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Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Parte 11

Gerenciamento de Projetos Espaciais – CSE-301Docente: Petrônio Noronha de Souza

Curso: Engenharia e Tecnologia Espaciais

Concentração: Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais3º Período de 2009

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Tópicos – Parte 11

• Introdução

• Processos de gerenciamento de Aquisições

• Planejar compras e aquisições

• Planejar contratações

• Solicitar respostas de fornecedores

• Selecionar fornecedores

• Administração de contrato

• Encerramento de contrato

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Introdução

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Definições

• O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho.

• Serão tratadas duas perspectivas de aquisição: aquela na qual a organização pode ser o comprador ou o fornecedor do produto, serviço ou resultados sob um contrato.

• O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados.

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Processos de gerenciamento de Aquisições

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Processos de gerenciamento de Aquisições

• Planejar compras e aquisições: determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso.

• Planejar contratações: documentação dos requisitos de produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores.

• Solicitar respostas de fornecedores: obtenção de informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado.

• Selecionar fornecedores: análise de ofertas, escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor.

• Administração de contrato: gerenciamento do contrato e da relação entre o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto.

• Encerramento do contrato: terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto.

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Contrato

• Os processos de gerenciamento de aquisições do projeto envolvem contratos que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor.

• Um contrato é um acordo que gera obrigações para as partes que obriga o fornecedor a fornecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a fornecer compensação monetária ou outra compensação de valor.

• Um contrato é uma relação legal sujeita a remediação nos tribunais.

• O acordo pode ser simples ou complexo e pode refletir a simplicidade ou a complexidade das entregas. Um contrato inclui termos e condições e pode incluir outros itens como a proposta ou publicações de marketing do fornecedor e qualquer outra documentação em que o comprador esteja se baseando para estabelecer o que o fornecedor deve realizar ou fornecer.

• É responsabilidade da equipe de gerenciamento de projetos ajudar a adaptar o contrato às necessidades específicas do projeto. Dependendo da área de aplicação, os contratos também podem ser chamados de acordo, subcontrato ou pedido de compra.

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Contrato (cont.)

• A maior parte das organizações possui políticas e procedimentos documentados que definem especificamente quem pode assinar e administrar esses acordos em nome da organização.

• Embora todos os documentos do projeto estejam sujeitos a alguma forma de análise e aprovação, a natureza de obrigação legal de um contrato geralmente significa que estará sujeito a um processo de aprovação mais amplo.

• Em todos os casos, o foco principal do processo de análise e aprovação garante que a linguagem do contrato descreve os produtos, serviços ou resultados que irão satisfazer a necessidade do projeto identificada.

• No caso de projetos importantes realizados por órgãos públicos, o processo de análise pode incluir a revisão pública do acordo.

• A equipe de gerenciamento de projetos pode buscar desde o início o suporte de especialistas nas áreas de contratação, compras e legislação. Esse envolvimento pode ser exigido pela política de uma organização.

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Contrato (cont.)

• Um projeto complexo pode envolver o gerenciamento de vários contratos ou subcontratos simultaneamente ou em sequência. Nesses casos, o ciclo de vida de cada contrato pode terminar durante qualquer fase do ciclo de vida do projeto.

• O gerenciamento de aquisições do projeto é discutido dentro da perspectiva da relação comprador-fornecedor. A relação comprador-fornecedor pode existir em muitos níveis em qualquer projeto e entre organizações internas e externas à organização contratante.

• Dependendo da área de aplicação, o fornecedor pode ser chamado de contratada, subcontratada, vendedor, prestador de serviços ou distribuidor.

• Dependendo da posição do comprador no ciclo de aquisição do projeto, ele pode ser chamado de cliente, usuário, contratante principal, contratante, organização contratante, agência governamental, solicitador de serviços ou adquirente.

• Durante o ciclo de vida do contrato, o fornecedor pode ser considerado primeiramente um licitante, depois uma fonte selecionada e, em seguida, o fornecedor ou vendedor contratado.

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Contrato (cont.)

• O fornecedor normalmente irá gerenciar o trabalho como um projeto se a aquisição não for apenas de material, bens ou produtos comuns. Nesses casos:• O comprador torna-se o cliente e, portanto, é uma importante parte

interessada do projeto para o fornecedor.

• A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor está preocupada com todos os processos de gerenciamento de projetos, não apenas com os dessa área de conhecimento.

• Os termos e condições do contrato tornam-se entradas importantes para muitos processos de gerenciamento do fornecedor.

• O contrato pode realmente conter as entradas (por exemplo, principais entregas, marcos importantes, objetivos de custo) ou pode limitar as opções da equipe do projeto (por exemplo, muitas vezes é necessária a aprovação pelo comprador de decisões relativas à formação de pessoal em projetos de design).

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Gerenciamento de Aquisições

(Cont.)

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Gerenciamento de Aquisições (cont.)(Cont.)

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Fluxograma de processos de Aquisições

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Fluxograma de processos de Aquisições (cont.)

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Planejar compras e aquisições

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Planejar compras e aquisições

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Planejar compras e aquisições (cont.)

• O processo Planejar compras e aquisições identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto e quais necessidades do projeto podem ser realizadas pela equipe do projeto durante a execução do projeto.

• Esse processo envolve a consideração de como, o que, quanto, se e quando adquirir.

• O processo Planejar compras e aquisições também inclui a consideração de possíveis fornecedores, especialmente se o comprador desejar exercer algum grau de influência ou controle sobre as decisões de contratação.

• O processo Planejar compras e aquisições inclui a análise dos riscosenvolvidos em cada decisão de fazer ou comprar; ele também inclui a análise do tipo de contrato planejado para ser usado em relação à mitigação de riscos e à transferência de riscos para o fornecedor.

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Entradas

• Ativos de processos organizacionais• As políticas organizacionais frequentemente restringem as decisões de

aquisição. Essas restrições de políticas podem incluir a limitação do uso de pedidos de compra simples e a exigência de que todas as compras acima de um determinado valor usem um contrato mais longo, a exigência de contratos específicos, a limitação da capacidade de tomar decisões de fazer ou comprar específicas e a limitação ou a exigência de tipos ou tamanhos específicos de fornecedores.

• Declaração de escopo do projeto• Restrições são fatores específicos que podem limitar as opções do comprador e

do fornecedor. Uma das restrições mais comuns de muitos projetos é a disponibilidade de recursos financeiros. Outras restrições podem envolver datas de entrega exigidas, recursos especializados disponíveis e políticas organizacionais.

• Requisitos com implicações contratuais e legais podem incluir saúde, segurança, proteção, desempenho, ambiente, seguro, direitos de propriedade intelectual, igualdade de oportunidades de emprego, licenças e autorizações.

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Entradas

• Declaração de escopo do projeto (cont.)• A declaração do escopo do projeto fornece informações

importantes sobre as necessidades e estratégias do projeto consideradas durante o processo Planejar compras e aquisições.

• A declaração do escopo do projeto também fornece a lista de entregas e critérios de aceitação do projeto e seus produtos, serviços e resultados. São considerados todos os fatores que talvez precisem ser incluídos na documentação de aquisição e levados para um nível de contrato para fornecedores.

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Ferramentas e técnicas

• Análise de Fazer ou Comprar (Make it or Buy)• A análise de fazer ou comprar é uma técnica de gerenciamento

geral e faz parte do processo Planejar compras e aquisições do projeto que pode ser usada para determinar se um produto ou serviço específico pode ser produzido pela equipe do projeto ou pode ser comprado.

• As restrições do orçamento do projeto são consideradas nas decisões de fazer ou comprar. Se for necessário tomar uma decisão de compra, então uma outra decisão de comprar ou alugar também será tomada.

• A análise inclui os custos indiretos e também os diretos. Por exemplo, o lado de compra da análise inclui os custos reais desembolsados para comprar o produto e também os custos indiretos de gerenciamento do processo de compra.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Análise de Fazer ou Comprar (Make it or Buy) (cont.)• A estratégia de longo prazo da organização da equipe do projeto

também é um componente na análise de fazer ou comprar.

• Os itens necessários para o desempenho do projeto talvez não estejam disponíveis dentro da organização. No entanto, a organização pode antecipar necessidades futuras desses itens e os planos da organização também podem ser basear na produção dos itens no futuro. Essas considerações podem levar a uma tomada de decisão, apesar das restrições e dos requisitos atuais do projeto.

• Quando isso ocorrer, os custos lançados no projeto poderão ser menores que os custos reais, e a diferença representará o investimento da organização para o futuro.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Tipos de contratos• Diferentes tipos de contratos são mais ou menos adequados para

diferentes tipos de compras. O tipo de contrato usado e os termos e condições específicos do contrato definem o grau de risco que está sendo assumido pelo comprador e pelo fornecedor. Os contratos geralmente estão incluídos em uma entre três categorias amplas:

• Contratos de preço fixo ou preço global¨ Esta categoria de contrato envolve um preço total fixo para um produto bem

definido. A forma mais simples de um contrato de preço fixo é um pedido de compra de um item especificado a ser fornecido até uma data especificada por um preço especificado.

• Contratos de custos reembolsáveis¨ Esta categoria de contrato envolve o pagamento (reembolso) para o

fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remuneração que normalmente representa o lucro do fornecedor.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Contratos de custos reembolsáveis (cont.)• Os custos geralmente são classificados como custos diretos ou indiretos.

• Custos diretos são custos incorridos para o benefício exclusivo do projeto (por exemplo, os salários da equipe que trabalha em tempo integral para o projeto).

• Custos indiretos, também chamados de “overhead”, custos gerais ou custos administrativos, são os custos alocados para o projeto pela equipe do projeto como um custo de realização do negócio (por exemplo, os salários dos gerentes indiretamente envolvidos no projeto e o custo dos serviços públicos de eletricidade do escritório). Geralmente, os custos indiretos são calculados como um percentual dos custos diretos.

• Os contratos de custos reembolsáveis frequentemente incluem cláusulas de incentivo em que, se o fornecedor atingir ou superar os objetivos selecionados para o projeto, como metas do cronograma ou custo total, receberá um incentivo ou pagamento de bônus.

• Três tipos comuns de contratos de custos reembolsáveis são CMR, CMRF e CMRI.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Contratos de custos reembolsáveis (cont.)• Três tipos comuns de contratos de custos reembolsáveis são CMR, CMRF e

CMRI. • Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais percentual do custo (CMPC): O

fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos para a realização do trabalho contratado e recebe uma remuneração calculada como um percentual acordado dos custos. A remuneração varia de acordo com o custo real.

• Custo mais remuneração fixa (CMRF): O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos para a realização do trabalho contratado e recebe um pagamento de remuneração fixa calculado como um percentual dos custos estimados do projeto. A remuneração fixa não varia com os custos reais, a menos que ocorram mudanças no escopo do projeto.

• Custo mais remuneração de incentivo (CMRI): O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos pela realização do trabalho contratado e recebe uma remuneração predeterminada, um bônus de incentivo, com base na realização de determinados níveis de objetivos de desempenho definidos no contrato. Em alguns contratos CMRI, se os custos finais forem menores que os custos esperados, tanto o comprador quanto o fornecedor se beneficiarão da redução de custos com base em uma fórmula de divisão previamente negociada.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Contratos por Tempo e Material (T&M) • Nesta modalidade de contrato o valor total do acordo e a

quantidade exata de itens a serem fornecidos não são definidos pelo comprador no momento do fechamento do contrato.

• Dessa forma, os contratos T&M podem ter o seu valor aumentado como se fossem acordos de custos reembolsáveis.

• Por outro lado, os acordos T&M podem também ser semelhantes a acordos de preço fixo. Por exemplo, os valores unitários podem ser preestabelecidos pelo comprador e pelo fornecedor quando ambas as partes concordam com os valores de serviços profissionais para uma categoria de recursos específica.

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Saídas

• Plano de gerenciamento de aquisições• O plano de gerenciamento de aquisições descreve como os

processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento da documentação de aquisição até o encerramento do contrato. O plano de gerenciamento de aquisições pode incluir:

• Tipos de contratos a serem usados.

• Documentos de aquisição padronizados, se forem necessários.

• Restrições e premissas que poderiam afetar as compras e aquisições planejadas.

• Estimativa de recursos da atividade e Desenvolvimento do cronograma.

• Estabelecimento da orientação a ser oferecida aos fornecedores sobre o desenvolvimento e a manutenção de uma estrutura analítica do projeto contratado.

• Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do contrato.

• Identificação de fornecedores pré-qualificados selecionados, se for o caso.

• Métricas de aquisição a serem usadas para gerenciar contratos e avaliar fornecedores.

• Outros.

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Saídas (cont.)

• Declaração do Trabalho (DT) do contrato (SOW – Statementof Work ou Projeto Básico)• A declaração do trabalho (DT) de cada contrato é desenvolvida a

partir da declaração do escopo do projeto, da estrutura analítica do projeto (EAP) e do dicionário da EAP.

• A DT do contrato descreve o item de aquisição em detalhes suficientes para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item.

• Os detalhes suficientes podem variar dependendo da natureza do item, das necessidades do comprador ou da forma de contrato esperada.

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Saídas (cont.)

• Declaração do Trabalho (DT) do contrato (SOW – Statementof Work ou Projeto Básico) (cont.)• Uma DT de contrato descreve os produtos, serviços ou resultados

a serem oferecidos pelo fornecedor. As informações incluídas em uma DT de contrato podem incluir especificações, quantidade desejada, níveis de qualidade, dados de desempenho, período de desempenho, local de trabalho e outros requisitos.

• A DT do contrato pode ser revisada e refinada conforme necessário durante o processo de aquisição até que seja incorporada em um contrato assinado. Por exemplo, um possível fornecedor pode sugerir uma abordagem mais eficiente ou um produto mais barato que o que foi especificado originalmente.

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Planejar contratações

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Planejar contratações

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Ferramentas e técnicas

• Formulário padrão• Os formulários padrão incluem contratos padrão, descrições

padrão de itens de aquisição, termos de confidencialidade, listas de verificação de critérios de avaliação de propostas ou versões padronizadas de todas as partes dos documentos de licitação necessários.

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Saídas

• Documentos de aquisição• Os documentos de aquisição são usados para buscar propostas de

possíveis fornecedores.

• Um termo como licitação, oferta ou cotação geralmente é usado quando a decisão de seleção do fornecedor for baseada em preço(como no caso de compra de itens comerciais ou padrão), enquanto um termo como proposta geralmente é usado quando outras considerações, como habilidades técnicas ou abordagem técnica, são mais importantes.

• Nomes comuns para diferentes tipos de documentos de aquisição incluem convite para licitação, solicitação de proposta, solicitação de cotação, aviso de oferta, convite para negociação e resposta inicial de contratada.

• O comprador estrutura os documentos de aquisição para facilitar uma resposta exata e completa de cada possível fornecedor e para facilitar a avaliação das propostas.

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Saídas (cont.)

• Documentos de aquisição (cont.)• A complexidade e o nível de detalhes dos documentos de aquisição

devem estar de acordo com o valor da compra ou aquisição planejada e com os riscos associados a ela.

• Os documentos de aquisição são suficientemente rigorosos para garantir respostas consistentes e comparáveis, mas suficientemente flexíveis para permitir a consideração de sugestões de melhores maneiras de satisfazer os requisitos por parte de fornecedores.

• É possível fazer isso convidando os fornecedores a apresentarem uma proposta que responda totalmente à solicitação de preços e a fornecerem uma proposta de solução alternativa separada.

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Saídas (cont.)

• Critérios de avaliação• Os critérios de avaliação são desenvolvidos e usados para

classificar ou pontuar propostas.

• Os critérios de avaliação poderão ficar limitados ao preço de aquisição se o item de aquisição estiver prontamente disponível a partir de diversos fornecedores aceitáveis. O preço de compra neste contexto inclui o custo do item e também despesas secundárias, como entrega.

• Outros critérios de seleção podem ser identificados e documentados para dar suporte a uma avaliação de um produto ou serviço mais complexo (ver lista no slide seguinte).

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Saídas (cont.)

• Critérios de avaliação (cont.)• Entendimento da necessidade

• Custo total ou do ciclo de vida

• Capacidade técnica

• Abordagem de gerenciamento

• Abordagem técnica

• Capacidade financeira

• Interesse e capacidade de produção

• Tamanho e tipo do negócio

• Referências

• Direitos de propriedade intelectual

• Direitos de propriedade

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Solicitar respostas de fornecedores

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Solicitar respostas de fornecedores

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Solicitar respostas de fornecedores (cont.)

• O processo Solicitar respostas de fornecedores obtém respostas, como cotações e propostas, de possíveis fornecedores sobre como os requisitos do projeto podem ser alcançados.

• Os possíveis fornecedores, normalmente sem custos diretos para o projeto ou o comprador, gastam a maior parte do esforço real nesse processo.

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Entradas

• Ativos de processos organizacionais• Algumas organizações, como parte de seus ativos de processos

organizacionais, mantêm listas ou arquivos com informações sobre fornecedores possíveis e préqualificados, às vezes chamados de licitantes, que podem ser solicitados a fornecer preços, propostas ou cotações referentes ao trabalho.

• Essas listas em geral terão informações sobre experiências passadas relevantes e outras características dos possíveis fornecedores.

• Algumas organizações mantêm listas de fornecedores preferenciais que incluem apenas fornecedores já selecionados através de alguma metodologia de qualificação.

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Ferramentas e técnicas

• Reuniões com licitantes• As reuniões com licitantes (também chamadas de reuniões com

contratadas, reuniões com vendedores e reuniões pré-licitação) são reuniões com possíveis fornecedores antes da preparação de uma licitação ou proposta.

• Anúncios• Algumas jurisdições governamentais exigem anúncios públicos de

determinados tipos de itens de aquisição; a maioria das jurisdições governamentais exige anúncios públicos de contratos governamentais pendentes.

• Desenvolver a lista de fornecedores qualificados

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Saídas

• Lista de fornecedores qualificados

• Pacote de documentos de aquisição• O pacote de documentos de aquisição é uma solicitação formal

preparada pelo comprador enviada para cada fornecedor e é a base sobre a qual um fornecedor prepara uma proposta para os produtos, serviços ou resultados solicitados que estão definidos e descritos na documentação de aquisição.

• Propostas• Propostas são documentos preparados pelo fornecedor que descrevem

a capacidade e a disposição do fornecedor de fornecer os produtos, serviços ou resultados solicitados descritos na documentação de aquisição.

• As propostas são preparadas de acordo com os requisitos dos documentos de aquisição relevantes e refletem a aplicação de princípios contratuais aplicáveis. A proposta do fornecedor constitui uma oferta formal e legal em resposta à solicitação do comprador.

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Selecionar fornecedores

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Selecionar fornecedores

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Selecionar fornecedores

• O processo Selecionar fornecedores recebe cotações ou propostas e aplica critérios de avaliação para selecionar um ou mais fornecedores que sejam qualificados e aceitáveis como um fornecedor. Muitos fatores podem ser avaliados no processo de decisão de seleção de fornecedores:

• Preço ou custo podem ser os principais determinantes para um item comercial padrão, mas o menor preço proposto talvez não seja o menor custo se o fornecedor se mostrar incapaz de fornecer os produtos, serviços ou resultados no momento oportuno.

• As propostas muitas vezes são separadas em seções técnicas (abordagem) e comerciais (preço), sendo que cada uma delas é avaliada separadamente. Às vezes, as seções de gerenciamento são exigidas como parte da proposta e também precisam ser avaliadas.

• Várias fontes poderiam ser exigidas para produtos, serviços e resultados críticos para mitigar riscos que podem ser associados a problemas, como cronogramas de entrega e requisitos de qualidade. Os custos potencialmente mais altos associados a esses vários fornecedores, inclusive alguma perda de possíveis descontos de quantidade e problemas de substituição e manutenção, são considerados.

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Ferramentas e técnicas• Sistema de ponderação

• Um sistema de ponderação é um método de quantificação de dados qualitativos para minimizar os efeitos de tendenciosidades pessoais na seleção de fornecedores. A maioria desses sistemas envolve atribuir um peso numérico a cada um dos critérios de avaliação, classificar os possíveis fornecedores em cada critério, multiplicar o peso pela classificação e totalizar os produtos resultantes para computar uma pontuação geral.

• Estimativas independentes• Para muitos itens de aquisição, a organização contratante pode preparar

suas próprias estimativas independentes ou obter uma estimativa independente preparada dos custos como uma verificação dos preços propostos.

• Sistema de triagem• Um sistema de triagem envolve o estabelecimento dos requisitos

mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação e pode empregar um sistema de ponderação e estimativas independentes.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Negociação do contrato• A negociação do contrato esclarece a estrutura e os requisitos do contrato de

forma que seja possível alcançar um acordo mútuo antes da assinatura do contrato.

• A linguagem final do contrato reflete todos os acordos alcançados. Os assuntos tratados incluem responsabilidades e autoridades, termos e leis aplicáveis, abordagens de gerenciamento técnico e de negócios, direitos de propriedade, financiamento do contrato, solução técnica, cronograma global, pagamentos e preço.

• As negociações do contrato terminam com um documento que pode ser assinado pelo comprador e pelo fornecedor, ou seja, o contrato. O contrato final pode ser uma oferta revisada pelo fornecedor ou uma contra-oferta oferecida pelo comprador.

• Sistema de classificação de fornecedores• Os sistemas de classificação de fornecedores são desenvolvidos por muitas

organizações e utilizam informações como desempenho passado, avaliação de qualidade, desempenho de entrega e atendimento do contrato pelo fornecedor.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Opinião especializada• A opinião especializada é usada na avaliação de propostas de

fornecedores.

• A avaliação de propostas é realizada por uma equipe de análise multidisciplinar com especialização em cada uma das áreas cobertas pelos documentos de aquisição e pelo contrato proposto.

• Técnicas de avaliação de propostas• Muitas técnicas diferentes podem ser usadas para classificar e pontuar

propostas, mas todas elas utilizarão alguma opinião especializada e alguma forma de critérios de avaliação.

• Os critérios de avaliação podem envolver componentes objetivos e subjetivos. Os critérios de avaliação, quando usados para avaliação de uma proposta formalizada, geralmente recebem pesos pré-definidos.

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Saídas

• Fornecedores selecionados• Os fornecedores selecionados são aqueles considerados como estando

em uma faixa competitiva com base no resultado da proposta ou da avaliação da licitação e que negociaram uma versão preliminar do contrato, que será o contrato real quando for feita uma concessão.

• Contrato• Um contrato é um acordo legal que gera obrigações para as partes que obriga o

fornecedor a fornecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a pagar ao fornecedor.

• Os principais componentes de um contrato em geral incluem, mas não se limitam a títulos de seções, declaração do trabalho, cronograma, período de desempenho, funções e responsabilidades, estabelecimento de preços e pagamento, ajustes de inflação, critérios de aceitação, garantia, suporte a produtos, limitação de responsabilidade, remunerações, retenção, penalidades, incentivos, seguro, seguros-desempenho, aprovação da subcontratada, tratamento de solicitações de mudança e um mecanismo de resolução de disputas e rescisão.

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Administração de contrato

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Administração de contrato

• O comprador e o fornecedor administram o contrato com objetivos semelhantes. Cada uma das partes garante que tanto ela quanto a outra parte atendem às suas obrigações contratuais e que seus próprios direitos legais estão protegidos.

• O processo Administração de contrato garante que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos do contrato.

• A natureza legal da relação contratual torna imperativo que a equipe de gerenciamento de projetos esteja profundamente a par das implicações legais das ações tomadas durante a administração de qualquer contrato.

• A administração de contrato também possui um componente de gerenciamento financeiro que envolve o monitoramento de pagamentos ao fornecedor. Isso garante que as condições de pagamento definidas no contrato sejam atendidos e que a compensação ao fornecedor esteja ligada ao seu progresso, conforme definido no contrato.

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Administração de contrato (cont.)

• Os processos de gerenciamento de projetos aplicados incluem, mas não se limitam a:• Orientar e gerenciar a execução do projeto para autorizar o

trabalho da contratada no tempo adequado.

• Relatório de desempenho para monitorar os custos, o cronograma e o desempenho técnico da contratada.

• Realizar o controle da qualidade para inspecionar e verificar a adequação do produto da contratada.

• Controle integrado de mudanças para garantir que as mudanças sejam aprovadas corretamente e que todas as pessoas que precisam conhecê-las estão cientes dessas mudanças.

• Monitoramento e controle de riscos para garantir que os riscos sejam mitigados.

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Administração de contrato (cont.)

• O processo Administração de contrato analisa e documenta a qualidade do desempenho atual ou passado de um fornecedor com base no contrato e nas ações corretivas estabelecidas.

• Além disso, o desempenho é documentado como base para futuras relações com o fornecedor. A avaliação do desempenho do fornecedor pelo comprador é executada principalmente para confirmar a competência ou a falta de competência do fornecedor em relação à realização de trabalhos semelhantes no projeto ou em outros projetos.

• Avaliações semelhantes também são executadas quando necessário para confirmar que um fornecedor não está atendendo às suas obrigações contratuais e quando o comprador considera a realização de ações corretivas.

• A administração do contrato inclui o gerenciamento de uma rescisão do trabalho contratado (por algum motivo, por conveniência ou por descumprimento das obrigações) de acordo com a cláusula de término de vigência do contrato.

• Os contratos podem ser aditados até antes do seu encerramento por acordo mútuo, em conformidade com os termos de controle de mudanças do contrato.

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Ferramentas e técnicas

• Sistema de controle de mudanças no contrato• Um sistema de controle de mudanças no contrato define o

processo pelo qual o contrato pode ser modificado.

• Análise de desempenho conduzida pelo comprador• Uma análise de desempenho de aquisições é uma análise

estruturada do progresso do fornecedor em oferecer o escopo do projeto e qualidade, dentro dos custos e no prazo, em comparação com o contrato.

• O objetivo de uma análise de desempenho é identificar sucessos ou falhas de desempenho, progresso em relação à declaração do trabalho do contrato e não-conformidades do contrato que permitem que o comprador quantifique a capacidade ou incapacidade demonstrada pelo fornecedor para realizar o trabalho.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Inspeções e auditorias

• Relatório de desempenho

• Sistema de pagamentos

• Administração de reclamações• Mudanças contestadas e mudanças construtivas são mudanças

solicitadas em que o comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo em relação ao valor de uma compensação pela mudança ou nem mesmo conseguem chegar a um acordo sobre se houve mudança ou não. Essas mudanças contestadas também são chamadas de reclamações, disputas ou recursos administrativos.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Sistema de gerenciamento de registros• Um sistema de gerenciamento de registros é usado pelo gerente

de projetos para gerenciar os registros e a documentação do contrato. O sistema é usado para manter um índice de correspondências e documentos do contrato e para auxiliar com a recuperação e o arquivamento dessa documentação.

• Tecnologia da informação• O uso das tecnologias da informação e de comunicação pode

aumentar a eficiência e a eficácia da administração do contrato automatizando partes do sistema de gerenciamento de registros, do sistema de pagamentos, da administração de reclamações ou do relatório de desempenho e oferecendo a troca de dados eletrônicos entre o comprador e o fornecedor.

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Saídas

• Documentação do contrato

• Mudanças solicitadas

• Ações corretivas recomendadas

• Ativos de processos organizacionais• Correspondência

• Cronogramas e solicitações de pagamentos

• Documentação de avaliação de desempenho do fornecedor

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Encerramento de contrato

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Encerramento de contrato

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Encerramento de contrato

• O processo Encerramento do contrato dá suporte ao processo Encerrar o projeto, pois envolve a confirmação de que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis.

• O processo Encerramento do contrato também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas informações para uso futuro.

• A rescisão de um contrato é um caso especial de encerramento do contrato e pode resultar de um acordo mútuo entre as partes ou de descumprimento das obrigações de uma das partes.

• Os direitos e responsabilidades das partes no caso de uma rescisão estão incluídos em uma cláusula de término de vigência do contrato.

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Saídas

• Contratos encerrados

• Ativos de processos organizacionais• Arquivo do contrato

• Aceitação da entrega• O comprador, em geral através do seu administrador de contratos

autorizado, apresenta ao fornecedor um aviso formal por escrito de que as entregas foram aceitas ou rejeitadas.

• Os requisitos para a aceitação formal da entrega e o modo como serão tratadas as entregas fora das especificações geralmente estão definidos no contrato.

• Documentação de lições aprendidas• A análise das lições aprendidas e as recomendações de melhoria nos

processos são desenvolvidas para o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.

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Referências

(1) PMBOK, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, ANSI/PMI 99-001-2004, 2004. (aplicável a todas as seções apresentadas).

(2) Lei 8666: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm

(3) NASA FAR