FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Para la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración de Fayol son: planeación, organización, dirección y control. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el proceso administrativo como núcleo de su teoría eminentemente ecléctica y utilitarista. 1

Cuando son consideradas aisladamente, la planeación, organización, dirección y control son funciones administrativas; cuando son consideradas en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo. 1

Proceso administrativo

I. PLANEACIÓN

Las organizaciones no trabajan con base en la improvisación. Casi todo lo que hacen es planeado con anticipación. Esta función sienta las bases para las demás, define los objetivos por alcanzar y qué se debe hacer para llegar a ellos.

a) Establecimiento de objetivos Es un proceso que comienza por los objetivos y define los planes para alcanzarlos. Es decir saber a dónde se pretende llegar para saber exactamente cómo llegar ahí.

b) Desglose de objetivosSe pueden considerar como una jerarquía es decir que va desde los objetivos globales o generales de la organización (en la punta de la jerarquía) hasta los

objetivos operativos, los cuales implican simples instrucciones para la rutina cotidiana

c) Amplitud de la planeación

Además de la jerarquía de objetivos, también existe una jerarquía de la planeación y está conformada por tres niveles: el estratégico, el táctico, y el operacional.

I.1 Planeación estratégica: Es la más amplia y abarca a toda la organización

I.2 Planeación táctica: Es la planeación que abarca cada departamento o unidad de la organización

I.3 Planeación operacional: Es la planeación que abarca cada tarea o actividad específica.

d) Tipos de planes

El plan es el producto de la planeación y constituye el elemento de intermediación entre los procesos de elaboración y de implementación de la propia planeación. Este es un curso de acción especifico establecido de antemano que representa una respuesta anticipada que tiene por objeto lograr un objetivo formulado.

II.

ORGANIZACIÓN

TIPOS DE ORGANIZACIÓN (Cómo dar forma a la empresa).

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal es la determinación de los estándares de interrelaciones entre los órganos los cargos, definidos lógicamente a través de normas, directrices y reglamentos de la organización, para el logro de sus objetivos.

Se compone de un cierto número de niveles jerárquicos o funcionales establecidos por el organigrama y con énfasis en las funciones y tareas.

Características básicas de la organización formal.

División de trabajoEl objetivo inmediato y fundamental de cualquier organización es producir algo: es la producción. Para ser eficiente, la producción se debe basar en la división de trabajo, que es la manera por la cual un proceso complejo puede descomponerse en pequeñas tareas. Este comenzó a ser practicado intensamente con la llegada de la Revolución Industrial.

-Ventajas: Estandarización y simplificación de actividades de los operarios. Mayor especialización y parcelación de las tareas. Mayor aprovechamiento del trabajo especializado.

-Consecuencias a corto plazo: Mayor productividad y mayor rendimiento del personal involucrado Mayor eficiencia de la organización Reducción de los costos de producción, principalmente de mano de obra y

de materiales directos.

EspecializaciónComo consecuencia de la división del trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones específicas y especializadas. La especialización de trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia en disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, asignando a cada puesto de trabajo tareas simples y repetitivas:

Se reducen los periodos de aprendizaje. Se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros. Permite mejoras en los métodos de incentivación del trabajo. Aumenta el rendimiento de la producción.

JerarquíaUna de la consecuencias de la principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Como consecuencia de las funciones especializadas surge inevitablemente una función de mando, cuya misión es dirigir y controlar todas las actividades para cumplan sus misiones. Por lo tanto una organización necesita una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados.

LA PIRAMIDE JERÁRQUICA. A medida que se sube la escala jerárquica, aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo.

Cuanto mayor sea el tamaño de la organización, mayor tiende a ser el número de niveles jerárquicos de la estructura.

Distribución de la responsabilidadLa jerarquía de la organización formal representa la distribución de la autoridad y de la responsabilidad entre los niveles de la estructura. Para los clásicos, autoridad es el poder de dirigir a otros, para que ejecuten o dejen de ejecutar algo de la manera considerada por el poseedor de esa autoridad como adecuada para la realización de los objetivos de la empresa o del órgano. La autoridad es el fundamento de la responsabilidad.

Niveldecisorial

Nivelintermedio

Nivel operacional

1. Director presidente

2. Director de área

3. Gerente del departamento

4. Jefe de sección

5. Encargado del sector

6. Capataz

7. Operarios

LA CADENA ESCALAR REPRESENTANDO LA JERARQUIA EN LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Nivel decisorial: 1, 2, 3

Niveles intermedios: 4, 5, 6

Nivel operacional: 7

Como condición básica para la tarea administrativa, la autoridad concede al administrador el derecho reconocido de dirigir a sus subordinados para que desempeñen actividades encaminadas a l logro de los objetivos de la empresa. La autoridad formal es un poder, una facultad, concedidos por la organización al individuo que en ella ocupe una posición determinada en relación a los otros.

Para los clásicos, la responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas. Es la relación contractual, por la cual el subordinado está de acuerdo a ejecutar ciertos servicios a cambio de una compensación monetaria o de otras formas de retribución.

“La autoridad emana del superior al subordinado cuando se hace una designación de deberes, mientras que la responsabilidad es la obligación simultáneamente

exigida al subordinado para que realice tales deberes”.

La esencia de la responsabilidad es la obligación……la obligación de usar la autoridad para exigir que sean ejecutadas la tareas.

Racionalismo de la organización formalLa característica más importante de la organización formal es el racionalismo. Una organización es un conjunto de cargos funcionales y jerárquicos a cuyas prescripciones y normas de conducta deben someterse todos sus miembros. El principio básico de esa forma de concebir la organización afirma que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportarán racionalmente, es decir, de acuerdo con las normas lógicas de conducta prescrita para cada una de ellas.

Director presidente

Director de área

Gerente de departamento

Jefe de sección

Encargado de sector

Capataz

ÁREA DE AUTORIDAD

“La organización no es un fin, sino un medio para permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos”.

ORGANIZACIÓN LINEAL

La organización de tipo lineal constituye la forma estructural más simple y antigua (tiene origen en la organización de los ejércitos y organización eclesiástica de los tiempos medievales). Las formas más antiguas de organización poseen en común el principio de autoridad lineal (Mooney), que establece la jerarquía de la autoridad.

Características de la organización lineal

La organización lineal presenta las siguientes características:a) Autoridad lineal o técnica. La principal característica de la organización lineal es

la autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados, esta deriva del principio de la unidad de mando (típica de las organizaciones militares). Cada subordinado se reporta única y exclusivamente a su superior, recibe órdenes sólo de él y se reporta únicamente a él.

b) Líneas formales de comunicación. Las comunicaciones entre los órganos o cargos de la organización se hace solamente a través de las líneas existentes en el organigrama. Todo órgano o cargo que no se encuentre situado en la cima o en la parte inferior de organigrama, poseen dos terminales de comunicación: una orientada hacia arriba (exclusivamente al órgano o cargo superior) y otra orientada hacia abajo (órganos o cargos directamente subordinados).

c) Centralización de las decisiones. De la línea de comunicación que une a cada órgano o carga a su superior hasta la cúpula de la organización, la autoridad lineal que comanda toda la organización se centraliza en la cima del organigrama y los canales de responsabilidad son conducidos por medio de los niveles jerárquicos.

Empresa industrial

Producción Ventas Finanzas

Existe una autoridad máxima que centraliza todas las decisiones y el control de la organización.

d) Aspecto piramidal. A medida que se sube en la escala jerárquica, se reduce la cantidad de cargas u órganos. El resultado es que, a medida que aumenta el nivel jerárquico, es mayor la generalización y la centralización, ya medida que disminuye el nivel, es mayor la especialización y la delimitación de responsabilidades.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

La organización funcional es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. El principio funcional separa, distingue y especializa: es el germen del staff.

El tipo de estructura funcional fue consagrado por Frederick W. Taylor, sustituyó la supervisión lineal por una supervisión funcional.

Analizando los dos tipos de supervisión, supongamos cualquier problema (reparación de la máquina, por ej.).

Características de la organización funcional.

La organización funcional presenta las siguientes características:

Autoridad funcional o dividida. En la organización funcional existe la autoridad funcional o dividida que es relativa y basada en la especialización. Es una autoridad de conocimiento y se extiende por todo la organización. Cada subordinado se reporta a muchos superiores, sin embargo se reporta a cada uno de ellos solamente en los asuntos de especialidad de cada uno.

Líneas directas de comunicación. Las comunicaciones entre los órganos o cargos existentes en la organización son efectuadas directamente, sin necesidad de intermediarios.

Descentralización de las decisiones. Las decisiones son delegadas a los órganos o cargos especializados que posean el conocimiento necesario para implementarlas mejor. No es jerarquía, sino la especialidad la que promueve las decisiones.

Énfasis en la especialización. La organización funcional se basa en la prioridad de la especialización de todos los órganos o cargos, en todos los niveles de la organización. Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad para la organización. Las responsabilidades son delimitadas de acuerdo con las especializaciones.

ORGANIZACIÓN LINEA-“STAFF”

El tipo de organización línea-“staff” es el resultado de la combinación de los de organización lineal y organización funcional. Busca implementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. Algunos autores la denominan organización de tipo jerárquico-consultivo.

En la organización línea-“staff” existen órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y consultoría) manteniendo relaciones entre sí.

En los órganos de staff, a medida que se sube en la escala jerárquica, aumenta la proporción de las funciones de consultoría, asesoría, ayuda y recomendación; y disminuye la proporción de la funciones de prestación de servicios especializados.

Características de la organización línea-“staff”.

Entre las principales características de la organización línea-“staff”:

a) Función de la estructura lineal con la estructura funcional. La principal característica de la organización línea-“staff” es la de poseer características lineales y funcionales simultáneamente. Cada órgano reporta a un sólo y único órgano superior (principio de la autoridad única). Sin embargo, cada órgano recibe también asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff.

b) Coexistencia entre las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación. La compleja red de comunicaciones de la organización línea-“staff” la constituyen líneas formales de autoridad y responsabilidad lineal; y líneas directas de asesoría y prestación de servicios de staff.

c) Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo (asesores). Los miembros del staff se dedican a los trabajos que requieren estudio e investigación y concentran su atención en asuntos de planeamiento y problemas del negocio o de la organización. Los jefes de línea quedan, de esta forma, más libres para prestar su atención a la ejecución de reglamentos y prescripciones.

d) Jerarquía “versus” especialización. Hay predominio de los aspectos lineales en la organización línea-“staff”, esté se caracteriza por el mantenimiento del principio de la jerarquía.

Referencias

1. Introducción a la teoría de la administración, Idalberto Chiavenato. 8a edición.