gerenciamento de projetos - aula04 - planejamento
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
AULA 04 – FASE DE PLANEJAMENTO – PARTE 1PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA
1 semestre 2016
Parcialmente adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida – FIEO e Profa. Yael Grushka-Cockayne – Univ. Virgínia
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CONTEÚDO
• Introdução: o que é um plano
• Os passos da Fase de Planejamento
• Estimando a duração de um projeto
• Caminho Crítico
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O EXECUTIVO EFICAZ – PETER DRUCKER
Um Plano (de ação) é:
Uma declaração de intenções ≠ Comprometimento
Não é uma camisa de força
Deve ser revisado com frenquência
Deve antecipar a necessidade de ser flexível
Precisa de um Sistema de checagem dos resutados x espectativas
Torna-se uma base para o gerenciamento de tempo executivo
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O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO GENÉRICO
Iniciação
• Estabelecerorganização
• Termo de abertura
• Definições
Planejamento
• Identificar o Escopo
• Identificar as tarefas e dependências
• Planejar recursos
• Esclarecer princípios de tomada de decisão
• Desenvolver um plano de gerenciamento de risco
Execução
• Monitorar
• Comunicar e relatar
• Corrigir e controlar
Encerramento
• Finalizar
• Conduzir um post-mortem formal
Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015
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Iniciar Planejar Executar Finalizar
Executar
Iniciar Planejar Executar Finalizar
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AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
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Iniciação
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
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Iniciação
• Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)
Iniciação
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Planejamento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
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Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos.
Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Planejamento
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Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
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Execução
Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado
Execução
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Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e
o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
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Encerramento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
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Encerramento
Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?
Encerra-mento
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Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
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3. Criar versão inicial do cronograma
• Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades
• Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP
• É desta forma que os dois se complementam...
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3. Criar versão inicial do cronograma
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EAP E CRONOGRAMA NA INICIAÇÃO...
Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar
os pontos de atenção que requerem atuação imediata...
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HOJE! PLANEJAMENTO
Após o kick-off, começa o planejamento do projeto
É o momento de organizar...
o que deve ser feito.
quando será feito.
quem fará.
quanto posso gastar.
os riscos do projeto.
etc.
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PLANEJAMENTO
• Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto.
• Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão.
• Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
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Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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STAKEHOLDER| PARTE INTERESSADA
• Pessoas e organizações que podem ser afetados (ou perceber-se afetados) positiva ou negativamente pelo projeto
• Tanto pela execução quanto pelos resultados do projeto
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1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Será que esqueci de algum stakeholder?
• É muito importante revisar o mapeamento e verificar se faltou alguém
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1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Qual é o papel e a influência do stakeholderdentro do projeto?
• Pode ter o poder de “matar” o seu projeto!
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1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Exemplo...
Stakeholder Papel InfluênciaPlano de
ação
João da Silva(Analista
Financeiro)
Aprovar relatórios financeiros
ALTA (afilhado do CFO)
Envolvê-lo na definição e
aprovação dos relatórios
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1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
O Mapeamento dos Stakeholders é uma ferramenta do Gerente do Projeto. Não é
necessário – nem recomendável –compartilhar com os clientes ou stakeholders
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Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo
projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos
Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)
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2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)
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ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado
• Fonte: PMBOK, 5ª edição
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
• Fonte: PMBOK, 5ª edição
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ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
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2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
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2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
• ... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo
• Sim!!!!
• A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
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Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo
projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos
Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA
• Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.
Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?
Quais atividades preciso incluir no cronograma?
Quem serão os responsáveis pelas atividades?
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3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA
• Lembre-se!
• A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar
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EAP OU WBS
• Quebra o escopo do projeto visualmente•Projeto
•Subprojetos
• Pacotes de trabalho
• Atividades / Tarefas
Pode ficar bem bagunçado….
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
Projeto Lumi
Fábrica
Proccesso de design
Financeiro
TI
HACCP
Embalagem
Rótulo
Garrafa
Fechamento
Embalagem secundária
Líquido
RH
Marketing e vendas
Fonte de matéria prima
Finalização para venda em atacado
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
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DICAS PARA O EAP
• Use Post-its / quadro negro/quadro branco
• Desenvolvimento em equipe
• Use softwares ex: MS_Projet, WBSPro
• Detalhamento a não menos que 5%-10% da duração total ou de um recurso
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EAP
Projeto de Startup
Criação Estratégia TILevantamento de fundos
Marketing Vendas Finanças RH
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MATRIZ DE DEPENDÊNCIAS
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PLANEJAMENTO: MATRIZ DE DEPENDÊNCIASNúmero da atividade Descrição Predecessor
1 Criação -
2 Estratégia -
3 TI -
4 Levantamento de fundos 1
5 Marketing 1,2
6 Vendas 1,2
7 Finanças 5
8 RH 4,6
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DIAGRAMA DE REDE
3. TI
1. Criação
2. Estratégia
5. Marketing 7. Finanças
6. Vendas
4. Lev. Fundos
8.RH
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DIAGRAMA DE REDE
3. TI
1. Criação
2. Estratégia
5. Marketing 7. Finanças
6. Vendas
4. Lev. Fundos
8.RH
Início
Fim
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TIPOS DE DEPENDÊNCIAS
InícioFimFim
Fim
Início
FimInício
Início
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PLANEJAMENTO: DURAÇÃO
Número da atividade
Descrição Predecessor Duração(semanas)
1 Criação - 5
2 Estratégia - 4
3 TI - 4
4 Levantamento de fundos
1 4
5 Marketing 1,2 2
6 Vendas 1,2 5
7 Finanças 5 2
8 RH 4,6 1
![Page 57: Gerenciamento de projetos - Aula04 - planejamento](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051520/58ed4c5b1a28ab71618b4579/html5/thumbnails/57.jpg)
GRAFICO DE GANTT – DEPENDÊNCIAS E ENTREGAS
![Page 58: Gerenciamento de projetos - Aula04 - planejamento](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051520/58ed4c5b1a28ab71618b4579/html5/thumbnails/58.jpg)
Quanto tempo o projeto vai demorar?
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
Fim
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Quanto tempo o projeto vai demorar?
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
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CAMINHO CRÍTICO
• O caminho mais longo na rede do projeto
• Define a duração minima do projeto
• Um atraso em qualquer atividade do caminho crítico causará um atrasono projeto
• O método foi desenvolvido por engenheiros da DuPont nos anos 1950.
![Page 61: Gerenciamento de projetos - Aula04 - planejamento](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022051520/58ed4c5b1a28ab71618b4579/html5/thumbnails/61.jpg)
CAMINHO CRÍTICO
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
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2
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