Gestin de espacios escnicos Mdulo I Marisa de Len

Centro CulturalParque de Espaa

ROSARIO, Argentina29/09 - 1/10 - 20111Planeacin deproyectos escnicos

Mircoles 28 de septiembre

Marisa de Len

2Condiciones del mbito artsticoP o l t i c a sC u l t u r a l e sPlan NacionalInstitucionesFinanciamientoPresentadoresForosPROMOCINEducacin, Formacin, InvestigacinCreacin, Ejecucin, InterpretacinPROYECTOSGESTINPRODUCCINDISTRIBUCINPblicosPromotores, Agentes, AgenciasMedios de ComunicacinDifusinMarisa de Len3Como parte de la etapa de planeacin de un proyecto debemos plantearnos y responder algunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus caractersticas generales y especficas, la dimensin del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo a cabo.

Estas preguntas son:

qu, por qu, quin, dnde, cundo, cmo y con qu?

La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeacin de todo el proceso sin olvidar el contexto geogrfico, histrico, social, cultural, artstico, poltico y econmico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto.Marisa de Len4POR QU?Antecedentes Misin y VisinNecesidad e importanciaJustificacin del proyectoQU?Naturaleza del proyectoPropsitosObjetivo generalObjetivos especficos MetasDNDE?Ubicacin geogrficaMarco legalLocalizacinInfraestructura fsicaAcceso cultural y de equiposCobertura

QUIN?

ParticipantesEquipos de trabajoOrganigramaBeneficiarios directos e indirectosPblicosCUNDO?Horizonte temporalVida del proyectoPlan de trabajoRuta crticaCronograma CMO?Recursos necesariosNivel de gestinModelo de produccinMtodos y tcnicasEstrategias y procedimientosActividades, tareas y responsabilidadesContactos y comunicacionesClculos presupuestalesEstrategias de distribucin Parmetros e indicadores de evaluacinCON QU?Recursos disponiblesPresupuestos de ingresos y gastosViabilidad financieraFlujo y control de recursos Marisa de Len5ContextoGeogrficoHistricoPolticoSocialEconmicoCulturalComunitarioMarisa de Len6Enfoque Instrumental

La ordenacin de un conjuntode actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos, se realizan con el propsitode conseguir un determinadoobjetivo, meta o resultado.

Perspectiva lineal

Marisa de Len7DIAGNSTICO / ORIGEN Contexto Situacin inicial u origen Necesidad o problema / Demanda Misin y Visin Expectativas Condiciones positivas y negativas Recursos necesarios Participantes / Destinatarios Diseo de contenidos, objetivos y metas Esquema general del proyectoANLISIS

Estudio, investigacin y anlisis del contexto Bsqueda de documentacin relacionada Recursos disponibles Contacto y relacin con los involucrados Seleccin y clasificacin de la informacin Detectar lmites y posibilidades (DAFO) Legalidad y normatividad DEFINICIN Recursos humanos, econmicos, tcnicos Condiciones de participacin Organigrama Revisin de contenidos, objetivos y metas Efectos finales esperados Niveles de gestin y modelos de produccin Presupuestacin Esquema preciso del proyectoCONCRECIN

Posibilidades reales Anlisis y esquema de viabilidad Cotizaciones Contrataciones Compromisos y responsabilidades Diseo de produccin Ruta crtica Plan de trabajo Financiamiento y administracin de recursos Canales y polticas de comunicacinCiclo de Gestin InstrumentalMarisa de Len8ELABORACIN

Redaccin del proyecto Integracin de todos los documentos Imagen, comunicacin y mercadotecnia Elaboracin de la propuesta (carpeta) Presentacin del proyecto a instanciasEJECUCIN

Seguimiento y control de acuerdos Utilizacin y optimizacin de recursos Materializacin de ideas Realizacin material de la produccin Ensayos artsticos Monitoreo de resultados

EXPLOTACIN

Estreno y temporadas Comercializacin Mercado o pblico destinatario Impacto cultural y social Posibilidad y grado de venta Distribucin Control y administracin EVALUACIN

Parmetros e Indicadores Pertinencia, congruencia, calidad, eficiencia, eficacia e impacto Revisin de logros alcanzados Beneficiados directos e indirectos Escenarios a futuro Integracin de dossier o carpetaCiclo de Gestin InstrumentalMarisa de Len9Enfoque Comunicativo

La gestin de los proyectos es un proceso constante, dinmico y sistemtico de planeacin, ejecucin, comunicacin y evaluacin de las acciones de los actores participantes; de sus intereses, capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el marco de un contexto de viabilidad, participacin y negociacin para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y capacidades de los miembros de una comunidad

Perspectiva integral del procesoMarisa de Len10Gestin integral de un proyectoPLANIFICACINEVALUACINEJECUCIN Y EXPLOTACINProduccinGestinC o m u n i c a c i nC o m u n i c a c i nV i a b i l i d a d V i a b i l i d a d Marisa de Len11Niveles de GestinEl nivel de gestin es la estructura organizativa y jurdica que regir el funcionamiento formal del proyecto.El nivel de gestin tambin se relaciona con definir si el proyecto se realizar desde la administracin pblica, iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones, fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o compartidos.Marisa de Len12Modelos de ProduccinPodemos identificar varios modelos de produccin, que responden a diferentes necesidades, intereses y capacidades. Amateur: aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalizacin ntegra de quienes se interesan en las artes escnicas. Escolar: programas escolares y temarios clsicos.

Experimental: bsqueda de nuevas formas de expresin y organizacin tendientes a la innovacin.

Independiente: autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio; pretende sensibilizar al pblico para que tome conciencia. Realza el nivel artstico.

Callejero: es un trmino genrico para todas las formas de actuacin que se desarrollan fuera de los foros; est dirigido a un pblico que comnmente no asiste a los espectculos y que transita en las calles y plazas. Marisa de Len13Modelos de Produccin De cmara: reduce los formatos de expresin, el nmero de ejecutantes y de espectadores.

Universitario: recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen modelos de produccin muy establecidos.

Oficial: responde a polticas culturales y cuenta con patrocinio institucional.

Comercial: el valor de la produccin est determinada por el dinero, y no por el valor artstico.

Profesional: Todos aquellos creadores, ejecutantes e intrpretes (autores, actores, actrices, directores, diseadores, msicos, cantantes, coregrafos, bailarines), que viven de su profesin y trabajan por proyecto.Marisa de Len14Definicin de MISINEs la expresin conceptual de lo que es y hace una organizacin. Es la exposicin clara y especfica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume la razn de ser y los distintivos principales de un grupo, institucin y/o proyecto y su compromiso social.

Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofa, el espritu, los valores, la dimensin social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.

Responde a las preguntas Quines somos; Qu hacemos; Porqu; Para qu; Para quines y Cmo?La Misin ES EL PROPSITOMarisa de Len15Definicin de VISINLa visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y espacio, y por encima de los dems,, ver con ojos de la imaginacin, el resultado final que se pretende alcanzar.

Es la visualizacin del proyecto de la organizacin en un perodo de al menos 5 aos. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misin de la organizacin gestora y sus valores.

Responde a las preguntas: De dnde venimos y Hacia dnde vamos?

La Visin ES LA INTENCIN

Marisa de Len16Dimensin del Proyecto OBJETIVOSDescripcin de los logros o finalidades generales y especficas que se pretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largo plazo. Establecen los lineamientos y parmetros que regirn las acciones a seguir. Ayudan a determinar el tipo y el nmero de las actividades que debern llevarse a cabo.

METASProductos concretos que se obtendrn durante y al finalizar el proyecto. Las metas son la precisin cuantitativa de las actividades, acciones o productos resultantes del proyecto.

Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables.

Se expresan en nmeros, cantidades y/o porcentajes.Marisa de Len17Valor artsticoContar con los equipos artstico y creativo concebidos y seleccionados para el proyecto, conociendo su disponibilidad y condiciones para trabajar.Tambin se refiere a la originalidad y caractersticas estticas particulares del proyecto.Marisa de Len18Valor contextualEst relacionado con el contexto general y particular del proyecto, as como con las circunstancias para su realizacin (festival, homenaje, comisin, conmemoracin de fecha, aniversario del foro).Marisa de Len19Es muy importante ubicar el proyecto en trminos del sector social al que est dirigido, y definir el perfil del pblico al que interesa captar: pblico infantil, de la tercera edad, jvenes universitarios, etctera.Es importante considerar las variables demogrficas (gnero, edad, tamao de la familia, religin, raza, estado civil, nivel de educacin y nivel de ingresos); las variables geogrficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la regin y el pas) y las variables psicogrficas (el estrato, clase social, hbitos y estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).Se relaciona directamente con los estudios de pblico.DestinatariosMarisa de Len20Financiamiento y Administracin

Jueves 29 de septiembreMarisa de Len21Fuentes de financiamientoLas estrategias que se utilizarn para obtener los recursos econmicos necesarios dependen de la naturaleza del proyecto. Es posible que confluyan varias de las estrategias y fuentes de financiamiento que se puedan implementar, lo importante es que ninguna de ellas distorsione o condicione el contenido, orientacin, calidad esttica o futuro del proyecto. Generar ingresos supone un permanente ejercicio de imaginacin.

Conviene sealar que el trabajo del productor ejecutivo no implica necesariamente allegar recursos econmicos para el proyecto, sino cuidarlos y administrarlos para que sean utilizados de la mejor manera y de acuerdo con lo presupuestado.

Se conocen cuatro tipos fundamentales de procedencia de ingresos: directa, indirecta, interna y externa, sin embargo, en cada una de ellas pueden intervenir uno o varios de los agentes, tales como el gobierno federal, los gobiernos estatales y municipales, los fideicomisos, fundaciones y asociaciones filantrpicas, adems de la sociedad civil en general, colectivos, universidades, asociaciones civiles, empresas y negocios.Marisa de Len22REVISIN DE INGRESOSAportacionesMateriales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas, promocin, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc. DirectaPresupuesto propio inicial, fondo comn, aportaciones individualesIndirectaSubsidio o subvenciones pblicas y privadas Establecen un monto de recursos econmicos que se asignan permanente o peridicamente a un organismo, institucin, grupo o compaa para financiar sus programas, proyectos y operacin cotidiana.Donativos y BecasSolicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones; importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir con todos los requisitos de las bases.Marisa de Len23Produccin en comn, donde dos o ms fuentes financieras invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos.Mecenazgo, filantropa o altruismoApoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la globalizacin, esta modalidad suele trascender las fronteras nacionales y establece relacin con organismos y fundaciones internacionales.PrstamosBancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas lmite, intereses, etc.PatrociniosNegociacin de apoyos econmicos con empresas pblicas o privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a travs de publicidad, promocin de su imagen o productos.CoproduccinMarisa de Len24Organizacin de eventos especiales Fiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.InternaComercializacin de serviciosExternaAlquiler Equipos propios, catlogo o lista de existencia: sonido, iluminacin, vestuario, props.Venta de productos promocionalesMerchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanas, bolgrafos, tazas, vasos, etctera.Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el programa de mano, exhibicin de publicidad y/o productos.

Preventa de funcionesPago por adelantado o un porcentaje.Preventa de boletosAnticipada y con descuentos de preventa.TaquillaVenta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.Marisa de Len25Procuracin de FondosElaboracin o revisin del documento de presentacin del proyectoClarificar qu se necesita y a quin se le solicitarDefinicin de propuestas para donantesInvestigacin sobre posibles donantes y fuentes de financiamientoDesarrollo de contactos, relaciones y citasElaboracin del plan de obtencin de fondosAprobacin o rechazo a solicitudesAgradecimiento y seguimientoCumplimiento de compromisos adquiridosEvaluacin y documentacinMarisa de Len26Planes paraPatrocinadoresMontos de participacinPlanPaqueteDe $ 1,000.00 a $ 5,500.001ADe $ 6,000.00 a $ 10,000.002A + BDe $15,000.00 a $20,000.003A + B + CDe $25,000.00 a $35,000.004A + B + C + DDe $36,000.00 a $50,000.005A + B + C + D + EMs de $50,000.006FA) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100% del monto de participacin+ Logotipo en el programa de mano del evento+ Invitacin al estreno del evento+ 2 boletos de cortesa para cualquier funcinB) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje)+ Logotipo o mencin en la pgina de internet del grupo o foro+ Crdito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.)+ 4 boletos de cortesa para cualquier funcin C) Paquete de libros y discos+ 6 boletos de cortesaD) Programa de lujo+ Inclusin en el pendn con todos los patrocinadores+ 8 boletos de cortesaE) Cena privada con los artistas participantes en el evento+ Foto con el artista o elenco+ Regalo autografiado por el artista+ 10 boletos de cortesaF) Una funcin privadaMarisa de Len27Posibles Gastos de Produccin CONTRATACIONES

ALQUILERES

COMPRAS

REALIZACIONES

PERSONALOPERACINGESTININVESTIGACINPROMOCINCreativoPapeleraDerechos de autorDocumentacinPublicidadArtsticoFotocopiasPermisosTraduccinMarketingAdministrativoTelfonoImpuestosFotografaTaquillasApoyoCorreoInformticaDiseosPrensaTcnicoMensajeraReparacionesMaquetasFolletosEventualAlquileresLocalesMuestrariosPostersMano de obraElectricidadSalaProgramasHoras extraAguaBoletajeImpresosGasSegurosInsercionesArchivosMantenimientoDistribucinPerecederosCateringSouvenirsDesplazamientosRelaciones pblicasMarisa de Len28CONTRATACIONESALQUILERESCOMPRASREALIZACIONESCONSTRUCCIN

SONIDOILUMINACINVARIOSGIRASMaquetaEquiposFocosImprevistosEmbalajeEscenografaCintasFiltros o micasEstibadoresViticosUtileraGrabacionesLmparasPropinasHospedajeVestuarioEfectosCadenasHerrajesSegurosTintoreraEstudioCablesMudanzasTransporteMaquillajeEdicinGobosVisasPeluqueraInstrumentosEfectosExceso deZapateracargaAccesoriosEfectos especialesTallerHerramientasDesgaste equiposPosibles Gastos de Produccin Marisa de Len29PARTIDACONCEPTOIMPORTETOTALPlaneacin, Gestin y AdministracinOficinaPapeleraFotocopiasPaquetera$$$$$ 20,000.00EnsayosSustitutos$$ 5,000.00HonorariosEquipo artsticoCreativoAdministrativoTcnicoAsistentes$$$$$$ 87,000.00 RealizacinEscenografa ($20,000.00)Utilera ($4,000.00)Vestuario (25,000.00)Luces y Sonido ($11,000.00)DiseoRentaRealizacinComprasMantenimiento$$$$$$ 60,000.00Presupuesto de ProduccinMarisa de Len30PARTIDACONCEPTOIMPORTETOTALDifusinDiseo grficoImpresos (affiche, postal, Programa de manoFotografaInserciones en prensaDistribucinReforzamiento$$$$$$$$ 40,000.00TemporadaNminaOperacinPublicidad$$$$ 45,000.00GiraEmbalajeSegurosTransportesHospedajeViticos$$$$$$ 15,000.00 PosproduccinLimpiezaResguardoDossier$$$$ 5,000.00

VariosContingencias$$ 23,000.00TOTAL (+ % IVA)$$ 300,000.00Marisa de Len31INGRESOS ESTIMADOS:APorcentaje de aforodel recintoBAforo delrecintoNm. ButacasCPrecio boletoIngreso Bruto $ 75.00DImpuestos Aplicables30 %E

IngresoNeto X funcinFIngreso NetoTemporadaX 20 FUN100400 $ 30,000.00 $ 9,000.00 $ 21,000.00 $ 420,000.00 90360 $ 27,000.00 $ 8,100.00 $ 18,900.00 $ 378,000.00 80320 $ 24,000.00 $ 7,200.00 $ 16,800.00 $ 336,000.00 72288 $ 21,600.00 $ 6,480.00 $ 15,120.00 $ 302,400.00 70280 $ 21,000.00 $ 6,300.00 $ 14,700.00 $ 294,000.00 60240 $ 18,000.00 $ 5,400.00 $ 12,600.00 $ 252,000.00 50200 $ 15,000.00 $ 4,500.00 $ 10,500.00 $ 210,000.00 40160 $ 12,000.00 $ 3,600.00 $ 8,400.00 $ 168,000.00 30120 $ 9,000.00 $ 2,700.00 $ 6,300.00 $ 126,000.00 2496 $ 7,200.00 $ 2,160.00 $ 5,040.00 $ 100,800.00 2080 $ 6,000.00 $ 1,800.00 $ 4,200.00 $ 84,000.00 1040 $ 3,000.00 $ 900.00 $ 2,100.00 $ 42,000.00 Frmulas(Regla de 3)(B x 75) (C x 30%) ( C - D ) ( E x 20 ) Esquema de viabilidadMarisa de Len32Estructura de la Organizacin

Viernes 30 de septiembreMarisa de Len33Equipos de trabajoGrupo organizado de personas con habilidades, conocimientos, experiencias y caractersticas particulares y diferentes, que contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo compartido. Centro de Liderazgo Universidad Adolfo Ibaez

Marisa de Len34DIRECTORARTSTICOCOORDINADOR-GERENTEDE PRODUCCINPRODUCTOREJECUTIVODiseo de escenografaDiseo de iluminacinDiseo de vestuarioCoreografaMsicaDifusin y Rel. PblicasPRODUCTORElenco

Bailarines

Orquesta

EQUIPO ARTSTICOAsistentesAprendicesVoluntariosCantantes

Diseo de utileraEQUIPO DE REALIZACINJefe de foro

Tcnicos

IluminacinSonidoTramoyaCoordinador teatro

TraspunteSonido

Construccin

Accesorios

Maquillaje

Efectos especiales

CarpinteraHerrera

Pintura escnica

Costura

EQUIPO TCNICO DEL TEATROEQUIPO CREATIVOORGANIGRAMA DE PRODUCCINPROCURADOR DE FONDOSMarisa de Len35EQUIPO DE PRODUCCINProductorEs el responsable del financiamiento del espectculo. Selecciona la obra, nombra al director, plantea una serie de premisas del proyecto y gestiona el teatro, adems de estar presente en las decisiones fundamentales del proyecto. Por lo general es una institucin o empresa cultural.Marisa de Len36Coordinador de produccinPlanea y disea el proceso de produccin, en tiempo, espacio y acciones. Se encarga, en la prctica, de la organizacin humana, tcnica y administrativa del proyecto a partir de la sistematizacin de cada etapa del proceso y por departamento (escenografa, iluminacin, vestuario, utilera, etctera).Marisa de Len37 Gerente de produccinAdministra el dinero, contrata al elenco, a los equipos artstico y creativo, y al personal de apoyo. En ocasiones se ocupa de la promocin publicitaria de la obra, junto con el responsable de difusin y de relaciones pblicas. Tambin llega a gestionar las giras.Marisa de Len38Productor ejecutivoLiteralmente ejecuta la produccin, respetando los criterios artsticos y estticos determinados por el director, el escengrafo y el equipo creativo. Coordina las actividades de los equipos de trabajo (creativo, artstico y tcnico); ayuda a resolver las necesidades administrativas, tcnicas, logsticas y operativas. Marisa de Len39Perfiles del productorProductor administrativoProductor tcnicoProductor artsticoProductor ejecutivoProductor curador

Marisa de Len40Actividades por equipoImportancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.

Constante problemtica en la autogestin.REAPREPRODUCCINENSAYOS, REALIZACIN YPRODUCCINCOMERCIALIZACINPOSPRODUCCINDireccinArtsticaSelecciona la obraConvoca equipos de trabajoPropone proyectoEncarga diseos a creativosAudicin equipo artsticoRecibe y selecciona propuestas de diseadoresDecide repartoDefine proyectoAnaliza con produccin las necesidades y estrategiasdel proyectoSupervisin generalDirige ensayos con equipo artsticoReuniones con creativosConsultas con produccin y con difusinEnsayos tcnicosEnsayos generalesAtiende estrenoNotas de direccinAsigna tareas a tcnicos y asistente durante temporadaMantiene calidad artsticaEntrevistas de prensaSeguimiento de temporada y compromisos con patrocinadoresEntrega carpeta con copias de materiales y musicales y textosAsiste a desmontajeElabora informeAsiste a evaluacinMarisa de Len41REAPREPRODUCCINENSAYOS, REALIZACIN YPRODUCCINCOMERCIALIZACINPOSPRODUCCINEscenogra-fay utileraReuniones con director y productor, iluminacin y vestuarioFirma contratoInvestiga sobre la obraAnaliza informacin del teatroPrepara diseos y bocetosPresenta maquetaPresenta presupuestoConsigue realizadoresHace propuestas para giraPresenta proyecto a toda la compaaAsiste a ensayosSupervisa realizacin en talleresSeleccin de mobiliario y materiales y accesorios (compra, construccin, renta)Entrega inventario ylibreto tcnicoAsiste y supervisa montaje, ensayos tcnicos y generalesConfirma ajustesAtiende sesin fotogrficaAtiende estrenoRealiza ajustesDefine a tcnicos tareas en temporada Mantenimiento esttico, acabados y retoques a escenografa y utileraAtiende desmontaje Supervisa entrega, devolucin embalaje y almacenamiento de materiales y elementos de utilera y escenogrficosEntrega instalacionesConfirma inventarioElabora informeAtiende evaluacinIluminacinAudioVestuarioetc. etc.Marisa de Len42Plan de trabajoUna vez definidas los objetivos, actividades y tareas que cada equipo de trabajo y persona debe realizar, procede asignar los tiempos y las estrategias de trabajo. Conviene preguntarnos Cundo? y Cmo?. De esta forma podremos ordenar en el tiempo las actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes. El plan de trabajo explica la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas.Es un instrumento (herramienta) de planificacin y gestin que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestin. El plan de trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos y para justificar las acciones.

Marisa de Len43Plan de trabajoAccionesActividadTareaIniciaFinalizaResponsableMarisa de Len44Cronograma Es un instrumento muy til para planear y dar seguimiento a las actividades que se requieren para realizar el proyecto.

Es una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su realizacin ordenada en el tiempo.

Permite visualizar en un solo documento las actividades a desarrollar, los tiempos destinados, y a los responsables de realizar cada una.

Las actividades se ordenan y distribuyen cronolgicamente segn la duracin de cada una de ellas y segn su ubicacin lgica a lo largo del proyecto.

A partir de un cronograma es factible determinar la aplicacin de los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad.

Marisa de Len45CronogramaActividades MARZOABRILMAYOJUNIO1234123412341234Integrar proyectoGestionesReuniones creativosPresupuestoEnsayosProcuracin FondosDiseosRealizacinEntrega ProduccinDifusinMontajeEstrenoTemporadaDesmontajeInformeDiagrama de GanttMarisa de Len46

47Calendarios agendas.LUNESMARTESMIRCOLESJUEVESVIERNESSBADODOMINGOMARZO 17

Reunin de directorcon productor yproductor ejecutivo(prevenir proyecto)

MARZO 18

Reunin directorcon productor ejecutivo

MARZO 19

Reunin director Equipo creativo yartstico(prevenir libretos)

MARZO 20

Reuniones individualescon el productor ejecutivo

MARZO 21

Reuniones individualescon el productor ejecutivoElaboracin de contratos

MARZO 22

Elaboracin decontratos y buscarlugar de ensayos

MARZO 23

Elaboracin decontratos y buscarlugar de ensayos

MARZO 24

Reunin director yproductor con diseadoreselaboracin diseos

MARZO 25

Reunin director yproductor con diseadoreselaboracin diseos

MARZO 26

Reunin productor con diseadoresFirma de contratos

MARZO 27

Obtencin de permisosy registroselabora presupuestosMARZO 28

Obtencin de permisosy registroselabora presupuestosMARZO 29

Acondicionar lugar ensayos proporcionarmapas de ubicacinMARZO 30

Elaborar directoriosAcondicionar lugar ensayos

MARZO 31

Ajustes a diseosCotizaciones

ABRIL 1

Ajustes a diseosCotizaciones

ABRIL 2

EnsayoPrimera lecturadirector, elenco, asistentesTomar medidas de vestuario al elencoABRIL 3

EnsayoAprobacin de diseos yFirma de contratos

ABRIL 4

EnsayoComienza Carpintera y sastrePropuesta de msicaABRIL 5

Reunin con el equipo derelaciones pblicas

ABRIL 6

ETC...

ABRIL 7

ABRIL 8

ABRIL 9

ABRIL 10

ABRIL 11

ABRIL 12

ABRIL 13

Marisa de Len48Etapas del procesoPREPRODUCCINInicio del proyecto hasta la entrada al foro(planeacin, ensayos y realizacin)PRODUCCINMontaje, ensayos tcnicos y generalesCOMERCIALIZACINEstreno y temporadaPOSPRODUCCINDesmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluacinMarisa de Len49PREPRODUCCINReunin con convocantePrepara, rene y organiza la informacin del proyectoGestiona fuentes de financiamientoCoordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatroConsulta con diseadoresDisea la produccinAdministra los recursosAdapta formatosSolicita presupuestosCotiza elementos escnicos: materiales y realizacinConcreta presupuestoRealiza anlisis y esquema de viabilidadInvestiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registrosElaboracin y firma de contratos Gestiona y acondiciona lugar para ensayosFotocopia libretos, partituras, planos, documentos.Prepara ficha tcnicaGestiona teatroConsigue ficha de foro y planosPreviene girasAdministra la contabilidadSupervisa todos los departamentos segn ruta crtica, presupuesto y calidadSeguimiento de acuerdosInicia proceso de evaluacinActividades del ProductorMarisa de Len50ENSAYOSREALIZACIN Y PRODUCCINApoya desarrollo de las audicionesPrepara elementos sustitutivos para ensayosSupervisa el trabajo en los talleres (construccin y realizacin)Consigue materiales y elementos de la produccin (compra, renta, prstamo)Organiza embalaje y transporte al teatroPreviene y coordina montaje y temporadaConfirma teatro y personal tcnicoInventarios definitivosRecepcin de toda la produccinPrepara y entrega libro tcnicoPreviene alimentos, catering y botiqunAsigna camerinosDistribuye invitaciones al estrenoCoordina y supervisa proceso de montajeConfirma posicin y funcionamiento de todoAsiste y facilita ensayos tcnicos y generalesConfirma ajustes del director por reaApoya sesin fotogrficaUbica lugar de resguardoSupervisa difusinSeguimiento a patrocinadoresPrepara ficha tcnica para gira y comunicacin formal con otros presentadoresInicia cierre administrativoMarisa de Len51TEMPORADA Y COMERCIALIZACINAtiende el estrenoAsegura asientos a patrocinadores e invitados especialesSupervisa coctelAsigna tareas al asistenteCuidado esttico y mantenimiento de la produccinSupervisa gastos de operacinControla ingresos de taquilla y reportes de asistenciaSeguimiento a la difusinPreviene develacin de placaPreviene continuidad de temporadaCumple compromisos con patrocinadoresContina cierre administrativo, comprobacin de gastos y contabilidadRealiza girasMarisa de Len52POSPRODUCCINPreviene devolucin de rentas y prstamosOrganiza embalaje y transportePreviene lugar de almacenamientoCoteja y cierra inventariosOrganiza y coordina desmontajeOrganiza venta de foro y salida de todoEntrega equipos e instalacionesCierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobacionesBalance financieroRene materiales de todas las reasOrganiza archivoCoordina evaluacinRedacta y presenta informe generalArma dossier, carpeta de prensaEnva cartas de agradecimientoSolicita carta de finiquito de responsabilidades administrativasMarisa de Len53La evaluacin es un proceso sistemtico mediante el cual se obtiene la informacin necesaria sobre los resultados, previstos o no, y el funcionamiento de un proyecto cultural para saber en qu medida se logran los objetivos y se desarrolla la produccin, y poder tomar as las decisiones oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la modificacin de cualquiera de sus aspectos. David RosellEvaluacinPara realizar una evaluacin es necesario establecer criterios, instrumentos, parmetros e indicadores como herramientas para orientar el proceso.Es importante definir qu se evala, por qu, para qu, quin y a quin o qu, cundo y cmo.Marisa de Len54Introduccin a laorganizacin deGiras Artsticas

Sbado 1 de octubreMarisa de Len55Invitacin

Programas institucionales

Promocionales

Residencias artsticas

Proyectos acadmicos

Intercambios

Contexto histrico, poltico, social, cultural, econmico, comunitario, geogrficoUNA GIRA SIEMPRE ES UN VIAJETipos de giraMarisa de Len56CONOCER DEFINIR GESTIONAR TRAMITAR COORDINAR- Condiciones generales de la gira (fechas, lugares, honorarios) - Necesidades tcnicas y operativas del grupo artstico- Caractersticas de las presentaciones y actividades complementarias- Caractersticas generales y condiciones tcnicas de los espacios- Intercambiar la informacin para ajustar lo necesario- Firma de contratos- Visas, pasaportes, permisos, registros- Traslados y transportes - Logstica general y especfica por sede: hoteles, alimentos, foros- Programas y agendas de trabajo- Mecanismos y estrategias de difusinPlaneacinMarisa de Len57Negociar con el presentadorDefinir- Las condiciones financieras- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones- Fechas y la forma de pago - Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio

Procurar - Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador- Puntualidad en las operaciones financieras.- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y comprobantes.- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones. Marisa de Len58 Quin paga qu, cundo y cmo ?Gastos previos Material promocionalComunicacionesEnvos de paqueteraCompra de materialesPasaportes y visasSegurosElementos sustitutosEmbalajeAgencia aduanalEnvos de cargaTrmitesGastos de operacin

EstibadoresTaxisPropinasEmergencias mdicas LavanderaTintoreraConsumibles Gastos de viaje

HonorariosTrasladosExceso de equipajeHospedajeAlimentacinMarisa de Len59Invitacin o carta compromiso: documento formal de inters en presentar al grupo con puntos de acuerdo y condiciones generales.Directorio de contactos: Presentador, director artstico, coordinador tcnico y de produccin, responsables de difusin, relaciones pblicas, finanzas y jurdico. Fichas y planos tcnicos: Capacidad del auditorio, caractersticas del foro, planos a escala del escenario, parrilla, iluminacin, audio, backline, lista de canales, personal tcnico. Transportacin: Caractersticas y dimensiones del transporte requerido para la compaa y la carga.Hospedaje: Cantidad y distribucin de las habitaciones requeridas (rooming list).

Documentos de trabajoMarisa de Len60Aspectos legales: Contrato, Visas, licencias, permisos y autorizaciones necesarias, seguros, fianzas.Comunicaciones: Polticas y estrategias. Registros.Autorizaciones para grabar en video, TV, radio, fotografas y entrevistas.Evaluacin e informe: Cumplimiento de objetivos, metas y resultados. Indicadores.Bitcora de viaje: Registro detallado de todos los acontecimientos de la gira (fotos y video).Documentos de trabajoMarisa de Len61Nombre del grupo o compaa:Pas: Disciplina artstica:Idiomas que habla la compaa:Contactos: Gerente de gira/produccin, Stage manager, Director tcnico, Director artstico, Relaciones pblicas, Administrador.Personal: Cantidad de directores, actores, bailarines, msicos, cantantes y tcnicos que viajan.Nombre completo, actividad, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, fecha de expiracin, pas, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro mdico, fumadores, alimentacin especial (vegetarianos).Hospedaje: Cantidad de habitaciones sencillas, dobles y/o triples requeridas. Anexar reparto (Rooming List)Fee / Cashe : Costo, paquetes, forma de pago de honorarios y viticos o dietas (per diem)

Informacin del grupoMarisa de Len62Nombre:Disciplina y gnero :Duracin total: Nmero de actos, duracin de cada uno. Nmero de intermedios y duracin.Descripcin del espectculo: Descripcin de las actividades complementarias: tcnicas y de espacio, cantidad mnima y mxima de participantes, tiempos de duracin.Ficha tcnica del espectculo: Requerimientos de espacio, tcnicos, de personal, operativos y logsticos. Catering: en camerinos para montaje, funciones y actividades complementarias. Carga : Cantidad y descripcin de cada pieza o bulto incluyendo equipaje personal y carry-on (contenido y aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga y de cada pieza.

Informacin del espectculoMarisa de Len63Inventario: Relacin de los equipos, utilera (props), elementos escenogrficos e instrumentos que viajan con la compaaMaterial promocional: Carpeta del grupo o dossier, historia del grupo presentaciones, giras, premios, reconocimientos, currcula, semblanzas individuales, fotografas recientes de los participantes y del espectculo, videos, repertorio, discografa, crticas, entrevistas, extractos y boletn de prensa, discos, posters, folletos, souvenirs, etc.Programa de mano : Imagen, tipografa, notas, crditos, agradecimientos, logotipos, etc.

Informacin del espectculoMarisa de Len64

Documentos del GrupoMaterialFecha desolicitudFecha deenvoMedioAcuseNotasCarpeta del grupoVideos, discosMaterial promocionalCopia de pasaportesContrato o convenioFacturaHospedaje (rooming)CuestionariosFicha TcnicaPlano de escenarioPlano de iluminacinDescripcin cargaInventariosCamerinosCateringItinerario de viajePlan de trabajoActividades complementariasPrograma de manoMarisa de LenInventarios del grupoCantidadElementoDescripcinPesoMedidasVolumenValorMarisa de Len66DirectoriosORGANIZACINPRODUCCIN Y LOGSTICAPRESENTADORESCOORDINADORESHOTELESESCORTS / EDECANESTEATROSTEATROS Y FOROSRESTAURANTESSTAFF TCNICOAEROPUERTOAPOYOSLNEAS AREAS Y AUTOBUSESINSTITUCIONESTRANSPORTES LOCALESRELACIONES PBLICASHOSPITALES Y FARMACIASBANCOSPARTICIPANTESINTERNETARTISTASCREATIVOSRELACIONES PBLICASTCNICOSPATROCINADORESMEDIOS DE COMUNICACININSTITUCIONESCONTACTO TELFONOS FAXDIRECCIN E MAIL Marisa de LenAgenda de ActividadesFechaHoraActividadDetallesMarisa de Len68AgendaFechaHORAActividadDetallesViernes19-sep-0805:00 a.m.Cita en el aeropuerto DFTerminal 207:45 a.m.Vuelo directo a Atlanta, GADELTA AIR LINES 0364 Cdigo de reservacin: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s) 12:09 p.m.Llegada a AtlantaSouth TerminalRenaissance Concourse Hotel1 Hartsfield Centre Parkway, Atlanta, Georgia 30354 USA Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404-305-2343Tiene Gimnasio y alberca!Reservaciones:Eugenio: 81370682 Gabriel: 81371643 Aarn: 81371319Marisa: 81372099 03:00 p.m.Entrevista Estacin de RadioDomingo21-sep-0801:00 p.m.Sound check en Spivey HallClayton State University03:00 p.m.Concierto en el Spivey HallClayton State University2000 Clayton State Blvd.Morrow, GA 30260Phone: (678) 466-4200http://spiveyhall.orgPara: invitados especiales del Cuerpo Consular y los Patrones del Spivey Hall y con el apoyo de Leslie Gordon del Rialto Center for the Performing Arts invitaremos a gente de la comunidad de Jazz en Atlanta.Lunes22-sep-08DesayunoSalida a aeropuertoLlegada a aeropuerto 07:30 p.m.Vuelo directo a DFDELTA AIR LINES0367Cdigo de reservacin: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s) 09:55 p.m.Llegada a DFTerminal 2Marisa de Len69Show #DaFechaSound CheckShow TimeEventoLugarDuracinFilipinasOxford Suites Hotel1Lunes23-feb3:00 PM7:30 PMEmbassy Performance - SacbGreenbelt Fountain Area1 hora - 1 1/2 horas2Martes24-feb2:00 PM2:00 PM 3:00 PMCampus Workshop Tour - SacbPhilippine Normal University1 hora - 1 1/2 horasMircoles25-feb--No Show3Jueves26-feb1:00 - 5:00 PM6:30 PMInternational Jazz GalaCaptain's Bar, Mandarin HotelViernes27-febCANCELADONo Show9:00 AM9:00 PMEntrevistaHotel PerformancesTV: Mornings@ANCMartini's, Mandarin Hotel1-2 piezas4Sbado28-feb11:00-12:00 PMHotel PerformancesMartini's, Mandarin Hotel1-2 piezasDomingo1-marNo showNo showViaje a Hong KongHotel Holiday Inn Golden Mile5Lunes2-mar5:30 PM6:30 a 8:00 PMConcertChiang Chen Studio TheatreHK Polytechnic University 90 minutos6Martes3-mar8:00 PM8:30 a 10:15 PMConcertThe Melting Pot90 minutos7Mircoles4-mar5:30 - 6:00 PM7:00 a 9:00 PMMacaoConcierto pblico al aire librePlaza do Leal Senado120 minutos8Jueves5-mar--Viaje a IndonesiaThe Sultan Hotel Jakarta (Hilton)7:00 PM7:30 A 8:30 PMExposicin Latitudes en trnsito9Viernes6-mar5:15 PM5:45 a 6:30 PMJakarta International Java Jazz Festival Jakarta Convention CenterCendrawasih 360 minutos10Sbado7-mar10:00 p.m.11:00 A 12:00 PMJakarta International Java Jazz Festival Jakarta Convention CenterLobby60 minutos70Evaluacin de la GiraCONCEPTOCALIFICACINPLANEACIN Y ORGANIZACINComunicacin e intercambio de informacin con el presentadorComunicacin e intercambio de informacin con el grupoContratosPlan de trabajo y agenda de actividadesInventariosDatos de la compaaDatos presentador y su equipo de trabajoDatos HotelDatos sedes y forosInformacin sobre actividades complementariasMaterial promocionalAspectos legalesComunicacin y organizacin interna5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= DeficienteMarisa de Len71EvaluacinCONCEPTOCALIFICACINLOGSTICA DE LA GIRAItinerarios de viajeRecepcinInformacin local (directorios, mapas, sugerencias)Calidad del hotelFacilidades en hotel (restaurante, lavandera, internet)Transporte localPuntualidadPago de viticosPago de honorariosActividades complementariasSolucin a imprevistosComunicacin y organizacin interna del presentador y su equipoMarisa de Len72EvaluacinCONCEPTOASPECTOS TCNICOSCuestionario de la compaaCuestionario del grupoPlanos tcnicosSeleccin del foroSolucin a requerimientos tcnicosAdaptaciones tcnicasEquipamiento tcnicoPersonal tcnicoMontaje EnsayosFuncionesCamerinosComunicacin y organizacin internaCONCEPTOPROMOCINInformacin en la pgina WebEntrevistas concertadas y realizadasPublicacin de notas avanzadasInserciones en mediosCalidad y cantidad de impresos(poster, volante, postal)Programa de manoConferencia de prensaReseas publicadasMarisa de Len73EvaluacinCONCEPTOPRESENTACIONESCantidad de funcionesCaractersticas generales del foroCantidad de pblico asistenteAnuncios al pblico antes de funcinPuntualidadHospitalidad o cateringSolucin a imprevistosPltica con el pblicoPresencia de medios de comunicacinCONCEPTOACTIVIDADES COMPLEMENTARIASCantidad de actividades realizadasCantidad de participantesSeleccin del espacioNecesidades tcnicasConvocatoriaPresentacin del grupoPuntualidadHospitalidad o cateringSatisfaccin del pblicoCALIFICACIN GENERALMarisa de Len74Videos y textos tilesBuscar en Google:

Claves para tener xito en un proyecto de gestin cultural. http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0El quinto elemento, la produccin teatral y de artes escnicas.http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918Tips para el productor de proyectos artsticos.http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticosMarisa de Len75Bibliografa recomendadaCIMARRO, Jess F. Produccin, Gestin y Distribucin del Teatro. Ed. Fundacin Autor. Madrid, 1997, 428 p.COLBERT, Franois y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.DE LEN, Marisa, Espectculos escnicos. Produccin y difusin. Conaculta, Mxico, 2004, 310 p. (Coleccin Intersecciones Nm. 1)DE ZUBIRA, Sergio, Abello T. Ignacio y Tabares Marta, Conceptos bsicos de administracin y gestin cultural. Cuadernos de Iberoamrica. Organizacin de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.GRASS, Aline, Procuracin de fondos para la promocin cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta, Mxico, 2005, 135 p. (Coleccin Intersecciones Nm. 3) KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escnicas, Fundacin Autor, Espaa, 2005, 864 p.PAVIES, Patrice. El anlisis de los espectculos. Ed. Paids, Barcelona, 2000, 337 p.PEREZ MARTN, Miguel ngel. Tcnicas de Organizacin y Gestin Aplicadas al Teatro y al Espectculo. Ed. Grficas Verona. Salamanca, 1996, 69 p.REID, Francis, Administracin Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cmo crear y conservar el pblico para las artes escnicas. Gestin Cultural, Co-edicin del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, Mxico, 2007, 339 p.SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de produccin teatral 1: Tcnicas de gestin y produccin aplicadas aproyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Coleccin estudios teatrales)VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestin, Produccin y Marketing Teatral. Ed. aque. Espaa, 1998, 132 p.

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