formpipe skabelonqc.formpipe.dk/forum/.../2018/...september-2017-2.docx · web viewhvis en regel...

Brugervejledning v. 1.2

Formpipe Kvalitetskontrol

Leverandør:

Formpipe Software A/S

Lautrupvang 1

DK-2750 Ballerup

http://tnet/proces/BrandingFormPipe/Billeder/JPG/Logo_symbol_RGB.jpg

Indholdsfortegnelse1.0 Om denne vejledning..................................................................1

1.1 Overordnet opbygning af vejledningen....................................................1

2.0 Kort om Formpipe Kvalitetskontrol............................................2

3.0 Roller i løsningen........................................................................3

3.1 Bruger/sagsbehandler..............................................................................3

3.2 Superbruger..............................................................................................3

3.3 Leder/eskaleringsperson..........................................................................3

3.4 Administrator............................................................................................4

4.0 Vejledning til brugere af løsningen............................................5

4.1 Sagsbehandlerværktøjet...........................................................................5

4.1.1 Hovedoverblikket...................................................................................5

4.1.2 Den enkelte regels detaljeoverblik........................................................9

4.1.3 Handlingsvinduet.................................................................................14

4.1.4 Hovedprofilen......................................................................................15

4.1.5 De enkelte områder af hovedprofilen..................................................17

4.2 DPO-værktøjet........................................................................................21

4.3 Formpipe Kvalitetsforum........................................................................21

5.0 Vejledning til administratorer..................................................22

5.1 Administration........................................................................................22

5.1.1 Opsætning............................................................................................22

5.1.2 Log.......................................................................................................37

5.1.3 Temaer.................................................................................................38

5.1.4 Regler...................................................................................................39

6.0 Afklaring og fejlsøgning...........................................................56

Formpipe Kvalitetskontrol - Brugervejledning │ September 2017 side ii


6.1 Betingelser..............................................................................................56

6.1.1 Dataejer...............................................................................................56

6.1.2 Mailadvisering.....................................................................................56

6.1.3 Kommunikation via Instant Messaging...............................................56

6.1.4 Afhængighed af de underliggende systemer.......................................56

6.2 Vigtige observationspunkter...................................................................57

6.2.1 Diskplads-forbrug................................................................................57

6.2.2 Processeringstid..................................................................................57

6.3 Fejlsøgning..............................................................................................57

6.3.1 Afvigelser i resultatet af reglerne........................................................57

6.3.2 Udførelse af funktioner mod undersystemer.......................................58

Formpipe Kvalitetskontrol - Brugervejledning │ September 2017 side iii


1.0 Om denne vejledningDenne vejledning har til formål at fungere som et beskrivende dokument, ikke kun i forhold til anvendelse af løsningen, men også i forhold til administration af løsningen. Ydermere indeholder dokumentet også beskrivelser af, hvorledes fejlsøgning bedst gennemføres i løsningen.

1.1 Overordnet opbygning af vejledningenVejledningen er opbygget efter følgende struktur:

Kort information om løsningen Formpipe Kvalitetskontrol

Beskrivelse af roller, understøttet i løsningen

Vejledning til brugere af løsningen

Vejledning til administratorer af løsningen

Vejledning i fejlsøgning.

Formpipe Kvalitetskontrol - Brugervejledning │ September 2017 side 1


2.0 Kort om Formpipe KvalitetskontrolFormpipe Kvalitetskontrol er en løsning, der hjælper organisationer med at erhverve vigtig viden om de data, organisationen opbevarer i forskellige systemer. Viden om disse data bliver mere og mere vigtige i kraft af, at deling af data og udstilling bliver den nye normal.

Illustration 1: Formpipe Kvalitetskontrol placerer sig ovenpå organisationens vigtige data og tilbyder medarbejdere og ledelse afgørende indsigt i de underliggende forretningssystemerne



3.0 Roller i løsningenLøsningen understøtter forskellige brugerroller. Der tilbydes altså forskellige funktioner alt afhængig af, hvilke roller den enkelte bruger er blevet tildelt. Rollerne, der understøttes, er beskrevet i det følgende.

3.1 Bruger/sagsbehandlerBrugerrollen giver adgang til den grundlæggende funktionalitet i løsningen og enkelte administrationsmuligheder, der påvirker brugerens anvendelse af løsningen. Det er f.eks. antallet af viste emner i en liste eller valg af klientværktøjer ved åbning af emner (f.eks. ESDH-klientprogrammet).

3.2 Superbruger Superbrugeren har mulighed for at impersonere/stedfortræde andre brugere i sin definerede gruppe/afdeling. At impersonere er at overtage og se observationer, den impersonerede bruger har i løsningen. En superbruger kan f.eks. under en brugers sygdomsperiode overtage og se meldinger om problemstillinger for brugeren.

Omfang af rollen

Superbrugere fungerer for en given gruppe/afdeling. Der kan være flere superbrugere for en given gruppe. Der kan være superbrugere, der er superbruger for flere grupper/afdelinger.

3.3 Leder/eskaleringspersonLederen skal ikke nødvendigvis forstås som den samme person, der er leder i organisationen/delen af organisationen, men snarere som den definerede person for en given gruppe/afdeling, der kan se observationer, som er blevet eskaleret for brugere. Hvis observationer, der ikke bliver handlet på, overskrider en given deadline, aktiveres eskaleringsfunktionen, og observationen er synlig tilgængelig for lederen.

Omfanget af rollen

Ledere fungerer for en given gruppe/afdeling. Der kan være flere ledere for en given gruppe. Der kan være ledere, som er leder for flere grupper/afdelinger.

Rollen Leder har ydermere naturligt også rettigheder til funktioner som rollen Superbruger.



3.4 AdministratorAdministratoren kan konfigurere de fleste indstillinger i løsningen. Indstillinger som styrer, hvorledes løsningen fungerer. Det indbefatter tekster, regler, tekniske indstillinger osv.

Omfanget af rollen

Der er én til flere administratorer på løsningen. Administratorer fungerer for hele løsningen og ikke blot for givne grupper/afdelinger.



4.0 Vejledning til brugere af løsningen

4.1 SagsbehandlerværktøjetFølgende afsnit beskriver løsningens funktioner i den del, der kaldes Sagsbehandlerværktøjet.

Illustration 2: Sagsbehandlerværktøjet i Formpipe Kvalitetskontrol

Denne del af værktøjet har, som navnet angiver, fokus på at hjælpe sagsbehandleren. Værktøjet hjælper med meldinger om observationer gjort på sagsbehandlerens egne sager, dokumenter osv. Denne del af løsningen indeholder også hjælpeværktøjer til superbrugere og ledere, men det hele er centreret om observationer gjort på sagsbehandlerens data.

4.1.1 HovedoverblikketHovedoverblikket er den primære indgang til systemet for sagsbehandleren.



Illustration 3: Hovedoverblikket

I hovedoverblikket kan sagsbehandleren tilgå funktionerne i løsningen. Skærmbilledet er opdelt i elementer, hvoraf nogle går igen i alle skærmbilleder i løsningen.

Beskrivelse af skærmbilledet:

1. URL/adresse

Da sagsbehandlerværktøjet er en browser-løsning, tilgås denne via en URL eller en adresse. Adressen kan variere fra installation til installation. Denne adresse kan gemmes som en Favorit i browseren for nem tilgang.

Første gang en bruger besøger siden, vil programmet søge at validere brugeren, og vil derfor præsentere en login-dialog.

2. Navnet på programmet. Dette navn er også et link, som brugeren kan benytte til at springe til hovedoverblikket.

3. Brugerens login-navn.

Brugeren, der er logget ind, vises hér. Hvis superbrugeren impersonerer/stedfortræder en bruger, vil dette felt vise den bruger, der bliver impersoneret/stedfortrådt. Samtidig skifter toplinjens farve til orange for at indikere over for superbrugeren, at superbrugeren handler på vegne af en anden bruger.

Feltet er et link, der bringer brugeren til sin egen profil. Selvom en superbruger måtte impersonere/stedfortræde en anden bruger, er det stadig superbrugerens egen profil, der springes til, ved benyttelse af dette link.



4. Handlingshjulet

Handlingshjulet er hjulet, der indikerer, om programmet er igang med at udføre en handling på et undersystem (f.eks. ESDH-systemet).

Mulige statusser og deres betydning er:

Grå og stillestående.

Programmet udfører ingen handling.

Grå og snurrende.

Programmet er igang med at udføre en handling.

Rød og stillestående.

Programmet er stødt ind i en fejl i forbindelse med udførelse af en handling.

Hjulet er samtidig et link, der bringer brugeren til et skærmbillede indeholdende en oversigt over de handlinger, der er udført og evt. fejlet.

5. Observationskategorier

En observation er altid tilknyttet en kategori. Udtrykt på en anden måde, så er observationer kategoriseret. Observationer kategoriseres for at give programmet mulighed for at reagere på den mest integlligente måde i forhold til hvad der reageres på.

Kategorier omfatter:

Handlingsanmodninger.

Observationer i denne kategori forventes handlet på.

Anbefalinger.

Observationer i denne kategori er anbefalinger til brugeren om at udføre handlinger. F.eks. kunne en regel i denne kategori anbefale sager, der kandiderer til at blive afsluttet med forslag, til der anbefales afsluttes.

Godkendelser.

Denne kategori kan anvendes til regler, der henter emner, som venter på en godkendelse. F.eks. kunne dokumenter, der afventer at blive udstillet på en postliste, blive præsenteret i en regel i denne kategori, og brugeren godkender det enkelte dokument til udstilling og markerer dermed et flag på dokumentet, som udstillingsmekanismen herefter kan usdstille.

Oversiger og adviser.



Denne kategori anvendes til regler, der adviserer brugeren om bestemte forhold. F.eks. kunne en regel i denne kategori advisere om, at en borger i én af brugerens aktive sager, er afgået ved døden.

Benchmarks og analyser.

Denne kategori indeholder regler, der præsenterer brugeren for enkelte målinger eller overblik. F.eks. kunne en regel i denne kategori præsentere brugeren for en måling på, hvor brugeren ligger i forhold til niveauet for afslutning af sager i forhold til sin afdeling eller sit team.

Bemærk:

Hver kategori kan være påhæftet en lille gul plet indeholdende et tal. Denne markering (og tallet) angiver det antal observationer, der er gjort under kategorien, men som brugeren endnu ikke har set. Med andre ord er det det antal ”nyheder”, der findes under kategorien. Om hvorvidt brugeren har set en observation defineres ud fra, om emnet har været præsenteret i en liste for brugeren.

6. Observationsoverblik.

Observationsoverblikket indeholder listen over de observationer, programmet har gjort på egne data. Overblikkets overskrift har et antal angivet, der henviser til det antal regler der er i overblikket.

Under overskriften findes det egentlige overblik. Hver linje i overblikket er et link til en underliggende liste indeholdende de enkelte emner (f.eks. sager eller dokumenter), som observationen er gjort på. Overblikket viser med andre ord de enkelte regler, der har ”fundet” emner, der er ”faldet” for de pågældende reglers kriterier. Overblikket har følgende kolonner:

Farvefelt.

Farvefeltet er alvorlighedsmarkeringen en regel har. Denne markering kan være:

o Rød.

Rød er det højeste niveau. Niveauet siger, at emner, der er observeret under en regel med rød markering, er af højeste alvor. F.eks. kunne en regel, der finder forekomster af følsom data, forkerte steder, være markeret rød.

o Gul.

Gul er det mellemste niveau. Niveauet siger, at emner, der er observeret, under en regel med gul markering, er af middel alvor.



F.eks. kunne en regel, der finder forekomster af fristoverskridelser, være markeret gul.

o Grøn.

Grøn er det laveste niveau. Niveauet siger, at emner, der er observeret under en regel med grøn markering, er af lav alvor. F.eks. kunne en regel, der finder forekomster af sager, som anbefales til afslutning, være markeret grøn.

Bogstavskode.

Observationernes regler er opdelt efter endnu en kategori, der henviser til kategorierne beskrevet ovenfor. Bogstaverne er en forkortelse af det fulde kategorinavn. F.eks. er H lig med Handlingsanmodninger, A lig med Anbefalinger osv.

Beskrivelse.

Beskrivelse er den enkelte regels beskrivende tekst om, hvad reglen har observeret. F.eks. kunne en regel have beskrivelsen ”Du har dokumenter med overskredne frister”.

Beskrivelsen er samtidig linket til reglens detaljeoverblik.

Tema.

Tema angiver det tema, reglen er tilknyttet. Temaer kan f.eks. være Registreringspraksis, Offentlighedshensyn osv. Temaet hjælper med at placere observationer mere logisk i en kvalitetssammenhæng og bidrager til forståelsen eller formålet med en regel.

Observationer.

Kolonnen observationer indeholder det antal emner, der fundet under den enkelte regel for den pågældende bruger.

4.1.2 Den enkelte regels detaljeoverblikNår den enkelte regel åbnes, præsenteres reglens detaljeoverblik. Dette overblik går igen og genbruges for alle normale dataregler (regler med emner oplistet i modsætning til f.eks. en benchmark-analyse indeholdende sammenligningsgraf). Det er altså ligegyldigt, om reglen har fundet dokumenter eller sager eller helt andre typer af information. Det er stadig det samme overblik, der vises.



Illustration 4: Detaljeoverblikket for en regel

Detaljeoverblikket indeholder de konkrete emner (f.eks. sager, dokumenter osv.), som er fundet for den konkrete regel. Siden indeholder en række elementer:

1. Tilbageknap.

Tilbageknappen bringer brugeren tilbage. F.eks. tilbage til overblikket.

2. Overskrift.

Overskriften i skærmbilledet er reglens beskrivelse.

3. Tema.

Tema viser den konkrete regels tema.

4. Vejledning.

Vejledning vises kun, hvis der er angivet en vejledning til reglen. Hvis der vises en fast tekst. Teksten er et link, der bringer brugeren til vejledningen.

5. Detaljeoverblikket.

Det egentlige overblik indeholder de emner, der er fundet i den konkrete regel. Overblikket indledes med en overskrift, som angiver typen af emner, efterfulgt af det antal af emner, der er fundet.

I højre side af overblikket findes et ikon (dataark-ikon), brugeren kan anvende til at eksportere den aktuelle liste. Ikonet er et link, der vil åbne det associerede data-fil-program (filtypen CSV), brugeren har installeret på computeren.



Listen over emner indeholder en række forskellige kolonner. Kolonnerne varierer ud fra følgende omstændigheder:

Reglens flér-valgs-indstilling (multiselect).

Hvis reglen er markeret til at tillade, at flere emner kan vælges af gangen, vises en tjekboks, hvor brugeren kan markere flere rækker.

Reglens entitet.

Hvis en regel f.eks. finder dokumenter, vil der naturligt vises et ikon til selve dokumentet (MS Word, PDF osv.).

Status-ikon.

Status-ikonet viser status på emnet i undersystemet. Dette afviger fra undersystem til undersystem.

Reglens egen-definerede kolonner.

Alt afhængig af den enkelte regels definition vil forskellige relevante kolonner vises. Nogle af kolonnerne vil oftest være links, brugeren kan anvende til at springe til den klient-applikation, der kan præsentere det aktuelle emne (f.eks. sagen i ESDH-systemet). Links åbner altid nye tabs eller helt nye vinduer, dér hvor klient-applikationen ikke er en browser-applikation.

Når den enkelte række er markeret, åbnes rækken, og en række kommandoer vises. Hvis flere rækker er markeret, vises kommandoknapperne over rækkerne i stedet. Se senere afsnit om kommandoer.

Bemærk:

Overblikket vil, hvis det fundne antal emner overskrider det ønskede antal emner pr. side, blive opdelt i flere sider. Når dette sker, vil der optræde en talrække af med links, brugeren kan benytte til navigering i siderne.

Antallet er i øvrigt styret af brugeren selv og er gemt på den enkelte enhed, programmet kører på. For flere detaljer se afsnittet om Hovedprofilen.



4.1.2.1 Kommandoer

Når én eller flere rækker i en observationsregel markeres, fremkommer et sæt af kommandoer.

Illustration 5: Kommandoer

Kommandoerne er de kommandoer der er defineret i reglernes opsætning.

Nogle kommandoer virker på emnet (opdaterer emnet) og andre er generelle kommandoer med andre funktioner, f.eks. kommunikation, udsættelse osv.

Opdateringskommandoer.

Opdateringskommandoer opdaterer undersystemet med udvalgte ændringer. Enten opdateres direkte (hvis ændringen er enkel) eller også præsenteres en dialog, hvor brugeren oplyser om flere detaljer, der skal anvendes.



Illustration 6: Detaljerede informationer

De ovenfor viste oplysninger er styret af det enkelte undersystem (f.eks. ESDH-systemet). Det er oplysninger, der er nødvendige for gennemførsel af handlingen.

Standardvalg af værdier i ovenstående dialog vil så vidt muligt være de værdier, der evt. findes på emnet i forvejen.

Når opdateringskommandoer er anvendt, forsvinder eller forbliver emnet i listen, alt afhængig af opdateringens formål. Hvis listen f.eks. præsenterer en anbefaling om afslutning af sager, vil kommandoen Afslut sag naturligvis fjerne emnet fra listen. Hvis brugeren derimod har anvendt en anden kommando, der f.eks. påsatte en anden egenskab, vil emnet ikke forsvinde fra listen. Det er altså afhængigt af, om kommandoen så at sige udfører det, der logisk bør fjerne emnet fra den pågældende regel.

Det er altid det underliggende system, der udfører selve handlingen. Kommandoen kalder blot undersystemet, og det pågældende undersystem udfører opgaven. Når en opdateringskommando er anvendt, udføres opgaven. Straks vil opgavehjulet i toppen af skærmbilledet begynde at snurre rundt.

Bemærk:

Nogle gange er knapper inaktive (som i det viste eksempel ovenfor). Dette skyldes, at emnet er låst, afsluttet eller på anden måde ikke-redigérbart i undersystemet.

Kommunikér.

Kommandoen Kommunikér vil som standard starte en MS Skype op for Business-konversation. Hvis en superbruger impersonerer/stedfortræder en anden bruger, vil der blive startet en konversation med den pågældende



bruger, som er den egentlige ejermand af observationen. Superbrugeren kan nu kommunikere med brugeren.

Udsæt.

Udsæt-kommandoen muliggør, at brugere kan udskyde en melding, så den først optræder igen efter en given tidsperiode er forløbet. Denne periode er styret i reglens opsætning. En alvorlig rød regel ville f.eks. have en meget kort tilladt udsættelsesperiode i modsætning til en mild grøn anbefalingsregel, der kan have en længere tilladt udsættelsesperiode. Se afsnittet om administration af regler for indstilling af udsættelsesindstillinger.

Godkend.

Godkend-kommandoen anvendes til, hvad der kaldes ”falske positiver”. Når programmet f.eks. leder efter følsomme data, gøres dette oftest af en regel med høj alvorlighedsniveau (rød). Hvis de følsomme data, der ledes efter, f.eks. er CPR-numre, vil en fejltolkning af CPR-nummer virke kontra-intuitivt. Et CPR opdateres via et mønster, men et mønster kunne også finde kontonumre eller andre numre, der ligner et CPR-nummer. Da programmet vil alarmere kraftigt, da situationen er i ”rød”, må brugeren have en mulighed for at afvise eller godkende en sådan fejlobservation. Godkend præsenterer en dialog, hvor brugeren aktivt skal acceptere og godkende fejltolkningen. Denne markering logges i systemet.

Bemærk:

Efter godkendelse vil det konkrete emne i den konkrete regel ikke længere blive observeret. Brugeren godkender så at sige, at det er en fejl, og programmet vil stole på dette.

4.1.3 HandlingsvinduetHandlingsvinduet tilgås via Handlingshjulet i toppen af skærmbilledet.



Illustration 7: Handlingsvinduet

Når en opdateringskommando er anvendt, sendes opgaven til undersystemet. Denne opgave vises i Handlingsvinduet efter endt handling.

Handlingsvinduet indeholder et overblik over handlingerne og har følgende kolonner:

Ikon.

Et rødt kryds vises ud for en succesfuld gennemført handling. Ved at klikke på krydset, kan brugeren fjerne rækken.

Registreret.

Tidspunkt for handlingen der er udført.

Handling.

Den konkrete kommando der er valgt.

Behandlet.

Tidspunkt for behandlingen af opgaven. Dette felt er tomt, hvis handlingen endnu ikke er udført.

Fejlbesked.

Hvis handlingen er fejlet, vil feltet indeholde en fejlbeskrivelse.

Bemærk:

Oversigten er et opgavevindue, som ryddes løbende. Kun evt. fejl bevares i oversigten.



4.1.4 HovedprofilenDenne vejledning har til formål at instruere i, hvilke dele af løsningen der kan konfigureres og justeres. Vejledningen vil gennemgå løsningen ved hjælp af skærmbilleder og beskrive de enkelte indstillinger og deres konsekvenser.

Administration af muligheder i løsningen foregår for størsteparten i vinduet Profil, som findes i øverste højre hjørne bag brugernavnet.

Illustration 8: Administration sker hovedsageligt fra brugerens profil

I det viste eksempel er Søren Sørensen logget ind.



Illustration 9: Brugerprofilen

Brugerprofilen vil indeholde de afsnit, som brugeren har adgang til, jf. sin/sine roller.

Illustration 10: Brugerprofilens enkelte afsnit



De enkelte afsnit vises som nævnt i.h.t. brugeren roller. Hvis en bruger har flere roller, vises flere afsnit. I ovenstående eksempel er Søren Sørensen både Bruger/sagsbehandler, Superbruger, Leder og Administrator.

4.1.5 De enkelte områder af hovedprofilen

4.1.5.1 Indstillinger

Under indstillinger kan brugeren justerer enkelte parametre, der påvirker brugerens egen anvendelse af løsningen.

4.1.5.1.1 Listevisning

Tilgængelighed

Listevisning er tilgængelig for brugere med rollen:

Bruger/sagsbehandler

Superbruger

Leder

Administrator.

Listevisning styrer, hvor mange emner (f.eks. dokumenter), der oplistes for brugeren i et givent skærmbillede. Formålet med denne styring er at give brugeren mulighed for at tilpasse programmet til den enhed, brugeren anvender.

Hvis brugeren anvender en arbejds-pc med større skærm, vælges et højere antal. Hvis brugeren anvender en tablet, vælges et middel antal. Og hvis brugeren har en Smartphone, vælges et lille antal. Det enkelte valg gemmes på den enkelte enhed, og således er der mulighed for at tilpasse løsningen til flere enheder.

4.1.5.1.2 Systempræferencer

Tilgængelighed

Systempræferencer er tilgængelige for brugere med rollen:


Superbruger

Leder

Administrator.

Systempræferencer styrer, hvilken klientapplikation der starter ved aktivering af f.eks. en ESDH-sag. Valget tilknyttes ligesom Listevisning til den enkelte enhed, og således er der mulighed for at anvende en tungere og mere funktionsrig



klientapplikation på sin arbejdscomputer og en lettere web-baseret klient på sin tablet.

4.1.5.2 Historik

Tilgængelighed

Systempræferencer er tilgængelige for brugere med rollen:


Superbruger

Leder

Administrator.

Historik viser et simpelt overblik over handlinger, der er udført af eller på vegne af (impersonering) brugeren. Historikoverblikket ryddes ikke henover tid.

4.1.5.3 Stedfortræder

Tilgængelighed

Stedfortræder er tilgængelig for brugere med rollen:

Superbruger

Leder.

Stedfortræder viser en liste over brugere i den/de grupper/afdelinger, den på-loggede bruger er superbruger for. Ved valg af en bruger og efterfølgende klik på Indtræd impersonerer den på-loggede bruger den valgte bruger. Straks efter skifter skærmbilledets top farve og bruger for at markere, at den på-loggede bruger ser og udfører handlinger på vegne af den valgte bruger.



Illustration 11: Toppen af skærmbilledet skifter farve og bruger ved impersonering/stedfortrædelse

For at udtræde/stoppe impersoneringen/stedfortrædelsen vælges knappen Træd ud.

4.1.5.4 Ledelsesinformation

Tilgængelighed

Ledelsesinformation er tilgængelig for brugere med rollen:

Leder.

Ledelsesinformation viser de observationer, der har overskredet deadline.

Deadline er defineret ved observationer med tilstrækkelig høj relevans (rød og gul), der har overskredet deres konfigurerede deadline.



Illustration 12: Regneark viser eskalerede observationer

Oversigten over eskallerede observationer vises i den applikation, der er associeret med filtypen CSV (komma-separerede værdier). Her vist med MS Excel.

Hvis listen er tom, er der ikke eskallerede emner.

Listen har følgende informationer.

ObservationsID

Internt ID for observationen.

Kildesystem

Det kildesystem observationen er gjort i, f.eks. ESDH-systemet.

Prioritet

Den prioritet (f.eks. Høj) som observationen har.

Bruger

Den bruger der ejer observationen.

Team

Det team (f.eks. afdeling) som brugeren i løsningen er tilhørende.

Entitet

Den type af emner observationen omhandler, f.eks. Dokument.

Nummer

Nummeret/nøglen som emnet observationen omhandler og har.

Observation

Beskrivelsen af observationen/reglen emner er observeret under.

Observeret

Det tidspunkt emnet blev observeret på i den konkrete regel.

Overskredet

Det tidspunkt emnet overskred den deadline, der findes for den pågældende type af observation.



4.1.5.4.1 Regler for eskallation

Løsningen er som standard konfigureret til at eskallere en observation, 72 timer efter konstateringen af observationen. Det er muligt at konfigurere løsningen således at eskallationen varierer i forhold til alvorlighedsniveauet af den enkelte regel.

4.1.5.5 Systemopsætning

Tilgængelighed

Systemopsætning er tilgængelig for brugere med rollen:

Administrator.

Systemopsætning omfatter alle de tekniske informationer og indstillingsmuligheder.

4.2 DPO-værktøjetDenne del af løsningen er endnu ikke klar.

4.3 Formpipe KvalitetsforumDenne del af løsningen er endnu ikke klar.



5.0 Vejledning til administratorerEn stor del af administrationen af løsningen sker gennem Administration der tilgås fra menupunktet Systemopsætning i Hovedprofilen.

5.1 AdministrationAdministration indeholder de mere tekniske informationer og muligheder i løsningen. Herfra administreres parametrene, der styrer løsningens funktionaliteter.

Illustration 13: Administration

5.1.1 OpsætningUnder Opsætning konfigureres de mere grundlæggende, tekniske eller enkle indstillinger, såsom serveradresser, mailoplysninger, tekster i skærmbilleder osv.



Illustration 14: Opsætning



5.1.1.1 Systemkonfigurationer – Generelt

I skærmbilledet indstilles parametre, der omhandler de helt grundlæggende indstillinger, løsningen arbejder ud fra.

Illustration 15: De generelle systemkonfigurationer

Parametrene, der kan indstilles, er følgende (den viste rækkefølge i skærmbilledet kan variere fra nedenstående):

CustomerName

Indeholder navnet på organisationen. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

ImpersonationEnabled

Angiver om der skal gives mulighed for, at brugere med adgang til impersonering/stedfortrædelse skal kunne udføre dette.

ManageObservationDefinitionsRuleForumUrl

Indeholder stien til Formpipe Kvalitetsforum, hvor regler og andet kan deles mellem flere organisationer. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

ManageObservationDefinitionsRuleForumShareRuleUrl



Indeholder stien til dele-funtionen i Formpipe Kvalitetsforum. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

OMAdministrationRuleURL

Indeholder stien til Formpipe Output Management-administrationsside, som reglerne har link til. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

OMDatabaseName

Indeholder navnet på den database, som Formpipe Output Management anvender til lagring af analyserede data. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

Efter indstillingerne er gjort, klikkes på Opdatér.

5.1.1.2 Systemkonfigurationer - E-post-advisering

I skærmbilledet indstilles parametre, der omhandler betingelserne for mailudsendelse (advisering til brugere).

Illustration 16: E-post-adviseringsdetaljer


NotificationEmailSMTPServer



Serveradressen (IP) på SMTP-serveren der afsender e-post-beskeder.

Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

NotificationEmailSMTPServerPort

Porten SMTP-serveren anvendes til at afsende e-post-beskeder.


NotificationEmailSMTPUser

Brugernavnet (brugerkonto) til SMTP-serveren der afsender e-post-beskeder.


NotificationEmailSMTPPassword

Password (brugerkonto) til SMTP-serveren der afsender e-post-beskeder.


NotificationEmailContentURLTemplate

Sti til den skabelon der anvendes til generering af e-post-beskeden, som udsendes, når nye observationer opstår. Indstilles som udgangspunkt af leverandøren.

NotificationEmailFromDisplayName

Visningsnavnet på Fra-delen af e-post-beskeden.

NotificationEmailFromEMail

Den adresse adviseringsmailen afsendes fra.


NotificationEmailSubject

Den emnetekst der skal anvendes ved afsendelse af e-post.


UserToGenerateEMailNotifications


Systembrugeren der anvendes til at generere e-post-beskeder. Brugeren har adgang til alle observationer i løsningen.

Efter indstillingerne er gjort, klikkes på Opdater.



5.1.1.3 Systemkonfigurationer – Brugersynkronisering

I skærmbilledet indstilles parametre, der omhandler betingelserne for synkroniseringen af brugere, superbrugere, ledere og administratorer.

Illustration 17: Brugersynkronisering

Brugersynkroniseringen kan hente oplysninger om brugere og deres e-post-ladresser samt tilhørsforholdet til grupper fra en central kilde. For egne kilder se dokumentet Formpipe QA - Configuration Settings.xlsx der kan rekvireres hos Formpipe Software. Dette dokument beskriver data-strukturerne, egne kilder skal have.

Der kan synkroniseres mod de fleste .NET-data provider typer.

Indstillingerne er tekniske og vil oftest være indstillet af leverandøren eller med leverandørens hjælp.

Parametrene er standarder beskrevet i .NET og standarder beskrevet af den konkrete forbindelsesdestination forespørgslerne skal ramme, f.eks. MS Active Directory.


UserSyncEnabled



Sættes til 0 eller 1 angivende om synkronisering skal være aktiveret.


UserSyncConnectionString

Teksten, der beskriver forbindelsen, hvor data skal hentes. Denne indeholder også bruger og adgangskode.


UserSyncProviderName

Den konkrete .NET-providertype der anvendes.


UserSyncQueryUsers

Den konkrete forespørgsel, i det konkrete forespørgelsessprog der skal resultere i en liste over brugere.


UserSyncQueryTeams

Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over de enkelte grupper/afdelinger.


UserSyncQueryTeamSuperUsers

Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over, hvem der er superbrugere i de enkelte grupper/afdelinger.


UserSyncQueryTeamManagers

Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over, hvem der er ledere for de enkelte grupper/afdelinger.


UserSyncQueryTeamMembers

Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over, hvem der er medlemmer (brugere) af de enkelte grupper/afdelinger.


UserSyncQueryAdministrators



Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over administratorer.


UserSyncQueryTeamVirtualUsers

Den konkrete forespørgsel i det konkrete forespørgelsessprog, der skal resultere i en liste over, hvem der er tilknyttet de enkelte virtuelle brugere.



5.1.1.4 Brugerfladetekster for e-post-advisering

I skærmbilledet indstilles parametre, der omhandler de tekster, som skal anvendes i de e-post-adviseringer, der udsendes.

Illustration 18: Brugersynkronisering


NotificationMessageGreeting



Øverste linje, typisk ”Hej” eller ”Goddag”.

NotificationMessagePreText

Indledende tekst i e-post-beskeden der fremkommer før den konkrete oversigt over observationerne, typisk en forklaring af hvad mailen handler om.

NotificationMessageTablePreText

Tekst der indsættes umiddelbart før tabellen med observationer, typisk ”Følgende observationer er gjort.

NotificationMessageTablePostText

Tekst der indsættes umiddelbart efter tabellen med observationer, typisk ”Du kan springe til observationerne ved at klikke på linket”.

NotificationMessageRegardsText

Afsluttende hilsen, typisk “Med venlig hilsen Kvalitetskontrol”.

NotificationMessagePostText

Tekst der afslutter e-post-beskeden. Typisk ”Der kan ikke svares på denne e-post-besked”.


5.1.1.5 Generelle brugerfladetekster

I skærmbilledet indstilles parametre, der omhandler de generelle brugerfladetekster. Alle tekster der optræder i løsningen undtaget tekster i Profilen.



Illustration 19: Generelle brugerfladetekster

Parametrene der kan indstilles er følgende (den viste rækkefølge i skærmbilledet kan varierer fra nedenstående):

WebsiteTitle

Den overordnede titel programmet har.

BackButtonTooltip

Den tool-tip tilbage-knappen skal har.

ColumnHeaderSourceSystem

Kolonneoverskriften for kildesystemets navn.

ColumnHeaderTextAnalysis

Kolonneoverskriften for tekstanalyse.

ColumnHeaderTextDescription

Kolonneoverskriften for beskrivelse.

ColumnHeaderTextTheme

Kolonneoverskriften for temaer.

ExportToCsvTooltip



Tool-tip til ikonet til eksport af liste til CSV-fil.

IgnoreObservationConfirmationText

Teksten brugeren præsenteres for, når vedkommende godkender en fejlobservation.

IgnoreObservationDescriptionText

Den beskrivende tekst brugeren præsenteres for, når vedkommende godkender en fejl-observation.

InputFormCancelButtonText

Annuller-knappers tekst.

ManageObservationDefinitionsDescriptionText

Tekst på linket til redigering af regler.

PageTitleObservationBenchmarks

Benchmark-sidernes beskrivende tekst.

PageTitleObservationOverview

Tekst ved overblikket over observationer.

PaginationFirstPage

Gå-til-første-side-tekst der vises på linket.

PaginationLastPage

Gå-til-sidste-side-tekst der vises på linket.

PaginationPreviousPage

Gå-til-forrige-side-tekst der vises på linket.

PaginationNextPage

Gå-til-næste-side-tekst der vises på linket.

RuleGuidensLinkText

Tekst der vises på linket til vejledninger.

TaskStatusActionColumnHeader

Kolonneoverskrift i status-vinduet.

TaskStatusDeleteTaskTooltip

Sletteknappens tekst i status-vinduet.

TaskStatusErrorColumnHeader




TaskStatusProcessedColumnHeader


TaskStatusRegisteredColumnHeader


TaskStatusRetryTaskTooltip

Prøv-igen-tekst i status-vinduet.

TaskStatusTitleText

Titel i status-vinduet.

TaskStatusViewHistoryDescription

Tekst på Historik-linket i status-vinduet.

TaskStatusTooltip

Tool-tip på ikonet til status-vinduet

ThemeDescriptionText

Den beskrivende tekst for temaer.


5.1.1.6 Brugerfladetekster for brugerprofilen

I skærmbilledet indstilles parametre der omhandler de brugerfladetekster der findes under Profilen.



Illustration 20: Brugerfladetekster for brugerprofilen

UserSettingsTooltip

Tool-tip Profilknappen.

UserProfileHistoryDescriptionText

UserProfileHistoryText

HistoryActionColumnHeader

HistoryEntityColumnHeader

HistoryIdentifierColumnHeader

HistoryInputColumnHeader

HistoryPageTitle

HistoryPageTitleDescription

HistoryRuleDescriptionColumnHeader

HistorySourceSystemColumnHeader

HistoryTimeColumnHeader

HistoryTitleColumnHeader

Tekster vedr. Historik.

UserProfileImpersonationDescriptionText

UserProfileImpersonateButtonText

UserProfileStopImpersonatingButtonText

UserProfileIfImpersonatingDescriptionText

UserProfileImpersonationText

Tekster vedr. impersonerings-/stedfortrædertekst.

UserProfileListSizeDescriptionText

UserProfileListSizeText

Tekster vedr. brugerstyring af antal.

UserProfileManagementInformationDescriptionText

UserProfileManagementInformationLinkText

UserProfileManagementInformationText

Tekster vedr. ledelsesinformation.



UserProfilePreferredSystemsDescriptionText

UserProfilePreferredSystemsNameColumn

UserProfilePreferredSystemsText

Tekster vedr. brugerstyring af foretrukne klientapplikation.

UserProfileSettingsDescriptionText

UserProfileSettingsText

Tekster vedr. Indstillinger kategorien.

UserProfileSystemSettingsDescriptionText

UserProfileSystemSettingsLinkText

UserProfileSystemSettingsText

Tekster vedr. Systemopsætning

AdministrationPageTitle

Overskrift på administrationssiden.

AddNewPurposeDescriptionText

AddNewPurposeSectionTitle

CreateNewPurposeButtonText

EditPurposeButtonText

Tekster vedr. Temaer.

AddNewRuleDescriptionText

AddNewRuleSectionTitle

RuleImportAlreadyExistsOM

RuleImportAlreadyExistsPKS

RuleImportedSuccessOM

RuleImportFailedOM

RuleImportFailedPKS

RuleImportOMText

RuleImportPKSText

RuleImportRulesButtonText

RuleImportSuccessPKS

Tekster vedr. tilføjelse af regler.



ConfigurationDescriptionText

ConfigurationHeaderText

ConfigurationsPageTitle

ConfigurationsUpdateButtonText

Tekster vedr. Opsætning.

LogHttpActionColumnHeader

LogIdColumnHeader

LogPageDescriptionText

LogPageTitle

LogPageTitleDescription

LogTimeColumnHeader

LogUrlColumnHeader

LogUserAgentColumnHeader

LogUserIdColumnHeader

Tekster vedr. Log.

ManageObservationDefinitionsAddNewRuleText

ManageObservationDefinitionsDataHeaderText

ManageObservationDefinitionsNotifyColumnText

ManageObservationDefinitionsNotifyFilterColumnText

ManageObservationDefinitionsNotifyFilterSetText

ManageObservationDefinitionsNotifyFilterShowText

ManageObservationDefinitionsPageTitle

ManageObservationDefinitionsRuleForumText

ManageObservationDefinitionsRuleTitleText

ManageObservationDefinitionsShareColumnText

ManageObservationDefinitionsShareText

ManageObservationDefinitionsUserCoverageColumnText

ManageObservationDefinitionsUsersColumnText

ManagePurposeDataHeaderText

ManagePurposeDescriptionText



ManagePurposeNameColumnText

ManagePurposeTitleText

ManagePurposeUrlText

ObsDefinitionDaysToPostponeColumnText

ObsDefinitionGuidensColumnText

ObsDefinitionsVisibleColumnText

ObsDefNotificationFilterAddSelectedButton

ObsDefNotificationFilterAddToOtherLabel

ObsDefNotificationFilterAvailableUsersLabel

ObsDefNotificationFilterDescriptionText

ObsDefNotificationFilterRemoveSelectedButton

ObsDefNotificationFilterSelectedUsersLabel

ObsDefNotificationFilterUpdateButtonText

ObservationDefinitionColumnName

ObservationDefinitionDescriptionColumnName

ObservationDefinitionNotificationFilterPageTitle

ObservationDefinitionNotifyFilterTooltip

ObservationDefinitionsActiveObservationsColumnText

ObservationsForDefinitionColumnHeader

RuleOmAdministrationTooltip

Tekster vedr. administrationen af regler.


5.1.2 LogLoggen viser et totalt overblik over hændelser, der er sket i løsningen. Loggen viser de nyeste hændelser først én side ad gangen. Loggen er en enkel http-baseret logning.



Illustration 21: Log



5.1.3 TemaerTemaer er en slags grupperinger af regler. Hver regel har ét tema tilknyttet. Temaer kan oprettes eller redigeres. Temaer kan ikke slettes.

Illustration 22: Temaoverblik

Man skal være opmærksom på, at de temaer regler, der skal oprettes/importeres, er sat til at pege på, som findes i forvejen. Hvis de ikke findes, vil temaerne, reglerne peger på, blive oprettet. Hvis temaer omdøbes, vil det nye navn naturligvis optræde på de regler, der allerede er tilknyttet temaet.

Efter ændringerne er gjort, klikkes på Opdater.



Temaoprettelse

Temaer kan også oprettes via Opret tema.

Illustration 23: Oprettelse af nyt tema

Efter navnet er indtastet, klikkes på Tilføj.

5.1.4 ReglerUnder Regler administreres de regler, løsningen arbejder med. En regel består logisk set af to dele:

En datadel

En visningsdel.



5.1.4.1 Regeloverblik

Regeloverblikket er det sted, hvorfra alle regler administreres.

Illustration 24: Regeloverblikket

I regeloverblikket vises primært de data, der er tilknyttet visningsdelen af en regel. Datadelen tilgås fra et link på hver regel. Datadelen findes i Formpipe Output Management.

I regeloverblikket er alle regler oplistet. Hver regel har en række metadata tilknyttet:

Aktiv

Markeringen afgør, om en regel er aktiv. Hvis en regel er aktiv, behandles den af løsningen.

Bemærk at datadelen af en regel også skal være aktiv, for at den samlede regel er aktiv.

Navn

Unikt navn der ikke kan redigeres. Navnet er samtidig et link til datadelen af en regel i Formpipe Output Management. Når linket aktiveres, springer brugeren (administratoren) til administrationsfladen af Formpipe Output Management.

Bemærk at datadelen administreres separat fra visningsdelen. Brugeren (administratoren) skal have adgang til Formpipe Output Managements



administrationsflade, hvilket oftest vil være opsat på forhånd ved installationen af løsningen.

Beskrivelse

Beskrivelsen er den tekst, brugerne vil se, når de præsenteres for observationer. Teksten kan frit redigeres, så den tilpasses det rette budskab, man vil ud med.

Beskrivelsen er også anvendelig i forbindelse med introduktion af nye regler, man ønsker at afteste før brugerne involveres. Beskrivelsen kan f.eks. justeres til ”Testregel der skal ignoreres”, så brugerne ikke reagerer på indholdet. Når reglen er klar, og brugerne skal involveres, omdøbes reglen til det endelige budskab.

Tema

Tema viser det konkrete tema, som reglen er tilknyttet. Temaet kan vælges frit, men en regel vil være tilknyttet et tema ved oprettelsen.

Udsæt

Udsæt giver mulighed for at styre den periode, en bruger tillades at udsætte en observation. Anbefalinger og råd kan gives en lang periode, mens alvorlige observationer gives en kort periode. Feltet er antallet af dage, en udsættelse må ske i, og efter udløb vil observationen optræde igen på brugerens overblik, hvis observationen stadig er relevant på brugerens data.

Vejledning

Feltet anvendes til at angive en URL (web-sti) til en vejledning, der måtte findes til den konkrete regel. Vejledningslinket vil være placeret i brugerens skærmbillede ved åbning af observationerne, og brugeren kan således aktivere vejledningen, hvis brugeren er i tvivl. Hvis der ingen vejledning er angivet, vises intet link.

For at angive vejledningen find den konkrete vejledning i en via en internet-browser og kopiér dens sti fra browserens adressefelt. Indsæt det kopierede i feltet Vejledning på den pågældende regel.

Aktive obs.

Denne kolonne informerer om antallet af aktive observationer, der er gjort på den pågældende regel. Antallet er antallet på tværs af alle brugere. Antallet kan anvendes til at danne sig et overblik over tilstanden af data, den konkrete regel analyserer. Ved nye regler er information anvendelig i forbindelse med fintuning af reglens kriterier. Når antallet er forventeligt i orden (hvis det er muligt at vurdere), omdøbes beskrivelsen til det endelige budskab, og reglen markeres til at advisere brugere.



Dækning

Dækning angiver den procentdel, der er ”ramt” af den pågældende regel. Procentdelen udregnes efter antallet af den samlede brugermængde og det antal af brugere, der er ”ramt” af reglen.

Brugere

Angiver det antal af brugere, der er ”ramt” af den pågældende regel.

Advisér

Markeres når en regels observationer skal udsendes via e-post til brugerne. Når feltet er markeret og reglen er højt prioriteret (rød), vil der blive udsendt e-post-besked, når der findes observationer.

Adv.filter

Adv.filter kan anvendes til at påsætte et filter således, at når der adviseres, sker det kun til den angivet gruppe af brugere. Filteret er en begrænsning af den generelle adviseringsfunktion, beskrevet ovenfor. Brugere angivet i filteret modtager stadig kun e-post-adviseringer omkring observationer, der er gjort på deres egne oplysninger, men gruppen af brugere er indsnævret med filteret.

Under redigeringen af et filter kan det vælges at tilføje samme filter på flere regler samtidig. Dette sker ved at markere de ønskede regler i listen vist under brugervalget i adviseringsfilter-dialogen.

Når der ikke er filter på reglen, kan det vælges at oprette et filter. Er der et filter på sagen, kan det vælges at vise filteret.

Filteret kan således anvendes til at afteste en regels advisering, herunder tekster i e-post-beskeden.

Forum

Kolonnen Forum lader brugeren (administratoren) springe til Formpipes Forum, hvor regler kan deles med andre organisationer.

Under kolonnen vises for hver regel et link (Del), som springer til Formpipes forum, hvor brugeren (administratoren) kan dele erfaringer med andre omkring den pågældende regel. Deling giver andre organisationer mulighed for at kunne drage nytte af erfaringerne med den pågældende regel. Dette kunne f.eks. ske ved oprettelse af en ny regel og efterfølgende succesfuld udnyttelse af reglen.

Efter endt redigering, klikkes på Opdatér.



5.1.4.2 Tilføj ny regel

Under Tilføj ny regel kan regler tilføjes. Regler vil være hentet fra en kilde eller oprettet manuelt som to filer.

Illustration 25: Import af ny regel. Her vist med visningsdelen af en regel

En regel består logisk set af to dele. En datadel og en visningsdel.

Datadelen af en regel

Datadelen af en regel er selve kriterierne, motoren benytter til at analyserer data. Datadelen vil tilhøre Formpipe Output Management, hvor administrationen også foregår fra. Ved en import af en ny regel fra en regelpakke vil denne del være en fil af typen SQL, inden den importeres og bliver en del af løsningen.

Visningsdelen af en regel

Visningsdelen af en regel er den del, der giver brugerfladen mulighed for at anvende datadelen af en regel. Visningsdelen indeholder oplysninger om titel, udsættelsesperiode, prioritet, type osv. af en regel. Ved en import af en ny regel fra en regelpakke vil denne del være en fil af typen XML, inden den importeres og bliver en del af løsningen.

Vær opmærksom på at reglerne ikke er importeret i forvejen. Regler vil altid have en unik kode i navngivningen (f.eks. H19...). Hvis der findes en lignende regel i forvejen, vil importen fejle.



Efter valg af begge filer/dele af reglen, vælges Importér.

Reglen vil nu være importeret og inaktiv. Både i datadelen (Formpipe Output Management) og i regeloverblikket. Reglen justeres nu i.h.t. organisationens ønsker og aktiveres. Igen både i datadelen (Formpipe Output Management) og i regeloverblikket.

5.1.4.3 Administration af datadelen af en regel

Som beskrevet sker administrationen af datadelen af en regel fra administrationsfladen til Formpipe Output Management. Datadelen tilgås fra linket i Regeloverblik.

Illustration 26: Administration af datadelen af en regel

5.1.4.3.1 Aktivering af en dataregel

Aktivering af en regel sker via linket Redigér.



Illustration 27: Redigering af en regel

Illustration 28: Aktivering af datadelen af en regel

Reglen har en række felter:

Navn

Datareglens unikke navn. Dette felt redigeres ikke.

Aktiveret



Dette felt angiver, om datareglen er aktiv. Feltet markeres for at aktivere en ikke-aktiveret dataregel.

Fra

Angiver den dato, datareglen er gyldig fra. Denne dato har ikke noget at gøre med de udvælgelseskriterier, der er valgt for reglen og som virker mod de data datareglen analyserer.

Dette felt redigeres som oftest ikke.

Til

Angiver den dato, datareglen er gyldig til. Denne dato har ikke noget at gøre med de udvælgelseskriterier, der er valgt for reglen og som virker mod de data datareglen analyserer

Dette felt redigeres som oftest ikke.

Entitet

Angiver entitetstypen. Dette felt redigeres ikke.

Stopregel

Angiver om reglen er en stopregel. En stopregel er en dataregel, der har tilknyttet stopord eller mønstre reglen skanner i indhold efter. En stopregel er altså en dataregel, der ud over udvælgelseskriterier også har mulighed for at skanne i indhold af dokumenter, efter ord og mønstre.

Dette felt redigeres ikke.

Tag

Tag identificerer en samledataregel, når flere enkelte dataregler er bundet sammen omkring en samlet analyse af data.


Destinationssystem

Angiver det system destinationssystem, datareglen er tilknyttet.


Efter redigering vælges Gem.



Illustration 29: Aktivering af en regel

Illustration 30: Kriterier for en regel



5.1.4.3.2 Udvælgelseskriterier for en dataregel

Illustration 31: Udvælgelseskriterier for en dataregel

Illustration 32: Kriterieopbygning

Fra dialogen kan de enkelte kriterier opsættes, som udgør det for en given analyse af data i det pågældende kildesystem.



Kriterierne kan opbygges hierarkisk. Det betyder, at hvis entiteterne er hierarkisk opbygget, såsom:

Sag -> Dokument,

så kan der opsættes kriterier for hver entitet.



Følgende er eksempler på kriterieopbygning.

Illustration 33: Kriterieeksempel 1

Kriterieeksempel 1 – Sagsdataregel

Formål: Find sager med modstrid mellem facet og dokumenttitel.

I det viste eksempel dækker kriterierne over bestemte facetter.

Hertil gælder, at sagen skal have et dokument i sig med titel indeholdende ”klage”.

På illustrationen kan det ses, at kriteriekassen for Dokument er indrykket en smule, da kriteriet er et underkriterie til Sagskriterierne.



Illustration 34: Kriterieeksempel 1

Kriterieeksempel 2 – Dokumentdataregel

Formål: Find udtjekkede dokumenter i Emnesager

I det viste eksempel dækker kriterierne over Udtjekket = Ja og Udtjekningsdato ældre end syv dage.

Hertil gælder, at dokumentet skal ligge i en sag af typen Emnesag.

På illustrationen kan det ses, at kriteriekassen for Sag er indrykket en smule, da kriteriet er et underkriterie for Dokumentkriteriet.



5.1.4.3.2.1 Tilføjelse af kriterier og entiteter

Der kan tilføjes kriterier for den pågældende entitet, kriteriekassen dækker over.

Illustration 35: Tilføjelse af kriterier og entiteter

Kriterier

Når der vælges Nyt kriterie for en entitet eller dens underentitet, skal der:

Vælges felt, kriteriet skal dække over

Værdi feltet skal have.

Når flere kriterier sættes på en entitet (altså én kriteriegruppe), gælder følgende betingelser:

Flere kriterier af samme felt, vil adskilles med ”Eller”-betingelse

Flere kriterier af forskellige felter, vil adskilles med ”Og”-betingelse.

Eksempel

En kriteriegruppe med følgende indhold:

Sag.Sagstype = EmnesagSag.Sagstype = BorgersagSag.Sagstype = PersonalesagSag.Status = Åben



Sag.Aktindsigt = Åben

Vil blive til:

(Sag.Sagstype = Emnesag ellerSag.Sagstype = Borgersag ellerSag.Sagstype = Personalesag)Og(Sag.Status = ÅbenEllerSag.Aktindsigt = Åben)

Der kan fjernes kriterier fra en kriteriegruppe.

Bemærk:

Det er vigtigt ikke at efterlade tomme kriteriegrupper (grupper uden kriterier). Kriteriegrupper skal altid have mindst ét kriterie.

Entiteter

Der kan tilføjes andre entiteter til det samlede antal kriterier.

Illustration 36: Tilføjelse af ny entitet til kriterier

Når der tilføjes en ny entitet, vises kun mulige entiteter. Hvis entiteten i en dataregel f.eks. allerede er Dokument, kan der ikke tilføjes en ny entitet til kriterierne af typen Dokument.



Når en entitet tilføjes, vælges om datareglen skal tolke entiteten, som ”Findes” eller ”Findes ikke”. Dette har betydning for opbygningen af datareglen.

Efter oprettelsen af entiteten, kan der indsættes kriterier i dens kriteriegruppe.

Bemærk:

Det er vigtigt ikke at efterlade tomme kriteriegrupper (grupper uden kriterier). Kriteriegrupper skal altid have mindst ét kriterie.

5.1.4.3.3 Samle-dataregler

Samle-dataregler er regler, hvor flere forskellige regler er samlet omkring en fælles logisk hovedregel.

Illustration 37: Eksempel på visningsdelen af samleregel

I det viste eksempel ovenfor er der én regel med navnet ”A01 Sager der muligvis kan afsluttes”. Denne visningsregel har flere underliggende dataregler.



Illustration 38: Eksempel på datadelen af en samleregel

I illustrationen ovenfor ses de enkelte dataregler, der udgør den samlede regel. Det reglerne har til fælles, er informationen i feltet Tag. Tag indeholder det logiske fælles navn, de enkelte dataregler kædes sammen af.

Eksempel:

Eksemplet hér tager udgangspunkt i en anbefaling af afslutning af sager. Reglen er ”Sager der muligvis kan afsluttes”. Om hvorvidt en sag kan afsluttes, er i ESDH-verdenen en mere kompleks analyse. Der er ikke blot brug for ét sæt af kriterier med flere forskellige sæt (dataregler) med hver deres kriterier.

Den samlede dataregel ”H01...” består af underregler som er:

Aktivitet

Underreglen ”Aktivitet” indeholder i sig selv kriterier, der udvælger sager, hvor der ingen aktivitet (oprettelse af dokumenter, ændringer af metadata etc.) har været. Aktiviteten kan sige noget om, hvorvidt en sag ikke har været rørt og måske er blevet glemt, og underreglen bidrager således til den samlede søgen efter afslutningskandidater.

Bemærk at denne kunne indeholde kriterier, der ekskluderer, f.eks. sager af typen Personalesag der naturligt gerne må ligge længe.

Alder

Underreglen ”Alder” indeholder i sig selv kriterier, der udvælger sager, der har overskredet en given dato (oprettet for lang tid siden). Alderen kan sige noget om, hvorvidt en sag har ligget for længe, og underreglen bidrager således til den samlede søgen efter afslutningskandidater.



Bemærk at denne dataregel kunne indeholde kriterier, der ekskluderer f.eks. sager af typen Personalesag, der naturligt gerne må ligge længe.

Frist

Underreglen ”Frist” indeholder i sig selv kriterier, der fravælger sager, der har udestående frister. Udestående frister på en sag ville indikere, at sagen er i gang, og at der ventes på en fremtidig aktivitet.

Partsstatus

Underreglen ”Partsstatus” indeholder i sig selv kriterier, der vælger sager med parter, hvor borgeren er markeret med bestemte statusser, der kunne indikere, at sagen ikke længere skal behandles og dermed skal afsluttes. En sådan partsstatus kan f.eks. være, at borgeren er afgået ved døden.

Bemærk at denne dataregel kunne indeholde kriterier, der ekskluderer f.eks. sager af typen Begravelseshjælp, der naturligt ville forekomme ved den konkrete partsstatus.

Tom

Underreglen ”Tom” indeholder i sig selv kriterier, der vælger sager uden indhold (f.eks. dokumenter). En tom sag kunne indikere, at sagen i sin tid blev oprettet, men ikke anvendt.

Bemærk at denne dataregel kunne indeholde kriterier, der ekskluderer sager, som er helt nye, indikerende at sagen måske er i gang med at blive oprettet, og naturligt således ikke skal afsluttes.

Hver af de ovenstående underregler bidrager med sagskandidater til den samlede analyse ”Sager der muligvis kan afsluttes”.



6.0 Afklaring og fejlsøgning

6.1 Betingelser

6.1.1 DataejerObservationer rapporteres altid til ”ejer” af emnerne (f.eks. sager, dokumenter osv.). Ejer er defineret på en fast måde for hvert underliggende system. Et underliggende ESDH-system har f.eks. ”Ejer” defineret som Sagsansvarlig behandler på sager og Dokumentansvarlig på dokumenter.

Det betyder, at reglerne i Formpipe Kvalitetskontrol har kriterier på emnerne, og hvilke brugere der ser observationerne, er styret af, hvilken ”ejer” der er på emnerne.

6.1.2 MailadviseringOm hvorvidt et emne optræder på en advisering og aktiverer en e-post-adviseringsbesked, afhænger af flere forhold. Følgende betingelser skal være opfyldt:

Prioritet

Observationernes regel skal have en prioritet, der er høj nok. Prioritet skal som udgangspunkt være ”Høj”/”Rød”.

Advisering

Advisering skal være markeret på reglen.

Adviseringsfilter

Hvis der på reglen er angivet et adviseringsfilter, skal brugeren, der har observationen, optræde i adviseringsfilteret på reglen.

6.1.3 Kommunikation via Instant MessagingKommunikation via IM (Instant Messaging, f.eks. Skype for Business) afhænger af, at brugerne har e-post-adresse. Kun hvis brugerne er synkroniseret fra en kilde, hvor e-post-adresse findes, vil funktionaliteten virke.

6.1.4 Afhængighed af de underliggende systemerFormpipe Kvalitetskontrol kommunikerer med underliggende systemer, der ”ejer” data, og de mulige funktioner der kan udføres på data. Det betyder f.eks., at kun hvis det underliggende system tillader, at en handling kan udføres på et emne (f.eks. Sag), kan Formpipe Kvalitetskontrol gennemføre handlingen. Det er



således ikke en fejl i Formpipe Kvalitetskontrol, hvis en handling ikke kan udføres af ovennævnte årsag.

Ej heller er det nødvendigvis en fejl, hvis Formpipe Kvalitetskontrol afviger i meldinger og resultater i forhold til det underliggende system. F.eks. kan en søgning i det underliggende system godt resultere i et andet sæt af data end en umiddelbar lignende søgning via Formpipe Kvalitetskontrol. Det afhænger helt og aldeles af de specifikke kriterier i alle sine detaljer, der er konfigureret i data-reglerne.

6.2 Vigtige observationspunkter

6.2.1 Diskplads-forbrugDet er vigtigt at bemærke sig, at enhver justering af kriterier i datareglerne har konsekvens for diskpladsforbrug. Hvis der f.eks. fjernes alle afdelingskriterier fra en regel, der analyserer alle dokumenter i ESDH-systemet, vil konsekvensen deraf være, at alle dokumenter importeres ind i løsningens platform for at analysen kan foregå.

Derfor bør der altid på dokument-indholdsorienterede regler (regler hvor der skannes i indhold i dokumenter, f.eks. mønstre, stopord osv.) være kriterier, der begrænser omfanget af data. Enten som afgrænsninger i selve organisations områder eller som afgrænsninger i tid.

Formel til beregning af diskpladsforbrug er helt afhængigt af det enkelte undersystem. Kontakt leverandøren af Formpipe Kvalitetskontrol for en sådan udregnings-formel.

6.2.2 ProcesseringstidDer gælder de samme forhold som i ovenstående afsnit omkring diskpladsforbrug. Hvis datamængden er stor, vil processeringstiden også være stor. Andre processer i platformen vil ikke få lov at køre samtidig.

6.3 Fejlsøgning

6.3.1 Afvigelser i resultatet af reglerneFølgende trin skal gennemgås, når der observeres diskrepans mellem, hvad der ses i f.eks. en søgning i undersystemet, og hvad Formpipe Kvalitetskontrol melder om af observationer. Hvis afvigelsen stadig er uafklaret efter nedenstående trin er gennemført, kontaktes leverandøren.



Er reglen markeret med Stopregel, undersøg om ordene eller mønstrene i Stopreglen er korrekte og stemmer overens med observationen. Om hvorvidt en regel er en Stopregel, kan afklares i administrationen af datadelen af datareglen.

Er alle reglens kriterier undersøgt? Kontrollér alle kriterier på entiteten og kontrollér også evt. underentiteters kriterier.

Gennemgå hvert kriterie (felt og værdi), sammenstil dem efter reglerne beskrevet i afsnitte om Dataregler. Kontrollér betingelserne ”Og” og ”Eller” kriterierne sammensættes med, jf. beskrivelsen. Kriterier af forskellige felter tolkes altid som ”Og”, kriterier med samme felt tolkes altid som ”Eller”.

Kontrollér at der i søgningen i det underliggende system (f.eks. ESDH-systemet) ikke er skjulte kriterier, som er påsat af søgefunktionaliteten i programmet.

Hav i mente, at Formpipe Kvalitetskontrol oftest processerer om natten. Data, der er ændret efter denne processering, vil være afspejlet med ”gamle” data.

Kontrollér at ”ejeren” af emnerne stemmer overens. Observationer præsenteres for ”ejeren” af emnerne, jf. beskrivelsen i afsnittet om Dataejer.

Hvis der overhovedet ingen observationer er, kontrollér da at reglen for observation er aktiveret. Både datadelen og visningsdelen af en regel skal være aktiveret. Efter aktivering kan processeringen foregå. Bemærk at dette oftest sker natligt.

6.3.2 Udførelse af funktioner mod undersystemerUdførelse af funktioner/kommandoer mod undersystemerne (f.eks. ændring af data for Sag), sker altid på undersystemets præmisser. Hvis undersystemet ikke tillader en handling, kan Formpipe Kvalitetskontrol heller ikke udføre handlingen. Det gælder også, hvis emner der forsøges handlet på, er låste, ligger under en overentitet (f.eks. Dokument under en Sag), der er afsluttet.

Manuel udbedring nødvendig

Når fejl optræder, er det vigtigt, at brugerne handler manuelt. Hvis dette ikke gøre, vil emnerne optræde igen som observationer i Formpipe Kvalitetskontrol efter næste processering (typisk natligt).

6.3.2.1 Det røde hjul i toppen af skærmbilledet optræder

En kommando er forsøgt udført, og det er der, det hvide hjul skifter farve til rød. Bag hjulet findes en oversigt over fejl.



Gennemgå nedenstående trin ved fejl. Hvis problemstillingen stadig ikke er afklaret efter nedenstående trin er gennemført, kontaktes leverandøren.

Emnet der forsøges ændret, ændres med undersystemets klientapplikation. Hvis klientapplikationen heller ikke kan udføre handlingen, undersøges hvorfor. Kontrollér at det er med samme bruger, ændringerne forsøges udført i klientapplikationen.

6.3.2.2 Observationer forsvinder ikke fra listen efter handling er udført

Nogle gange sker det, at emner (f.eks. Sag) ikke forsvinder fra listen, efter at en handling er udført.


Ikke alle handlinger (kommando-knapper) vil aktivere fjernelse af et emne. Hvis en regel f.eks. udtrykker at en sags Aktindsigts-værdi er sat til ”Åben”, og meningen er, at brugeren skal sætte denne til f.eks. ”Lukket”, men brugeren i stedet vælger en kommando som Afslut sag, eller Åben sag, så vil den valgte kommando ikke rydde sagen fra oversigten, da det reglen var om, stadig er gældende. Det er derfor kun reglers kommandoer, der så at sige udbedrer, det reglen omhandler, der aktiverer en fjernelse af emnet.

6.3.2.3 Observationer dukker op igen næste dag, på trods af at handlinger er udført

Nogle gange sker det, at emner dukker op igen på listen næste dag.


Handlingen fejlede, da kommandoen blev udført. Kontrollér det røde hjul i toppen af skærmbilledet.

Emnet er på ny ændret af anden vej, f.eks. gennem klientapplikationen og bør optræde på observationen på ny.



formpipe skabelonqc.formpipe.dk/forum/.../2018/...september-2017-2.docx · web viewhvis en regel...

Documents