foredrag sak og portal 2015 fredrikstad kommune
TRANSCRIPT
Smart samhandling
Tommy Andre Otnes
Prosjektleder, Fredrikstad kommune
Sak og portal 21.april
Innhold
2
• Samhandling og utfordringer
• Samhandlingsplattform i Fredrikstad kommune
• «Silo busting»
• Planlagt utvikling
«Samhandling er ikke et mål, men et
virkemiddel for å oppnå mål»
«Samhandling skjer mellom, og på tvers av,
ulike nivåer, organisasjoner, spesialiteter og
profesjoner»
3
Samhandling
•SharePoint inngår i følgende strategier:
•Kommunikasjonsstrategi (CMS o.l.)
• IT-strategi
•Dokumentstrategi i Fredrikstad kommune
(under utarbeidelse)
•Strategi for «Ekstern samhandling»
4
Strategi- samhandling og dokumenthåndtering
5
6
Masterdata
7
•Finne informasjon og kompetanse
• Hvor skal man lete?
• Finne kompetanse i organisasjonen?
• Velge riktig informasjon
• Har man riktig versjon av dokumentet?
• Riktig skjema?
• Riktig kollega/kontaktperson
•Kontakte
•Hvordan etablere kontakt
8
Samhandlings utfordringer
•Tilknytte seg
•Etablere relasjoner i organisasjonen
•Samarbeide
•Hvordan samarbeide?
•Effektivt samarbeid (F.eks. færre møter)
•Samarbeid med andre organisasjoner
•Dele
•Delingskultur i organisasjonen?
•Riktig verktøy for å dele ?
9
Utfordring Tiltak
Finne informasjon og
kompetanse
• Enterprise Søk (Intellisearch)
• Dokument strategi
• Strukturere informasjon
(Eksempel: Dokumentrom SharePoint)
Velge riktig informasjon • Versjonskontroll
• Eier informasjon
• Metadata
Kontakte • Ansatt søk (Minside og søkemotor)
• SharePoint + Lync
• Organisasjonsopplysninger
Tilknytte seg • Sosiale funksjoner i SharePoint ?
Samarbeide • Dele dokumenter via samhandlingsrom
(Arbeide på tvers av «siloer»)
Dele • Delingskultur
• Gjør informasjon tilgjengelig
(Ikke fellesområder)10
11
«SILO BUSTING»With
SharePoint 2013Interaktor
Microsoft Lync
1
2
Organisasjonssiloer
Pers
onal/H
R
IT
Kom
munik
asjo
n
KommuneovergripendeLYNCOutlook ShareIT
F: F: F:
I:
H:H: H:H:
•Lansert i 2012
•Basert på SharePoint 2010
•Brukerstyrt
• Inneholder ca.260 arbeidsrom
14
ShareIT
1
5
Samhandlingsrom - ShareIT
DEMO
•Kunnskapsdeling og effektivisering
• Innovasjon (møte fremtiden)
•Effektiv internkommunikasjon
•Bedre dokumentkvalitet (versjonshåndtering)
16
Hva ønsker vi å oppnå?
1
7
Samhandling på tvers av
Organisasjonssiloer
Samhandlingsrom:
Rammeavtale x
Samhandlingsrom:
IT-avdelingen
Prosjektrom:
Klient strategi 2015
Min arbeidsflate (Wireframe)
19
Arbeidsrom jeg følger
Aktive prosjekter
IT-avdelingen
Rammeavtale X
Klient strategi 2015
Nytt arbeidsrom
Nytt prosjekt
Søkewebpart
«Arbeidsrom»
og «Prosjekter»
jeg følger
«Wizard» for opprettelse
av rom
•Samhandlingsrom -Interaktor Etablere samhandlingsrom og avvikle ShareIT
•Prosjektrom
Etablere en løsning for prosjekter i Fredrikstad
kommune som dekker interne og eksterne
behov for samhandling.
ePhorte for SharePoint
-Interaktor, arbeidsflate, arkiv
20
Planlagt utvikling
ePhorte for SharePoint + Interaktor
21
2
2
Spørsmål ?
