fiche technique n°7 - d-rd-jscs
TRANSCRIPT
Fiche rédigée par la Plateforme Juridique Inspection Contrôle de la DRDJSCS Normandie Conception : Mission Communication DRDJSCS Normandie
Les objectifs
S’assurer de l’effectivité de la réalisation des actions et des engagements contractuels.
S’assurer des équilibres économiques, budgétaires et financiers.
Les principaux risques identifiés
Utilisation de la subvention pour un autre objet Non réalisation de l’action
Non respect des obligations de publicité Moyens humains et matériels non adaptés Utilisation très partielle de la subvention
Incapacité à rendre compte
Les constats les plus fréquents
ACTIONS CONSÉQUENCES
Actions partiellement ou non réalisées
Les financements ne devraient pas être reconduits
Situation financière fragile et surface financière insuffisante
Doutes sur la capacité à mener les actions
Absence de comptabilité analytique
Difficulté à rendre compte
Absence, inadéquation ou manque de fiabilité des outils de suivi
Difficulté à renseigner les indicateurs d'activité ou d'impact
Les crédits de droit commun pourraient être davantage mobilisés
La politique de la ville n’est plus un levier
Les points de contrôles
5 volets : ● Objet et objectifs de l’action ● Moyens consacrés à l’action et publicité ● Outils de mesure de l’activité : fiabilité ● Budget prévisionnel de l’action en cours ● Vérification des pièces justificatives (CR financier n-1)
LES ÉTAPES
La préparation – la programmation
Critères de sélection : ● Subvention anormalement élevée/action ● Malversations supposées ou avérées ● Doute sur la réalité et l’efficacité de l’action
Fiche technique n°7 Le contrôle des subventions
Politique de la ville
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Fiche rédigée par la Plateforme Juridique Inspection Contrôle de la DRDJSCS Normandie- mai 2017 Conception : Mission Communication DRDJSCS Normandie
Au cours du contrôle
Visite sur place et grille de contrôle.
Les suites
Envoi de la grille de contrôle signée + lettre d’intention + respect d’un délai de réponse de l’organisme (minimum 15 jours) + courrier de clôture. NB : pas de délai et pas de LRAR si simples recommandations
● Indicateurs dégradés ● Problèmes administratifs récurrents ● Absence de réponse aux enquêtes nationales ● Signalements ● Tirage au sort
Liste des documents à transmettre par courriel à la
mission de contrôle en amont
1/ Personnel affectés aux actions subventionnées en
année N (année du contrôle)
La liste des salariés affectés aux actions leur équivalent temps plein sur chacune des
actions leur fonction leur type de contrat (salarié de l’association,
vacataire, emploi aidé, bénévoles, volontaires, volontaires en service civique…etc.).
2/ Compte-rendu financier de l’action N-1 (si la subvention a été renouvelée) ● Le compte rendu financier par action de N-1 3/ La liste des salariés affectés aux actions en équivalent temps plein en N-1 ● L’extrait du journal de paye pour la période de janvier à décembre n-1 faisant apparaitre pour chacun, le nombre d’heures travaillées, le montant de la rémunération annuelle et le montant des charges sociales correspondant ● Les bulletins de salaire au 31/12/N-1 des personnes affectées aux actions. 4/ Comptabilité analytique et générale ● Le compte de résultat, le bilan et l’annexe comptable du dernier exercice clos. ● Un extrait à date de la comptabilité analytique relatif aux dépenses et aux recettes enregistrées en comptabilité pour chacune des actions en cours de réalisation. ● Un extrait au 31/12/N-1 de la comptabilité analytique relatif aux dépenses et aux recettes enregistrées en comptabilité pour chacune des actions en N- 1. 5/ Instances associatives ● Les statuts ● La liste des membres du CA et composition du bureau.
Les étapes en bref
• Lettre de mission • Prise de RDV • Préparation de l’entretien • Visite sur site • Rapport signé + lettre d’intention • Réponse à l’organisme (délai 15 jours
minimum) • Courrier de clôture • Alerte CGET si dysfonctionnement
grave