galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным...
DESCRIPTION
Galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным процессам. Цурканенко Никита Директор по продажам. Содержание. О компании Предпосылки проекта Цели и задачи проекта Элементы решения Результаты проекта Проект «Электронный архив» в страховой компании «Цюрих» - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
GalantisЭлектронные архивы. От библиотек к документарным процессам
Цурканенко НикитаДиректор по продажам
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Содержание
• О компании• Предпосылки проекта• Цели и задачи проекта• Элементы решения• Результаты проекта• Проект «Электронный архив» в страховой
компании «Цюрих»• Перспективы развития
2
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
О компании
Компания «Галантис» – это команда профессионалов, обладающей уникальными компетенциями в области построения ЕСМ/ВРМ - решений:
• Более чем 10-летний опыт выполнения проектов в России и зарубежом;
• Наличие собственных разработок, позволяющих значительно снижать сроки реализации проектов при сохранении высокого качества и отличной функциональности решений;
• Признание высокой компетенции компании вендором: наличие статусов Support Provider, Services Provider , Value-Added Reseller IBM FileNet (присвоение звания”Service-Provider года» - два года подряд);
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Предпосылки
• Отсутствие возможности визуального контроля соответствия данных, хранящихся в ERP-системе с изображением оригинала документа.
• Высокая трудоемкость процедуры предоставления документов по запросам контролирующих органов.
• Сложность процесса проведения аудита.
• Задержки отражения информации о хозяйственной деятельности в учетной системе.
• Высокие затраты на ввод информации о документах в ERP-систему.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Цели проекта
• Связать запись о документе хранящимся в ERP-системе со скан-копией данного документа.
• Предоставить возможность работы со скан-копиями документов для проверяющих организаций и аудиторских компаний.
• Снизить издержки на ввод информации о документах в ERP-систему.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Задачи проекта
• Создание единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа.
• Обеспечение доступа к хранилищу документов из интерфейса ERP-системы.
• Разработка специализированного интерфейса для доступа к Электронному Архиву вне ERP-системы с поддержкой политики информационной безопасности, а также с функционалом массовой обработки документов.
• Реализация потокового ввода документов в Электронный Архив, их сканирования и распознавания.
• Реализация потокового ввода данных в ERP-систему.
• Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения.
• Поддержка полного Жизненного Цикла документов.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Для создания единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа мы предлагаем использовать платформу IBM FileNet потому что:
• IBM FileNet занимает лидирующую позицию на рынка промышленных ECM–технологий
•IBM FileNet – самая производительная ECM-платформа. «…FileNet традиционно наиболее силен в хранении большого количества и индексации электронных изображений документов, в том числе цифровых фотографий (более 50 тысяч документов в день).» Источник Gartner Research Publication ID: G00143653
• Компания FileNet - основана в 1982 году и изначально специализировалась на разработке систем оптического хранения изображений документов
• IBM FileNet – гибкая платформа, позволяющая подключить все филиалы Компании, как при централизованной, так и геораспределенной архитектуре системы
Электронный архив
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Интеграция с ERP-системами
Для взаимодействия Электронного Архива с ERP-системами был разработан интеграционный компонент, который предоставляет:
• Возможность просмотра электронных документов, связанных с текущим бизнес-объектом в ERP (Накладная, Счет, Договор и т.д).
• Возможность доступа к соответствующей карточке документа в Электронном Архиве из ERP, которая позволяет просмотреть архивную карточку документа, аудит документа, присоединенные электронные документы.
• Разграничение прав доступа сотрудников к документам из ERP в Электронном Архиве с учетом регламентов, принятых в Компании.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Открытие из ERP-системы карточки документа в Электронном Архиве с
информацией по документу, его историей и
сканкопии
Открытие из ERP-системы сканкопии соответствующего
документа из Электронного Архива
Интеграция с ERP-системами
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Электронный архив
Разработка специализированного интерфейса
• IBM FileNet включает в себя несколько вариантов стандартных web-интерфейсов, не требующих установки ПО на компьютерах пользователей: Workplace XT, WEBi и BPF.
• Они предоставляют пользователю различные режимы просмотра:– В виде иерархической структуры папок с файлами (похоже на MS Explorer)– Различные окна поиска– В виде рабочего места пользователя с набором папок, согласно его рабочим обязанностям (роли) с возможностью групповых операций над документами– В виде карточек документов с полным набором атрибутов и прикрепленных файлов
• Интерфейсы могут быть доработаны по требованию заказчика
• В интерфейс электронного архива может быть включено универсальное средство просмотра файлов
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
• Быстрое поточное сканирование и индексирование. Улучшение качества сканированного документа и его распознавание
• Импорт информации из внешних систем и хранилищ (ERP, АБС и т.п.): индексов, справочников, проверка наличия объектов в системе и т.д.
Проверка
Потоковый ввод в архив
Факс-сервер
Серверраспознавания
Почтовыйсервер
Серверуправления документами
Поточное сканирование
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
1.Поступают документы
2.Наклеивается штрих-код
3.Сканирование
Сервер распознавания
Сканирующее ПО
4.Образы отсканированных документов направляются на OCR сервер
Сервер импорта
6.Передаются PDF+XML
Хранилище FileNet
8.Размещаются в хранилище
7.Передаются XML
10.Ручная сверка
11.Установка статуса OK
12.Сохранение № коробки
13.Сдачав архив
Потоковый ввод в ERP-системы
5.Цикл распознавания, и верификации
9.Связь документов
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Электронный архив
Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения – снижение стоимости хранения документов
• Использование для долговременного хранения архивных документов более дешевых типов носителей и систем хранения
• Поддержка работы ленточных и оптических библиотек позволяет экономить на долговременном хранении архивных документов
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Управление жизненнымциклом
• Возможность задать определенные состояния документу
• «Повышение» и «Понижение» состояний пользователем
• Настройка полномочий доступа к документу в определенном состоянии
• Возможность получения уведомлений на изменение состояния
Полное управление жизненным циклом документа
Отсканирован Передан в ERP Закрыт Удален в архив
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Единый электронный архив документов обеспечит:
Сокращение затрат времени на поиск документов (в сравнении с бумажными документами)
Возможность совместной (одновременной) работы пользователей с одним документом
Контроль соответствия документов и электронных записей о них в ERP-системе
Сведение к минимуму риска утраты или порчи документов
Сокращение издержек на работу с документами
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Проект «Электронный архив»в страховой компании «Цюрих»
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Цели и задачи проекта
Цель проекта:
• Повысить качество обслуживания клиентов:o Сокращение времени клиентов на визит в офисы компании;o Возможность получения необходимой информации по страховым событиям
через операторов Call-центра;o Сокращение времени принятия решения по страховому событию.
Задачи проекта:
• Создать Централизованный Электронный архив документов и фотографий;
• Интегрировать с Корпоративной информационно-аналитической системой (КИАС);
• Обеспечить потоковое сканирование документов.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Статистика и проблемы
• Временные потери квалифицированных специалистов
• Копирование документов
• Отсутствие доступа к оригиналам документов сотрудников в выходные дни
• Потеря бумажных документов
• Затраты связанные с переоформлением не найденных документов
• Снижение лояльности клиентов
Ежемесячно:
ОСАГО ~ 70 000
KACKO ~ 13 000
Обращения ~ 18 000
Архив ~ 6 млн. документов
Ежедневно:
Обращения в архив - 700 раз
Выдача документов подразделениям - 500 шт.
Возврат выданных полисов - 400 шт.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Схема работы
Регистрация договоров и претензий, добавлениефотоизображений и просмотр документов осуществляется КИАС
Сканирование, распознание ииндексация осуществляется ABBYYFlexiCapture
Хранение документов,включая фотоизображения осуществляется FileNet P8.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Просмотр документов
Просмотр договоров из КИАС Просмотр документов по претензиям из КИАС
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
– IBM FileNet P8 – инфраструктурная платформа для управления корпоративной информацией, предоставляет возможность управления информационными ресурсами предприятия, бизнеса процессами и нормативными требования.
– GEM/Frame – инструментарий для быстрой разработки пользовательских интерфейсов. GEM/Frame - удобный web-интерфейс для конечных пользователей. Возможность интеграции с системами управления бизнес-процессами и системами управления информационными ресурсами предприятия.
– ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional – система для сканирования, распознавания и индексации бумажных документов. Единый центр ввода для бумажных документов разных типов. Распознавание поступающих документов и последующий экспорт в базы данных, системы электронного документооборота или приложения MS Office. Возможность обработки одно- и многостраничных документов.
Предлагаемые технологии для создания электронного архива
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Результаты проекта
• Снижено количество обращений в архив.
• Снижено время обслуживания клиента на 25%. В настоящее время = 20 минутам.
• Бизнес-процесс урегулирования убытка проходит одновременно по разным подразделениям.
• Доступность информации о процессе урегулирования убытка другим подразделениям.
• Повышение лояльности клиентов (прозрачность процесса урегулирования).
• Снижение времени на урегулирование убытка.
• «Виртуализация офиса» - создана необходимая инфраструктура для централизации обработки Back-office operations.
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Результаты проекта
• Повышение производительности работы сотрудников в Департаменте Урегулирования Убытков, обслуживающих клиентов (время затрачиваемое на доступ к необходимому документу или фотоизображению сократилось с часа до нескольких секунд).
• Сведены к минимуму потери документов.
• Значительно снижено время затрачиваемое на переоформление договоров.
• Снижение издержек, связанных с обслуживанием бумажного документооборота (архивная служба больше не обрабатывает запросы на предоставление документов из отделов, а обеспечивает сканирование документов).
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Единая точка доступа к рабочей документации
Анализ рынка, бизнес-планы, ценовые преимущества, бюджет
Запросы, презентации, предложения, спецификации, тендерная док.
Договора, счета, счет-фактуры, накладные, заявки, акты
Техника безопасности, руководства по эксплуатации, лицензии
Тех. док., сервисные записи, записи о ремонте, счета
Правила, процедуры, записи о хранении
Планы Оценки Закупка ХранениеПоддержкаРабота
Электронный архив
Бизнес-приложения
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success25
IBM FileNet Content Engine
Перспективы развития
Электронный архивдокументации
Интеграция с бизнес-приложениями
Бизнес-процессы
IBM FileNet Process Engine
Хранение различных видов информацииДоступ в соответствии с политикой безопасностиПоддержка версионирования документов
Поиск
Поддержка ЖЦ документа
Бизнес-процесс прохождения документаКонтроль соблюдения установленных регламентовПоэтапное и параллельное прохождение процесса
Бизнес-процессы
MS Project
ERP-системы
OCR-системы
В рамках Компании
Подключение внешних участников
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success26
Перспективы развития
Согласование
документов
Согласование
финансовых заявок
ЭлектронныйАрхив
Делопроизводство Service-Desk
и другие …
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success27
Согласование документов
Функциональные возможности:
• ЭА документов с поддержкой версионности
• Автоматизация бизнес-процесса согласования документов
• Контроль соблюдения утвержденных регламентов
• Мониторинг процесса инициаторами
• Интеграция с Почтовой системой
• Интеграция с ERP-системой
2. Исполнитель регистрирует
договор
ERP СИСТЕМА
1. Руководитель отделаназначает исполнителя
Интеграция с ERP-системой
3. Руководители отделов
согласовывают договор
5. Договор принимается к выполнению
4. Исполнительпредоставляет
договор на подписание
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success28
Делопроизводство, ОРД
Функциональные возможности:
• Специальные интерфейсы для различных типов пользователей
• Регистрация резолюций и поручений
• Возможность связать различные документы в дела
• Ведение истории в рамках документа и дела
• Контроль соблюдения утвержденных регламентов обработки документов
• Интеграция с Почтовой системой
2. Руководительотправляет на выполнение
3. Исполнители служб/отделов
подписывают, корректируют
Письмо
Уведомление через Email
Курьер Приносит письмо
1. Секретарьрегистрирует письмо
Кураторнаблюдает
за исполнением, «Проверено»
2009 – ™ Galantis: Reinventing Success
Спасибо за внимание!