Grantsmanship Workshop:Tips for Proposal Writing

Joshua Roney, M.A.

1. Working with the RFP

a) Navigating Guidelines

b) Contacting the Sponsor

c) Partnerships/Collaborators

d) Template building

2. Drafting your Proposal

a) Styles and Reviewers

b) Conciseness, Importance & Impact

c) Review Criteria & Formatting  

d) Assistance and Review

Workshop Objectives

(1a)  Overview of RFP RequirementsSome common elements inRFPs, but other pieces can varyacross agencies and between public and private sectors. 

Important places to start:• overview of the agency/program• description of the research or services required

• timeline to do the work• due date(s)

Jobs and Innovation Accelerator Challenge: Department of Commerce 

• http://www.grants.gov/web/grants/view‐opportunity.html?oppId=150574

• http://www.rurdev.usda.gov/SupportDocuments/RuralJobsAcceleratorFFO_Final.pdf

(1a)  Example Announcement

Other areas to look for:• additional requirements

–terms, costs, IP, reporting, travel…• selection criteria • proposal format/section instructions• questions/FAQ  • point of contact

(1a)  Overview of RFP Requirements

(1b)  Contacting the SponsorPreparation• Have a well‐articulated idea (elevator summary)• Carefully read the guidelines and mission of funding agency• Draft an abstract and a list of questions related to the guidelines

Sample questions• Does my project fall within your priorities?• What are some common reasons for proposal rejections?• Do you have any recommendations to improve my chances for a favorable review?• Do you expect this year’s average award amount to change from last year’s?• What is your proposal success ratio?• Could I be a reviewer?

After Contact• Determine what is best (email, phone, etc.) and don’t forget to follow up!

(1c) Partnerships/CollaboratorsDo you need to partner with…• An organization?• A researcher?• To fill a gap in eligibility or expertise?

Is this the kind of research that requires… • populations, locations, evaluators, industry, collaborators, consultants, etc.?

You might not have to do all the work yourself

(1c) Partnerships/CollaboratorsDo you need to partner?Specific expertise:• look to colleagues in other disciplines• look to colleagues at strategic institutions• look to Pivot for potential match suggestions

Specific expectations:• look to local schools• look to local not‐for‐profit organizations • look to local industry

Partnerships can strengthen the complexity, value, competitiveness, and real‐world impact of a proposed project.

(1d) Templates

• Taking time early saves time later

• Strategic Approach

• Use the RFP, Agency Guidelines, and Samples (if available)

Order of Precedence

Agency Guidelines   vs.   RFP Guidelines

(1d) Proposal Format

(1d) Typical Proposal Format• Agency Cover/Title Page

• Summary/Abstract

• Table of Contents

• Scientific/Technical/Management Narrative

• References/Literature Cited/Bibliography

• Budget Summary & Justification

• Current and Pending Support

• Facilities/Resources/ Equipment

• Curriculum Vitae / Bio Sketches

• Letters of Support 

(if applicable)

• Appendices (if applicable)

• Assurances/Certifications

• Agency required forms 

(if applicable)

(1d) Proposal FormatFormat Guidelines:  • type font & size• page numbering and limitation requirements• page size & margins• line spacing • graphic resolution, etc. 

Content Guidelines:• If sections are assigned points, use as guide• If page limited, assign pages per section• Check against the reviewers’ criteria

(2a) Academic vs. Proposal Writing

Academic Writing Grant WritingScholarly pursuitPast oriented

Theme‐centeredExpository rhetoricImpersonal toneIndividualistic

Few length constraintsSpecialized terminology

Sponsor goalsFuture orientedProject‐centeredPersuasive rhetoric

Personal toneTeam‐focused

Strict length constraintsAccessible language

Porter, R. (2007). Why academics have a hard time writing good grant proposals. The Journal of Research Administration, 38, 161‐167

Scientific Peer Review

• Panel review• Expert review

Other Peer Review

• Lay review• Private foundation review

(2a) Academic vs. Proposal Writing

(2b) Before You Write

What Makes a Good Proposal?

• A good idea or compelling project

• Research addresses a significant problem

• Clear description of the research activities

• A good fit with funding agency’s priorities

(2b) Before You Write

Advice on approach• Research the funder and the review process• Understand that a proposal is an instrument of persuasion

• Always write for reviewer • Don’t make the reader hunt for material• Communicate well w/ support (committee who will write letters, unit that will submit grant proposals, agency officials)

• Read directions and follow them obsessively

(2b) Common Mistakes• Not following directions (font, margins, pages, headings, appended material, etc.)

• Not using cover pages and forms provided by sponsor

• Careless criticism of other scholars in field

• Not allowing enough time

• Not including all who, what, where, when, why, and how info up front

(2b) Other Common Problems• Writing unclear—too much jargon, not accessible, or not well organized

• Scholarly background to the problem—uneven or inadequate or erroneous

• Methods and work plan unclear or undefended

• Lack of specificity 

• Research problem itself

(2c) Common Sections of a Research Proposal

• Cover Sheet

• Summary / Abstract

• Introduction / Statement of the Problem

• Review of the Literature

• Methodology

• Data Analysis

• Bibliography

• Organizational Capability

• Timeline

• Budget/Cost Effectiveness

• Appendices

(2c) Project Summary / Abstract

• One page• Clearly and concisely state problem• Propose solution• State project objectives and significance

• NSF requires statement of intellectual merit and broader impacts

(2c) Project Summary / Abstract

• Overview: a description of the activity if fundedo Including objectives and methods to be employed. 

• Intellectual merit: the potential to advance knowledgeo A discipline‐specific value of the work.

• Broader impacts: the potential to benefit society and contribute to specific societal outcomes. o Including dissemination and beyond the project.

(2c) Project DescriptionTypical components of a Description:

– Introduction– Research Questions/Objectives– Literature Review–Methodology–Data Analysis– Project Activities & Personnel–Organizational Capability– Timeline

(2c) Description: Introduction • What specific need or problem does your research address?

• How was the need identified and its significance?

• Who will benefit from the proposed research project?

• What are the research questions and/or objectivesof the proposal?

(2c) Description: Project Research Questions / Goals / Objectives / Aims

• Bullet list research questions or objectives

• Should be action‐oriented

• Relate to identified needs

• Relate objectives to sponsor agency’s goals and priorities

(2c) Description: Review of the Literature

• Literature review should relate to:– The topic or problem area– Theory area–Methodology

• Note: Do not be negatively critical of past researchers.  They may be reviewers!

(2c) Description: Methodology

• Subjects – Describe sample

• Design – Type of design used and sequence of events

• Data Collection – Description of variables, control, measurements

Description: Data Analysis

• Describe how collected data will be analyzed

• Explain the effects to be analyzed

• Analysis should meet project objectives   

• Linked to the hypotheses and clear how each hypothesis will be tested

• Include a plan for verifying the results

(2c) Description: Project Description & Plan of Operation

• Describe activities to be undertaken

• Identify person responsible for each

• Describe oversight and management of project

• Describe qualifications of key personnel

Remember: Don’t wait, coordinate!

(2c) Description: Organizational Capability

You may find standard write‐ups or lists of past projects…

• Describe your organization, its history, and its mission

• Describe organization’s strengths in terms of staff, facilities, resources

• Describe prior experience relevant to the proposed project

(2c) Facilities / Resources / Equipment

• Outline the adequacy of the organizational resources available to perform the effort proposed. 

• Proposers must describe only those resources that are directly applicable. 

(2c) Description: Timeline

• Use chart or table

• Illustrate each phase of implementation 

• Show when results will be achieved

(2c) Description: Timeline

Tasks and Procedures Year 1 2 3 4 5

Task 1 Procedure 1.1 Procedure 1.2

Task 2 Procedure 2.1 Procedure 2.2

Task 3 Procedure 3.1 Procedure 3.2 Procedure 3.3

Reporting as required by the NSF

(2c) References / Bibliography

• Should include full reference documentation for all books and articles

• Use style format commonly adopted by specific field (APA, MLA, IEEE, etc.)

(2c) Curriculum Vitae (CV) & Bio Sketches

• A Curriculum Vitae are longer‐form resumes indicating:– educational background– previous research activities– scholarly publications– conference presentations

• A Biographical Sketch (usually two pages) is for each individual identified as senior project personnel. – professional preparation– appointments– publications– synergistic activities– collaborators & other affiliations – other personnel

(2c) Current & Pending Support• Proposed/Pending

• Active

• All current project support must be listed. 

o Even if they receive no salary support from the project(s). 

o Include the total award amount 

o number of person‐months per year devoted to the project. 

• Proposals submitted concurrently to other sponsors

(2c‐d) Letters of Support

• A letter from a partner expressing interest in working on the project in a specific capacity.

– usually includes the PI and project name

– usually indicates the particular role(s) they will play

– written by someone who can officially speak for the partner organization

– usually printed on their letterhead

(2d) Appearance DOES Matter

• Use simple but attractive title page

• Use headers with your organization’s name on each page (unless blind review)

• Use charts and tables to display data

• Proofread carefully 

• Have others read your proposal

(2d) Coordination is the Key

• Contact Research Development

• Notify Proposal Manager

• Reach out EARLY to partners, other faculty, etc.

• Have others read your proposal

– Technical review, editorial review, Red Team review, past winners, external colleagues/experts

QUESTIONS?

Contact Information

Joshua Roney, M.A.Proposal Development CoordinatorOffice of Research & CommercializationUniversity of Central Florida12201 Research Parkway, Suite 531Orlando, FL 32826Office: (407) 882‐0007E‐mail: JRoney@ucf.edu

Next steps for Proposal Success:

STEP 1: Contact appropriate Agency Program Manager (if you haven’t already)

STEP 2: Contact Your College Research Administrator

STEP 3: Contact Office of Research & Commercialization for:

Proposal Development:Debra Reinhart: reinhart@ucf.edu

Pallavoor (Vaidy) Vaidyanathan: vaidy@ucf.edu

Editorial Review: Joshua Roney: Joshua.Roney@ucf.edu

Red‐Team Review: Maddy Chokshi: mchokshi@ucf.edu

Proposal Manager:Celeste Rivera‐Nuñez: celeste.rivera‐nunez@ucf.edu

Jane Gentilini: Jane.Gentilini@ucf.edu

Outreach:Marisol Ortega‐Pérez: Marisol.ortega‐perez@ucf.edu