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Gerenciamento de Projetosde Forma Simples
Mentorear Assessoria Empresarial Ltda
Gestão de Projetos
Paulo Espindola
TV.3.0
Comunicação
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Leve este pensamento com você . . .
A vida expande ou encolhe na proporção da coragem de cada um.
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Em Projetos, a Comunicação ...
É usada de 75% a 90% pelo Gerente de Projetos em ...... Reuniões, direcionamentos, relatórios, apresentações ...
No sentido de OUVIR é a mais negligenciada ...... Por isso temos tantos problemas nos projetos ...
É a chave para o sucesso do projeto ...... E a ligação entre todas as partes interessadas do projeto.
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Uma pergunta que não quer calar!
1. Como a Comunicação é importante para o projeto?
2. O que acontece quando nãoexiste Comunicação?
3. Como você se sente quandonão existe Comunicação no
seu projeto ?
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Respondendo . . .
1. Comunicação é importante ...... (seus comentários)
2. Quando não existe Comunicação ...... (seus comentários)
3. Como você se sente quando ...... (seus comentários)
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O que é Gerenciamento de Comunicações?
É saber ser o receptor, gerador e transmissor correto das informações do projeto.
São os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto
para as partes interessadas.PMI – PMBOK
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Comunicações com 5W2H
Perguntas que você deveria estar sempre fazendo nas suas atividades . . .
How Much Quanto . . . Vou gastar nisso ?
How Como . . . Nós faremos isso ?
Where Onde . . . Isto será feito ?
When Quando . . . É necessário entregar ?
What O que . . . É preciso entregar ?
Who Quem . . . Tem interesse nisso ?
Why Por que . . . Devemos fazer isso ?
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Plano de Gerenciamento de Comunicação
• Os requisitos de comunicação das partes interessadas;• As informações que serão comunicadas e seus formatos;• Quem é o responsável pelas comunicações;• Quem receberá as informações; • Freqüência das informações;• Glossário, se necessário;• Plano de Reuniões;• Processos de aprovações;• Escolha dos meios de comunicação (tecnologia empregada);• Outras ...
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Modelo Básico de Comunicação
Quais são os componentes básicos do modelo ?
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Métodos de Comunicação
Escrita, Verbal e CorporalFormal e InformalInterna e Externa
Vertical e Horizontal
E todas as combinações ...
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Canais de Comunicação
Nr Total de Interações = N * (N – 1) / 2
Nr Total de Interações = 5 * (5 – 1) / 2 = 10
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Bloqueadores de Comunicação
• Sobrecarga de Informações• Tipos de informações• Fontes de Informações• Defensividade• Distrações• Falta de Atenção• Negativismo• Prolixidade• Monopólio da Palavra
• Falta de um canal claro de comunicação• Distância física e temporal entre transmissor e receptor• Dificuldades com a linguagem• Fatores de pertubação ambiental (ruído)• Atitudes prejudiciais do receptor (hostilidade, incredulidade)
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Habilidades de Comunicação
Usar linguagem apropriada e direta Fornecer informações claras e completas Evitar interferências durante a comunicação Usar métodos diversificados Usar a comunicação face a face sempre que possível Procurar escutar ativamente Procurar ter empatia Usar a reflexão e dar feedback
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Estilos de Comunicações
Autoritário – Dá expectativa e direção específicaPromocional – Cultiva o espírito de equipeFacilitador – Dá a direção quando requerido sem interferênciaJudicial – Espírito de avaliação e julgamentoConciliatório – Amigável e de comum acordoÉtico – Honesto e segue um processo pré-definidoCombativo – Enfrenta desafios e apoia o time Intimidador – Ameaça e repressão ao time
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Apresentação das Informações
Tornar disponível aos interessados no formato combinado
Tempo
Relatóriosde Progresso
Relatóriosde Status
Relatóriosde Previsões
Passado FuturoAtual
Usar das suas Habilidades de Comunicação
Usar os Métodos de Comunicação
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GREAT Reuniões !
G oal oriented Objetivos DefinidosR ight people Pessoas corretasE xpectations clarified Expectativas clarasA genda in advance Agenda antecipadaT ime sensitivity Horário definido
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Uma pergunta que não quer calar!
O que você poderia levar para outros projetoscomo lição aprendidano gerenciamento de
Comunicação do seu projeto?
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Lições Aprendidas com Comunicações
• Avalie quem precisa de informações do seu projeto;• Planeje e documente bem suas reuniões;• Armazene seus documentos para acesso posterior;• Levante com detalhes as informações a serem repassadas;• Avalie os procedimentos de linguagem (idioma);• Tem Lição Aprendida em todas as áreas.
Algumas Idéias
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Dúvidas
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Leve este pensamento com você . . .
Os perdedores vêem a tempestade. Os vencedores vêem por trás das densas
nuvens os raios de sol.
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E agora ?
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E agora ?