excel2007

MS-Excel2007 Insert‐Tables‐PivotTable

Хуудас 1

ЭМХЭТГЭСЭН ХҮСНЭГТЭЭР ЖАГСААЛТЫГ ЗАДЛАН ШИНЖЛЭХ PivotTable [Эмхэтгэсэн хүснэгт] бол жагсаалтуудад агуулагдаж байгаа мэдээллийг боловсруулах ба задлан шинжлэх гайхамшигтай хүчирхэг хэрэгсэл юм. Эмхэттэсэн хүснэгт нь хэрэглэгчийн тодорхойлж өгсөн бүтцээр жагсаалтын талбаруудыг шинэ, хэрэглэгчид хэрэгтэй хэлбэрээр зохицуулж, зохион байгуулсан өгөгдлүүд болон MS Access г.м гадны эх сурвалжаас (external data source) авсан их хэмжээний өгөгдлийг эмхэтгэн нэгтгэж, янз бүрийн шинжилгээ хийх боломж олгодог. Та мөр ба багануудын шинэ гарчгуудыг оруулах, өгөгдлүүдийг дахин оруулах, дүнгүүдийг гаргахын тулд Subtotals командыг хэрэглэх шаардлагагүй, энэ бүхнийг PivotTable команд таны өмнөөс гүйцэтгэж өгнө. Хэдэн удаа та өгөгдлүүдийг дахин зохион байгуулснаас хамаарахгүйгээр таны ажлын хуудсан дээрх оригинал өгөгдлүүд өөрчлөгдөхгүй хэвээр үлдэх болно. PivotTable-r байгуулах үед таны өгөгдлийн эх сурвалжийн баганууд нь тайланд хэрэглэх талбарууд болж өгнө. Баганын нэрүүдийг тайлангийн талбаруудын нэр болгон ашиглана. PivotTable-r байгуулсны дараа та түүн дээр янз бүрийн үйлдлүүдийг хийж болно. Тухайлбал:

• Өгөгдлүүдийг хумих, дэлгэх, шүүх, сортлох, тооцооллын функцүүдийг нь өөрчлөх замаар өгөгдлүүдийг шинжлэх.

• Байршуулалтын хэлбэрийг өөрчлөх, багануудыг дахин зохион байгуулж цэгцлэх.

• Багана, мөр, завсрын дэд дүнгүүдийг байршуулалтыг өөрчлөх. • Гараар болон нөхцөлт форматаар форматлах г.м

Эмхэтгэсэн хүснэгтийг байгуулахын өмнө доорх хэдэн санамжуудыг анхааралдаа аваарай.

• Excel эмхэтгэсэн хүснэгтэн дотор завсрын ба эцсийн дүнг автоматаар бодож гаргадаг тул хэрэв таны оригинал жагсаалт завсрын ба эцсийн дүнг агуулж байгаа бол эмхэтгэсэн хүснэгтийг байгуулахын өмнө тэдгээрийг устгах хэрэгтэй.

• Жагсаалтын эхний мөрөн дээрх өтөгдлүүдийг эмхэтгэсэн хүснэгтийн талбаруудын нэр болгон автоматаар хэрэглэдэг тул оригиналь жагсаалт буюу эх сурвалжийн эхний мөр нь багануудын нэрийг агуулсан байх хэрэгтэй.

• Оригиналь жагсаалтыг өөрчилсөн үед эмхэтгэсэн хүснэгт нь автоматаар сэргээглэж, шинэчлэгдэж байхын тулд эх үүсвэрийн мужийг нэрлээд, энэ нэрийг нь эмхэтгэсэн хүснэгт байгуулах үедээ хэрэглэх хэрэгтэй. Хэрэв нэрлэсэн мужийг илүү олон утга хамруулахаар тэлсэн бол шинэ утгуудыг оруулахын тулд эмхэтгэсэн хүснэгтийг шинэчлэх хэрэгтэй.

• Нэгтгэсэн нүдтэй өгөгдлүүд дээр PivotTable байгуулж болохгүй,


Хуудас 2

Эмхэтгэсэн хүснэгтийг байгуулахад бэлтгэхийн тулд:

1. Жагсаалтын дурын нэг нүдийг идэвхжүүлнэ. Ингэснээр ажлын хуудсан дээрх бүх өгөгдлийг шинжилгээнд хамруулна. Жишээ нь, Anket жагсаалтын А1 нүдийг идэвхжүүлье.

2. Insert табын Tables бүлгийн PivotTable товчны сумтай товчин дээр дарж PivotTable [Эмхэтгэсэн хүснэгт] командыг сонгоно.

Энэ командаар PivotTable Wizard (Эмхэтгэсэн хүснэгтийн Мастер) ажлаа эхэлнэ. 3. Table/Range цонхон дотор шинжлэхийг хүсэж байгаа өгөгдлийн эх

сурвалжийг сонгоно. Жишээ нь, Анкет ажлын хуудасны бүх өгөгдлүүдийг Таbе З гэсэн нэрээр авсан байна.

Хэрэв шинжлэхийг хүсэж байгаа хүснэгт эсвэл нүдний мужийн ямар нэг нүдийг идэвхжүүлсэн байсан бол Excel тэр нүдтэй холбоотой нүдний мужийг автоматаар ялгана. (нүлний мужийг тойрон гүйсэн хүрээ гарна). Харин ямар нэгэн өгөгдөлтэй нүд идэвхжүүлээгүй байсан бол харилцах цонхны Table/Range цонхон дотор шинжлэхийг хүсэж байгаа хүснэгтийнхээ нэрийг эсвэл нүдний мужийг зааж өгөх хэрэггэй. (Хэрэв та Excel-ээс өөр эх сурвалжаас өгөгдөл авах гэж байгаа бол Use External data resource-r идэвхижүүлээд Connection товчин дээр дарж эх сурвалжаа зааж өгөх хэрэгтэй.)

Энэ харилцах цонхон дотор шинжилгээ хийх өгөгдлүүдийн эх сурвалжийг болон эмхэтгэсэн хүснэгтийг хаана байрлуулахаа тодорхойлно.

4. Эмхэтгэсэн хүснэгтийг хаана байрлуулахыг сонгоно. New worksheet [Шинэ ажлын хуудэс]-г сонгож эмхэтгэсэн ажлын хуудсыг шинэ ажлын хуудсан дээр байгуулъя. (Хэрэв та Existing worksheet [Энэ ажлын хуудсан дээр] гэдгийг сонговол Location дотор ажлын хуудасны ямар нүднээс эхлэн эмхэтгэсэн хүснэгтийг байрлуулахаа тодорхойлж өгөх шаардлагатай.)

5. ОК товчин дээр дарна. Excel хоосон эмхэтгэсэн (PivotTablei хүснэгтийг таны зааж өгсөн газар оруулж, талбар нэмж, байршуулалтыг нь тодорхойлох, PivotTable-ийн тайланг өөрийнхөөрөө өөрчлөх боломж олгосон PivotTableField List [ PivotTable-ийн талбарын жагсаалт ] цонхыг харуулна.


Хуудас 3

Эмхэтгэсэн хүснэгтийг байгуулсныхаа дараа Зураг дээр харуулсан PivotTableField List [Pivot ТаЫе-ийн талбарын жагсаалт] гарна. Стандарт тохиргоогоор PivotTable Field List цонх нь хоёр хэсгээс тогтох бөгөөд дээд хэсэгт байрлах талбарын хэсэг нь талбаруудыг оруулж эсвэл устгах боломж олгодог. Харин доод талд нь байрлах байршуулалтын хэсэг нь талбаруудыг дахин цэгцэлж, зохион байгуулах боломж олгоно. PivotTableField List-ийн харилцах цонхыг дурын газар байрлуулж болно. PivotTable [Эмхэтгэсэн хүснэгт]-ийн дурын нүдийг идэвхжүүлэхэд Командын хэрэгслийн самбар өөрчлөгдөж, Зураг дээр харуулсан PivotTable/Options таб нээгдэнэ. Энэ самбар дээрээс та PivotTableField List доторх командуудын товчнуудаас гадна эмхэтгэсэн хүснэптэй ажилладаг бусад командуудыг ажиллуулж болно.

Эмхэтгэсэн хүснэгтрүү талбар оруулах: PivotTable-ын байршуулалтын хэсэг руү талбарыг хоёр аргаар оруулж болно. Оруулахыг хүсэж байгаа талбарын нэрний зүүн талын хяналтын товчин дээр дарж √ тэмдэгтэй болгон идэвхжүүлнэ. Сонгосон талбар байршуулалтын хэсгийн байнгын байрлал руу орж ирэх боловч хүсвэл та байрлалыг нь өөрчилж болгоно. Эсвэл, оруулахыг хүсэж байгаа талбарын нэрэн дээр маузын баруун товчийг дарж, талбарыг оруулах газрыг сонгоно. Үүнд:

• Add to Report Filter [Шүүлтүүр рүү оруулах] • Add to Row Labels [Мөрийн хаяг руу оруулах] • Add to Column Labels [Баганын хаяг руу оруулах] • Add to Values [Утга руу оруулах]

Стандарт тохиргоогоор тоон бус талбарууд Row Label [Мөрийн нэр] хэсэгт,


Хуудас 4

харин тоон талбарууд Values [Утгууд] хэсэг рүү нэмэгдэж ордог. Энгээд PivotTable байгуулахад бэлэн боллоо. Эмхэтгэсэн хүснэггэнд зориулж таны сонгож авах талбарууд нь таны юуг мэдэхийг хүсэж байгаагаас хамаарна. Жишээ нь Танд тэнхим тус бүрийн багш нарынх нь ажилласан жилийн дундаж, дундаж нас ба нийт цалинг мэдэх шаардлага гарчээ.

Эмхтэгэсэн хүснэгтийг байгуулахын тулд:

1. PievotTable-field list дотор “Тэнхэм “ талбарын зүүн талын хянлтын товчин дээр дарж √ тэмдэгтэй болгон итэвхжүүлнэ.

Энэ талбар тоон утга агуулаагүй учраас Excel түүнийг эмхэтгэсэн хүснэгтийн зүүн талд мөрүүд болгон харуулна.

2. Дараа нь “нас” ажилласан жил” ба”Үндсэн цалин “талбаруудын хяналтын

товчийг дарж итэвхжүүлээрэй.

Эдгээр талбарууд нь тоон утгууд агуулсан Excel тэдгээрийг эмэхтгэсэн хүснэгтийн баруун талд автоматаар байрлуулаж байна.

Стандарт тохиргоогоор Values [ утгууд] хэсэгт байгуулсан тоон утга агуулсан талбарын өгөгдлүүдийг нэгтгэхэд SUM функцийг ашигладаг .Тиимээс та тэнхимүүдийн багш нарын нийт үндсэн цалинг үзэхийг хүссэн учраас Sum of Үндсэн цалин баганын утгуудыг зөв нэгтгэсэн байна. Харин ажилласан жилийн дундаж ба дундаж насыг нэгтгэхэд нийлбэрийн функцийг ашигласан учраас тэдгээрийг нэгтгэх фунцийг солих шаардлагтай.


Хуудас 5

PivotTable-ийн тоон утгыг нэгтгэх функцийг солихын тулд: 1. PivotTable fileld list доторх Values хэсгээс функцийг нь солихыг хүсэж

байгаа талбарын нэрний, жишээ нь: баруун талд байрлах сумтай товчин дээр дарж хураангуй цэснээс Value Field Setting ээс [Утгын талбарын тохируулга] камандыг сонгоно. Value Field Setting нэртэй харилцах цонх нээгдэнэ.

2. Харилцах цонхны функцуудийн жагсаалттай хэсгээс хэрэгтэй функцээ жишээ нь:AVERAGE функцийг сонгоно.

3. Ажиласан жилийн дундаж бүхэл тоо байх шардлагтай. Тиймээс тоон утгын форматыг өөрчилөхийн тулд Number Format тоон формат товчин дээр дарж Format Cells /нүдний формат / харилцах цонхыг нээнэ.

4. Харилцах цонхны Category [төрөл ] Number [тоог ] –г сонгоод Decimal places [бутархайн орон] цонхон доторх утгыг 0 болгоод ok камандын товчин дээр дарна.

5. Англи, монгол үг холилдсон талбарын нэрийг бас засаж болно. Үүний тулд Custon Name цонхон доторх нэрийг дан ганц монголоор бичиж болно.Жишээ нь “Ажиласн жилийн дундаж “ болгож засаарай.

6. Ok товчин дээр дарна.

ЭМХЭТГЭСЭН ХҮСНЭГТИЙН МӨР, БАГАНЫН БАЙРШУУЛАЛТЫГ ӨӨРЧЛӨХ Та эмхэтгэсэн хүснэгт буюу PivotTable рүү талбар нэмж оруулах эсвэл талбаруудаас нь устгаж , эсвэл мөр талбаруудынх нь байрыг солих зэргээр түүний бүтэц ,агуулгыг амархан шинэчилэх болно. ЖИШЭЭ-2 Одоо та тэнхим бүрийн багш нарын нийт үндсэн цалин дундаж нас жилийг мэдэж авлаа. Энэ мэдээллийг бүр задалж ,эрэгтэй эмэгтэйгээр ,мөн зэрэглэлээр нь задалж харж болно. “Хүйс” “Зэрэглэл” талбаруудыг нэмж оруулан та энэ дүнгүүдийг амархан харж болно.


Хуудас 6

Эмхэтгэсэн хүснэгт рүү талбэр нэмж оруулахын тулд:

1. Эмхэтгэсэн хүснэгтийн дурын нүдиш идэвхжүүлнэ. Дэлэгцэн дээр PivotTble Field List цонх гарч ирнэ.

2. Pivot Table Field List цонхон доторх “Хүйс “ талбарын зүүн талын хяналтын товчинд дээр дарж √ зөв тэмдэгтэй болгон итэвхжүүлнэ. Энэ талбарын тоон утга агуулаагүй учраас Excel түүнийг эмхэтгэсэн хүснэгтийн Row labels хэсэгт байрлуулна. Тэнхим бүрийн нэгтгэсэн дүнг хүйсээр задалсан байна.

Эмхэтгэсэн хүснэгтийг мөр баганыг шилжүүлэх. Энэ аргаар эмхэтгсэн хүснэгтийг цоо шинэ хэлбэр ,агуулгатай болгож өгөгдлүүдийг янз бүрийн өнцгөөс шинжлэх боломжтой болно ЖИШЭЭ-3 “Хүйс “ талбарын баганын хэсэг рүү зөөхөд эмхэтгэсэн хүснэгтийг мэдээлэл яаж өөрчлөгдөж байгааг харъя. Эмхэтгэсэн хүснэгтийг мөр байгуулахын тулд: 1. Эмхэтгэсэн хүснэгтийн дурын нүдийг идэвхжүүлнэ. Дэлэгцэн дээр PivotTable

Field List цонх гарч ирнэ. 2. PivotTable Field List цонхон доторх Row Lablels хэсэг доторх “Хүйс

“талбарын баруун талын сумтай товчин дээр дарж энэ зураг дээрх хураангуй цэсийг гаргаад Move to Column Labels [Багнаны нэр рүү шилжүүлэж] камандыг сонгож дарна.

3. ”Хүйс “Column Labels хэсэг рүү шилжих таны эмхэтгэсэн хүснэгт дээрх шиг харагдана.


Хуудас 7

ЭМХЭТГЭСЭН ХҮСНЭГТИЙН ӨГӨГДЛҮҮДИЙГ ШҮҮХ Эмхэтгэсэн хүснэгтийн Total талбараас бусад бүх талбар дээр тусламжтайгаар эмхэтгэсэн хүснэгтээс тодорхой шалгуураар өгөдлүүдийг харуулж болно. Жишээ4 Эмхэтгэсэн хүснэгтээс “Менежмент” ба “Нягтлан бодох бүртгэл” тэнхимүүдийг эмэгтэй багш нарын нийт цалин, ажиласан жилийн дунджийг нэгтгэсэн дүнг мэдэх шаардлага таньд гарчээ. Эмхэтгэсэн хүснэгтэнд шүүлт хийхийг хүсвэл:

1. Эмхэтгэсэн хүснэгтийн дурын нүдийг ивэхжүүлнэ. 2. Байршуулалтын хэсэг дээрх Row Lablels-ийн баруун талд байгаа

шүүлтүүрийн товчин дээр дарна. 3. Дэлэгцэн дээр нээгдсэн шүүлүүрийгн цэсний Select all [бүгдийг сонгох ]

товчин дээр дарж эхлээд бүх утгуудын зүүн талд байгаа зөв гэсэ тэмдгийг арилгана. Дараа шүүж харахыг хүсэж байгаа “Нягтлан бодох бүртгэл” “Менежмент “ утгуудын зүүн талын товчин дээр дарж зөв тэмдэг болгож итэвхжүүлнэ.

4. OK товчийг дарна. Эмхэтгэсэн хүснэгтэн дээр зөвхөн “Нягтлан бодох бүртгэл” “Менежмент “ талбарын нэгтгэсэн дүнгүүд шүүгдэж үлдэнэ.

5. Байршуулалтын хэсэг дээрх Column Labels –ийн баруун талд байгаа товчин дээр дарна.

6. Дэлэгцэн дээрх нээгдсэн шүүлтийн цэсэн доторх “Эр “ утгын утгуудын зүүн талд байгаа зөв тэмдгийг арилгана.

7. OK товчийг дарна.

Эмхтгэсэн хүснэгтэн дээр зөвхөн “Нягтлан бодох бүргэл “ “Менежмент” тэнхэмийн эмэгтэй багш нарын нэгтгэсэн дүнгүүд шүүгдэж үлдэнэ. Энэ хүснэгт хуулах хэвлэх зэрэгт шаардлагатай үйлдлээ хииж гаргахын тулд товчин дээр дарж Selecy All [бүгдийг сонгох] хяналтын товчийг идэвхжүүлээрэй.

excel2007

Technology