FÓRMULAS Y FUNCIONESFORMULASLas fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencia de celdas, operadores y nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel.

Toda fórmula desde comenzar con el signo de igual (=). Las fórmulas Explícitas es en donde se utilizan sólo números y operadores.=245*18/(32-19)

Las fórmulas Implícitas son en las que se utilizan referencias de celdas.=A5*B8(C5+G3+D9-T23)+suma(D3:D12)

OperadoresLos operadores juegan un papel muy importante en la construcción de las fórmulas. Gracias a los operadores podemos combinar celdas para producir un nuevo valor a partir de valores ya existentes.

Tipo Operador Operación

Aritméticos

+ Suma o adición- Resta o sustracción* Multiplicación/ División^ Potenciación% Tanto por ciento

Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más pronto se ejecutará esa operación.

Prioridad Operador Definición1 ( ) Asociación

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Apellidos y nombres

Grado y Sección:

Nº Orden

2 ^ Potenciación3 * Multiplicación3 / División4 + Suma4 - Resta

AccesoLas funciones nos facilitan la construcción de fórmulas, por ejemplo, si quisiéramos sacar el promedio del rango K12: K20 utilizando una fórmula, ésta quedaría así: =K12+K13+K14+K15+K16+K17+K18+K19+K20/9

En cambio, utilizando la función PROMEDIO quedaría de la siguiente manera:

FuncionesUna función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: Signo igual,nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento)

Siguen las siguientes reglas: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).

FuncionesEjemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador

":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de

la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Autosuma Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos

permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la

derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Insertar Funciones Para insertar

cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas Elegir la opción Insertar función.

Insertar Funciones O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de

fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar

función:

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

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Referencias relativas, absolutas y mixtas en Excel

Referencias relativas

Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autor rellenar", se ajusta automáticamente para hacer referencia a otras celdas.

Son las referencias más utilizadas y las que, en la mayoría de las veces, se obtienen por defecto en Excel al hacer clic en una celda para hacer referencia a ella. Son del tipo A1.

Por ejemplo, si tenemos la expresión = A1*2 en la celda B1 y utilizamos "Autorrellenar" hacia abajo, las fórmulas que se obtienen van a justando el número de forma que en la celda B2 tendremos la fórmula =A2*2, en la celda B3 tendremos la fórmula =A3*2 y así sucesivamente.

Podemos ver en la siguiente imagen como se ajustan las fórmulas a medida que "arrastramos" con "Autorrellenar":

El resultado sería:

Referencias absolutas

Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar", NO se ajusta y queda bloqueada haciendo referencia siempre a la misma celda.

Para hacer una referencia absoluta a una celda, se deben introducir los símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia normal del tipo A1. Es decir, una referencia absoluta a la celda A1, sería: $A$1

Con ello, conseguimos que al copiar y pegar o bien al utilizar "Autorrellenar" siempre mantenemos la referencia a la misma celda:

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El resultado es:

Referencias mixtas

Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta", es fácil entender el concepto de referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar", ajusta sólo la letra o sólo el número de la referencia, quedando bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes de la letra y si queremos bloquear el número, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes del número. Las referencias mixtas son útiles en multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sola vez. Podemos ver en la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":

Teniendo el siguiente efecto, una vez "arrastrada" la fórmula de la celda C3 hasta la celda E5:

Los 8 errores más comunes de Excel:Entre los errores más comunes que más se cometen a la hora de estar trabajando en Excel tenemos:

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a) # ¡N/A!b) # ¡REF!c) # ¡NUMERO!d) # ¿NUMERO?e) # ¡DIV/0!f) # ¡VALOR!g) # ¡NULO!h) # ¡#####!

# ¡N/A!Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.

# ¡REF!Cuando eliminamos un renglón o una columna que era parte de la formula, la formula ya no se puede calcular y entonces aparece el error.

# ¡NUMERO!Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico(O una referencia a un valor numérico)

# ¿NUMERO?El error aparece normalmente cuando hay una formula mal escrita. Una de las causas más comunes es que haya un error de ortografía en algún lugar, falten comillas o falten dos puntos.

# ¡DIV/0!Este error es fácil de cometer. Se produce al hacer una división por cero, o bien por, una referencia a cero.

# ¡VALOR!Todas las funciones o fórmulas de Excel llevan entre paréntesis uno o varios argumentos. Por ejemplo, la función para encontrar el año que está en la celda A2 es =AÑO (A2). Aquí, el argumento es A2 y en esa celda debe haber forzosamente una fecha. Si hay texto, la formula no sabrá que hacer y marcara un error.

# ¡NULO!Este es muy poco frecuente. Una formula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco.

# ¡#####!Cuando en una celda se muestra ##### significa que el formato elegido no cabe en el ancho de la columna. Se puede evitar que aparezca, o corregir este error de dos fórmulas: cambiando el formato del número, o haciendo más ancha la columna.

Funciones como argumento de FuncionesExcel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo

=MAX(SUMA(A1:A4);B3),esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.SUMA

Suma todos los números de un rango de celdas La función SUMA, Suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento

puede ser un rango, una referencia de celda, etc.Sintaxis

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SUMA(número1;[número2];...])=suma(arg1;arg2)Por ejemplo, SUMA(A1:A5)suma todos los números que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5

PROMEDIODevuelve el promedio (media aritmética) de un conjunto de valores o argumentos, los cuales pueden ser números, o referencias que contengan números) 1° Activar la celda en la que se desea insertar la función 2° Escribir =PROMEDIO(ARG1:ARG2)Donde Arg1, Arg2 pueden ser rangos de celdas, números o el resultado de evaluar otras funciones. Ejemplo:

=PROMEDIO(C2:D2)=PROMEDIO(14,16)

MAXDevuelve el valor máximo de un conjunto de valores.1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir

=MAX(número1; [número2]; ...)Número1; número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Ejemplo: =MAX(A2:A6)

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir=MIN(número1; [número2]; ...)

Número1; número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor Mínimo.Ejemplo:=MIN(A2:A6)

CONTARLa función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números.Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20.

1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir

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=CONTAR(valor1; [valor2]; ...)

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números. valor2; ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números. Ejemplo:=CONTAR(A2:D6)

SILa función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. 1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir

SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier

Ejemplo: =SI(C49="m";"Masculino";"Femenino")

RAIZ.- Devuelve la Raíz cuadrada de un número1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir=RAIZ(ARG1)Ejemplo:=RAIZ(C12)

FUNCION AHORA.- Devuelve la fecha y hora actuales1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir=AHORA() y presionar EnterFUNCION HOY.- Devuelve la fecha actual=HOY()

FUNCIÓN DIAS360.- Devuelve el número de días transcurridos entre dos fechas1° Activar la celda en la que se desea insertar la función2° Escribir=DIAS360(“A”, “B”)Ejemplo 10/10/201315/10/2014=DIAS360(C10,C11)Rpta. 30518-Oct –1320-Nov-14=DIAS360(E11,E12)Rpta…………….

GRAFICOS

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EXCEL permite crear gráficos a partir de los datos de una hoja de cálculo. Dichos gráficos son de gran utilidad para trabajar información estadística, financiera, etc.

Crear gráficosPara insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá

generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.

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Añadir una serie de datosEste paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:COMO HACER GRAFICOS

1º Selecciona los datos a representar ejemplo de C13:G14.

2º Ve a la pestaña Insertar.

3º Despliega el menú Línea del grupo Gráfico.

4º Haz clic sobre el tipo de gráfico a realizar, en nuestro caso el primero: Líneas.

5º Si el gráfico se ha insertado sobre los datos, arrástralo bajo los totales para que no los tape.

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Ejemplo:1º seleccionamos las celdas desde a1 hasta e9

2º Clic en la pestaña Insertar.

3º Despliega el menú columna y elige la opción todos los tipos de grafico

4º te muestra todos los tipos de gráficos que hay

5º Elige en esta caso de la plantilla columna la 1ra columna agrupada

6º clic en aceptar

7º obtendrás el siguiente gráfico

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8º Si el gráfico se ha insertado sobre los datos, arrástralo bajo los totales para que no los tape.

9º aparecen las pestañas de Diseño y formato

En diseño encontramos las siguientes opciones para cambiar el diseño del grafico:

Podemos cambiar el tipo de gráfico, estilos de diseño etc.En formato encontramos:

Podemos cambiar estilos de letras, relleno de forma, etc.En presentación encontramos:

Podemos colocar un título al gráfico, mostrar tablas de datos, etc.

Practica utilizando las diversas opciones al grafico presentado.

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Herramientas de gráficos

PRACTICA: REALIZA LO SIGUIENTE

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