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Centre International de Développement et de Recherche

Groupe microfinance participative pour l’Afrique (PAMIGA)

Manuel de politiques et procédures Activités d’épargne et de crédit

Réseaux CVECE - Mali

Claire Ozanne Décembre 2011

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Association BENSO JAMANUN

Version initiale : décembre 2011

Manuel de politiques et procédures

EPARGNE & CREDIT

Manuel de politiques et procédures – Epargne et Crédit Décembre 2011

1

Liste des sigles et abréviations ................................................................................................................ 5

Introduction ............................................................................................................................................. 6

1. Identification du client et adhésion ................................................................................................ 9

1.1 Politiques ................................................................................................................................. 9

1.1.1 Schéma organisationnel de l’adhésion ............................................................................ 9

1.1.2 Adhésion du client à l’ADV .............................................................................................. 9

1.1.3 Le mandataire ................................................................................................................ 10

1.1.4 Adhésion de l’ADV à l’Institution ................................................................................... 10

1.2 Procédures ............................................................................................................................. 10

1.2.1 Conditions d’accès ......................................................................................................... 10

1.2.2 Frais administratifs ........................................................................................................ 11

1.2.3 Identification du client & adhésion à l’ADV .................................................................. 13

1.2.4 Perte de qualité de membre de l’ADV ........................................................................... 14

1.2.5 Mandataire .................................................................................................................... 17

1.2.6 Adhésion de l’ADV à l’Institution ................................................................................... 17

1.2.7 Démission de l’ADV à l’Institution ................................................................................. 18

1.3 Outils de travail ..................................................................................................................... 19

2. Produits d’épargne ........................................................................................................................ 21

2.1 Politiques ............................................................................................................................... 21

2.1.1 Politique de collecte de l’épargne ................................................................................. 21

2.1.2 Epargne volontaire et épargne obligatoire ................................................................... 21

2.1.3 Produits ......................................................................................................................... 21

2.1.4 Solde minimum à maintenir sur les comptes de dépôt ................................................ 22

2.1.5 Rémunération des comptes de dépôts ......................................................................... 22

2.2 Fiches produits ...................................................................................................................... 22

3. Versement et retrait d’épargne .................................................................................................... 24

3.1 Politique ................................................................................................................................ 24

3.2 Procédures ............................................................................................................................. 24

3.2.1 Ouverture d’un compte d’épargne (DAV, DAT ou PE) .................................................. 24

3.2.2 Versement de DAV, DAT ou PE ...................................................................................... 25

3.2.3 Retrait sur DAV, DAT ou PE ........................................................................................... 25

3.2.4 Versement et retrait d’un dépôt de garantie ................................................................ 26


4. Produits de crédit .......................................................................................................................... 28


2

4.1 Politiques ............................................................................................................................... 28

4.1.1 La diversification du portefeuille ................................................................................... 28

4.1.2 Catégories et objets de crédit ....................................................................................... 28

4.1.3 Produits ......................................................................................................................... 29

4.1.4 Taux d’intérêt ................................................................................................................ 30

4.1.5 Fonds de solidarité ........................................................................................................ 30

4.2 Fiches produits ...................................................................................................................... 31

5. Demande et octroi de crédit ......................................................................................................... 32

5.1 Politiques ............................................................................................................................... 32

5.1.1 Bénéficiaires cibles ........................................................................................................ 32

5.1.2 Conditions générales d’accès au crédit ........................................................................ 32

5.1.3 Conditions spécifiques d’accès au crédit ....................................................................... 33

5.1.4 Politiques d’octroi de crédit .......................................................................................... 33

5.1.5 Respect des ratios prudentiels ...................................................................................... 34

5.1.6 La garantie ..................................................................................................................... 36

5.2 Identification des responsabilités des intervenants techniques dans le processus.............. 37

5.3 Procédures ............................................................................................................................. 41

5.3.1 Composition du dossier de crédit ................................................................................. 41

5.3.2 De la demande de crédit individuel jusqu’à la décision du(des) comité(s) de crédit ... 41

5.3.3 De la demande de crédit groupe jusqu’à la décision par du(des) comité(s) de crédit . 43

5.3.4 En cas d’avis favorable, procédures préparatoires à l’octroi du crédit ......................... 45

5.3.5 Constitution de la garantie ............................................................................................ 46

5.3.6 Déblocage des fonds ..................................................................................................... 47

5.3.7 Ratios prudentiels et suivi de la stratégie de crédit ...................................................... 48


6. Remboursement du crédit ............................................................................................................ 51

6.1 Politiques ............................................................................................................................... 51

6.2 Procédures ............................................................................................................................. 52

6.2.1 Remboursement du crédit ............................................................................................ 52

6.2.2 Dernière échéance ........................................................................................................ 53

6.2.3 Remboursement anticipé .............................................................................................. 53


7. Suivi et recouvrement du crédit .................................................................................................... 55

7.1 Politiques ............................................................................................................................... 55


3

7.2 Procédures ............................................................................................................................. 55

7.2.1 Suivi du crédit ................................................................................................................ 55

7.2.2 Procédure de recouvrement ......................................................................................... 56

7.2.3 Saisie de la garantie ....................................................................................................... 59

7.2.4 Suivi des impayés .......................................................................................................... 59

7.2.5 Provision comptable sur les impayés ............................................................................ 60

7.2.6 Conséquences pour le client suite à des impayés ......................................................... 60


Annexes ................................................................................................................................................. 63

A. Fiche d’identification individuelle ......................................................................................... 64

B. Fiche d’identification groupe ................................................................................................ 66

C. Journal ................................................................................................................................... 69

D. Bordereau d’opération .......................................................................................................... 70

E. Fiche individuelle DAV ........................................................................................................... 71

F. Fiche individuelle DAT ........................................................................................................... 72

G. Fiche individuelle PE .............................................................................................................. 73

H. Fiche de demande et d’analyse de crédit individuel ou groupe hors crédit solidaire .......... 74

I. Acte de nantissement (à faire légaliser) ................................................................................ 82

J. Attestation de garantie sur salaire ........................................................................................ 83

K. Fiche d’engagement de caution solidaire ............................................................................. 84

L. Contrat de prêt individuel ou groupe hors groupements solidaires ..................................... 85

M. Fiche de crédit ................................................................................................................... 89

N. Etat des remboursements attendus ...................................................................................... 90

O. Etat des crédits impayés ........................................................................................................ 91

P. Modèle de procuration ......................................................................................................... 92

Q. Lettre de relance pour impayés ............................................................................................ 93

R. Mise en demeure .................................................................................................................. 94

S. Fiche d’adhésion à l’ADV ....................................................................................................... 95

T. Fiche d’adhésion à l’Institution ............................................................................................. 96

U. Lettre‐type de demande d’adhésion à l’Institution .............................................................. 97

V. Lettre‐type de demande de démission à l’Institution ........................................................... 98

W. Fiche de décaissement suite à un décès ........................................................................... 99

X. Contrat d’épargne ............................................................................................................... 100

Y. Lettre‐type de démission de l’ADV ...................................................................................... 101


4

Z. PV d’analyse de crédits ........................................................................................................ 102

AA. Reçu de garantie .............................................................................................................. 104

AB. Registre de garanties ............................................................................................................ 105

AC. Modèle de lettre de recommandation ................................................................................. 106

Notes de services................................................................................................................................. 107


5

Liste des sigles et abréviations

ADV : Association de Développement Villageois

AG : Assemblée Générale

BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest

CA : Conseil d’administration

CVECA : Caisse Villageoise d'Epargne et de Crédit Autogérée

DAO : Dossier d’Appel d’Offres

DAT : dépôt à terme

DAV : dépôt à vue

DG : directeur général

FCFA : franc de la communauté financière africaine

INPS : Institut National de Prévoyance Sociale

PAR : portefeuille à risque

PE : plan d’épargne

PV : procès‐verbal

RAF : responsable administratif et financier

RAI : responsable de l’audit interne

REX : directeur adjoint responsable de l’exploitation

RCSFD : référentiel comptable des systèmes financiers décentralisés

RH : ressources humaines

SIG : système d’information et de gestion

SFD : systèmes financiers décentralisés


6

Introduction

Présentation et objectifs du manuel

Le présent manuel traite des politiques et procédures de l’InstitutionBENSO JAMANUN en matière d’épargne et de crédit, et inclutl’organisation, les responsabilités, les principes de gestion, les processus et tâches à appliquer. Il intègre également les exigences en matière de réglementation sur les systèmes financiers décentralisés, contenues dans la loi n°10‐013 du 20 mai 2010 portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, dans le décret n°10‐315 / P‐RMdu 3 juin 2010 fixant les modalités d’application et dans les instructions émises par la BCEAO.

Le manuel sert de référentiel à l’ensemble du personnel de l’Institution intervenant sur les opérations d’épargne et de crédit, à tous les niveaux organisationnels. Le manuel a été rédigé comme un outil de travail opérationnel. Il ne constitue pas un texte juridique et ne remplace pas les statuts et règlements intérieurs de BENSO JAMANUN.

Le manuel permet un bon fonctionnement et une gestion saine des activités d’épargne et de crédit de BENSO JAMANUN maisil est également un moyen d’améliorer la transparence sur la gestion et les procédures. A ce titre, le manuel peut être transmis aux autorités de contrôle en cas de demande et aux auditeurs externes dans le cadre de la certification des comptes.

Présentation et objectifs de la politique d’épargne et de crédit

La politique d’épargne et de crédit de BENSO JAMANUN vise à mettre à la disposition des clients,des produits et services financiers de proximité, adaptés à leurs besoins, et aux meilleures conditions possibles. L’objectif global de l’Institution est d’appuyer toute initiative visant à entreprendre ou à développer des activités créatrices de richesse en vue de la promotion socio‐économique des clients en particulier et de la population des zones rurales du Mali en général.

La politique de crédit et d’épargne de l’Institution vise plus spécifiquement à :

créer une harmonie entre la collecte de l’épargne et le crédit ; orienter les opérations pour qu’elles cadrent avec la mission et les objectifs de l’Institution ; définir et faciliter les tâches des intervenants de la gestion du crédit (élus et professionnels) ; fixer l’ensemble des règles et procédures de gestion du crédit et de mobilisation de l’épargne ;

responsabiliser les différents intervenants de la gestion du crédit et la mobilisation de l’épargne en définissant leur rôle ;

sécuriser l’activité de crédit en limitant sensiblement les pertes ; vulgariser la gestion du crédit et la mobilisation de l’épargne auprès du personnel afin d’augmenter son efficacité ;

assurer un accès équitable au crédit à l’ensemble des prétendants.


7

Périmètre du manuel

On distingue 3 types de clients de l’Institution :

‐ individuels ; ‐ groupes formels ou informels, rassemblés autour d’une activité ; ‐ groupes appelés groupements solidaires. Il s’agit de groupes formels ou informels,

contractant un produit de crédit unique, le crédit solidaire, afin de mener des activités individuelles. La garantie de ce crédit est la caution solidaire.

Le présent manuel traite des politiques et procédures pour l’ensemble des clients, mais il existe des spécificités liées aux groupements solidaires. Celles‐ci sont traitées dans le manuel intitulé « Manuel de politiques et procédures pour groupements solidaires ».

Diffusion et mise à jour du manuel

Le présent manuel est conçu par BENSO JAMANUN dans un contexte de démarrage de ses activités d’une part et d’autre part dansun environnement financier réglementé et de plus en plus professionnel. Toute évolution des activités de l’Institutionou de l’environnement au cours des prochaines années induira une actualisation du manuel. Le manuel pour être applicable, devra être accessible aux différents acteurs. La diffusion et la mise à jour du manuel sont indispensables dans le temps auprès des acteurs, et sont de la responsabilité du directeur général de BENSO JAMANUN. Toute modification de fond du manuel doit faire l’objet d’une approbation par le conseil d’administration.

Diffusion

Le manuel de politiques et procédures de gestion du crédit et de mobilisation de l’épargne est élaboré en première intention pour l’organe opérationnel de BENSO JAMANUN et accessoirement pour les élus. Il est important de rappeler que le manuel étant une œuvre collective, il doit faire l’objet d’une diffusion générale aux différents acteurs de la chaine du travail de l’Institution (élus et salariés).

Mise à jour

Le manuel, comme tout document relevant de l’opérationnel, doit être un outil de gestion dynamique et donc adaptable aux modifications qui interviendront au cours de la vie de l’Institution. Cette mise à jour doit être faite au minimum une fois tous les deux ans, mais la périodicité peut être plus importanteet est laissée à la latitude de la Direction Générale de l’Institution. Elle est fonction des besoins en information des responsables et des partenaires, et plus généralement fonction des circonstances.

On distingue deux cas :

lorsque des informations complémentaires sont nécessaires pour la mise en œuvre sans ambiguïté d’une procédure ;

lorsqu’une opération nécessite la modification ou la création d’une procédure.


8

Dans le 1er cas, l’agent qui souhaite que l’on donne plus d’informations peut rédiger un projet de note de service qui fournit les informations ou les interprétations requises et envoyer par une fiche le projet de note de service au Directeur Général pour appréciation.

Si le DG approuve la note de service, il la signe et la fait distribuer à tous les usagers.

Les nouvelles dispositions prennent effet à partir de la date de mise en vigueur contenue dans la note de service. Les responsables des services concernés sont tenus d’informer et de former leurs collaborateurs sur les dispositions contenues dans la note de service.

Cette note de service doit être insérée dans les annexes du manuel des procédures.

En cas de rejet, le Directeur Général informe l’initiateur des motifs par retour de la fiche annotée.

Dans le 2ème cas, l’agent qui souhaite la modification d’une procédure existante ou la création d’une nouvelle procédure doit rédiger un projet de note de service qui présente dans les moindres détails les modifications souhaitées ou la nouvelle procédure et envoyer par une fiche le projet de note de service au Directeur Général pour appréciation.

Si le DG approuve le projet de note de service, il le soumet pour adoption au Conseil d’Administration.

Si le CA approuve le projet de modification ou de création de la procédure, le DG signe la note de service et la fait distribuer à tous les usagers. La modification ou la création de procédure prend effet à partir de la date de mise en vigueur contenue dans la note de service.

Les responsables des services concernés sont tenus d’informer et de former leurs collaborateurs sur les dispositions contenues dans la note de service.

Les modifications ou les nouvelles procédures sont périodiquement insérées dans le manuel des procédures et l’on édite la version actualisée du manuel. Chaque version du manuel doit porter un numéro d’ordre chronologique.

En cas de rejet, le Directeur Général informe l’initiateur des motifs par retour de la fiche annotée.

Respect des politiques et procédures

Il est de la responsabilité de la direction générale de BENSO JAMANUN de veiller à une application stricte des politiques et procédures proposées dans ce manuel, en procédant périodiquement à des évaluations et contrôles.


9

1. Identification du client et adhésion 1.1 Politiques

L’adhésion est volontaire, et elle peut être individuelle ou collective.

Les conditions d’adhésion sont identiques d’un guichet à l’autre, et permettent une égalité dans l’accès des clients dans tous les points de service.

1.1.1 Schéma organisationnel de l’adhésion

Les membres fondateurs de l’Institution sont le Centre d’Appui à la Microfinance et au

Développement (CAMIDE), l’Association pour la Promotion de la Microfinance dans les zones de

Ouélessebougou, SibyKangaba (APMF/OSK), les Associations de Développement Villageois (ADV), couvrant chacune la zone géographique d’une agence.Chaque membre se fait représenter à l’Assemblée Générale de l’Institutionpar des délégués. Pour les ADV, les délégués sont désignés au sein des adhérents de l’ADV.

Ce schéma d’adhésion permet aux bénéficiaires de l’Institution d’être représentés à l’Assemblée Générale, par l’intermédiaire des ADV, et ainsi de limiter le nombre de délégués.

1.1.2 Adhésion du client à l’ADV

Si le client souhaite bénéficier des produits et services du guichet, il doit alors adhérer à l’Association de Développement Villageois (ADV) de la zone à laquelle est rattachée son lieu de résidence, ou son village d’origine s’il s’agit d’un migrant.

Les modalités et conditions d’adhésion, y compris le droit d’adhésion, sont indiquées dans les statuts et dans le règlement intérieur de l’ADV. Le montant sera communiqué au personnel du guichet par une note de service interne.

Il est collecté par le guichet pour le compte de l’ADV. Il est comptabilisé comme un produit dans les comptes de l’ADV, et sert à couvrir :

les dépenses liées à la tenue de l’assemblée générale ;

ADV Il doit adhérer à

Institution

Elle doit adhérer à

Il devient client


10

le droit d’adhésion payé à l’Institution pour être membre, ainsi que la cotisation générale.

L’adhésion à l’ADV implique automatiquement:

l’ouverture d’un compte d’accès aux services de l’Institution, permettant de centraliser l’ensemble des opérations effectuées par le client. Toutes les opérations, que ce soient les dépôts ou retrait d’épargne, le versement d’un crédit ou son remboursement, le paiement de pénalités ou d’intérêts, transitent par ce compte ;

l’utilisation des services de l’Institution. Il s’agit de ne pas avoir de clientinactif, i.e. n’ayant jamais effectué d’opération d’épargne et de crédit.

1.1.3 Le mandataire

Le client est en principe la seule personne habilitée à faire des opérations au guichet en son nom.

Néanmoins, il est possible au client d’identifier un mandataire en qui il a confiance, et de l’autoriser à faire fonctionner ses comptes, sur les dépôts et remboursement de crédit comme sur les retraits d’épargne. Ce dernier cas nécessite une autorisation donnée par le client, précisée par une procuration.

1.1.4 Adhésion de l’ADV à l’Institution

Les modalités et conditions d’adhésion (y compris le droit d’adhésion) sont indiquées dans les statuts et dans le règlement intérieur de l’Institution.

L’ADV paie à l’Institutionun droit d’adhésion et une cotisation annuelle, dont les montants sont fixés par l’Assemblée Générale de l’Institution.

Ces frais sont utilisés par l’Institution pour couvrir une partie de ses charges de fonctionnement.

1.2 Procédures

1.2.1 Conditions d’accès

Age

Aucune condition d’âge n’est fixée pour adhérer à l’ADV. Concernant les services et produits, il est décidé de ne pas fixer de limite d’âge pour pouvoir ouvrir un compte d’épargne. Par contre, seul un client majeur (à partir de 18 ans) peut solliciter et obtenir un crédit.


11

Lieu de résidence

L’adhésion à l’ADV concerne les personnes originaires du village (résident ou migrant), les personnes venant des villages voisins, les personnes qui résident temporairement dans les villages (travailleurssaisonniers, commerçants, fonctionnaires), et les groupements du village et des villages voisins.

En l’absence de Système d’Information et de Gestion (SIG), un client ne peut effectuer ses opérations que dans le guichet auquel il est rattaché géographiquement.

Une fois le SIG mis en place, les comptes d’épargne pourront être ouverts dans un ou plusieurs guichets, sans condition sur le lieu de l’habitation, et le client pourra effectuer le versement comme le retrait d’épargne dans différents guichets. Les opérations de crédits, en revanche, resteront limitées au niveau du guichet couvrant géographiquement le lieu de résidence du client.

1.2.2 Frais administratifs

En plus des droits d’adhésion à l’ADV, se rajoutent les frais suivants :

‐ frais d’ouverture du compte d’accès à payer par le client ; ‐ frais de tenue de comptes à payer par le client ; ‐ cotisation annuelle à payer par l’ADV.

Frais d’ouverture du compte d’accès

Ces frais sont payés par le client une seule fois, à l’adhésion, puisque l’adhésion déclenche automatiquement l’ouverture du compte d’accès, sur lequel toutes les opérations effectuées par le client vont transiter. Ces frais d’ouverture du compte d’accès permettent de couvrir les frais administratifs de l’Institution.

Le montant est fixé et communiqué par une note de service interne.

Frais de tenue de comptes

Ces frais sont payés par le client une fois par an, et concerne l’utilisation d’un ou plusieurs comptes. Le montant est fixé et communiqué par une note de service interne.

Il existe deux cas :

‐ En priorité, le caissier ou l’agent de guichet sensibilise le client à cette obligation, et tente de collecter ces frais lors des opérations effectuées par le client au guichet. La procédure est alors la suivante :

Intervenant Description Document


12

Le caissier / l’agent de guichet

‐ informe le client de frais de tenue de comptes à payer une fois par an, à partir d’une opération effectuée sur l’année

Le client ou son mandataire

‐ verse le montant des frais


‐ compte l’argent ‐ vérifie les billets en les passant à la machine de faux billets ‐ dépose l’argent dans le tiroir‐caisse ‐ remplit le bordereau d’opération, le signe et le fait signer au client, puis remet le duplicata au client ‐ enregistre le montant sur le journal. ‐ remplit le livret d’épargne et de créditet le rend au client

‐ Au 31/12 de chaque année, un suivi est effectué sur l’ensemble des clients pour identifier ceux qui n’ont pas réglé les frais de tenue de compte. Pour ces clients, le montant est enregistré en négatif sur leur compte d’accès, et sera prélevé lors de la prochaine opération effectuée par le client, selon la procédure décrite ci‐dessus.

Récapitulatif des frais administratifs

Client à l’ADV Client à l’Institution Membres (CAMIDE, APMF et ADV) à l’Institution

Droit d’adhésion Cf. statuts et Règlement intérieur de l’ADV. Montant communiqué par note de service interne. Versé une seule fois, lors de l’adhésion.

N/A Cf. règlement intérieur de l’Institution. Montant communiqué par note de service interne. Versé une seule fois, lors de l’adhésion.

Cotisation annuelle 0 N/A Cf. règlement intérieur de l’Institution. Montant communiqué par note de service interne.

Frais d’ouverture du compte d’accès

N/A Montant communiqué par note de service interne. Versé une seule fois, lors de l’adhésion.

N/A

Frais de tenue de compte

N/A Montant communiqué par note de service interne. Montant payé une fois par an.

N/A


13

1.2.3 Identification du client& adhésion à l’ADV

Par convention, nous appellerons « client » toute personne physique ou morale bénéficiant des services et produits de l’Institution

En l’absence d’antécédents, la structure s’informe par différents moyens sur l’identité réelleet l’historique du demandeur et procédera au croisement de ces données.

L’Institution dispose de sa propre procédure d’identificationdu client, qui comporte les éléments suivants :

Intervenant Description Document Le client ‐ s’adresse au caissier / à l’agent de guichet et exprime son

souhait de bénéficier des services et produits proposés par le guichet


‐ l’informe des produits et services proposés, ainsi que des règles de fonctionnement du guichet ‐ lui explique les conditions d’adhésion à l’ADV ‐ remplit en sa présence la fiche d’adhésion à l’ADV et la fiche individuelle d’identification, en lui demandant de fournir les informations listées, ainsi que les documents suivants :

Fiche d’identification individuelle / groupe

Pour une personne physique, qu’elle adhère individuellement ou en groupe

o Pour un individu, deux photos récentes (une pour le livret d’épargne et de crédit, et une pour la fiche d’identification individuelle). Pour un groupe, deux photos récentes pour chaque signataire ET

o Carte d’identité OU

o Certificat de résidence (cette preuve peut être donnée par un courrier administratif adressé à la personne, une déclaration de responsable administratif de quartier, une attestation de la préfecture, une déclaration de jouissance d’un bien immobilier, etc.) OU

o Livret de famille (on doit obtenir en priorité la carte d’identité avec le n° de la pièce, moyen le plus fiable d’identifier la personne. Si elle ne dispose pas de pièce d’identité, on demande alors le certificat de résidence ou le livret de famille)

Fiche d’adhésion à l’ADV


14

Pour une personne morale (Association et coopérative) o Statuts et règlement intérieur o Récépissé o Liste des mandataires o Pièces d’identité des mandataires sociaux et des

signataires o PV d’AG constitutive

Pour une personne morale (entreprise) o Statuts et règlement intérieur, o La liste des dirigeants o Pièces d’identité des mandataires sociaux et des

signataires, o Le numéro d’immatriculation au RCCM o Numéro d’identification fiscale, o Agrément

‐ lui attribue un n° de client ‐ remplit le livret d’épargne et de crédit ‐ indique le montant à payer, correspondant au droit d’adhésion à l’ADV et aux frais d’ouverture de compte d’accès

Le client ‐ verse la somme


‐ vérifie les billets par la machine de faux billets ‐ encaisse les fonds ‐ remplit le bordereau d’opération pour les deux opérations, droit d’adhésion et frais d’ouverture de compte d’accès ‐ enregistre les opérations dans le journal ‐ remet pour signature le livret d’épargne et de crédit, la fiche d’identification, la fiche d’adhésion à l’ADV, et les deux bordereaux d’opération.

Carnet de bordereaux Journal Livret d’épargne et de crédit

Le client ‐ signe la fiche d’identification et la rend au caissier / agent de guichet ‐ signe le livret d’épargne et de crédit et le garde ‐ signe les bordereaux d’opération et en garde un duplicata ‐ reçoit la fiche d’adhésion à l’ADV

1.2.4 Perte de qualité de membre de l’ADV

La qualité de membre de l’ADV se perd par suite d’exclusion, de démission, de décès ou de dissolution de l’ADV.

Exclusion

Les conditions d’exclusion d’un membre sont déterminées dans les statuts de l’ADV.


15

Démission

Intervenant Description Document Le client démissionnaire

‐ le client démissionnaire informe le caissier ou l’agent de guichet de son intention de démissionner

Le caissier ou l’agent de guichet

‐ analyse les raisons de la démission ‐ reçoit la lettre de démission écrite par le client et adressée au président du conseil d’administration de l’ADV, ou bien si le client ne peut rédiger la lettre, propose un modèle de lettre à signer par le client ‐ vérifie que la lettre est bien complète, signée par le client et adressée au président du conseil d’administration de l’ADV à laquelle le client adhéré ‐ transmet la lettre au gérant

Lettre‐type de démission de l’ADV

‐ mentionne la démission du client sur la fiche d’identification de ce dernier, ce qui permet de connaitre le caractère démissionnaire du client et d’arrêter toute opération d’épargne et de crédit avec ce dernier.

Fiche d’identification

Le gérant ‐ reçoit la lettre de démission et contacte le président du conseil d’administration de l’ADV pour qu’il vienne prendre acte de la démission du client


Le président du conseil d’administration de l’ADV

‐ vient signer le formulaire de reconnaissance de la démission du client


Le gérant ‐ classe l’original de la lettre à l’agence, dans le dossier concernant l’ADV, et envoie une copie de la lettre au guichet


L’agent de guichet / le caissier

‐ une fois qu’il a en sa possession la lettre de démission signée par l’ADV, convoque le client au guichet ‐ réclame le livret d’épargne et de crédit au membre et sa pièce d’identité ‐ vérifie la situation financière du membre pour s’assurer qu’il ne doit rien à l’Institution. Dans le cas où le membre doit à l’Institution, il doit d’abord s’acquitter de ses obligations ‐ procède à la sortie des fonds déposés sur les différents comptes (DAV, DAT, DG, ou autres dépôts) dans un délai d’une semaine après la demande du client démissionnaire. Dans le cas de dépôts rémunérés, il n’est pas nécessaire d’attendre l’échéance prévue contractuellement, par contre les intérêts ne sont pas versés. ‐ remet les fonds au membre

Lettre‐type de démission de l’ADV Bordereau d’opération Journal Livret d’épargne et de crédit Fiche d’identification


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‐ remplit le bordereau d’opération ‐ enregistre l’opération sur le journal ‐ récupère le livret d’épargne et de crédit au niveau du guichet ‐ indique la démission sur la fiche d’identification et transmet l’information à l’agence

Le gérant ‐ procède à la sortie du client dans le suivi des clients ‐ ferme le compte du client, sur la base des informations et documents transmis par le caissier / l’agent de guichet

Décès

Intervenant Description Document Les ayant‐droits de la personne décédée

Règle : seul l’actif est transféré aux héritiers, tandis que le remboursement du crédit est effectué par le fonds de solidarité. Le dossier permettant d’accéder à l’actif de la personne décédée est constitué par les ayants‐droits, et se compose de : ‐ certificat de décès du membre. Au niveau du village le témoignage des autorités villageoises tiendra lieu de certificat de décès ‐ copie des pièces d’identité des ayant‐droits ‐ la fiche de demande de décaissement suite à un décès ‐ jugement émis par l’administrateur de biens, indiquant les bénéficiaires de l’actif de la personne décédée OU ‐ PV de la décision des autorités villageoises qui ont statué sur la décision prise par la famille sur l’identification des ayant‐droits


‐ convoque les ayant‐droits ‐ récupère l’ensemble des pièces du dossier ‐ remplit une fiche de demande de décaissement suite à un décès et la transmet au comité de crédit

Fiche de demande de décaissement suite à un décès

Le comité de crédit

‐ vérifie les informations présentées dans le dossier, à savoir l’existence du décès et l’identification des ayants‐droit ‐ valide la fiche de demande de décaissement suite à un décès


‐ transmet le dossier au gérant de l’agence

Le gérant ‐ consulte les pièces du dossier ‐ statue et autorise ou non la transmission de l’actif aux ayant‐droits par écrit pour transmission au guichet


17


‐ réclame le livret au membre ou à ses héritiers ‐ vérifie la situation financière du membre

En cas d’actif : ‐ procède à la sortie des fonds déposés sur les différents comptes (DAV, DAT, DG, ou autres dépôts), une fois la validation du gérant obtenue par écrit ‐ remet les fonds à ses héritiers sur présentation des pièces d’identité ‐ remplit le bordereau d’opération ‐ enregistre l’opération sur le journal ‐ récupère le livret d’épargne et de crédit au niveau du guichet ‐ indique le décès sur la fiche d’identification

Le gérant ‐ procède à la sortie du client dans le suivi des clients ‐ ferme le(s) compte(s) du client

Dissolution de l’ADV

Les conséquences pour le membre sont présentées dans les statuts de l’ADV.

1.2.5 Mandataire

Le mandataire doit être identifié par le client et présenté au guichet par ce dernier, en fournissant les informations demandées sur la fiche d’identification individuelle. L’identification peut être concomitante à l’adhésion du client, ou bien peut être effectuée lors d’une prochaine visite au guichet.

De manière générale, n’importe quelle personne en possession du livret d’épargne et de crédit du client peut effectuer les opérations de dépôt d’épargne et de remboursement à la place du client, puisqu’il s’agit d’opérations d’encaissement pour le guichet.

En revanche, si le client souhaite que son mandataire puisseeffectuer des opérations de retrait sur son compte de dépôt, alors il doit faire une procuration pour ce type d’opérations.

Il est interdit au mandataire de demander un crédit à la place du client, pas plus que d’accéder au crédit octroyé au client.

1.2.6 Adhésion de l’ADV à l’Institution

Intervenant Description Document L’ADV ‐ informe par courrier le président du CA de l’Institution de

sa volonté d’adhérer

Lettre‐type de demande d’adhésion à l’Institution


18

Le CA de l’Institution

‐ examine la demande ‐ explique aux représentants de l’ADV les conditions d’adhésion à l’Institution et son mode de fonctionnement ‐ remplit le formulaire d’adhésion pour l’ADV ‐ soumet la demande à l'Assemblée Générale qui peut confier à la Direction Générale, la réalisation de la mission d’enquête nécessaire à une présélection du membre.

Fiche d’adhésion à l’Institution

L’AG ‐ accepte l’adhésion de l’ADV

Les représentants de l’ADV

‐ signent pour accepter les conditions d’adhésion

La direction financière du siège

‐ indique aux délégués de l’ADV le montant du droit d’adhésion à payer et lui demande de verser le montant du droit d’adhésion

Le délégué de l’ADV

‐ verse la somme à la caisse de l’Institution

La direction financière du siège

‐ encaisse les fonds ‐ remplit le bordereau d’opération et le signe ‐ enregistre l’opération dans le journal

Carnet de bordereau Journal

Le délégué de l’ADV

‐ signe le bordereau et garde le duplicata

Assistant administratif

La qualité de membre est constatée par l’inscription au registre de l’Institution par l’affectation d’un numéro de membre

1.2.7 Démission de l’ADV à l’Institution

Intervenant Description Document L’ADV ‐ informe par courrier le président du CA de l’Institution de

sa volonté de se démissionner.

Lettre‐type de demande de démission à l’Institution

Le président du CA de l’Institution

‐ présente la demande au CA à la session suivante ‐ convoque les représentants de l’ADV à cette session du CA

Le CA ‐ examine la demande ‐ convoque les représentants de l’ADV pour les écouter ‐ tente une réconciliation. En cas de non compromis la démission prend effet à compter de la date de réception de la lettre de démission par le Conseil d'Administration.

La direction administrative et financière

‐ raye le nom de l’ADV sur le registre de membre ‐ demande à l’ADV de s’acquitter de ses obligations vis‐à‐vis de l’Institution (cotisation annuelle)


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1.3 Outils de travail

Document Fonction Utilisé par Stockage Référence modèle‐type

Fiche d’identification individuelle

Permet d’avoir toutes les informations sur le client

Le caissier L’agent de guichet

Guichet A

Fiche d’identification groupe

Permet d’avoir toutes les informations sur le groupe


Guichet B

Livret d’épargne et de crédit individuel

Retrace toutes les opérations effectuées par le client individuel

Le client et tous les acteurs du système

Chez le client N/A Modèle Camide

Livret d’épargne et de crédit groupe

Retrace toutes les opérations effectuées par le client groupe

Le client et tous les acteurs du système

Chez le client N/A Modèle Camide

Journal Recense pour chaque journée toutes les opérations d'entrées et sorties, par n° d'opération, n° client, et par nature d'opération.

L’agent de guichet Le caissier L’opérateur de saisie Le gérant Le contrôleur

L’original au guichet Le duplicata à l’agence

C

Carnet de bordereaux d’opérations

Le bordereau sert de reçu de l'opération entre l'Institution et les clients ou tiers, qu’il s’agisse d’une opération d'entrée ou de sortie d'argent.

L’agent de guichet Le caissier Le client

L’original au guichet Le duplicata au client

D

Modèle de procuration

La lettre signée par le client et qui autorise une personne, son mandataire, à effectuer les opérations de retrait sur son/ses comptes d’épargne

Le caissier L’agent de guichet Le gérant

Guichet P


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Fiche d’adhésion à l’ADV

Document liant l’individu ou le groupe à l’ADV, suite à son adhésion


L’original au guichet Le duplicata chez le client

S

Fiche d’adhésion à l’Institution

Document liant l’ADV à l’InstitutionBENSO JAMANUN, suite à son adhésion

Les représentants de l’ADV Le Président du Conseil d’administration

Un exemplaire au siège Un exemplaire à l’ADV

T

Lettre‐type de demande d’adhésion à l’Institution

Modèle de lettre utilisée pour une ADV pour demander son adhésion à l’Institution


Siège U

Lettre‐type de demande de démission à l’Institution

Modèle de lettre utilisée pour une ADV pour annoncer sa démissionde l’Institution


Siège V

Fiche de demande de décaissement suite à un décès

Document attestation l’exactitude des documents fournis dans le dossier servant à autoriser le paiement de l’actif d’une personne à ses ayant‐droits

Le comité de crédit Le caissier / l’agent de guichet Le gérant

Agence W


Modèle de lettre que le client doit transmettre au président du conseil d’administration de l’ADV à laquelle il a adhéré, afin de lui communiquer sa démission. Ce modèle intègre également que le PCA a pris acte de la démission du client.

Le client L’agent de guichet / le caissier Le gérant Le président du conseil d’administration de l’ADV

L’original à l’agence (stocké pour le compte de l’ADV) La copie au guichet

Y


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2. Produits d’épargne 2.1 Politiques

2.1.1 Politique de collecte de l’épargne

L’InstitutionBENSO JAMANUN a pour objet principal la collecte de l’épargne et l’octroi de crédit. Toutes les initiatives doivent être développées pour mobiliser l’épargne sous toutes ses formes en vue de financer le développement.

Il sera à ce titre initié des actions de sensibilisation destinées à des groupes cibles par exemples les femmes,les acteurs du secteur formel ou informel, les groupements et associations sur les épargnes hebdomadaires, les épargnes à vue ou à terme. La relation étroite entre épargne et crédit oblige à une attention particulière sur la collecte de l’épargne.

L’épargne des clients est le surplus de leurs revenus qui n’a pas été consommé. Ce surplus, confié à l’Institution sous la forme monétaire, est destiné à la satisfaction de leurs besoins futurs. Epargner c’est déposer, c’est placer son argent en vue d’une part de produire des intérêts et d’autre part, d’accéder au crédit pour réaliser des projets de développement ou planifier une dépense future.

Les clients sont donc incités à l’effort d’épargne. Les montants et la périodicité de l’épargne sont laissés à l’appréciation des clients en fonction de la nature des ressources dont ils disposent. Des efforts d’éducation et de sensibilisation sont aussi à projeter afin d’éduquer les clients sur les possibilités d’épargne et leur permettre de tirer plus de profit de leur revenus.

2.1.2 Epargne volontaire et épargne obligatoire

L’épargne collectée revêt deux formes :

une épargne libre et volontaire : l’épargnant est libre de déposer ou non son argent et de réaliser des transactions dans les limites du produit proposé. Les produits concernés sont le Dépôt à vue, le Dépôt à terme et le Plan épargne ;

une épargne obligatoire : l’institution fait de cette épargne une condition d’accès à certains de ses services tels que l’obtention d’un prêt. Contrairement à l’épargne volontaire, l’épargne obligatoire (ou nantie) constitue, pour l’institution émettrice, une base de financement stable et fiable. L’Institution ne recourt à l’épargne obligatoire que pour le dépôt de garantie lors de prêts : elle ne peut être retirée tant que le prêt n’est pas remboursé.

2.1.3 Produits

Ils sont détaillés plus bas, et sont le résultat d’une stratégie de proposer aux clients des produits d’épargne diversifiés et adaptés à leurs besoins.


22

2.1.4 Solde minimum à maintenir sur les comptes de dépôt

Pour le compte de DAV est fixé un solde minimum de dépôt, à l’ouverture du compte de dépôt et tout au long de la durée d’adhésion du client.

L’objectif est de garantir un montant qui pourra être prélevé par exemple pour le paiement des frais de tenue de compte, ou en cas de non‐respect du contrat d’épargne ou de crédit.

2.1.5 Rémunération des comptes de dépôts

Les comptes de dépôts à terme et de plan d’épargne sont rémunérés pour les raisons suivantes :

‐ inciter les clients à épargner ; ‐ leur procurer de revenus supplémentaires par le versement d’intérêts.

Les taux de rémunération sont supérieurs à l’inflation, de façon à ce que les clients ne perdent pas en pouvoir d’achat. Ces taux peuvent être mis à jour, par décision du conseil d’administration et soumis à l’Assemblée Générale pour approbation, en cas d’évolution de la stratégie, ou en cas de changement significatif des indicateurs macro‐économiques.

2.2 Fiches produits

Les produits d’épargne offerts sont :

les dépôts à vue [DAV] ; les dépôts à terme [DAT] ; les plans d’épargne [PE].

Le dépôt à vue constitue une épargne non bloquée et non rémunérée. Les clients déposent à vue les sommes qu’ils utiliseront ultérieurement, sans en préciser l’échéance, profitant de la sécurité du coffre‐fort.

Le dépôt à terme ordinaire constitue une épargne bloquée pendant une période déterminée. Les clients mettent de côté en prévision de certaines dépenses spécifiques ou des périodes difficiles, mais également comme investissement. L’argent étant bloqué, l’Institution s’en sert pour le transformer en crédit. Les taux d’intérêt sont homogènes dans tous les guichets. Le taux de rémunération comme les durées autorisées sont communiqués par note de service interne.

Le plan d’épargne correspond à un contrat d’épargne par lequel l’épargnant s’engage à verser périodiquement le même montant. C’est un produit qui a d’abord une valeur pédagogique [utilité des petites sommes versées régulièrement] et qui s’adresse surtout aux acteurs qui ont une capacité d’épargne limitée. Le plan d’épargne est partiellement utilisé pour faire des crédits. Il est donc rémunéré [son taux d’intérêt est inférieur à celui du dépôt à terme].

Manuel

l de politiquues et procé

dures – Epaargne et Créédit Décembbre 2011

23


24

3. Versement et retrait d’épargne

3.1 Politique

L’épargne des membres mise à la disposition de BENSO JAMANUN est gérée dans le respect strict de la règlementation qui dispose que le déposant doit être protégé. Pour cette raison l’accent est mis sur la disponibilité des ressources déposées par les clients en tout temps. Le respect de la disponibilité des dépôts impose à BENSO JAMANUN d’appliquer des taux de transformation raisonnables.

Cf. manuel de politiques et procédures traitant de la liquidité de la trésorerie, du seuil minimum obligatoire de trésorerie présent au niveau des guichets, et des prévisions de trésorerie afin d’éviter tout risque de défaut de paiement.

La politique d’épargne de l’Institution s’attache également à respecter les ratios prudentiels instruits par la BCEAO.

Tant que le SIG n’est pas mis en place, les versements et retraits d’épargne ne peuvent être effectués par le client que dans son guichet d’origine.

3.2 Procédures

3.2.1 Ouverture d’un compte d’épargne (DAV, DAT ou PE)

Intervenant Description Document Le client ‐ se présente au guichet muni de son livret d’épargne et de

crédit ‐ s’adresse au caissier et lui explique son désir d’ouvrir un compte d’épargne, dépôt à vue, dépôt à terme ou plan d’épargne

Livret d’épargne et de crédit


‐ vérifie l’identité du titulaire du compte ‐ remplit en double exemplaire le contrat d’épargne

Contrat d’épargne

Le client ‐ donne les informations demandées ‐ signe le formulaire



‐ remet un des deux exemplaires au client ‐ reporte les informations sur la fiche individuelle d’épargne correspondante

Fiche individuelle d’épargne


25

3.2.2 Versement de DAV, DAT ou PE

Intervenant Description Document Le client ou son mandataire

‐ se présente au guichet muni de son livret d’épargne et de crédit ‐ s’adresse au caissier et lui explique son désir de faire un dépôt



‐ vérifie l’identité du titulaire du compte ‐ demande la nature et le montant du versement à effectuer


‐ donne les informations demandées ‐ remet son carnet ‐ verse l’argent



‐ compte l’argent ‐ vérifie les billets en les passant à la machine de faux billets ‐ dépose l’argent dans le tiroir‐caisse ‐ remplit le bordereau d’opération, le signe et le fait signer au client, puis remet le duplicata au client ‐ renseigne le dépôt concerné sur la fiche individuelle d’épargne correspondante (DAV, DAT ou PE) ‐ enregistre le montant sur le journal ‐ remplit le livret d’épargne et de créditet le rend au client

Carnet de bordereaux Fiche individuelle d’épargne Journal Livret d’épargne et de crédit

3.2.3 Retrait sur DAV, DAT ou PE

Intervenant Description Document Le client ‐ se présente au guichet muni de son livret d’épargne et de

crédit ‐ s’adresse au caissier et lui explique son désir de faire un retrait sur un compte de dépôt



‐ vérifie l’identité du titulaire du compte en demandant une pièce d’identité, et en la comparant avec l’information renseignée sur la fiche individuelle d’identification


‐ remet sa pièce d’identité ‐ remet son livret


‐ vérifie sur la fiche individuelle d’épargne l’existence de la somme demandée a) pour un DAV ‐ verse l’argent

Carnet de bordereaux


26

b) pour un DAT ‐ vérifie l’échéance. ‐ si le DAT est à terme, verse l’argent et les intérêts ‐ si le DAT n’est pas arrivé à terme, le retrait ne peut s’effectuer que dans un délai de 72 heures, et le client renonce aux intérêts c) pour un PE ‐ verse l’argent et les intérêts ‐ remplit le bordereau d’opération, le signe et le fait signer au client, puis remet le duplicata au client ‐ renseigne le dépôt concerné sur la fiche individuelle d’épargne ‐ enregistre le montant sur le journal. ‐ remplit le livret d’épargne et de créditet le rend au client

Fiche individuelle d’épargne Journal Livret d’épargne et de crédit

3.2.4 Versement et retrait d’un dépôt de garantie

Cf. procédure de versement et de remboursement de crédit.






C

Carnet de bordereaux d’opération




D


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Fiche individuelle DAV

Liste pour un client l’ensemble de ses opérations relatives au DAV

L’agent de guichet Le caissier

Guichet E

Fiche individuelle DAT

Liste pour un client l’ensemble de ses opérations relatives au DAT


Guichet F

Fiche individuelle PE

Liste pour un client l’ensemble de ses opérations relatives au PE


Guichet G

Contrat d’épargne Document qui formalise les caractéristiques de l’épargne, et les engagements des deux parties


Guichet X


28

4. Produits de crédit 4.1 Politiques

La gestion des crédits est le cœur du guichet, l'accès au crédit constituant souvent une des motivations essentielles des clients. Le crédit est également la source de rentabilité financière par excellence de l’institution.

La stratégie de l’Institution est définie sur une base annuelle, en fonction de l’environnement dans lequel elle évolue tout en respectant les orientations stratégiques arrêtées dans le plan d’affaires.

La stratégie de crédit doit être approuvée par le Conseil d’Administration. Une fois approuvée, elle doit être diffusée dans l’Institution et être suffisamment claire pour être comprise par toutes les personnes impliquées dans le processus d’octroi de crédit.

4.1.1 La diversification du portefeuille

Dans une bonne logique de gestion, l’Institution encourage fortement une diversification des activités financées. Les acteurs de la chaine du crédit doivent éviter une trop forte concentration de crédits dans un domaine d’activité unique. La répartition du portefeuille de crédit sur l’ensemble des secteurs d’activités devrait être équilibrée sur la base de l’importance relative de ses secteurs dans l’économie locale. Les indicateurs d’évaluation de la répartition du crédit par secteur d’activités doivent être mis en place par la direction de BENSO JAMANUN pour chaque agence.

4.1.2 Catégories et objets de crédit

La politique actuelle de crédit de l’InstitutionBENSO JAMANUN tient compte du profil de l’essentiel des clients qui sont issus du milieu rural. Les objets et produits de crédit proposés prennent donc principalement en compte cette catégorie de clients.

L’Institution finance prioritairement les activités dont la rentabilité économique est techniquement prouvée. Les activités à financer par les entités de l’institution sont essentiellement :

a) L’agriculture

Cette catégorie se compose plus généralement de :

crédit d’intrants agricoles destiné à l’achat de semences, engrais, pesticides, appareils d’épandage. Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises agricoles ou des individus évoluant dans le secteur de l’agriculture ;

crédit petit équipement agricole destiné à l’achat d’animaux de trait, d’outillages et d’équipements divers pour l’agriculture. Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises agricoles ou des individus évoluant dans le secteur de l’agriculture ;

crédit embouche destiné à financer les acquisitions d’animaux pour l’embouche par des petits et grands producteurs. Les porteurs du crédit sont généralement des groupes


29

solidaires ou des individus évoluant dans le secteur de l’élevage ; crédit élevage destiné à l’acquisition d’animaux d’élevage (laitier ou de production animale). Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises d’élevage ou des individus évoluant dans le secteur de l’élevage ;

crédit post récolte, à savoir la transformation, le stockage et la commercialisation.

Cette dernière catégorie est en particulier un domaine cible, puisqu’à plus forte valeur.

b) Le commerce (à l’exception de l’import‐export) et la prestation de service

Cette catégorie se compose plus généralement de :

crédit de stockage pour l’achat et la constitution d’un stock de biens transformables dans la production personnel ou d’un tiers. Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises commerciales ou des individus évoluant dans le secteur du commerce général ;

crédit d’équipement pour l’acquisition d’outillage, ameublement commercial. Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises commerciales ou des individus évoluant dans le secteur du commerce général ;

crédit campagne pour l’achat et la commercialisation directe d’animaux, de céréales, de fruits, de légumes ou toutes autres marchandises agricoles ou industrielle. Les porteurs du crédit sont généralement des petites entreprises commerciales ou des individus évoluant dans le secteur du commerce général.

c) Le préfinancement de marchés, destiné à un apport de concours aux membres dans le cadre des appels d’offre (cautions ou engagements par signature, avances diverses) pour des marchés domiciliés en paiement irrévocables sur les comptes du point de services.Le préfinancement de marché s’adresse particulièrement à ceux dont la solvabilité du commanditaire ne souffre d’aucun doute

d) L’artisanat (fabrication et petite industrie) et la promotion des produits locaux de qualité e) L’éducation et la santé des enfants en milieu rural

4.1.3 Produits

Ils sont détaillés plus bas, et sont le résultat d’une stratégie de proposer aux clients des produits de crédit diversifiés et adaptés à leurs besoins.

Le crédit solidaire s’adresse à un public de femmes micro et macro entrepreneurs du secteur informel, organisées en groupes solidaires.Ce produit de crédit leur permet d’avoir comme garantie non pas un bien matériel ou un aval, mais la caution solidaire du groupe, ce qui signifie que chaque femme s’engage vis‐à‐vis des autres femmes à rembourser pour l’autre en cas d’impayé.

Ainsi, ces femmes, grâce au crédit solidaire, se trouvent à l’abri des intermédiaires et des usuriers,


30

dont les taux d’intérêt sont bien supérieurs à ceux pratiqués par l’Institution.

4.1.4 Taux d’intérêt

L’Institution adopte une politique de taux d’intérêt réaliste, permettant aux populations les plus démunies de pouvoir rembourser leur crédit et payer les intérêts, mais également d’apporter des revenus supplémentaires au niveau du foyer.

Les taux sont le résultat d’un arbitrage entre :

permettre une rentabilité au niveau de l’Institution, afin de financer ses activités de crédit, de se développer durablement et de couvrir ses frais de fonctionnement ;

remplir ses objectifs sociaux, et permettre l’accès au crédit aux personnes exclues du système bancaire classique, afin de les aider à améliorer progressivement leurs conditions de vie.

4.1.5 Fonds de solidarité

Le fonds de solidarité prélevé à hauteur d’un pourcentage du crédit octroyé est utilisé afin prendre en charge le remboursement d’un crédit en cas de décès du bénéficiaire, plutôt que de faire peser la dette sur les ayant‐droits. Il est laissé à l’appréciation de la direction générale d’affecter les fonds non utilisés pour des actions sociales.

Il s’agit également d’instaurer un principe de solidarité entre l’ensemble des bénéficiaires de crédits.

Manuel

4

l de politiqu

4.2 Fich

ues et procé

hes prod

dures – Epa

duits

argne et Créédit Décembbre 2011

31


32

5. Demande et octroi de crédit

5.1 Politiques

5.1.1 Bénéficiaires cibles

L’institution vise comme bénéficiaires de ses interventions, tout individu ou groupe d’individus à faible revenu, situé dans les zones rurales ou périurbaine du Mali et souhaitant avoir accès à des services financiers de proximité.

Une attention particulière sera accordée aux femmes, notamment celles vivant dans les zones rurales du Mali.

5.1.2 Conditions générales d’accès au crédit

Capacité, disposition et volonté de remboursement

Les crédits consentis par BENSO JAMANUN sont destinés prioritairement aux membres qui ont la capacité, la volonté et qui sont disposés à respecter les règles prévus à cet effet. Les garanties sont subordonnées à ces conditions de base, mais elles ne doivent pas remplacer les conditions préliminaires ci‐dessus.

La qualité du dossier de crédit

Un dossier de crédit comporte des pièces qui ont vocation à être utilisées en justice en cas d’impayé. Pour cette raison le traitement des dossiers de crédit doit se faire avec le plus grand soin. Cela implique que toute décision sur une demande de crédit doit faire l’objet de toutes les vérifications (même banales).

Il s’agit en particulier de vérifier les informations fournies par le futur emprunteur telles que sa résidence, son emploi, ses biens, ses dettes et revenus. Cette vérification sert à la validation des déclarations.

Toutes les pièces du dossier qui ont des champs à renseigner doivent l’être, les champs sans objet doivent être rayés et toute information nécessaire fournie. Le manquement à ces dispositions peut conduire au rejet du dossier pour non‐conformité. Il est important que tous les dossiers soient montés de façon rigoureuse.

Respect des textes règlementant le crédit

L’octroi d’un crédit par une instance habilitée de BENSO JAMANUN doit être conforme aux normes, lois, règlements et règles de déontologie qui régissent le crédit de l’Institution.

Respect des normes dans le domaine de l’environnement

L’Institution accorde des crédits pour la mise en œuvre d’activités conformes aux normes, lois et règlements régissant la protection de l’environnement en vigueur au Mali.


33

5.1.3 Conditions spécifiques d’accès au crédit

Adhésion à l’ADV

Le client doit être membre de l’ADV.

Age

Le client doit être majeur (18 ans minimum) pour pouvoir effectuer une demande de crédit. Il s’agit de restreindre le crédit aux individus qui sont juridiquement considérés comme civilement capable et responsable, c'est‐à‐dire essentiellement l'âge auquel ils sont capables de s'engager dans les liens d'un contrat ou d'un autre acte juridique.

Aucun âge maximum n’est fixé, car l’analyse de toute demande de crédit prend déjà en considération les compétences et aptitudes de l’individu à mener à bien son projet.

Moralité

Le demandeur doit être reconnu comme étant de bonne moralité.

Le risque de ne pas connaitre la moralité du client concerne plus particulièrement les clients des guichets urbains. C’est la raison pour laquelle le dossier de crédit d’un client d’un guichet urbain doit fournir dans son dossier de demande de crédit deux lettres de recommandations de deux personnes de son entourage. Ces deux personnes n’agissent pas en tant qu’aval, et ne se portent pas garant sur le crédit contracté, mais attestent de la moralité du demandeur, et peuvent être sollicités en cas d’impayé pour accentuer la pression sociale.

Lieu de résidence

Le demandeur doit résider dans les limites territoriales définies pour le guichet.

Bénéficiaire

Le client ne peut demander un crédit que pour lui, même. Cela ne peut être fait par son mandataire.

5.1.4 Politiques d’octroi de crédit

L’impartialité et la confidentialité

Le Comité de Crédit, les techniciens (personnel salarié) et les dirigeants sont tenus à un comportement impartial lors de l’examen des dossiers de crédit. Ils ne doivent pas, faire preuve de discrimination (sociale, politique, ethnique, genre etc.) à l’égard de n’importe quel membre.

Ils sont en outre tenus d’assurer et de s’assurer de la confidentialité des informations fournies par tout membre ou obtenues des membres dans le cadre de l’analyse des dossiers de crédit.

Limiter les conflits d’intérêt

BENSO JAMANUN interdit à un de ses employés, dirigeant du Conseil d’Administration, du Comité de Crédit ou du Conseil de Surveillance de s’adonner à des prises de décisions ou d’exercer une


34

Instruction BC

EAON

influence quelconque à quelque niveau que ce soit et qui ferait bénéficier un avantage personnel à eux‐mêmes, aux personnes qui leurs sont liées ou à des personnes qu’ils représentent.

La politique de crédit de l’Institution consacre en effet la gestion collégiale et consensuelle des pouvoirs d’octroi de crédit et exclut toute concentration de pouvoir dans les mains d’un seul de ses membres.

Eviter le surendettement de l’emprunteur

L’InstitutionBENSO JAMANUN à travers ses guichets est à la disposition des emprunteurs et répond à leurs sollicitations de façon rationnelle dans le souci d’éviter leurs surendettements. Pour cela leurs dossiers sont analysés pour identifier :

leurs besoins réels ; leurs capacités de remboursement ; la solvabilité de l’activité à financer ; leurs volontés de rembourser.

L’observation de ces règles doit être comprise dans le bien à la fois des emprunteurs et de l’Institution. En effet cela permettra de limiter ou minimiser les risques de contentieux et d’impayés.

La formalisation des engagements de l’emprunteur

L’emprunteur s’engage formellement, à travers un contrat de crédit signé à utiliser les sommes empruntées aux fins déclarées. Dans le cas contraire, le solde est exigible. Cette décision est laissée à l’appréciation du gérant.

Dans le cas de la survenance de cette situation, toutes possibilités de bénéficier d’un nouveau crédit sont suspendues.

5.1.5 Respect des ratios prudentiels

L’instruction N°010‐08‐2010 relative aux règles prudentielles applicables aux systèmes financiers décentralisés légifère sur les sujets suivants :

La limitation des risques auxquels est exposée un SFD

Le risque auquel est exposé un SFD ne peut excéder le double de ses ressources internes et externes.

Crédits + comptes débiteurs + titres + engagements signature – provisions – dépôts de garantie

Emprunts + comptes créditeurs + dépôts + provisions et fonds propres

Les comptes comptables exacts sont précisés dans l’instruction.

x 100 ≤ 200%


35

Instruction BC

EAON

Instruction BC

EAON

Instruction BC

EAON

Couverture des emplois à moyen et long terme par des ressources stables

En vue d'éviter une transformation excessive des ressources à vue et/ou à court terme en emplois àmoyen et long terme, les SFD doivent financer l'ensemble deleurs actifs immobilisés ainsi que de leurs autres emplois à moyen et long terme par des ressourcesstables.

MT : moyen terme / LT : long terme

Emprunts à MT/LT+ comptes créditeurs à MT/LT + dépôts à MT/LT + provisions et fonds propres à MT/LT

Dépôts et prêts auprès IF > 1 an + crédit clients MT/LT + titres + dépôts & caution + immobilisations


Limitation des prêts aux dirigeants et au personnel ainsi qu’aux personnes liées

Dans le souci de prévenir le risque de concentration des prêts et des engagements par signature enfaveur des dirigeants et du personnel des SFD, la proportion deressources pouvant leur être dédiée a été fixée, en conformité avec les dispositions de l'article 35 dela loi portant réglementation des SFD, par le ratio de « limitation des prêts et engagements par signature aux dirigeants et au personnel » à 10% des fonds propres. Ce ratio a également pour objectif de contrôler l'utilisation des crédits accordés aux dirigeants.

Prêts et engagements par signature donnés aux dirigeants et au personnel

Fonds propres


Limitation des risques pris par une seule signature

Par risques, il faut entendre l'encours des prêts accordés ainsi que les engagements definancement et de garantie donnés aux membres, bénéficiaires ou clients.

Par une seule signature, il faut entendre toute personne physique ou morale agissant en son nompropre et/ou pour le compte d'une autre structure dont il détient directement ou indirectement, un pouvoir de contrôle, notamment un contrôle exclusif, conjoint ou une influence notable, tels quedéfinis dans le référentiel comptable spécifique des SFD.

Prêts et engagements par signature

Fonds propres

x 100 ≥ 100%

x 100 ≤ 10%

x 100 ≤ 10%


36

Le montant brut des prêts et engagements par signature donnés à un plus gros emprunteur est obtenu à partir des annexes aux états financiers et est vérifié à partir de l'état des prêts accordés par l'institution.

5.1.6 La garantie

La garantie est une obligation incombant à l’un des contractants d’assurer la jouissance de quelque chose ou la protection contre un dommage. C’est donc un moyen juridique qui permet à l’Institution d’avoir un recours sur un bien matériel ou immatériel d’une personne physique ou morale, pour se rembourser en cas de défaut du débiteur.

Tous les crédits doivent être assortis de garanties de façon à couvrir des risques de pertes ou les réduire au maximum. Les garanties constituent des éléments destinés à rendre crédible l’engagement du membre.

Les garanties ne sont pas un substitut à la capacité de remboursement de l’emprunteur.

Les sûretés généralement recueillies sont les suivantes :

a) Salaires

b) Hypothèques sur immeubles

c) Nantissements de marchandises, de fonds de commerce, de matériel, de contrats, d’animaux ou d’espèces

Les offres de garanties sont matérialisées dans des documents qui sont légalisées (visées auprès des autorités compétentes).

L’évaluation des garanties est faite de façon professionnelle et impartiale par les agents commis à cette tâche. Dans certains cas,BENSO JAMANUN peut faire appel des personnes qualifiées (courtiers en valeurs mobilières, évaluateurs agrées, concessionnaires, vendeurs d’équipements spécialisés, etc.).

Les garanties doivent être la propriété de l’emprunteur ou de celui qui avalise le prêteur et sont restituées après le remboursement total du crédit par l’emprunteur. Il est important que la durée du prêt ne dépasse pas la vie utile du bien mobilier mis en garantie.

Il est important de s’assurer que la garantie matérielle est suffisante (valeur égale ou supérieure au montant du crédit demandé + intérêts+ éventuelles pénalités), réalisable(ayant une valeur marchande dans l’environnement d’intervention du guichet) et saisissable.

d) Avals de personnes physiques ou morales

Est considérée comme aval toute personne qui décide de se porter volontairement caution pour un autre client afin de se substituer à lui en cas de difficulté de remboursement.

L’aval est une personne physique qui remplit les critères suivants :


37

o être de bonne moralité ; o être solvable ; o soit être adhérent au même guichet et ne pas avoir de crédit en cours,

soit utiliser sa rémunération comme garantie ; o être accessible en cas de besoin ; o signer un engagement solidaire dûment légalisé.

e) Cautionnements solidaires de personnes physiques ou morales

Pour les crédits de groupes, la caution solidaire constitue une garantie. Les emprunteurs sont informés qu’ils sont collégialement responsables pour la totalité du crédit et non uniquement pour leur part. Le cautionnement est formalisé dans un contrat signé de tous les cautionnés.

f) Gages

g) Le dépôt de garantie demandé avant octroi du crédit joue comme garantie financière.

5.2 Identification des responsabilités des intervenants techniques dans le processus

Guichet

L’organisation et le fonctionnement des comités de crédit est identique qu’il s’agisse d’un guichet urbain (localisé dans les mêmes bâtiments qu’une agence) ou d’un guichet rural.

Comité de crédit du guichet :

Il est composé de 5 représentants villageoisnon salariés de l’Institution, et de l’agent de guichet dans le cas d’un guichet rural, et de l’agent de crédit dans le cas d’un guichet urbain. Il analyse les dossiers de crédit qui lui sont soumis à l’unanimité, selon les ouvertures du guichet :

Guichet rural qui ouvre 1 jour par semaine Analyse lors de cette journée Guichet rural qui ouvre 2 ou 3 jours par semaine Certains jours dans la semaine Guichet urbain qui ouvre entre 3 et 5 jours par semaine Certains jours dans la semaine

Pour des raisons de lutte contre la fraude et de gestion de trésorerie, il n’est pas possible dans une même journée de procéder à la demande, l’analyse et l’octroi du crédit.

Agent de guichet :

Il est rattaché à une agence, et a la charge de plusieurs guichets (3 à 5 en général). Il procède à toutes les opérations d’épargne et de crédit au niveau du guichet.


38

Son rôle dans le processus de crédit consiste à :

instruire les dossiers de crédit ; participer à l’analyse des demandes de crédits avec les 5 représentants villageois ; effectuer les déblocages de prêt ; participer à la revue du portefeuille et aux opérations de recouvrement.

Comité de crédit en dehors de l’agent de guichet / agent de crédit :

Dans chaque guichet, l’agent de guichet est assisté par 5 villageois non salariés, élus par l’assemblée du village.

Son rôle est multiple :

assurer la promotion du guichet dans la zone ; jouer le rôle de comité de crédit au niveau du guichet. C’est donc lui qui donne un avis sur chaque demande de crédit, avis suivi de celui du comité de crédit de l’agence / du siège en fonction des seuils établis ;

assurer le recouvrement des impayés du guichet.

Il est présent au guichet lorsque celui‐ci est ouvert.

Agence

Comité de crédit de l’agence :

Il est en charge, pour les demandes decrédit d’un montant supérieur aux pouvoirs du comité de crédit du guichet, de :

l’étude des demandes de crédit ; l’analyse et la gestion du portefeuille des crédits.

Il est composé de :

o le gérant de l’agence / le chef d’agence ; o les agents de crédit ; o les agents de guichet disponibles.

Le comité de crédit prend des décisions à l’unanimité sur les dossiers de crédit qui lui sont soumis.

Il se réunit une fois par semaine, et plus si le volume de demandes de crédit le nécessite.

Gérant :

Il s’occupe de :

participer à l’analyse des crédits avec le comité de crédit de l’agence ; suivre les clients (relance, visites, etc.) ; participer à la revue du portefeuille et aux opérations de recouvrement.


39

Une fois par mois, le gérant d’agence envoie au chef d’agence un rapport indiquant la liste des dossiers de crédits approuvés ainsi que les conditions d’approbation. Ce dernier consolide les informations remontées des agences secondaires et transmet son rapport au REX.

Agent de crédit :

Il est en charge de :

l’étude technique du projet présenté dans la demande de crédit. A ce titre, il se déplace sur le terrain pour rencontrer le demandeur et évaluer le projet et ses modalités techniques et financières ;

la présentation de la demande de crédit au comité de crédit de l’agence ; la préparation et transmission du dossier si l’avis du comité de crédit du siège est nécessaire ;

le suivi et la vérification de l’utilisation du crédit, par des rencontres avec le client lors de visites une fois le crédit octroyé ;

le recouvrement.

L’agent de crédit a la responsabilité du portefeuille de crédits qui lui sont affectés. Il est le supérieur hiérarchique des agents de guichets qui lui sont rattachés.

Siège

Comité de crédit du siège :

Il est l’organe technique ultime mandaté par le Conseil d’Administration pour traiter toutes les questions de crédit relevant de sa compétence, et notamment celles relatives à des demandes de crédit d’un montant supérieur aux pouvoirs du comité de crédit de l’agence.

Le Comité de Crédit du siège est composé de:

o le directeur général ; o le responsable administratif et financier ; o le directeur général adjoint chargé de l’exploitation ; o le responsable juridique.

Le comité de crédit prend des décisions à l’unanimité sur les dossiers de crédit qui lui sont soumis.

Chaque demande qui parvient au siège est analysée dans les 48 heures.

Directeur général :

Il participe à l’analyse des crédits avec le comité de crédit au niveau de la direction avec une voie prépondérante, et au recouvrement si nécessaire.

Directeur général adjoint chargé de l’exploitation :

Il s’occupe de:

analyser les risques liés aux crédits ;


40

assurer le suivi de toutes les procédures en matière de crédit établies par la réglementation et la Direction Générale ;

mettre en œuvre la politique de recouvrement et de contentieux ; appuyer les gérants dans le recouvrement des crédits contentieux.

Conseil d’administration :

La stratégie de crédit doit être approuvée par le Conseil d’Administration. Une fois approuvée, elle doit être diffusée dans l’Institution et être suffisamment claire pour être comprise par toutes les personnes impliquées dans le processus d’octroi de crédit.

Les principes responsabilités du Conseil d’administration sont de :

s’assurer que la politique de crédit en vigueur est respectée ; s’assurer que le Comité de Crédit se réunit régulièrement ; s’informer du degré de satisfaction des membres en matière de crédit ; veiller à la confidentialité de l’information sur les dossiers de crédit ; administrer BENSO JAMANUN dans une perspective globale et dans l’intérêt de tous les membres ;

examiner le rapport sur les prêts ; évaluer le résultat des activités.

Conseil de surveillance :

Le Conseil de surveillance a pour responsabilité de surveiller la gestion de l’Institution et en particulier le portefeuille de prêts. Pour ce faire, il doit :

connaître la politique de crédit ; s’assurer du respect de la politique de crédit et des procédures en vigueur ; contrôler la qualité des services aux clients en matière de crédit ; contrôler les prêts consentis au personnel et aux dirigeants ; garder le secret absolu sur les crédits accordés ou refusés ; vérifier les rapports sur les crédits produits par l’agent de crédit ; vérifier la tenue du registre des procès‐verbaux du Comité de crédit ; vérifier que les créances en souffrance respectent les limites fixées ; vérifier que le plafond individuel d’octroi de crédit est respecté ; vérifier, la conformité des dossiers par rapport aux procédures ; signaler selon les cas, toutes les anomalies constatées lors des contrôles ; s’assurer que les recommandations des contrôles de la tutelle et des Commissaire aux Comptes sont respectées ;

recevoir et instruire les plaintes des clients ; s’assurer de la conformité des procès‐verbaux du comité de crédit.


41

5.3 Procédures

5.3.1 Composition du dossier de crédit

Il est constitué de :

la fiche de demande de crédit ; la fiche d’analyse de la demande de crédit, qui sera remplie par le(s) comité(s) de crédit ; pour les demandeurs auprès des guichets urbains, deux lettres de recommandations par deux personnes de sa connaissance ;

pour les groupes de solidarité, la fiche d’engagement de caution solidaire.

Au guichet et à l’agence, le comité de crédit doit s’assurer que le dossier de crédit est complet. Si le dossier est transmis au siège, les pièces justificatives sont gardées à l’agence, et seule la fiche de demande et d’analyse de crédit est transmise.

Chaque dossier de crédit est conservé au niveau de l’agence dans une chemise avec les indications nécessaires pour faciliter la recherche.

5.3.2 De la demande de crédit individuel jusqu’à la décision du(des) comité(s) de crédit

Une fois le dossier constitué, il est transmis pour analyse à différents comités, selon le montant :

jusqu’à un 1er seuil, la demande est analysée par le comité de crédit du guichet. Ce 1er seuil diffère selon qu’il s’agisse d’un 1er crédit ou d’un renouvellement ;

entre le 1er seuil et un 2ème seuil s’ajoute un niveau de validation supplémentaire, par le comité de crédit de l’agence ;

entre le 1er seuil et un 2ème seuil s’ajoute un niveau de validation supplémentaire, par le comité de crédit du siège ;

au‐delà d’un 3ème seuil s’ajoute un niveau de validation supplémentaire, par le comité de gestion des risques.

Les seuils sont fixés par note de service interne, et peuvent être modifiés par le directeur général.

L’analyse est formalisée par un formulaire spécifique à chaque niveau, et signée à chaque étape de validation.

A la fin de chaque comité de crédit, un PV d’analyse des crédits est rédigé afin de synthétiser les décisions prises lors de la séance d’analyse.


42

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43

5.3.3 De la demande de crédit groupe jusqu’à la décision par du(des) comité(s) de crédit

Une fois le dossier constitué, il est transmis pour analyse à différents comités, selon le montant :

jusqu’au montant d’un 1er seuil, la demande est analysée par le comité de crédit du guichet et le comité de crédit de l’agence ;

entre le 1er et un 2ème seuil s’ajoute un niveau de validation supplémentaire, par le comité de crédit du siège ;

au‐delà du 2ème seuil s’ajoute un niveau de validation supplémentaire, par le comité de gestion des risques.

Le seuil est fixé par note de service interne.

Les limites d’approbation de ces différents comités de crédit peuvent être modifiées par décision du Conseil d’Administration.

L’analyse est formalisée par un formulaire spécifique à chaque niveau, et signée à chaque étape de validation.

A la fin de chaque comité de crédit, un PV d’analyse des crédits est rédigé afin de synthétiser les décisions prises lors de la séance d’analyse.


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45

5.3.4 En cas d’avis favorable, procédures préparatoires à l’octroi du crédit

Communication au client et au guichet

Le client est contacté par le dernier comité ayant statué pour lui communiquer l’octroi du crédit ou non, et le montant finalement accordé. Il s’agit si le crédit est accordé à des conditions différentes de la demande, de s’assurer que le client souhaite toujours obtenir le crédit.

On communique également les justificatifs à apporter pour guichet concernant la garantie présentée dans la demande de crédit (cf. 5.3.5). Un rendez‐vous est convenu au client pour qu’il vienne présenter les documents de la garantie et signer le contrat.L’aval est également convoqué, si applicable. On tiendra compte du délai nécessaire au client pour rassembler les documents demandés concernant la garantie, ainsi que du délai nécessaire pour rédiger la fiche de crédit et le contrat, et si applicable pour transmettre les deux documents.

En parallèle, le guichet est informé de la décision d’octroi du crédit lorsque le dernier comité de crédit ayant statué est au niveau de l’agence ou du siège. On s’assure que le contrat et la fiche de crédit seront disponibles lors de la venue du client.

Rédaction du contrat et de la fiche de crédit

La fiche de crédit et le contrat sont rédigés selon le tableau de responsabilité suivant :

Niveau auquel dernier comité de crédit a statué

Rédaction de la fiche de crédit

Rédaction du contrat

Guichet Agent de guichet Agent de guichet Agence Agent de crédit Agent de crédit Siège Agent de crédit Agent de crédit

Si la rédaction est effectuée à l’agence par l’agent de crédit, les deux documents sont redescendus au guichet.

Venue du client au guichet

Le client se rend au rendez‐vous fixé, et apporte les justificatifs demandés pour supporter la garantie qu’il présente. Il signe l’acte de nantissement et lecontrat de crédit en deux exemplaires. Si applicable, l’aval signe également le contrat de crédit.

Validation des éléments de garantie, de la fiche de crédit et du contrat par le gérant

Les justificatifs supportant la garantie, la fiche de crédit et le contrat sont remontés à l’agence, pour que ces documents soient revus, validés et signés par le gérant. Un exemplaire du contrat est gardé à


46

l’agence, et placé dans le coffre‐fort.

Retour des documents au guichet

Une fois la fiche de crédit et le contrat signés par le gérant, et sans rejet de sa part des justificatifs sur la garantie apportés, ils sont retournés au guichet, et l’agent de guichet peut contacter le client pour procéder au déblocage des fonds.

5.3.5 Constitution de la garantie

La garantie est un salaire

La saisie sur rémunération ou sur salaire permet à l’Institution de prélever, une partie des rémunérations d'un client salarié ou de son aval salarié.

Le client ou son aval doivent remplir et signer l’attestation de garantie sur salaire, et la faire viser par l’employeur. En possession de ce document, l’agent de guichet récupère auprès de l’employeur le montant du crédit en impayé, des intérêts et pénalités relatives, dans la limite d’1/3 du salaire net du client ou de l’aval.

La garantie est un véhicule

En se déplaçant à la direction des transports, l’agent de crédit communique que le véhicule identifié comme garantie dans le contrat de prêt est gagé, et ne peut donc être vendu. La direction échange alors la carte grise du véhicule par une nouvelle avec la mention « véhicule gagé ».

L’Institution peut alors décider de vendre le véhicule pour recouvrir les montants dus. Si ces montants sont finalement payés par le client avant réalisation de la garantie, l’agent de crédit procède à la levée de gage, en transmettant l’information à la direction des transports.

La garantie est un équipement

L’équipement doit être enregistré comme gage auprès du notaire, afin que l’agent de crédit puisse réaliser cette garantie en cas d’impayé.

La garantie est un bien foncier (maison, appartement ou terrain détenu)

Si la garantie est formalisée, i.e. si le dossier de crédit inclut un titre foncier, celle‐ci peut être enregistrée auprès du notaire, et le bien peut être saisi en cas d’impayé.

Tout autre document concernant le bien foncier ne constitue pas une garantie formalisée, et ne peut donc pas être utilisé pour la saisie de la garantie. Néanmoins, ces documents sont acceptés et mis en


47

coffre à l’agence pendant la durée du prêt

Autres types de garantie (animaux par exemple)

Il s’agit d’obtenir un justificatif permettant de connaitre la valeur du bien.

Suivi des garanties

Tous les documents transmis par le client sont attestés par un reçu de garantie.

Tous les documents supports de la garantie sont placés dans le coffre‐fort de l’agence, mis à part les garanties formalisées enregistrées par le notaire.

Un registre des garanties est maintenu dans le coffre‐fort, et sont renseignés dans ce cahier les entrées et sorties de garanties.

5.3.6 Déblocage des fonds

Intervenant Description Document Guichet Le crédit ne peut être débloqué que si les conditions

suivantes sont remplies : la présence physique du demandeur au niveau du guichet munie de son livret d’épargne et de crédit ;

le contrat est signé par toutes les parties prenantes (prêteurs, emprunteurs, certificateurs et caution) ;

la garantie est constituée ; le dépôt de garantie est constitué ; les frais de dossier et fonds de solidarités sont payés ; la fiche de crédit est disponible, remplie et signée.

Le client ‐ se présente au guichet pour retirer son crédit


‐ s’assure que toutes les conditions sont remplies ‐ demande la pièce d’identité de la personne et son livret ‐ transmet au client le contrat signé ‐ lui indique le montant du dépôt de garantie, du fonds de solidarité et des frais de dossier à régler

Contrat

Le client ‐ présente son livret d’épargne et de crédit et sa pièce d’identité ‐remet l’argent du dépôt de garantie, du fonds de solidarité et des frais de dossier



48


‐ remplit un 1er bordereau pour recevoir les fonds du dépôt de garantie ‐ remplit un 2ème bordereau pour recevoir le fonds de solidarité ‐ remplit un 3ème bordereau pour recevoir les frais de dossier ‐ remplit un 4ème bordereau pour le décaissement du crédit ‐ enregistre les 4 opérations dans le journal ‐ renseigne le montant des dépôts versés et du crédit octroyé sur le livret d’épargne et de crédit et la fiche de crédit ‐ fait signer les bordereaux par le client ‐ lui remet l’argent et son livret d’épargne et de crédit

Carnet de bordereaux Journal Fiche de crédit

5.3.7 Ratios prudentiels et suivi de la stratégie de crédit

Le calcul des indicateurs est effectué régulièrement par le RAF au siège, et la communication à la BCEAO suit la fréquence indiquée dans l’instruction (mensuelle ou trimestrielle).

Le respect par l’Institution des limites définies dans le cadre de sa stratégie de crédit doit être suivi et analysé sur une base mensuelle par le Responsable de l’exploitation (REX). Toute exception récurrente, c’est à dire qui se répète sur 3 mois consécutifs ou toute modification permanente de limite doit être approuvée par le Conseil d’Administration.






C





D


49

Fiche de demande et d’analyse du crédit individuel ou du crédit groupe hors groupements solidaires

Renseigne : ‐ les informations sur le client ‐ sa demande de crédit ‐ l'analyse des différents comités et leur décision d'octroi ou non.

Le caissier Les comités de crédit (guichet, agence et siège)

Agence (dans la chambre‐forte)

H

Acte de nantissement

Acte juridique signé devant huissier par lequel un emprunteur donne en garantie à l’Institution un bien

Les comités de crédit (guichet, agence et siège)


I

Acte de garantie sur salaire

Acte par lequel une personne (le demandeur du crédit ou son aval) ainsi que son employeur accepte de verser une partie du salaire en ca d’impayé



J

Fiche d’engagement de caution solidaire

Engagement des membres du groupe à se porter caution solidaire envers l’un des membres en cas d’impossibilité de paiement



K

Contrat de prêt individuel ou groupes hors groupements solidaires (à compléter /modifier selon les spécificités du crédit)

Contrat entre le client et l’Institution, détaillant l’ensemble des conditions générales et particulières du crédit

Le gérant L’agent de crédit


L


50

Fiche de crédit Une fois le crédit octroyé, la fiche de crédit est remplie afin de renseigner toutes les modalités du crédit, le tableau d’amortissement ainsi que le suivi des remboursements


Guichet M

PV d’analyse de crédits

A la fin de chaque session d’analyse de dossiers de crédit par le comité de crédit, un PV est rédigé pour formaliser l’ensemble des décisions prises. Le PV est signé par l’ensemble des membres ayant pris part au comité de crédit.

Les membres du comité de crédit

Guichet Agence Siège (au niveau où a eu lieu le comité de crédit)

Z

Reçu de garantie Le document atteste des garanties remises par le client


Un exemplaire est remis au client L’autre est gardé au guichet

AA

Registre des garanties

Le cahier renseigne tous les mouvements de garanties dans le coffre‐fort


Agence AB

Modèle de lettre de recommandation

Le client au niveau d’un guichet urbain doit présenter dans son dossier de demande de crédit deux lettres de recommandation par deux personnes de son entourage, attestant de sa bonne moralité.

Les membres du comité de crédit

Agence AC


51

6. Remboursement du crédit

6.1 Politiques

La protection des épargnes

Les fonds prêtés aux clientsappartiennent pour une partie non négligeable aux déposants (épargne des clients), aux associations financières prêteuses (emprunts), à l’Institution elle‐même (fonds propres).

Compte tenu de la diversité des origines des fonds et de l’importance de l’épargne, les fonds prêtés doivent être récupérés entièrement pour éviter des conséquences désastreuses. En effet les impayés feront courir à BENSO JAMANUN les principaux risques suivant :

L’altération de la confiance des déposants, et la raréfaction des épargnes avec des répercussions sur les bons emprunteurs

La perte des fonds propres et la diminution des bénéfices du fait des provisions Le retardement de l’atteinte de la pérennité (report des intérêts, pertes d’actifs productifs) La faiblesse de la rotation du portefeuille et le risque de découragement des bons emprunteurs

Les difficultés de trésorerie et les risques de crises de restitution des épargnes qui peuvent conduire à la détérioration de l’image de l’Institution

Les difficultés pour l’Institution d’honorer ses engagements

La récupération des crédits sera basée sur des actions fortes en amont à travers la mobilisation de bonnes garanties et la mise en place de crédit selon la capacité des demandeurs, une transformation modeste des épargnes par une limitation des règles de transformation de certaines épargnes.

Remboursement anticipé

Il est permis au client de procéder au remboursement anticipé du prêt, afin de lui permettre de se désengager s’il a les ressources nécessaires. Néanmoins, il est important de s’assurer que le remboursement anticipé est bien le choix du bénéficiaire du crédit, et que le client ne s’engage pas dans un processus de surendettement. Il est donc important de bien comprendre et de documenter la situation du client et la raison de ce choix.

Il faut également comprendre si les conditions du crédit étaient pertinentes par rapport au projet du client. L’objectif est de pouvoir proposer un type de crédit adapté au projet d’activité du client, en l’accompagnant dans le choix de la durée et des modalités de remboursement.

Enfin, le remboursement anticipé ne génère pas d’escompte sur les intérêts à payer.


52

6.2 Procédures

6.2.1 Remboursement du crédit

Intervenant Description Document Le client ou son mandataire

‐ se présente au guichet muni de son livret d’épargne et de crédit ‐ s’adresse au caissier / agent de guichet et l’informe du remboursement qu’il souhaite effectuer



‐ vérifie l’identité du titulaire du compte en demandant une pièce d’identité, et en la comparant avec l’information renseignée sur la fiche individuelle ‐ sort la fiche de crédit du client et vérifie la date d’échéance et le montant du remboursement ‐ vérifie également l’information avec l’état des remboursements attendus

Fiche d’identification Fiche de crédit Etat des remboursements attendus


‐ verse le montant ‐ remet son carnet


a) Si le montant versé correspond au remboursement attendu et la date correspond à celle de l’échéancier : ‐ compte l’argent ‐ vérifie les billets en les passant à la machine de faux billets ‐ dépose l’argent dans le tiroir‐caisse ‐ remplit le bordereau d’opération, le signe et le fait signer au client, puis remet le duplicata au client ‐ renseigne le remboursement sur la fiche de crédit et mentionne le remboursement sur l’état des remboursements attendus ‐ enregistre le montant sur le journal. ‐ remplit le livret d’épargne et de créditet le rend au client

Carnet de bordereaux Fiche de crédit Etat des remboursements attendus Journal

b) Si le montant versé ne correspond pas au remboursement attendu mais la date est bien celle de l’échéancier : ‐ informe le client de l’inadéquation du montant versé, et lui demande le complément. Si le client ne peut verser la totalité du remboursement, alors les pénalités commencent à courir et la différence constitue un impayé ‐ procédure a) pour le montant versé c) Si le montant versé correspond au remboursement attendu mais la date ne correspond à celle de l’échéancier : ‐ informe le client du retard et calcule le montant des pénalités ‐ procédure a) pour le montant du remboursement + pénalités de retard.


53

En cas d’impossibilité du client de payer les pénalités, alors ce montant est enregistré dans la fiche de crédit comme impayé

6.2.2 Dernière échéance

La procédure est identique, mais on ajoute le retour du dépôt de garantie au client, remis lors de l’octroi du crédit.

6.2.3 Remboursement anticipé

Intervenant Description Document Le client ‐ informe l’agent de guichet / le caissier de sa volonté de

procéder au remboursement anticipé de son crédit

L’agent de guichet / le caissier

‐ s’entretient avec le client pour identifier les motifs de cette décision ‐ la procédure de remboursement est appliquée, en appliquant les intérêts sur la totalité de la période initialement prévue






C





D


54

Fiche d’identification individuel ou groupe

Permet d’avoir toutes les informations sur le client


Guichet A, B

Fiche de crédit Une fois le crédit octroyé, la fiche de crédit est remplie afin de renseigner toutes les modalités du crédit, le tableau d’amortissement ainsi que le suivi des remboursements


Guichet M

Etat des remboursements attendus

Le tableau présente par guichet et par semaine l’ensemble des remboursements attendus

Caissier Agent de guichet Agent de crédit

Agence (Excel) N


55

7. Suivi et recouvrement du crédit

7.1 Politiques

Suivi

La politique de l’Institution est de mettre en place une approche commerciale de proximité, basée sur la réalisation de visites à la clientèle, qui doivent permettre de pouvoir s’informer régulièrement sur la bonne marche des activités du client, de sa santé financières en vue de pouvoir alerter la direction dès la survenance d’un signe de faiblesse qui pourrait compromettre le développement de l’activité, affecter la rentabilité, entraver la capacité du client à honorer ses engagements, etc.

Recouvrement

Tout crédit en retard doit faire l’objet de recouvrement dès le premier jour d’incidence de paiement.

Pénalités de retard

Tout emprunteur en retard de paiement est redevable d’une pénalité dont le montant est fixé par note de service.

Provision comptable sur les impayés

Les risques d’impayés sur les créances de l’Institution doivent faire l’objet de provision.

7.2 Procédures

7.2.1 Suivi du crédit

Le suivi de l’utilisation des crédits dont le montant est supérieur au 1er seuil, et qui dont ont été analysés par le comité de crédit de l’agence, relève de l’agent de crédit.

Il doit ainsi effectuer plusieurs visites auprès du bénéficiaire du crédit :

‐ 1ère visite dans un délai de 15 jours après l’octroi : échanges et discussion pour s’assurer que les fonds ont été investis conformément leur objet, pour s’enquérir des dépenses effectuées et du démarrage de l’activité ;

‐ 2ème visite au 1/3 de la durée du prêt : suivi de l’activité et éventuelles difficultés rencontrées ;

‐ 3ème visiteaux 2/3 de la durée du prêt : suivi de l’activité et éventuelles difficultés


56

rencontrées.

7.2.2 Procédure de recouvrement

Les actions de recouvrement au niveau du guichet par le comité de crédit en dehors de l’agent de guichet, incluent :

Type d’action Date 1er appel ou rencontre pour s’assurer que l’échéance a réellement été impayée. Echange cordial. Le comité de crédit demande un paiement dans un délai d’une semaine.

Entre J+1 et J+2

Visite au client. Le comité de crédit demande un paiement dans un délai d’une semaine.

J+8


57

Appels téléphoniques au client Toute la période de recouvrement

Déplacements pour rencontrer le client Toute la période de recouvrement

Rencontres avec l’aval si applicable Toute la période de recouvrement

Lettres de relance • Si le crédit est en‐dessous du 1er seuil (crédit accordé au

niveau du guichet uniquement) : le comité de crédit transmet à l’agence la liste des lettres de relance à préparer. L’agence les prépare, le gérant les signe. Elles sont ensuite transmises au guichet pour distribution.

• Si le crédit est au‐dessus du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet et de l’agence, ou au niveau du guichet, de l’agence et du siège) : les lettres de relance sont établies par l’agent de crédit, signées par le gérant, et transmis au guichet pour distribution.

1ère lettre à +1 mois, 2ème lettre à +2 mois

Lettre de mise en demeure • Si le crédit est en‐dessous du 1er seuil (crédit accordé au

niveau du guichet uniquement) : le comité de crédit transmet à l’agence la liste des lettres de mise en demeure à préparer. L’agence les prépare, le gérant les signe. Elles sont ensuite transmises au guichet pour distribution

• Si le crédit est au‐dessus du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet et de l’agence, ou au niveau du guichet, de l’agence et du siège) : les lettres de mise en demeure sont établies par l’agent de crédit, signées par le gérant, et transmis au guichet pour distribution.

2 jours avant +3 mois

Important : il est interdit aux bénévoles du comité de crédit du guichet de collecter de l’argent en dehors du guichet. Le client doit être informé que les remboursements, même partiels, de son crédit ne peuvent être effectués qu’au guichet.

Les actions de recouvrement au niveau de l’agence, par l’agent de crédit et le gérant, incluent :

Type d’action Date Appels téléphoniques au client Toute la période de

recouvrement Déplacements pour rencontrer le client

• Si le crédit est en‐dessous du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet uniquement) : l’agent de crédit intervient sur demande du guichet uniquement, si le comité de crédit a des difficultés particulières

• Si le crédit est au‐dessus du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet et de l’agence, ou au niveau du guichet, de l’agence et du siège) : l’agent de crédit intervient obligatoirement car c’est un crédit pour lequel il a fait l’étude technique et connait donc le client et son crédit.

Toute la période de recouvrement

Rencontres avec l’aval si applicable Toute la période de recouvrement


58

Lettres de relance • Si le crédit est en‐dessous du 1er seuil (crédit accordé au

niveau du guichet uniquement) : le comité de crédit transmet à l’agence la liste des lettres de relance à préparer. L’agence les prépare, le gérant les signe. Elles sont ensuite transmises au guichet pour distribution.

• Si le crédit est au‐dessus du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet et de l’agence, ou au niveau du guichet, de l’agence et du siège) : les lettres de relance sont établies par l’agent de guichet, signées par le gérant, et transmis au guichet pour distribution.

1ère lettre à +1 mois, 2ème lettre à +2 mois

Lettre de mise en demeure • Si le crédit est en‐dessous du 1er seuil (crédit accordé au

niveau du guichet uniquement) : le comité de crédit transmet à l’agence la liste des lettres de mise en demeure à préparer. L’agence les prépare, le gérant les signe. Elles sont ensuite transmises au guichet pour distribution

• Si le crédit est au‐dessus du 1er seuil (crédit accordé au niveau du guichet et de l’agence, ou au niveau du guichet, de l’agence et du siège) : les lettres de mise en demeure sont établies par l’agent de crédit, signées par le gérant, et transmis au guichet pour distribution.

2 jours avant +3 mois

Réunion mensuelle à l’agence pour passer en revue les nouveaux crédits passés en souffrance. Le gérant, l’agent de crédit et les agents de guichet impliqués et disponibles y participent. Ils décident ensemble pour chaque dossier si celui‐ci doit passer en contentieux ou non, en fonction de la bonne foi du client en impayé. Les efforts faits par le client sont mesurés par les paiements partiels effectués pendant les 3 mois sur le montant en recouvrement

+3 mois

Si le client est perçu comme de bonne foi, la pression continue par le guichet et l’agence. Si le client est perçu comme de mauvaise foi, la saisie de la garantie est engagée, sur proposition de l’agence et validation par le siège.

Au‐delà de 3 mois

Avant toute action de recouvrement, au niveau du guichet et au niveau de l’agence, la raison du retard dans le remboursement doit être analysée et documentée (cf. 7.2.4 Suivi des impayés). Les actions de recouvrement peuvent être évitées ou allégées si le client est de bonne foi, que les raisons de l’impayé sont dues à des problèmes liés à son activité et expliquées avec honnêteté par le client.

Toutes les actions de recouvrement, au niveau du guichet comme au niveau de l’agence doivent être documentées sur « l’état des crédits impayés ». Les informations sont consolidées par le gérant au niveau de l’agence. Le comité de crédit du guichet doit ainsi justifier et documenter les actions qu’il a mené auprès des clients en impayés, lors de la journée / des journées d’ouverture du guichet, mais également en dehors. C’est sur la base des informations documentées sur « l’état des crédit impayés » que des indemnités pourront être versées aux bénévoles qui ont entrepris des actions en dehors des jours d’ouverture du guichet.


59

7.2.3 Saisie de la garantie

La saisie de la garantie put être engagée par l’Institution 3 mois après l’échéance de crédit non remboursée, i.e. une fois que le crédit tombe en souffrance. La garantie inclut le dépôt de garantie constitué avant le déblocage du crédit.

Le montant à recouvrir inclut : le solde du crédit restant à payer, les intérêts et les pénalités de retard.

Les modalités de la saisie de la garantie, qu’il s’agisse de celle du client ou de celle de l’aval, dépendent de la nature de la garantie.

Cas d’une garantie formalisée

Il s’agit de :

la garantie sur salaire avec attestation de garantie signée par l’employeur ; les biens fonciers avec un titre foncier, enregistrés auprès du notaire ; les équipements enregistrés auprès du notaire ; les véhicules gagés selon la procédure auprès de la direction des transports ; le dépôt de garantie versé avant le déblocage du crédit.

Cas d’une garantie non formalisée

Toutes les autres garanties et pièces justificatives ne sont pas formalisées, et ne peuvent juridiquement être saisies pour recouvrir l’impayé.

7.2.4 Suivi des impayés

Au niveau du guichet

L’agent de guichet reçoit chaque semaine du gérant un état des remboursements attendus :

de la semaine actuelle pour suivre les remboursements attendus ; de la semaine à venir pour rappeler au client l’arrivée d’une échéance de remboursement.

Dès que l’agent de guichet note l’absence de paiement à l’échéance, ou même un remboursement partiel, il est chargé de s’informer auprès du client (par téléphone ou par visite) de la raison de cette situation, et le documenter sur l’état des remboursements attendus.

L’agent de guichet reçoit également du gérant un état des crédits impayés. Il est en charge de documenter et de mettre à jour les actions menées, ainsi que la prochaine action à réaliser pour le recouvrement.

Au niveau de l’agence


60

Le gérant consolide chaque semaine les informations remontées par les agents de crédit / agents de guichet, sous le même format que l’état par guichet. Il rapporte l’information au REX.

Il intervient selon la procédure de recouvrement décrite précédemment.

Au niveau du siège

Le REX établit un rapport mensuel sur l’état du portefeuille à partir des rapports des Gérants d’agence. Ce rapport est présenté en comité de direction et contient les situations suivantes :

l’état mensuel des crédits en‐cours, impayés, en souffrance et déclassés, ainsi que leur remboursement ;

le rapport mensuel sur la qualité du portefeuille (encours par catégories de classification, provisions constituées, etc.) ;

le rapport comparatif de la structure du portefeuille avec les ratios prudentiels BCEAO.

Le RAF se charge de vérifier l’état des crédits provisionnés, selon la procédure décrite ci‐dessous.

7.2.5 Provision comptable sur les impayés

Les risques d’impayés sur les créances des guichets doivent faire l’objet de provision, comptabilisée au niveau de l’agence.

Echéance + Taux de dépréciation < 3 mois 0% 3 – 6 mois 40% 6 – 12 mois 80% 12 – 24 mois 100% > 24 mois Passage en perte sur

créances irrécouvrables

Le déclassement des crédits est une opération comptable prévue par les Instructions de la BCEAO. Au sens de la loi, il faut rappeler qu’un crédit déclassé est un crédit en souffrance dont une échéance est en retard depuis au moins 90 jours.

Les crédits déclassés ayant plus de 24 mois de retard sont considérés comptablement comme abandonnés. Ils sont considérés sur le plan comptable comme des pertes mais ces crédits ne sont pas pour autant définitivement perdus dans la réalité du terrain.

7.2.6 Conséquences pour le client suite à des impayés

Dès le 1er jour d’impayé, les pénalités commencent à courir.


61

Au‐delà de pénalités, les sanctions suivantes sont :

mention sur la fiche individuelle d’un retard sur un remboursement ; période pendant laquelle la personne qui a eu du retard ne peut demander de nouveau crédit. La durée est laissée à l’appréciation du gérant, une fois le recouvrement final effectué ;

impossibilité pendant une période de se porter caution pour la demande de crédit de quelqu’un d’autre. La durée est laissée à l’appréciation du gérant, une fois le recouvrement final effectué.



Acte de nantissement

Acte juridique signé devant huissier par lequel un emprunteur donne en garantie à l’Institution un bien



I

Acte de garantie sur salaire

Acte par lequel une personne ( le demandeur du crédit ou son aval) ainsi que son employeur accepte de verser une partie du salaire en ca d’impayé



J

Etat des remboursements attendus

Le tableau présente par guichet, pour la semaine présente et la semaine à venir l’ensemble des remboursements attendus

Caissier Agent de guichet Agent de crédit

Agence (Excel) N


62

Etat des crédits impayés

Le tableau présente par guichet et par client l’ensemble des remboursements de crédits échus et non payés. Un suivi des actions est documenté.

Agent de guichet Agent de crédit Gérant

Agence (Excel + version papier remplie par l’agent de guichet ou l’agent de crédit)

O

Lettre de relance pour impayés

Modèle type de lettre utilisée comme action de recouvrement, envoyée par le gérant au client en situation d’impayé

Gérant Envoyée au client Double à l’agence

Q

Lettre de mise en demeure

Interpellation formelle par courrier pour mettre en demeure d’avoir à exécuter les obligations liées au remboursement de crédit et au paiement de pénalités.

Gérant Envoyée au client Double à l’agence

R


63

Annexes


64

A. Fiche d’identification individuelle

FICHE D’IDENTIFICATION INDIVIDUELLE (1/2)

Guichet : …………………………………………………………………………………………………………..

N° client : …………………………………………………………………………………………………………

Nom : …………………………………..………………… Prénom :……………………………………………

Date d’adhésion : …………/………/……………………

Date de naissance : ………/………/…………………… Lieu de naissance :………………………………

Sexe : F M

Fils de : …………………………………………... Et de : ……………………………………………………….

Situation matrimoniale :……………………………………Nombre d’enfants :……………………………….

Référence pièce d’identité : ………………………………… Nationalité : ……………………………………

Profession : ………………………………………………………………………………………………………..

Ville/ Village/hameau/ fraction :…………………………………………………………………………………

Quartier :……………………..……rue ……………...…………………N° porte……………………………...

N° Téléphone : …………………………………………………………………………………….....................

L’individu est-il également membre d’un groupement solidaire ? oui non

Engagement

Je soussigné ………………………………………………………………………………………………………

Déclare avoir pris connaissance de statuts et règlements intérieurs de l’ADV et m’engage à les respecter, à garder le secret bancaire, à honorer aux échéances convenues mes engagements vis-à-vis de BENSO JAMANUN.

Fait à ……………………… le …………………….

Signature ou empreinte digitale du client

Photo


65

FICHE D’IDENTIFICATION INDIVIDUELLE (2/2)

Mandataire

La personne ci-dessous indiquée mandataire peut effectuer des opérations précisées par la procuration attachée à la fiche d’identification, en lieu et place du mandat absent, titulaire du compte.

Nom : …………………………………..………………Prénom :………………………………………………

Référence pièce d’identité : …………………………………………………………………………………….

Profession : ……………………………………………………………………………………………………….

Nationalité :…………………………………………………………………………………………………………

Adresse :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

N° Téléphone : …………………………………………………………………………………….....................

Fait à ……………………… le …………………….

Signature ou empreinte digitale du mandat Signature ou empreinte digitale du mandataire

Photo


66

B. Fiche d’identification groupe

FICHE D’IDENTIFICATION GROUPE (1/2)

Guichet ……………………………………………………………………………………………………………..

N° client : ………………………………………………Date d’adhésion : …………………………………….

Nom du groupe : …………………………………………………………………………………………………

Sexe des membres : F M mixte

Type : groupement solidaire groupe regroupé autour d’une activité

Raison sociale : ……………………………………………… Date de création : ……/………/………………

Siège social : ………………………………………………… Nature juridique : ……………………………..

Adresse : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Engagement

Nous soussignés …………………………………………………………………………………………………

Déclarons avoir pris connaissance de statuts et règlements intérieurs de l’ADV et nous engageons à les respecter, à garder le secret bancaire, à honorer aux échéances convenues nos engagements vis-à-vis de BENSO JAMANUN.

A …………………….. le …………………………

Signature ou empreinte digitale du président


67

FICHE D’IDENTIFICATION GROUPE (2/2)

Signataires

Les personnes ci-dessous indiquées appelées signataires, sont habilitées à effectuer les opérations sur le compte du groupe, au nom du groupe.

1er signataire

Nom et prénom : ………………………………………………………………………….

Fonction associative : ……………………………………………………………………

Profession : ………………………………………………………………………………..

Adresse : …………………………………………………………………………………..

2ème signataire

Nom et prénom : ………………………………………………………………………….


Profession : ………………………………………………………………………………..

Adresse : …………………………………………………………………………………..

3ème signataire

Nom et prénom : ………………………………………………………………………….


Profession : ………………………………………………………………………………..

Adresse : …………………………………………………………………………………..

Photo

Signature ou Empreinte

Photo


Photo


Manuel

AN

l de politiqu

NNEXE : LIS

ues et procé

STE ET IDEN

dures – Epa

NTIFICATIONMA

argne et Cré

N DES MEMANDATAIRE

édit

MBRES DU GES)

GROUPE (Y

Décemb

COMPRIS L

bre 2011

68

LES

Manuel

C. J

l de politiqu

Journal

ues et procédures – Epaargne et Créédit Décembbre 2011

69

Manuel

D.

l de politiqu

Bordereau d

ues et procé

d’opération


70

Manuel

E.

l de politiqu

Fiche individ

ues et procé

duelle DAV


71

Manuel

F.

l de politiqu

Fiche individ

ues et procé

duelle DAT


72

Manuel

G.

l de politiqu

Fiche individ

ues et procé

duelle PE


73


74

H. Fiche de demande et d’analyse de crédit individuel ou groupe hors crédit solidaire

DEMANDE DE CREDIT N°…………………

Guichet de : …………………………………………………………………………………………………………………………………………

En cas d’avis final favorable, crédit n° : …………………………………………….…………… (à remplir par le gérant)

Situation du client

Nom et prénom / nom du groupe : …………………………………………………………………………………………………..

N° client : Date d’adhésion : …..... / ……… / 20…….

Date de naissance : ……………………………………………………… Lieu de naissance : ……………………………………..

• Dans le cas d’un individu

Est‐il membre d’un groupement solidaire ? ouinon (dans ce cas, le crédit à titre individuel n’est pas autorisé)

Sexe : F M Situation familiale : célibataire marié(e) veuf(ve) divorcé(e)

Nombre d’enfants à charge : …………………………… Téléphone : ………………………………………………………………

Adresse permanente : ………………………………………………………………………………………………………………………….

Profession : …………………………………………………………………… depuis combien d’années : …………………………

• Dans le cas d’un groupe, joindre une copie de la fiche d’identification du groupe à la présente demande.

Modalités de crédit demandé

S’agit‐il d’un 1er crédit demandé ? Oui non

Type: court terme mensuel court terme in finemoyen terme

Montant : …………………………………… Durée : ………………………… Nombre d’échéances : ……………………….

Objet: agriculture Précisez le type : …………………………………………………………………………………………

commerce Précisez le type : …………………………………………………………………………………………

services Précisez le type : …………………………………………………………………………………………

artisanat et vente de produits locaux Précisez le type : …………………………………………………

éducation et santé des enfants en milieu rural Précisez le type : …………………………………

autres Précisez le type : ………………………………………………………………………………………….

Date de déblocage : ……………………………………… Période de grâce : ………………………………………………………

vv

v


75

Type de Garantie

Description Montant

Je, soussigné(e) ……………………………………………….…….., fais ma demande de prêt et je confirme que toutes les informations fournies ci‐dessus sont correctes et complètes.

Fait le………………………..… Signature ou empreinte du demandeur :

Aval

Nom et prénom : ……………………………

Lien avec le client : …………………………

N° carte d’identité : ………………………..


76

TRAITEMENT AU NIVEAU DU GUICHET

Analyse de la demande par le comité de crédit du guichet

Oui Non

1. Le demandeur a‐t‐il une expérience de l'activité? 2. Le demandeur est‐il capable de gérer l'activité et / ou de rembourser? 3. Le demandeur a‐t‐il eu desincidents dans les précédents crédits auprès

de l’Institution, et auprès d’autres, si applicable? 4. La garantie présentée est‐elle suffisante, saisissable et réalisable, à tout

moment, et appartient‐elle au demandeur ou à son garant? 5. Le demandeur ou son garant ont‐ils des crédits en cours, au guichetou

auprès d'autres structures ou personnes? 6. Le demandeur parvient‐il à épargner ? 7. Le demandeur a‐t‐il d’autres crédits en cours (vérification par la centrale

des risques ou par tout autre moyen) 8. Nombre de crédits déjà octroyés par l’Institution? ……………………

Avis du comité de crédit du guichet :

Avis favorable

Avis favorable mais avec modifications

Modification(s) de conditions demandées : ……………………………………………………………………………

Refus

Raison : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait le : ………………………..…

Liste des membres du comité de crédit présents :

Signature

En fonction du montant demandé, validation au niveau de l’agence : applicable

non applicable

v v

v v

v

v v

v

v

v

v

v

v

v v

v v

v v


77

TRAITEMENT AU NIVEAU DE L’AGENCE

Analyse de la demande par l’agent de crédit

Agence de : …………………………………………………………………………………………………………………………………………

1. Analyse de la garantie 1.1 Cas d’un bien

‐ Quelle est la valeur du bien ?……………………………………………………………………………………………………...... ‐ Existe‐t‐il un marché pour le revendre ? ……………………………………………………………………………………….. ‐ L’agent de crédit a‐t‐il été vérifié l’existence du bien ? oui non

1.2 Cas d’un aval

‐ Quelle est la profession du garant ? ……………………………………………………………………………………………… ‐ Quels sont ses revenus mensuels ? ………………………………………………………………………………………………

2. Description du projet

Résumé du projet par entretien avec le demandeur (investissements, processus de production, techniques utilisés, compétences techniques):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Etude économique 3.1 Quelles quantités peut‐on envisager de produire et à quel prix ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3.2 Quelles sont les conditions générales de commercialisation du produit ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

3.3 Etude de la demande passée, présente et future

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4. Etude technique 4.1 Quel matériel est utilisé et selon quel processus de production ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4.2 Quelle est la capacité de production ?

v v


78

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.3 Quels effectifs sont nécessaires ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4.4 Localisation géographique du projet

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.5 Quel est le coût de l’investissement ? Détailler par type de bien.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4.6 Quel est le planning de réalisation ? Quel est le délai nécessaire pour passer en phase d’exploitation ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4.7 Quelle est la structure de financement envisagé ? Quel est le montant des apports en numéraires et en natures, ainsi que toute autre ressource de financement envisagé ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

5. Etude financière de l’activité

PERIODE* M M+1 …

Ressources (R)

Crédit

Revenus de l’activité

Revenus d’une autre activité, préciser laquelle

Autres revenus mensuels des autres membres de la famille ou autres revenus externes **

…


79

Emplois (E)

Investissements

Dépenses liés à l’activité***

Remboursement du crédit

…

(R) – (E)

* Regrouper plusieurs mois sur une période (une colonne) si (R) et (E) sont identiques

**Par exemple : revenus du mari/ de la/les femmes, revenus des enfants versés au foyer, transfert d'argent, pensions, retraites, etc.

*** Préciser la nature des dépenses en fonction du cycle d’exploitation, par exemple : embouche, production, stockage, commercialisation, etc.

Avis du comité de crédit de l’agence :

Avis favorable



Refus

Raison : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait le………………………..…

Liste des membres du comité de crédit présents : Signature

En fonction du montant demandé, validation au niveau du siège : applicable

non applicable

v

v

v

v

v


80

TRAITEMENT AU NIVEAU DU SIEGE

Analyse de la demande par le comité de crédit du siège

OUI NON

Analyse de la conformité de la politique de crédit

Respecte le plafond de prêt

Respecte l’encours de prêt autorisé

Risque du portefeuille

L’objet du crédit est satisfaisant en terme d’activité

Le montant du crédit est satisfaisant

La durée du crédit est satisfaisante

Le demandeur correspond à la population cible (individu / groupe, rural / urbain, homme / femme)

La zone géographique de l’activité est satisfaisante

Avis du comité de crédit du siège :

Avis favorable



Refus

Raison : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait le ………………………..…

Liste des membres du comité de crédit présents :

Signature

En fonction du montant demandé, validation par le comité de gestion des risques : applicable

non applicable

v

v

v

v

v


81

TRAITEMENT AU NIVEAU DU SIEGE PAR LE COMITE DE GESTION DES RISQUES

Analyse de la demande par le comité de gestion des risques

Après lecture de l’ensemble du dossier de crédit, y compris l’analyse des comités de crédit des différents niveaux :

Avis du comité de gestion des risques :

Avis favorable



Refus

Raison : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait le ………………………..…

Liste des membres du comité de gestion des risques présents :

Signature

v

v

v


82

I. Acte de nantissement (à faire légaliser)

ACTE DE NANTISSEMENT Je soussigné M. Mme…………………………………………………………… N° client……………………… Profession…………………………………………………………………………………………………............. Domicilié(e) à………………………………………………….………………………………………………… Né(e) le…………………………………………………………….A……………………………………………... N° de la carte d’identité Nationale……………………………………………………. Du………………………………………….délivré à……………………………………………………… Déclare affecter en nantissement au profit de l’AssociationBENSO JAMANUN conformément à la loi les matériels suivants : 1)…………………………………………………………………………………………………………….. 2)…………………………………………………………………………………………………………….. 3)…………………………………………………………………………………………………………….. Ce nantissement est consenti pour garantir un prêt de ……………………………………………emprunté par moi-même. J’autorise le créancier de retirer les biens, matériels ou équipements ci-dessus cités en cas de non-respect du calendrier de paiement même partiel. Je m’interdis de vendre, prêter, échanger ou mettre ces matériels en gage auprès d’une autre association jusqu’au remboursement complet. Je m’engage à remettre les biens, matériels ou équipements ci-dessus cités au guichet de ……………………….....sans discussion en cas de non-respect des échéances. En foi de quoi, je délivre le présent acte de nantissement pour servir et valoir ce que de droit. Fait à ….………… le …./……/ 20... Le Gérant Le demandeur du crédit


83

J. Attestation de garantie sur salaire

ATTESTATION DE GARANTIE SUR SALAIRE

Je soussigné(e)……………………………………………………………………………………………………. (1) Aval de M / Mme ………………………………………………… N°client…………………………

bénéficiaire du crédit n°………………………………. (2) N° client …………………………………….. Bénéficiaire du crédit n°……..………………………..

(1) & (2) Choisir la mention applicable

Profession ………………………………………………………………………………………………………… Adresse ……………………………………………………………………………………………………………. Atteste par la présente porter en garantie mon salaire pour le remboursement de ………………………. FCFA en capital et intérêts. A cet effet, en cas de défaut de paiement, j’autorise mon employeur ……………………………………, adresse ………………………………………………………………………… téléphone …………………….. à déduire directement et mensuellement sur mon salaire, l’échéance prévue pour le remboursement du crédit jusqu’à concurrence du montant total. En foi de quoi la présente autorisation est établie pour servir et valoir ce que de droit. A …………………………, le ……………………………

Signature du

bénéficiaire de crédit Signature de l’aval

Signature et visa de la direction général de l’employeur

La garantie est le salaire du bénéficiaire du crédit

N/A

La garantie est le salaire de l’aval


84

K. Fiche d’engagement de caution solidaire

FICHE D’ENGAGEMENT DE CAUTION SOLIDAIRE

Nous soussignés, membres du groupe de solidarité ………………., client N°………………………, nous engageons solidairement pour le remboursement du crédit en cas de défaillance d’un de nos membres.

Nous autorisons la direction de l’Association BENSO JAMANUN à prélever le montant du solde du prêt non remboursé sur notre épargne collective, individuelle et à cotiser au besoin pour le remboursement du crédit.

En foi de quoi nous signons la présente pour valoir et servir ce que de droit.

N° ordre Noms et prénoms Signature Empreinte

Fait à …………………….. le …………………

Le président du groupement


85

L. Contrat de prêt individuel ou groupe hors groupements solidaires

CONTRAT DE PRET N°………………

Entre l’AssociationBENSO JAMANUN ayant son siège au yyyà Bamako, représentée par son Directeur Général,

Et (1) M. / Mme : ………………………………………………….………….. N° client : ……………………..

Date de naissance : ……………………………Lieu de naissance : …………………………………………

domicilié à :……………………………………………………........................................................................

N° pièce d’identité :………………………………………………………………………………………………

Et (2) Nom du groupe : …………………………………………………….. N° client : …………………….

domicilié à : …………………………………………………..........................................................................

Constitué par ses membres listés en annexe ci-après et représenté par M./Mme…………………………

(1) & (2) : supprimer le paragraphe non applicable

Ci-après dénommé "Emprunteur",

Est convenue une convention de prêt dans les conditions ci- après :

Article 1 : Ouverture de crédit, montant, durée

Nature du prêt : ……………………………………………………………………………………………………

Durée : ……………………………………… Montant du prêt : ………………………………………………..

Taux d’intérêt : ………………………… Montant d’intérêt : …………………………………………………...

Totalà rembourser : ………………………………………………………………………………………………

Date de la 1ère échéance :……………………………… Date de la dernière échéance : …………………..

Conditions particulières :

Le montant total du prêt et ses intérêts doivent être remboursés en ………..tranches conformément au tableau d’amortissement partie intégrante du présent contrat. Les remboursements sont à effectuer au guichet dans lequel le crédit a été octroyé.

Article 2: Intérêts et pénalités

Les intérêts du présent prêt seront calculés au taux de zzz % par mois sur l'encours restant dû.

En cas de non-paiement d'une échéance à la date fixée, un intérêt de retard de 1% par mois sur le solde restant dû, sera supporté par l'emprunteur. Les pénalités et intérêts seront prélevés en priorité.

Le paiement anticipé ne donne pas lieu à une modification des intérêts à payer sur le prêt.

Article 3: Exigibilité immédiate

Si l'une des éventualités prévues ci-après se réalisait, BENSO JAMANUN pourrait exiger le remboursement immédiat de l'intégralité de toutes les sommes dues au titre du prêt (capital, intérêts, pénalités et accessoires):


86

• Inexécution par l'emprunteur de l'un des engagements par lui contractés;

• Utilisation du crédit par l'emprunteur, à des fins autres que celles pour lesquelles il a été consenti;

• Non paiement d'une échéance à la date fixée;

• Faillite personnelle, liquidation des biens, règlement judiciaire, déconfiture, cessation d'activité ou cessation de paiement de l'emprunteur;

• Perte, vol ou destruction totale ou partielle du bien donné en gage.

Article 4: Communications

Tant que l'emprunteur sera débiteur deBENSO JAMANUN, il devra :

• Informer ce dernier dans un délai de dix jours de tous les changements susceptibles d'affecter son patrimoine;

• Communiquer à BENSO JAMANUN les données comptables de son exploitation et les preuves de l’utilisation du crédit;

En outre, l’emprunteur s’engage à soumettre à l’approbation de BENSO JAMANUN toutes les transactions ayant pour objet le patrimoine de l’entreprise ou pouvant l’affecter.

Article 5 : Garanties

A titre indicatif, l’emprunteur apporte comme garantie (y compris le dépôt de garantie):

Type de Garantie Description Montant Détenu par

l’emprunteur Détenu par l’aval

Garantie financière

Dépôt de garantie de x% du montant du crédit octroyé

BENSO JAMANUN exige que tous les emprunteurs constituent un dépôt de garantie dont le montant est égal à 10% du montant du crédit obtenu. Le montant total du dépôt de garantie est à verser avant l’octroi du crédit.

Le montant du dépôt de garantie ne peut être retiré avant le paiement intégral du prêt.

Mme /M. :…………………………………………………………………………………………………………...

Adresse professionnelle : ……………………………………………………………………………………….

Adresse personnelle : …………………………………………………………………………………………….

agissant en qualité d'Avaliseur de l’emprunteur pour le présent crédit. Par conséquent, il/elle s'engage à rembourser solidairement le crédit (principal, intérêts et pénalités si applicable) en cas de défaut de paiement du client et autorise BENSO JAMANUN à saisir son salaire et tous ses biens et les vendre afin de couvrir ses obligations en tant qu'avaliseur.

D’une manière générale, tous les biens meubles et immeubles actuellement possédés et ceux qui seront acquis avant le terme de ce contrat sont considérés comme garantie.

Il est en outre convenu que l'effet des garanties ne cessera qu'après remboursement intégral de toutes les sommes qui seront dues par l'emprunteur à BENSO JAMANUN.

En cas d’impayé, toutes les garanties listées dans le présent contrat peuvent être saisies, et le dépôt


87

de garantie prélevé.

Pour l'application du présent contrat, l'emprunteur s'engage expressément à gérer son entreprise en bon père de famille et à ne pas laisser se détériorer, faute d'entretien, les biens immobiliers et mobiliers affectés à la garantie du crédit.

Article 6 : Fonds de solidarité et frais de dossier

Pour le présent crédit, le client verse au fonds de solidarité1% du crédit accordé, soit un montant non remboursable de : ………………………………..F CFA.

En contrepartie, BENSO JAMANUN s’engage, en cas de décès non provoqué par un suicide, à renoncer à toutes les échéances non encore échues au moment du décès et à restituer aux ayants droits du défunt toutes les garanties constituées.

Enfin, des frais de dossiers sont à verser par l’emprunteur avant octroi du crédit, non remboursable, pour un montant correspondant à 1% du montant du crédit.

Article 7 : Election du domicile et attribution de compétence

Pour l'exécution des clauses et conditions du présent contrat, et en cas de litige dans son exécution, le tribunal de Grande Instance de Bamako est seul compétent.

Article 8 : Dépenses et frais

Les frais de la présente ou ceux qui en seront la conséquence seront à la charge de l'emprunteur qui s'y oblige.

Article 9 : Pouvoir pour formalités

Tous pouvoirs sont donnés au porteur d'un exemplaire de la présente convention pour accomplir toutes formalités prévues par la loi.

Après lecture les parties ont signées pour accord.

Fait à …………….. le ………………… en …… exemplaires

Le gérant L’emprunteur L’aval

Lu et approuvé Lu et approuvé Lu et approuvé

Manuel

ANNEXE

ANNEXE

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Décembbre 2011

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92

P. Modèle de procuration

Votre Prénom, NOM Votre Adresse Code Postal - Ville

Destinataire Adresse du Destinataire Code Postal - Ville

<VILLE>, le Vendredi xx/xx/20xx

Madame, Monsieur, Je soussigné, <NOM ET PRENOM A PRECISER>, titulaire du compte N° <PRECISER LE NUMERO DE COMPTE> autorise M./Mme <NOM ET PRENOM A PRECISER> à réaliser toutes les opérations de retrait, dans le cadre d’une épargne. Vous priant de bien vouloir prendre en compte cette demande, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. Signature ou empreinte digitale


93

Q. Lettre de relance pour impayés

Agence : ……………………………………… Guichet : ………………………………………

M. / Mme ……………………………………………

Objet : Rappel d’impayés n°……

J’ai le regret de constater que l’examen de vos dossiers de prêts fait apparaître des retards de paiement de la somme de ……………………………………………………sans préjudice des derniers intérêts de retard.

Je vous prie donc de prendre toutes les dispositions pour faire face à vos engagements dans les plus brefs délais au niveau du guichet de………………………………….où toute information nécessaire vous sera donnée.

Veuillez agréer Monsieur / Madame, l’expression de mes salutations distinguées.

Date …………………………………

Le Gérant


94

R. Mise en demeure

Agence : ……………………………………… Guichet : ………………………………………

M. / Mme ……………………………………………

Objet : Mise en demeure

J’ai le regret de constater que l’examen de vos dossiers de prêts fait apparaître des retards de paiement de la somme de …………………………………sur le dossier N°………………………..

Vous nous devez donc la somme de ……………………………………………………………… sans préjudice des derniers intérêts de retard.

Je vous invite donc à régulariser votre situation dès la réception de la présente et au plus tard dans les 48 heures après remise du courrier au niveau du guichet ………………………………………….

Passé le délai de régularisation que j’ai décidé de vous accorder, l’Institution pourrait se voir contraindre de procéder au recouvrement de la totalité de ses créances avec vous par voie judiciaire et ceci sans autre préavis. Dans ce cas, conformément à notre contrat, l’Institution aura droit à une indemnité de…………% des créances concernées pour couvrir les frais de poursuite judiciaires qui seraient engagés contre vous, et ce sans préjuger des dommages et intérêts auxquels le tribunal pourrait vous condamner.

Je vous prie par ailleurs, de bien noter que la présente lettre vaut une mise en demeure conformément à notre contrat.

Je me vois, enfin, contraint de porter au débit de votre compte la somme de ………………….

pour couvrir les frais administratifs occasionnés au guichet par votre retard de paiement. Ce qui porte votre impayé à la somme de ……………………………………………………………………..

Persuadé que vous ferez tout pour éviter des poursuites judiciaires, je vous prie de croire, Monsieur / Madame, en l’assurance de ma considération distinguée.

Date …………………………………

Le Gérant


95

S. Fiche d’adhésion à l’ADV

FICHE D’ADHESION à l’ADV ……………….

Ce document certifie que

Nom :……………………………………………………… Prénom :…………………………………………….

Né(e) le : ………………………….. à : …………………………………………………………………………..

Pièce d’identité : …………………………………………………………………………………………………..

A adhéré à l’Association de Développement Villageois ………………………………………………………

Le : …………………………, et a honoré le droit d’adhésion pour un montant de :………………………...

Fait le : ………………………………… à :…………………………………..

Signature ou empreinte de l’adhérent Signature du caissier ou agent de guichet


96

T. Fiche d’adhésion à l’Institution

FICHE D’ADHESION à l’AssociationBENSO JAMANUN

Ce document certifie que

L’Association de Développement Villageois (ADV) : ………………………………………………………….

Représentée par :

Nom : ………………………………………………….. Prénom : ………………………………………………

N° pièce d’identité : ……………………………………………. Téléphone : ………………………………….

Et

Nom : ………………………………………………….. Prénom : ………………………………………………

N° pièce d’identité : ……………………………………………. Téléphone : ………………………………….

A adhéré à l’AssociationBENSO JAMANUN ………………………………………………………

Le : …………………………, et a honoré le droit d’adhésion pour un montant de :………………………...

Fait le : ………………………………… à :…………………………………..

Signature ou empreinte Signature du Président du conseil d’administration

des deux représentants de l’ADV de l’AssociationBENSO JAMANUN


97

U. Lettre‐type de demande d’adhésion à l’Institution

Association de Développement Villageois (ADV) ………………………..

Représentée par ………………………………….. et …………………………..

A ………………. Le ……………………

A l’attention de M. le Président du conseil d’administration de BENSO JAMANUNx

Monsieur le Président,

En tant que représentant de l’ADV ……………………….., nous souhaitons par le présent courrier vous faire part de la demande l’adhésion de …………………….. à l’Association …………………….

Nous vous remercions par avance de votre considération, et vous prions, Monsieur, d’agréer l’expression de nos sentiments distingués.

Signatures


98

V. Lettre‐type de demande de démission à l’Institution

Association de Développement Villageois (ADV) ………………………..

Représentée par ………………………………….. et …………………………..

A ………………. Le ……………………

A l’attention de M. le Président du conseil d’administration de BENSO JAMANUNx


En tant que représentant de l’ADV ……………………….., nous souhaitons par le présent courrier vous faire part de la demande de démission de …………………….. à l’Association……………………., pour raison de ……………………………. / à la suite de ……………………………………………………

Nous vous remercions par avance de votre considération, et vous prions, Monsieur, d’agréer l’expression de nos sentiments distingués.

Signatures

Manuel

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99


100

X. Contrat d’épargne

CONTRAT D’EPARGNE Compte d’épargne ouvert : Dépôt à Vue Dépôt à Terme Plan d’Epargne Entre l’Association BENSO JAMANUN ayant son siège au yyy à Bamako, représentée par son Directeur Général, Et (1) M. / Mme : ………………………………………………….………….. N° client : …………………….. Date de naissance : ……………………………Lieu de naissance : ………………………………………… domicilié à :……………………………………………………........................................................................ N° pièce d’identité : ……………………………………………………………………………………………… Et (2) Nom du groupe : …………………………………………………….. N° client : ……………………. domicilié à : ………………………………………………….......................................................................... Constitué par ses membres listés en annexe ci-après et représenté par M./Mme………………………… (1) & (2) : supprimer le paragraphe non applicable

Ci-après dénommé "Epargnant", Est convenu un contrat d’épargne dans les conditions ci- après : Article 1 : Les caractéristiques de l’épargne sont : Dépôt à Terme : applicable non applicable Montant versé : …………………………………… Date d’échéance : ……………………………………….. Taux d’intérêt : …….............. soit des intérêts de : ………………………… versés par BENSO JAMANUN à l’échéance Plan d’Epargne : applicable non applicable Montant de chaque versement : ……………………………… Nombre de versements : …………………. Fréquence : ………………….. Durée : ………………….. Date d’échéance : ……………………………… Taux d’intérêt : ………........ soit des intérêts de : …………………..……….. versés par BENSO JAMANUN à l’échéance Article 2 : Dans le cas d’un dépôt à terme ou d’un plan d’épargne, l’épargne est bloquée jusqu’à la date d’échéance, et l’épargnant ne peut donc retirer son épargne jusqu’à cette date. Après lecture les parties ont signées pour accord. Fait à …………….. le ………………… en …… exemplaires Signature ou empreinte du client Signature du caissier / agent de guichet


101

Y. Lettre‐type de démission de l’ADV

Nom prénom : ………………………….

N° client : ……………………………..

Adresse : ……………………………..

…………………………………………

A ………………. Le ……………………

A l’attention de M. le Président du conseil d’administration de l’ADV …………..


Je, soussigné ………………………………., souhaite par le présent courrier vous faire part de ma démission en tant que membre de l’ADV, pour raison de …………………………….……………………

……………………………………………………………………………………………………………………….

Je vous remercie par avance de votre considération, et vous prie, Monsieur, d’agréer l’expression de mes sentiments distingués.

Signature ou empreinte

A ………………. Le …………………… Je, soussigné ………………………………………………., président du Conseil d’administration de l’ADV ……………………………… déclare avoir pris note de la démission de………………………… ……….……………, n° client …………………., en date du ………………………………………………….. Signature


102

Z. PV d’analyse de crédits

PV d’ANALYSE DE CREDIT

Niveau : guichet agence siège

Nom de la structure : …………………………………………………. Date : ………………………………

N° demande de crédit

Montant du crédit demandé

Crédit accordé (oui / non)

Montant du crédit accordé

Observations

Synthèse :

Nombre de dossiers présentés

Nombre de dossiers acceptés dans modifications

Nombre de dossiers acceptés avec modifications


103

Nombre dossiers ajournés

Nombre de dossiers rejetés

Montant total demandé

Montant total approuvé

Nombre de dossiers acceptés pour des femmes

Date du déboursement programmé

Signatures des membres du comité de crédit :

Nom et prénom Signature

Manuel

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104

Manuel

AB.

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Registre de g

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105


106

AC. Modèle de lettre de recommandation

Nom Prénom : ……………………………………………………. Adresse : ……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. Téléphone : ………………………………………………………… A …………………………. Le …………………….. Je, soussigné ………………………………………….., recommande M. / Mme ………………………………………………….. comme emprunteur auprès de l’Institution. En effet, je le connais comme …………………………………… (1) et peux attester de sa bonne foi et de son honnêteté. Signature ou empreinte (1) Indiquer le lien qui relie le recommandeur au client de l’Institution : famille, ami, voisin, etc.


107

Notes de services


108

NOTE DE SERVICE

Objet : Droit d’adhésion à l’ADV

Effective à partir du : ……. / …… / ………….

Le droit d’adhésion à l’ADV est fixé à :

‐ 1 000 F CFA pour un individu ‐ 3 500 F CFA pour un groupe

A …………………….. le ……………………..

Le directeur général


109

NOTE DE SERVICE

Objet : Frais d’ouverture de compte d’accès et frais de tenue de compte


Les frais d’ouverture de compte d’accès sont fixés pour chaque client, individu ou groupe, à 1 500 FCFA. Ils sont à régler lors de l’adhésion.

Les frais de tenus de compte sont fixés pour chaque client, individu ou groupe, et par année à 1 000 FCFA.

A …………………….. le ……………………..



110

NOTE DE SERVICE

Objet : Droit d’adhésion et cotisation annuelle

des membres à l’Institution


Le droit d’adhésion d’un membre à l’Institution est fixé par le règlement intérieur à 100 000 FCFA.

La cotisation annuelle d’un membre à l’Institution est fixée par le règlement intérieur à 75 000 FCFA.

A …………………….. le ……………………..


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114


115

NOTE DE SERVICE

Objet :Seuils pour l’analyse du crédit


Pour une demande de crédit, le dossier est analysé par les comités de crédit suivants :

Montant du crédit demandé Crédit individuel Crédit groupe hors crédit

solidaire < 250 000 FCFA Guichet Guichet + agence Au‐delà de 250 000 FCFA et jusqu’à 5 000 000 FCFA

Guichet + agence

Au‐delà de 5 000 000 FCFA et jusqu’à 10 000 000 FCFA

Guichet + agence + siège

Au‐delà de 10 000 000 FCFA Guichet + agence + siège + comité de gestion des risques

A …………………….. le ……………………..



116

NOTE DE SERVICE

Objet : Pénalités de retard


Les pénalités de retard s’élèvent à 1% du solde restant à payer / mois. Elles sont calculées sur la durée de l’impayé, à partir du 1er jour d’impayé, et jusqu’à un maximum de 3 mois, date à laquelle le crédit passe en en souffrance.

A …………………….. le ……………………..


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