pamsimaspamsimas.org/data/download/sop for financial... · pamsimas 2016 panduan pertanggungjawaban...

PAMSIMAS 2016

PANDUAN

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS

i

DAFTAR ISI

Hal

I. PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1. Gambaran Umum .................................................................................................. 1

2. Tujuan .................................................................................................................... 2

3. Pengguna Petunjuk Operasional ............................................................................ 2

II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN ........................................................................ 4

1. Jenis Pembayaran ................................................................................................. 4

2. Jenis Tagihan ........................................................................................................ 4

3. Pembayaran Pihak Ketiga Atas Biaya-Biaya Di Dalam Kontrak ............................. 5

4. Pembayaran Atas Biaya-Biaya Kegiatan Swakelola ............................................... 8

5. Penagihan.............................................................................................................. 9

III. JENIS KEGIATAN .................................................................................................... 11

IV. KOMPONEN BIAYA ................................................................................................. 12

V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN .................................................... 15

1. Pertanggungjawaban ........................................................................................... 15

2. Pelaporan ............................................................................................................ 24

VI. VERIFIKASI TAGIHAN ............................................................................................. 26

LAMPIRAN

Lampiran 1. Format Buku Kas Fas, Regional, Propinsi, Kabupaten/Kota ......................... 29

Lampiran 2. Rekapitulasi Bukti Transfer ........................................................................... 30

Lampiran 3. Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas ............................................................. 31

Lampiran 4. Surat Pernyataan Sewa Kantor .................................................................... 32

Lampiran 5. Surat Pernyataan Sewa Kendaraan.............................................................. 33

Lampiran 6. Rekapitulasi Pemeriksaan Fisik (Physical Count Checklist) .......................... 34

Lampiran 7. Rekapitulasi Hasil Konfirmasi Kepada Pihak Ketiga ..................................... 35

Lampiran 8. Mekanisme Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga Dan Swakelola ......................... 36

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


1

I . PENDAHULUAN

1. GAMBARAN UMUM

Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat (Pamsimas) telah

menjadi salah satu program andalan nasional (Pemerintah dan Pemerintah Daerah)

untuk meningkatkan akses penduduk perdesaan terhadap fasilitas air minum dan

sanitasi yang layak dengan pendekatan berbasis masyarakat

Program Pamsimas bertujuan untuk untuk meningkatkan jumlah warga masyarakat

kurang terlayani di wilayah perdesaan dan peri-urban yang dapat mengakses

pelayanan air minum dan sanitasi yang berkelanjutan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, didalam pelaksanaannya Pamsimas memerlukan

dukungan, selain Pengelola Program itu sendiri. Agar pendukung Pamsimas

mempunyai kapasitas dan dapat menyelaraskan dengan tujuan program, maka

diadakan peningkatan kemampuan (capacity building). Peningkatan kemampuan

pendukung ini dibangun melalui pelatihan, lokakarya, maupun sosialisasi. Kegiatan lain

yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah rapat/pertemuan yang

diselenggarakan di luar kantor dalam rangka koordinasi dan penyelesaian pekerjaan

yang diperlukan secara intensif.

Penyelenggara pelaksanaan dukungan manajemen proyek maupun peningkatan

kapasitas tenaga pendukung dapat dilakukan melalui kegiatan Konsultan maupun

Bukan (Non) Konsultan. Baik kegiatan konsultan maupun non konsultan, didalam

pelaksanaannya dituntut akuntabilitas dan batas waktu pertanggungjawaban sesuai

dengan ketentuan yang berlaku. Berkaitan dengan pertanggungjawaban kegiatan,

perlu dilakukan proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban oleh penyelenggara

kegiatan.

Pamsimas merupakan program lintas sektoral, dan setiap sektor atau pelaksana (PIU)

mempunyai tenaga pendukung dan kegiatan capacity building atau kegiatan sejenis.

Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur masing-masing,

oleh karena itu diperlukan suatu panduan, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat

dipertanggungjawabkan secara akurat.

Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal

sebagai berikut:

a. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang

didalamnya telah termasuk pengendalian internal.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


2

b. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant

Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi /

keuangan yang mencakup bahwa:

1) Semua dana eksternal telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan

memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan

pendanaan;

2) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran

yang layak dan telah dikelompokkan dengan benar;

3) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai

dengan kesepakatan pendanaan;

4) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan pengeluaran telah

disimpan sesuai dengan kegiatan proyek.

Panduan ini juga dimaksudkan sebagai panduan untuk kegiatan swakelola. Swakelola

menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan

Keempat Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah,

merupakan kegiatan pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan,

dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga /Departemen/Instansi

(K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan /atau

kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat,

kursus, penataran, seminar, lokakarya,dan penyuluhan.

Pedoman ini berlaku untuk Pamsimas III, dengan sumber dana Pinjaman dan Hibah

Luar Negeri dari Bank Dunia.

2. TUJUAN

Panduan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk minimal yang harus ada didalam

pertanggungjawaban pekerjaan kontraktual baik itu konsultan, non-konsultan, maupun

kegiatan swakelola sehingga memudahkan bagi semua pihak, baik itu pihak ketiga,

penyelenggara kegiatan (panitia pelaksana) dan atau verifikator.

3. PENGGUNA PETUNJUK OPERASIONAL

a. Penanggungjawab Kegiatan

Penanggungjawab kegiatan pada masing-masing Project Implementation Unit (PIU) sebagai berikut :

PIU Kementrian PU (kontraktual, swakelola)

PIU Kementrian Kesehatan (kontraktual, swakelola)

PIU Kementerian Dalam Negeri (kontraktual, swakelola)

Sedangkan penanggungjawab pada pelaksana kegiatan adalah panitia pelaksana.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


3

b. Tim verifikasi

Tim Verifikator adalah tim yang ditunjuk untuk melakukan verifikasi dokumen

pertanggungjawaban kegiatan untuk masing-masing PIU. Verifikator melakukan

verifikasi dokumen invoice sesuai dengan Panduan ini. Hasil verfikasi dituangkan

didalam Berita Acara.

Penunjukkan verifikator dilakukan berdasarkan surat keputusan Kepala Satker

(mengikuti aturan PIU masing-masing).

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


4

II . KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN

1. JENIS PEMBAYARAN

Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak proyek kepada pihak penyedia jasa

adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.

1.1 Pembayaran Uang Muka

a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

Pekerjaan kontraktual yang ada dalam Pamsimas III adalah NMC, ROMS,

TDS, BIES, FAS, EO; Konsultan Individu.

Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal

kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka

ini merupakan hak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12

bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pembayaran

uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah

Surat Perintah Kerja (SPK) ditandatangani dengan mewajibkan penyedia jasa

untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank

umum/lembaga keuangan dengan nilai nominal sekurang-kurangnya sama

dengan uang muka yang dibayarkan kepada penyedia barang atau jasa.

b. Swakelola

Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh Satker, pembayaran uang

muka oleh satker melalui bendaharawan mengikuti ketentuan dari

Kementerian Keuangan.

Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh manajemen NMC, ROMS,

TDS, BIES, pembayaran uang dari manajemen kepada pejabat yang ditugasi

sebagai penanggung jawab kegiatan sesuai dengan kebijakan manajemen.

1.2 Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan

a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan kegiatan kontraktual (NMC,ROMS,

TDS, BIES, FAS, EO; Individual Consultant) kepada penyedia jasa dilakukan

setelah adanya surat tagihan yang disebut invoice. Invoice dapat dibayarkan,

berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan.

b. Swakelola

Pembayaran kegiatan swakelola dilakukan mengikuti ketentuan dari

Kementerian Keuangan.

2. JENIS TAGIHAN

1.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


5

Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu tagihan

uang muka dan tagihan untuk pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan, tagihan

pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari; tagihan langsung personil

(remuneration) dan tagihan non personil yang terdiri dari duty travel, mobilization

and demobilization, rental expenses, utilities expenses, office equipment,

communication cost, reporting, dan training and socialization. Jenis tagihan

langsung personil dan non personil sesuai dengan jenis pembiayaan didalam

kontrak.

1.2 Swakelola

Pertanggungjawaban pembayaran perjalanan dinas, akomodasi (penginapan dan

penyelenggaran), serta pembayaran perlengkapan kegiatan lainnya.

3. PEMBAYARAN PIHAK KETIGA ATAS BIAYA-BIAYA DI DALAM KONTRAK

Manajemen melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang terdapat didalam kontrak

melalui mekanisme transfer baik transfer langsung ataupun transfer tidak langsung

Transfer langsung adalah transfer dari manajemen langsung kepada rekening yang

dituju yang didasari oleh ikatan perjanjian, contoh : transfer pembayaran gaji tenaga

ahli, transfer biaya sewa kendaraan roda empat, transfer biaya sewa bangunan kantor.

Manajemen wajib membukukan setiap transfer tersebut sebagai dasar pengajuan

invoice.

Transfer tidak langsung adalah transfer dari manajemen kepada orang yang ditunjuk

oleh manajemen sebagai perantara pembayaran.nama orang tersebut harus tercantum

didalam dokumen kontrak dalam hal ini office manager, project manager, provincial

coordinator, district coordinator. Transfer tidak langsung dilakukan karena jenis biaya

yang akan dibayarkan relatif kecil sehingga digabung dengan pembayaran lainnya

(contoh: transfer untuk biaya office running cost digabung dengan transfer utilities

expenses digabung dengan biaya komunikasi). Manajemen wajib membukukan setiap

transfer tersebut sebagai dasar pengajuan invoice, dan penerima transfer wajib

membukukan setiap transfer yang diterimanya seperti pada Lampiran 1, 2, 3 dan bukti-

bukti pembelanjaan harus diadministrasikan dengan baik dan disimpan di kantor

masing-masing dengan tertib dan aman. Bukti-bukti asli akan diperiksa pada saat ada

kunjungan lapangan dan harus tersedia apabila dibutuhkan baik dalam rangka

konfirmasi maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan.

Berikut adalah mekanisme transfer dan pengajuan penagihan :

ROMS, Manajemen STBM

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


6

Catatan:

*) diperuntukkan pembayaran remunerasi dan BOP untuk personal yang ditunjuk

**) BOP dan pembayaran lain melalui personal yang ditunjuk

FAS

Penagihan oleh FAS didahului dengan pelaporan yang disusun baik oleh Fasilitator

Masyarakat maupun Senior Fasilitator. Mekanisme pelaporan Fasilitator Masyarakat

maupun Senior Masyarakat:

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


7

Bagan Arus Pelaporan Fasilitator Masyarakat dan Senior Fasilitator.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


8

Bagan Arus Mekanisme Penagihan FAS

#dilakukan menggunakan aplikasi

4. PEMBAYARAN ATAS BIAYA-BIAYA KEGIATAN SWAKELOLA

Pembayaran atas biaya-biaya kegiatan swakelola melalui mekanisme:

4.1 Transfer (langsung melalui KPPN-SP2D LS) untuk pembayaran kontrak yang

terkait langsung dengan kegiatan yang diselenggarakan (misal: hotel, material kit,

dan lain-lain), serta perjalanan dinas.

4.2 Pertanggungjawaban kegiatan (misal: biaya perjalanan dinas peserta, operasional

atas penyelenggaraan kegiatan).

Mekanisme pembayaran melalui transfer dan pertanggungjawaban biaya mengikuti

aturan dari Kementerian Keuangan.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


9

5. PENAGIHAN

5.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)

Proyek akan melakukan pembayaran tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek

menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan-laporan (Laporan Awal

Penugasan, Laporan Bulanan, Tiga Bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir

Penugasan).

5.2 Swakelola

Untuk pekerjaan yang dikerjakan sendiri (swakelola), proyek akan

mempertanggungjawabkan penggunaan dana dan mengajukan permintaan dana

ke KPPN.

Pembayaran atau pertanggungjawaban kegiatan dapat diajukan kepada proyek

dengan melampirkan dokumen pendukung berupa:

Nomor Urut

Jenis dokumen pendukung Kontraktual Swakelola Event

Organizer (EO)

1 Kwitansi dalam rangkap lima (5) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan Perusahaan

2 Laporan Kegiatan (Laporan Awal Penugasan, Bulanan, Tiga bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir Penugasan).

Laporan suatu kegiatan pelatihan/workshop/sosialisasi, rapat koordinasi.*

3 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat rangkap lima (5) dan telah ditandatangani oleh panitia penerima pekerjaan.

4 Rekapitulasi Tagihan (Invoice) beserta bukti- bukti pengeluaran dibuat rangkap 2 (dua) dan menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer (1 asli dan 1 foto copy)

*Sesuai dengan kegiatan didalam kontrak

1. Jika salah satu persyaratan didalam tabel diatas tidak terpenuhi maka, pihak

proyek/verifikator menolak dan mengembalikan permohonan pembayaran

invoice/tagihan tersebut.

2. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan Rencana

Anggaran dan Biaya (RAB), maka tim verifikasi berhak menolak permohonan

Pembayaran invoice/tagihan tersebut.

3. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh tim verifikasi (seperti: bukti

pengeluaran dalam bentuk tidak asli/scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang tidak

wajar, dan sejenisnya) akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa pada kegiatan

kontraktual. Ketidaksesuaian akan dikomunikasikan (dalam waktu dua hari) kepada

penyedia jasa dan penyedia jasa diberi kesempatan menjelaskan/memperbaiki.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


10

Verifikasi akan dilakukan 10 hari kerja dari diterimanya dokumen penagihan.

Klarifikasi atas hasil verifikasi dilakukan segera atau paling lambat dalam kurun

waktu 10 hari kerja setelah proses verifikasi selesai, dimana pihak ketiga diberikan

waktu selama tiga (3) hari kerja untuk memberikan penjelasan maupun melakukan

perbaikan atas klarifikasi tersebut.

Sedangkan apabila kegiatan swakelola, terhadap bukti yang tidak valid, tidak dapat

diajukan pertanggungjawaban dan atau pengajuan pembayaran ke KPPN.

Terhadap bukti yang belum lengkap dapat dilengkapi sepanjang tidak merubah bukti

utama dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya (paling lambat dalam kurun

sepuluh (10) hari kerja tersebut).

Harap merujuk pada diagram alur di Lampiran 8 mengenai mekanisme verifikasi

tagihan pihak ketiga dan swakelola.

4. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyatakan valid

apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah

tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan

harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan.

5. Personil yang ada/ditugaskan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang

tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan periode dimulainya

kontrak yang bersangkutan. Bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat

ditagihkan.

6. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk pada:

Persyaratan kontrak (untuk pekerjaan kontraktual) yaitu:

- Biaya dengan plafon (ceiling cost) yaitu merupakan penagihan atas

pengeluaran dari jenis biaya dengan pagu atas; wajib disertai bukti pendukung

asli yang menunjukkan jumlah biaya aktual, dilengkapi dengan rekapitulasi

sesuai RAB yang disiapkan oleh office manager (manajemen). Wajib pula

disertai bukti transfer asli dari office manager (manajemen) ke rekening

personal/ pihak ketiga/ project manager/ koordinator propinsi/ koordinator

kabupaten-Kota;

- Biaya yang bersifat tetap (fixed cost) yaitu merupakan biaya yang bersifat

tetap sesuai dengan unit cost didalam kontrak. Penagihan jenis biaya dengan

fixed cost ini wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager (manajemen)

ke rekening penerima masing-masing personal/pihak ketiga / petugas

administrasi / Koordinator Propinsi / Koordinator Kabupaten-Kota / Fasilitator

disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager

(Manajemen).

RAB (untuk kegiatan baik yang dilakukan sendiri/swakelola) yaitu biaya –biaya

yang dapat ditagihkan oleh pihak penyelenggara kegiatan atau

dipertanggungjawabkan adalah komponen biaya didalam RAB yang telah

disepakati atau telah mendapat persetujuan dari donor/lender.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


11

III . JENIS KEGIATAN

Bagan Kegiatan Pamsimas

Penjelasan:

(1) Kegiatan adalah aktivitas yang dilaksanakan didalam program Pamsimas.

(2) Kegiatan kontraktual adalah kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga melalui suatu proses pengadaan.

(3) Swakelola menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat

Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, merupakan kegiatan pengadaan

Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/ Lembaga

/ Departemen/ Instansi (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau

kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat, kursus, penataran,

seminar, lokakarya, dan penyuluhan.

(4) Jasa Konsultasi menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat

Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, adalah jasa layanan profesional

yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir

(brainware). Sedangkan Penyedia Barang/Jasa adalah badan atau orang perseorangan yang menyediakan

barang/konstruksi/jasa konsultan/jasa lainnya.

(5) Non konsulting services1 adalah layanan dimana aspek-aspek dari suatu kegiatan yang utama/dominan.

Kegiatan yang utama tersebut yang dilelang dan dikontrak berdasarkan kinerja dari output fisik yang terukur,

dan dimana standar kinerja dapat dengan jelas diidentifikasi dan secara konsisten dijalankan.

1Guidelines Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants byWorld Bank

Borrowers

NMC/ Individual Konsultan (4)

Kontraktual (2)

KEGIATAN (1)

Swakelola (3)

ROMS, TDS: Kemen PU;

EO: Kemen PU,

Kesehatan; Dalam Negeri;

Kemendes

FAS: PSPAM Provinsi

Kemen PU; Kesehatan;

Dalam Negeri; Kemendes

Non Konsultan (5)

ROMS, TDS, EO, Mgmn STBM, FAS

NMC: Kemen PU;

Individual: Kemen PU,

Kesehatan; Dalam

Negeri; Kemendes

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


12

IV. KOMPONEN BIAYA

Komponen biaya yang ada dalam kontrak masing-masing mempunyai unit cost dengan sifat

yang berbeda, perbedaan itu terletak pada keharusan menyertakan bukti-bukti pendukung

untuk pengajuan pembayaran (invoice).

Tabel di bawah ini harus dijadikan acuan bagi penyedia jasa didalam melakukan

pembayaran kepada pelaksana.

Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada:

1. Sifat Unit Cost (ceiling / fixed)

Untuk item biaya dengan sifat unit cost ceiling (biaya dengan plafon): pengajuan

pembayaran (invoice) wajib disertai bukti pendukung belanja asli dan rekapitulasinya

yang sesuai dengan struktur yang ada dalam RAB kontrak, bukti transfer asli dari

manajemen ke Office Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan

Dictrict Coordinator lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.

Untuk item biaya dengan sifat unit cost fixed (biaya yang bersifat tetap): pengajuan

pembayaran (invoice) wajib disertai bukti transfer asli dari manajemen ke Office

Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan District Coordinator

lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.

Biaya Personal (THP): manajemen transfer langsung kepada masing-masing

personal.

Biaya perjalanan Dinas: Manajemen transfer kepada Office Manager.

Biaya kantor: manajemen transfer ke Office manager, Korprov, Korkab/kot

Biaya sewa: manajemen transfer kepada pihak ketiga

2. RAB yang disetujui oleh donor/lender (swakelola) (ceiling cost/fixed cost)

Untuk pembayaran kegiatan swakelola, pembayaran biaya dengan persyaratan ceiling

cost maupun fixed cost wajib disertai bukti asli dan rekapitulasi sesuai dengan RAB.

Tabel A Komponen Biaya dan Sifat Unit Cost

No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola

A Biaya Personil (Remuneration) Fixed*) Fixed***) Fixed**) Fixed***) Fixed*****)

B Biaya Yang Dapat Digantikan (Reimbusable Cost)

1 Perjalanan Dinas (Duty Travel) Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling

2 Biaya Transpotasi (transportation allowance)

Fixed

2

Biaya penempatan tenaga dan pengembalian ke tempat asal (Mobilisation dan Demobilisation)

NA Ceiling/NA Ceiling NA

NA

3 Sewa Kantor (Office Space -Rental) Ceiling NA Fixed Ceiling NA

4 Biaya Rumah tangga (Utilities Expense)

Ceiling Fixed Fixed Ceiling

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


13

No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola

5 Peralatan Kantor (Office Equipment) Ceiling NA Fixed Ceiling Fixed

6 Sewa Kendaraan (Vehicle Rental) Ceiling Fixed Fixed Ceiling NA

7 Biaya Komunikasi (Communication Cost)

Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling

Fixed

8 Pelatihan/pertemuan (Training/meeting)

Ceiling NA Ceiling/

Fixed Ceiling

NA

9 Pembuatan laporan (Reproduction of Report)

Fixed Fixed Fixed Fixed

Fixed

C Paket Kegiatan

1 Honor Narasumber NA Fixed Fixed Fixed

2 Per diem peserta/OSA Fixed Fixed Fixed

3 Tiket pesawat/kapal laut/kereta/ bus/travel

Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling/

Fixed Ceiling

4 Paket Fullboard/Fullday/Halfday Ceiling Fixed Ceiling Ceiling/

Fixed Ceiling

5 Bahan Pelatihan (material training & Kit)

Ceiling Ceiling Fixed Ceiling

6 ATK Fixed Fixed Ceiling/

Fixed Fixed

7

Perlengkapan:

- Sewa kamera video - Sewa kendaraan - Sewa printer

NA Ceiling Ceiling/ Fixed

Ceiling

8

Percetakan: spanduk, poster, leaflet

Fixed Ceiling Ceiling/ Fixed

Ceiling

Catatan:

Tabel mengenai sifat unit cost ceiling dan fixed di atas biasanya tercantum dalam kolom

“keterangan/remarks” masing-masing kontrak pekerjaan kontraktual, sedangkan untuk kegiatan swakelola

harus mengikuti ketentuan RAB yang disetujui dan pertanggungjawaban DIPA (per MAK dan Kegiatan).

Apabila terdapat perbedaan sifat unit cost dengan yang ada pada kolom “keterangan/remarks” kontrak, maka

keterangan di kontrak yang diberlakukan. Apabila dalam kontrak tidak terdapat keterangan yang

menyebutkan sifat masing-masing unit cost, maka tabel di atas dipakai. Untuk kontrak-kontrak baru tabel di

atas harus dijadikan acuan dalam menyusun kontrak.

*) Untuk konsultan harga satuan billing rate adalah fixed, termasuk didalamnya biaya overhead,

keuntungan perusahaan, dan lain lain. Perusahaan diharuskan menyiapkan bukti penugasan personil

yang ditagihkan dengan timesheet.

**) Untuk ROMS biaya satuan personal adalah fixed, termasuk di dalamnya keuntungan perusahaan

dan lain lain. Selain bukti penugasan perusahaan harus dapat membuktikan (bila diperlukan) bahwa

sejumlah pembayaran kepada personal yang bersangkutan tidak kurang dari angka minimum yang

disyaratkan dalam dokumen kontrak dengan didukung oleh bukti transfer.

***) Pada konsultan individu, termasuk yang dibayarkan melalui TDS, maka biaya satuan personal

konsultan individu adalah fixed rate dan merupakan pembayaran yang diterima oleh personal yang

bersangkutan. Untuk pembayaran konsultan individu dalam TDS maka pihak ketiga mendapatkan

fee sebesar yang tercantum dalam kontrak.

****) Sesuai dengan kontrak

*****) Untuk FAS biaya satuan personal adalah fixed. FAS tidak diperbolehkan memperoleh keuntungan

atas biaya personal. Pemotongan yang diperbolehkan adalah PPh 21, asuransi kesehatan

(kesepakatan dengan personal).

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


14

Di dalam Kontrak Pamsimas terdapat kegiatan yang dititipkan kedalam pemegang kontrak

lain yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan dalam rangka efisiensi. Misal: Kegiatan

pelatihan STBM dititipkan ke dalam kontrak TDS. Untuk kegiatan yang bersifat titipan

seperti ini, unit rate (ceiling/fixed/ fixed – ceiling) mengikuti ketentuan didalam kontrak

yang dititipkan untuk item yang sama. Untuk item yang tidak ada di dalam kontrak yang

dititipkan, maka unit rate ditentukan berdasarkan negosiasi dengan disertai dokumen

pendukung. Untuk item yang unit ratenya ditentukan oleh Pemilik Pekerjaan, maka

penyedia jasa berhak untuk management fee.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


15

V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN

1. PERTANGGUNGJAWABAN

Semua pembayaran dilakukan dengan transfer. Pembayaran akan dilakukan untuk

pengeluaran yang ada bukti transfernya, baik untuk komponen biaya remuneration cost

maupun reimbusables cost. Rekap bukti transfer harus dilampirkan (lampiran 2)

termasuk detail pembayaran duty travel kepada penerima (lampiran 3) pada saat

pengajuan penagihan (invoicing). Rincian penggunaan reimbusables cost akan

menjadi obyek verifikasi pada saat kunjungan lapangan oleh tim verifikasi atau audit

oleh BPKP, atau review oleh Bank Dunia. Bukti-bukti yang dianggap valid (akurat) dan

dapat dipertanggungjawabkan akan diproses lebih lanjut. Sedangkan bukti yang

dianggap tidak valid (tidak akurat) tidak dapat di proses. Bukti-bukti yang tidak valid

antara lain bukti pengeluaran dalam bentuk scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang

pola penulisan huruf atau angkanya sama pada nota yang berbeda serta besaran

volume bukti pengeluaran yang tidak wajar (yaitu pengeluaran dengan harga melebihi

harga pasar setempat). Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak

wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun biaya) dan telah dinyatakan dalam

berita acara antara penyedia jasa dengan tim verifikator, tidak dapat di tagihkan

kembali pada periode berikutnya.

Apabila terdapat dokumen yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya, maka pihak

penyelenggara wajib memberikan penjelasan mengenai pengeluaran yang

dipertanyakan tersebut. Apabila tidak dapat dijelaskan, pembayaran tersebut tidak

dapat dibayar. Apabila setelah pembayaran dilakukan oleh KPPN transaksi tersebut

dinyatakan sebagai ineligible expenditure oleh donor/lender, maka atas pembayaran

tersebut pihak penyelenggara harus mengembalikan ke Rekening Khusus (mengikuti

mekanisme dari Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan).

Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada sifat masing-masing unit cost

(ceiling cost / fixed costs), dokumen yang diperlukan pada saat pertanggungjawaban

kontraktual dan non kontraktual adalah seperti terlihat didalam tabel dibawah ini.

1.1 Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual.

Tabel dibawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan ke tim verifikasi

saat pengajuan tagihan (invoice).

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


16

Tabel B. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual

Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS

Biaya Personil (Remuneration)


a. Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar),

b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksaan (bulanan maupun tahunan)

c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi)yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar “take home pay (THP)” dengan mencamtunkan rinciannya.

NA

d. Daftar hadir/ absensi (Time sheet)yang ditandatangani seluruh personel atau finger print

Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Time sheet harus disetujui pengendali teknis dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Time sheet harus disetujui oleh Project Manager/ Provincial Coordiantor/ District coordinator dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Reimbursable Cost

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


17


Perjalanan Dinas

(duty travel)

Tiket adalah tiket yang digunakan oleh personil baik yang dipesan dari kantor pusat atau dibeli di lapangan (dalam kasus tertentu), baik dalam bentuk elektronik tiketing maupun reguler tiket.

a. Tiket pesawat-boarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kwitansi/ bukti transfer atas penyerahan uang jalan

b. Surat Perintah Tugas

c. Laporan perjalanan Dinas

d. OSA (per diem) harus didukung dengan bukti transfer dan dibuatkan rekapitulasi bukti perjalanan dinas sesuai dengan lampiran 3

Mobilisasi/ demobilisasi

Tiket pesawat-boarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kuitansi atas penyerahan uang jalan

Ruang Kantor (Office Space)

Copy surat perjanjian sewa kantor &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik rumah/ bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 4 dan harus dilengkapi dengan dokumen:

NA

a. Surat/tanda bukti lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan bangunan kantor/rumah, misal: Foto Rumah, PBB atau tagihan rekening listrik.

b. No telp & KTP Pemilik bangunan kantor;

c. Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor

Biaya rumah a. Bukti pembayaran listrik, air, - -

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


18


tangga (utility expenses) dan office running cost

pembelian perlengkapan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi); kebutuhan computer, kebutuhan fotocopy.

b. Bukti transfer ke penerima dana

Peralatan kantor (Office Equipment)

a. Bukti-bukti pembayaran atas pembelian peralatan kantor. Bukti –bukti tersebut (invoice) mencantumkan nama supplier, tanggal, tanda tangan penjual, jenis barang yang dibeli, jumlah barang, nilai rupiah per unit, jumlah nilai uang

-

b. Untuk peralatan yang disewa

a. Perjanjian/kesepakatan sewa

b. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian.

- -

c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) dilakukan minimal setahun 2 (dua) kali.

Sewa Kendaraan (Vehicle rental)

a. Surat perjanjian sewa &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik kendaraan (boleh pribadi atau perusahaan) atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (lampiran 5) harus sesuai dengan spesifikasi kendaraan dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan – jika ada, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);

b. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


19


checklist)

c. Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;

d. No telp dan alamat pemilik kendaraan

e. Surat Pernyataan Menyewakan Kendaraan

f. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian

Komunikasi dan Pengiriman Dokumen

a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)

b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar), nota/slip ATM untuk pembayaran isi pulsa elektronik.

Training/ workshop/ pelatihan

a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai dan bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan

NA

b. Bon / kwitansi pembelian training kits (kelengkapan penunjang seperti tas, ATK, dll)

c. Kwitansi tanda terima honorarium dari narasumber (jika menggunakan tenaga outsourcing)

d. TOR Kegiatan

e. Laporan Kegiatan

- Undangan peserta dan narasumber

- Agenda Kegiatan - Absensi peserta (daftar

hadir asli) - Dokumentasi

- Notulensi

Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


20


terima report kepada pihak-pihak terkait

b. Kwitansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp toko, tandatangan dan nama jelas penerima

Tabel C. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual

FAS

Item Data yang dibutuhkan


a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar)

b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)

c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan mencamtunkan rinciannya

d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani seluruh personel Time sheet harus disetujui oleh District Coordinator (DC) dan diketahui oleh District Project Management Unit (DPMU).

e. Laporan Kemajuan kegiatan KKM (progress) yang ditandatangani DC dan DPMU, dan telah diinput didalam SIM Pamsimas.

f. Laporan kegiatan harian;

g. Rekapitulasi transfer;

Office Manager (nama sesuai dengan TOR FAS)

a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar)

b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Office Manager (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)

c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


21

Item Data yang dibutuhkan

mencamtunkan rinciannya

d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani Office Manager FAS. Time sheet harus disetujui oleh Provincial Coordinator (PC) dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada Satker PAMS province.

Alat Tulis Kantor a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)

b. Bukti tagihan dari penyedia barang

Peralatan kantor Peralatan yang disewa

a. Perjanjian/kesepakatan sewa

b. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian.

c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) dilakukan minimal setahun 3 (tiga) kali.

Komunikasi dan Pengiriman Dokumen

a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)

b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar), nota/slip ATM untuk pembayaran isi pulsa elektronik.

Biaya Transportasi a. Laporan kegiatan harian;

b. Bukti Transfer

Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait ;

b. Kwintansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp toko, tandatangan dan nama jelas penerima

c. Bukti transfer pembauaran ke pihak ketiga

a. Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan

Tabel biaya di bawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan untuk

pembayaran paket kegiatan yang akan dilaksanakan (misal: penyelenggaraan

diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan) oleh penyelenggara

(swakelola atau pihak ketiga).

Tabel D. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan

Item Data yang dibutuhkan Event

Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS

Honor Narasumber a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama di dalam surat undangan

b. Surat tugas dari instansi terkait

c. Undangan

Catatan: Narasumber yang dibayar adalah bukan dari

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


22



personil NMC, TDS, Individual, ROMS dan pihak lain sesuai dengan ketentuan penggunaan Pinjaman/Hibah

Per diem peserta/OSA a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama didalam surat tugas dan ketentuan pembiayaan

b. Surat Tugas

c. Tiket Pesawat-boarding pass/Kapal Laut/Kereta/Bus/Travel

Catatan: Biaya perjalanan hanya untuk peserta (ROMS, NMC, TDS, Individual: tidak termasuk)

Paket Fullboard/Fullday/ Half day

a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai dan bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan

b. Berita Acara Penerimaan Pekerjaan

c. Kuitansi pembayaran atas kegiatan paket full board.

d. Undangan / agenda meeting

c. Daftar hadir lengkap (selama waktu pelaksanaan), lengkap dengan tanda tangan asli dari peserta

d. Laporan singkat hasil training/workshop

e. Kwitansi lainnya untuk keperluan kegiatan (contoh: photocopy, dll) ditandatangani oleh staff yang bertanggung jawab atas acara yang diselenggarakan.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


23



f. Apabila ada tambahan rental peralatan workshop (contoh: proyektor, sound system, dll) harus disertai dengan jadwal acara meeting dan kuitansi dari penyedia jasa

g. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp. 2.000.000,-

Bahan Pelatihan (material training & Kit)

a. SPK dengan penyedia supplier

b. Berita Acara Terima Barang

c. Tagihan (invoice) dari pihak ketiga

d. Kwitansi pembayaran

ATK Bukti pembayaran dari toko/pemasok

Perlengkapan:

- Sewa kamera video - Sewa kendaraan - Sewa printer

a. Perjanjian kerja (SPK)

b. Tagihan (invoice)

c. Kwitansi pembayaran dari pihak ketiga

Percetakan: spanduk, poster, leaflet

a. Jumlah unit buku/spanduk/ laporan/mediayang dicetak harus sesuai dengan kontrak

b. Laporan/berita acara serah terima media yang telah dicetak

c. Kwitansi dari perusahaan percetakan / fotocopy yang menjelaskan mengenai tipe printing yang dilakukan, jumlah, dan biaya total

d. Bukti penerimaan barang (goods receipts atau delivery order)sesuai spesifikasi

e. Untuk percetakan yang tidak dapat dilampirkan (contoh: spanduk, banner), harus dilam-pirkan dengan fotonya.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


24



f. Untuk pembuatan data elektronik (CD), cover CD harus dilampirkan.

g. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp. 2.000.000,-

2. PELAPORAN

a. NMC, ROMS, TDS, BIES, Individual Consultant

Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan

ketentuan dalam kontrak, sedangkan penyelenggara kegiatan yang dilakukan

sendiri akan mengajukan permohonan pembayaran/pertanggungjawaban setelah

kegiatan selesai dilaksanakan. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri

dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,

berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.

Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator

paling lama dua bulan sekali (untuk pembayaran biaya personal), sedangkan untuk

biaya perjalanan dinas, office running cost (biaya yang bersifat operasional) dapat

diajukan 3 bulan sekali, dengan dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST)

pekerjaan.

Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yang tidak ditagihkan setelah dua bulan

(biaya personil) tiga bulan untuk biaya perjalanan dinas dan biaya operasional

maka tagihan tersebut tidak dapat ditagihkan lagi. Pengajuan tagihan atas

pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah akhir periode

tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan Januari 2016, hanya bisa ditagihkan paling

lambat 31 Maret 2016. Setelah tanggal tersebut tagihan bulan Januari 2016 tidak

dapat ditagihkan. Biaya perjalanan dinas dan biaya operasional, selambat-

lambatnya tiga bulan setelah periode tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan

Januari 2016, hanya dapat ditagihkan paling lambat 31 April 2016. Dan setelah

tanggal tersebut tagihan bulan Januari tidak dapat ditagihkan.

FAS

Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan

ketentuan dalam kontrak. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri

dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,

berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


25

Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator

setiap bulan.

Jenis pelaporan dan waktu penyampaian pelaporan sesuai dengan kontrak. Pihak

ketiga dapat menagihkan pembayaran kepada Satker setiap bulan setelah

menyerahkan laporan.

b. Penyelenggara Kegiatan

Penyelenggara wajib membuat laporan kegiatan sebagai satu kesatuan dari proses

pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan. Kewajiban dari penyelenggara

acara untuk memastikan kelengkapan dokumen dan menyiapkan Laporan

Pertanggung Jawaban (LPJ) paling lambat 2 (dua) minggu setelah acara selesai.

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


26

VI. VERIFIKASI TAGIHAN

Untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan berjalan dengan baik, maka setiap

pengeluaran harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan

yang tercantum di dalam dokumen kontrak dan memenuhi ketentuan dan aturan yang

berlaku.

Verifikasi dilakukan terhadap data-data pendukung tagihan dan berpedoman pada kontrak.

Verifikasi terhadap seluruh dokumen/bukti pendukung harus mengacu pada prinsip kehati-

hatian, kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan, sehingga dapat mencegah terjadinya

pembayaran yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman yang tidak dapat

direplenish (tidak dapat dibiayai oleh donor).

Untuk penyelenggaraan kegiatan yang menggunakan jasa pihak ketiga, maka pemberi kerja

dapat menugaskan stafnya untuk memfasilitasi dan memonitor jalannya acara, memastikan

OSA / per diem dan penggantian transport dibayarkan kepada peserta dan narasumber yang

bersangkutan dengan jumlah yang sesuai dengan tanda terima (bukti). Apabila dibutuhkan,

staff verifikasi akan melakukan konfirmasi kepada peserta dan atau narasumber secara

langsung.

Tugas verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh Kepala Satker (Kasatker).

Tugas utama tim ini adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti

pendukung. Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja setelah dokumen

diterima oleh tim verifikasi. Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim verifikasi

akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-

swakelola). Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan jawaban atau perbaikan

dalam kurun waktu 10 hari tersebut.

Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah berita acara resmi yang disepakati

oleh kedua belah pihak.

ROMS

Tim verifikasi juga diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta

pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran ke Kantor Regional, Propinsi,

maupun Kabupaten/kota (ROMS) yang mencakup:

Verifikasi sewa, maupun pembelian dan pembayaran lainnya yang diajukan sebagai

pendukung invoice penagihan. Penagihan atas sewa harus dilengkapi dengan surat

pernyataan sewa yang menyatakan spesifikasi ketentuan didalam kontrak (lampiran 4,

lampiran 5)

PAMSIMAS 2016

PANDUAN


27

Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung ke Kantor Regional, Propinsi,

dan Kabupaten/Kota secara acak sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun (setiap

ROMS) (lampiran 6)

Memeriksa administrasi dan pembukuan di Kantor Regional, Propinsi, dan

Kabupaten/Kota.

Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal

yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.

Konfirmasi kepada pihak ketiga secara acak dan dituangkan didalam rekapitulasi hasil

konfirmasi (lampiran 7)

FAS

Tim verifikasi diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta

pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran, serta konfirmasi secara acak yang

mencakup:

Memeriksa Kelengkapan dokumen pembayaran kepada fasilitator, termasuk bukti

transfer, dan konfirmasi langsung kepada fasilitator, sewa yang dilakukan oleh FAS

(Lampiran 7).

Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung atas sewa.

Memeriksa administrasi dan pembukuan sekretariat FAS.

Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal

yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.

Untuk penyelenggaraan kegiatan (swakelola) verifikasi mencakup:

Verifikasi pembayaran yang dilakukan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan.

Verifikasi peserta dan narasumber yang hadir. Apabila dibutuhkan staff verifikasi akan

melakukan konfirmasi positif (yaitu konfirmasi yang mengharuskan jawaban) kepada

peserta dan atau narasumber secara langsung.

LAMPIRAN

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 1:

PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS

29

LAMPIRAN 1.

FORMAT BUKU KAS FAS, REGIONAL, PROPINSI, KABUPATEN/KOTA

Fas/ROMS/Provinsi/Kabupaten : .....................................#

BUKU KAS

Bulan: ........................ 20..........

Tanggal Uraian No. Bukti Transaksi

Saldo Debet Kredit

1 2 3 4 5 6

# diisi sesuai dengan lokasi, coret yang tidak perlu

Cara Pengisian

1. Diisi tanggal transaksi secara urut

2. Diisi dengan uraian sesuai dengan transaksi yang dilakukan

3. Diisi dengan nomor bukti sesuai dengan ketentuan/aturan manajemen

4. Diisi dengan transaksi debet (yang menambah) kas/uang di tangan

5. Diisi dengan transaksi yang berakibat mengurangi uang di tangan

6. Diisi dengan penambahan pada sisi debet dikurangi dengan sisi kredit pada tanggal

yang sama

dibuat oleh penerima dana

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 2:

PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS

30

LAMPIRAN 2.

REKAPITULASI BUKTI TRANSFER

No.

Bukti Transfer

No. Bukti Tanggal Nama Penerima Jabatan Bank

Penerima No. Rek. Penerima

Jumlah (Rp.)

Keterangan# Item di dalam Kontrak Periode

Jumlah

# diisi sesuai dengan komponen biaya sesuai kontrak

dibuat oleh penerima dana

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 3:


31

LAMPIRAN 3.

REKAPITULASI BUKTI PERJALANAN DINAS

PT. XXXX

NMC/ROMS..................................

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

Periode.......................... (invoice XX)

Regional/Provinsi/Kabupaten/Kota .......................................

No. No. Bukti Transfer Nama Penerima

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

Posisi Jumlah (Rp) Keterangan No. Item di Dalam

Kontrak

Jumlah

dibuat oleh Office manager (OM)

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 4:


32

LAMPIRAN 4.

SURAT PERNYATAAN SEWA KANTOR

SURAT PERNYATAAN

Bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Aaaaaa Bbbbbbbb

Jabatan : Office Manager PT XYZ

Alamat Kantor : Jl. Pasadena Blok C4 nomor 5 RT 003 – RW 23 Berlian Indah

Tangerang Selatan - Banten

Menyatakan bahwa benar PT XYZ (ROMS aa) telah menyewa 1 (satu) unit kantor secara

bulanan dengan penyewa sebagai berikut:

Nama Pemilik : Ccccccc

Nomor Telepon : 021-5996666, 0821223013854

Alamat : Jl. Rumah Kaca 10 nomor 3 RT 001 – RW 014 Kelurahan

Kalisat, Kec. Pangkalan Kulon

Kota Tangerang – Banten

Luas Tanah : 400 m2

Luas Bangunan : 600 m2 (2 Lantai)

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan

sebagaimana mestinya.

Banten, 1 Juni 2016

Mengetahui

Ccccccc

Pemilik Kantor

Yang Menyatakan

Aaaaaa Bbbbbbbb

Penyewa

dibuat oleh pihak ketiga

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 5:


33

LAMPIRAN 5.

SURAT PERNYATAAN SEWA KENDARAAN

SURAT PERNYATAAN

Bertanda tangan dibawah ini:

Nama : ...............................................

Jabatan : ...............................................

Bertindak atas nama : ...............................................

Alamat Kantor/Rumah : ...............................................

Menyatakan bahwa benar telah menyewakan kendaraan kepada PT ...................(ROMS....

untuk propinsi/kabupaten/Kota)secara bulanan/tahunan dengan spesifikasi sebagai berikut:

No Jenis Tahun STNK

(Nama, Nomor)

Model/ Type/CC

Warna Asuransi Perbaikan, Perawatan

Pengemudi Jml bi.sewa/ bulan/tahun

(Rp)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan

sebagaimana mestinya.

................................., ..........................20....

Mengetahui

.................................

Penyewa

Yang Menyatakan

.................................

Pemilik Kendaraan

dibuat oleh pihak ketiga

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 6:

PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS

34

LAMPIRAN 6.

REKAPITULASI PEMERIKSAAN FISIK (PHYSICAL COUNT CHECKLIST)

Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................

Nama/Jabatan : ...................................

Tanggal Pemeriksaan : ...................................

No. Obyek Pemeriksaan Nomor dan Tanggal Kontrak Spesifikasi di Dalam

Kontrak Spesifikasi Sesuai

Pemeriksaan Sesuai/Tidak Sesuai# Lokasi

#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh (yang melakukan cek fisik

Mengetahui PT. ............................

(Managemen) Kesimpulan: ............................................ ............................................

(............................)

(............................)

dibuat staf yang ditugaskan

melakukan pemeriksaan fisik

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 7:


35

LAMPIRAN 7.

REKAPITULASI HASIL KONFIRMASI KEPADA PIHAK KETIGA

Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................

Nama/Jabatan : ...................................

Tanggal Pemeriksaan : ...................................

No. Obyek Pemeriksaan Nama yang Dikonfirmasi Alamat Nilai Hasil Konfirmasi Sesuai/Tidak Sesuai#

Jumlah

% Nilai yang konfirmasi : Total biaya yang diajukan

#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh (yang melakukan konfirmasi)

Mengetahui PT. ............................

(Managemen) Kesimpulan: ............................................ ............................................

(............................)

(............................)

dibuat oleh Verifikator/staf yang dtugaskan untuk

melakukan konfirmasi

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 8:


36

LAMPIRAN 8.

MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA

BAPP

PAMSIMAS 2013

LAMPIRAN 8:


37

Keterangan:

1. Pihak Ketiga, Panitia Penyelenggara menyiapkan Tagihan (invoice) beserta

bukti-bukti pendukung dan laporan yang disyaratkan.

7. Kelengkapan pembayaran dan dokumen tagihan diajukan ke

Bendaharawan Satker

2. Dokumen tersebut diajukan kepada Tim verifikasi Tagihan. 8. Bendaharan melakukan uji: dengan hasil diterbitkan SPM

3. Berdasarkan dokumen yang diajukan pada no. 2 diatas, tim melakukan verifikasi

selama maksimum 10 hari kerja

9. Bendahara mengajukan SPM ke KPPN

4. Hasil verifikasi:

1. Tidak OK (masih ada kekurangan dan atau ketidakjelasan

a. Pihak Ketiga

Untuk memberikan tanggapan dan bukti pendukung, apabila hasil

tanggagapn tidak memenuhi persyaratan pembayaran, maka tim

verifikasi akan memberikan rekomendasi item pembayaran yang

tidak bisa ditagihkan.

b. Panitia Penyelenggara Swakelola

Melengkapi dokumen sepanjang tidak merubah subtansi.

2. OK

10. KPPN akan menerbitkan SP2D berdasarkan SPM dari bendahara

11. SP2D akan dikirim/diterima bendahara (baik SP2D pihak ketiga maupun

SP2D an. Bendahara untuk swakelola)

12. Bendahara menerima transfer (swakelola)

Pihak ketiga menerima transfer atas tagihan yang diajukan.

5. Tanggapan dan bukti pendukung disiapkan maksimum 3 hari. Dokumen

tanggapan beserta bukti pendukung diajukan kembali tim verfikasi.

6. Atas dokumen tagihan yang sudah OK, tim verifikasi akan menyiapkan

kelengpakan pengajuan pembayaran (BAP, SPTJB, SPP dst)

pamsimaspamsimas.org/data/download/sop for financial... · pamsimas 2016 panduan pertanggungjawaban...

Documents