glosario cristhian

8/17/2019 GLOSARIO CRISTHIAN

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MINI – MANUAL

CRISTHIAN CAMILO OVIEDO VILLADA

GRADO: 11-01

APRENDIZ SENA

TECNICO EN ASISTENCIAADMINISTRATIVA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GENERAL

SANTANDERGRANADA, META

2014


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Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, pr"cticos y técnicosde los archivos.

Archivo: Conunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soportematerial, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública oprivada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden paraservir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y alos ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo de gestión: !rchivo de la oficina productora que reúne sudocumentación en tr"mite, sometida a continua utili%ación y consultaadministrativa.

Archivo del orden departamental: !rchivo integrado por fondosdocumentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellosque recibe en custodia.


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Archivo electrónico: Conunto de documentos electrónicos producidos ytratados conforme a los principios y procesos archiv$sticos.

Archivo histórico: !rchivo al cual se transfiere del archivo central o delarchivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comitéde !rchivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere parala investigación, la ciencia y la cultura. &ste tipo de archivo también puedeconservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,adquisición o e'propiación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acciónadministrativa


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Archivo público: Conunto de documentos pertenecientes a entidadesoficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público porentidades privadas.

Archivo privado de interés público: !quel que por su valor para lahistoria, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declaradocomo tal por el legislador.

B

C

Carpeta: (nidad de conservación a manera de cubierta que protege losdocumentos para su almacenamiento y preservación.

Catálogo: )nstrumento de consulta que describe unidades documentales.


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Ciclo vital del documento: &tapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Código: )dentificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a lasunidades productoras de documentos y a las series y subsidies respectivas y quedebe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Conservación de documentos: Conunto de medidas preventivas ocorrectivas adoptadas para asegurar la integridad f$sica y funcional de losdocumentos de archivo.

Copia: *eproducción e'acta de un documento.


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Cuadernillo: Conunto de folios plegados por la mitad. (n libro puede estarformado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Custodia de documentos: +uarda o tenencia de documentos por partede una institución o una persona, que implica responsabilidad ur$dica en laadministración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D

Depuración: peración, dada en la fase de organi%ación de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para suposterior eliminación.


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Descriptor: -érmino normali%ado que define el contenido de un documento yse utili%a como elemento de entrada para la búsqueda sistem"tica de información.

Digitar: !cción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Documento original: uente primaria de información con todos losrasgos y caracter$sticas que permiten garanti%ar su autenticidad e integridad.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valoresprimarios.

E

Empaste: -écnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles formade libro. La unidad producto del empaste se llama /legao0.


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Encuadernación: -écnica mediante la cual se cosen uno o varioscuadernillos de formato (niforme y se cubren con tapas y lomo para su protección.La unidad producto de la encuadernación se llama /libro0.

Expediente: (nidad documental complea formada por un conunto dedocumentos generados org"nica y funcionalmente por una instancia productora enla resolución de un mismo asunto.

F

echas extremas: echas que indican los momentos de inicio y deconclusión de un e'pediente, independientemente de las fechas de losdocumentos aportados como antecedente o prueba. echa m"s antigua y m"sreciente de un conunto de documentos.


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I

"ndice: )nstrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,términos onom"sticos, topon$micos, cronológicos y tem"ticos, acompa2ados de

referencias para su locali%ación.

"ndice temático: Listado de temas o descriptores.

L

#egislación archivística: Conunto de normas que regulan el quehacerarchiv$stico en un pa$s

#ega$o: Conunto de documentos atados o empastados para facilitar sumanipulación.

M


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%icro&lmación: -écnica que permite registrar fotogr"ficamente documentoscomo peque2as im"genes en pel$cula de alta resolución.

%uestreo: -écnica estad$stica aplicada en la selección documental, concriterios cuantitativos y cualitativos.

O

'rgani(ación de archivos: Conunto de operaciones técnicas yadministrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma

er"rquica con criterios org"nicos o funcionales.

P

)atrimonio documental: Conunto de documentos conservados por suvalor histórico o cultural.


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)rotocolo: 1erie ordenada de escrituras originales y otros documentosnotariales que los escribanos y notarios autori%an con formalidades.

R

*etención documental: #la%o que los documentos deben permaneceren el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tablade retención documental.

S

+elección documental: Disposición final se2alada en las tablas deretención o de valoración documental y reali%ada en el archivo central con el fin deescoger una muestra de documentos de car"cter representativo para suconservación permanente. 3sense también /depuración0 y /e'purgo0.


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+erie documental: Conunto de unidades documentales de estructura ycontenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sueto productor comoconsecuencia del eercicio de sus funciones espec$ficas. &emplos: historiaslaborales, contratos, actas e informes, entre otros.

+istema integrado de conservación: Conunto de estrategias yprocesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de losdocumentos, garanti%ando su integridad f$sica y funcional en cualquier etapa delciclo vital.

,,rámite de documentos: *ecorrido del documento desde su producción

o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

,rans!erencia documental: *emisión de los documentos del archivode gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de

retención y de valoración documental vigentes.


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U

-nidad administrativa: (nidad técnico4operativa de una institución.

Unidd d! "#n$!%&"i'n: Cuerpo que contiene un conunto de documentosde tal forma que garantice su preservación e identificación.

V

.alor cientí&co: Cualidad de los documentos que registran informaciónrelacionada con la creación de conocimiento en cualquier "rea del saber.

.alor $urídico o legal: 5alor del que se derivan derechos y obligacioneslegales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.


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.alor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desdeque se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,fiscales, legales y6o contables.

.aloración documental: Labor intelectual por la cual se determinan losvalores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer supermanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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