formation 2009 entretiens professionnels individuels un rendez-vous désormais habituel
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Formation 2009
Formation 2009
Entretiens Professionnels Individuels
un rendez-vous désormais habituel
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Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….
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Quelques Précisions Concernant l’appellation et la périodicité des entretiens
Quelques Précisions Concernant l’appellation et la périodicité des entretiens
Historique:textes de 2005 -> entretiens d’évaluation qui devaient être individuelsUPCAM 2007 -> Entretien individuels d’évaluation de l’activité
Derniers textes : Loi 2007-148 du 2 février 2007 décret 2007-1365 du 17 septembre 2007 décret 2007-1470 15 octobre 2007 arrêté du 10 avril 2008 paru au JO du 14 mai
Entretien professionnel individuel (EPI) complété par l’entretien de formation
chaque année scolaireà titre expérimental
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… un changement de culture managériale… un changement de culture managériale
Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….
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Le contexteLe contextemanagérial managérial Le contexteLe contextemanagérial managérial
Objectifs politiques : Orientations ministérielles
Objectifs institutionnels de l’Etablissement
Objectifs de direction : Objectifs généraux
Objectifs des composantes
Objectifs des services
Objectifs d ’équipes
Objectifs individuels
Cascade hiérarchique et remontéeun système cohérent
Cascade hiérarchique et remontéeun système cohérent
Culture d’autoévaluation
Déclinaison des objectifs Via les projets de service
réalisations agents
réalisations équipes
réalisations services
réalisations composantes
réalisations Etablissement
Remontée via les entretiens professionnels
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… un changement de culture managériale… un changement de culture managériale
Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….
Au cœur duquel se situe l’entretien professionnelAu cœur duquel se situe l’entretien professionnel
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Dispositif de formationDispositif de formation
Conférence
ateliers thématiques :
Dialogue – relation managérialeObjectifs : définition/évaluation
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déroulement de la matinéedéroulement de la matinée
♦ Introduction
♦ Vidéo : une approche caricaturale de l’entretien professionnel individuel (½ heure)
♦ Commentaires et apports techniques : 1 h 30
♦ Questions /réponses : ½ heure
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Place à la vidéoPlace à la vidéo
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Tirer les enseignements de cette vidéo
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L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo
1) Les « dérives » du cadre
L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo
1) Les « dérives » du cadre
Non disponibilité au moment de l’entretien
Pas de respect de l’heure fixée pour l’entretien
Entretien pris sur le temps de repos
Aucun confort pour discuter Se laisser perturber par le
téléphoneNe pas créer un bon climat
de dialogue
AppréhensionManque de préparation de l’entretienEtre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur Etre centré sur soiProblème de distance affectiveDéfinition des objectifs bâclée
AppréhensionManque de préparation de l’entretienEtre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur Etre centré sur soiProblème de distance affectiveDéfinition des objectifs bâclée
Source Helvepro formation 2008
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Pour un bon entretien, pas de téléphone !
Source Helvepro formation 2008
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L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire
L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire
Source Helvepro formation 2008
Appréhension
Manque de préparation de l’entretien
Ne se défend pas, se laisse déstabiliser, attitude de soumission
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Bon sang, c’est l’heure de l’entretien de Sylvie !
Sur que je vais me faire casser !
L’entretien professionnel individuel : souvent une appréhension réciproque
Source Helvepro formation 2008
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Accueil
Bilan et analyse du travail accompli
Détermination des objectifs
Perspectives professionnelles
Compte rendu
Structure de l’entretien professionnel individuel : 5 étapes à respecter
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L’accueil du collaborateur
Réserver une durée suffisante pour pouvoir instaurer un véritable échange (3/4 d’heure minimum).
Le lieu doit être choisi en terrain « neutre ». Le bureau du responsable n'est pas l'endroit idéal. Le mieux est de choisir une pièce calme où l’on pourra se rendre ensembles et où l’on sera d'égal à égal.
Ce lieu doit être « protégé » contre les intrusions d’autres personnes, qui arrivent toujours au mauvais moment dans la conversation
Le face à face n’est pas toujours la meilleure solution ; mieux vaut, parfois, privilégier un positionnement autour d’une table ronde.
Etape 1
Source Helvepro formation 2008
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Un principe de base : respecter l’heure fixée pour l’entretien !
Source Helvepro formation 2008
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La disponibilité
Non disponibilité
environnement professionnel
Le poids du travail à faire, qui peut se combiner à une incompréhension de l’intérêt de l’entretien
Contexte
Changement, peurs et interrogations
état personnel
Physique, mental, émotionnel
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Créer un bon climat d’échange
Les peurs à combattre Critique : peur que l’entretien soit un ensemble de critiques négativesFiche : peur d’être fiché, étiquetéVérité : peur que le chef ne dise pas toute la vérité et que la réalité soit pire que ce qu’il dit
Un démarrage en douceurIl est souhaitable de ne pas aborder l’entretien par un sujet trop impliquant pour l’intéressé, de façon à favoriser son expression, un climat de confiance et de dialogue
Pour éviter toute ambigüité, rappeler dès le début :Les objectifs de l’entretienSa duréeLe découpage en séquences Le rôle du support, qui doit être vécu comme un guide d’échangeLa place de l’entretien dans le management et le suivi qui lui sera donné
Source Helvepro formation 2008
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Bilan et analyse du travail accompli
Etape 2
Dans cette étape sont abordés les points suivants :
Le poste et la fiche de poste
Missions et activités
Les objectifs de la période écoulée
Dans cette étape sont abordés les points suivants :
Le poste et la fiche de poste
Missions et activités
Les objectifs de la période écoulée
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1) Un constat d’écart
Ce qui est
attendu
ce qui est
réalisé
Le bilan
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Prévu Réalisé
objectifs peu clairs
causes externes: environnement, organisation,moyens,
temps…
Insuffisance des compétences
manque de motivation
% responsable% externes
% collaborateur
CAUSES
RESPONSABILITES
2) Une recherche de compréhensioncauses et responsabilités
Le bilan
Dialoguer sereinement pour un bon diagnostic
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L’entretien professionnel : un partage de vision
Le dialogue
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Une écoute de qualité
Source : Revue Management – Evaluez vos collaborateurs pour bien manager – Editions ESF
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Impact sur le dialogue des attitudes du responsable
Attitudes séquentielles : réponse donnée spontanément face à une situation déterminée, à un moment précis.
Attitudes globales : elles correspondent à une façon d’être globale, à un comportement habituel de la personne que l’on peut assimiler à son style de management
Source Helvepro formation 2008
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Ce qui peut faciliter le dialogue
Laisser à l’autre du temps pour élaborer sa pensée, ne pas reprendre la parole trop vite.
Attention à nos propos : proscrire tout ce qui peut être violent, méchant, méprisant…
Etre précis dans les propos ; éviter tout ce qui pourrait être confus, sujet à interprétation…
Ne pas faire de la lecture de pensée ; vérifier si l’on a compris le message de l’autre. Renoncer à comprendre c’est dévaloriser son message, qui était peut être important. C’est la porte ouverte à un conflit.
Voir ce qui se cache derrière une question : préoccupation, désir…
Etre parfaitement clair dans l’élocution
Source Helvepro formation 2008
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Le bilan étape primordiale de l’entretien
Source Helvepro formation 2008
Argumentaire pour l’évaluation de la valeur professionnelle (ASU et BU)
Définition des objectifs
perspectives professionnelles et analyse des besoins en formation
Il est la base indispensable à toute la suite de l’entretien :
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La valeur professionnelle
Ne concerne que les filières ASU et BU
Représente une évaluation selon des critères sélectionnés dans une liste de critères institutionnels
Les critères retenus doivent être cohérents avec la mission de l’agent et les objectifs retenus pour la période écoulée.
Cette évaluation découle logiquement du bilan qui lui fournit son argumentaire
Elle peut être différée à la fin de l’entretien voire après.
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Définition des orientations pour la période à venir
Etape 3
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Les objectifs individuels découlent des objectifs du service
Rappel :
Objectifs des services
Objectifs d ’équipes
Objectifs individuels
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Pourquoi fixer des objectifs
OBJECTIFSNEGOCIES ET PARTAGES
Résultats concretsRésultats concretsPriorités d’action du postePriorités d’action du poste
Relations clairesRelations clairesUn sens au travailUn sens au travail
Notion d’objectif
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Notion d’objectifs : définir un objectif
Etat
Actuel
Etat
Souhaité
Souhait
Description :
Qu’est-ce qui est souhaité ? -> les caractéristiques
Par qui ? (Institution, chef, pairs, étudiants,
partenaires)
Indicateurs :
Comment vérifier que cet état est atteint ?
Délais:
Quand ?
Démarche, Moyens :
Comment : De quel façon ?
Avec quelles ressources ?
Objectif
objectifsobjectifsobjectifsobjectifsDéfinir un objectif
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Notion d’objectifs : formulation
en termes positifs
de résultats à atteindre
avec des verbes d’action
assorti d’une échéance et d’un délai
en termes explicites
facile à comprendre
objectifsobjectifsobjectifsobjectifs
Formulation d’un objectif
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Notion d’objectifs : caractéristiques
Réaliste et réalisable
Stimulant
Ne dépendant que de celui ou ceux qui doivent le
réaliser
Un résultat vérifiable
Limité dans le temps
Assorti de moyens
En cohérence avec le système
objectifsobjectifsobjectifsobjectifs
caractéristiques d’un objectif
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Expression des souhaits: Évolution des activités,
mobilité géographique et/ou professionnelle
Expression des souhaits: Évolution des activités,
mobilité géographique et/ou professionnelle
Exploration des besoins en formationExploration des besoins en formation
Communication des droits à DIFet observations du responsable
Communication des droits à DIFet observations du responsable
Perspectives professionnelles et formation
Etape 4
Application du décret du 15 oct. 2007 sur
l’entretien de
formation
Application du décret du 15 oct. 2007 sur
l’entretien de
formation
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Un support de fonctionnement• Rédaction au fil de l’entretien • Accord sur les formulations
Un document administratif• Communication par le responsable• Droit de recours
Etape 5
Le compte-rendu
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Au-delà du compte-rendu
Intérêt de l’entretien
Au-delà du compte-rendu
Intérêt de l’entretien
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Apports d’un entretien bien préparé et bien mené1) pour l’agent
♦ Clarifier ce que l’institution attend : fonction et résultats♦ Avoir un temps d’échange privilégié avec sa hiérarchie♦ Avoir le retour du «comment on est perçu»♦ Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service♦ Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler♦ Définir des objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès♦ Exprimer ses besoins de formation♦ Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés♦ Exprimer ses aspirations et son projet pro fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique
♦ Clarifier ce que l’institution attend : fonction et résultats♦ Avoir un temps d’échange privilégié avec sa hiérarchie♦ Avoir le retour du «comment on est perçu»♦ Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service♦ Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler♦ Définir des objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès♦ Exprimer ses besoins de formation♦ Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés♦ Exprimer ses aspirations et son projet pro fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique
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Apports d’un entretien bien préparé et bien mené2) pour le manager
♦ Disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger♦ Réactualiser la fonction♦ Mieux connaître ses collaborateurs♦ Localiser les potentiels et connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Faciliter l’animation de l’équipe et le ma nagement des personnes♦ Améliorer l’efficacité de l’unité et de l’organisation♦ Contractualiser avec chacun des objectifs♦ Évaluer les besoins en formation♦ Connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.
♦ Disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger♦ Réactualiser la fonction♦ Mieux connaître ses collaborateurs♦ Localiser les potentiels et connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Faciliter l’animation de l’équipe et le ma nagement des personnes♦ Améliorer l’efficacité de l’unité et de l’organisation♦ Contractualiser avec chacun des objectifs♦ Évaluer les besoins en formation♦ Connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.
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Apports d’un entretien bien préparé et bien mené3) pour l’Université
♦ Permettre la remontée de besoins d’amélioration du fonctionnement ♦ Mettre en place un dispositif simple de détermination d’objectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services♦ Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir♦ Disposer de besoins de formation des agents afin d’orienter les plans de formation
♦ Permettre la remontée de besoins d’amélioration du fonctionnement ♦ Mettre en place un dispositif simple de détermination d’objectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services♦ Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir♦ Disposer de besoins de formation des agents afin d’orienter les plans de formation
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En résuméEn résumé
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FINALITEFINALITE
Bilan du travail accompli de N du point de vue des deux partenaires en terme de satisfactions et d’insatisfactions
Analyse des insatisfactions et recherche de solutions
Préparation de l’avenir: objectifs, formation et projets professionnels
CONTENUCONTENU
Moment privilégié
Amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi
Entre chaque responsable (N+1)et chacun de ses collaborateurs(N)
En vue de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe
L’ Entretien Professionnel Individuel L’ Entretien Professionnel Individuel
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Le supérieur :
▪ situe l’activité du collaborateur dans l’ensemble de son équipe
▪ prépare un bilan des résultats obtenus par le collaborateur durant la période écoulée,
▪ Précise ses attentes
▪ Prépare les conditions de la rencontre
La préparation
Avant l’entretienAvant l’entretien
La rencontre
Le collaborateur :
▪ examine son activité durant la période écoulée, ses réussites/ses difficultés
▪ examine sa situation actuelle, précise ses attentes, ses projets professionnels
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Introduction
Accueil
Rappel de l’objectif de l’entretien
Information sur le processus
Indication du temps disponible
Recherche d’une «longueur d’onde » commune
LA REALISATIONDES DECISIONS
Le supérieur :
-s’assure régulièrement que le collaborateur peut atteindre ses objectifs
Le collaborateur :
-examine le chemin parcouru pour atteindre les objectifs fixés,
- il contrôle les moyens dont il dispose
- Il doit se sentir libre de retravailler les objectifs ou les moyens avec son supérieur
EVALUATIONINTERMEDIAIRE
Après l’entretienAprès l’entretien
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A retenirA retenir
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L’entretien professionnel individuel
1) Se prépare2) C’est une relation, un échange, de la communication
3) Chacun peut et doit être force de proposition4) A un contenu : l’activité du subordonné5) C’est une méthode avec des étapes à respecter6) Doit déboucher sur une vision claire et partagée de
l’activité du subordonné7) Et aussi sur une synthèse des points d’accord et
de désaccord8) Doit donner au subordonné une vision plus claire et
davantage de sens à son travail à venir 9) Le Compte-rendu constitue une feuille de route à laquelle il y a lieu de se référer régulièrement
Source Helvepro formation 2008
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