Conect @ndo experiencia y conocimient o

F ORO DE EXPERTO

“GESTIÓN DE EQUIPOS EN ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

GESTIÓN DE EQUIPOS EN PROYECTOS Y TASK FORCES”

ANTONI O ÁNGEL PÉREZ BALLES TER

S oc io- d ir e c t or d e I N F LUYE , De s a r r ollo & Coa c h ing

1. Introducción. Fijando términos y conceptos

Partiendo de este enunciado, podríamos centrar los términos para que cuando los utilicemos, todos visualicemos lo mismo y nos entendamos. Hablamos de términos abiertos y la REI permite que todos aportemos.

NOTA: Este documento se apoya en la presentación “INFORMACIÓN DE APOYO”. Puntualmente me iré refiriendo a diapositivas de dicha presentación para ampliar la información de algunos puntos.

El archivo o presentación puede abordarse indistintamente, aunque sugiero hacerlo después de leer éste documento.

Gestión. Ésta palabra (influencia de términos de habla inglesa), se utiliza mucho como sinónimo de organizar, administrar o controlar.

Se gestionan las emociones y sentimientos, el estrés, o personas.

Sin embargo hasta hace bien poco tiempo se utilizaba únicamente en el campo administrativo y económico: gestionar los pagos, el cobro, la deuda, el stok, el tráfico, etc.

¿Qué nos dice el diccionario?

Gestionar: hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o deseo cualquiera. Gestión: acción y efecto de gestionar y administrar.

Para hablar de personas, parece más apropiado utilizar términos como: coordinar, dirigir, conducir, aglutinar…Y si somos ambiciosos, porque queremos ejercer liderazgo: dinamizar, impulsar, motivar, facilitar o influir.

Por mi parte utilizaré términos de ambos grupos, obviando el de gestionar.

Equipo. Todos queremos trabar en equipo: lo demandan nuestros superiores, los políticos, los compañeros y las personas que dependen de nosotros, pero no es la norma, sino la excepción.Qué nos dice el diccionario:

Equipar. Proveer o proporcionar a alguien de las cosas necesarias para su uso particular, especialmente ropa. Proveer a una nave, industrias, urbanizaciones u otros establecimientos de lo necesario. En definitiva: proporcionar medios

Equipo. Acción y efecto de equipar. Grupo de personas organizadopara una investigación o servicio determinado. En ciertos deportes, cada uno de los grupos que se disputan el triunfo.Como podemos apreciar el diccionario se encuentra lejos de lo quehoy se entiende en cualquier actividad por trabajo en equipo, y se acerca mucho más al segundo objetivo de éste debate: grupo de personas organizado para un servicio determinado

Trabajar en equipo es el gran objetivo. Cumplir con los requisitos que demanda un verdadero trabajo en equipo, es tarea ambiciosa y requiere generosidad, flexibilidad, humildad y deseo sincero de hacerlo. Algunas características de un equipo:

Dirección participativa

Miembros interdependientes (personas capaces por si mismas, pero convencidas de las aportaciones y valía de los demás)

Se fomentan las discusiones abiertas; se resuelven las diferencias. Los desacuerdos se consideran positivos

La responsabilidad es tanto individual como conjunta

Se generan productos o se consiguen resultados, que son fruto del trabajo colectivo

Se escucha, se busca el consenso, se toman decisiones y se trabaja conjuntamente. Expresión libre

En definitiva: confianza, compartir, comunicación fluida, colaboración y una meta común.

Aportamos una definición, válida como cualquier otra:

La esencia de un equipo de trabajo es el compromiso, la confianza y la responsabilidad, primero entre sus miembros y luego, frente a un objetivo que ha sido claramente definido y que responde a los intereses y necesidades de cada uno de ellos.

→ Ver diapositivas del documento de apoyo (pag. 2-4)

(Un grado más alto del equipo, sería caminar hacia un liderazgo compartido o múltiple).

Si partimos de ésta o parecida concepción, me pregunto si no pondremos la meta demasiado alta, aunque debemos aspirar y caminar hacia ella.

Grupo

No lo olvidemos. Es el hermano pequeño y el más abundante.Contiene otras características:

Poseen una dirección fuerte y centrada en la tarea Los miembros son independientes (aunque pueden caminar hacia una interdependencia) La responsabilidad de los resultados suele ser individual, pudiendo buscarse una responsabilidad común Reuniones informativas eficaces Se discute y decide, prevaleciendo la opinión del jefe Funciones muy definidas

Evidentemente puede existir confianza entre algunos de sus miembros, y colaboración entre ellos, aunque siempre decide el superior jerárquico, y la participación o compromiso no se busca, se exige.

No existen – sin embargo- fronteras o límites perfectamente definidos, y ustedes pertenecerán a grupos rígidos, semiabiertos, oen camino de construir un equipo.

O bien en función del responsable del grupo, pueden constituir un equipo más o menos homogéneo, dentro de una estructura jerárquica grupal.

→ Ver diapositivas del documento de apoyo (pag. 5-8)

Lo cierto es – imagino - que todos demandamos una mayor colaboración, nos gustaría y desearíamos trabajar cooperando, en áreas más flexibles, en espacios un poco más abiertos y con superiores más participativos.

Les propongo que cambiemos el título, lo acerquemos más a nuestra realidad y hablemos de:

LA COORDI NACI ÓN DE PERS ONAS EN LAS ADMI NI S TRACI ONES PÚBLI CAS . BUS CANDO

LA COOPERACI ÓN.Cooperar. De acuerdo con el diccionario: Obrar conjuntamente con otros para un mismo fin. Co-operar es obrar con.Algunas características:

- hacer las cosas dejando espacio para los demás- idea de igualdad: uno junto al otro- participación- jerarquías diluidas- ausencia de individualismo- búsqueda del bien común

En definitiva, se trata de poner en marcha una cultura de cooperación

Las palabras nos pueden ayudar a caminar mejor hacia nuestros objetivos, y el uso de unas en lugar de otras puede ayudarnos.

Las palabras tienen el poder de evocar sonidos, sentimientos, imágenes… pueden comenzar o romper relaciones. Es una forma compartida de compartir experiencias

Nos movemos en tres niveles: descendente, ascendente y horizontal

1. Subordinado v. colaborador. En la primera acepción entendemos que esa persona se encuentra por debajo de nosotros, depende y está sujeta a nosotros. NOSOTROS por encima, ellos por debajo.

Proviene del uso militar o castrense. Si a las personas las tratamos como subordinados, actuaran como tales. No esperemos que nos aporten; dejarán en casa su sonrisa y su cerebro. Si las tratamos como colaboradores, nos ayudaran a conseguir los objetivos, se sentirán partícipes y aportarán lo mejor de sí.

2. Jefe v. responsable. La primera según donde se utilice y por quien, puede tener una connotación autoritaria, de rango y superioridad o también llamar así de forma cordial a nuestro superior al que apreciamos (mi jefe es el mejor, he invitado a mi jefe a mi boda y me encantaría que asistiera).

Al igual que más arriba precisábamos sobre la palabra gestionar, de jefe también podemos evolucionar a directivo, superior, responsable, coordinador, facilitador, dinamizador o impulsor. Por mi parte evitaré jefe o superior.

3. Nivel horizontal. Nuestros iguales, colegas o compañeros.

2. Posibles puntos para el debate (lista abierta)

o ¿Qué relaciones de cooperación mantengo en éste momento con mis iguales? ¿Cómo las definiría?

o ¿Y con mis colaboradores? ¿En qué se diferencian?o ¿Cuál es el grado de cooperación que tengo con mi superior y el

conmigo?o ¿Cuáles son los obstáculos que encuentro para cooperar de una forma

natural?o ¿Dónde radican? ¿En qué nivel me cuesta más?o ¿En qué circunstancias se producen esas resistencias o inconvenientes?o ¿Cuáles se deben a mi forma de ser, de actuar, o de pensar (mis

creencias y mis valores)?o ¿Cuáles a circunstancias del entorno? la estructura, mi unidad, los

medios, las circunstancias físicas…o ¿Qué necesito es este momento que me ayude a pasar a un nivel de

cooperación?o ¿Qué necesidades tengo?o ¿Qué objetivos quiero alcanzar?

o Qué estrategias pondría en marchao ¿Qué debo cambiar yo?o ¿Cómo puedo influir en los demás para conseguirlo?o ¿Cuáles pueden ser mis aliados?o ¿Puedo conseguir algún éxito pequeño, inicial que anime al resto?

¿Cómo lo propondría y en que circunstancias?o ¿Qué beneficios conseguiría cooperando? Para mí, mis compañeros y

colaboradores, con mi Responsable, en el trabajo…o Ideas, sugerencias y propuestas para conseguir cooperación:

− nuevos espacios− nuevas mentalidades− otras formas de trabajar− cauces de comunicación distintos− acercamiento a personas− poner en marcha estímulos o incentivos (no dinerarios, sin plata)

En definitiva: ¿Qué cosas distintas puedo hacer para conseguir otros resultados?

1. Fijando términos y conceptos

Todo lo dicho anteriormente lo aplicamos en este segundo apartado.

Si les parece vamos a redefinir el concepto, y en este apartado nos vamos a referir a aquellos grupos de trabajo que se constituyen para un fin concreto y temporal, donde los miembros pueden conocerse porque ya trabajan juntos, o no conocerse y proceder de unidades, departamentos o áreas distintas.

Son convocados o designados para sacar adelante un proyecto determinado, y cuando éste finalice, también puede acabar su relación profesional.

Un nuevo título podría ser:

CÓMO ES TI MULAR LA COOPERACI ÓN DE UN GRUPO DE TRABAJ O EN PROYECTOS CONCRETOS

DE LA ADMI NI S TRACI ÓN PÚBLI CA

Aspectos diferentes con respecto al supuesto anterior:

- temporalidad- procedencia heterogénea o diversa- los miembros pueden no conocerse- el proyecto se supone concreto y definido- la participación tiene un elemento más acusado de voluntariedad.

→ Ver diapositivas del documento de apoyo (pág. 10-13)

- las relaciones jerárquicas no están tan presentes, primando más las relaciones de conocimiento, sentido común y autoridad, entendida ésta como prestigio profesional, conocimientos y experiencia (y no como posición de poder)

En las áreas donde ustedes trabajan es bastante común la existencia de comités, comisiones o grupos de trabajo constituidos para estudiar, planificar o ejecutar un proyecto, donde intervienen profesionales de distintas áreas:

ingenieros contables economistas arquitectos auditores logísticos compradores especialistas en prevención de riesgos y seguridad responsables de personal (recursos humanos) etc.

Los niveles como decíamos, no son tan importantes (aunque siempre están ahí).

Evidentemente en cualquiera de estos proyectos, existen unos fondos económicos asignados, una dirección política que emana del Gobierno correspondiente.

Aún así, la cooperación en éste campo y la voluntariedad, se dan en mayor grado que en el anterior.

2. Centrando el debate

Podemos seguir el esquema anterior, o aportar una serie de preguntas abiertas y cada uno va recogiendo las que prefiera y entrando en los puntos que le interesen:

- Quiénes deben componer el grupo- Cómo establecemos las relaciones ¿reglas del juego? ¿criterios previos?- El objetivo que se persigue. Su formulación - Los medios- Las reuniones, su preparación y periodicidad- Actitudes que deben mantener los miembros- Cómo generar ideas en grupo. Técnicas a emplear- Sentimientos. Cómo te gustaría sentirte- Cómo has funcionado hasta ahora- Qué ha hecho fracasar un equipo de trabajo ¿lo has experimentado? - Qué has aprendido de la experiencia. Qué harías distinto- La consecución del resultado, el informe final, los méritos y su atribución.

Por último, no olvidemos el papel de la competitividad:

En situaciones cooperativas, los otros dependen de usted para tener éxito. En situaciones competitivas, los otros esperan ver como usted fracasa. (Charles Dygert)

→ Ver diapositivas del documento de apoyo (pág. 14)

III. Sugerencias finales

No se sientan enmarcados en estos planteamientos o preguntas, en cualquiera de los dos apartados. Se trata de orientaciones.

Siéntase libres de actuar y proponer, procurando ajustarnos a las dos demandas iniciales.

Utilicemos el pensamiento lateral (recordemos a Edwar de Bono), huyamos del lógico, aportemos ideas aunque puedan parecer disparatadas, sin temor al ridículo: la genialidad está en ver lo que todo el mundo ha visto, y pensar lo que nadie ha pensado

Nadie tiene la posesión de la verdad. Escuchemos atentamente y sin prejuicios: todos aprenderemos de todos

Respetemos todas las opiniones y no entremos en juicios personales.

En la medida de mis posibilidades interactuaré con todos ustedes y procuraré dar respuestas y orientaciones, sabiendo de antemano que sólo son eso, respuestas, nunca la solución.

Un cordial saludo a t odos.

Todos somos aficionados: en nuestra corta vida no tenemos tiempo para otra cosa

(Charles Chaplin)