fdseminar meer doen met minder | 17 maart | bmw group belux
TRANSCRIPT
SAP FICO/SRM IMPLEMENTATIE
Van Systeem Implementatie tot Efficiëntie GeneratieFD Seminarie | Meer Doen met Minder
DELHAIZE BELGIEFACTS & FIGURES
3
5,0bnrevenues
888stores
>3,0bnprocurement in Belgium
15 302associates+7 000 at our Affiliates
4,5mioclients per week
+750 000m²retail surface
24 500products in assortment
70%of assortment “Made in Belgium”
900new products per year
7 500 = 55%private brand products of sales
DIVERS WINKELPARKGERICHT OP DE BEHOEFTE VAN DE CONSUMENT
4
WEEKLY NEEDS DAILY NEEDS
IMMEDIATE NEEDS
STOCK-UP
ANIMAL PETS
SAP FICO/SRMPROJECT KICK-OFF
5
DE VISIE VAN IT
Standaard SAP FICO is een voorwaarde voor een geslaagde SAP Retail implementatie
Finance een stabiel en performant financieel systeem bezorgen
Het aantal aanpassingen in onze bestaande omgeving rationaliseren
Eén standaard oplossing voor alle opco’s in Europa
Significante vermindering van de kost voor externe service providers
Totale IT kost significant verminderen door legacy-applicaties uit te schakelen
DE VRAGEN VAN DE BUSINESS
Waarom moet een systeem uit 2009, alweer vervangen worden
Ons systeem is stabiel, en we hebben niet echt performantie problemen
Die aanpassingen ondersteunen onze processen en business realiteit
We hebben meerdere andere projecten lopen, moet dit echt nu
WHAT’S IN IT FOR ME ?
WHAT’S IN IT FOR ME
6
Management een opportuniteit geven om de PROCESSEN te STROOMLIJNEN en zo de back office EFFICIËNTIE te VERBETEREN
3 INVALSHOEKEN
7
Back-Office
Efficiëntie
Automatiseren waar mogelijk
Standaard proces
Interne Controle
integreren
VAN INDIVIDUELE UITDAGINGEN …
8
Indirect ProcurementVermindering van SG&A uitgaven
Controle op onderhandeling van contracten
Accounts PayableSteeds groter volume aan facturen
Vermindering van error handling
Realiseren van bekomen betalingskortingen
Bank AccountingSnellere verwerking uittreksels, beperking reconciliatieproblemen
Nood aan verhoogde opvolging inkomende betalingenAlgemeen
Behoud van expertise en kennisoverdracht
Geen éénvormige manier van werken
ITHoge aantal systeemaanpassingen
Blokkerend voor integratie tussen SAP FICO en SAP Retail
NAAR EEN END-TO-END AANPAK
9
Procure to Pay
Accounts Payable
Indirect Procurement
Bank Accounting
IT
Algemeen
PROCURE TO PAY
Analyse van de problemen en root causes in het As Is proces
10
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
11
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
12
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
Groot aantal gebruikers (+800) Geen expertise opbouw en gebrek aan kennisoverdracht Geen standaard manier van werken
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
13
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
IP afdeling heeft geen volledig zicht op alle contracten Geen monitoring op respectering IP beleid Hoger potentieel aan IP besparingen kan gerealiseerd worden
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
14
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
Kwaliteit van ingave niet gewaarborgd Hoge licentiekost door het hoge aantal gebruikers
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
15
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
Geen of laattijdige ingave van receptie Kosten pas geregistreerd bij ontvangst factuur Geen uniforme manier van ingeven
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
16
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
Kosten pas geregistreerd bij ontvangst factuur Geen of enkel manuele controle van factuur mogelijk Geen uniforme ontvangst van facturen
PROCURE TO PAY ZOALS HET WAS
17
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
Laattijdige betaling Mislopen van afgesproken betalingskortingen Manuele interventies voor dringende betalingen
PROCURE TO PAY
Welke verbeteringen werden aangebracht
18
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
19
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
20
Licentiekost verminderd door PR ipv PO rechten Standaard proces voor alle aankopen Rationalisering van het aantal gebruikers Centralisatie per departement
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
21
Ingebouwde controle op respect IP beleid Scheiding van functies (SoD) werd ingebouwd in het systeem Data kwaliteit verbeterd door standaard selectielijst
€
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
22
Alle aankoopverzoeken boven limieten gaan automatisch naar IP Bestelling kan niet gemaakt worden zonder goedkeuring van IP Uitgebreide rapportering mbt leveranciers & uitgaven
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
23
Inzet op EDI oplossingen, en overschakeling naar digitale factuur Facturen zonder PO worden niet langer aanvaard Automatische 3-way matching voor alle facturen
PROCURE TO PAY ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
24
Doorgedreven automatisatie van toewijzingen Focus op error handling
CONCLUSIE
Opgeleverde resultaten
25
GEREALISEERDE EFFICIËNTIEWINSTEN
26
+ 10%objectief Kostenbesparing IP
- 12%3-way matching fouten
82%digitale facturatie
75%facturen geboekt zonder interventie
+ 15%AP proces efficiëntie
- 50%licentiekosten
2toepassingen niet langer gebruikt
- 1 200SAP aanpassingen
Algemeen Interne controles werden
ingebouwd in het systeem Volledige integratie met SAP
Retail & HR 1 systeem voor alle OpCo’s in
Europe
CONCLUSIE
27
SAP FICO/SRM SYSTEEM IMPLEMENTATIE
END-TO-END PROCES OPTIMALISATIEONDERSTEUND DOOR
EEN SYSTEEM IMPLEMENTATIE