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GOBIERNO DE LA CIUDAD DE SANTA FE SINDICATURA GENERAL MUNICIPAL

Sistema de Control Municipalidad de Santa Fe


FORMAS DE CONTROL

Control Externo: Organo Rector TCM (Tribunal de Cuentas

Municipal) dependiente HCM (Honorable Concejo Municipal)

Control Interno: Organo Rector SIGEM (Sindicatura General

Municipal) dependiente del Intendente Control Ciudadano: el pueblo a través de:

Información Pública Presupuesto Participativo Audiencias Públicas Veedurías Ciudadanas


Ordenanza Nº 10.610

El titular de cada jurisdicción o entidad de la administración municipal es responsable de la implementación y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno y del cumplimiento de las normas, directivas y recomendaciones que dicte el órgano Rector del Sistema de Control Interno. (art. 109)

Titulo III: Del sistema de control interno.



El Modelo de Control Interno de la Municipalidad será Integral e Integrado, abarcará los aspectos Presupuestarios, Económicos, Financieros, Patrimoniales, Normativos y de Gestión; y … estará fundado en los principios de economía, eficiencia y eficacia. (art. 104)





El Sistema de Control Interno estará conformado por la Sindicatura General Municipal órgano normativo de supervisión y coordinación ... (art. 106).





Emitir informes sobre la gestión, formulando recomendaciones. Supervisar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno, facilitando el desarrollo de las actividades del TCM. Vigilar el cumplimiento de la normativa legal y de las normas emitidas por los Órganos rectores del Sistema de Administración Financiera. Comprobar la puesta en práctica de las observaciones y recomendaciones efectuadas. Controlar el sistema de información y de los registros de los juicios que deberá implementar Fiscalía Municipal.

Titulo III: Del sistema de control interno. Funciones SIGEM (art. 108)

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE SANTA FE

SINDICATURA GENERAL MUNICIPAL

Definición Control Interno

El control interno es el proceso por el cual una organización gobierna sus actividades para alcanzar su misión de forma eficaz y eficiente.



Principios del Control Interno Responsabilidad: capacidad de la Entidad Pública de cumplir los compromisos

asumidos con la comunidad.

Transparencia: hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre los gobernantes y los servidores públicos con los ciudadanos.

Celeridad: prontitud, rapidez y accionar en el actuar público.

Publicidad: derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad pública al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso de las actuaciones, resultados e información de las autoridades estatales.

Preservación del Medio Ambiente: orientación de las actuaciones del ente público hacia el respeto por el medio ambiente.

Eficiencia, Eficacia y Economía: hacer lo correcto, correctamente.



Control Interno

Es un MEDIO, no un fin.

Facilita y permite alcanzar los OBJETIVOS ORGANIZACIONALES



Control Interno

Ayuda a la Organización a :

Conseguir objetivos de: eficacia, eficiencia, economía y prevención de pérdidas de recursos.

Obtener información fiable

A reforzar la confianza en que el ente cumple con las ordenanzas y normas aplicables.

El control interno esta pensado ….

….para facilitar el logro de los objetivos



Control Interno

No Garantiza a la Organización a:

Conseguir sus Objetivos (eficacia, eficiencia, economía y prevención de pérdidas de recursos).

Obtener información fiable.

Cumplir con las ordenanzas y normas aplicables.



Control Interno

En Resumen:

Puede ayudar a llegar a la Organización,

donde quiere ir,

evitando peligros y sorpresas en el camino.



Control Interno Roles y Responsabilidades

Partes responsables INTERNAS: Los funcionarios y personal de gabinete

Deben asumir la titularidad del sistema.

Demás directores

Responsables de sus áreas.

Auditores

Desempeñan un papel muy importante en la evaluación de la eficacia del CI.

Otros empleados

El CI es responsabilidad de todos los miembros de la Organización.



Control Interno Roles y Responsabilidades

Partes responsables EXTERNAS:

Proveedores Otros que interactúan con la entidad Auditores / revisores externos Legisladores y reguladores Analistas financieros Prensa



Modelo de Control Interno

Definición



Control Interno (basado en el Informe COSO II)

Control Interno es un proceso llevado a cabo por las autoridades superiores y el resto del personal de la entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos organizacionales, en relación con:

La gestión operativa, (eje: completar una obra o atender determinada cantidad de trámites)

La generación de información, (eje: información contables, reportes internos y externos a generar de manera confiable y oportuna)

El cumplimiento de la normativa



Control Interno

Logro de Objetivos en una o más categorías

Objetivos

No brinda seguridad absoluta a la Dirección y a los Funcionarios

Seguridad Razonable

No se trata solamente de manuales y formularios de políticas

Personas

Es un medio para la consecución de un finUn Proceso

Conceptos Fundamentales



Objetivos del Control Interno

OPERACIONES• Efectividad y eficiencia de las operaciones.

REPORTES DE INFORMACIÓN• Confianza en la información• Protección de los activos

CUMPLIMIENTO• Leyes y reglamentaciones en vigencia.



Componentes del Control Interno

Ambiente de control.

Evaluación de los riesgos.

Actividades de control.

Información y comunicación.

Monitoreo.



Componentes del Control InternoRelación entre objetivos y componentes



Componentes del Control InternoDesarrollo de componentes



Componentes del Control InternoComponente de COSO –Ambiente de control



Componentes del Control InternoEl Ambiente de Control

Es el conjunto de normas, procesos y estructuras que proveen las bases para llevar a cabo el Control Interno a través de la organización. El directorio y la alta gerencia establecen el ejemplo en relación con la importancia del Control Interno y las normas de conducta esperada.

Enmarca el tono de la organización, influenciando la conciencia del riesgo en su personal.

Es la base del resto de los componentes y provee disciplina y estructura




Principio 1: Integridad y valores éticos.La organización debe regirse por valores de ética e integridad, los cuales deben

constar en los Valores Organizacionales, Códigos de Conducta, Políticas y Procedimientos, así como en planes y otros documentos internos, y deben reflejarse en las decisiones, acciones y comportamiento en todos los niveles de la organización.

Se da el ejemplo

Se establecen estándar de conducta

Se evalúa la adhesión a los estándar de conducta

Se tratan los desvíos a los standard en forma oportuna.




Principio 2: Responsabilidades de supervisiónLas autoridades superiores y funcionarios responsables de la gestión deben propiciar el respeto por el principio de independencia -evitando incompatibilidades y conflictos de intereses- y deben supervisar la implementación y funcionamiento del control interno.

El directorio establece sus responsabilidades de supervisión

Aplica los conocimientos especializados pertinentes.

Opera independientemente.

Supervisa el funcionamiento del sistema de Control Interno.




Principio 3: Estructura, autoridad y responsabilidad

Se debe definir la estructura organizacional y se deben establecer los niveles de autoridad y de responsabilidad, considerando generar las condiciones necesarias para el logro de los objetivos organizacionales.

Considera todas las estructuras de la entidad.

Establece líneas de reporte.

Define, asigna y fija los límites de las autoridades y responsabilidades.




Principio 4: Competencias del Personal.La organización debe poseer procesos adecuados de incorporación de personal, de desarrollo de carrera y de motivación para retener personal competente, considerando los objetivos organizacionales.

Establece políticas y prácticas.

Evalúa competencias y encara las deficiencias detectadas.

Recluta, desarrolla y retiene capacidades suficientes y competentes.

Planifica y prepara la sucesión.




Principio 5: Responsabilidad y Rendición de CuentasSe deben establecer claramente las responsabilidades respecto del cumplimiento de los objetivos, así como respecto de la implementación y funcionamiento de los controles internos necesarios para reducir los riesgos que pudieran afectar el logro de tales objetivos, especificando asimismo los pertinentes mecanismos de rendición de cuentas

Exige el cumplimiento de la rendición de cuentas a través de las estructuras, autoridades y responsabilidades.

Establece medidas de rendimiento, incentivos y recompensas.

Evalúa la las medidas del rendimiento, los incentivos y recompensas de acuerdo a la pertinencia de las mismas.

Considera la presión sobre el logro de objetivos.

Evalúa el rendimiento y recompensas o la aplicación de medidas disciplinarias.



Componentes del Control InternoComponente de COSO –Administración de riesgos



Componentes del Control InternoRIESGO

El Riesgo es inevitable y se encuentra presente prácticamente en todas las situaciones humanas.

¿Que es RIESGO?• Todo evento contingente (incertidumbre que

rodea a los hechos y resultados futuros) que, de concretarse, puede impedir o comprometer el logro de los objetivos (organizacionales).

• Está medida en términos de probabilidad e impacto.



Componentes del Control InternoEvaluación de riesgos

• La evaluación de riesgos involucra un proceso dinámico e iterativo orientado a identificar y evaluar los riesgos, que constituye la base para que la organización pueda tratar metódicamente los riesgos.



Componentes del Control InternoEvaluación de Riesgos

Toda Organización debe conocer y tratar una serie de riesgos a los que se enfrenta, tanto de origen interno como externo.

Factores Externos• Económicos• Medio Ambientales• Regulatorios• Extranjero• Sociales• Tecnológicos

Factores Internos• Infraestructura• Estructura administrativa• Personal• Acceso a activos• Tecnología



Evaluación de Riesgos

Principios para la Administración del Riesgo:

Principio 6: Especificación de objetivos

• La organización debe definir los objetivos con claridad.

Principio 7: Identificación y análisis de los riesgos

• La organización debe identificar, analizar y administrar los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos, en todos los niveles organizacionales.




Principio 8: Evaluación de riesgos de fraude

• La organización debe considerar entre los riesgos que evalúe, la posibilidad de fraude. (medidas: separación de funciones, rotación de personal, mecanismos de rendición de cuentas, supervisión detallada, controles y auditorías específicas, etc)

Principio 9: Identificación y análisis de cambios

• La organización debe identificar y evaluar los cambios que pudieran afectar significativamente el sistema de control interno.




Esquema para el abordaje:

– Especificación de Objetivos

– Identificación de potenciales eventos

– Evaluación de Riesgos: Impacto y probabilidad de

ocurrencia.

– Respuesta al Riesgo: TRAP.



Riesgos(Especificación de Objetivos)

• Son los objetivos establecidos para cumplir con la Visión y Misión de la organización.

• Se establece el contexto:– estratégico,

– organizacional y

– de administración del riesgo

– en el cual el resto del proceso tomará lugar.



Riesgos(Identificación de Eventos)

• Establece la necesidad de identificar los eventos que indican un alerta de riesgo. – Lo que puede ocurrir.– Cómo y porqué puede ocurrir

• Herramientas para su identificación. – Por ej.: gestión del cambio.



Identificación de Riesgos(Gestión del Cambio)

Los riesgos de negocios pueden aparecer o cambiar debido a ciertas circunstancias, tales como:– Cambios en el entorno operacional – Cambios en el personal clave– Nuevos sistemas de información o cambios en ellos– Rápido crecimiento– Nuevas tecnologías aplicadas sin experiencia– Nuevos productos o actividades– Reestructuraciones empresariales– Expansión de las operaciones con el exterior



Riesgos(Evaluación de Riesgos)

• El proceso de identificar el potencial:

– impacto (significación)

– probabilidad (de ocurrencia)

• El análisis debe considerar:

– el rango de consecuencias potenciales

– y como probablemente esas

consecuencias pueden ocurrir.



Componentes del Control InternoCuadro de Análisis de Riesgos


¿Que es RIESGO? Todo evento contingente

(incertidumbre que rodea a los hechos y resultados futuros) que, de concretarse, puede ipedir o comprometer el logro de los objetivos (organizacionales).

Esta medida en términos de probabilidad e impacto.

ImpactoProbabilidad

Bajo Medio Alto

Significativo

Moderado

Menor



Componentes del Control InternoRiesgos(Respuesta a Riesgos)


¿Que es RIESGO? Todo evento contingente

(incertidumbre que rodea a los hechos y resultados futuros) que, de concretarse, puede ipedir o comprometer el logro de los objetivos (organizacionales).

Esta medida en términos de probabilidad e impacto.

Define la estrategia de gobierno para mitigar los riesgos.

Las estrategias para administrar el riesgo son: T erminar con el riesgo (suprimir las actividades que dan lugar al riesgo)

R educir el riesgo (adoptar acciones para reducir la probabilidad y/o el impacto del riesgo a través de actividades de control y decisiones de gestión)

A ceptar el riesgo (no adoptar acciones específicas para reducirlo)

P asar el riesgo (tercerizar actividades o contratar seguros en relación con la actividad que genera el riesgo).



Componentes del Control InternoComponente de COSO –Actividades de Control



Componentes del Control InternoActividades de Control

• Son las acciones establecidas por las autoridades mediante políticas y procedimientos, orientadas a reducir los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la organización.

• Las actividades de control son llevadas a cabo por todas las áreas de la organización, a través de los procesos y la tecnología que les da soporte.

• Las actividades de control pueden ser preventivas o detectivas, abarcando diversas modalidades tanto manuales como automatizadas, como autorizaciones, aprobaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño, entre otros. Entre estos controles, merece especial mención el control de la adecuada separación de funciones.




Principios:

Principio 10: Definición e implementación de actividades de control

La organización debe definir e implementar controles que contribuyan a reducir -hasta niveles aceptables- los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos.

Principio 11: Definición e implementación de controles sobre la tecnología

La organización debe definir e implementar controles sobre la tecnología que se utiliza en las actividades llevadas a cabo para el logro de los objetivos.




Principios:

Principio 12: Políticas y procedimientos

La organización debe desarrollar los controles a través de Políticas -que establezcan la orientación y criterios- y de Procedimientos -que permitan llevar a la práctica lo establecido en las Políticas.




Procedimientos de Control: Adecuados niveles de autorización y aprobación.

Verificaciones o comparaciones (ya sea entre diferentes elementos, contra estándares o procedimientos establecidos, cálculos automatizados, etc.).

Controles de seguridad física (control patrimonial, resguardo de activos en cajas de seguridad, espacio para el equipamiento tecnológico crítico, etc.)

Controles sobre datos maestros (que constituyen referencia para las operaciones y ejecuciones que se ejecutan).

Conciliaciones.

Controles de supervisión y monitoreo (apuntan a verificar si los controles anteriores fueron aplicados en forma adecuada).

Separación de funciones



Componentes del Control InternoCONTROLES VS. RIESGOS

Riesgo Administrado

Ineficacia por exposición

Ineficacia por

controles

Alto

Bajo

Logro de Objetivos

Desinformado ObsesionadoGestionado

Bajo- +



Componentes del Control InternoComponente de COSO –Información y Comunicación



Componentes del Control InternoInformación y Comunicación

La información constituye un elemento clave para la gestión y para la ejecución de las responsabilidades de control interno con miras al logro de los objetivos.

En ese sentido, las autoridades deben poder disponer y generar información relevante y de calidad que permita el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

La comunicación se constituye en un proceso continuo e iterativo que permite generar, compartir y obtener la información necesaria




Principios:

Principio 13: Relevancia de la información

La organización debe obtener, generar y utilizar información relevante y de calidad para la gestión y el funcionamiento del control interno.

Principio 14: Comunicaciones internas

La organización debe comunicar internamente tanto los objetivos como las responsabilidades por el control interno.

Principio 15: Comunicaciones externas

La organización debe tener en cuenta el control interno en las comunicaciones con terceros y la ciudadanía.




Objetivos de calidad de la Información:• Accesible

• Correcta

• Actualizada

• Protegida

• Retenida

• Suficiente

• Oportuna

• Valida

• Verificable




Comunicación:

Eficaz al personal, de sus funciones y responsabilidades Establecimiento de líneas de comunicación para la

denuncia. Adecuada comunicación horizontal y vertical. Eficaz línea de comunicación con terceros (ej.

proveedores).




Formas: Cuadros de control Mails Entrenamiento personal o en línea Memorandos Evaluaciones de rendimiento Políticas y procedimientos Presentaciones Medios de comunicación social Publicaciones Mensajes de texto Presentaciones en video Sitios web Etc.



Componentes del Control InternoComponente de COSO –Monitoreo



Monitoreo

Toda Organización ha de supervisar su sistema de control interno. De esta forma el sistema puede reaccionar en forma dinámica.

• ¿Quién efectúa la evaluación?:– Autoevaluación:

• Por personas responsables de una unidad.• Control de abajo hacia arriba.

– Auditoría Interna.– Auditoría Externa.



Monitoreo

Principios:

Principio 16: Evaluaciones La organización debe definir, desarrollar y ejecutar evaluaciones -de forma

continua o específica- para determinar la suficiencia y adecuado

funcionamiento de los componentes del control interno.

Principio 17: Evaluación y comunicación de deficiencias La organización debe evaluar y comunicar oportunamente las deficiencias de

control interno detectadas, a fin de que los responsables puedan adoptar las acciones correctivas necesarias.



Monitoreo

Evaluaciones continuas:

• Podrán llevarse a cabo mediante actividades de monitoreo rutinarias incorporadas en la ejecución de los procesos.

Evaluaciones específicas:

• Serán llevadas a cabo ocasionalmente ya sea mediante autoevaluaciones realizadas por cada área, o bien por la unidad de auditoría interna, auditores externos o áreas de control designadas específicamente por las autoridades de gestión.



Evaluaciones Específicas(Autoevaluación)

Autoevaluación:– Las Administraciones comprueban que el control interno

funciona a través de sus funciones de gestión.– Las comunicaciones recibidas de terceros.– Los datos registrados en el sistema se comparan con el

activo físico.– La receptividad de las recomendaciones efectuadas por

el auditor interno y externo.– Reuniones para evaluar la eficacia de los controles.



Evaluaciones Específicas(Auditoría Interna)

• Auditoría Interna:– Plan Anual de Auditoría.– Objeto, alcance y frecuencia de auditorías puntuales.– Comunicación efectiva de las deficiencias.– Seguimiento de acciones correctivas.– Capacitación y asesoramiento.



Monitoreo(Auditoria Externa)

Auditoría externa:

• Informe de la Cuenta de Inversión.

• Informes de auditoria.

• Juicio de Cuentas.

• Juicio de Responsabilidad.



Monitoreo(Auditoria Externa)

Comunicar los resultados del Monitoreo:

• Las deficiencias de control interno y/o aspectos a fortalecer que surjan de las actividades de supervisión implementadas deben ser comunicadas, apuntando a propiciar la adopción de las acciones necesarias para resolver los aspectos detectados. Esta comunicación debe orientarse tanto a las áreas responsables del aspecto en cuestión como a las autoridades.



Estructura para establecer y mantener un CI efectivo

Responsabilidad y Roles de los Directivos en el CI:

Crear un ambiente de control positivo (ético, promoviendo la disciplina, código de ética para los empleados).

Asegurar que el personal tenga las competencias necesarias para cumplir con sus tareas.

Definir las áreas claves de autoridad y responsabilidad.



Estructura para establecer y mantener un CI efectivo

Responsabilidad y Roles de los Auditores: Mantener independencia de hecho y de apariencia.

Competencia profesional del personal de auditoría.

Asesorar a los Superiores en áreas de riesgo.

Recomendar maneras de fortalecer el control y mejorar las operaciones.

Asegurarse que las recomendaciones son implementadas efectivamente y en su totalidad.



Componentes del Control InternoLimitaciones del control interno

El costo del control debe ser inferior al beneficio que proporciona.

El error humano por distracción, falta de juicio o incumplimiento de instrucciones, es siempre posible.

Pueden burlarse los controles por confabulación. Los procedimientos establecidos se deterioran con el

paso del tiempo. La dirección puede eludir o no ejercer controles.



Componentes del Control InternoEn resumen

“ Hacer del control interno una responsabilidad de

todos.”

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