafos: uno negro o azul, otro rojo

Calculadora de buena calidad

2 tazones de plástico de diferente color, al menos de 30 Cm. de diámetro y 15 Cm. de profundidad (uno para las multas y otro para contar el dinero)

2 bolsas de tela de diferente color para guardar el dinero: una de un color para el Fondo Social, y la otra, para el Fondo de Préstamo.


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Anexo 4: Guía de procedimientos consolidada de las reuniones para el Facilitador

Esta guía debe ser copiada y laminada en plástico para referencia en campo de la rutina de las reuniones de los Grupos, después de la finalización de la capacitación.

Tabla 12: Guía de procedimientos consolidada para las reuniones.


Procedimientos


El Presidente inivita al orden para dar inicio a la reunión.

El Registrador realiza llamado de asistencia por número.

Los portadores de las llaves abren la caja, ubicada al frente del Portador de la caja.

El tazón de las multas es colocado en frente del Presidente, ya que las multas pueden ser colectadas durante la reunión.

2. Fondo Social





El Registrador llama a cada miembro, por número, para entregar sus aportes a los contadores.



El Registrador pregunta si algun miembro ha omitido un pago al Fondo Social de la anterior reunión. Si es así, piden pagarlo en este momento.


Si una mayoría de los miembros aprueba, el dinero es entregado al miembro de acuerdo a su Constitucion.






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Los Contadores sacan el Fondo de Préstamo de la bolsa y lo cuentan, anuncian la cantidad a los miembros.

Una vez se haya verificado que la cantidad recordada y la cantidad contada es la misma, el dinero es colocado en el tazón para contar.



Cada miembro viene al frente y compra entre 1 y 5 acciones, entrega el dinero a los Contadores y su libreta al Registrador.


El Registrador marca con el sello el número correcto de acciones en la libreta y elimina las casillas no utilizadas.


(Si un miembro necesita hacer un retiro, se le pedirá hacerlo en lugar de comprar acciones. Cuando el retiro es necesario, el Registrador elimina el número de acciones de la libreta del miembro, el cual corresponde a la cantidad a retirar, los contadores toman el dinero del tazón para contar y lo entregan al miembro. El valor de la acción devuelta al miembro es igual a su precio original.)



5. Pago de Préstamo

(Si no es reunión de Préstamo, saltar al paso 6 y continuar con el paso 8)

El Presidente pide a los prestatarios que se identifiquen.

El Registrador confirma la cantidad adeudada al referirse a las libretas de los prestatarios.

Cada prestatario es entonces llamado al frente para entregar su pago a los Contadores. Este no debe ser menor al valor equivalente al interés correspondiente a la deuda.

Los Contadores cuentan el pago, anuncian la cantidad y lo colocan en el tazón para contar.

El Registrador a continuación registra la cantidad pagada en la libreta del miembro en la casilla “Pagado”.

El Registrador cálcula el saldo adeudado y lo registra en la libreta del miembro en la casilla “Balance”.

Si el saldo adeudado o balance es igual a cero, el Registrador firma la libreta y anuncia que el Préstamo ha sido pagado, anulando el Préstamo con una línea diagonal que atraviesa las transacciones.

Si queda un saldo o balance pendiente, el Registrador entonces cálcula el interés correpondiente a la deuda a pagar en la próxima reunión de pago y lo registra en la casilla apropiada. El Prestatario firma entonces en el espacio correspondiente.


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6. Calculando el nuevo balance del Fondo de Préstamo



El Registrador a continuación le dice al Grupo que éste es el dinero disponible para prestar en esta reunión.


El Presidente invita a hacer las solicitudes de préstamo, recordando a los miembros la duración máxima del préstamo y la cantidad máxima posible a solicitar (tres veces los ahorros del miembro).

Cada miembro que quiere un préstamo, a continuación, hace una petición en voz alta al Grupo, anunciando la cantidad solicitada, el propósito del préstamo y en qué plazo de tiempo lo espera pagar.




El Registrador registra entonces, el número de préstamo, la cantidad prestada y el valor equivalente al interés en la libreta del miembro.



El Registrador a continuación da la instrucción al prestatario para que anuncie en voz alta la cantidad total a pagar y la fecha de vencimiento.














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Anexo 5: Uso de las libretas

Ahorros

Los miembros ahorran en forma de acciones, marcadas en la parte frontal de sus libretas de la siguiente manera. Figura 5: Libreta con 11 acciones marcadas

Explicación: La ilustración muestra que en el Grupo han tenido 5 reuniones, y este miembro ha comprado 11 acciones.

Cuando el miembro realiza sus contribuciones, el registrador estampilla el número de acciones en su libreta y el miembro confirma que la cantidad es correcta.

En cada línea los espacios no utilizados se caracterizan por una línea diagonal para evitar la entrada fraudulenta de acciones en una fecha posterior.

Las acciones de éste miembro le costaron 11 acciones x TShs 500 = TShs 5,500

Figura 6: Libreta mostrando la venta de tres acciones

Explicación: Dos reuniones después, hacía la séptima reunión, el miembro explica que tiene un problema personal y que necesita el dinero.

La fila de la reunión 7 es cancelada o anulada.

Adicionalmente, el miembro manifiesta necesitar dinero y solicita vender tres acciones por los que recibirá TShs 1,500

(500 x 3 = TShs 1,500).

Las tres acciones compradas en la reunión 5 y 6 son anuladas.

La posibilidad de vender acciones permite a los miembros el acceso a sus ahorros, pero todos los miembros deben entender que van a perder los ingresos futuros en el momento de la distribución de capital. Una vez las acciones son vendidas, éstas no se pueden volver a comprar.

Cancelled Shares


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Figura 7: Acciones al final de 13 reuniones

Explicación: La Figura 7 muestra como luce una libreta cuando la página está llena.

En la 13ava reunión (la libreta tiene 13 filas, para cubrir un cuarto de año), el miembro ha comprado 28 acciones en total. Pero como hemos visto en la reunión 7, se vendieron tres acciones compradas en la reunión 5 y 6. Al 13ava reunión el número neto de acciones compradas durante este periodo es únicamente 25.

A esta cifra se le añade lo que está en la celda “acciones iniciales de ésta página” y se ingresa en la celda “acciones finales de ésta página”. En la siguiente página, esta cifra se reporta en la casilla “número de acciones iniciales de ésta página”.

La Figura 7 muestra el número total de acciones compradas por un miembro al final de un periodo. El resultado es acumulativo y será diferente al final de

cada página.


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Préstamos

Los préstamos son registrados en la parte posterior de la libreta. Ellos no se muestran en forma de sellos pero se escribe los datos numéricos en las libretas:

Figura 8: Registro de préstamo (1)

Explicación: El ejemplo de la izquierda es del primer préstamo de un miembro (Mónica) como se muestra en la columna “Número de préstamo”. Ella pidió prestado TShs 30,000. No se muestra ninguna fecha debido a que las reuniones de préstamos suceden a intervalos de 4 semanas.

El interés es de TShs 3,000 porque su Grupo cobra el 10% de la cantidad prestada cada cuatro semanas. En este caso, el periodo del préstamo es 12 semanas indicadas por la palabra “FIN” junto al renglón de “Pagado”, 12 semanas en el futuro.

Mónica firma para mostrar que entiende que debe TShs 30,000 por el préstamo y TShs 3,000 de interés de cuatro semanas. Esto es, en efecto, un contrato.


Explicación: En la siguiente reunión de préstamo, cuatro semanas después, ella hizo el pago de los intereses de TShs 3,000 pero no abono a la cantidad principal adeudada. El siguiente registro en su libreta es como aparece en la Figura 9.

Esto muestra que después de haber pagado los intereses, el miembro todavía adeuda TShs 30,000 (TShs 30,000 cantidad prestada más TShs 3,000 de intereses menos cantidad pagada TShs 3,000).

Los TShs 30,000 son tratados como un nuevo préstamo, los cuales, durante el próximo mes, traerá otros TShs 3,000 en intereses. Por lo tanto, la miembro es informada que tiene una deuda de TShs 33,000 para la siguiente reunión de pago de préstamos, cuatro semanas más tarde.


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Explicación: Después de cuatro semanas, Mónica está en capacidad de pagar solo TShs 10,000. Porque ella tiene una deuda de TShs 33,000 (TShs 30,000 cantidad principal y TShs 3,000 intereses) esto significa que ahora ella adeuda TShs 23,000.

El Registrador registra los TShs 10,000 y escribe el nuevo préstamo de TShs 23,000 (con el mismo número de préstamo) en la siguiente fila. También adiciona el interés de TShs 3,000, que adeuda para la siguiente reunión. Así, el total a pagar por Mónica es de TShs 26,000.

Figura 11: Registro de préstamo Miembro (4)

Explicación: La Figura 11 a la izquierda, muestra que en la siguiente reunión, Mónica paga la totalidad de su deuda TShs 26,000. El Registrador registra los TShs 26,000 en la fila “pagado” y firma (Helen).

Una vez el pago del préstamo se ha registrado, el Registrador dibuja una línea a través del registro entero. Esto indica que el préstamo ha sido completamente pagado.


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Anexo 6: Colección de datos para el Sistema de

Información Gerencial

El sistema de información gerencial (SIG) es una herramienta importante para el supervisor, para que pueda saber qué se está haciendo y se reporte a los directores de programas y donantes acerca de los avances del proyecto. Usted será entrevistado regularmente por su supervisor (probablemente cada mes o dos meses), de esta manera Usted estará en capacidad de mostrar cuáles de los Grupos están haciendo bien su trabajo y cuáles necesitan alguna ayuda para mejorar. Para poder hacer esto, se tiene que recolectar alguna información de todos los Grupos con los que trabaja. Se debe hacer en cada cambio de fase, en otras palabras, en la reunión de la semana 12, la reunión de la semana 24 y en la reunión de la semana 36. No es necesario tomar estos datos con más frecuencia que esta.

Cuando inicie a trabajar con los Agentes Locales, usted realizará con ellos la colección de datos al mismo tiempo y deberá programar sus visitas de supervisión a los Grupos entrenados por el Agente local, las cuales, deben coincidir con el final de cada fase hacia la semana 12, 24 y 36. La colección de datos es responsabilidad del Facilitador. No es pedirle la información al Agente local mientras usted está supervisando y evaluando su desempeño, a pesar de que les mostrará cómo hacerlo para que puedan ser capaces de colectar la información en nombre del programa cuando sean independientes.

La tabla 15 es un ejemplo completo del formato de colección de datos. Se diligencia desde principio de ciclo para cada cambio de fase.

La tabla 16 resume el significado de todos los términos utilizados en el formato de colección de datos. Es muy importante que usted entienda estos términos, porque si no lo hace, se colectarían malos datos que producen reportes engañosos del SIG. El supervisor debe ser consultado, en caso de que el Facilitador no esté seguro. Si el supervisor no está seguro, el programa debe ponerse en contacto con [email protected] para aclarar cualquier malentendido.

mailto:[email protected]


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Tabla 15: Formulario de Colección de datos Facilitador


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Este formulario muestra una hoja de colección de datos diligenciada.

Las dos columnas de la izquierda muestran los datos obligatorios y los datos del Grupo, ingresados aquí con un ejemplo. Las dos columnas de la derecha son utilizadas únicamente por el Facilitador para sumar el valor total de las acciones compradas y el valor total de los préstamos pendientes de los miembros de un GAC. Su objetivo es simplificar los puntos más difíciles del formulario de colección de datos (puntos 15,16 y 17).

El facilitador procede de la siguiente manera:

Ahorros

Recoge todas las libretas de los miembros antes de que sean colocadas en la caja al finalizar la reunión.

Abre cada libreta en la parte de la reunión de ahorros más reciente y se suman todas las acciones marcadas en ésta página. Se suma ésta cantidad al “número de acciones iniciales de la página” y se registra el número total de acciones frente al número de orden de cada miembro de la hoja de colección de datos.

Sume el número total de acciones y escriba en la parte inferior en la casilla “Total”

En la siguiente casilla escriba el precio de la acción (en éste caso 500)

Multiplique ésta cantidad con la que figura en la casilla “Total”

Ponga el resultado en la casilla designada para “valor total de ahorros”

Préstamos

A partir de las libretas, identifique todos los préstamos pendientes (con un saldo a pagar) y el balance adeudado por cada prestatario. Registre ésta cantidad en el número de miembro correspondiente en la hoja de colección de datos. No incluye los intereses.

En el caso excepcional en que un miembro tenga más de una deuda, súmelas y regístrelas juntas.

Sume el total de los saldos pendientes y escriba en la casilla “Total”

Una vez el Facilitador ha completado este formulario para todos los Grupos, esta información es entregada a su supervisor. Esto se necesita hacer solo para cada cambio de fase.


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Tabla 16: Definiciones de datos


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Anexo 7: Contrato entre el Grupo y el agente local

Este contrato es entre ___________________________________ (Nombre del Agente local)

y ________________________________________________________ (Nombre del Grupo)

El Agente local se compromete a:

Proporcionar capacitación de alta calidad al Grupo, realizará 15 visitas durante 36 semanas (o más si es necesario)

Llegar a tiempo a la hora de la reunión y lugar convenido

Nunca tocar el dinero del Grupo, ni escribir en sus registros o llevarse la caja

Nunca solicitar un préstamo personal

Nunca solicitar obsequios del Grupo.

El Grupo se compromete a:

Asegurar que cada miembro asista y participe en todas las reuniones

Seguir las reglas y los procedimientos enseñados

Pagar un agente local para cada 15 visitas de capacitación la suma de:_______________

El pago se hará en la forma escogida por el AL (en la casilla correspondiente)

En efectivo por cada visita de capacitación

En el valor equivalente de acciones por cada visita de capacitación

Las reuniones se llevarán a cabo en (lugar): ______________________________________

La hora de la reunión será: ___________________________________________________

Teléfono del Agente local: _____________________________________________________

El teléfono del Presidente u otro del Grupo será: ___________________________________

Firma Agente local y fecha: ____________________________________________________

Firma presidente y fecha: _____________________________________________________

Testigo de la firma y fecha: ____________________________________________________


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Anexo 8: Programación de tiempo del Facilitador

guía de capacitación facilitador · facilitadores y el segundo por los agentes locales. los...

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