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FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS SISTEMAS DE GESTION ISO
9001:2015 e ISO 45001:2018 BAJO EL MODELO DE GESTION DEL RIESGO PARA LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
PRESENTADO POR EIMY GERALDIN RINCON HURTADO
([email protected]) JHOHAN ESTEBAN RISCANEVO GIRALDO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C.
2018
2
FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS SISTEMAS DE GESTION ISO
9001:2015 e ISO 45001:2018 BAJO EL MODELO DE GESTION DEL RIESGO PARA LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
Requisito parcial para optar al título de ingeniero industrial
Director LUIS ABRAHAM BECERRA ARIAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C.
2018
3
NOTA DE ACEPTACIÒN
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
_______________________________
PRIMER PRESIDENTE DEL JURADO
_______________________________
PRIMER JURADO
______________________________
SEGUNDO JURADO
Bogotá, 17 de septiembre de 2018
4
DEDICATORIA
Este trabajo está dedicado a todas aquellas personas que más han influenciado en conseguir este
logro, un paso más en nuestra vida personal y laboral, aportando concejos, conocimiento y
experiencia.
En primera instancia encontramos a Dios, nuestros padres por ser pilares de educación, valores y
mucha fortaleza y a la Universidad Cooperativa de Colombia por brindarnos por medio de todo su
equipo de docentes de la facultad de ingeniería, los conocimientos necesarios para desarrollar este
trabajo de forma satisfactoria y exitosa.
5
AGRADECIMIENTOS
A Dios
Por haberme permitido llegar hasta este punto y darme las fuerzas cuando sentir
flaquear llenándome de su infinito amor y sabiduría.
A mi madre Emilse
Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, pero más
que nada por su inmenso amor.
Eimy Geraldin Rincon
En primera instancia quiero agradecer a Dios por haberme dado la sabiduría y la
capacidad de sacar este proyecto adelante, a mi familia por ser mi bastón cuando
más lo necesite, siempre ayudándome y consolarme cuando las cosas no salían
bien, a mis amigos y compañeros que son personas que me ayudaron durante
este tiempo y aprendí mucho de ellos y a la universidad darme la oportunidad de
captar todos los conocimientos impartidos por cada uno de los profesores y
forjarme como persona y como profesional aplicado y próspero
Jhohan Esteban Riscanevo Giraldo
6
TABLA DE CONTENIDO
Pag .
INTRODUCCION
1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
17
1.1 FORMULACIÒN DEL PROBLEMA
17
1.2 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA
20
1.3. OBJETIVOS
21
1.3.1 Objetivo general
21
1.3.2. Objetivos específicos
21
2. MARCOS DE REFERENCIA
22
2.1. MARCO TEORICO
22
2.1.1 Sistemas de gestión
22
2.1.1 1Sistema
22
2.1.1.2 Sistema de gestión integrado
23
2.1.2 Sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015
24
2.1.3 Determinación del alcance
27
2.1.4 Planeación estratégica
27
2.1.5 Mejoramiento continuo
28
2.1.6 Componentes de la ISO 45001:2018
29
2.1.7 Gestión del riesgo
33
2.1.7.1 Principios básicos de la gestión del riesgo
33
2.1.7.2 Proceso para la gestión del riesgo
34
2.1.7.3 Evaluación el riesgo
35
2.1.7.4 Técnicas de evaluación el riesgo
36
2.1.7.5 Evaluación del riesgo de forma cualitativa 37
7
2.1.7.6 Estimación de la probabilidad del riesgo de forma cualitativa
38
2.1.7.7 Determinación de la categoría y prioridad del riesgo
38
2.1.7.8 Tratamiento del riesgo
40
2.1.7.9 Monitoreo y revisión del riesgo
40
2.2 MARCO INSTITUCIONAL
41
2.2.1 Generalidades de la empresa
41
2.2.1.1 Misión
41
2.2.1.2 Visión.
41
2.2.1.3 Política integral
42
2.2.1.4 Alcance del sistema de gestión
42
2.2.1.5 Estructura organizacional (organigrama general)
43
2.2.1.6 Estructura del sistema de gestión
43
3. DISEÑO METODOLOGICO
45
3.1. TIPO DE INVESTIGACION
45
3.2. POBLACION
45
3.3. MUESTRA
45
3.4. TECNICAS PARA EL ANALISIS Y RECOLECCION DE LA INFORMACION
46
3.5 ETAPAS DE DESARROLLO
46
3.5.1 Identificación de las características de la empresa
46
3.5.2 Visita a la empresa y levantamiento de información.
47
3.5.3 Recopilación de información.
47
3.5.4 Clasificación de la información.
47
3.5.5 Plan de mejoramiento
47
4. DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DE CALIDAD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO A TRAVÉS DE LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA ISO 9001 E ISO 45000 EN LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
48
4.1. DIAGNOSTICO DE LAS CONDICIONES DE CALIDAD
48
8
4.2.1 Perfil de cumplimiento
48
4.2.2 Factores críticos – Análisis de Pareto –
48
4.2.3 Análisis de causa raíz
49
4.3. CONDICIONES DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO BAJO LA NORMA ISO 45000
51
4.3.1 Perfil de cumplimiento
51
4.3.2 Factores críticos- análisis de Pareto-
51
4.3.3 análisis causas raíz.
52
4.3.4. Identificación de riesgos laborales asociados al proceso
54
4.4. MAPA DE RIESGOS
55
4.5 ANALISIS DE RIESGOS
58
4.6 ANÁLISIS DE SEVERIDAD DEL RIESGO
61
5. FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS SISTEMAS DE GESTION ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018 BAJO EL MODELO DE GESTION DEL RIESGO PARA LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
62
5.1 ALCANCE
62
5.2 OBJETIVOS
62
5.3 POLITICA DE ACTUACIÓN
62
5.4 DESPLIEGUE
64
5.5 PRESUPUESTO
67
5.6 INDICADORES DE GESTIÓN
67
CONCLUSIONES
69
RECOMENDACIONES
70
BIBLIOGRAFIA
71
ANEXO A ENCUESTA DE SATISFACCION DEL CLIENTE
73
ANEXO B DIAGNOSTICO DE CONDCIONES DE CALIDAD 74
9
ANEXO C DIAGNOSTICO DE CONDCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
82
10
LISTA DE FIGURAS
Pag.
Figura 1. Relaciones entre los principios básicos, el marco de referencia y los procesos para la gestión
35
Figura 2. Proceso gestión del riesgo. 36
Figura 3. Clasificación de impactos por riesgo 40
Figura 4. Colorimetría del mapa:
Figura 5 . Organigrama de la empresa
40
44
Figura 6. Mapa de contexto
Figura 7. Mapa de procesos
45
45
Figura 8. Análisis de causa raíz proceso gestión estratégica sistema de gestión de calidad
51
Figura 9. Análisis de causa raíz proceso gestión estratégica sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
54
11
LISTA DE TABLAS
Pag.
Tabla 1: Acciones Correctivas y preventivas año 2017 17
Tabla 1 Resultados indicadores SGI TRANSIT S.A.S año 2017
18
Tabla 3: Estructura de la norma ISO 9001:2015 25
Tabla 4: Estructura de la norma ISO 45001:2018
31
Tabla 5: Clasificación de impactos por riesgo
38
Tabla 6: Clasificación de probabilidad de riesgo. 39
Tabla 7: Perfil de cumplimiento norma ISO 9001:2015 de TRANSIT S.A.
49
Tabla 8: Perfil de cumplimiento norma ISO 45001:2018 de TRANSIT S.A.S
52
Tabla 9: Matriz de identificación de peligros y valoración de Riesgos
55
Tabla 10. Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la
empresa TRANSIT SAS
56
Tabla 11. Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT SAS
58
Tabla 12. Análisis de riesgos sistema de gestión de calidad
60
Tabla 13. Análisis de riesgos del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
61
Tabla 14. Acciones de mejoramiento al proceso de planeación estratégica del SGC
65
Tabla 15. Acciones de mejoramiento al proceso de planeación estratégica del SG-SST
67
Tabla 16. Presupuesto implementación control del riesgo
68
12
LISTA DE GRAFICAS
Pag.
Grafico 1. Factores críticos en calidad
53
Grafico 2. Factores críticos en seguridad y salud en el trabajo
63
Grafico 3. Matriz de calor del proceso de gestión estratégica de SGC
Grafico 4. Matriz de calor del proceso de gestión estratégica de SG-SST
13
GLOSARIO
ACTITUD HACIA EL RIESGO: Enfoque de la organización para evaluar y
eventualmente buscar, retener, tomar o alejarse del riesgo.
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO: Es la capacidad que tiene la empresa para
determinar acciones que permitan el manejo de diferentes eventos que afectan
negativamente los diferentes procesos de la empresa.
ANÀLISIS DEL RIESGO: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y
determinar el nivel del riesgo.
CAUSAS: Motivos que generan un riesgo (Internos y externos)
CONSECUENCIA: Resultado de un evento que afecta los objetivos, esta puede
ser cierta o incierta y puede tener efectos positivos o negativos en los objetivos
CRITERIO DEL RIESGO: Términos de referencia frente a los cuales se evalúa la
importancia de un riesgo
CONTEXTO EXTERNO: Ambiente externo en el cual la organización busca
alcanzar sus objetivos; este puede incluir el ambiente cultural, social, político,
legal, financiero, tecnológico, económico y competitivo ya sea a nivel local,
regional, nacional o internacional
CONTEXTO INTERNO: Ambiente interno en el cual la organización busca
alcanzar sus objetivos el cual puede incluir: gobierno, responsabilidades,
funciones.
CONTROL: Medida que modifica el riesgo.
ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO: Definición de los parámetros internos y
externos que se han de tomar en consideración cuando se gestiona el riesgo y
14
establecimiento del alcance y los criterios del riesgo para la política de gestión del
riesgo.
EVALUACION DEL RIESGO: Proceso de comparación de los resultados del
análisis de riesgos con los criterios de riesgo, para determinar si el riesgo, su
magnitud o ambos son aceptables o tolerables
EVENTO: Presencia o cambio de un conjunto particular de circunstancias; un
evento puede ser una o más ocurrencias y puede tener varias causas de igual
forma puede consistir en algo que no está sucediendo y se puede hacer referencia
como un “incidente” o “accidente”.
FUENTE DEL RIESGO: Elemento solo o que en combinación tiene potencial
intrínseco de originar un riesgo.
GESTION DEL RIESGO: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización con respecto al riesgo
IDENTIFICACION DEL RIESGO: Proceso para encontrar, reconocer y describir el
riesgo.
IMPACTO: Consecuencia de los riesgos que pueden tener diferente grado de
daño en la organización y la materialización del riesgo.
ISO 9001:2015: La norma ISO 9001 es una norma de certificación en sistemas de
gestión de calidad.
ISO 45001:2018: La norma ISO 45001 es una norma de certificación internacional
que especifica todos los requisitos para asegurar la seguridad y salud en el trabajo
permite a las organizaciones incrementar su rendimiento en cuanto a prevención
de accidentes de trabajo y enfermedades laborales
MARCO DE REFERENCIA PARA LA GESTION DEL RIESGO: Conjunto de
componentes que brindan las bases y las disposiciones de la organización
15
diseñar, implementar y monitorear, revisar y mejorar continuamente la gestión del
riesgo a través de toda la organización
MONITOREO: Verificación, supervisión, observación crítica o determinación
continúa del estado con el fin de identificar cambios con respecto a nivel de
desempeño exigido o esperado.
MONOGRAFIA: Documento descriptivo no seriado, impreso o no, que registra
información sobre un tema específico estructurado en una sola parte o previsto
para que se complemente en un número limitado de partes separadas.
NIVEL DE RIESGO: Magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos,
expresada en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad
PARTE INVOLUCRADA: Persona u organización que puede afectar, verse
afectada o percibirse afectada así misma afectada por una decisión o una
actividad.
PLAN PARA LA GESTION DEL RIESGO: Esquema dentro del marco de
referencia para la gestión del riesgo que especifica el enfoque, los componentes y
los recursos de la gestión que se van a aplicar a la gestión del riesgo
PROBABILIDAD: Oportunidad de que algo suceda
PERFIL DEL RIESGO: Descripción de cualquier conjunto de riesgos
PROCESO PARA LA GESTION DEL RIESGO: Aplicación sistemática de las
políticas, los procedimientos y las prácticas de gestión a las actividades de
comunicación, consulta establecimiento del contexto y de identificación, análisis,
evaluación, tratamiento, monitoreo y revisión del riesgo.
PROPIETARIO DEL RIESGO: Persona o entidad con la responsabilidad de rendir
cuentas y la autoridad para gestionar un riesgo.
16
RIESGO: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos en el cual el efecto es una
desviación de aquello se espera, sea positivo, negativo o ambos
RIESGO RESIDUAL: Riesgo remanente después del tratamiento del riesgo
INTRODUCCION
En la actualidad las empresas han visto en los sistemas de gestión una
herramienta altamente eficiente para la organización de sus procesos y el control
de sus riesgos, conllevando al mejoramiento de sus servicios, incremento de la
utilidad, posicionamiento de la marca y permanencia en los mercados que día a
día se vuelven más competitivos.
Los procesos actuales de globalización y estandarización han obligado a las
empresas a tener plenamente identificados todos los riesgos a los que se ven
expuestos durante el desarrollo de sus actividades y procesos de planeación
estratégica.
Los potenciales riesgos deben tener etapas de identificación, análisis, evaluación,
control, mejora y monitoreo en todo el ciclo de actividades con el fin de poder dar
una respuesta efectiva ante la materialización de estos.
TRANSIT S.A.S, es una empresa especializada en la prestación de servicios de
transporte especial de pasajeros la cual ha tenido un crecimiento satisfactorio en
su 9 años de trayectoria en Colombia, con base en la misión y visión planteada
para la organización y preocupada por la dinámica del negocio decidió iniciar la
aplicación del modelo de gestión del riesgo en su proceso de planeación
estratégica de sus sistemas de gestión.
El presente documento es el resultado de la investigación, documentación,
análisis, y evaluación de los aspectos encontrados, con el consecuente
17
planteamiento para el tratamiento de los potenciales riesgos y ser una orientación
en la toma de decisiones.
1. DESCRIPCIÒN DEL PROBLEMA
1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA
TRANSIT S.A.S es una empresa especializada en la prestación de servicio de
transporte en todas sus modalidades, la cual ha venido identificando posibles
incumplimientos en los objetivos estratégicos, efectividad en la implementación de
las acciones preventivas y correctivas e inferioridad de competencia con otras
empresas; dichos aspectos hacen parte del proceso de planeación estratégica de
sus sistemas de gestión ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018.
Actualmente la empresa en temas de calidad ha venido desarrollando una matriz
de objetivos, análisis DOFA, indicadores de efectividad comercial y efectividad
operativa, con lo cual se busca asegurar una planeación efectiva.
Por su parte las acciones que se han adelantado en la planificación de la gestión
de SST son actualización de la MIPVR, establecimiento de objetivos, metas e
indicadores y revisión del procedimiento de NO conformidades y acciones
correctivas.
En este sentido, a pesar de los esfuerzos realizados la empresa presenta notables
deficiencias en la gestión de planeación de la calidad y de su SST, lo cual se ve en
la pasada revisión por la dirección1 expuestas en la tabla 1 y resultados de
indicadores en la tabla 2.
Tabla 1 Acciones Correctivas y preventivas año 2017
1 Revisión por la dirección TRANSIT S.A.S. 2018. 30 Pág.
18
PROCESO CORRECTIVA PREVENTIVA TOTAL GENERAL
PLANEACIÓN Y MEJORA 6 12 18
GESTIÓN COMERCIAL 3 8 11
GESTIÓN DE OPERACIONES 1 4 5
GESTIÓN DE RECURSOS 1 1 2
TOTAL GENERAL 11 25 36
Fuente: Revisión por la dirección TRANSITS.A.S
Para el año 2018 TRANSIT SAS estableció indicadores para su sistema de gestión de Seguridad y salud en el trabajo lo cuales se aprecian en la tabla 2. Tabla 2 Resultados indicadores SGI TRANSIT S.A.S año 2017
# INDICADOR
NOMBRE INDICADOR FORMULA META CUMPLE
1 EFECTIVIDAD COMERCIAL
Contratos activos en el periodo / total de contratos suscritos
MAYOR IGUAL A 85%
NO
2 EFECTIVIDAD OPERATIVA
No de inconvenientes presentados / No de servicios realizados
MENOR IGUAL A 4,9%
SI
3 EFECTIVIDAD DE MANTENIMIENTO
No. de mantenimientos ejecutados /No de mantenimientos programados
MAYOR O IGUAL A 80%
SI
4 INFRACCIONES DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
No. Infracciones en vehículos de servicio público
1 SI
5 LÍNEA BASE SG-SST (1111)
No total de ítems evaluados/ No total ítems cumplidos
> 70 % 70.25%
6 ÍNDICE DE FRECUENCIA
No de accidentes/incidentes en el periodo * K / No. de Horas-Hombre trabajadas en el periodo
MENOR A 2 SI
7 ÍNDICE DE SEVERIDAD GLOBAL
No. De horas perdidas y cargados por accidente de trabajo y enfermedad laboral en el periodo * K / No. De horas hombre trabajadas en el periodo
Menor a 36 HH SI
8 ÍNDICE DE LESIONES INCAPACITANTES
Índice de frecuencia * Índice de severidad / 1000
Menor o igual a 1 SI
9 AUSENTISMO N° de horas de ausentismo por causas de salud y ausentismo general en el mes.
90 horas SI
10 TASA DE INCIDENCIA
No de casos de nuevos de Enfermedad Laboral * k / No de Horas-Hombre trabajadas en el periodo
0,00% SI
11
EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
No Acciones Correctivas y/o Preventivas Implementadas - No total de Acciones Correctivas y Preventivas
MAYOR O IGUAL 60%
NO
Fuente: Revisión por la dirección TRANSITS.A.S
19
Como causas del problema anterior se encuentran falencias a la identificación de
los riesgos de contexto interno y contexto externo y ausencia de medidas de
intervención, mitigación o compensación.
Según el informe de planeación estratégica para la empresa de transportes el
dorado2. Gran parte de los problemas que se vienen presentando en este sector
obedecen a aspectos como:
Poco crecimiento de la economía
Potenciales reformas al decreto 174 de 2001 , el cual rige el transporte
especial en Colombia
Aumento de servicio de transporte informal (Piratas)
No se cuenta con planes de trabajo organizacionales definidos
Desenfoque de los objetivos de la organización
Ausencia en la evaluación de sus riesgos
Falta de una planeación estratégica basada en la condición real del sector.
Con base en los requerimientos establecidos en ISO 9001:20015 e ISO
45001:20018 estas causas obedecerían a un erróneo seguimiento, medición,
análisis y evaluación de desempeño, carecer de una adecuada gestión del cambio
y mejora continua, entre otros aspectos.
En caso de no solucionarse el problema anterior traerá consigo los siguientes
efectos:
- Exponer a la organización a una potencial pérdida de clientes, utilidades y
estabilidad dentro del mercado del sector de transporte de pasajeros,
- Perder su certificación de sistemas de gestión.
- Incremento de frecuencia y severidad el número de No conformidades.
2 JARAMILLO ANGARITA, María Alejandra y González Acevedo Sergio. Planeación estratégica para la empresa
transportes el dorado S.A.S. Bucaramanga. Universidad Industrial de Santander (UIS).Facultad de ingeniería fisiomecanicas, 2015, 16-17 p.
20
- Perdidas económicas por riesgos previsibles y accidentes de trabajo
- No desarrollo de la mejora continua dentro del sistema de gestión.
Por lo tanto, para solucionar el problema se requiere de formulación de acciones
de mejoramiento del proceso de planeación estratégica de los sistemas de gestión
ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018 bajo el modelo de Gestión del riesgo para la
empresa TRANSIT S.A.S.
1.2 JUSTIFICACIÒN DEL PROBLEMA
Desarrollando un análisis de las condiciones organizacionales de TRANSIT S.A.S,
los riesgos latentes que presenta el negocio y el sector en el cual se encuentra
inmerso, la evaluación de gestión del riesgo se presenta como un método
adecuado para controlar los riesgos presentes, identificar los futuros y generar los
siguientes beneficios3.
Reducción de costes.
Mayor nivel de satisfacción de clientes y empleados.
Establecer una base sólida para la planificación y toma de decisiones
Disminución drástica de la incertidumbre.
Logro de los objetivos organizacionales.
Posibilidad de evitar situaciones que podrían causar pérdidas inesperadas y
no planificadas.
Conocer cómo asignar y usar los recursos necesarios para el tratamiento
del riesgo
Mejorar la resistencia general de la organización.
3 JARAMILLO ANGARITA, María Alejandra y González Acevedo Sergio. Planeación estratégica para la empresa
transportes el dorado S.A.S. Bucaramanga. Universidad Industrial de Santander (UIS).Facultad de ingeniería fisiomecanicas, 2015, 16-17 p.
21
Una mejor gestión de la calidad del servicio y de la seguridad y salud en el
trabajo en la organización.
Entregar información que apoye el proceso en la toma de decisiones y de
mejoramiento continuo mediante el monitoreo del riesgo.
Planificación de mecanismos adecuados de control para los riesgos
identificados, teniendo en cuenta las características de la empresa.
1.3. OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo general
Formular acciones de mejoramiento del proceso de planeación estratégica de los
sistemas de gestión ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018 bajo el modelo de gestión
del riesgo para la empresa TRANSIT S.A.S, que garantice la oferta de bienes de
calidad y ambientes de trabajo seguro.
1.3.2. Objetivos específicos
Diagnosticar las condiciones de operación de la empresa TRANSIT S.A.S,
referenciados bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018.
Determinar los riesgos de mayor Incidencia en el desarrollo del proceso de
planeación estratégica de la empresa TRANSIT S.A.S, referenciados bajo
la norma ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018 e ISO 31000.
22
Elaborar un plan de mejoramiento al proceso de planeación estratégica de
la empresa TRANSIT S.A.S, referenciados bajo la normas ISO 9001:2015
e ISO 45001:2018
Medir la conveniencia económica de la puesta en marcha del plan de
mejoramiento al proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT
S.A.S, referenciados bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018
23
2 MARCOS DE REFERENCIA
2.1 MARCO TEORICO
2.1.1 Sistemas de gestión: Un sistema de gestión es un esquema general de
procesos y procedimiento que se emplea para garantizar que la organización
realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos,
Por lo tanto permite controlar los efecto económicos y no económicos de la
actividad de la empresa, el control, en este caso se define como aquella situación
en que se dispone de conocimientos ciertos y reales de lo que está pasando en la
empresa, tanto internamente como en su entorno y en cierta manera lo que
pasara en el futuro.
Desde un punto de vista global permitirá
- Realizar una planificación estratégica
- Reducir los riesgos del negocio
- Dirigir los objetivos
- Controlar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y
operativos
- Adaptar la estructura de la organización a los resultados obtenidos4.
2.1.1 1Sistema: Las organizaciones buscan entender el contexto interno y externo
para identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas
pertinentes. Esta información se utiliza en el desarrollo del SGC para lograr la
sostenibilidad de la organización. Las salidas de un proceso pueden ser las
entradas de otro proceso y están interconectados en una red total. Aunque con
4 OGALLA SEGURA, Francisco, Sistema de Gestión, una guía práctica, Bogotá. 2005. Ediciones Días de Santos.
208 p.
24
frecuencia parezca que consta de procesos similares, cada organización y su SGC
son únicos5
2.1.1.2 Sistema de gestión integrado: El Sistema de Gestión Integral es el
conjunto de actividades que interrelacionadas y a través de acciones específicas,
permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de la
Instituciones u organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos de acuerdo a
estándares adoptados.
Alguno de los sistemas de gestión que podemos encontrar y que se pueden
integrar son:
Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos de la norma ISO 9001, que
velan por la calidad del producto o servicio
Sistema de Gestión del Medioambiente: cumple las directrices de la norma
ISO 14001, consiguen el mínimo impacto en la naturaleza.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo: cumple los
aspectos recogidos en la norma 450016.
La integración de dichos sistemas permite lograr los siguientes beneficios.
Ahorro de esfuerzo y costos.
Aumento en el grado de satisfacción
Disminución de accidentes de trabajo e incidentes ambientales
Mejora en el clima organizacional
Correcta utilización de recursos tangibles e intangibles
Mejor desempeño financiero
Conocimiento detallado de la información en tiempo real
Disminución en el tiempo de respuesta
Sincronización de los propósitos de cada área con la visión de la empresa
5
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Sistemas de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario NTC – ISO 9000. Bogotá. El instituto 2015. 11 p. 6 ATEHORTUA HURTADO, Federico- BUSTAMANTE VELEZ, Ramón y VALENCIA DE LOS RIOS, Jorge. Sistema de
gestión integral, una sola gestión. Editorial Universidad de Antioquia. Medellín 2014. 254 p.
25
2.1.2 Sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015: Esta norma
internacional establece los requerimientos mínimos para garantizar la adecuada
gestión de la calidad y se basa en los siguientes principios7.
Enfoque al cliente;
Liderazgo;
Compromiso de las personas;
Enfoque a procesos;
Mejora;
Toma de decisiones basada en la evidencia;
Gestión de las relaciones.
La estructura de la norma ISO 9001:2015 se encuentra definida en la tabla 1
Tabla 3: Estructura de la norma ISO 9001:2015
4. C
ON
TEX
TO D
E LA
OR
GA
NIZ
AC
IÓN
4.1 Comprensión de la organización y su contexto.
La organización debe determinar las cuestiones externas como internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que pueden afectar a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de Gestión
4.2 Comprendiendo las necesidades y expectativas de las
partes interesadas.
Capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicable
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión de
Calidad.
La organización debe determinarlos límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad para establecer su alcance y deberá considerar lo siguiente:
Las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado.
Los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado
Los productos y servicios de la organización.
4.4 Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos
La organización debe determinar los procesos necesarios e interacciones en concordancia con la norma e información documentada que se necesite
5.
LID
ER
AZ
GO
5.1 Liderazgo y compromiso.
La alta dirección debe demostrar respecto al SGC en aspectos como responsabilidad, rendición de cuentas, asegurando los recursos, , comprometiéndose en la mejora y apoyando los roles pertinentes por la dirección entre otros
7 GONZALEZ ORTIZ, Oscar Claret y ARCINIEGAS ORTIZ, Jaime Alfonso. Sistema de Gestión de calidad, Teoría y práctica
bajo la norma ISO. 1ª ed. Bogotá. Ecoe ediciones, 2016. 334 p.
26
5.2 Política.
La política son las intenciones de la alta dirección y la directrices de cómo se alcanzar esta intensión debe ser apropiada al propósito de la organización, ser marco de referencia, debe estar disponible y documentada
5.3 Roles, responsabilidad y autoridad.
La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes quedan asignadas, se comuniquen y se entiendan en toda la organización
6.
PL
AN
IFIC
AC
IÓN
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.
La organización debe determinar los riesgos y oportunidades de la organización y las acciones de control para abordar los riesgos
6.2 Objetivos de calidad y planificación. para lograrlos
La organización deberá establecer objetivos los cuales serán coherentes con la política, deberán ser medibles, tener en cuenta los requisitos aplicables, tener un seguimiento, ser pertinentes para la conformidad de los productos o servicios y comunicarse y actualizarse según corresponda
6.3 Planificación de los cambios.
Cuando la organización determine que es necesario realizar cambios en el SGC, estos cambios deben ejecutarse de manera planificada y deberá considerar. .
El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.
La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.
La disponibilidad de recursos.
La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
7.
SO
PO
RT
E
7.1 Recursos.
La organización debe estipular y proporcionar los recursos necesarios para poder establecer, implementar, mantener y mejorar de un modo continuo el SGC dentro de los cuales se resaltan: personas, los ambientes para la operación de proceso, la infraestructura, los recursos de seguimiento, conocer la organización.
7.2 Competencia. Se debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan las actividades y que afectarían el desempeño y eficacia del SGC
7.3 Toma de Conciencia.. Se debe garantizar que las personas conozcan la plicas, objetivos, roles, responsabilidades, su contribución a la eficiencia y la importancia de incumplir los requisitos
7.4 Comunicación. Dentro de las comunicación internas y externa que desarrolle se debe tener en cuenta que comunicar, cuando comunicarlos, a quien, como realizarlo, etc.
7.5 Información documentada.
La organización debe considerar que información tendrá documentada, para sus procesos y que exige la norma, de igual forma los métodos para identificación, descripción, revisión, aprobación y control de la misma
8.
OP
ER
AC
IÓN
8.1 Planificación y control operacional.
La empresa tiene que realizar una planificación, implantación y control de todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos que establece la provisión de servicios y productos, además la determinación de todos los requisitos de los servicios y productos de la empresa
8.2 Requisitos para los productos y servicios.
Con el fin de desarrollar un excelente servicio se debe desarrollar Comunicación con el cliente, Determinación de los requisitos relacionados con los productos y servicios, Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios,
27
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios.
En esta fase se deberá desarrollar un proceso de diseño y desarrollo, en el cual se tenga en cuenta la planificación, los elementos de entrada para los productos o servicios, los controles para evitar errores o problemas que se pudieran presentar, las salidas del proceso o servicio y los potenciales cambios que se pudieran presentar o que se hallan presentado durante el desarrollo del producto o servicio.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente.
Se debe garantizar que los insumos, materias o servicios adquiridos externamente cumplen con los requisitos exigidos, estos se deben monitorear, controlar y evaluar de forma periódica,
8.5 Producción y provisión del servicio.
Durante el desarrollo del producto o servicio se debe desarrollar el control de la producción y provisión del servicio, su identificación y trazabilidad, establecer criterios referentes a la propiedad intelectual, preservación, actividades posteriores a la entrega y control de los cambios presentados durante la prestación o producción del producto o servicio.
8.6 Liberación de los productos y servicios.
Los productos o servicios no deben liberarse hasta que se hay validado las disposiciones de la conformidad o los criterios de aceptación por parte del cliente
8.7 Control de las salidas no conformes.
En caso de presentarse productos o servicios no conformes estos sean identificados, tratados, corregidos, separados y dispuestos de adecuada forma, al igual se debe conservar información documentada de este proceso
9 E
VA
LU
AC
IÓN
DE
SE
MP
EÑ
O
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
Dentro del proceso se debe identificar que se va a medir, analizar lo datos obtenidos y evaluación de los mismos , establecer la percepción del cliente en lo referente al servicio prestado y se debe tener en cuenta.
La conformidad de los productos y o servicios
El nivel de satisfacción de los clientes
El desempeño y la eficiencia del SGC
Si lo que se ha planteado se ha implantado con eficacia
La eficiencia de todas las acciones tomadas para realizar los riesgos y las oportunidades
La labor que realizan los proveedores externos
La necesidad de mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad
9.2 Auditorías Internas.
La empresa deberá desarrollar auditorías internas que deberán incluir frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes
9.3 Revisión por la dirección.
La dirección tiene que revisar el Sistema de gestión de calidad a unos intervalos planificados ya que se tiene que asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la alineación continuas con la dirección estratégica de la empresa; se tendrán que tener en cuenta.
La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad.
El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos.
Las no conformidades y las acciones correctivas.
28
Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición.
Los resultados de las auditorías internas. El desempeño de los proveedores externos
10
. M
EJO
RA
10.1 Generalidades.
La empresa tiene que determinar y seleccionar todas las oportunidades de mejora, se implementan todas las acciones necesarias para realizar los requisitos del cliente e incrementar la satisfacción del cliente
10.2 No conformidades y acciones correctivas.
Cuando se genera una no conformidad la organización debe:
Tomar acciones para controlarla
Evaluar acciones para eliminar las causas raíz
Hacer cambios al sgc
Actualizar riesgos y oportunidades
10.3 Mejora continua.
La empresa tiene que mejorar de forma continua la idoneidad, adecuación y eficacia del Sistema, se tiene que considerar todos los resultados del análisis y la evaluación, además de la revisión por parte de la dirección. Se tiene que determinar si existen necesidades y oportunidades que tienen que considerarse como parte de la mejora continua.
Fuente: Autores
2.1.3 Determinación del alcance: La organización debe determinar los límites y
la aplicabilidad del sistema de gestión y deberá considerar las cuestiones
externas e internas
Los requisitos de las partes interesadas pertinentes
Los productos y servicios de la organización
El alcance es una información que siempre deberá estar disponible y
documentada deberá incluir el tipo de productos o servicios cubiertos y justificar
para el requisito de la Norma ISO 9001:2015 que la organización crea que no es
aplicable8.
8 GONZALEZ ORTIZ, Oscar Claret y ARCINIEGAS ORTIZ, Jaime Alfonso. Sistema de Gestión de calidad, Teoría y práctica
bajo la norma ISO. 1ª ed. Bogotá. Ecoe ediciones, 2016. 334 p.
29
2.1.4 Planeación estratégica: Consiste en la identificación de oportunidades y
amenazas que tiene una organización, conjuntamente con un análisis de sus
fortalezas y debilidades, Lo que permite tener una base para tomar las mejores
decisiones, para alcanzar la misión y el futuro de la empresa9
La planeación estratégica debe estar constituida con los siguientes componentes
básicos
Misión: Qué hacemos y para quien lo hacemos, esto debe servir para
definir a qué se dedica el negocio.
Visión: Qué soñamos y para cuándo lo soñamos, generalmente se traza un
horizonte a mediano plazo (5 años), debido a la dinámica actual del mundo
empresarial.
Políticas: Son los compromisos que adquiere la empresa.
Objetivos: Es lo que queremos como empresa y estrategias a lo que
vamos a hacer para alcanzar los objetivos.
Indicadores: Son las herramientas para medir la capacidad de
cumplimiento de los objetivos.
Principios y valores Los principios son la línea ética de la organización,
los valores son la determinación de lo que tenemos que ser como
organización.
2.1.5 Mejoramiento continuo: El mejoramiento continuo es el conjunto de todas
las acciones diarias que permiten que los procesos y la empresa sean más
9 ALVAREZ TORRES, Martin G. Manual de planeación estratégica. 1ª ed. México, Panorama Editorial S.A de
C.V.2006.89 p
30
competitivos en la satisfacción del cliente. La mejora continua debe formar parte
de la cultura de la organización, convirtiéndose en una filosofía de vida y trabajo.
Esto incidirá directamente en la velocidad del cambio.
Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que:
Las trabajadores estén convencidos de los beneficios que les brinda la mejora y
la Alta Dirección motive a todas las personas, les brinde procedimientos y
técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder realizar los cambios que
se requieran.
Se habla de tres tipos de costos: costos de las fallas internas, costos de las fallas
externas y costos de prevención. Manifiesta que se puede lograr que estos costos
disminuyan sobre una base continua. Ciertamente, es una forma de atraer la
atención de la Alta Dirección para que inicie un programa de mejoramiento de la
calidad, es decir, para que éste se enfoque en el dinero desperdiciado. En muchas
empresas, ésta es la única forma de atraer la atención de la gente. A
consideración de este autor, los enfoques de mejora están impulsados por las
actuales necesidades de generación de ventajas competitivas que exigen los
rápidos movimientos del mercado actual10.
Las fases que comprenden el mejoramiento continuo son:
Fase I. Organización para el mejoramiento.
Fase II. Comprensión del proceso.
Fase III. Modernización.
Fase IV. Mediciones y controles
Fase V. Mejoramiento continuo
2.1.6 Componentes de la ISO 45001:2018: La norma ISO 45001:2018 es una
norma de la organización internacional de estandarización la cual tiene por
10
10 GONZALEZ ORTIZ, Oscar Claret y ARCINIEGAS ORTIZ, Jaime Alfonso. Sistema de Gestión de calidad, Teoría y
práctica bajo la norma ISO. 1ª ed. Bogotá. Ecoe ediciones, 2016. 334 p.
31
objetivo prevenir los riesgos laborales de seguridad (accidentes) y de salud
(enfermedades)11, dicha norma se encuentra estructurada de la siguiente forma.
Tabla 4: Estructura de la norma ISO 9001:2015
4. C
ON
TEX
TO D
E LA
OR
GA
NIZ
AC
IÓN
4.1 Comprensión de la organización y su contexto.
La organización debe determinar las cuestiones externas como internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que pueden afectar a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
4.2 Comprendiendo las necesidades y expectativas de los
trabajadores y de otras partes interesadas.
En este item los interesados y trabajadores deben determinar sus expectativas, necesidades y determinar cómo podrían convertirse en requisitos legales u otro tipo de requisitos
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión de seguridad y
salud en el trabajo
La organización debe determinarlos límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo para establecer su alcance y deberá considerar lo siguiente:
Las cuestiones externas e internas
Los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados
Las actividades llevadas a cabo en el trabajo planeado o realizado.
4.4 Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
La empresa deberá establecer, implantar, mantener y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones
5.
LID
ER
AZ
GO
5.1 Liderazgo y compromiso.
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso respecto al SG-SST en aspectos como responsabilidad, rendición de cuentas, asegurando los recursos, , comprometiéndose en la mejora y apoyando los roles pertinentes por la dirección entre otros
5.2 Política de la SST
La política son las intenciones de la alta dirección y la directrices de cómo se alcanzara esa intensión debe ser apropiada al propósito de la organización y debe tener en cuenta los siguientes requisitos:, ser marco de referencia, debe estar disponible y documentada
11
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 45001, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo. FREMAP [En línea].23 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:< https://www.diba.cat/documents/467843/172263104/GUIA_IMPLEMENTACION_ISO45001.pdf/5da61652-f814-4aa7-9f45-01cf8117c772
32
5.3 Roles, responsabilidad y autoridad en la organización
La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes quedan asignadas, se comuniquen y se entiendan en toda la organización
5.4 Consulta y participación
La empresa tiene que establecer, implantar y mantener procesos para la consulta y la participación de los empleados a diferentes niveles y funciones aplicables, y cuando existan, de los responsables de los empleados en el desarrollo, planificación, implantación, evaluación del desempeño y acciones para la mejora del sistema de gestión.
6.
PL
AN
IFIC
AC
IÓN
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.
La organización debe determinar los riesgos y oportunidades de la organización y las acciones de control para abordar los riesgos
6.2 Objetivos de la SST y planificación. para lograrlos
La organización deberá establecer objetivos los cuales serán coherentes con la política, deberán ser medibles, tener en cuenta los requisitos aplicables, tener un seguimiento, ser pertinentes para las actividades que se desarrollan y comunicarse y actualizarse según corresponda
7.
SO
PO
RT
E
7.1 Recursos.
La empresa deberá establecer y facilitar los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
7.2 Competencia.
Se debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan las actividades y que afectarían el desempeño y eficacia del SG de seguridad y salud en el trabajo
7.3 Toma de Conciencia..
Se debe garantizar que las personas se sensibilicen y tomen conciencia sobre:
La política de seguridad y salud en el trabajo
Los objetivos de la seguridad y salud en el trabajo.
La contribución de la eficiencia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo los beneficios de la mejora del desempeño.
Las implicaciones y las consecuencias potenciales de no cumplir con todos los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los incidentes y los resultados de investigaciones.
Los peligros, los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, además de las acciones que se llevan a cabo.
7.4 Comunicación. Dentro de las comunicación internas y externa que desarrolle se debe tener en cuenta que comunicar, cuando comunicarlos, a quien, como realizarlo, etc.
7.5 Información documentada.
La organización debe considerar que información tendrá documentada, para sus procesos y que exige la norma ISO 45000, de igual forma los métodos para identificación, descripción, revisión, aprobación y control de la misma
8.
OP
ER
AC
IÓN
8.1 Planificación y control operacional.
La empresa tiene que planificar, implantar controlar y mantener todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se deben eliminar los peligros y enfocarse en los riesgos de SST, implementar la gestión del cambio, desarrollar actividades para el control de las compras, control de contratistas
33
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
La empresa tiene que establecer, implantar y mantener los procesos necesarios para prepararse y responder ante situaciones de emergencia potenciales, incluyendo:
Establecer una respuesta planificada ante las situaciones de emergencia, incluyendo la prestación de primeros auxilios.
La provisión de formación para la respuesta planificada. Las pruebas periódicas y el ejercicio de la capacidad de respuesta planificada. -Evaluar el desempeño y revisar la respuesta ante emergencias. Comunicar de forma provisionar la información necesaria a los empleados sobre sus deberes y responsabilidades.
La comunicación de la información a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades y comunidad local.
9 E
VA
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AC
IÓN
DE
SE
MP
EÑ
O
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación de desempeño
Dentro del proceso se debe identificar que se va a medir, analizar lo datos obtenidos y evaluación de los mismos y se debe tener en cuenta
Grado de cumplimiento de los requisitos legales
Actividades relacionadas con los peligros, los riesgos y oportunidades de mejora
Eficacia de los controles operacionales
9.2 Auditorías Internas.
La empresa deberá desarrollar auditorías internas que deberán incluir frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes.
9.3 Revisión por la dirección.
La dirección tiene que revisar el Sistema de gestión de calidad a unos intervalos planificados ya que se tiene que asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la alineación continuas con la dirección estratégica de la empresa; se tendrán que tener en cuenta.
La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad.
El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos.
Las no conformidades y las acciones correctivas.
Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición.
Los resultados de las auditorías internas. El desempeño de los proveedores externos
10
.
ME
JO
RA
10.1 Generalidades.
La empresa tiene que determinar y seleccionar todas las oportunidades de mejora, se implementan todas las acciones necesarias para realizar los requisitos de seguridad y salud se cumplan
34
10.2 Incidentes, No conformidades y acciones correctivas.
La empresa tiene que establecer, implantar y mantener procesos, incluyendo informar, investigar y tomar decisiones para determinar y gestionar los incidentes y las no conformidades. Cuando suceda un incidente o una no conformidad, la empresa tiene que:
Reaccionar de forma oportuna ante un incidente o una no conformidad.
Evaluar, gracias a la participación de los empleados, la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de los incidentes con el fin de que no vuelvan a suceder.
Revisar las evaluaciones existentes de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
Determinar e implantar cualquier acción necesaria, incluyendo las acciones correctivas.
Evaluar los riesgos que se encuentran relacionados con peligros nuevos o modificados.
Revisar la eficiencia de cualquier acción llevada a cabo.
Hacer cambios en el sistema de gestión, si fuera necesario
10.3 Mejora continua.
La empresa tiene que mejorar de forma continua la conveniencia, adecuación y eficiencia del Sistema de seguridad y salud en el trabajo y se deberá considerar .-- -Es necesario mejorar el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo. -Promover una cultura que apoye al sistema de gestión. -Mejorar la participación de los empleados en la implantación de acción para la mejora continua. -Comunicar todos los resultados necesarios para la mejora continua de los empleados. -Mantener y conservar la información documentada como evidencia de la mejora continua.
Fuente: Autores
2.1.7 Gestión del riesgo: La gestión de riesgos es un enfoque estructurado para
manejar la incertidumbre relativa a una amenaza, a través de una secuencia de
actividades humanas que incluyen la identificación, el análisis y la evaluación de
riesgo, para luego establecer las estrategias de tratamiento del riesgo utilizando
recursos gerenciales12.
Todas las actividades de una organización están sometidas de forma permanente
a una serie de amenazas, lo cual las hace altamente vulnerables, comprometiendo
su estabilidad. Accidentes operacionales, enfermedades, incendios u otras
12
GESTÒN DE RIESGOS ISO 31000. Bsigroup. [En línea].23 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:< https://www.bsigroup.com/es-CO/gestion-de-riesgo-iso-31000
35
catástrofes naturales, son una muestra de este panorama, sin olvidar las
amenazas propias de su negocio.
Tradicionalmente, las organizaciones han tratado estos riesgos mediante
estrategias de reacción y soluciones puntuales. Pero una adecuada gestión de
riesgos aporta elementos clave y permiten a las organizaciones administrar su
incertidumbre y tomar decisiones considerando aspectos que no son visibles13.
2.1.7.1 Principios básicos de la gestión del riesgo.La relación de los principios
básicos de la gestión de riesgos se basa en el marco de referencia desarrollado en
la norma ISO 31000:2011 Gestión de riesgo principios y directrices14 en cual se
presenta en la figura 1.
Figura 1: Relaciones entre los principios básicos, el marco de referencia y los procesos para la gestión
13
GESTÒN DE RIESGOS ISO 31000. Bsigroup. [En línea].23 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:< https://www.bsigroup.com/es-CO/gestion-de-riesgo-iso-31000 14
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Gestión del riesgo, principios y directrices. NTC – ISO 31000. Bogotá. El instituto 2011. 3 p.
36
Fuente: NTC –ISO 31000
2.1.7.2 Proceso para la gestión del riesgo. Todas las actividades que
desarrollan las empresas implican riesgos que se deben identificar y gestionar, el
proceso de gestión del riesgo ayuda a tomar decisiones teniendo en cuenta la
incertidumbre y la posibilidad de sucesos o circunstancias15
Una forma fácil de entender el proceso de gestión de riesgo se resume en la figura
2
Figura 2: Proceso gestión del riesgo.
15
RODRIGUEZ SOLANO, Diana Marcela. propuesta para integrar la gestión de riesgos aplicable a los sistemas de gestión
de la calidad, basc y sarlaft de la empresa TRANSBORDER. [online]. Colombia. Universidad libre de Colombia. Facultad de Ingeniería [citado 17 septiembre 2018]. Disponible en internet < https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/10953/trabajo%20de%20grado%20definitivo%20 %20diana%20rodr%c3%adguez.pdf?sequence=1>.
37
Fuente: https://calidadgestion.wordpress.com/2016/10/28/gestion-del-riesgo-iso- 31000/
2.1.7.3 Evaluación el riesgo. Es el proceso estructurado en el cual se identifica la
manera en la cual los objetivos de la organización pueden resultar afectados y
desarrolla un análisis en términos de consecuencias y de sus probabilidades de
materialización16.
Como norma general se emplea como referencia la norma ISO 31010:2013
Gestión de riesgo - Técnicas de evaluación de riesgos; debido a que proporciona
directrices y orientaciones para la selección y aplicación de técnicas sistemáticas
en la evaluación del riesgo.
16
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Gestión del riesgo, Técnicas de valoración del
riesgo NTC – IEC/ISO 31010. Bogotá. El instituto 2013. 18 p.
38
La finalidad que se busca con la evaluación del riesgo es identificar los principales
riesgos de la organización y generar una adecuada toma de decisiones entre
diferentes alternativas
Entre los principales beneficios de realizar la apreciación del riesgo, se incluyen:
Comprender el riesgo y su impacto potencial sobre los objetivos;
Proporcionar información a las personas que toman decisiones y establecer
prioridades
Contribuir a comprender los riesgos, para ayudar en la selección de las
opciones de tratamiento;
Identificar a los factores principales que contribuyan a los riesgos y los
puntos débiles en los sistemas y organizaciones
2.1.7.4 Técnicas de evaluación el riesgo. Dentro de las principales técnicas que
se plantean en la ISO 31010:2013 Gestión de riesgo - Técnicas de evaluación de
riesgos - y que se emplearan en el desarrollo del proyecto se encuentran17.
Tormenta de ideas
Entrevistas estructuradas o semi-estructuradas
Árboles de decisión
Análisis de escenarios
La evaluación del riesgo se puede realizar con diferentes grados de profundidad o
de detalle y utilizando uno o varios de los métodos o técnicas ya mencionados. La
forma de la apreciación y de sus resultados debería ser consecuente con los
criterios de riesgo desarrollados como parte del establecimiento del contexto.
17
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Gestión del riesgo, Técnicas de valoración del
riesgo NTC – IEC/ISO 31010. Bogotá. El instituto 2013. 18 p.
39
2.1.7.5 Evaluación del riesgo de forma cualitativa. La evaluación del riesgo es
una estimación de la ganancia o pérdida que se sufrirá en caso de la
materialización del riesgo y que puede afectar el costo de las actividades, la
programación de los servicios, la calidad de los procesos y la combinación de
dichos factores puede definir el nivel de impacto sobre la organización.
Para la definición de impacto se emplea los lineamientos establecidos de la norma
NTC 5254:2004 Gestión del Riesgo.
Tabla 5: Clasificación de impactos por riesgo
Fuente: Norma técnica colombiana NTC 5254:2004
2.1.7.6 Estimación de la probabilidad del riesgo de forma cualitativa. Para
llevar a cabo la el análisis e identificación de los riesgos y determinar la
probabilidad de que ocurra un evento se emplea mediante la metodología
presentada en la tabla 2.
IMPACTO RECURSOS
HUMANOS
PERDIDAS
ESTIMADAS PERDIDA DE REPUTACION
VALOR
ASOCIADO
INSIGNIFICANTESin lesiones ó con lesiones
de incapacidad hasta 3 días Menor a 10 millones
El problema es interno, de fácil
solución y se enteraron algunos
clientes
1
MENORIncapacidad mayor a 3 días
hasta 1 mes
Mayor a 10 millones,
hasta 30 millones
El problema es de conocimiento
de un número limitado de clientes 2
MODERADAIncapacidad mayor a 1 mes
hasta 3 meses
Mayor a 30 millones, hasta
50 millones
El problema es de conocimiento
de un número importante de
clientes
3
MAYORIncapacidad mayor a 3 mes
hasta 6 meses
Mayor a 50 millones, hasta
100 millones
El problema es de conocimiento
de un número considerable de
clientes a través de los medios de
comunicación en oficina principal
4
GRAVE Pérdida de vidas humanas Mayor a 100 millones
Problemas legales o con entes de
control, acompañado del
conocimiento de la mayoría de
clientes, generando deserción de
los mismos
5
40
Tabla 6: Clasificación de probabilidad de riesgo
RANGO POSIBILIDAD PROBABILIDAD FRECUENCIA VALOR
ESCALA
RARA Puede ocurrir en circunstancias excepcionales
<10% Error cada 2 operaciones.
1
IMPROBABLE
Insignificante posibilidad de que el evento
ocurra
> 10% - 20% Error cada 5 operaciones.
2
MODERADA
Alguna posibilidad de que el evento
ocurra.
>20% - 30% Error cada 10 operaciones.
3
PROBABLE Posiblemente ocurra varias
veces >30% a >60%
Error cada 100 operaciones.
4
CASI CERTEZA
Ocurra la mayoría de
veces. >60%
Error cada 1000 operaciones.
5
Fuente: Norma técnica colombiana NTC 5254:2004
2.1.7.7 Determinación de la categoría y prioridad del riesgo. Una adecuada
evaluación e identificación de cada riesgo permite el desarrollo de su seguimiento
y gestión, con la ayuda de la matriz de probabilidad e impacto se desarrolla una
adecuada clasificación de los riesgos que permitiendo la gestión oportuna de ellos.
En la tabla3 podemos apreciar la metodología empleada en NTC 5254:2004.
Figura 3: Clasificación de impactos por riesgo
41
Fuente: Norma técnica colombiana NTC 5254:2004
El mapa de riesgos es una herramienta que permite reflejar la representación
gráfica de la medición de los riesgos: impacto y probabilidad y su valoración se
hace teniendo en cuenta la colorimetría del mapa el cual se expone en la figura 4
Figura 4. Colorimetría del mapa:
Riego crítico: Alto impacto y alta probabilidad en zona no
tolerable
Riesgo alto: Impacto y probabilidad importante y/o
considerable
Riesgo medio: Impacto y probabilidad en una zona
tolerable
Riesgo bajo: impacto y probabilidad considerado menor
42
2.1.7.8 Tratamiento del riesgo. El tratamiento del riesgo comprende un control
con respecto a los valores del riesgo encontrados que a su vez conducen a niveles
aceptables por la organización.
Por un lado, la eliminación completa del riesgo solo es posible con la eliminación
de la actividad asociada a él y el tratamiento del riesgo exagerado rompe con el
equilibrio coste-beneficio.
Para el tratamiento del riesgo se pueden tomar 4 medidas diferentes18.
Aceptación del riesgo.
Rechazo del riesgo.
Transferencia del riesgo.
Mitigación del riesgo.
Si la empresa no toma una decisión, equivale a la aceptación del riesgo. El
tratamiento dentro del Proceso de Gestión de Riesgos trata de conducirlo a un
nivel aceptable aplicando alguna de estas medidas.
2.1.7.9 Monitoreo y revisión del riesgo. Con el fin de evitar la repetición,
incremento o desviación de los riesgos identificados se debe desarrollar reuniones
periódicamente para evaluar el estado de los riesgos, dentro de estas reuniones
se deberá tener como elementos de entrada19.
Lecciones a partir de los eventos (incluyendo los accidentes), los cambios,
las tendencias, los éxitos y los fracasos.
Cambios en el contexto externo e interno, incluyendo los cambios en los crit
erios del riesgo y en el riesgo mismo que puedan exigir revisión de los
tratamientos del riesgo y las prioridades.
Riesgos emergentes.
18
EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGO SEGÚN ISO 31000. EALDE BUSSINES SCHOOL. [En línea].17 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:< https://www.ealde.es/tratamiento-del-riesgo-iso-31000/> 19
MONITOREO Y REVISION DEL RIESGO SEGÚN ISO 31000. Asesor de calidad. [En línea].17 de septiembre de 2018.
Disponible en Internet:< http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/11/monitoreo-y-revision-del-riesgo-segun.html#.W5_QD-hKjIV>
43
Avance en la implementación de los planes para tratamiento de riesgos
identificado.
2.2 MARCO INSTITUCIONAL
2.2.1 Generalidades de la empresa. TRANSIT S.A.S es una empresa encargada
de prestar servicios transporte especial de pasajeros fue constituida mediante
documento privado el 16 de diciembre de 2009, con el objeto comercial de prestar
servicios de transporte terrestre automotor especial de pajeros y fue habilitada
para dicho servicio mediante la Resolución No 081 del 2011 del Ministerio de
Transporte.
TRANSIT S.A.S se encuentra en operación en la ciudad de Bogotá en
instalaciones arrendadas ubicadas en la Av. 28 20 -50, Barrio Teusaquillo cuenta
con un parque automotor conformado por 4 vehículos.
2.2.1.1 Misión. TRANSIT S.A.S es una empresa dedicada a la prestación de
servicio de transporte en todas sus modalidades. Contamos con un equipo
humano comprometido y una infraestructura adecuada para brindar un excelente
servicio, contribuyendo con la seguridad y bienestar de nuestros usuarios,
garantizando con esto la continuidad y consolidación de la compañía. (Versión 1 /1
de julio de 2016)
2.2.1.2 Visión. TRANSIT S.A.S. será reconocida por dar estricto cumplimiento a la
normatividad que rija el servicio de transporte y por el cumplimiento de las
condiciones contractuales establecidas con sus clientes. Así mismo velará por la
integridad física de los usuarios y conductores, para esto contará con personal
especializado, parque automotor ajustado a las exigencias y sistemas de control
adecuados. (Versión 1/1 de julio de 2016)
44
2.2.1.3 Política integral. TRANSIT S.A.S*. es una empresa de servicio de
transporte especial de pasajeros, comprometida con ofrecer un servicio eficiente y
oportuno a sus clientes, soportado en un parque automotor moderno y personal
competente.
Por lo tanto nos comprometemos a:
• Asegurar la satisfacción del cliente.
• Cumplir la legislación vigente aplicable y demás requisitos que suscriba la
organización.
• Garantizar el mejoramiento continuo de los procesos y del sistema de
gestión.
• Prevenir las lesiones y enfermedades laborales del personal que está bajo
nuestro control, por el desarrollo de nuestras operaciones.
• Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas dentro del Sistema de
Gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo
• Asignar los recursos administrativos, económicos y humanos necesarios
para la implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de
calidad y seguridad y salud en el trabajo.
*Aprobada por: Alfredo Cruz Celis - Coordinador Administrativo y Financiero / Versión 2 del
13 de marzo de 2017)
2.2.1.4 Alcance del sistema de gestión. El alcance del Sistema de Gestión,
aplica a todos los procesos y en todos los niveles de organizacionales y se enfoca
básicamente en la “Prestación de Servicio Público de transporte terrestre
automotor especial, en la modalidad empresarial”
Dentro del sistema de gestión se excluyó el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo de la
NTC 9001:2015.Para la “Prestación de Servicios de transporte especial de
pasajeros” El servicio de transporte no requiere actividades de diseño por cuanto
su prestación está definida por la licencia otorgada por el Ministerio de Transporte
45
y se regulan por la normatividad aplicable en ambos casos. Adicionalmente las
rutas de los servicios son suministradas por los clientes.
2.2.1.5 Estructura organizacional (organigrama general) Se ha establecido una
estructura organizacional para TRANSIT S.A.S, que se ajusta a las necesidades
operativas y administrativas, la cual permite tener una visión global de las mismas
y su forma de interacción entre los diferentes procesos y áreas que soportan la
operación del negocio.
Figura 5: Organigrama de la empresa
Fuente: TRANSIT S.A.S
2.2.1.6 Estructura del sistema de gestión. En TRANSIT S.A.S hemos
identificado los procesos y los hemos clasificado en procesos de dirección y
mejora, procesos de operación y procesos de apoyo, de acuerdo con sus
características y lo reflejamos en el Mapa de Procesos.
46
Tomando como punto de partida la identificación de las necesidades de los
clientes y partes interesadas en el desarrollo de nuestros servicios, estructuramos
nuestro proceso global como empresa que lo hemos denominado mapa de
contexto y mapa de procesos.
Figura 6: Mapa de contexto
Fuente: Manual de calidad y SG-SST V3. TRANSIT S.A.S Figura 7: Mapa de procesos
Fuente: Manual de calidad y SG-SST V3. TRANSIT S.A.S
47
3. DISEÑO METODOLOGICO
3.1. TIPO DE INVESTIGACION
Dadas las características propias de la investigación a desarrollar, las
características de la empresa y la bibliografía consultada se concluyó que la
metodología a aplicar es la metodología de estudio de caso; debido a que se
desarrollara sobre hechos reales los cuales serán estudiados y analizados
temáticamente con un fin y acción el cual es el mejoramiento 20.
Esta metodología respalda “La particularización y no la generalización en la
metodología de caso y esta adaptación, es una metodología de análisis y
observación de situaciones específicas con mucha profundidad en el eje
fundamental21.
3.2. POBLACION
El estudio no se desarrolló sobre una población, dado que se efectuó sobre los
procesos de planeación estratégica de los sistemas de gestión ISO 9001 e ISO
45001.
3.3. MUESTRA
Se tomó como muestra 14 contratos con dos clientes (occidental petroleum y
Ecopetrol S.A) estos contratos se realizaron entre el junio 2107 y junio de 2018
20
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN. [En línea]. 17 de septiembre de 2018. Disponible en internet http
http://www.psicol.unam.mx/Investigacion2/pdf/METO2F.pdf 21
CASOS EMPRESARIALES EN AGRONEGOCIOS PERU –COLOMBIA, Metodología del Estudio de Casos, capítulo de
los miembros de la red internacional de investigación en gestión de conocimiento empresarial (RED – GCE). . [En línea]. 17
de septiembre de 2018. Disponible en internethttps://www.researchgate.net/publication/311693408_Capitulo_1_Metodologia_del_Estudio_de_Casos_1
48
3.4. TECNICAS PARA EL ANALISIS Y RECOLECCION DE LA INFORMACION
Para el desarrollo del presente estudio se aplicará los siguientes instrumentos:
Encuesta de satisfacción a clientes (véase anexo A)
Listado de verificación para valorar la norma ISO 9000:2015 e ISO 45000
(véase anexo B y C )
Identificación de riesgos asociados al proceso (véase anexo D)
Matriz de medición de riegos- Mapa de análisis de riesgos, según lo
expuesto en el numeral 2.1.7.5 del presente estudio.
Elaboración de graficas de severidad o análisis de calor para riesgos, según
lo expuesto en el numeral 2.1.7.7
Para el tratamiento y análisis de la información se procedió en su tratamiento de la
siguiente forma:
3.5 ETAPAS DE DESARROLLO
3.5.1 Identificación de las características de la empresa. Se concertara una
reunión con la coordinadora HSEQ o una persona designada por ella, en la cual se
realizara una descripción más profunda de las características de la empresa en
cuanto a: Actividad económica, fortalezas y oportunidades en los servicios
prestados por la empresa, áreas de las cuales se compone, infraestructura con la
que se cuenta, gestión del servicio, equipos y características, número de
trabajadores con los que cuenta, entre otras.
49
3.5.2 Visita a la empresa y levantamiento de información. Se realizara una
serie de visitas en donde se realizara una confrontación de la información
suministrada y se conocerá la organización y su funcionamiento, debido a que la
empresa está conformada de manera global por el área administrativa y el área
comercial y que cada una de estas áreas tiene diversas funciones dentro de la
estructura organizacional.
3.5.3 Recopilación de información. En base a la información suministrada se
planteara la información que se necesita para iniciar el desarrollo del proyecto, se
hará énfasis en la documentación de los Sistemas de gestión y en la normatividad
que debe ser aplicada al tipo de actividad que realiza la empresa
Se realizará la búsqueda y recolección de información en medio físico como:
libros, revistas, enciclopedias, documentos institucionales, investigaciones,
seminarios, congresos, tesis o en medio magnético como videos, CDS, internet,
etc. relacionados con los lineamientos que se deben seguir para la gestión del
riesgo.
3.5.4 Clasificación de la información. Con la información colectada se realizara
una evaluación y selección de aquella que servirá de guía y que se empleara en el
diagnóstico de la gestión del riesgo.
3.5.6 Plan de mejoramiento. Teniendo en cuenta los resultados obtenido se
desarrolló un plan de mejoramiento
50
4. DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DE CALIDAD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO A TRAVÉS DE LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA ISO 9001 E
ISO 45000 EN LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
4.1. DIAGNOSTICO DE LAS CONDICIONES DE CALIDAD
Se desarrolló el diagnóstico de laS condiciones de calidad, la cual arrojo para los
numerales 4, 5, 6 y 9 referentes al tema de planeación estratégica porcentajes
aceptables dichos resultado se pueden observar en el anexo B.
4.2.1 Perfil de cumplimiento Con base en los datos obtenidos de diagnóstico, se
logró establecer el perfil de cumplimiento para cada uno de los numerales de la
norma, obteniendo el resultado obtenido en la tabla 7.
Tabla 7: Perfil de cumplimiento norma ISO 9001:2015 de TRANSIT S.A.S
NUMERAL DE LA NORMA % OBTENIDO DE
IMPLEMENTACION ACCIONES
POR REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 48% IMPLEMENTAR
5. LIDERAZGO 60% MEJORAR
6. PLANIFICACION 20% IMPLEMENTAR
7. APOYO 66% MEJORAR
8. OPERACIÓN 88% MANTENER
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 71% MEJORAR
10. MEJORA 59% MEJORAR
TOTAL RESULTADO IMPLEMENTACION 59%
Calificación global en la Gestión de Calidad MEDIO
Fuente: Autores
4.2.2 Factores críticos – Análisis de Pareto – :De acuerdo al informe de revisión
por la dirección del año 2017 expuesto en la tabla 1 y en el cual se tomó el
informe de acciones correctivas y preventivas, se logró establecer a través del
análisis de Pareto que el 80 % de la causalidad de los problemas obedecen al
proceso de planeación - mejora y de gestión comercial; dichos resultados se
observan en la gráfica 1.
51
Grafico 1. Factores críticos en calidad
Fuente: Autores
4.2.3 Análisis de causa raíz: Para la identificación de las causa raíz que presenta
el proceso de planeación estratégica se desarrolló el análisis de causa raíz
mediante la metodología de espían de pescado de Ishikawa, esta se hizo en
conjunto con la coordinadora de HSEQ y el coordinador administrativo y
financiero.
En la figura 6 se presenta los resultados del análisis de causa Raiz.para el sistema
de gestión de calidad
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0
2
4
6
8
10
12
14
16
PLANEACIÓN YMEJORA
GESTIÓNCOMERCIAL
GESTIÓN DEOPERACIONES
GESTIÓN DERECURSOS
FR
EC
UE
NC
IA
GRAFICO DE PARETO - FACTORES CRITICOS -
Frecuencias Porcentaje
Figura 8. Análisis de causa raíz proceso gestión estratégica sistema de gestión de calidad
Fuente: Autores
4.3. CONDICIONES DE DESARROLLO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO BAJO LA NORMA ISO 45000
Se desarrolló el diagnóstico de las condiciones de SST, la cual arrojo para los
numerales 4, 5, 6 y 9 referentes al tema de planeación estratégica porcentajes
aceptables dichos resultado se pueden observar en el anexo C.
4.3.1 Perfil de cumplimiento: Con base en los datos obtenidos de diagnóstico, se
logró establecer el perfil de cumplimiento para cada uno de los numerales de la
norma, obteniendo el resultado obtenido en la tabla 8.
Tabla 8: Perfil de cumplimiento norma ISO 45001:2018 de TRANSIT S.A.S
PERFIL DE CUMPLIMEINTO DE LA GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
NUMERAL DE LA NORMA % OBTENIDO DE
IMPLEMENTACION ACCIONES POR
REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 61% MEJORAR
5. LIDERAZGO 72% MEJORAR
6. PLANIFICACION 68% MEJORAR
7. APOYO 79% MEJORAR
8. OPERACIÓN 72% MEJORAR
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 70% MEJORAR
10. MEJORA 75% MEJORAR
TOTAL RESULTADO IMPLEMENTACION 71%
Calificación global en la Gestión de seguridad y salud en el trabajo
MEDIO
4.3.2 Factores críticos- análisis de pareto : De acuerdo al informe de revisión
por la dirección del año 2017 expuesto en la tabla 1 y en el cual se tomó el
informe de acciones correctivas y preventivas, se logró establecer a través del
análisis de Pareto que el 80 % de la causalidad de los problemas obedecen al
proceso de planeación - mejora y de gestión comercial; dichos resultados se
observan en la gráfica 2.
54
Grafico 2. Factores críticos en seguridad y salud en el trabajo
Fuente: Autores
4.3.3 análisis causas raíz. Con el fin de identificar las causas raíces de los incumplimientos en el proceso de planeación estratégica se desarrolló mediante el diagrama de ishikawa en cual se observa en la figura 7
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
PLANEACIÓN Y MEJORA GESTIÓN COMERCIAL GESTIÓN DEOPERACIONES
GESTIÓN DE RECURSOS
GRAFICO PARETO
Frecuencia Porcentaje
Figura 9. Análisis de causa raíz proceso gestión estratégica sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
56
4.3.4. Identificación de riesgos laborales asociados al proceso. De acuerdo a matriz de identificación de peligros
y valoración de riesgos de la empresa SERTIC S.AS. los riesgos laborales se aprecian en la tabla 9.
Tabla 9: Matriz de identificación de peligros y valoración de Riesgos
BA
JA
ME
DIA
AL
TA
LIG
ER
AM
EN
TE
DA
ÑIN
O
DA
ÑIN
O
EX
TR
EM
AD
AM
E
NT
E D
AÑ
INO
Biomecánico -
Ergonómicomovimientos repetitivos
Actividades de digitación por
más del 60% de la jornada
laboral
Fatiga física, alteraciones osteomusculares,
alteraciones circulatorias y dolores
musculares, Tendinitis, sindrome del túnel del
carpo
x xRiesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
ACEPTABLE
Público / Security Transporte terrestreestado de las vías, trafico,
accidentes vehicularesGolpes, laceraciones, fracturas y muerte x x
Riesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
que el riesgo aún es tolerable.
* Para el desarrollo de la actividad en campo, validar la opción de
charla de seguridad y/o ATS y PTS antes de iniciar la actividad.
ACEPTABLE
Público / Security Traslado Aéreo Accidentes aéreos Muerte x xRiesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
que el riesgo aún es tolerable.
* Para el desarrollo de la actividad en campo, validar la opción de
charla de seguridad y/o ATS y PTS antes de iniciar la actividad.
* En caso de realizar la actividad en áreas clasificadas tomar en
cuenta las medidas solicitadas por el cliente y se deben considerar
controles más exigentes frente al riesgo.
ACEPTABLE
Público / Security Transporte terrestreestado de las vías, trafico,
accidentes vehicularesGolpes, laceraciones, fracturas y muerte x x
Riesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
que el riesgo aún es tolerable.
* Para el desarrollo de la actividad en campo, validar la opción de
ACEPTABLE
Público / Security Traslado peatonal Envestidas, choquesLesiones a diferente grado de severidad,
muertex x
Riesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
que el riesgo aún es tolerable.
* Para el desarrollo de la actividad en campo, validar la opción de
charla de seguridad y/o ATS y PTS antes de iniciar la actividad.
* En caso de realizar la actividad en áreas clasificadas tomar en
cuenta las medidas solicitadas por el cliente y se deben considerar
controles más exigentes frente al riesgo.
ACEPTABLE
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES A LOS RIESGOS
Fatiga visual, cefalea, dolor ocularFísico Radiación no ionizantePantallas de computador,
celulares, luminariasx x Riesgo L:Bajo
* No se requiere acción específica si existen riesgos mayores.
* Riesgo muy bajo, usar los sistemas de control y calidad
establecidos.
* Incluir los temas en charlas cortas o divulgaciones online.
ACEPTABLE
DESCRIPCIÓN CONSECUENCIASPELIGRO PRIORIDAD PARA LA EMPRESA
CATEGORÍA DEL
RIESGO PARA LA
EMPRESA
PROBABILIDAD CONSECUENCIAS
ESTIMACIÓN DEL
RIESGOFUENTE
Público / Security
Traslados en vehículos
automotores,
motocicletas y
bicicletas
Choques, tranconesLesiones a diferente grado de severidad.
Muertex x
Riesgo M:
Moderado
* No son suficientes los sistemas de control establecidos; se deben
verificar su eficiencia frente al riesgo,
* Análisis de los controles propuestos para considerar soluciones o
mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar
que el riesgo aún es tolerable.
* Para el desarrollo de la actividad en campo, validar la opción de
charla de seguridad y/o ATS y PTS antes de iniciar la actividad.
* En caso de realizar la actividad en áreas clasificadas tomar en
cuenta las medidas solicitadas por el cliente y se deben considerar
controles más exigentes frente al riesgo.
ACEPTABLE
4.4. MAPA DE RIESGOS
Con el fin de identificar los riesgos asociados al proceso de planeación estratégica
se desarrolló el mapa de riesgos el cual se aprecia en las tablas 10 para el SGC y
tabla 11para el SG-SST
Tabla 10. Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT SAS
PR
OC
ES
O
S
UB
PR
OC
ES
O
RIESGOS P
RO
BA
BIL
IDA
D
IM
PA
CT
O
CONTROL EXISTENT
E
NIVEL
DE RIESG
O
ACCIONES A DESARROLLAR
INDICADOR
RESPONSABLE
SIS
TE
MA
GE
ST
ION
DE
CA
LID
AD
PL
AN
EA
CIÒ
N E
ST
RT
AT
EG
ICA
Ausencia de cultura organizacional
3
2
Ninguno Medio
Evaluaciones de las capacitaciones desarrolladas.
(# de personas formadas/ Total
personas a programadas)
x 100
Coordinador
administrativo
Legislacion con cambio constante
4
2
Ninguno Alto
Afiliacion a un buffef de abogados para estar actualizados
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador
administrativo
No se da gestion a las AC/AP
4
1
Procedimiento de acciones correctiva
s
Medio
Re-DIvulgacion del procedimiento
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador SGI
Ausencia de responsabilidad en cumplimiento de procedimientos
4
1 Manual
de funciones
Medio
Socializar en l personal el manual de funciones
(# de personas formadas/ Total
personas a x 100)
Lider de proceso
No se ha desarrollado uana adecuada valoracion de los riesgos
3
2
Ninguno Medio
Desarrollar la evaluacion de riesgos
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador SGI
Tabla 10. (Continuación) Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT SAS
58
PR
OC
ES
O
S
UB
PR
OC
ES
O
RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
CONTROL EXISTENTE
NIVEL DE
RIESGO
ACCIONES A DESARROLLAR
INDICADOR
RESPONSABLE
SIS
TE
MA
GE
ST
ION
DE
CA
LID
AD
PL
AN
EA
CIÒ
N
ES
TR
AT
EG
ICA
No se
cumple el
plan
estratégico
de seguridad
vial
5 5
Ninguno Critic
o
Desarrollo e
implementaci
on del Pesv
Actividad
ejecutada/
Actividad
programa
da
Coordinado
r
administrati
vo
Se carece
con
divulgación
de lecciones
aprendidas
3 1
Ninguno Bajo
Establecer un
banco de
datos y
divugaciòn de
lecciones
aprendidas
(#
lecciones
divulgada
s) /
lecciones
generadas
) x 100
Coordinado
r SGI
Indicadores
y metas de
alta
exigencia
3 2
Indicador
es
desempe
ño
Medio
Revaluar las
condiciones
de trabajo y
reevaluar el
nivel de mlos
indicadores
Actividad
ejecutada/
Actividad
programa
da
Coordinado
r SGI
No se ha
presentado
consecuenci
as graves
por el
incumplimien
to (Multas o
sanciones)
3 1
Ninguno Bajo
Desarrollar la
evaluacion de
riesgos
Actividad
ejecutada/
Actividad
programa
da
Lider de
proceso
Tabla 11. Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT SAS
59
PR
OC
ES
O
S
UB
PR
OC
ES
O
RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
IM
PA
CT
O
CONTROL EXISTENTE
NIVEL DE
RIESGO
ACCIONES A DESARROLLAR
INDICADOR
RESPONSABLE
SIS
TE
MA
DE
GE
ST
ION
DE
S
EG
UR
IDA
D Y
SA
LU
D E
N E
L T
RA
BA
JO
PL
AN
EA
CIÒ
N E
ST
RA
TE
GIC
A
No se tiene
una cultura
de
prevencion
de AT/EL
5 5 Se
realizan
actividade
s sin
planeacio
n
Critico
Sensibilizacio
n en tema de
SGSS
(# de personas
formadas/
Total personas
a
programadas)
x 100
Coordina
dor SGI
No se
cumple el
plan
estratégico
de
seguridad
vial
5 5
Ninguno Critico
Desarrollo e
implementaci
on del Pesv
Actividad
ejecutada/
Actividad
programada
Coordina
dor SGI
Ausencia
de
competenci
a y toma
de
conciencia
3 3
Se tiene
definido
un perfil,
pero este
es basico
Alto
Definir
perfiles para
los
conductores
que incluyan
aspectos de
SST
Actividad
ejecutada/
Actividad
programada
Coordina
dor
administr
ativo -
Coordina
dor SGI
Lo
controles
para los
riesgo no
son
adecuados
3 3
Ninguno Alto
Desarrollsr
evaluacion
del riesgo
Actividad
ejecutada/
Actividad
programada
Coordina
dor SGI
60
Tabla 11. (Continuación) Mapa de riesgos proceso de planeación estratégica de la empresa TRANSIT SAS
PR
OC
ES
O
S
UB
PR
OC
ES
O
RIESGOS
PR
OB
AB
ILID
AD
IM
PA
CT
O
CONTROL EXISTENTE
NIVEL DE
RIESGO
ACCIONES A DESARROLLAR
INDICADOR
RESPONSABLE
SE
GU
RID
AD
Y S
AL
UD
EN
EL
TR
AB
AJO
PL
AN
EA
CIÒ
N E
ST
RA
TE
GIC
A
Los planes
de acción
nos son
efectivos
para el
cierre de
las NC
4
1 Procedimi
ento de acciones correctiva
s
Medio
Revision del procedimiento de acciones correctivas
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador SGI
profesional
es carecen
de
capacitacio
n en tema
de
Seguridad
vial
4 2 Existe un
plan de
formacion
pero no
es
consistent
e
Alto
Revaloracion
del programa
de formacion
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordina
dor SGI
4.5 ANALISIS DE RIESGOS
Con los datos obtenidos en el mapa de riesgos, se procedió a desarrollar el
análisis de riesgos del proceso de planeación estratégico para los sistemas de
gestión de calidad y de seguridad y salud en el trabajo, el cual se aprecia en la
tabla 12 y tabla 13
61
Tabla 12. Análisis de riesgos sistema de gestión de calidad
MATRIZ DE ANALISIS DE RIESGOS
PROCESO ASOCIADO: SISTEMA DE
GESTIÒN DE CALIDAD
SUBPROCESO: PLANEACION
ESTRATEGICA
NU
ME
RO
DE
RIE
SG
O
RIESGOS ASOCIADOS
AL PROCESO
IMPACTOS PROBABILIDA
D
TO
TA
L
EX
PO
SIC
ION
Z
ON
A D
E
RIE
SG
O
ESTRATEGIA DE
ADMINISTRACION
Insig
nific
an
t
Me
no
r
Mo
de
rad
o
Ma
yo
r
Gra
ve
Ra
ra
Imp
rob
ab
le
Mo
de
rad
a
Pro
ba
ble
Ca
si ce
rteza
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
VALORACION CUANTITATIVA
1 Ausencia de cultura
organizacional 3 2 6
M Evaluaciones de las
capacitaciones
desarrolladas.
2 Legislacion con cambio
constante 2 4 8 A Afiliacion a un buffef de abogados para estar actualizados
3 No se da gestion a las
AC/AP 1 4 4 M
Re-DIvulgacion del procedimiento
4 Ausencia de
responsabilidad en
cumplimiento de
procedimientos
1 4 4 M
Socializar en l personal el manual de funciones
5 No se ha desarrollado
uana adecuada
valoracion de los riesgos
2 3 6 M Desarrollar la evaluacion
de riesgos
6 No se cumple el plan
estratégico de
seguridad vial
5 5 2
5 C
Desarrollo e
implementacion del Pesv
7 Se carece con
divulgación de lecciones
aprendidas
2 2 4 B
Establecer un banco de
lecciones aprendidas
8 Indicadores y metas de
alta exigencia 2 3 6 M
Revaluar las condiciones
de trabajo y reevaluar el
nivel de mlos indicadores
9 No se ha presentado
consecuencias
graves por el
incumplimiento (Multa
2 2 4 B
Desarrollar la evaluacion
de riesgos
62
Tabla 13. Análisis de riesgos del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
MATRIZ DE ANALISIS DE RIESGOS
PROCESO ASOCIADO: SISTEMA DE
GESTIÒN DE SEGURIDAD Y ST
SUBPROCESO: PLANEACION
ESTRATEGICA
NU
ME
RO
DE
RIE
SG
O
RIESGOS
ASOCIADOS AL
PROCESO
IMPACTOS PROBABILIDAD
TO
TA
L
EX
PO
SIC
ION
ZO
NA
DE
RIE
SG
O ESTRATEGI
A DE
ADMINISTR
ACION
Insig
nific
an
t
Me
no
r
Mo
de
rad
o
Ma
yo
r
Gra
ve
Ra
ra
Imp
rob
ab
le
Mo
de
rad
a
Pro
ba
ble
Ca
si ce
rteza
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
VALORACION CUANTITATIVA
1 No se tiene una
cultura de prevencion
de AT/EL
5 5 25
C Sensibilizacio
n en tema de
SGSS
2 No se cumple el plan
estratégico de
seguridad vial
5 5 25 C
Desarrollo e
implementaci
on del Pesv
3 Ausencia de
competencia y toma
de conciencia 3 3 9 A
Definir
perfiles para
conductores
que incluyan
aspectos de
SST
4 Lo controles para los
riesgo no son
adecuados
3 3 9 A
Desarrollsr
evaluacion
del riesgo
5 Los planes de acción
nos son efectivos para
el cierre de las NC 1 4 4 M
Revision del procedimiento de acciones correctivas
6 profesionales carecen
de capacitacion en
tema de Seguridad
vial
2 4 8 A
Revaloracion
del programa
de formacion
63
4.6 ANÁLISIS DE SEVERIDAD DEL RIESGO
Considerando los resultados expuestos en la tabla 12 y 13, se representa a
continuación en la graficas 3 y 4 los riesgos asociados al impacto y la probabilidad
en el SGC y del SG-SST.
Grafico 3. Matriz de calor del proceso de gestión estratégica de SGC
Grafico 4. Matriz de calor del proceso de gestión estratégica de SG-SST
64
5. FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE
PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS SISTEMAS DE GESTION ISO
9001:2015 e ISO 45001:2018 BAJO EL MODELO DE GESTION DEL RIESGO
PARA LA EMPRESA TRANSIT S.A.S
5.1 ALCANCE
Las acciones de mejoramiento propuestas aplican para el proceso de planeación
estratégica de los sistemas de gestión de calidad y sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo de la empresa TRANSIT S.A.S
5.2 OBJETIVOS
Elaborar un plan de mejoramiento al proceso de planeación estratégica de
la empresa TRANSIT S.A.S, referenciados bajo la normas ISO 9001:2015
e ISO 45001:2018
Establecer un presupuesto para la conveniencia de la puesta en marcha del
plan de mejoramiento al proceso de planeación estratégica.
Definir metas de cumplimiento acorde a las características administrativas,
técnicos, económicas y estratégicas de la organización.
5.3 POLITICA DE ACTUACIÓN
La organización TRANSIT SAS como parte de su compromiso con el control de los
diversos riesgos, ha proclamado la siguiente política de gestión del riesgo.
65
POLÍTICA DE GESTIÓN DE RIESGOS
TRANSIT S.A.S declara su compromiso organizacional en la implementación,
desarrollo y control en establecer los elementos y el marco general de actuación
para la gestión integral de los riesgos de toda naturaleza a los que se enfrenta la
compañía.
La Política de Gestión de Riesgos es de aplicación en toda la organización de
manera general se considera un riesgo cualquier amenaza de que un evento,
acción u omisión pueda impedir a la organización lograr sus objetivos y ejecutar
sus estrategias con éxito.
El ciclo de la gestión de riesgos comprende actividades de identificación,
medición, control, monitoreo, comunicación y divulgación de los riesgos de la
organización, así como las acciones de control establecidas para administrarlos
Para su cumplimiento establece los siguientes principios
Realizar como mínimo una vez al año una actualización de las matrices de
riesgos, teniendo en cuenta las distintas fuentes de riesgo, sus eventos,
causa
Realizar periódicamente análisis del entorno interno y externo que permita
identificar inductores y tendencias que pueden potenciar la materialización
de riesgos.
Medir y controlar los riesgos identificados de acuerdo con la metodología
definida establecida
Monitorear la evolución de los riesgos identificados en la compañía y el
avance de los planes de acción implementados para su mitigación.
Fomentar una cultura de gestión de riesgos
Proveer los recursos necesarios para la gestión de los riesgos
66
5.4 DESPLIEGUE
Según los resultados obtenidos en la evaluación del riesgo, en la tabla 14 y tabla 15 se presentan las acciones de mejoramiento para iniciar los procesos de intervención en los riesgos identificados. Tabla 14. Acciones de mejoramiento al proceso de planeación estratégica del SGC
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO META
RIESGO
ASOCIADO
MEDIDA META
CONTROL
DEL RIESGO INDICADOR RESPONSABLE
Ausencia de
cultura
organizacional
MITIGAR
Incrementar cultura organizacional en temas de calidad
≥ 80
Incumplimiento con clientes
%
Evaluaciones de las capacitaciones desarrolladas.
(# de personas formadas/ Total
personas a programadas) x
100
Coordinador Administrativo
Legislacion con
cambio constante
CONTROLAR
Cumplir con legislación aplicable a la actividad de la empresa
100
Sanciones o multas por parte de entes gubernamentales
%
Afiliacion a un buffef de abogados para estar actualizados
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Sistema de gestión integral
No se da gestion a
las AC/AP
TRANSFERIR
Delegar la gestión de las AC/AP en el responsable del proceso
1
Generación de nuevas AC/AP
Ejecución actividad
Seguimiento mensual
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador Administrativo /
Sistema de gestión integral
Ausencia de
responsabilidad en
cumplimiento de
procedimientos
CONTROLAR
Cumplimiento de responsabilidades en procedimientos
≥ 80 Incumplimiento de procedimientos y con clientes
%
Socializar en el personal el manual de funciones y responsabilidades en SGC
(# de personas formadas/ Total
personas a x 100)
Coordinador
Administrativo
No se ha
desarrollado uana
adecuada
valoracion de los
riesgos
CONTROLAR
Evaluación periódica de los riesgos del proceso de planeación estratégica
≥ 60
Reprocesos, mayores gastos
Ejecución actividad
Desarrollar la evaluacion de riesgos
Actividad ejecutada/ Actividad
programada
Coordinador Administrativo /
Sistema de gestión integral
No se cumple el
plan estratégico de
seguridad vial
MITIGAR
Desarrollo del plan estratégico de seguridad vial
≥ 75
Sanciones o multas por parte de entes gubernamentales
%
Ejecución del PESV con experto
Avances en el desarrollo de los pilares
Coordinador Administrativo / Sistema de gestión integral
67
Tabla 14. (Continuación) Acciones de mejoramiento al proceso de planeación estratégica del SGC
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO META
RIESGO
ASOCIADO
MEDIDA META
CONTROL
DEL RIESGO INDICADOR RESPONSABLE
Se carece con divulgación de lecciones aprendidas
CONTROLAR
Divulgara las lecciones aprendidas en temas de HSEQ
80
Reprocesos,
mayores gastos
%
Establecer un banco de datos y divugaciòn de lecciones aprendidas
(# lecciones divulgadas) / lecciones generadas) x 100
Coordinador Administrativo / Sistema de gestión integral
Indicadores y metas de alta exigencia
MITIGAR
Ajustar los indicadores al contexto actual de la organización
1
Reprocesos, mayores gastos
Ejecución actividad
Revaluar las condiciones de trabajo y reevaluar el nivel de los indicadores
Actividad ejecutada/ Actividad programada
Sistema de gestión integral
No se ha presentado consecuencias graves por el incumplimiento (Multa osanciones)
CONTROLAR
Conocer la consecuencia económica, de imagen por incumplimiento
80
Incumplimiento de procedimientos y con clientes
%
Desarrollar la evaluacion de riesgos
Actividad ejecutada/ Actividad programada
Sistema de gestión integral
68
Tabla 15. Acciones de mejoramiento al proceso de planeación estratégica del SG-SST
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO META
RIESGO
ASOCIADO
MEDIDA META
CONTROL
DEL RIESGO INDICADOR RESPONSABLE
No se tiene una
cultura de
prevencion de
AT/EL
CONTROLAR Generar una cultura de prevención
100 Materialización de accidentes de trabajo o enfermedades laborales
%
Sensibilizacion
en tema de
SGSS
(# de personas
formadas/ Total
personas a
programadas) x
100
Coordinador SGI
No se cumple el
plan estratégico de
seguridad vial
MITIGAR Desarrollo del plan estratégico de seguridad vial
≥ 75
Sanciones o multas por parte de entes gubernamentales
%
Ejecución del PESV con experto
Avances del
implementacion
de pilares
Coordinador SGI
Ausencia de
competencia y
toma de
conciencia
CONTROLAR
Generar competencia y toma de conciencia en la población trabajadora
≥ 70
Equivocaciones y desarrollo de actividades sin parámetros establecidos
%
Definir perfiles
para los
conductores
que incluyan
aspectos de
SST
Actividad
ejecutada/
Actividad
programada Coordinador SGI
Lo controles para
los riesgo no son
adecuados
CONTROLAR
Evaluación periódica de los riesgos del proceso de planeación estratégica
1
Accidentes de trabajo, incapacidades Reprocesos, mayores gastos
Ejecución actividad
Desarrollar la evaluacion de riesgos
Actividad
ejecutada/
Actividad
programada
Coordinador SGI
Los planes de
acción nos son
efectivos para el
cierre de las NC
CONTROLAR
Establecer una nueva metodología para identificación de las causas raíz
1 Accidentes de trabajo, incapacidades Reprocesos, mayores gastos
Ejecución actividad
Revision del procedimiento de acciones correctivas
Actividad ejecutada/ Actividad
programada Coordinador SGI
profesionales
carecen de
capacitacion en
tema de Seguridad
vial
CONTROLAR
Desarrollar capacitaciones en temas de seguridad vial para conductores
100 Accidentes de transito Accidentes de trabajo Multas, infracciones
%
Generacion
de Documento
Actividad ejecutada/ Actividad
programada Coordinador SGI
69
5.5 PRESUPUESTO
De acuerdo con las alternativas y propuestas empleadas para un adecuado control
del riesgo, en la tabla 15 se presenta el presupuesto que se tendría que
contemplar para iniciar la gestión del riesgo en el proceso de planeación
estratégica.
Tabla 16. Presupuesto implementación control del riesgo
Fuente: Autores
5.6 INDICADORES DE GESTIÓN De acuerdo a la actividad económica de la empresa y a los riesgos identificados en el proceso de planeación estratégica se plantearon los siguientes indicadores que darán una orientación sobre el nivel de mejora que tendrá la empresa a medida que se desarrollan las acciones de mejora.
COD. Ítem Unidad Cantidad. Vr. Unitario Vr. Total en
pesos
Total ítem en
pesos
Subtotales en
pesos
1 GASTOS GENERALES 13.000.000 1.1 1.000.000
1.1.1 Asesoría legal y gastos legales en temas de Seguridad vial Meses 1 1.000.000 1.000.000
1.2 -
1.2.1 N.A Seleccionar 0 - -
1.3 12.000.000
1.3.1 Capacitaciones en seguridad vial
1.3.2 tecnico en sistemas integrados de gestion Meses 2 4.000.000 8.000.000
1.3.2 honorarios Profesional especializado Seguridada vial Meses 3 4.000.000 12.000.000
2 70.000 2.1 PAPELERIA 70.000
2.1.1 Adquisición de Norma ISO 31000 Seleccionar 1 - 60.000
2.1.2 Fotocopias guion /encuadernación Paquete 1 10.000 10.000
3 TOTAL 13.070.000
PRESUPUESTO
ALCANCE: PROCESOS DE PLANEACION ESTRATEGICA SISTEMA DE
GESTIÓN
SEGUROS, ASPECTOS JURÍDICOS Y FINANCIEROS
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE OFICINA
PERSONAL ADMINISTRATIVO Y SERVICIOS
70
INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD: Cociente entre valores reales de facturación y los esperados
PRODUCTIVIDAD: VALOR REAL DE FACTURACIÓN
VALOR ESPERADO DE FACTURACIÓN
INDICADOR DE EFICACIA: Cociente entre valores reales de riesgos gestionados y el total de riesgos identificados
EFICACIA: ____RIESGOS GESTIONADOS____
TOTAL, RIESGOS IDENTIFICADOS
INDICADOR DE SATISFACIÓN: Relación entre PQR presentadas por clientes y la meta que tiene la organización.
SATISFACIÓN: PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS ≤ 1
71
CONCLUSIONES
Se establecieron estrategias que permiten establecer un control frente a los
riesgos de contexto interno y externo a los que está expuesto el proceso de
planeación estratégica, la implementación de dichos controles permitirán
reducir la materialización de los riesgos consecuentemente con sus
impactos. .
La organización presenta dos riesgos críticos en su sistema de gestión
integral, el primero en temas de cumplimiento normativo; específicamente
en el tema de la implementación del plan estratégico de seguridad vial y el
segundo en el no contar con una cultura prevencionista hacia los
accidentes de trabajo; la materialización de cualquiera de estos dos
conllevaría a incurrir en gastos económicos altos y sanciones por parte de
entes gubernamentales.
En el proceso estratégico del sistema de gestión de calidad se presentan 5
riesgos medios -cultura calidad, gestión cierre AC/AP, indicadores y metas -
los cuales se asocian mas a factores de contexto interno; los cuales con
intervenciones de capacitación y replanteamiento de actividades se lograra
mitigar el impacto que pudieran tener dentro de la organización.
El proceso estratégico del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo presenta 3 riesgos altos asociados a contexto interno y que centran
su causalidad en falencias en proceso de planificación, operación y
comunicación, es necesario implementar las actividades planteadas con el
fin de mitigar en nivel del riesgo y evitar que se conviertan en riesgos
críticos que afectarían de forma considerable la eficacia del sistema de
gestión
El presupuesto planteado representa una pequeña inversión de la
organización para evitar multas o indemnizaciones que podrían estar por
encima de los 100 millones de pesos
72
RECOMENDACIONES
Continuar con el proceso de evaluación del riesgo y extenderlo a los demás
procesos de los sistemas de gestión de la organización con el fin de evaluar
los riesgos potenciales de toda la organización.
Establecer un plan de trabajo para los acciones de mejoramiento en el cual
se pueda evidenciar avances, tiempo, responsables, recurso y entregables
del mismo.
Fortalecer aspectos de capacitación en temas de deberes, derechos y
responsabilidades en temas de calidad y seguridad y salud en el trabajo; ya
sea mediante actividades presenciales o de forma virtual.
Desarrollar una nueva revaloración del riesgo en un horizonte no mayor a 1
año con el fin de medir la eficacia de las acciones planteadas.
Iniciar de forma inmediata la implementación del plan estratégico de
seguridad vial debido a que a la fecha es un incumplimiento de un requisito
legal establecido por el ministerio de transporte.
Programar una auditoria en gestión del riesgo al proceso de planeación
estratégica, con el fin de evidenciar oportunidades de mejora y potenciales
sesgos que se hubieran podido presentar durante su desarrollo.
Fortalecer los canales de comunicación entre el responsable del sistema de
gestión integral y el coordinador administrativo y financiero, con el fin de
tener tiempo de respuesta cortos y efectividad en el cierre de las no
conformidades generadas.
73
BIBLIOGRAFIA
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SCHOOL. [En línea].17 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:<
https://www.ealde.es/tratamiento-del-riesgo-iso-31000/>
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PERFECCIONAMIENTO. Universidad Cooperativa de Colombia, facultad de
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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Gestión
del riesgo, principios y directrices. NTC – ISO 31000. Bogotá. El instituto 2011. 38
p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN. Gestión
del riesgo, Técnicas de valoración del riesgo NTC – IEC/ISO 31010. Bogotá. El
instituto 2013. 38 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN.
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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÒN Y CERTIFICACIÒN.
Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. NTC
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SST V3. TRANSIT S.A.S. 2017. 45p
METODOS DE INVESTIGACION. [En línea].17 de septiembre de 2018. Disponible
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METODOLOGIA DE ESTUDIOS DE CASOS APLICADOS
https://www.researchgate.net/publication/311693408_Capitulo_1_Metodologia_del
_Estudio_de_Casos_1
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[En línea].17 de septiembre de 2018. Disponible en Internet:<
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/11/monitoreo-y-revision-del-riesgo-
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OGALLA SEGURA, Francisco, Sistema de Gestión, una guía práctica, Bogotá.
2005. Ediciones Días de Santos. 208 p.
RODRIGUEZ SOLANO, Diana Marcela. Propuesta para integrar la gestión de
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RODRIGUEZ TORRES, Yonathan Yosuad. Diseño y formulación de un sistema de gestión de riesgos basados en los lineamientos establecidos por la norma NTC-ISO 30001 versión 2011 para la empresa SIMMA LTDA. Universidad Industrial de Santander. Bucaramanga. 2016. 109 P. SANTOFIMIO CARRILLO, Yenny Lorena y MANRIQUE VILLEGAS, Carol Tatiana. Técnicas de evaluación del riesgo para determinar la viabilidad del proyecto en la
75
etapa de formulación. Universidad san Buenaventura, Facultad de ingeniería. Bogotá. 2015. 89 pag.
ANEXO A ENCUESTA DE SATISFACCION DEL CLIENTE
TITULO
ENCUESTA DE SATISFACCION DEL
SERVICIO ESPECIAL DE PASAJEROS
GO-P01-F02
VERSION: 1
07/12/2016
Para TRANSIT S.A.S es muy importante su satisfacción, por lo tanto lo invitamos a que evalué lo
siguiente:
1. CONDUCTOR:
a. Presentación EXCELENTE BUENA DEFICIENTE b. Comunicación EXCELENTE BUENA DEFICIENTE c. Conducción EXCELENTE BUENA DEFICIENTE d. Cumplimiento de las normas de tránsito EXCELENTE BUENA DEFICIENTE
2. VEHICULO:
a. Limpieza EXCELENTE BUENA DEFICIENTE b. Comodidad EXCELENTE BUENA DEFICIENTE c. Seguridad EXCELENTE BUENA DEFICIENTE
3. Servicio
a. Puntualidad EXCELENTE BUENA DEFICIENTE b. Disponibilidad EXCELENTE BUENA DEFICIENTE
4. Solicitaría nuevamente nuestros servicios SI NO
Empresa _____________________________________
Usuario______________________________________
Correo electrónico_____________________________
Fecha______________________
76
Carrera 33 No 29A-29 Piso 1, Bogotá D.C. Colombia Celular: 3102584421 Fijo (1) 7434440
E-mail: [email protected] / [email protected]
ANEXO B DIAGNOSTICO DE CONDCIONES DE CALIDAD
DIAGNOSTICO DE EVALUACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SEGÚN NTC ISO 9001-2015
CRITERIOS DE CALIFICACION: A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos: Se establece, se implementa y se mantiene; Corresponde a las fase de Verificar y Actuar para la Mejora del sistema); B. cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos: Se establece, se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase del Hacer del sistema); C. Cumple con el mínimo del criterio enunciado (3 puntos: Se establece, no se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase de identificación y Planeación del sistema); D. No cumple con el criterio enunciado (0 puntos: no se establece, no se implementa, no se mantiene N/S).
No. NUMERALES
CRITERIO INICIAL DE
CALLIFICACION
A-V
H P N/S
A B C D
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO
10 5 3 0
1 Se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la organización.
3
2 Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.
3
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS SE HAN DETERMINADO LAS PARTES INTERESADAS QUE SON PERTINENTES AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SST DE LA ORGANIZACIÓN
3 Se ha determinado las partes interesadas y los requisitos de estas partes interesadas para el sistema de gestión de Calidad.
3
4 Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos.
3
4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Primer Párrafo Se tiene determinado el alcance según: Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, ubicación geográfica. Debe estar documentado y disponible.
5 El alcance del SGC, se ha determinado según: Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, ubicación geográfica
5
6 El alcance del SGC se ha determinado teniendo en cuenta los problemas externos e internos, las partes interesadas y sus productos y servicios?
3
7 Se tiene disponible y documentado el alcance del Sistema de Gestión. 10
8 Se tiene justificado y/o documentado los requisitos (exclusiones) que no son aplicables para el Sistema de Gestión?
10
4.4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS
9 Se tienen identificados los procesos necesarios para el sistema de gestión de la organización
5
77
10 Se tienen establecidos los criterios para la gestión de los procesos teniendo en cuenta las responsabilidades, procedimientos, medidas de control e indicadores de desempeño necesarios que permitan la efectiva operación y control de los mismos.
3
11 Se mantiene y conserva información documentada que permita apoyar la operación de estos procesos.
5
SUBTOTAL 20 15 18 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 48%
5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL
1 Se demuestra responsabilidad por parte de la alta dirección para la eficacia del SGC. 5
5.1.2 Enfoque al cliente
2 La gerencia garantiza que los requisitos de los clientes de determinan y se cumplen. 5
3 Se determinan y consideran los riesgos y oportunidades que puedan afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente.
3
5.2 POLITICA 5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLITICA
4 La política de calidad con la que cuenta actualmente la organización está acorde con los propósitos establecidos.
10
5.2.2 Comunicación de la política de calidad
5 Se tiene disponible a las partes interesadas, se ha comunidad dentro de la organización.
10
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
6 Se han establecido y comunicado las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes en toda la organización.
3
SUBTOTAL 20 10 6 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 60%
6. PLANIFICACION 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
1 Se han establecido los riesgos y oportunidades que deben ser abordados para asegurar que el SGC logre los resultados esperados.
0
2 La organización ha previsto las acciones necesarias para abordar estos riesgos y oportunidades y los ha integrado en los procesos del sistema.
0
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS
3 Que acciones se han planificado para el logro de los objetivos del SGC, programas de gestión?
5
4 Se mantiene información documentada sobre estos objetivos 5
6.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS
5 Existe un proceso definido para determinar la necesidad de cambios en el SGC y la gestión de su implementación?
0
SUBTOTAL 0 10 0 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 20%
7. APOYO 7.1 RECURSOS 7.1.1 Generalidades
1 La organización ha determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC (incluidos los requisitos de las personas, medioambientales y de infraestructura)
10
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 7.1.5.1 Generalidades
78
2
En caso de que el monitoreo o medición se utilice para pruebas de conformidad de productos y servicios a los requisitos especificados, ¿se han determinado los recursos necesarios para garantizar un seguimiento válido y fiable, así como la medición de los resultados?
5
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
3 Dispone de métodos eficaces para garantizar la trazabilidad durante el proceso operacional.
5
7.1.6 Conocimientos de la organización
4 Ha determinado la organización los conocimientos necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el logro de la conformidad de los productos y servicios y, ha implementado un proceso de experiencias adquiridas.
3
7.2 COMPETENCIA
5
La organización se ha asegurado de que las personas que puedan afectar al rendimiento del SGC son competentes en cuestión de una adecuada educación, formación y experiencia, ha adoptado las medidas necesarias para asegurar que puedan adquirir la competencia necesaria
5
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
6 Existe una metodología definida para la evaluación de la eficacia de las acciones formativas emprendidas.
5
7.4 COMUNICACIÓN
7 Se tiene definido un procedimiento para las comunicaciones internas y externas del SIG dentro de la organización.
3
7.5 INFORMACION DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades
8 Se ha establecido la información documentada requerida por la norma y necesaria para la implementación y funcionamiento eficaces del SGC.
10
7.5.2 Creación y actualización
9 Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y actualización de documentos.
10
7.5.3 Control de la información documentada
10 Se tiene un procedimiento para el control de la información documentada requerida por el SGC.
10
SUBTOTAL 40 20 6 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 66%
8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL
1 Se planifican, implementan y controlan los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de servicios.
5
2 La salida de esta planificación es adecuada para las operaciones de la organización. 5
3 Se asegura que los procesos contratados externamente estén controlados. 3
4 Se revisan las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso.
3
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2.1 Comunicación con el cliente
5 La comunicación con los clientes incluye información relativa a los productos y servicios.
10
6 Se obtiene la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas.
3
7 Se establecen los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente.
5
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios
79
8 Se determinan los requisitos legales y reglamentarios para los productos y servicios que se ofrecen y aquellos considerados necesarios para la organización.
10
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
9 La organización se asegura que tiene la capacidad de cumplir los requisitos de los productos y servicios ofrecidos.
10
10 La organización revisa los requisitos del cliente antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a este.
10
11 Se confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación por parte de estos, cuando no se ha proporcionado información documentada al respecto.
10
12 Se asegura que se resuelvan las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente.
10
13 Se conserva la información documentada, sobre cualquier requisito nuevo para los servicios.
10
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios
14 Las personas son conscientes de los cambios en los requisitos de los productos y servicios, se modifica la información documentada pertinente a estos cambios.
10
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.3.1 Generalidades
15 Se establece, implementa y mantiene un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurar la posterior provisión de los servicios.
10
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
16 La organización determina todas las etapas y controles necesarios para el diseño y desarrollo de productos y servicios.
10
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
17 Al determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios a desarrollar, se consideran los requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y reglamentarios.
10
18 Se resuelven las entradas del diseño y desarrollo que son contradictorias. 10
19 Se conserva información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo. 10
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo
20 Se aplican los controles al proceso de diseño y desarrollo, se definen los resultados a lograr.
10
21 Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos.
10
22 Se realizan actividades de verificación para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas. 10
23
Se aplican controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurar que: se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones, o las actividades de verificación y validación
10
24 Se conserva información documentada sobre las acciones tomadas. 10
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
25 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: cumplen los requisitos de las entradas
10
26 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios
10
27 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación
10
80
28 Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: especifican las características de los productos y servicios, que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta.
10
29 Se conserva información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo. 10
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo
30 Se identifican, revisan y controlan los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios
10
31 Se conserva la información documentada sobre los cambios del diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de los cambios, las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.
10
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 8.4.1 Generalidades
32 La organización asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conforme a los requisitos.
10
33 Se determina los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
10
34 Se determina y aplica criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos.
10
35 Se conserva información documentada de estas actividades 10
8.4.2 Tipo y alcance del control
36
La organización se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios, conformes de manera coherente a sus clientes.
10
37 Se definen los controles a aplicar a un proveedor externo y las salidas resultantes. 5
38
Considera el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
10
39 Se asegura que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad. 10
40 Se determina la verificación o actividades necesarias para asegurar que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos.
10
8.4.3 Información para los proveedores externos
41 La organización comunica a los proveedores externos sus requisitos para los procesos, productos y servicios.
10
42 Se comunica la aprobación de productos y servicios, métodos, procesos y equipos, la liberación de productos y servicios.
10
43 Se comunica la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas.
10
44 Se comunica las interacciones del proveedor externo con la organización. 10
45 Se comunica el control y seguimiento del desempeño del proveedor externo aplicado por la organización.
10
8.5 PRODUCCION Y PROVISION DEL SERVICIO 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio
46 Se implementa la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas. 10
47 Dispone de información documentada que defina las características de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a desempeñar.
10
48 Dispone de información documentada que defina los resultados a alcanzar. 10
49 Se controla la disponibilidad y el uso de recursos de seguimiento y medición adecuados
5
81
50 Se controla la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas.
5
51 Se controla el uso de la infraestructura y el entorno adecuado para la operación de los procesos.
10
52 Se controla la designación de personas competentes. 10
53 Se controla la validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados. 5
54 Se controla la implementación de acciones para prevenir los errores humanos. 5
55 Se controla la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.
10
8.5.2 Identificación y trazabilidad
56 La organización utiliza medios apropiados para identificar las salidas de los productos y servicios.
10
57 Identifica el estado de las salidas con respecto a los requisitos. 10
58 Se conserva información documentada para permitir la trazabilidad. 10
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
59 La organización cuida la propiedad de los clientes o proveedores externos mientras esta bajo el control de la organización o siendo utilizada por la misma.
10
60 Se Identifica, verifica, protege y salvaguarda la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación en los productos y servicios.
10
61 Se informa al cliente o proveedor externo, cuando su propiedad se pierda, deteriora o de algún otro modo se considere inadecuada para el uso y se conserva la información documentada sobre lo ocurrido.
10
8.5.4 Preservación
62 La organización preserva las salidas en la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurar la conformidad con los requisitos.
10
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
63 Se cumplen los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los productos y servicios.
10
64 Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega la organización considero los requisitos legales y reglamentarios. 10
65 Se consideran las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus productos y servicios.
5
66 Se considera la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios. 5
67 Considera los requisitos del cliente. 10
68 Considera la retroalimentación del cliente. 5
8.5.6 Control de cambios
69 La organización revisa y controla los cambios en la producción o la prestación del servicio para asegurar la conformidad con los requisitos.
5
70 Se conserva información documentada que describa la revisión de los cambios, las personas que autorizan o cualquier acción que surja de la revisión.
5
8.6 LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
71 La organización implementa las disposiciones planificadas para verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios.
10
72 Se conserva la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios.
10
73 Existe evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 10
74 Existe trazabilidad a las personas que autorizan la liberación. 5
82
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
75 La organización se asegura que las salidas no conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega.
10
76 La organización toma las acciones adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad y su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios.
10
77 Se verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes.
10
78 La organización trata las salidas no conformes de una o más maneras 10
79 La organización conserva información documentada que describa la no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones obtenidas e identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.
10
SUBTOTAL 620 70 9 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 88%
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION 9.1.1 Generalidades
1 La organización determina que necesita seguimiento y medición. 5
2 Determina los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar resultados validos.
5
3 Determina cuando se lleva a cabo el seguimiento y la medición. 5
4 Determina cuando analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición. 5
5 Evalúa el desempeño y la eficacia del SGC. 5
6 Conserva información documentada como evidencia de los resultados. 10
9.1.2 Satisfacción del cliente
7 La organización realiza seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.
10
8 Determina los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar la información. 5
9.1.3 Análisis y evaluación
9 La organización analiza y evalúa los datos y la información que surgen del seguimiento y la medición.
5
9.2 AUDITORIA INTERNA
10 La organización lleva a cabo auditorías internas a intervalos planificados. 5
11 Las auditorías proporcionan información sobre el SGC conforme con los requisitos propios de la organización y los requisitos de la NTC ISO 9001:2015.
10
12 La organización planifica, establece, implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría.
10
13 Define los criterios de auditoría y el alcance para cada una. 10
14 Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorías para asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso.
10
15 Asegura que los resultados de las auditorias se informan a la dirección. 10
16 Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas. 10
17 Conserva información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados.
10
9.3 REVISION POR LA DIRECCION 9.3.1 Generalidades
18 La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la organización.
5
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
83
19 La alta dirección planifica y lleva a cabo la revisión incluyendo consideraciones sobre el estado de las acciones de las revisiones previas.
5
20 Considera los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGC.
5
21 Considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del SGC. 5
22 Considera los resultados de las auditorías. 5
23 Considera el desempeño de los proveedores externos. 3
24 Considera la adecuación de los recursos. 10
25 Considera la eficiencia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
3
26 Se considera las oportunidades de mejora. 3
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
27 Las salidas de la revisión incluyen decisiones y acciones relacionadas con oportunidades de mejora.
10
28 Incluyen cualquier necesidad de cambio en el SGC. 10
29 Incluye las necesidades de recursos. 10
30 Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones.
10
SUBTOTAL 140 65 9 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 71%
10. MEJORA 10.1 Generalidades
1 La organización ha determinado y seleccionado las oportunidades de mejora e implementado las acciones necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y mejorar su satisfacción.
5
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA
2 La organización reacciona ante la no conformidad, toma acciones para controlarla y corregirla.
5
3 Evalúa la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad. 10
4 Implementa cualquier acción necesaria, ante una no conformidad. 10
5 Revisa la eficacia de cualquier acción correctiva tomada. 5
6 Actualiza los riesgos y oportunidades de ser necesario. 0
7 Hace cambios al SGC si fuera necesario. 5
8 Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
5
9 Se conserva información documentada como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, cualquier acción tomada y los resultados de la acción correctiva.
10
10.3 MEJORA CONTINUA
10 La organización mejora continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC.
5
11 Considera los resultados del análisis y evaluación, las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades de mejora.
5
SUBTOTAL 30 35 0 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 59%
84
ANEXO B DIAGNOSTICO DE CONDCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
DIAGNOSTICO DE EVALUACION SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO NTC ISO 45001-2018
CRITERIOS DE CALIFICACION: A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos: Se establece, se implementa y se mantiene; Corresponde a las fase de Verificar y Actuar para la Mejora del sistema); B. cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos: Se establece, se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase del Hacer del sistema); C. Cumple con el mínimo del criterio enunciado (3 puntos: Se establece, no se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase de identificación y Planeación del sistema); D. No cumple con el criterio enunciado (0 puntos: no se establece, no se implementa, no se mantiene N/S).
No. NUMERALES
CRITERIO INICIAL DE CALLIFICACION
A-V H P N/S
A B C D
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO
10 5 3 0
1 Se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la organización.
5
2 Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.
5
4.2 Comprensión las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas.
3 Se ha determinado las partes interesadas, además de los trabajadores, que son pertinentes al SG-SST
5
4 Se ha determinado las necesidades y expectativas pertinentes de los trabajadores y de las otras partes interesadas
5
5 Se realiza el seguimiento y determinación cuales de estas necesidades y expectativas podrían convertirse en requisitos legales u otros requisitos
5
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
6 El alcance del SGC se ha determinado teniendo en cuenta las cuestiones externas e internas, las partes interesadas y sus productos y servicios?
10
7 Se ha determinado dentro del alcance las actividades planificadas o realizadas
10
4.4 Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
85
8 Se tienen identificados los procesos necesarios para el sistema de gestión de la organización
5
9 Se tienen establecidos, implementados, mantenidos y mejorados la operación de estos procesos.
5
SUBTOTAL 20 35 0 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 61%
5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL
1 Se demuestra responsabilidad por parte de la alta dirección para la eficacia del SG -SST
10
2 Se garantiza apoyo a lo roles designados por la dirección 5
3 Se evidencia el aseguramiento de los recursos para establecer, implementar y mantener el SG-SST
10
4 Se evidencia la protección de los trabajadores de potenciales represalias al informa accidentes, incidentes, peligros y oportunidades
10
5 Se evidencia apoyo en el cumplimiento de y funcionamiento de comités de seguridad y salud
5
6 Se garantiza apoyo para la implementación de procesos para la consulta y participación de los trabajadores
5
5.2 POLITICA
7 La política de SST con la que cuenta actualmente la organización está acorde con los propósitos establecidos.
10
8 Se tiene disponible a las partes interesadas, se ha comunicado dentro de la organización.
10
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
9 Se han establecido y comunicado las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes en toda la organización.
5
10 Se evidencia que los trabajadores asumen su responsabilidad y autoridad en el SG-SST
5
5.4 CONSULTA Y PARTICIPACIÒN
11 se evidencia la destinación de tiempos, formación y recursos por parte de la organización
10
12 Los trabajadores tienen acceso a la información del SG-SST de forma oportuna
10
13
Los trabajadores no directivos conocen los requisitos mínimos del SG-SST , OBJETIVOS, METAS, requisitos legales, políticas, roles y responsabilidades, identificación de peligros, establecimientos de controles, etc. etc.
3
14
Los trabajadores no directivos han participado en la elaboración del SG-SST , OBJETIVOS, METAS, requisitos legales, políticas, roles y responsabilidades, identificación de peligros, establecimientos de controles, etc.
3
SUBTOTAL 70 25 6 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 72%
6. PLANIFICACION 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6,1,1 Generalidades
86
1
Se han establecido dentro de la planeación el contexto, las partes interesadas y el alcance del SG-SST y determinación de los riesgos y asegurar que el SG logre los resultados esperados.
5 0
6.1.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades 6.1.2.1 Identificaciones peligros
2 Se han establecido, implementado y se mantiene la identificación de peligros
10 0
3 Se tiene identificado las actividades rutinarias y no rutinarias 5
4 Se tiene identificado situaciones de emergencias reales, potenciales y sus causas
10
5 Se tiene identificados contratistas, proveedores, visitantes y otras personas
10
6 Se tiene identificados peligros circundantes y que pueden afectar la organización
10
7 Se tiene en cuenta los trabajadores que no están bajo el control de la organización
5
8 Se tiene en cuenta otras cuestiones como: puestos de trabajo, maquinaria, instalaciones cambios de la organización y conocimiento
5
6.1.2.2 Evaluación de los riesgos para la SST y otros riesgos para el SG-SST
9 Se cuenta con un proceso para evaluar los riesgos teniendo en cuenta los controles
10
10 Se cuenta con la evaluación de otros riesgos con la operación y mantenimiento del SG-SST
3
6.1.2.3 Evaluación de las oportunidades para la SST y otras oportunidades para el SG-SST
11 Se cuenta con procesos para evaluar el mejoramiento del SG-SST
3
12 Los mejoramientos incluyen eliminar peligros y reducir los riesgos
3
6.1.3 Determinación de requisitos legales y otros requisitos
13 Se tiene establecido un proceso para la identificación de requisitos legales y otros requisitos actualizados
14 Se tiene establecido la forma de como aplican los requisitos legales a la organización y como se deben comunicar
6.1.3 Planificación de acciones
15 Las acciones que se que se planifican abordan riesgos y oportunidades
3
16 Las acciones que se que se planifican abordan requisitos legales
5
17 Las acciones que se que se planifican abordan aspectos de emergencias
5
6.2 Objetivos de la SST y planificación. para lograrlos 6,2,1 Objetivos
18 Los objetivos son acorde para las funciones y niveles de la organización
5
19 Los objetivos son medibles, comunicados 10
20 Los objetivos tienen en cuentas los peligros, riesgos y requisitos aplicables a la organización
10
6.2.2 Planificación para lograr los objetivos de SST
20 La planificación de los objetivos establece que se va a hacer 10
87
21 La planificación de los objetivos establece los recursos involucrados
10
22 La planificación de los objetivos establece una horizonte para cumplimiento
10
23 La planificación de los objetivos establece un responsable 10
SUBTOTAL 110 35 12 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 68%
7. APOYO 7.1 RECURSOS
1
La organización ha determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST (incluidos los requisitos de las personas, medioambientales y de infraestructura)
10
7.2 COMPETENCIA
2
La organización se ha asegurado de que las personas que puedan afectar al rendimiento del SG-SST son competentes en cuestión de una adecuada educación, formación y experiencia, ha adoptado las medidas necesarias para asegurar que puedan adquirir la competencia necesaria
5
3 Se tiene definida la competencia de los trabajadores que podrían afectar o no afectar al SG-SST
5
4 Se cuenta con información documentada de la competencia de los trabajadores
10
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
5 Los trabajadores has sido sensibilizados en temas de la política, objetivos, beneficios, y consecuencias `potenciales de incumplir temas de SST
5
6 Los trabajadores has sido sensibilizados en temas incidentes, y resultados de las investigaciones
10
7 Existe una metodología definida para la evaluación de la eficacia de las acciones formativas emprendidas.
5
7.4 COMUNICACIÓN 7,4,1 Generalidades
8 Se tiene definido un proceso para que comunicar cuando comunicar y a quien comunicar
10
7.4.2 Comunicación interna
9 Se tiene definido un proceso para el desarrollo de las comunicaciones internas en la organización.
10 0
7.4.3 Comunicación externa
10 Se tiene definido un proceso para el desarrollo de las comunicaciones externas de la organización.
5 0
7.5 INFORMACION DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades
88
11 La organización tiene establecida la información documentada necesaria para la eficacia del SG- SST
10
7.5.2 Creación y actualización
12 La organización cuanta con un método para la creación, actualización , revisión y aprobación de la documentación
10
13 La organización tiene establecida la información documentada necesaria para la eficacia del SG- SST
10
7.5.2 Control de la información documentada
14 Se tiene un método apropiado para el control de la información, distribución, acceso, recuperación, almacenamiento y preservación requerida por el SG-SST.
5
SUBTOTAL 80 30 0 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 79%
8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL 8.1.1 Generalidades
1 Se planifican, implementan y controlan los procesos necesarios para cumplir los requisitos del SG-SST
10
2 Se tienen establecidos criterios de SST para los diferentes procesos de la organización
5
8.1.2 Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST
4 Se tiene establecidos procesos para Eliminación del peligro 10
5 Se tiene establecidos procesos para implementación de controles de ingeniería y reorganización del trabajo
10
6 Se tiene establecidos procesos para implementación de controles administrativos , incluyendo la formación
10
7 Se tiene establecidos procesos para utilizar equipos de protección personal
10
8.1.3 Gestión del cambio
8 se tiene establecido procesos para la implementación de la gestan del cambio en los requisitos legales
5
9 se tiene establecido procesos para la implementación de la gestión del cambio en los equipos
5
10 se tiene establecido procesos para la implementación de la gestión del cambio en las condiciones de trabajo
5
11 se tiene establecido procesos para la implementación de la gestión del cambio en los cambios de peligros y riesgos
5
12 se tiene establecido procesos para la implementación de la gestión del cambio en desarrollo de conocimientos y tecnología
5
8.1.4 Compras
13 Se tiene establecido un proceso para la compra de productos o servicios que puedan afectar la conformidad del SG-SST
10
8.1.4.2 Contratistas
89
14 Se tiene identificado por parte de la organización las actividades y operaciones que impactan a la organización en temas de SST
10
15 Se tiene identificado por parte de la organización las actividades y operaciones que impactan a los trabajadores de la organización
10
16 Se tiene identificado por parte de la organización las actividades y operaciones de los contratistas que impactan otras partes interesadas de la organización
10
17 Se conserva información documentada de estas actividades 10
8.1.4.3 Contratación Externa
18
La organización se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad en temas de seguridad y salud en el trabajo.
3
8.2 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
19 La organización tiene considerada la preparación y respuesta ante todas las emergencias que potencialmente puedan suceder dentro o fuera de su organización.
10
20 Se tiene establecido un proceso para la prestación de primeros auxilios 10
21 Se realizan pruebas periódicas a la capacidad de respuesta que tiene la organización ante emergencias
5
22 La organización comunica a los proveedores externos sus requisitos para los procesos, productos y servicios.
5
23 Se comunica a contratistas, visitantes y comunicada la información pertinente al tema de emergencias
5
24 Se tiene documentada los planes de respuesta ante emergencias potenciales
5
SUBTOTAL 120 50 3 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 72%
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION 9.1.1 Generalidades
1 La organización determina que necesita seguimiento y medición.
10
2 Determina los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar resultados válidos.
5
3 Determina cuando se lleva a cabo el seguimiento y la medición.
5
4 Determina cuando analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición.
5
5 Evalúa el desempeño y la eficacia del SG-SST 5
6 Conserva información documentada como evidencia de los resultados.
10
9.1.2 Evaluación de cumplimiento
90
7 La organización tiene establecido la frecuencia y métodos para evaluar el cumplimiento.
5
8 La organización conserva la información documentada de los resultado de la evaluación de cumplimiento
5
9.2 AUDITORIA INTERNA 9.2.1 Generalidades
10 La organización lleva a cabo auditorías internas a intervalos planificados.
5
11 Las auditorías proporcionan información sobre el SG -SST conforme con los requisitos propios de la organización y los requisitos de la NTC ISO 45001:2018.
10
9.2.2 Programa de Auditoria Interna
12 La organización planifica, establece, implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría.
10
13 Define los criterios de auditoría y el alcance para cada una. 10
14 Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorías para asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso.
10
15 Asegura que los resultados de las auditorias se informan a la dirección.
10
16 Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas.
10
17 Conserva información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados.
10
9.3 REVISION POR LA DIRECCION
18 La alta dirección revisa el SG-SST a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la organización.
5
19 La alta dirección planifica y lleva a cabo la revisión incluyendo consideraciones sobre el estado de las acciones de las revisiones previas.
5
20 Considera los cambios en las contexto externo e interno que sean pertinentes al SG-SST
5
21 Considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del SG-SST.
5
22 Considera los resultados de las auditorías, riesgos, requisitos legales
5
23 Considera el desempeño de los proveedores, contratistas 3
24 Considera la adecuación de los recursos. 10
25 Considera los riesgos y las oportunidades. 3
91
26 Se considera las oportunidades de mejora. 10
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
27 Las salidas de la revisión incluyen decisiones y acciones relacionadas con oportunidades de mejora.
10
28 Incluyen cualquier necesidad de cambio en el SG-SST 10
29 Incluye las necesidades de recursos. 5
30 Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones.
10
SUBTOTAL 140 65 6 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 70%
10. MEJORA 10.1 Generalidades
1 La organización ha determinado y seleccionado procesos para informar, investigar y tomar acciones para los incidentes y las no conformidades .
5
2 La organización reacciona de forma oportuna ate un incidente o no conformidad y toma acciones para controlarla y corregirla.
10
3 Se tiene la participación de los trabajadores u otras partes interesadas en la investigación del incidentes no conformidad
10
4 Implementa cualquier acción necesaria, ante un incidente o no conformidad.
10
5 Revisa la eficacia de cualquier incidente o acción correctiva tomada.
10
6 Actualiza los riesgos y oportunidades de ser necesario. 0
7 Hace cambios al SG-SST si fuera necesario. 5
8 Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
10
9 Se conserva información documentada como evidencia de la naturaleza del incidentes, la no conformidades, cualquier acción tomada y los resultados de la acción correctiva.
10
10.3 MEJORA CONTINUA
10 La organización mejora continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del SG-SST.
10
11 Considera los resultados del análisis y evaluación, las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades de mejora.
3
SUBTOTAL 70 10 3 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 75%