gemensam huvudbok genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter
DESCRIPTION
Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter. 2008-10-28 Hans Petersson, Stadskansliet Lars Runesson, Intraservice Lars Ljungblom, Logica Magnus Staxäng, PREERA. Någon kul inledning. Foto: Lennart Forsberg. Vad man gör på stadskansliet - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/1.jpg)
Gemensam Huvudbok
Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter
2008-10-28Hans Petersson, Stadskansliet
Lars Runesson, IntraserviceLars Ljungblom, Logica
Magnus Staxäng, PREERA
![Page 2: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/2.jpg)
Någon kul inledning
- 2 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 3: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/3.jpg)
- 3 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 4: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/4.jpg)
Införande i flera steg
- 4 -
FörberedelserÖvergång &Driftsättning
Överlämning
aug-dec jan-mar apr-jun
proj
ekte
tst
ade
n
Projektavslut
Införandeorganisation
organisation
Övertagande
![Page 5: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/5.jpg)
- 5 -
Avgränsa
Förbered
Följ upp
![Page 6: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/6.jpg)
Införandeplan
- 6 -
nov dec jan feb mar
InläsningUpp-datering
Utdata1
Använ-dare
UB/IB m.m., förbereda/genomföra
Upp-datering
Utdata2
ReglerRutiner
Pres-tandatest
Tester i testmiljö Tester i produktion
Gem ut-bildning
Lok ut-bildning
Drifts-strategiÖvergång
TidplanDrift- och övergång
WS
Driftsättning och övergång enligt strategi och plan
okt
Beslut
Över-lämning
Arbets-grupper
Kodplan
Paket
System
Införande
Utveckling av central redovisning
![Page 7: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/7.jpg)
Utbildning
- 7 -
Modell och processutbildning
Pass 1 Pass 2
Utbildningsmodell Införandemodell
Nytta och skillnad mot idag Införandeorganisation
Ekonomimodell och kodplan Driftssättning och övergång
Regler och processer Detaljerad införandeplan
Dialog Dialog
Utbildning för utbildare
Utbildning i införande
Separat systemutbildning
Nov/dec
Utbyggnadsbart utbildningsmaterial i tre nivåer – beroende på målgrupp
Förutsätter att deltagarna är väl bekanta med material och system
![Page 8: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/8.jpg)
RESULTAT-RÄKNING
RESULTAT-RÄKNING
Förändringen i sammanfattning
IT-stöd
Modell
Process
VERKobl
4 pos
VERKobl
4 pos
MOTPARTobl
4 pos
MOTPARTobl
4 pos
KONTOobl
4 (5) pos
KONTOobl
4 (5) pos
ANSVARobl
3+6 pos
ANSVARobl
3+6 pos
OBJEKTfriv
3+12 pos
OBJEKTfriv
3+12 pos
PROJEKTfriv
3+1+6 pos
PROJEKTfriv
3+1+6 pos
SPECfriv
3+7 pos
SPECfriv
3+7 pos
AKTIVITETfriv
3+7 pos
AKTIVITETfriv
3+7 pos
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Försystem Eftersystem
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Försystem Eftersystem
Lokalaaktiviteter
Centralaaktiviteter
• Utfall• Budget• Prognos
Gemensamhuvudbok
Indatakrav
Bokslut
Budget
Prognos
tidpunkt tidpunkttidpunkt
Införs
under kort
period
Införs
under kort
period
![Page 9: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/9.jpg)
- 9 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 10: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/10.jpg)
Önskemål, analys och beslut
- 10 -
Utgångspunkter för beslut som fattas av stadskansliet under projektet:
Inga regler i befintliga huvudböcker kommer att föras över med automatik!
![Page 11: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/11.jpg)
- 11 -
Ekonomimodelloch kodplan
Indatahantering
Gemensamma flöden
Bokslut och interna mellanhavanden
Budget och Prognos
![Page 12: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/12.jpg)
Ekonomimodell/Kodplan
Verksamhetsuppföljningen A & O
Kodplan samordnad och fastställd
Kodsträng synlig i enhetlig ordning
Synliga gemensamma koder styrs lokalt
Intervall för gemensamma koder
Lokala underkoder på lokala begrepp
Enhetlig RR och BR
Stympade begrepp i Personec
- 12 -
![Page 13: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/13.jpg)
Indatahantering
Förvaltningen ansvarig för indatakvaliteten
Samordnade och fastställda indataregler
100% Webbokföringsorder
Kommuncentral superbokföringsorder
Standard för buntnamn och vernummer
Begränsning i ändring på vänteregister
Ändringslogg
- 13 -
![Page 14: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/14.jpg)
Finansflöden/Clearing
Central bokföring av likvidflödet
Tre gånger/månad
Stadskansliet godkänner bunt och transaktioner
på förvaltningens ansvar
Bruttobokföring
Fördelning av förvaltning
- 14 -
Kommun-bidrag
Löne-avräkning
PO
Tilläggs-budget
Moms
Egetkapital
14.400 Mkr
10.800 Mkr
4.200 Mkr
1.500 Mkr
![Page 15: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/15.jpg)
Fakturaflöden
Konton kopplade till reskontror redovisas på förvaltningen
Låsta konton för central användning
Momsrapportering på förvaltningen
Betalning bokförs som idag
Likvidreglering efter faktisk betalning
Likvidreglering inklusive moms
- 15 -
![Page 16: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/16.jpg)
Bokslut
Gemensam tidplan
Bokslutsprocessen i ett nötskal
Periodisering/upplupet samma indatakrav
Periodisering över årsskiftet
Upplupet/Vändas med fast datum och text vid bortbokning
Inga centrala krav på fördelning av OH
Övergångstidplan detta årsskifte
- 16 -
![Page 17: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/17.jpg)
Interna mellanhavanden
Gemensam tidplan
Faktiskt nyttjande eller abonnemang
Säljarens periodisering ärvs av köparen
Regler för uppbokning av fakturor
Avstämning av interna mellanhavanden vid bokslut
Köparen har tolkningsföreträde
- 17 -
![Page 18: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/18.jpg)
Budget och prognos 2009
Gemensamma indatakrav
Gemensam tidplan
Budget rapporteras i Cognos
Budget registreras i GemHB från februari
Budget ska vara periodiserad
Månadsbudget
Grundpaket och lokala periodnycklar
Budget ger utfall för vissa
Prognospiloter efter delårsbokslutet
- 18 -
![Page 19: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/19.jpg)
- 19 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 20: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/20.jpg)
- 20 -
Systemutformning- skillnad mot idag
Utdata
Test
![Page 21: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/21.jpg)
Systemutformning – skillnad mot idag
• Ändrad kodsträng
• Enda bokföringsordern
• Nya händelsekoder
• Ny struktur vernummer
• Användarlogg (valbar från Navigator)
• SuperBfo kommuncentralt
• Parallellt 2008/2009
•
- 21 -
• Ändrad kodsträng
• Kvar i befintliga enheter
• Integration till/från för de som har investeringar
• Integration till GemHB för de som inte har investeringar
•
WebBfo Anläggningsreskontra
![Page 22: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/22.jpg)
Systemutformning – skillnad mot idag
• Ändrad kodsträng
• Låst periodisering
• Säljarens bokföringsdatum och ankomstbokföringsdatum
• Ny release i december
- 22 -
• Ändrade bokföringsflöden
• Ändrade likvidprinciper
• Kundreskontran styr bokföringsdatum för intäkter
Gasell Lev- och kundreskontra
• Kvar i befintliga enheter
• Ändrad kodsträng
• KFA-buntar från kundreskontran vid klarmarkering
•
Fakturauppsamling
• Ändrad kodsträng
•
WebFaktura, PCLev, Dagrapport, Giraff
![Page 23: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/23.jpg)
Systemutformning – skillnad mot idag
• Lokala DB kvar för material från Fupps m.m.
• HN-kundreskontra blir HN-Gem med listor även från GemHB
- 23 -
• Ny rapport från GemHB
• Ev ändring av hierarkier
HN-databas Prognos/Uppföljning
• Ändrad kodsträng
• Budget ingår
• En kommungemensam
•
Horisonten KUB • Ändrad kodsträng
• Principer för koder/förvaltning
•
Kameleonten Budget
![Page 24: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/25.jpg)
![Page 26: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/26.jpg)
Systemutformning – skillnad mot idag
• En fysisk enhet
• Ändrad och gemensam kodsträng
• Prefix på lokala begrepp
• Varje förvaltning styr giltighet för Konto/Verk/Motpart
• Gemensamma indatakontroller
• Alla tabeller blir gemensamma
- 26 -
Huvudboken
• Ändring av signalerade poster i normalfallet
• Ett par användare kan ändra allt på vänteregistret
• Ändringar i logglista
• Månadsfack stängs centralt
• Förvaltning kan stänga tidigare
• Hjälptexter online
![Page 27: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/27.jpg)
Exempel på förändring 1
Gemensamt utseende för alla förvaltningar
Anm.Alla systembilder är från testmiljö. Reservation för ändringar till produktion
![Page 28: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/28.jpg)
Exempel på förändring 2
Låst periodfördelning på kommuninterna fakturor
![Page 29: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/29.jpg)
Exempel på förändring 3
Startsida med central och lokal information
![Page 30: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/30.jpg)
- 30 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Exempel på förändring 4
Markera synlighet i respektive system
![Page 31: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/31.jpg)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Tillbaka till buntöversikt
2. Till transaktionsöversikt
3. Borttag av bunt och transaktioner
4. Ändring av text, belopp eller aj-kod
5. Sök felsignaler i bunten
6. Avgränsa urval med villkor
7. Räkna om buntsumma
8. Kör onlinekontroll på buntens transaktioner
9. Direktajourhåll bunten
•
Exempel på förändring 5
Tillgängliga funktioner på vänteregister Webb
![Page 32: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/32.jpg)
Exempel på förändring 6En scrollbox med valbara
giltiga värden för begreppet
![Page 33: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/33.jpg)
Exempel på förändring 7Poster som signalerats kan
inte ändras (undantaget 1-2 pers per förvaltning)
![Page 34: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/34.jpg)
Exempel på förändring 8
Gemensamt baspaket av periodnycklar
Förvaltningsspecifika periodnycklar inom intervall
![Page 35: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/35.jpg)
Exempel på förändring 9
Logglista med postens löpnummer, vad som skett med bokföringstransaktionen, vem som påverkat posten och när
förändringen gjordes
![Page 36: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/36.jpg)
Utdata
Gemensam navigator/frågor från arbetsgrupp
Specifik utdata beslutas av systemansvarig
Användargrupp styr navigator
Hjälptexter online
Flera förbättringar
Gemensamma favoritfrågor
Delmodell C för stadskansliet
Gemensamma rapporter och listor
Vidareutveckling under 2009
- 36 -
![Page 37: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/37.jpg)
- 37 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 1Fråga resultaträkning per verksamhet med möjlighet
till nedbrytning
![Page 38: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/38.jpg)
- 38 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 2Fråga totalt utfall per
verksamhet med möjlighet till urval
![Page 39: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/39.jpg)
- 39 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 3Fråga balansräkning med möjlighet till nedbrytning
![Page 40: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/40.jpg)
Utdataexempel 4Egna beställningar
![Page 41: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/41.jpg)
Utdataexempel 5Horisonten KUB
![Page 42: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/42.jpg)
Tester
- 42 -
Prestandatester•Genomförs i flera omgångar
GemHB inkl utdata•Testas via testledare•Kodplan, vänteregister, utdata m.m.
Fuppsar/reskontror•Testas via testledare•Utmaning
Ekonomiapplikationer•Testas via testledare•Funktioner och integrationer
![Page 43: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/43.jpg)
Tester
- 43 -
Försystem•Alla kommungemensamma (testledare)•Sju förvaltningsspecifika – övriga i produktion
Eftersystem•Testas i produktion
Anläggningsregister•Integration från systemet testas av Logica•Integration från/till, test för någon
Horisonten KUB•Testas i produktion
![Page 44: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/44.jpg)
Sammanfattning
Omfattande systemutveckling
Försystem anpassade i varierande omfattning
Omfattande tester – men allt går inte att testa
Pilotmodell med kontroll före och efter
Var beredda på störningar
- 45 -
![Page 45: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/45.jpg)
Förvaltningsfavoriter – en favoritfråga med ex förifyllda
villkor
![Page 46: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/46.jpg)
- 47 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 47: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/47.jpg)
Driftsättningsstrategi
- 48 -
Organisation
Tidplan Övergång
Uppföljning
Piloter
…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?
![Page 48: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/48.jpg)
Driftsättningsorganisation Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Styrgrupp
Införande-grupp
Stadskansli
Förvaltningar
Intraservice
System-grupp
Driftsättnings-grupp
Centralredovisning
rapportering
rapportering
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
![Page 49: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/49.jpg)
Frågor… Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Styrgrupp
Införande-grupp
Stadskansli
Förvaltningar
Intraservice
System-grupp
Driftsättnings-grupp
Centralredovisning
rapportering
rapportering
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
…till projektledning
• Införande och kommunikation
• Tider och aktiviteter
• Instruktioner• Utvecklings-
önskemål (nya systemregler, utdata etc)
…till Systemgrupp
• Akuta problem vid inläsning från försystem kopplat till tid och innehåll
• Akuta problem i funktioner eller innehåll i GemHB/EA
…till stadskansliet
• Gem kodstruktur, gem koder
• Tidplan, månads-stängning
• Gem rapportering, redovisningsregler
• Finansflöden, rutin• Avstämning, KI
mellanhavanden• Gem bokning över
förvaltningar
…till Intraservice
• Kund, Leverantör, Clearing/likvid
• Behörigheter och användar-parametrar
• Stöd i upplägg koder
• Mindre akuta frågor kopplat till komgem system/försystem
• Systemanvändning• Strukturer,
vernummer, buntar
![Page 50: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/50.jpg)
• Ryggraden – central och lokalt
• Räkna bakåt!
• Planering och uppföljning – dag för dag
• Publiceras – uppdateras dagligen
• Tidpunkter gäller – men förskjutningar kan ske pga oväntade händelser.
Tidplan
- 51 -
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
![Page 51: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/51.jpg)
Piloter
• Minimera stora negativa konsekvenser
• Där det är möjligt…
• Ca 10 olika systemområden
• Totalt sex piloter (SDF/Fack)
• Två piloter/systemområde
• Instruktioner och rapportering
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
prel pilotområden
Dagrapport
Webbfo
GemHB 1&2
Skanning
Leverantör
Gasell
PCLev
Leverantör
Gasell
WebFaktura
Fupps
Kundreskontra
Försystem
Fupps
Kundreskontra
Anläggnings-
reskontra
Budget
![Page 52: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/52.jpg)
Övergång Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Regler för hur engångseffekter ska hanteras i övergången från dagens till framtida arbetssätt
• Övergångsgrupp• Övergångsdokument• Beskrivning, ansvar, tidpunkter• Enbart kommungemensamma system• Publiceras i början av november
![Page 53: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/53.jpg)
Övergång, jan-feb Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Sista kund-fakturan
2008
Första bfo/dagrapp
2009
Första leverantörs-
fakturan 2009
Första kund-
fakturan 2009
Tillgång till styrtabeller
i GemHB
2 7-9 9-13
Anslutningförsystem enl plan
Tillgång till kodtabeller i Personec
Första lönelänk fr Personec
2009
Sista leverantörs-
fakturan 2008
6
Januari stängs
20febjan
FörstaBudget 2009
PCLev 5/1Ankreg 5/1Utanord 8/1
5
WebFaktura
öppnar 13/1
Gasell och PCLev
öppnar 13/1
AnpassaKodplanGemHB
AnpassaKodplanPersonec
AnpassaKodplanGasell m.m.
AnpassaKodplanWebFaktura
År 2008 stängs i
äldre enhet
Sista dagUB/IB
PeriodiseratUpplupet
Anm.Alla tidpunkter är prel datum
![Page 54: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/54.jpg)
Övergång
Tips på förberedelser redan idag…
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet
• Kommuninterna surdegar
• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell
• Attestbehörigheter
• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor
• Nedskrivningar
• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet
• Kommuninterna surdegar
• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell
• Attestbehörigheter
• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor
• Nedskrivningar
• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)
• Vernummerserier i WebBfo
• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)
• Anläggningar som ska utrangeras
• Koder i anläggningsregistret
• Projektkoder i WebSotis
• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)
• Vernummerserier i WebBfo
• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)
• Anläggningar som ska utrangeras
• Koder i anläggningsregistret
• Projektkoder i WebSotis
![Page 55: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/55.jpg)
Uppföljning
Tidplanen följs upp dag för dag
Uppdatering och publicering dagligen
Återkoppling från piloter
Dokumentation och snabb återkoppling av akuta ärenden
Dokumentation utvecklingsområden
Rutin för löpande avstämning av GemHB som helhet
Löpande rutin/dokumentation prestanda/kapacitet
Stormöte 17 mars
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
![Page 56: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/56.jpg)
- 57 -Foto: Lennart Forsberg
![Page 57: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/57.jpg)
Stadskansliets arbete med huvudboken
- 58 -
Utarbeta rutiner och moment
• Ansvar och tidplan för olika moment
• Central utdata för bokslut
• Kopplingar till central-kub
• Anläggningar/investeringar
• Interna mellanhavanden
• Löpande avstämningar
• Justeringsposter
• Formell attest av centrala ombokningar.
• GemHB in i Cognos
• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.
Utarbeta rutiner och moment
• Ansvar och tidplan för olika moment
• Central utdata för bokslut
• Kopplingar till central-kub
• Anläggningar/investeringar
• Interna mellanhavanden
• Löpande avstämningar
• Justeringsposter
• Formell attest av centrala ombokningar.
• GemHB in i Cognos
• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.
![Page 58: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/58.jpg)
Stadskansliets arbete med huvudboken
- 59 -
…och skapa förutsättningar
• Kunskap och resurser
• Överlämning
• Cognos och Horisonten
• SDN-bokslut och SCB
• Arbete med ”redovisningsfrågor”
• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!
…och skapa förutsättningar
• Kunskap och resurser
• Överlämning
• Cognos och Horisonten
• SDN-bokslut och SCB
• Arbete med ”redovisningsfrågor”
• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!
![Page 59: Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102718/56813bfb550346895da54b45/html5/thumbnails/59.jpg)
Någon kul inledning
- 60 -Foto: Lennart Forsberg