Arkivarrollen, sosiale medier og digitale arkiver – erfaringer fra

Drammen kommune

1) Hvilke forventninger har vi til arkivarrollen?

2) Tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier

3) Presentasjon av et av kommune-Norges største digitaliseringsprosjekter innen arkiv

Tom Oddby, byarkivar

tom.oddby@drmk.no

www.drammen.kommune.no/byarkivet

920 45 612

Arkivarrollen

- Forvaltning av arkiv en kjerneoppgave - En digital kommuneverden?- Riksrevisjonens rapport gir grunn til uro- Kommunene er presset på flere områder- Hvilken kompetanse trengs?

Forventninger

”Norske kommuner og fylkeskommuner

skal være blant de fremste i verden på

elektronisk innbyggerdialog, digitale

tjenester og effektiv e-forvaltning”

(KS´ visjon for eKommunen)

Arkivarrollen

Forventninger til arkivarrollen (i en digital verden)

- personvern og datasikkerhet

- eForvaltning og eKommune

- sosiale medier, samt innbyggerdialog og chat

- offentlighetsvurderinger

- integrasjonsløsninger sak/arkiv-fagsystem

- effektiv dokumentfangst

- bevaring og kassasjon

- interkommunale samarbeidsordninger

- juss og IKT

- prosjektlederkompetanse

- kunnskap om standardiseringsarbeid

- depotløsninger for digitalt skapt arkivmateriale

Noe å tenke på

- Klarer vi å følge med?- Kunnskapsløftet (2006)- Utstrakt samarbeid - Vi må ut av komfortsonen

Norske kommuner og sosiale medier

- Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010)

- Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010)

- Har som målsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010)

- Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010)

- Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene - Forskjell på store og mindre/små kommuner- Andel kommuner på Facebook: 49 % (januar 2013)

- Hvem er best på Facebook?- NM i Facebook 2013

To måter å vurdere arkiv og sosiale medier på

1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnærminga) Arkivlov

b) Offentlighetslov ”Arkivdanning”

c) Forvaltningslov

2) En arkivteoretisk tilnærminga) Ivaretakelse av innsyn

og demokratisk kontroll

a) Bevaring av viktige sider ”Arkivdepot”

ved samfunnsutviklingen

Bør vi være bekymret?

- ”Å la dette forbli liggende uløst, kan med det tempoet dette utvikler seg i, ganske raskt føre til at dagens arkivsystem utspiller sin rolle for store deler av det offentliges kommunikasjon” (Sosiale medier i all offentlighet, 2011)

- ”Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider er systemene så godt som fraværende [….].” (Anne Mette Dørum 2012)

Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant kommunen til å vokse ennå mer?

Arkivdanningsperspektivet

- ”Journalføring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus. Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hva som skal journalføres, ikke mediet [….].” (”Sosiale medier i all offentlighet”, 2011)

- ”Spørsmål og svar under nettmøter omfattes av forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.” (Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009)

- Etter min mening er det klart at de fleste blogger som offentlige organ oppretter, kommer inn under bestemmelsene om journalføring og arkivering.” (Anne Mette Dørum, 2012)

Hvorfor synes vi da dette er så vanskelig?

Arkivdanningsperspektivet

Vanskelig fordi: - skillet mellom informasjon, kommunikasjon og

saksbehandling er flytende- offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformelle

samtaler- skille mellom offentlig og privat sfære blir til dels opphevet- sosiale medier er svært ressurskrevende for arkivtjenesten- journalføring av innlegg på sosiale medier må gjøres

manuelt- datamengden varierer hele tiden (når setter man ”strek”?)- systemene er ikke gode nok- journalføring av blogger og nettmøter som ett

arkivdokument er teknisk vanskelig

Drammen kommune i sosiale medier

- Aktiv på Facebook- Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum- Ordfører hadde frem til 2012 nettmøter med innbyggerne- Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011

- ”Å være til stede på arenaer der publikum er”

- ”Å spre informasjon raskt og effektivt”

- ”Å forbedre og forenkle kontakt/dialog med målgruppene”

- Muntlig avtale med Facebookansvarlig om at hun tar kontakt med dokumentsenteret ved vurdering av journalføring

- Nært samarbeid med servicetorget ifht journalføring av chatinnlegg

Hvordan takle utfordringene?

1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens strategi for sosiale medier

2. Hvis ressurser: følge med på kommunens Facebook-side jevnlig for å sjekke om det postes innlegg som er journalverdig

3. Når noe skal journalføres så må det tas ut på papir og håndteres manuelt og på ”gamlemåten”

4. Ved innføring av nye systemer så må det stilles krav til leverandørene i forhold til dokumentfangst av sosiale medier, først og fremst Facebook (jf. Thomas Sødring)

5. Nettmøter, blogger og Facebooktråder håndteres som ett dokument

Prosjekt digitale arkiver 2005 - 2013

Mandat gitt i 2005:

• Digitalisere kommunens eiendomsarkiv og planarkiv

• Gjøre de digitale arkivene tilgjengelig for publikum og saksbehandlerne

Fakta om prosjektet

• Totalt arkivomfang ved start var 450 meter• Totalt arkivomfang ved avslutning er 380 meter• 15 % av arkivet har blitt kassert og/eller arkivbegrenset• Kostnadsramme på 18 millioner• Investeringer på ca 1.5 millioner i utstyr, programvare og

lagringsplass• Ca 28 årsverk i perioden 2005 - 2013• Konsulentbistand og programvare fra Geomatikk• 12 TB lagringskapasitet• Hver medarbeider rydder 12 cm arkiver hver dag• Hver medarbeider skanner 60 cm arkiver hver dag• Månedlig fremdrift på 5.2 meter

Målsettinger

• Nettbasert gjenfinning• Brukervennlig integrasjon mot andre fagsystemer• Papirarkiv ordnet iht arkivforskriften• Unngå slitasje på originaldokumentene• Redusert manuelt arkivarbeid• Raskere levering av eiendomsinformasjon til kunde• Bedre kvalitet og tilgjengelighet på arkivmaterialet• Frigjør arkivplass

Utfordringer

• Avstand mellom arkivet og arbeidsplassene• Slurv – holde kvaliteten oppe• Holde tempo og motivasjon oppe• Finne kvalifisert arbeidskraft• Tilkommet flere arkiver i prosjektperioden• Feilmålinger i forprosjektrapporten i 2005• Få saksbehandlerne til å bruke det digitale arkivet• Eiendomsinformasjon finnes i flere systemer, ingen

integrasjon mellom systemene• Få publikum til å bruke det digitale arkivet via

publikums-PC'er på rådhuset

Publisering på internett

• Tilgjengelig på publikums-PC siden 2009• Juridiske avklaringer utført innen 1. februar 2013• Tekniske avklaringer og løsninger skal utføres

innen 1. juli 2013• Lansering via ”min kommunale side” innen 1.

desember 2013• Integrasjon mot web-kart forhåpentligvis i 2014

Kilder og litteratur

- ”Regjeringens bruk av sosiale medier”, rapport april 2009

- ”eKommune 2012 – lokal digital agenda”. Rapport fra KS

- ”Kommunal bruk av sosiale media – i eit arkivfaglig perspektiv.” Blogginnlegg på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug

- ”Sosiale medier i all offentlighet”, Kommuneforlaget 2011

- ”Beta.komm”, undersøkelse om bruk av sosiale medier i kommunesektoren 2011. Rapport fra KS

- ”Sosiale medier – en ny utfordring for arkivarene?” Artikkel i Arkheion 2/2010

- ”Datafangst av sosiale medier”. Artikkel i Arkheion 1/2012

- ”Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv”. Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Dørum 2012

- Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)