BAHAGIAN 7SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

JawatanSetiausaha Unit Hal Ehwal Murid

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada HubunganTugas dan

TanggungjawabKuasa Yang DiberiTugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

GPK HEMMembantu menguruskan hal-hal surat menyurat.Arahan daripada KPM, JPN, PPDKetua Unit

Ketua Unit

GPK HEMMengeluarkan notis/ surat panggilan mesyuaratGuru BesarAhli Unit

Ketua Unit

Mencatat kehadiran ahli GPK HEMAhli Unit

Ketua Unit

GPK HEMMencatat dan menandatangani minit mesyuarat/ laporan program.Guru BesarAhli Unit

Ketua Unit

Memfailkan Minit Mesyuarat dan Laporan AktivitiGuru BesarAhli Unit

GPK HEMMenyimpan dokumen yang berkaitan dengan unitGuru BesarAhli Unit

Ketua Unit

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Unit dari masa ke semasa.GPK HEM

Guru BesarAhli Unit

BAHAGIAN 8PROSES KERJA & CARTA ALIRAN

8.1 Hal Ehwal Murid

JawatanSetiausaha Hal Ehwal Murid

PROSES KERJA - MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT UNIT HAL EHWAL MURIDJAWATANPROSES KERJA

Setiausaha Unit Hal Ehwal MuridMengeluarkan notis/surat panggilan mesyuarat PK 07 1

Mengedarkan borang senarai kehadiran mesyuarat PK 07 2

Mencatat minit mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat PK 07 3

Menyerahkan kepada Ketua Unit untuk disemak

Menyerahkan kepada GPK HEM untuk disahkan

Mendapatkan surat iringan untuk membuat edaran minit mesyuarat

Membuat dan merekod edaran minit mesyuarat kepada ahli unit PK 07 4

Menyediakan borang maklumbalas PK 07 5

Mengumpul borang maklumbalas

Memfailkan minit mesyuarat

CARTA ALIRAN

Mula

Mengeluarkan notis/ surat panggilan mesyuarat

Mengedarkan borang senarai kehadiran

mesyuarat

Mencatat minit mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat

Menyerahkan kepada Ketua Unit untuk disemak

Menyerahkan kepada GPK HEM untuk disahkan

Mendapatkan surat iringan untuk membuat edaran minit mesyuaratMembuat dan merekod edaran minit mesyuarat kepada ahli unit

Menyediakan borang maklumbalas.

Mengumpul borang maklumbalas

Memfailkan minit mesyuarat

TamatBAHAGIAN 9NORMA KERJA & SENARAI SEMAK

JawatanSetiausaha Unit Hal Ehwal Murid

BilAktivitiTempoh MasaTindakan

1.Mengeluarkan notis/surat panggilan mesyuarat PK 07 17 hari sebelum mesyuarat

2.Mengedarkan borang senarai kehadiran mesyuarat PK 07 2Ketika mesyuarat

3.Mencatat minit mesyuaratKetika mesyuarat

4.Menyediakan minit mesyuarat PK 07 3Dalam tempoh 7 hari

5.Menyerahkan kepada Ketua Unit untuk disemak 1 hari

6.Menyerahkan kepada GPK HEM untuk disahkan1 hari

7.Mendapatkan surat iringan untuk membuat edaran minit mesyuarat1 hari

8.Membuat dan merekod edaran minit mesyuarat kepada ahli unit PK 07 4Dalam tempoh 7 hari selepas minit disiapkan

9.Menyediakan dan mengedarkan borang maklumbalas PK 07 51 hari

10.Mengumpul borang maklumbalasDalam tempoh 14 hari selepas edaran minit mesyuarat

11.Memfailkan minit mesyuarat1 hari

BAHAGIAN 10SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

JawatanSetiausaha Unit Hal Ehwal Murid

BilBORANG

1.Surat Panggilan Mesyuarat PK 07 1

2.Senarai Kehadiran PK 07 2

3. Minit Mesyuarat PK 07 3

4.Rekod Edaran PK 07 4

5.Borang Maklumbalas PK 07 5