Gestión Edificios

Noviembre 2000

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INTRODUCCIÓNObjeto del mantenimiento.

CONSIDERACIONES BÁSICAS Funciones técnicas.

Sistema de Mantenimiento Integral.

La documentación de final de obra y planos as built.

ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJOa) Manual de procedimientos para la Gestión Técnica

y de Servicios.

b) Libro del edificio.

c) Programa informático.

d) Colaboración Técnica Delegada.

FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREADE MANTENIMIENTOModelos de organización en el área de explotación

y mantenimiento.

Nuestra propuesta.

Funciones básicas, entre otras.

ÍÍNNDDIICCEE

Objeto del mantenimiento

La finalidad básica de la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona, en lo suce-sivo GE de AB, es garantizar que las diversas actividades que se realicen en los edificiosse desarrollen a plena satisfacción, optimizando las prestaciones de uso, confort, seguri-dad e imagen para las que fueron concebidas y de optimización de consumos energéticosy gastos.

Desde GE de AB, se considera que las características del parque inmobiliario de Aguas deBarcelona que han de gestionar y las prestaciones que deben ofrecer, justifica contar con elequipamiento necesario para obtener el fin descrito, ya sea directamente o con una colabo-ración técnica delegada cualificada y de confianza.

El objeto del mantenimiento de los edificios es conseguir el buen estado de conservación delos elementos constructivos y el funcionamiento fiable y correcto de las instalaciones, ase-gurando al máximo su disponibilidad permanente y alargar su vida útil.

Para alcanzar este objetivo, es necesario desarrollar un mantenimiento preventivo adaptadoa las características de cada edificio y sus instalaciones, que comprenda los siguientesaspectos fundamentales:

- Conducción o manejo correcto de equipos, efectuando los controles pertinentes ycumpliendo las normas básicas para su correcta conservación (limpieza, lubricación, etc.).

- Inspección periódica de los elementos constructivos fundamentales y de instalación,para asegurar la detección precoz que pueda ser causa de desgaste o avería y sucorrección, antes de que ésta llegue a producirse, así como para evitar roturas de servicioy anticipar situaciones potencialmente peligrosas.

- Pruebas periódicas de funcionamiento de las instalaciones en general y específicamentelas relacionadas con la seguridad, tales como los equipos de detección, alarma y extinciónde incendios, para garantizar su disponibilidad real en caso emergencia.

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También se debe considerar la abundante normativa de obligado cumplimiento que hay querespetar, así como la referente a la prevención de riesgos laborales y de consideración conel medio ambiente.

Una adecuada actuación en el campo del mantenimiento preventivo y correctivo de las insta-laciones, contribuye significativamente a la rentabilidad de la inversión inicial efectuada.

CONSIDERACIONES BÁSICAS

Funciones técnicas

En la actualidad, las instalaciones de los edificios deben estar comandadas, dentro de todala gama de servicios con ella relacionados, por sistemas de gestión de mantenimiento y ser-vicios integrales y de colaboración técnica delegada si es necesario, o directamente, con unminucioso sistema de control con información directa del mencionado sistema de gestión.

En caso necesario es interesante contratar una serie de funciones delegadas para la colabo-ración técnica de gestión de edificios, que aporte conocimientos polivalentes en varias disci-plinas necesarias y con participación, contando con el apoyo tecnológico e informático.

Este tipo de colaboraciones con una finalidad técnica, es imprescindible basarlo desde laóptica de la flexibilidad, pero con un detallado y minucioso proceso que aporte todo tipo deprocedimientos para que cada uno de los agentes intervinientes esté perfectamente infor-mado de dónde está situado y cuál es su actividad concreta dentro del procedimiento. Todoello evidentemente para lograr resultados óptimos. Esta flexibilidad permite acometer deter-minados objetivos puntuales como si se tratara de proyectos o inversiones, aportando losrecursos necesarios para cada oportunidad.

En el plan de actuaciones con GE de AB, los citados objetivos son especialmente intensosen la primera fase con mayor trabajo de desarrollo y puesta a punto, una vez consolidado elsistema, adaptado a las necesidades que los responsables de la unidad de Gestión deEdificios de Aguas de Barcelona facilitarán en gran medida, el conocimiento del edificio deinformación, tanto para gestores como para usuarios.

Sistema de mantenimiento integral

El estudio de las necesidades de mantenimiento por parte de los técnicos de GE de AB,contando con la colaboración de algunos especialistas como ya comentábamos, permitedefinirlas objetivamente en función del uso y características de cada tipología de edificio,obteniendo así un manual de mantenimiento básico adaptado a las necesidades reales,

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que deberá ser conocido por mantenedores y usuarios. Estos últimos también y desde suimplantación conocerán en detalle la actitud que generará el sistema.

Destacamos la importancia de dedicar el esfuerzo necesario a la ejecución de un buenmanual de mantenimiento básico, ya que es pieza fundamental para lograr una gestiónhomogénea y eficaz. Es donde se apoya un buen sistema de Mantenimiento Integral queequivale al patrimonio intangible de la propiedad.

La funcionalidad del sistema de Mantenimiento Integral que se pone en marcha, permite lascuestiones siguientes:

- Flexibilidad y adaptabilidad a diferentes tipos de edificios de Agbar.- Capacidad de centralizar la gestión de mantenimiento.- Facilidad de seguimiento por parte del responsable de operaciones de cada edificio.- Acceso para control central de GE de AB, emitiendo las directrices técnicas que sean

necesarias.- Desglose de costes por partidas de mantenimiento preventivo, correctivo y otros.- Seguimiento histórico de las inversiones y su amortización.- Conexión con los sistemas de gestión de instalaciones y su control.- Control y optimización de los consumos en todos los servicios.- Conocimiento de otros trabajos ajenos a las instalaciones y su coste, etc.- Coordinar y definir la organización asignando las cargas de trabajo.- Elaborar un completo pliego de condiciones.- Seguimiento y control técnico-económico, etc.

Es importante remarcar la utilidad que tiene para la propiedad el manual mantenimiento deimplantación informática, flexible y capaz de centralizar homogéneamente esta gestión de enel conjunto del patrimonio inmobiliario, ejecutado en sus mantenimientos por GE de AB y quese puede aplicar a la totalidad de los edificios.

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La documentación de final de obra y planos “as built”

La documentación de final de obra y planos as built que constituye el "Libro del edificio", esfundamental para considerar una obra acabada y para hacer un exhaustivo trabajo de con-tenido e implantación del programa de mantenimiento definitivo.

En los edificios antiguos, es necesario un mayor esfuerzo técnico-económico en cuanto a larecogida de información final y planos as built o su reconstrucción, para una completa y efi-caz implantación informática.

En los edificios recién construidos de próxima inauguración, la toma de datos es más asequibley su implantación informática no es fácil por falta de cultura técnica, pero también vale la penael esfuerzo ya que se realiza una vez para siempre, cuidando de su actualización constante.

En los nuevos proyectos de construcción, las características técnicas que deben constar enla ficha de cada elemento, pueden quedar determinadas desde los proyectos y la instalación,incluso con identificaciones individuales que facilitan el control del inventario y otras aplica-ciones. La obtención de documentación de final de obra y planos as built es prácticamenteautomática y requiere menos esfuerzo.

ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO

La colaboración con la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona con laIngeniería de Mantenimiento y los últimos usuarios, se ha centrado en las siguientes áreas:

a) Manual de procedimientos para la gestión técnica y de servicios.b) Libro del edificio.c) Programa informático.d) Colaboración técnica delegada.

a) Manual de procedimientos para la Gestión Técnica y de Servicios.

Es conveniente establecer un proyecto para la aplicación del manual de procedimiento, para laGestión Técnica y de Servicios de carácter genérico para la organización del servicio de man-tenimiento y criterios de explotación de las diferentes infraestructuras de los edificios de Agbar.

Se trata de constituir un método homogéneo de conservación particular de Agbar que per-mitirá obtener fácilmente los análisis necesarios para la toma de decisiones y de conclu-siones encaminadas a la optimización y fiabilidad de la actividad de mantenimiento.

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b) Libro del edificio

Los trabajos ya se han iniciado con la contratación de los servicios de ingeniería para ges-tionar la recogida de toda la información de la obra civil e instalaciones, que debe entregar laempresa constructora y las empresas instaladoras que han realizado la obra y su validación,para los edificios de Gavà, Cornellà Can Serra en Barcelona y Príncipe de Vergara en Madrid.

Las fases de estos trabajos son:

a) Consensuar con GE de AB el nivel de detalle y formato del "dossier final de obra".b) Preparación del guión de solicitud de documentación a contratistas.c) Seguimiento y obtención de documentación.d) Revisión de la documentación existente. e) Organización y "montaje" de la documentación.

Por tratarse de un trabajo de recopilación fundamental, del que depende la bondad de los tra-bajos posteriores que han de soportarse en la información completa y fiable obtenida, y al noexistir ni la costumbre, ni la cultura y a veces ni la capacidad para preparar la documentaciónreferente a la obra civil, elementos constructivos, equipos e instalaciones, se ha estimado,para cada edificio antiguo o de reciente construcción, una dedicación de tiempo y pre-supuesto importante.

c) Programa informático

El objetivo es disponer de una herramienta capaz de organizar técnica y administrativamentela actividad de mantenimiento. Implantación del sistema informático MANTTEST 5.0 para suexplotación. Esta herramienta contendrá los elementos e indicadores necesarios paraestablecer un procedimiento adecuado de control de la gestión del mantenimiento, progra-mas compatibles con las nuevas aplicaciones de gestión que se han previsto instalar enAguas de Barcelona en un futuro próximo, fundamentalmente en el volcado de datos.

Esta herramienta está orientada en torno a los equipos existentes en el edificio, sobre los cualesse puede generar un planning de mantenimiento preventivo, así como llevar un control de losdiferentes trabajos también en el correctivo que se efectúen durante la vida útil del equipo.

El planning de mantenimiento preventivo lo genera automáticamente la aplicación a partir delas operaciones y los recursos humanos o materiales asignados a cada uno de los equipos.Este planning se genera para todo un año, aunque es posible la creación de órdenes deforma manual una vez iniciado.

Veamos ejemplos gráficos al respecto.

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RECURSOS

EQUIPOS

PERIODICIDADES

ÓRDENES DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

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También existe la posibilidad de dividir el edificio en las zonas que se crean oportunas. Unavez definidas, se puede especificar el número de equipos que hay en cada una, facilitandode esta forma su localización. Estas zonas pueden identificarse mediante un plano creado enuna aplicación CAD.

La instalación se efectuará en las oficinas designadas como control central para la gestión ypermitirá la sucesiva incorporación de los edificios de la organización, donde se requiera elconocimiento de la información.

Es necesario, para su completa efectividad, que la aplicación informática que sirva de soporteal manual y a la gestión homogénea del mantenimiento, sea patrimonio de la propiedad y seadapten a ella las empresas terceras, dirección técnica, mantenedores o empresas subcon-tratadas.

d) Colaboración técnica delegada

Se trata de establecer, en los casos necesarios, un servicio de colaboración técnica delega-da, para que de forma homogénea y bajo una sola dirección técnica de GE de AB, se garan-tice la explotación del sistema de gestión y su actualización, mantenimiento, control del esta-do de atención, correcto funcionamiento, rendimiento y consumos de todos los equipos,instalaciones, elementos constructivos de la infraestructura y otros servicios de los edificiosy su optimización.

IMSI asume, por delegación de GE de AB, las funciones de la gestión que se le asignen, pro-poniendo para su selección, por cuenta de GE de AB, a las empresas externas que ejecu-tarán las operaciones y los servicios necesarios en los edificios e instalaciones de los inmue-bles en que actúe, previo detallado estudio técnico-económico para que resulte de la relaciónprecio-calidad la más conveniente.

Para la colaboración con la dirección delegada que IMSI pretende establecer con GE de AB,es importante que exista una relación de confianza, ya que la intervención se realizará desdela óptica de la propiedad en todas aquellas tareas y controles que optimizarán los resultados.

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FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO

La posibilidad de colaboración con GE de AB de una cooperación técnica delegada, aldisponer ésta de un equipo de técnicos especializados que asuma las funciones delegadasde gestión para velar por los intereses de la propiedad, es efectiva su subcontratación paraobtener resultados adecuados.

En la estructura funcional del área de actuación de mantenimiento y gestión de instalaciones,intervienen:

FUNCIONES DE DIRECCIÓNFUNCIONES DE GESTIÓNFUNCIONES DE EJECUCIÓNFUNCIONES DE USO Y COORDINACIÓN

Para los modelos de organización de estas funciones, definiremos nuestra propuesta y sedescubrirán las funciones básicas a título enunciativo para centrar conceptos.

Modelos de organización en el área de explotación y mantenimiento.

Las tres funciones necesarias de dirección, gestión y ejecución en el área de actuación de laexplotación y mantenimiento de activos inmobiliarios, pueden articularse de muchas formas.Se detallan a continuación las siguientes:

FUNCIÓN DIRECCIÓN GESTIÓN EJECUCIÓN

A) ACTORES Propiedad G E Propiedad G E ContratistaB) ACTORES Propiedad G E Contratista ContratistaC) ACTORES Propiedad G E Ingeniería de

Mantenimiento ContratistaD) ACTORES Propiedad Usuario Propiedad Usuario Contratista

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Las funciones de dirección deben recaer en la propiedad o sus representantes y en caso dedelegarse la gestión total o parcialmente, no tiene que tener nada que ver con las empresasejecutoras.

La organización

La ingeniería de mantenimiento debe dar el apoyo tecnológico necesario y actuar con abso-luta independencia con respecto a los contratistas, defendiendo los intereses de lapropiedad, proponiendo las mejores soluciones técnico-económicas y actuando con uninterés fundamentalmente profesional, para conseguir los mejores resultados a corto y largoplazo en beneficio de la propiedad.

La unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona debe dirigir, organizar, coordinar ycontrolar todas las funciones y trabajos de mantenimiento que ejecuten empresas externas especializadas, garantizando la aplicación rigurosa del Plan de Mantenimiento desarrollado,manteniéndolo al día, dentro del marco de normativas de obligado cumplimiento.

El establecimiento de los pliegos de condiciones con criterios objetivos de selección, com-portará adjudicaciones, intervendrá en el control económico y optimización de consumosenergéticos y atenderá las cuestiones que encomienden los representantes de la propiedadde la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona.

Dentro de la aplicación como elemento nuevo seproducen las siguientes funciones:

DirecciónUnidad de Gestión de Edificios de Aguas deBarcelona.

- Elaborar el presupuesto general.- Señalar y elegir los objetivos cuantitativos, los

objetivos cualitativos y estándar de calidad quele propone el colaborador técnico delegado.

- Decidir las inversiones y aprobar los presupues-tos de mantenimiento, reparaciones, sustitucio-nes y de control de calidad.

- Analizar los informes de trabajos y estado de lasinstalaciones.

- Controlar la labor del colaborador técnico dele-gado.

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GestiónIngeniería de mantenimiento.

- Representación técnica delegada en la propiedad cuando se requiera.- Preparar pliegos de condiciones, concursos, proponer adjudicatarios, organizar, coordinar

y controlar a las empresas contratistas.- Coordinar la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo, correctivo y otros

servicios asociados a los inmuebles.- Actuar en la gestión de las infraestructuras e instalaciones de acuerdo con el marco legal

vigente y velar por el cumplimiento de prevención de riesgos laborales.- Explotación del Programa de Mantenimiento Preventivo de cada infraestructura.- Informar periódicamente a la Propiedad del estado de las infraestructuras. - Optimizar los sistemas actuales de explotación, consumo y contratación de suministros en

las mejores condiciones que permita la legislación actual.

EjecuciónIndustriales Contratistas.

Funciones:Llevar a cabo los trabajos contratados bajo la coordinación de la dirección técnica y controlpor parte del gestor técnico delegado.

CoordinaciónUsuario del edificio.

- Comunicación de anomalías.- Creación de partes de trabajo de mantenimiento (cíclico) a través de la aplicación.- Contestación de partes realizados.- Creación de partes de trabajo de mantenimiento correctivo.- Aceptación de pagos (albaranes) respecto a informes de GE de AB.- Coordinación estadística con GE de AB de resultados de información de la aplicación,

confección plan de obras próximo ejercicio.- Estudio de gastos extraordinarios de imprevistos.- Comunicación cíclica de resultados comentados con GE de AB respecto de la bondad de

los mantenimientos.

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BIBLIOGRAFÍA

Escola Sert.El manteniment dels edificis. Vol 1. 1ª ed. Barcelona, 2000.

GRAUS, Ramon; CARTAÑÁ, Carles. "El Manteniment d'edifcis a l'ensenyament universitari". El noticiari. Barcelona, núm. 1ª quinzena de juliol 2000, p.12.

IMSI, Ingeniería de Mantenimiento y Servicios Integrales.Colaboración Técnica Delegada para la Gestión de Mantenimiento. Barcelona, 1998.

Jornadas Internacionales de Mantenimiento y Gestión de los Edificios: Les diagnostics d'immeubles.Association Apogée. Barcelona, 2000.

MODREGO, Miquel. "El Manteniment dels edificis".El noticiari. Barcelona, núm. 1ª quinzena de maig 2000, p.11.