BAB 10 GROUPS OF PEOPLE (1)

10.1 PENDAHULUAN 10.2 JENIS DAN TUJUAN KELOMPOK10.2.1 Pendahuluan10.2.2 Tujuan Organisasi10.3 EFEKTIVITAS KELOMPOK10.3.1 Umum10.3.2 Terperinci10.3.3 Kedewasaan Kelompok10.3.4 Perilaku Kelompok Yang Dewasa10.4 R A P A T10.4.1 Pendahuluan10.4.2 Jenis-Jenis Rapat10.4.3 Fungsi Rapat10.4.4 Mengatur Rapat10.5 PEMBAGIAN KERJA10.5.1 Pendahuluan10.5.2 Tujuan Utama atau Fungsi10.5.3 Produk atau Servis10.5.4 Lokasi10.5.5 Dasar Waktu10.5.6 Proses Utama10.5.7 Staff Yang Dipekerjakan10.5.8 Pembeli

BAB 10 GROUPS OF PEOPLE (2)10.6 KEPEMIMPINAN10.6.1 Pendahuluan10.6.2 Manajemen dan Kepemimpinan10.6.3 Sumber Kekuatan Pemimpin10.6.4 Analisa Kepemimpinan10.6.5 Fungsi Kepemimpinan10.6.6 Gaya Kepemimpinan10.6.7 Teori Kepemimpina10.7 KEANGGOTAAN TIM10.7.1 Pendahuluan10.7.2 Motivasi10.7.3 Karakteristik Anggota Kelompok10.7.4 Peran Perilaku Kelompok10.7.5 Kelompok Dalam Aktivitas Bidang Teknik10.8 KESIMPULAN

Kelompok (grup) didefinisikan sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, bergabung untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Kelompok dapat bersifat formal atau informal.

Kelompok formal (formal group) adalah suatu kelompok yang didefinisikan oleh struktur organisasi, dengan pembagian tugas berdasarkan petunjuk penugasan kerja. Dalam kelompok formal, perilaku-perilaku yang seharusnya ditunjukkan dalam kelompok ditentukan dan diarahkan menuju tujuan-tujuan organisasi.

Kelompok informal (informal group) adalah suatu kelompok yang atau tidak terstruktur secara formal atau tidak ditetapkan secara organisasi; muncul sebagai tanggapan/respon terhadap kebutuhan akan kontak sosial.

Dimungkinkan untuk mensubklasifikasi kelompok-kelompok sebagai kelompok komando, tugas, kepentingan atau persahabatan. Kelompok komando atau tugas ditentukan oleh organisasi formal, sedangkan kelompok kepentingan dan persahabatan merupakan kelompok informal Kelompok komando (command group) ditentukan oleh bagan organisasi. Kelompok ini terdiri atas individu-individu/bawahan yang melapor secara langsung kepada seorang manajer tertentu.Contohnya: seorang kepala sekolah dasar dengan 12 orang gurunya membentuk suatu kelompok komando, seperti juga direktur audit pos dengan kelima inspekturnya.Kelompok tugas (Task group) juga ditentukan secara organisasional, mewakili mereka yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan. Akan tetapi batasan-batasan suatu kelompok kerja tidaklah terbatas pada atasan hirarkis langsungnya. Kelompok ini dapat melintasi hubungan konmando.Misalnya: jika seorang mahasiswa dituduh melakukan kejahatan kampus, mungkin diperlukan komunikasi dan koordinasi diantara PD (Pembantu Dekan) urusan akademis, PD urusan mahasiswa, kepala administrasi mahasiswa, kepala keamanan, dan penasehat mahasiswa itu sendiri.Formasi semacam itu akan merupakan suatu kolompok tugas. Perlu diperhatikan bahwa semua kelompok komando adalah juga kelompok tugas, akan tetapi belum tentu kelompok tugas adalah kelompok komando.

Kelompok kepentingan (interest group) adalah mereka yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan khusus yang menjadi kepentingan/kepedulian dari masing-masing orang ini.Contohnya: Para karyawan yang bergabung bersama-sama untuk menuntut agar jadual liburan diubah, untuk mendukung rekan kerja mereka yang telah dipecat, atau yang mengusahakan kenaikan tunjangan, membentuk suatu badan persatuan untuk meneruskan kepentingan bersama mereka.

Kelompok persahabatan (friendship group) mereka yang berkumpul bersama-sama karena mereka memiliki satu atau lebih persamaan karakteristik.Contohnya: Perhimpunan sosial yang sering kali meluas keluar dari situasi kerja, dapat berdasarkan pada usia yang sebaya atau pada warisan budaya yang sama, dukungan pada tim sepakbola negara-negara bagian Nebraska Big Red, sesama lulusan sebuah universitas, atau pandangan politik yang sama dan masih banyak lagi karakteristik serupa lainnya.

Kelompok informal memberikan suatu layanan sangat penting dengan memenuhi kebutuhan sosial anggota-anggotanya.

Kita harus mengakui bahwa tipe interaksi antara individu-individu ini walaupun secara informal, tetapi sangat mempengaruhi perilaku dan kinerja mereka.

Rasa Aman (Security)Dengan bergabung dalam suatu kelompok, individu-individu dapat mengurangi rasa tidak aman karena berdiri sendiri. Orang-orang merasa lebih kuat, rasa ragu-diri (self-doubts) mereka lebih sedikit, dan lebih tahan terhadap ancaman bila mereka merupakan bagian dari suatu kelompok.

Status (Status)Bergabung dalam suatu kelompok yang dipandang penting oleh orang lain memberikan pengakuan dan status bagi angota-anggotanya.

Harga Diri (Self-Esteem)Kelompok-kelompok dapat memberikan kepada orang-orang perasaan harga diri. Artinya, selain menyampaikan status kepada mereka yang berada di luar kelompok, keanggotaan dapat juga memberikan peningkatan perasaan harga diri kepada para anggota kelompok itu sendiri.

Afiliasi (Affiliation)Kelompok-kelompok dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial. Orang-orang menikmati interaksi teratur yang diberikan oleh keanggotaan kelompok. Bagi banyak orang interaksi di tempat kerja merupakan sumber utama untuk memenuhi kebutuhan mereka akan afilisi.

Kekuasaan (Power)Apa yang tidak mungkin dicapai secara individu sering menjadi mungkin melalui tindakan kelompok. Terdapat kekuatan dalam jumlah (There is power in numbers).

Pencapaian Tujuan (Goal Achievement)Terdapat saat-saat dimana diperlukan lebih satu orang untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu ada kebutuhan untuk kelompok bakat, pengetahuan, atau kekuatan dengan tujuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam contoh-contoh seperti itu, manajemen akan mengandalkan penggunaan suatu kelompok formal.

Selama 20 tahun atau lebih, kelompok biasanya berkembang mengikuti suatu urutan yang khas/spesifik dalam evolusi mereka. Kita menyebut urutan tersebut adalah model lima tahap perkembangan kelompok.

Riset yang terbaru mengindikasikan bahwa tidak ada pola baku dari perkembangan kelompok. Dalam bagian ini kita mendeskripsikan model umum yang terdiri atas 5 tahap tersebut dan sebuah model alternatif untuk kelompok sementara dengan tenggat waktu.

Dari pertengahan dasawarsa 1960-an, diyakini bahwa kelompok-kelompok melewati suatu urutan standar dari 5 tahap. Gambar Model Lima Tahap (The Five Stage Model) menyebutkan karakteristik perkembangan kelompok dalam 5 tahap yang berbeda, kelima tahap ini adalah: pembentukan (forming), penyerbuan/keributan (storming), pembentukan norma (norming), penampilan/berkinerja (performing), dan penundaan/pembubaran (adjourning).

Tahap Pembentukan (Forming)Tahap pertama, pembentukan (forming), memiliki karakteristik besarnya ketidakpastian mengenai tujuan, struktur, dan kepemimpinan kelompok tersebut. Para anggotanyamenguji-coba untuk menentukan tipe-tipe perilaku yang dapat diterima dengan baik. Tahap ini selesai ketika para anggotanya mulai menganggap diri mereka sebagai bagian dari suatu kelompok.

Tahap penyerbuan/keributan (storming)Tahap kedua storming adalah tahap konflik di dalam kelompok (intragroup). Para anggotanya menerima baik eksistensi kelompok tersebut, tetapi melawan kendala-kendala yang diterapkan oleh kelompok tersebut terhadap setiap individu. Lebih lanjut, terdapat konflik mengenai siapa yang akan mengendalikan kelompok tersebut. Bila tahap ini telah lengkap, terdapat suatu hirarki yang relatif jelas dari kepemimpinan di dalam kelompok tersebut.

Tahap Pembentukan Norma (Norming)Tahap ketiga norming adalah tahap dimana hubungan yang dekat berkembang dan kelompok tersebut menunjukkan kekohesifan. Dalam tahap ini terdapat rasa yang kuat akan identitas kelompok dan persahabatan (camaraderie). Tahap norming ini selesai bila struktur kelompok tersebut telah menjadi solid dan kelompok itu telah mengasimilasi serangkaian ekspektasi umum yang mendefinisikan perilaku anggota yang benar.

Tahap Penampilan/Berkinerja (Performing)Tahap keempat adalah performing. Pada tahap ini struktur telah sepenuhnya fungsional dan telah diterima baik. Para anggotanyamenguji-coba untuk menentukan tipe-tipe perilaku yang dapat diterima dengan baik. Energi kelompok telah bergeser dari mencoba mengenal dan memahami satu sama lain menjadi mengerjakan tugas yang ada. Bagi kelompok kerja yang permanen, performing adalah tahap terakhir dalam perkembangannya.

Tahap Penundaan/Pembubaran (Adjourning)Tahap kelima adjourning adalah tahap terakhir untuk komite, tim, angkatan tugas sementara dan kelompok serupa yang mempunyai tugs terbatas untuk dilaksanakan. Dalam tahap ini, kelompok tersaebut mempersiapkan diri untuk pembubarannya. Kinerja tugas yang tinggi tidak lagi menjadi prioritas utama kelompok itu. Sebagai gantinya, perhatian diarahkan untuk menyelesaian aktivitas-aktivitas.Respon dari anggota kelompok dalam tahap ini bervariasi. Beberapa merasa puas, bersenang-senang dalam pencapaian prestasi kelompok tersebut. Lainnya mungkin merasa tertekan akan kehilangan persahabatan dan pertemanan yang diperoleh selama kehidupan kelompok kerja tersebut.

Terdapat banyak jenis dan tujuan kelompok. Beberapa mungkin dibuat dalam organisasi dalam bentuk kelompok kerja formal semi-permanen, seperti seksi, departemen, divisi dll.Sistem lain organisasi kelompok adalah tim proyek, yang memiliki tugas khusus dan hanya ada selama rentang waktu yang diperlukan untuk memenuhi tugas tersebut.Status, kepentingan dan kekuatan kelompok dapat bervariasi dari tingkat direktur organisasi, yang memiliki tanggung jawab secara hukum, hingga kelompok diskusi informal (ad hoc) , yang tidak memiliki kekuatan dan hanya penting bagi anggotanya. Tujuan kelompok biasanya faktor utama yang menentukan jenis, struktur dan karakteristik kelompok.Tujuan Organisasi. Kelompok kerja mungkin dibuat dalam organisasi untuk tujuan berikut: pembagian kerja, untuk menyatukan keahlian, talenta, dan pengalaman yang sesuai dengan suatu tugas, mengontrol dan mengatur pekerjaan, menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, mengumpulkan informasi dan ide, menguji dan meratifikasi ide-ide, koordinasi dan liaison, negosiasi dan resolusi konflik, pemeriksaan dan penyelidikan kejadian yang sudah berlalu.

Tujuan Individu .Tiap individu dapat bergabung dalam kelompok untuk satu atau lebih tujuan berikut: untuk memuaskan kebutuhan sosial dan afiliasi, untuk memiliki atau untuk membagi, untuk membuat konsep diri, dalam hubungan dengan orang lain sebagai panutan, untuk mendapatkan pertolongan dan dukungan, untuk berbagi aktivitas yang sama, untuk mendapatkan kekuatan, promosi atau keuntungan politis.

Kelompok memanfaatkan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman tiap anggota, untuk efisiensi yang lebih baik atau buruk.

Kelompok cenderung menghasilkan ide yang lebih sedikit daripada jumlah ide yang didapat bila individu bekerja terpisah. Namun, ide yang dihasilkan cenderung lebih baik karena ide tersebut lebih berat dievaluasi, dan memiliki tambahan ilmu kolektif dari kelompok selama dievaluasi.

Kelompok cenderung mengambil risiko yang lebih besar dalam mengambil keputusan daripada individu karena tanggung jawab yang dipikul bersama.

Orang berperilaku lebih mengambil untung dalam kelompok, karena aman dengan jumlah orang dalam kelompoknya.

Efektivitas sebuah kelompok mungkin tergantung dari banyak hal, beberapa diantaranya termasuk tujuan, struktur, keanggotaan dll.kelompok (terperinci); selain itu, kedewasaan kelompok, yang berubah selama usia kelompok.

Ukuran KelompokSemakin besar kelompok, makin bervariasi talenta, kemampuan, keahlian, dan pengalaman, tetapi makin kecil kesempatan untuk tiap individu berpartisipasi hingga kemampuan terbaik mereka dan membuat kontribusi yang bermanfaat. Jumlah optimal kelompok biasanya sekitar lima, enam, atau tujuh.

Karakteristik AnggotaOrang dengan karakteristik yang sama cenderung membuat kelompok yang stabil, Kelompok tersebut memiliki homogenitas, tetapi cenderung mudah diprediksi dan kurang inovatif. Kelompok dengan anggota yang memiliki karakteristik yang berbeda-beda memiliki tingkat konflik yang lebih tinggi, tetapi sering lebih inovatif dan lebih produktif.

Tujuan dan Peran IndividuBila tiap anggota kelompok memiliki tujuan yang sama, efektivitas kelompok amat meningkat. Namun, beberapa anggota kelompok mungkin memiliki tujuan tertentu yang tidak disadari anggota lainnya(agenda tersembunyi). Hal ini termasuk aktivitas untuk menutupi kesalahan, mencatat nilai, membuat aliansi, membayar nilai lama, dll. Bila ini terjadi, efektivitas kelompok dapat amat sangat berkurang.

Sifat PekerjaanEfektivitas akan bervariasi dengan sifat pekerjaannya, apakah sangat penting, apakah hasil dapat diukur dalam skala waktu dan kuantitas; seberapa penting tujuan tugas bagi tujuan individu; dan seberapa jelas pekerjaan didefinisikan.

Cara kelompok bekerja berubah secara radikal selama eksistensinya. Saat individu masuk ke dalam kelompok awalnya mereka tidak saling mengenal satu sama lain. Mereka tidak mengetahui keahlian, kemampuan dan pengalaman yang dimiliki anggota lain. Mereka mungkin tidak mengetahui bagaimana bekerjasama dan berkoordinasi satu sama lain. Mereka berada di kurva belajar terbawah.

Dengan berjalannya waktu, kelompok ini akan bertumbuh dan dengan usaha (dan mungkin sedikit keberuntungan), akan menjadi unit kerja yang terkoordinasi. Bagaimana hal ini terjadi menjadi subjek banyak penelitian, dan sejumlah model teori telah dibuat.

Berikut ini dua diantaranya:

Model perkembangan kelompok Tuckman (Tuckmans model of group development)

2. Model Bass dan Ryterband (Bass and Ryterband Model)

Tuckman [1] menyatakan terdapat 4 tahap perkembangan kelompok: pembentukan (forming), penyerbuan (storming), pembuatan norma-norma (norming), dan penampilan (performing).

Pembentukan (forming): Anggota kelompok bertemu untuk pertama kalinya. Mereka adalah kumpulan individu. Mereka mungkin tidak saling tahu atau tidak saling kenal. Mereka perlu menetapkan apa tujuan kellompok, siapa yang memimpin kelompok, siapa yang bepengaruh dalam kelompok. Tiap invidu bertahap untuk membangun identitas personal.

Penyerbuan (storming): Ini adalah tahap konflik. Lebih dari satu individu mungkin ingin menjadi pemimpin kelompok. Kepemimpinan mungkin diuji. Ketegangan interpersonal mungkin terjadi. Agenda tersembunyi mungkin mulai tampak. Penanganan masalah yang baik oleh kelompok mengarah ke formulasi tujuan yang realistik.

Pembentukan norma (norming): Norma perilaku kelompok mulai dibuat. Pengetahuan anggota kelompok tentang sumber daya keahlian dalam kelompoknya memungkinkan praktek kerja yang baik terjadi. Kepercayaan dan pengertian antar anggota kelompok memungkinkan proses pengambilan keputusan yang realistik terjadi.

Penampilan (performing): Kelompok ini sudah dewasa penuh. Kelompok ini bekerja dengan efisien dan terkoordinasi. Terdapat sikap terbuka tiap anggota kelompok, dengan sikap saling menghormati dan mempercayai.

Bass dan Ryterband [2] juga menyatakan model dengan 4 tahap:

Membangun rasa saling menerima dan keanggotaan (developing mutual acceptance and membership): Anggota-anggota awalnyatidak saling mempercayai dan terpadat rasa takut kekurangan personal. Mereka defensif, dan membatasi perilakunya hanya menyetujui dan ritual.

Komunikasi dan pembuatan keputusan (Communication and decision making): Anggota-anggota belajar menerima satu sama lain, dan menunjukkan perasaan mereka. Norma prosedur dibuat. Para anggota membangun rasa saling menerima. Sikap terbuka dan membangun terbentuk.

Motivasi dan produktivitas (motivtion and productivity): Para anggota sekarang terlibat dalam pekerjaan kelompok. Mereka bekerja sama daripada berkompetisi. Para anggota termotivasi dan produktivitas meningkat.

Kontrol dan organisasi (control and aorganization): Pekerjaan dialokasikan dengan persetujuan sesuai kemampuan anggotanya. Para anggota bekerja dengan bebs dan orgnisasi kelompok fleksible dan adaptif.

Kelompok yang dewasa, yang lama terbentuk dan memungkin memiliki tugas berkesinambungan, akan menunjukkan pola perilaku yang berbeda. Salah satu model dari hal ini adalah siklus kreatif [3].Fase merawat (nurturing phase): Para anggota bertemu. Mungkin terdapat diskusi sosial.Mungkin disediakan the atau kopi. Keterlambatan mungkin ditoleransi. Kertas-kertas dibagi, hasil rapat sebelumnya dibahas.Fase pengumpulan energy (energizing phase): Interaksi antar anggota tinggi. Masalah penting dievakuasi. Terjadi konflik dan diselesaikan. Keputusan-keputusan dibuat.Fase puncak kegiatan (peak activity phase): Interaksi antar anggota tinggi. Masalah penting dievaluasi. Terjadi konflik dan diselesaikan. Keputusan-keputusan dibuat.Fase relaksasi (relaxation phase): Semua tugas penting selesai. Para anggota mulai bersantai. Dan memikirkan aktivitas atau janji berikutnya. Ini bukan waktu untuk memberikan masalah penting baru.

Contoh penerapan model siklus kreatif adalah rapat tim manajemen, atau tim desain proyek. Rapat-rapat ini mungkin tiap bulan untuk kasus pertama, atau tiap minggu untuk contoh kedua.

Tujuan kedua kasus adalah untuk membahas kemajuan seperti jadual, tetapi dapat melibatkan kegiatan lain. Karena rapat dilakukan sebagai cara komunikasi dan pembuatan keputusan.

Format rapat sering digunakan dalam lingkungan pekerjaan, beberapa orang berpendapat bahwa jika rapat terlalu banyak digunakan maka rapat dapat merupakan cara yang sangat tidak efisien untuk menjalankan bisnis.

Efisiensi dan efektivitas rapat sangat tergantung dari cara rapat dijalankan oleh ketua dan perilaku anggota rapat . Insinyur akan menghadiri rapat dengan frekuensi meningkat selama karirnya, dan oleh sebab itu sangat bijaksana mempelajari karakteristiknya.

Jenis-Jenis RapatRapat secara umum diklasifikasikan berdasarkan ukuran, frekuensi, komposisi, dan motivasi:Ukuran Rapat dapat dibagi menjadi tiga kelompok utama berdasarkan ukurannya:Besar rapat besar, mungkin 100 orang atau lebih, dibagi menjadi pembicara dan pendengar;Sedang konsil, dengan pembicara, pendengar, pertanyaan dan komentar;Kecil komite, dengan maksimal sekitar 12 orang dan memiliki ruang bebas untuk diskusi dan interaksi.

FrekuensiEmpat kelompok rapat berdasarkan frekuensi adalah:Harian menghubungkan orang-orang sebagai bagian pekerjaan mereka;Mingguan atau bulanan rapat-rapat seperti rapat formal atau rapat koordinasi dan pembuat keputusan pimpinan fungsional dalam organisasi;Tahunan jenis rapat yang diperlukan untuk anggarandasar atau keputusan lain, seperti rapat besar tahunan perusahaan terbatas yang melibatkan direktur dan pemegang saham. Rapat ini cenderung sangat formal;Ad hoc rapat untuk hal yang tidak teratur, tergantung waktu dan biasanya dibentuk untuk mengatasi masalah atau situasi tertentu.

KomposisiDalam hal ini kita bisa mengelompokkan berdasarkan kesamaan aktivitas anggotanya:Aktivitas yang sama insinyur, dokter, akuntan:Aktivitas paralel manajer dari bagian suatu perusahaan produksi, pemimpin bagian suatu proyek, manajer penjualan regional perusahaan pemasaran;Berbeda-beda pertemuan orang dengan minat yang berbeda, disatukan hanya oleh satu minat yang sama, yang menjadi alasan untuk berkumpul.

MotivasiPengelompokkan ini berhubungan dengan tujuan berkumpul, yang dapat bersifat bisnis atau sosial, aktif atau rekreasional:Tujuan umum peningkatan kinerja atau proses, kelompok desain produk, klub lanjut usia, tim sepak bola, pressure group; Kompetitif - manajer cabang perusahaan berdiskusi untuk alokasi sumber daya.

Fungsi rapatFungsi rapat yang paling jelas adalah komunikasi dan pembuatan keputusan, tetapi rapat juga memenuhi spektrum fungsi kelompok yang lebih luas.Rapat mendefinisikan tim, kelompok, seksi atau unit. Kehadiran individu dalam rapat menekankan keutuhan kelompok, dan memungkinkan saling mengenal dengan anggota lain dalam kelompok.Anggota kelompok dapat saling membagi inforamasi, otoritas dan tanggung jawab, dan untuk mendapat pengetahuan, pengalaman dan penilaian dari anggota lain.Rapat memungkinkan tiap individu mengetahui tujuan kolektif kelompok, dan cara tiap anggota berkontribusi untuk meraih tujuan tersebut.Rapat memungkinkan pemimpin kelompok, (baik disebut ketua atau manajer), untuk memimpin dan mengkoordinasi seluruh anggota.Rapat memungkinkan tiap individu membangun status dalam kelompok, dan keanggotaan kelompok dapat memberi status pada individu dalam organisasi.

Mengatur rapatTerdapat banyak video pelatihan yang memberi panduan bagaimana prosedur yang benar untuk mempersiapkan rapat.

Lima kunci penting untuk membuat rapat berjalan baik adalah, (dengan bantuan huruf untuk membantu menghafal): perencanaan (planning); pre-notifikasi (pre-notification); persiapan (preparation); proses (processing) dan pencatatan (putting it on record).Perencanaan (planning)Sangatlah penting merencanakan tujuan rapat. Apakah rapat adalah cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut? Pemimpin rapat sebaiknya mengerti dengan jelas apa tujuan rapat saat tiba di bagian kesimpulan.

Pre-notifikasi (pre-notification)Semua anggota kelompok harus diberitahu tentang rapat dan tujuannya.Waktu, tempat, dan lama rapat harus disebarkan kepada anggota yang lain, dan harus ada kesiapan untuk mengatasi komitmen anggota kelompok.Pemberitahuan harus diberikan agar anggota dapat datang tanpa membatalkan rencana lainnya, dan mempersiapkan informasi apapun yang diperlukan untuk memberi kontribusi dalam rapat.Kadang-kadang, pemimpin rapat atau sekretaris yang manipulatif dapat mengatur rapat pada waktu dan tempat yang membuat anggota tertentu tidak dapat datang.

Persiapan (preparation)Untuk beberapa hal, persiapan berjalan paralel dengan pre-notifikasi.Masalah yang ada diatur dalam urutan yang baik. Jumlah waktu yang diperlukan untuk membahas tiap item harus dinilai. Kadar pentingnya tiap item juga harus dipertimbangkan.Perhatian seharusnya diarahkan pada item yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat, sehingga sisa waktu dapat digunakan untuk memikirkan masalah jangka panjang dengan tingkat kepentingan yang lebih besar.Lebih baik membuat keputusan cepat untuk masalah yang mendesak namun kurang penting diawal rapat, dan memberikan lebih banyak waktu pada masalah yang lebih besar.Anggota kelompok perlu tahu agenda rapat sebelumnya sehingga mereka dapat bersiap-siap dan mampu berkontribusi dalam diskusi dan proses pembuatan keputusan.

Proses (processing)Pengaturan rapat memerlukan keahlian yang baik, dan sangatlah mengejutkan kemampuan ini jarang dimiliki orang yang memimpin rapat.Diskusi tiap item harus terstruktur. Anggota harus dibawa kembali ke poin bila mereka mulai membahas subyek di luar yang ditentukan (diversi), atau berusaha membahas ulang hal yang sudah selesai (reversi).Anggota yang suka berbicara harus dengan halus tetapi tegas dikendalikan (repetisi), sehingga kontribusi anggota lain yang masih segan dapat diperoleh.Cara-cara diskusi sendiri, atau rapat kecil dalam rapat (diversi) harus dicegah. Pemimpin yang terlatih dapat mengatasi tiap ketidaksetujuan yang ada selama rapat dengan positif, dan mengarahkan kelompok pada suatu konsensus.Pemimpin rapat tidak boleh memaksakan pandangannya, kesalahan yang sering terjadi ketika pemimpin rapat jauh lebih senior daripada anggota lainnya. Hal tersebut membuat rapat menjadi tidak berarti, hasil yang sama dapat diperoleh lebih efisien dengan menuliskan instruksi dari pemimpin rapat kepada tiap anggota.Para anggota harus menyadari mungkin pemimpin memerlukan dukungan anggota untuk melakukan sesuatu dan tidak seharusnya menyetujui hal yang mereka rasa salah.

Pencatatan (put it on record)Sangatlah penting untuk meringkas kemajuan rapat, dan mencatat keputusan yang telah dibuat, jutifikasi prinsip, tindakan apa yang akan diambil, dan oleh siapa.Hal ini memastikan bahwa pada tanggal tertentu, mungkin pada rapat berikutnya, cerita sebelumnya sudah selesai, dan kemajuan dapat dilanjutkan tanpa membuang waktu mencari apa yang sudah dikerjakan.Pencatatan dapat dilakukan oleh pemimpin rapat, salah satu anggota yang ditunjuk secara permanen, atau rotasi, atau sekretaris rapat.Pilihan terakhir memiliki banyak keuntungan karena anggota rapat kurang dapat berpartisipasi bila ia harus berkonsentrasi mencatat perkembangan rapat.Sangat membantu bila kesimpulan, keputusan dan tindakan direkapitulasi pada akhir rapat untuk memastikan semua anggota jelas dengan hasil rapat dan berkomitmen pada keputusan yang telah diambil, sebelum rapat dibubarkan.

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDUHUMAN RESOURCE MANAGEMENT - THE INDIVIDU*