flussi documentali - technical design

GisMaster Flussi Documentali – Manuale utente Rev. 1.0 del 09/12/2016

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Flussi documentali

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GisMaster Protocollo – Manuale utente Rev. 1.0 del 04/10/2015



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1. Introduzione 3

2. Gestione flussi documentali 4 Scrivania digitale 4 Riassegnazione delle attività rifiutate 9 Gestione attività 10 Presa in carico di un’attività conclusa 11 Rifiuto di un’attività 11 Protocolli rifiutati 12 Nota sulle attività concluse 13 Gestione di una fattura elettronica 13 Calendario 15

3. Fascicoli documentali 17 Creazione di un fascicolo 17 Gestione di un fascicolo 18 Fascicolazione dai flusso documentali 19






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1. Introduzione

GisMaster Flussi documentali “La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.”

A.G.I.D. Agenzia per l’Italia Digitale, 04 Marzo 2016

GisMaster Flussi Documentali cerca di soddisfare appieno tutte le esigenze delle principali amministrazione comunali. Il nostro obiettivo, come riportato dall’A.G.I.D., è quello di agevolare l’utenza nella gestione dei protocolli in arrivo, fascicolazione e assegnazione delle attività. Grazie alla presenza di ricerche avanzate e ad una visualizzazione a diagramma di flusso è possibile conoscere il percorso di assegnazione di un’attività. La completa integrazione tra il modulo dei flussi documentali e il modulo per la gestione del protocollo informativo offre una semplice interfaccia, agevolando e velocizzando gran parte delle operazioni.






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2. Gestione Flussi documentali

Scrivania digitale All’interno della scrivania digitale si possono trovare tutte le attività, sia nuove che assegnate, in carico agli uffici di appartenenza dell’utente autenticato nel programma. Tramite questa finestra sarà possibile gestire e smistare tutte le attività in arrivo.

Nella prima metà dello schermo vengono elencate le attività della Scrivania digitale dell’ufficio.

In particolare viene riportata la data di arrivo, un’eventuale scadenza, il mittente dell’attività, il destinatario e l’oggetto. L’icona della prima colonna indica il metodo di arrivo dell’attività. Se è presente l’iconda del timbro, come nella prima riga dell’immagine riportata sopra, significa che l’attività deriva dalla creazione di un protocollo in ingresso. Se è presente l’icona di un foglio con una freccia circolare significa che l’attività è stata creata e destinata da un ufficio interno all’organizzazione.






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È possibile aumentare il dettaglio delle colonne della tabella eseguendo un clic con il tasto destro, sulla prima cella in alto a sinistra e selezionando le colonne desiderate dal menù contestuale.

Salvando il layout della griglia, il sotware memorizzerà le impostazioni adottate. Per ritornare alla configurazione inziale occorrerà selezionare l’opzione di ripristino layout. Il dettaglio di ogni riga della tabella viene visualizzato nella seconda metà dello schermo. In questa parte sarà possibile visualizzare il numero di protocollo e consultare ogni allegato presente aprendoli con un doppio clic.

I quattro grandi tasti Nuove attività, Attività assegnate, Attività concluse e Attività rifiutate permettono di visualizzare determinate tipologie di attività. In Nuove attività si possono visualizzare tutte le attività che sono in carico all’ufficio e che devono ancora essere assegnate ad un utente specifico, mentre in Attività assegnate sono presenti le attività già in carico ad un utente. In Attività concluse vengono visualizzate tutti i lavori conclusi dai vari utenti. Cliccando sull’ultimo tasto si potranno consultare tutte la varie attività che sono state rifiutare dai vari utenti.






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Analizziamo ora la barra degli strumenti.

Visualizza: selezionando un’attività e cliccando sulla funzionalità verrà aperta, in consultazione, la finestra riportante il dettaglio dei dati di protocollazione dell’attività. Assegna: permette di assegnare l’attività ad un utente. Eseguendo un clic sul tasto verrà visualizzata la seguente finestra.

N.B. è possibile assegnare l’attività ad una sola persona per competenza (destinatario principale). Mentre i destinatari per conoscenza posso essere più di uno. Per assegnare i vari utenti occorrerà trascinarli negli appositi box sulla destra. È inoltre possibile, modificare l’oggetto dell’attività inserendo ulteriori informazioni per il destinatario, inserire una data di scadenza. Per inserire altri allegati occorre fare un clic con il tasto destro del mouse sul riquadro e selezionare l’opzione aggiungi allegato. Salvando, l’attività verrà recapitata ai vari destinatari selezionati.






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Inoltra: questa funzionalità può essere utilizzata per trasferire l’attività ad un altro ufficio. In particolare questo tasto può essere utilizzato quando si riceve un’attività non di competenza e la si vuole destinare all’ufficio competente. L’inoltro avviene mediante l’utilizzo di una finestra simile a quella utilizzata per la creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica. In questo caso, però, il destinatario sarà un ufficio o un utente interno all’organizzazione. L’elenco degli uffici e utenti viene visulizzato nella rubrica presente sulla sinistra della finestra in uso. Cliccando invia, l’attività verrà posizionata sulla scrivania del destinatario.






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Gestione: questo tasto contiene tre opzioni. Prendi in carico che consente di assegnare a se stessi l’attività. Con la presa in carico l’attività verrà visualizzata sulla propria scrivania e sarà anche possibile indicare una data di scadenza.

Concludi viene utilizzato per terminare l’attività. Una volta data la conclusione quest’ultima verrà visualizzata nelle attività concluse. Rifiuta viene utilizzato per rimandare indietro al mittente, ovvero all’ufficio protocollo, l’attività appena assegnata. È molto importare specificare la motivazione del rifiuto in modo da agevolare gli utenti del protocollo nella riassegnazione dell’attività. Nuova attività: questa opzione viene utilizzata per creare un’attività interna. La finestra che viene visualizzata e la modalità di utilizzo è la stessa della funzionalità inoltra. Come già detto prima è possibile indicare l’oggetto dell’attivita con una breve descrizione e allegare dei file. Una volta inviata, l’attività verrà posizionata sulla scrivania dell’ufficio o dell’utente destinatario. Visualizza flusso: tramite questa funzionalità è possibile consultare il flusso di lavorazione e sapere, in qualsiasi momento, il percorso di smistamento che l’attività ha fatto nel corso della sua evoluzione e l’utente destinatario.






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Ricerche e filtri: semplici ricerche che permettono di eseguire dei filtri sulle attività in visulizzazione. E’ possibile cercare le attività per periodo (arrivate nell’ultimo mese, settimana, giorno) oppure per oggetto, mittente, destinatario e protocollo. Per cancellare la ricerca e ritornare alla situazione di partenza sarà necessario fare un clic su elimina filtri.

Riassegnazione delle attività rifiutate Tutte le attività che sono state rifiutate dovranno essere riassegnate ad un nuovo destinatario al fine di permettere la loro conclusione. E’ possibile visualizzare le attività rifiutate dai vari utenti all’iterno della Scrivania digitale dell’ufficio, nella sezione Attività assegnate.

Le attività riviutate presenteranno un’icona diversa rispetto a quelle già spiegate e saranno grassettate in rosso. Per conoscere la motivazione del’utente riguardo al rifiuto, sarà possibile cliccare su Visualizza note lavorazione nel dettaglio dell’attività.

Per eseguire la riassegnazione verso un altro’utente basterà selezionare la voce riassegna attività presente sotto il tasto gestione.






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Gestione attività La sezione gestione attività è una sezione specifica dell’utente e non dell’ufficio. In questa parte l’utente autenticato nel programma potrà consultare e lavorare tutte le attività che gli sono state assegnate nel corso nel tempo. Come nella scrivania digitale dell’ufficio, anche qui, sono presenti cinque grandi tasti che permettono di visualizzare solo determinate tipologie di attività.

In Nuove attività possiamo trovare tutte le attività che ci sono state assegnate dal nostro responsabile dalla sezione Scrivania digitale dell’ufficio. Da questa cartella possiamo, attraverso il tasto gestione, prendere in carico i vari lavori, rifiutare quelli non di nostra competenza e concludere le attività. L’unica differenza che possiamo trovare nella barra degli strumenti, rispetto a quella spiegata nella Scrivania digitale dell’ufficio, è il tasto rispondi. Questo presenta due opzioni possibili: protocollo in uscita o attività interna. Le due opzioni vengono utilizzate nella gestione e conclusione delle attività. Rispondi con un protocollo in uscita visualizza a video la schermata di un nuovo protocollo in uscita con tutti i dati già impostati. Il nuovo protocollo in uscita che si andrà a creare sarà collegato al protocollo in ingresso che ha generato l’attività ed il destinatario del protocollo sarà il mittente del protocollo in ingresso. Questa funzionalità può essere utile per la conclusione di un attività. Si pensi, ad esempio, ad una richiesta di documentazione o di un certificato da parte di un utente esterno. L’ultimo passo per la conclusione dell’attività è recapitare i documenti al richiedente effettivo. Utilizzando questa opzione del menù rispondi sarà possibile protocollare in uscita i documenti e recapitarli al mittente. Rispondi con un attività interna funziona in modo molto simile all’opzione sopra descritta. Questa volta però non si risponderà al vero mittente della richiesta (utente esterno) ma all’utente interno all’organizzazione, che ci ha assegnato l’attività.






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Anche il tasto inoltra mette a disposizione due opzioni: Inoltra tramite protocollo in uscita oppure inoltra tramite PEC. La prima opzione permette di effettuare un inoltro fuori dall’organizzazione creando un protocollo in uscita, la seconda permette di inoltrare tramite una semplice pec. Ogni qual volta che si inoltra o si risponde ad una attività il software chiede se si vuole concludere l’attività.

Presa in carico di un’attività conclusa Se un’attività viene conclusa per errore è possibile ripristinare il suo stato in presa in carico. Per fare questo occorre individuare l’attività che sarà posizionata nelle attività concluse, selezionarla e cliccare sull’opzione riprendi in carico dal menù gestione.

Rifiuto di un'attività Come spiegato in precedenza il rifiuto di un’attività può essere eseguito se l’ufficio protocollo o il mittente ha sbagliato assegnazione. Effettuando il rifiuto dalla gestione delle mie attività il software mi proporrà due scelte: se far ritornare indietro l’attività sulla scrivania digitale o all’ufficio protocollo. La prima opzione può essere utilizzata nel caso in cui l’utente non sia il destinatario competente e l’attività debba essere assegnata ad un altro utente facente parte dello stesso ufficio. Effettuando il rifiuto l’attività ritornerà sulla scrivania dell’ufficio e il responsabile rieseguirà una nuova assegnazione. Il rifiuto e il ritorno dell’attività all’ufficio protocollo deve essere eseguito nel caso in cui l’ufficio abbia sbagliato completamente il destinatario destinatario.






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Protocolli rifiutati Tutti i protocolli che vengono rifiutati dai vari uffici e rispediti indietro all’ufficio protocollo vengono messi nella scheda protocolli rifiutati. Da questa scheda l’ufficio protocollo avrà la possibilità di vedere tutte le attività rifiutate, leggere la motivazione e rieseguire l’assegnazione.

Per eseguire la riassegnazione occorre selezionare il protocollo che è stato rifiutato e premere su riassegna protocollo. Verrà aperta la finestra del protocollo in ingresso in modalità di modifica permettendo agli utenti dell’ufficio protocollo il cambio dell’ufficio destinatario.






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Nota sulle attività concluse È possibile che un’attività, anche se conclusa, non venga immediatamente spostata nelle attività concluse. Questo perché il software considera conclusa un’attività solo quando tutti gli utenti che l’hanno in carico (competenza e conoscenza) non l’abbiano terminata.

Gestione di una fattura elettronica Le fatture elettroniche vengono gestite come una normale attività. Tutte le fatture vengono protocollate in ingresso e destinate sulla scrivania dell’ufficio competente il quale a sua volta dovrà elaborarle. Per trattare una fattura elettronica occorre comunicare al sistema di interscambio SDI se intendiamo accettare o rifiutare la fattura. La comunicazione con il SDI viene gestita dal software in modo semplice e trasparente all’utente attraverso una sola finestra. Se sulla scrivania digitale dell’ufficio o nella nostra gestione attività troviamo una fattura elettronica, la prima cosa da fare è consultarla e controllare tutti i dati. Per aprire e leggere il documento occorre cercare, tra gli allegati della fattura elettronica protocollata, il file che si chiama Fattura.xml. Dopo aver controllato i dati abbiamo due possibilità: accettare la fattura (se i dati sono corretti) o rifiutarla (in questo caso la fattura tornerà al mittente). Per eseguire la notifica dell’esito di una fattura occorre premere il menù gestione dalla barra degli strumenti della scrivania digitale dell’ufficio o dalla propria gestione attività e selezionare la nuova voce Notifica esito fattura. Tale voce viene mostrata solo in caso di fattura elettronica.

La finestra che verrà mostra sarà la seguente:

L’utente dovrà scegliere l’esito dal menù a tendina e cliccare sul tasto invia esito fattura in alto a sinistra. Il software si occuperà di creare il file contenente l’esito della fattura e di confezionare la pe da inviare al SDI.






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L’ultima operazione per notificare l’esito è premere invia sulla pec creata dal software che viene mostrata a video. In caso di rifiuto è vivamente consigliato specificare la motivazione del rifiuto. N.B. le fatture elettroniche hanno un tempo massimo entro il quale devono essere accettate, ovvero 15 giorni. Se entro tale termine non viene notificato nessun esito la fattura sarà automaticamente accettata. Tutte le attività relative alle fatture elettroniche che sono già state notificate vengono concluse in automatico. In ogni caso il programma, per agevolare l’utente, calcola la data di scadenze della fattura e la mette in evidenza ordinando le fatture per urgenza.






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Calendario All’interno della gestione dei flussi documentali possiamo trovare un comodo e pratico calendario. Il calendario si interfaccia con la propria scrivania digitale ed elenca, con un piccolo post-it, tutte le attività con la data di scadenza impostata.

È possibile anche aggiungere degli eventi sul calendario cliccando sull’omonimo tasto. Verrà visualizzata una finestra di caricamento dove l’utente dovrà caricare tutte le informazione relative alla scadenza. Una funzionalità importante del calendario è la possibilità di poter condividere le informazione all’interno della stessa organizzazione. Creando un evento, infatti, ho la possibilità di includere altri utenti anche non dello stesso ufficio.

Confermando i dati inseriti nella finestra l’evento verrà pubblicato sui calendari di ogni persona.






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L’ultima funzionalità importante è la possibilità di visualizzare contemporaneamente i calendari di tutti gli utenti facenti parte dell’ufficio. Questo è possibile selezionando le persone interessate dal tasto altri calendari presente sulla destra.






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3. Fascicoli documentali

“La fascicolazione è l’attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. Tale attività permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.”

A.G.I.D. Agenzia per l’Italia Digitale

Creazione di un nuovo fascicolo La creazione di un fascicolo avviene attraverso la compilazione della seguente finestra visualizzata facendo clic su crea nuovo fascicolo.

Gli unici dati importanti, in fase di creazione di nuovo fascicolo, sono l’oggetto e la data di apertura. In fase di creazione del fascicolo è già possibile inserire alcuni file. Questo può essere fatto utilizzando la scheda documenti fascicolo e premendo sul tasto allega. Cambiare immagine






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È anche possibile creare dei sotto fascicoli posizionandosi sul fascicolo principale e cliccando su crea nuovo sotto fascicolo.

Gestione di un fascicolo Nella seconda metà dello schermo sono riepilogati tutti i documenti presenti nel fascicolo selezionato. Cliccando su protocolli collegati sarà possibile vedere l’elenco dei protocolli compresi nel fascicolo. Opzioni permette invece la ridenominazione di un file selezionato oppure l’esportazione al di fuori del programma. Inserisci ed elimina permettono di aggiungere e rimuovere file dal fascicolo mentre apri permette di consultare il contenuto di un file.






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Fascicolazione dai flussi documentali Per effettuare la fascicolazione gestendo un attività posizionata sulla propria scrivania, occorre selezionare Fascicola documenti dalla barra degli strumenti. In questo modo, nella seconda metà dello schermo, verrà visualizzata la gestione dei fascicoli.

La fascicolazione dei documenti avviene trascinando ogni singolo allegato nel fascicolo corretto. Se occorre fascicolare tutti i documenti del protocollo in questione basterà trascinarlo all’interno del fascicolo desiderato.






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Per agevolare l’utenza nella ricerca dei fascicoli è stata introdotta una ricerca veloce.

Oltre alla funzionalità di ricerca è possibile, tramite il tasto nuovo, aprire un nuovo fascicolo oppure visualizzare il dettaglio di un fascicolo cliccando sull’ ultimo tasto presente sulla barra degli strumenti sulla destra.



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