excel2007 2
TRANSCRIPT
Dragan Grbić
Microsoft Office Excel 2007
#137 / oktobar 2007
#143april 2008
Microsoft Office Excel 2007Analitički alat nove generacije
S P E C I J A L N I D O D A T A K
� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
P red vama je drugi deo priče o programu Microsoft Office 2007. Nakon pro
šlomesečnog priručnika, za koji se iskreno nadamo da vam je otkrio neke nove ideje koje se kriju na novoj radnoj površini i u radnim listovima koji su hiljadu puta veći od onih u prethodnim verzijama, vreme je da se latimo ozbiljnijeg posla. Demonstriraćemo najčuveniji spreadsheet program današnjice u punoj snazi. Bićete u prilici da vidite, isprobate i savladate tehnike analize podataka koje ovu klasu programa čine nezamenljivom u poslovnom okruženju. Reč je o tehnikama sažete prezentacije velikih skupova podataka, principima za izvođenje raznih unakrsnih preseka i predviđanja, kao i o nekim posebnim načinima primene podsistema o kojima smo već govorili u prvom delu.
Možda ćemo ovom prilikom razočarati korisnike koji očekuju da saznaju više o postupcima koji čine nadgradnju Excela; dakle VBA automatizaciju i primenu Internet tehnologija. Nažalost, ne možemo ići toliko u širinu: to su teme koje bi obimom i sadržajem mogle da čine posebna izdanja priručnika – biće za to prilike sledećih meseci. Na planu programiranja, Excel je verovatno najinteresantniji Office program, jer postoji više objavljenih priloga o VBA u Ex‑celu nego o svim drugim Office programima zajedno. Ali, to nije razlog da po tom pitanju zapustimo druge programe. Primena Office programa u intranetu i na Internetu danas čini solidnu priču koja je zanimljiva sve većem broju naših čitalaca. Odložili smo te teme kako bismo im se vratili kako dolikuje.
Da biste bili što efikasniji u savladavanju ovog gradiva, postoji nekoliko preduslova. Gledajući unazad, najpre ponavljamo potrebu da savladate sve terminološke detalje i osnovne tehnike o kojima smo govorili prošlog meseca. Još dalje od toga, nadamo se da ste već prihvatili opšte principe koji vladaju na novoj radnoj površini zasnovanoj na glavnoj traci (ribonu), novim funkcionalnim proširenjima kojima su radne operacije pojačane, kao i karakteristikama novih formata datoteka; time se vi
še nećemo baviti, jer se nadamo da uz sebe već imate priručnik „Microsoft Office 2007, (r)evolucija korisničkog softvera“, objavljenog u PC #134 juna 2007 (i često ponovo objavljivanog u pratnji serije priručnika o programima sistema Office 2007).
Podsetićemo vas i na neke izbore koje smo načinili: ovaj priručnik, kao i onaj pre njega, prati interfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku. Lokalizovanu verziju sistema Microsoft Office 2007 svakako predstavljamo na neki drugi način. Takođe, možda već znate za tezu potpisnika autora ovih redova o „knjizi o Excelu na 800 strana“ – verujte, ne bi bilo teško napisati takvu knjigu. A verujte i da je mnogo teže pronaći meru pravog izbora tema, sadržaja i obima opisa koji odgovaraju gabaritima priručnika poput ovog. Prva kompenzacija je da bi bilo korisno da radite dok čitate. Nema mnogo vajde od prostog čitanja ovog teksta: isprobavajte ono o čemu čitate! Ovog puta, taj predlog podupiremo i materijalno: na pratećem DVDu ćete pronaći radnu svesku u kojoj se nalaze svi primeri opisanih tehnika. U njoj ćete zateći početne situacije prikladne za angažovanje tehnika o kojima je reč, kao i beleške koje vam preporučuju kako da ispitate svojstva i posledice primene konkretnih alata.
A kao svojevrsni odgovor na pitanje koje biste mogli postaviti, predlažemo vam da nipošto ne sputavate svoj istraživački duh: kad god vidite neku komandu ili opciju koju nismo pomenuli, a koja postoji u kontekstu tehnike o kojoj govorimo u nekom odeljku, slobodno je isprobajte. Napravite kopije nekih svojih radnih svezaka (kao meru predostrožnosti ako nešto krene kako ne treba) i igrajte se kad ovo kažemo, mislimo doslovno! Samostalno upoznavanje i savladavanje nekih pojedinosti u bilo kom programu jeste najsavršeniji oblik napredovanja. Verujemo da mnogi već imaju takvo iskustvo; ako ga nemate, raspitajte se malo kod svojih iskusnijih kolega: svako će vam reći da se dešavalo da zaboravi ono što je pročitao, a nije isprobao, ali ono što je sam naučio u praksi – ostalo je zauvek.
3a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
S adržaji u radnim sveskama počivaju na odnosima podataka koji ponekad mo
gu da budu i vrlo kompleksni. Zbog toga je potrebno da u svakom času raspolažete alatima koji će olakšati vaš rad. Takvim alatima se posvećujemo pre nego što se zaista upustimo u napredne mogućnosti Excela. To činimo iz sasvim prostog, ali opravdanog razloga: reč je o alatkama koje čine srž produktivnosti. Drugim rečima, možda biste i mogli da se snalazite bez njihovog korišćenja, ali ako ih poznajete, svakako će vam biti lakše. Savladajte ovo poglavlje: nećete zažaliti.
Pretraživanje i zamenaKao i drugi Office programi, i Excel sa
drži standardne dijaloge Find (Ctrl+F) i Re‑place (Ctrl+H), koje ćete uglavnom koristiti na uobičajeni način; osim prečica koje su najefikasnije, dijaloge možete pozvati i izborom u paleti Home > Editing > Find & Select. Ali, skrećemo vam pažnju da ove operacije sadrže i opcije karakteristične za rad u radnim sveskama Excela. Za početak, uočite šta se dešava kada u dijalogu Find kliknete na dugme Find All: na dnu dijaloga se razvija okno u kome će biti popisane sve instance koje odgovaraju uslovu. Popis je veoma detaljan i daje sve relevantne informacije o sadržajima; podaci su istovremeno i hiperveze ka pojedinim sadržajima. Dakle, možete primeniti zamenu ili učiniti bilo šta: slobodni ste i da privremeno napustite dijalog bez zatvaranja, radeći bilo šta na radnom listu, nakon čega možete da se vratite u dijalog.
Da biste pristupili drugim posebnim mogućnostima, proširite dijaloge klikom na dugme Options. Već na vrhu dijaloga, uočićete mogućnost da kriterijumima za pretragu i zamenu dodate i uslov nalaženja posebno oblikovanih sadržaja. Klikom na dugme Format dobićete isti onaj dijalog koji koristite i za uobičajene poslove oblikovanja ćelija. Koristeći ovu opciju, čak možete preskočiti unos teksta u poljima krite
rijuma, pa naložiti, recimo, da se pronađu sve ćelije ispisane crvenim fontom i da to zamenite plavim ispisom, ili da svi podaci u formatu datuma dobiju neku drugu masku. Kriterijum oblikovanja ne morate sami definisati, nego se možete poslužiti uzorkom na radnom listu: klikom na strelicu na desnoj ivici dugmeta otvorite kratki meni, pa komandom Choose Format From Cell pozovite „pipetu“ kojom ćete kliknuti na ćeliju u željenom obliku; tokom biranja, dijalog će privremeno nestati, a vratiće se u času odabira. Pošto kriterijum formata ostaje upamćen do kraja seanse, uklonićete ga komandom Clear Find Format u istom pomoćnom meniju. Pripazite na to, jer zaboravljeni kriterijum oblika može da spreči ispravan postupak uobičajene pretrage i zamene.
Podrazumevani opseg za pretragu i zamenu je radni list; možda će biti potrebno da proširite opseg na domen cele radne sveske – u tom slučaju, u listi Within odaberite opciju Work‑book. Ako želite da se pretraživanje i zamena obave samo na određenom skupu listova, pre poziva dijaloga ih obeležite klikom miša na jezičke dok držite pritisnut taster Shift ili Ctrl. Obratite pažnju na mogućnost odlučivanja o važnosti velikih i malih slova (Match case), kao
Pomoćni alati i tehnike
4 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
i na opciju da kriterijum važi samo ako je to celokupni sadržaj ćelije (Match entire cell con‑tents). Pretraživanje po redovima ili kolonama najčešće nije bitno, ali ako je tabela jako velika u obe dimenzije, možda ima smisla da promenite taj redosled.
Uočavanje grešakaExcel će vam trenutno pomoći u svakoj si
tuaciji kada pri unosu formule napravite grešku ili ona nastane kasnije. Postoji nekoliko tipova grešaka i bitno je da ih prepoznate, kako biste valjano reagovali. Sintaksna greška se javlja u trenutku unosa formule: recimo, zagrade u izrazu nisu uparene, pogrešno je ukucana rezervisana reč, nije unet tačan broj argumenata i slično. Ove greške se prepoznaju odmah: u slučajevima kada program ne može sam da ispravi neku očiglednu omašku, neće vam biti dozvoljeno da završite unos formule, nego ćete dobiti upozorenje sa opisom greške i pravcima mogućeg rešenja. Uobičajeno je da vas program tada vrati u režim uređenja ćelije.
Greška u vrednosti se javlja u trenutku interpretacije unetog sadržaja. To znači da je formula ispravno napisana, ali da se rezultat ne može dobiti zbog neke neregularne situacije. Greška može nastati u trenutku unosa, ali i kasnije, recimo ako je u nekoj od referenciranih ćelija kasnije promenjen sadržaj tako da više ne odgovara pravilima formule u kojoj učestvuje. Zato u Excelu postoje poruke o grešci koje se javljaju umesto rezultata i koje bliže određuju njenu prirodu. U nekim slučajevima, pored ćelije sa greškom će se pojaviti pametna oznaka sa nekoliko predloženih akcija u ispravljanju. Greške #REF! i DIV/0! smo već pomenuli u prvom delu (greška u referenci, odnosno deljenje nulom), a pomenimo još neke:
#N/A – argument formule nije poznat. Ovo se dešava kada se argument poziva iz druge datoteke koja više nije dostupna, kad pokušate da upotrebite funkciju VLOOKUP nad nesortiranom listom (o ovoj funkciji govorimo kasnije) ili kada korisnički definisana funkcija više nije na raspolaganju.
#NAME? – ime funkcije ili opsega nije prepoznato. Na primer, uneta je funkcija =QWERTY() koja ne postoji u Excelu, ili je formula napisana kao =SUM(podaci) kada ne postoji opseg pod tim imenom.
#NUM! – neregularna upotreba broja. Greška se javlja ako je argument formule neki neodgovarajući broj, npr. =WEEKDAY(NOW();9), jer 9 je neispravan argument u ovoj funkciji.
#VALUE! – neispravan tip argumenta. Greška se javlja ako se u formuli pojavio pogrešan tip podatka (npr. =1/"a").
#NULL! – to je relativno retka greška, a dešava se uglavnom kao posledica neispravnog pisanja formula u kojima su opsezi pogrešno referencirani. Recimo, dva opsega napisana kao =SUM(A1:A3 C1:C3) umesto =SUM(A1:A3;C1:C3) se tumače kao presek, koji je u ovom slučaju prazan skup.
Neke greške su očigledne, poput deljenja nulom i odmah vam je jasno šta treba da predu
zmete. Neke složenije greške, kao što su neispravni argumenti funkcija, rešavate proverom sadržaja i tipova polaznih podataka; videćete uskoro kako se neke skrivenije greške mogu naknadno „uloviti“. Ponekad ćete ugledati obeležje #######; to nije greška, nego se pojavljuje kao upozorenje da je nu
merički preširok da stane u ćeliju. To je legitimno ponašanje; kada bi se brojevi podvlačili pod susedne ćelije kao što je to slučaj sa tekstom, mogli biste biti dovedeni u zabludu o vrednostima, a to je nedopustivo. Čim dovoljno povećate
�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
širinu kolone, broj će se videti valjano; dok to ne učinite, punu vrednost broja možete videti u polju za unos, ako je to aktivna ćelija, ili kao ekransku napomenu kada prinesete pokazivač takvoj ćeliji.
Excel će, kad god je moguće, sam proširiti kolonu tako da se broj uredno vidi. U nekim prilikama, ako broj premašuje širinu zbog jedne ili dve decimale, broj će u prikazu biti zaokrugljen na celi deo (takav primer ste videli u prvom delu), pa pripazite na to. Kada radite sa velikim brojevima, idealno je da unapred predvidite dovoljnu širinu kolone. Budite brižljivi kada pripremate brojeve u radnom listu za intenzivnu upotrebu; ako je potrebno, promenite masku broja da biste forsirali optimalni prikaz.
Ako deo reference u formuli upućuje na samu ćeliju u kojoj se nalazi formula, to se naziva cirkularnom referencom. Do ovog možete doći direktno, npr. ako u ćeliju A3 postavite formulu =SUM(A1:A3), ili indirektno, ako neka referenca u formuli već koristi tu ćeliju kao referencu u svom rezultatu. U opštem slučaju, ovakva pojava se smatra greškom. U takvim slučajevima, program će se pobuniti i zatražiti da ispravite ili da eksplicitno potvrdite takav unos; naime, postoje neke funkcije specijalnih namena koje u iterativnom numeričkom procesu koriste rezultat kao argument i tada cirkularnu referencu treba dopustiti. Ali, verovatnije je da je ipak greška: u dijalogu upozorenja kliknite na Cancel i uočite da je rezultat formule nula; uđite u tu ćeliju, pritisnite F2, pa proverite koje su polazne reference uokvirene. Postoji i paleta sa spiskom ćelija koje su cirkularno referencirane, nalazi se na glavnoj traci: Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References. Čak i ako
ima više takvih ćelija, program će na tom mestu navesti samo poslednju; svakako je poželjno da takvu pojavu otklonite čim se desi. Ukoliko je u nekoj radnoj svesci održana cirkularna referenca, bićete upozoreni o tome prilikom njenog otvaranja.
Relacije između ćelijaU situacijama kada kroz formule usposta
vite složene odnose između ćelija radne sveske, ponekad je neophodno ispitati gde se nalaze sadržaji koji su uzročno ili posledično povezani sa nekim podatkom. Osim toga, zbog mnogih uzroka, kao što je promena sadržaja jedne ili više ćelija, može doći do naknadne greške u rezultatu formule. U nekim slučajevima, greška
je očigledna i možete je otkriti i otkloniti brzo; ali, postoje situacije kada se uzrok greške nalazi nekoliko koraka unazad, jer argument formule može biti rezultat druge, prethodne formule;
tada morate ići korak po korak unazad, tražeći konstantu koja pravi problem. Pošto bi to bilo vrlo teško izvesti čitanjem formula i ručnom potragom, postoji posebna grupa alatki koje su namenjene otkrivanju takvih veza.
Najpre utvrdimo nekoliko polaznih pojmova. Prethodnik (engl. precedent) je ćelija upotrebljena kao referenca u formuli. Zavisnik (engl. dependent) je ćelija sa formulom koja referencira tu ćeliju. Prethodnici i zavisnici mogu biti direktni, kada su u neposrednoj vezi sa odgovarajućim podatkom, ili indirektni, kada je ta veza pružena na više nivoa, sa međurezultatima koji čine vezu.
Najpre utvrdimo koji su to neposredni koraci koje možete preduzeti kada se greška javi, a nije očigledno čime je uzrokovana. Kada aktivirate ćeliju koja sadrži kôd greške, kliknite na pametnu oznaku koja se javlja uz njenu levu ivicu i birajte komandu Error Checking > Trace Error. U tom času, možda će se pojaviti
� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
jedna ili više crvenih strelica u smeru ka aktivnoj ćeliji: to će vas usmeriti na grešku prethodnika. Niz crvenih strelica se pruža unazad do prve instance greške, a na tu ćeliju će ukazivati jedna ili više plavih strelica. To je pravo mesto na koje treba da usmerite pažnju: jedna od ćelija ili opsega iz koje dolaze plave strelice je neposredni uzročnik greške i sada treba da je otklonite. Ukoliko umesto crvene ili plave ugledate isprekidanu tamnosivu strelicu na čijem početku se nalazi mala ikona, reč je o referenci van aktivnog radnog lista.
Da biste lakše stigli do prethodnika koji se možda ne vide trenutno na ekranu, postoji mali trik: primaknite pokazivač miša strelici dok se ne pretvori iz krstića u običan kursor, pa dvaput kliknite i biće aktivirana ćelija iz koje strelica dolazi. Ako je reč o referenci van radnog lista, dupli klik će otvoriti dijalog Go To u kome ćete videti adresu prethodnika; kliknite na adresu, pa potvrdite izbor sa OK i bićete premešteni na lokaciju te reference. Naizmeničnim duplim klikom na strelicu, aktiviraćete ćeliju ili opseg prethodnika i ćeliju zavisnika.
Pregled prethodnika i zavisnika ne mora nužno da se koristi samo za lov na greške; ponekad ćete poželeti da ispitate kakvi su odnosi među ćelijama, možda upravo zato da biste unapred sprečili da greška nastane. Komande za te
poslove se nalaze u posebnoj grupi alatki For‑mulas > Formula Auditing. Kada se postavite na ćeliju koja sadrži formulu, klikom na dugme Trace Precedents biće nacrtane plave strelice koje upućuju na sve direktne prethodnike (one u prvom nivou zavisnosti). Ukoliko ponovo kliknete na isto dugme, biće označeni svi prethodnici drugog nivoa – i tako redom, dokle god ima prethodnika. Strelice će ostati vidljive dok ne zadate komandu za čuvanje radne sveske ili ne kliknete na dugme Remove Arrows. Uočite da je to dugme razdeljeno: u paleti se nalaze još dve komande uz čiju pomoć možete ukloniti samo jedan nivo strelica od prethodnika ili ka zavisnicima u odnosu na aktivnu ćeliju.
Praćenje vrednosti i provera formuleStrukture u radnim sveskama se često ko
riste za postavku malih, ali složenih aplikacija. U toku pripreme, te postavke mogu postati prilično komplikovane, pa Excel raspolaže alatkama koje su potekle iz klasičnih razvojnih okru
ženja, a namenjene su praćenju raznih vrednosti i njihovoj daljoj analizi. Te alatke su vam pri ruci u grupi Formulas > Formula Auditing.
Prva takva alatka je veoma jednostavna: kada kliknete na dugme Show Formulas, desiće se dve stvari. Najpre, sve formule će biti ispisane kao tekst, a ne kao rezultat; takođe, sve kolone će biti upadljivo proširene. Bez brige, ovo je privremeno stanje; ponovni klik na isto dugme vraća vidljivost rezultata i valjane širine kolona. Ovaj pregled je prikladan ako želite da se
7a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
upoznate sa sadržajem radnog lista koji ste dobili od nekog drugog ili ako treba da uporedite sličnost formula koje trenutno uređujete na nekom mestu.
Alatka za nadzor i proveru izračunavanja formula je izuzetno dragocena kada ste u dilemi da li neka duga formula radi valjano, a iz rezultata to ne možete odmah da zaključite. Da vas podsetimo: u prvom delu smo govorili o mogućnosti da argument neke formule bude druga, ugnežđena formula. Limiti u Excelu su toliki da možete napisati ogromnu „kobasicu“ od formule, pa je nju teško kontrolisati. Kad god možete, izbegnite to rastavljanjem na ćelije sa međurezultatima; međutim, to nije uvek moguće, pa bi bilo dobro da se prvi put uveri
te da sve teče kako treba. Nad ćelijom koja sadrži složenu formulu, pozovite komandu Formulas > Formu‑la Auditing > Evaluate Formula: biće otvoren
dijalog u kome ćete proceniti valjanost formule. Ako je pred vama samo jedna funkcija, na raspolaganju je samo dugme Evaluate; ako je formula složenija (npr. izraz čiji elementi su i sami rezultati formula), imaćete i dugme Step In na raspolaganju.
Analiza počinje na podvučenom delu formule. Uzastopnim ulaskom u dubinu koracima Step In, jednog časa ćete doći do vrednosti u najdaljoj ćeliji i sadržaj reference će se pretvoriti u konstantu. Koracima unazad (dugme Step Out) doći ćete do sledećeg koraka u izračunavanju. Ovakvim kretanjem u prostoru dijaloga, videćete kako se delovi formule redom pretvaraju u vrednost, korak po korak i u redosledu koji odgovara realnom načinu izračunavanja.
� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Ovo je posebno važno ako pokušavate da utvrdite tačan uzrok neke greške u složenoj formuli. Skraćeni put je da u nekoliko koraka, bez ulaska u analizu delova, dođete do direktnog rezultata pomoću dugmeta Evaluate. Ako tokom analize izgubite nit praćenja ili napravite neki pogrešan korak, možda je najlakše da zatvorite, pa opet otvorite dijalog, kako biste ponovili analizu formule. Druga opcija je da dugmetom Eval‑uate dođete do kraja procesa: tada ponovo pokrenite analizu klikom na Restart.
Još jedan aktivni činilac analize je Watch Window, u kome ćete po potrebi nadgledati vrednosti odabranih definisanih ćelija u svim otvorenim radnim sveskama. Ova tehnika je poznata svakom Windows programeru, gde se prate stanja promenljivih u toku rada programa; pri
mena ovog prozora u Excelu je dragocena u sličnim prilikama – kada razvijate neku složenu strukturu, možete postaviti uvid u neke kritične ćelije, pa uvek na jednom mestu videti ime radne sveske, adresu i opciono ime ćelije, kao i sadržaj neke formule i njenu trenutnu vrednost. Posebno je zgodno to što bilo kad možete zatvoriti okno Watch Window, pa ga kasnije opet otvoriti – sadržaj ostaje na raspolaganju; to važi čak i ako zatvorite, pa kasnije opet otvorite radnu svesku. Zbog toga ovo okno možete primeniti i u redovnom radu, ako želite da imate pogled na podatke koje trenutno ne možete da vidite, jer su na drugom radnom listu (npr. podaci iz kursne liste); poenta je u tome što ne morate angažovati ćelije na radnom listu samo da biste imali uvid u te podatke. Definicije praćenih ćelija ostaju
na snazi dok god ne uklonite suvišne izborom u oknu i klikom na dugme Delete Watch.
Komentari u ćelijiNema ničeg neurednijeg nego kada ćelije
nekog opterećenog radnog lista koristite za pisanje komentara i poruka drugim korisnicima tabele. Umesto toga, bolje je da koristite komentare u ćeliji: to je svojevrsni vid ceduljice sa proizvoljnim tekstom koja se „kači“ na ćeliju, a zatim se ponaša kao i druge ekranske napomene. Svi zahvati nad komentarima u ćeliji su jednostavni, a obavljaju se komandama u grupi Re‑view > Comments.
Komandom Insert Comment ili prečicom Shift+F2, otvorićete žuto prozorče u koje možete uneti bilo kakav tekst. Nakon unosa, komen
tar se „lepi“ uz ćeliju strelicom koja je povezana sa indikatorom poruke: to je mali crveni trougao u gornjem desnom uglu ćelije. Da ne bi preklapali sadržaj radnog lista, komentari na radnom listu se neće
podrazumevano videti, osim kada postavite pokazivač miša na ćeliju koga sadrži komentar. Punu vidljivost svih komentara možete uključiti komandom Show All Comments. Možete odrediti i da se komentar u aktivnoj ćeliji forsirano vidi uvek: kliknite na dugme Show/Hide Com‑ment. Kada u radnoj svesci ima komentara, postaće aktivne i komande za aktiviranje okna prethodnog, odnosno sledećeg komentara; aktivirani komentar možete urediti ako kliknete na komandu Edit Comment.
Pošto je komentar poseban vid grafičkog oblika AutoShape, možete ga posebno uređivati, menjajući mu veličinu, boju, font i ostale parametre. Dijalog za oblikovanje ćete otvoriti ako kliknete desnim tasterom miša na ivični okvir komentara i odaberete komandu Format Comment.
�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Tehnike zaštiteExcel sadrži vrlo razvijen interni sistem za
štite na raznim nivoima: počev od zaštite jedne ćelije i radnog lista od pogleda i od promene sadržaja, sve do kontrole pristupa radnoj svesci, uz dodelu selektivnih prava upotrebe. Ove metode su vrlo sigurne, ali samo ako ih koristite ispravno. Obratite pažnju: sada govorimo o opcijama zaštite struktura u već otvorenoj radnoj svesci. U prvom delu smo govorili o tehnikama zaštite otvaranja radnih svezaka zaštićenih lozinkom; a što se tiče pristupa datotekama, to nije posao Office programa, nego Windows administracije. Dakle, ovo je najdublji strukturni oblik zaštite koji sadrži više opcija; one deluju na raznim nivoima, a na vama je da primenite optimalni obim zaštite prema realnoj potrebi.
Najopštiji nivo je zaštita same radne sveske. Otvorite dijalog komandom Review > Chang‑es > Protect Workbook > Protect Structure and Windows: videćete dva polja za izbor i polje za opciono postavljanje lozinke. Uključenjem opcije Structure zaštitićete radnu svesku od dodavanja, premeštanja, brisanja, promene vidljivosti i promene imena radnih listova. Kao posredna posledica ove zaštite, ovim postupkom biće sprečene i neke druge, inače legitimne akcije: pomeranje ili kopiranje radnog lista u drugu radnu svesku; dodavanje grafikona u vidu novog lista; prikazivanje izvornih podataka neke ćelije u području podataka izvedene tabele i slične operacije (videćete kasnije o čemu je reč).
Opcija zaštite prozora (stavka Windows) odnosi se na samo prikazivanje radne sveske: možete definisati tačan položaj jednog ili više prozora radne sveske unutar glavnog prozora
programa, a zatim im zaključati veličinu i položaj. Ako aktivirate ovu zaštitu, sva kontrolna dugmad prozora radne sveske nestaju iz naslovne linije (ne mešajte ovo sa naslovnom linijom programa). Lozinka u dijalogu Protect Workbook je opciona i upotrebite je kad ne želite da drugo
lice promeni uvedene zaštite; ta lozinka je jednoznačna samo za ovu akciju zaštite i drugim lozinkama se ne može otključati. Da ukinete postavljena ograničenja, birajte komandu Review > Changes > Protect Workbook > Protect Structure and Win‑dows (videćete da
se pored komande nalazi oznaka za potvrdu) i eventualno unesite traženu lozinku.
Sledeći nivo zaštite se odnosi na pojedini radni list. Ovde interfejs zaštite nudi veliki izbor detalja, pa možete napraviti interesantan operativni scenario. Ali, da bi zaštita bila zaista efektna, prethodno je potrebno da definišete pripremnu zaštitu svake ćelije i svakog objekta ponaosob. Važan detalj: pripremna zaštita znači da će ograničenja u ćeliji ili na objektu funkcionisati tek kad zaštita radnog lista bude aktivirana. Da bi posao bio lakše izveden, zaštita ćelije je u podrazumevanom stanju uvek aktivna; poenta je u tome da ćete u praksi uvek imati manje otključanih nego zaključanih ćelija: otključaćete samo one ćelije u kojima ćete dozvoliti direktan unos, dok tekstovi u obrascima i zaglavljima, formule i pomoćni sadržaji ostaju zaštićeni od izmene, a da pritom ništa ne gubite na funkcionalnosti.
Da biste postavili scenario zaključavanja ćelija, označite sve buduće otključane ćelije, pozovite dijalog Format Cells (Ctrl+1 ili kontekstni meni), odaberite karticu dijaloga Protec‑tion i isključite polje za potvrdu Locked. Nakon
10 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
postavljanja zaštite radnog lista, sve takve ćelije će ostati raspoložive za unos i izmenu. Obratite pažnju i na polje za potvrdu Hidden: to nije način da sakrijete vidljivost sadržaja u ćeliji, nego služi za formule. Naime, ako uključite ovu opciju u ćeliji koja sadrži formulu, kada zaštitite radni list, nećete moći da vidite sadržaj formule u liniji za unos. Među otključanim ćelijama na zaštićenom listu kretaćete se efikasno tasterima Tab i Enter. Grafičke objekte možete ot
ključati i zaključati na analogni način kao i ćelije: svi umetnuti objekti su inicijalno zaključani, a to stanje se aktivira postavljanjem zaštite na radni list. Jedan usputni savet: bilo bi zgodno da otključane ćelije obeležite na neki način (posebnim stilom ili bojom podloge) zbog kasnijeg lakšeg snalaženja.
Opcije zaštite važe pojedinačno za svaki list radne sveske, a ako želite da postavite isti oblik zaštite na više njih odjednom, pre postavke ih aktivirajte kao grupu. Da biste zaštitili aktivni radni list, izaberite komandu Review > Changes > Protect Sheet: dobićete dijalog na čijem vrhu se nalazi posebna opcija; zadržite je uključenom. Osim opcione lozinke koja će čuvati ove postavke, videćete okno sa petnaest pojedinih elemenata na koje se zaštita ne odnosi. Polazno je dozvoljeno samo da obeležavate zaštićene i nezaštićene ćelije zbog kopiranja, a možete zabraniti čak i to. Formule su bezbedne: pri kopiranju formule iz zaštićenog lista biće preneta samo vrednost kao konstanta, ali ne i sam sadržaj formule. Među ostalim dozvolama koje možete ostaviti korisniku nalaze se
opcije za oblikovanje, umetanje i brisanje redova i kolona, sortiranje, automatsko filtriranje, itd. Pažljivo odaberite sve dozvole i testirajte kako se radni list ponaša u realnim uslovima. Da biste ukinuli zaštitu radnog lista, odaberite Re‑view > Changes > Unprotect Sheet i eventualno unesite lozinku.
U zaštiti radnog lista postoji još jedan element granulacije: to je mogućnost dodele selektivnog prava uređivanja zaštićenog dela radnog
lista određenim korisnicima Windowsa ili onima koji znaju posebnu lozinku za promenu takvih „sivih zona“. Pre nego što angažujete punu zaštitu radnog lista, otvorite dijalog Review > Changes > Allow Users to Edit Ranges. Klikom na dugme New otvorite novi dijalog, pa u njemu definišite ime opsega, adresu i lozinku; opciono, klikom na Permissions dobićete dijalog koji poznaju administratori i napredni korisnici Windowsa: ovde možete definisati sve korisnike domena ili radne grupe koji će uvek smeti da menjaju definisani opseg bez posebne lozinke. Ako u glavnom dijalogu za dodelu dozvola korisnicima uključite polje za potvrdu Paste per‑mission information into a new workbook, pri potvrdi ove postavke biće napravljena nova radna sveska sa tabelom pregleda dodeljenih prava pristupa. Ova zaštita funkcioniše samo kad je podignuta glavna zaštita radnog lista; to rešenje funkcioniše jednostavno: u pokušaju da promeni neku ćeliju zaštićene zone, korisnik će dobiti dijalog Unlock Range u koji može da unese lozinku; ako učini to, cela zaštićena zona će ostati otključana dok god je radna sveska otvorena.
11a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Poslednji vid specifične zaštite sadržaja u Excelu je sakrivanje struktura. Ovakvi vidovi zaštite nisu direktno vezani lozinkom, ali nadređene lozinke mogu da očuvaju ovo stanje. Celu radnu svesku ćete sakriti komandom View > Window > Hide. Sakrivena radna sveska ostaje otvorena, a njeni sadržaji ostaju dostupni kao spoljne reference. Komandom View > Window > Unhide dobićete dijalog sa spiskom svih skrivenih datoteka; izborom neke od njih, otkrićete je. Jedan radni list ili obeleženu grupu listova sa
krićete komandom Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Sheet. Možete sakriti sve listove, osim poslednjeg vidljivog: potrebno je da postoji barem jedan vidljiv list u radnoj svesci. Sakriveni radni list ćete otkriti izborom u dijalogu koji se otvara na komandu Hide Sheet u istoj paleti. Ako ste prethodno aktivirali zaštitu strukture radne sveske, nećete moći sakrivati ili otkrivati sakrivene radne listove; zato, kad god je potrebno, kombinujte ove tehnike zaštite da bolje osigurate svoju radnu svesku.
1� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
V izuelizacija podataka svakako nije novost, ali predstavlja prilično aktuelan
trend u poslovnom svetu. Izveštaji moraju biti pregledni i lako razumljivi za kratko vreme. Osim toga, očekuje se da neki službeni izveštaj bude i vizuelno atraktivan. Osnovni oblik vizuelnog predstavljanja numeričkih podataka je grafikon, a tu Excel ima šta da pruži. Aktuelna verzija donosi znatna unapređenja na tom polju, najpre zahvaljujući značajno poboljšanom jezgru za rad sa grafikom koji se isporučuje uz Office 2007. Istini za volju, dugo vremena je Excel zaostajao na tom polju za konkurencijom, ali sad više nije takav slučaj. Ne samo da je upravljanje grafikonima jednostavnije nego ikad, nego uz samo malo veštine i nekoliko uloženih minuta rada možete napraviti grafikon koji oduzima dah.
Formalno govoreći, grafikon (engl. chart) je složeni grafički objekat koji je direktno povezan sa nekim tabelarnim podacima. Pojedinačni podaci koji se koriste kao polazište za crtanje grafikona nazivaju se tačke podataka (data points), a one su uređene u grupe koje se nazivaju serije podataka (data series). Za grafikon takođe važi princip automatskog preračunavanja: kada je formiran, biće direktno ažuriran nakon svake promene sadržaja u matičnim podacima. Uvek možete izvesti i naknadne obrade sadržaja grafikona, kako biste naglasili neki podatak ili postigli neki vizuelni efekat u prezentaciji podataka. Taj posao je lakši nego pre zahvaljujući prisustvu grupe kontekstualnih kartica Chart Tools, koje će se pojaviti u glavnoj traci svaki put kada je neki grafikon aktivan.
Grafikon možete angažovati u dva vida: kao grafički objekat na površini radnog lista i kao poseban list radne sveske. Sami ćete birati
koji ćete od vid upotrebiti, jer to je uglavnom stvar vaše krajnje potrebe. Grafikon na radnom listu je više zastupljen u praksi, jer je tako pri ruci dok radite sa podacima i lako ćete pripremiti štampu. Grafikon na posebnom listu je poželjna opcija ukoliko želite da ga povežete sa drugim aplikacijama ili imate nameru da ga učinite upadljivim za druge korisnike radne sveske.
Organizacija podataka za grafikonDobro organizovani izvorni podaci su pre
duslov za efikasno izvođenje grafikona. Varijante je kasnije lako isprobavati i zato se najpre koncentrišite na same podatke. Osnovna ideja
grafikona je da prikaže, uglavnom, jednu kategoriju podataka. Najbolje je da podaci imaju formu dvodimenzionalne tabele, gde postoje dva atributa (jedan po kolonama, jedan po redovima), tako da svi podaci budu međusobno uporedivi. Ako bi podaci u
grafikonu prikazivali podatke različitih kategorija, onda bi ukupnu sliku bilo teško rastumačiti, a to se kosi sa idejom o preglednom prikazu brojeva. Tipičan primer tabele od koje se pravi grafikon možete videti na sledećoj slici.
U ovom pregledu prodaje po prodavnicama, svaki broj tumači promet u jednoj prodavnici tokom jednog dana u nedelji. U ovoj tabeli zasad ne postoje i zbirni podaci, što smo namerno izbegli da postavimo; videćete da zbirovi nisu poželjni u grafikonima, jer mogu da predstavljaju smetnju ukoliko „ulete“ među grafičke podatke; nastale bi neprilike ako bi se zbirovi unutar grafikona protumačili kao stavke istog ranga. Videćete kako da izbegnete taj slučaj ako su zbirovi u polaznoj tabeli ipak prisutni.
Grafikoni
13a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Generisanje grafikonaNekada je za izradu grafikona bio zadužen
čarobnjak koji vas je vodio korak po korak; danas je takav vid izrade grafikona prevaziđen zahvaljujući efikasnim paletama na glavnoj traci. Trik je u tome što podrazumevani rezultati već sadrže neke uobičajene elemente, a vi ćete preko toga utrošiti više vremena samo ako nađete za shodno. Pređimo na stvar: paleta za izbor grafikona u željenom obliku se nalazi u grupi In‑sert > Charts. Krenimo od najjednostavnijeg postupka: kliknite u bilo koju ćeliju polazne tabele, pa otvorite paletu Column (prvu sleva) i u njoj birajte prvu stavku (grupa 2‑D Column, oblik Clustered Column). Čim kliknete na tu stavku palete, na radnom listu će se pojaviti novi grafikon, histogram sa polaznim podacima na kome Xosa prikazuje dane, a Yosa je skala vrednosti; na desnoj strani se vidi legenda koja tumači boje; za početak, to je to. Zašto smo izabrali baš histogram, a ne neki drugi oblik grafikona, drugo je pitanje i njime ćemo se pozabaviti malo kasnije; pokušajmo sad nešto drugo.
U času umetanja, grafikon odmah postaje aktivan, što ćete prepoznati po karakterističnom pojačanom okviru. Taj okvir je dinamički i možete povlačiti bilo koju ivicu da biste mu menjali veličinu ili možete uhvatiti okvir da biste pomerili grafikon na drugo mesto na radnom listu; bićete vođeni oblikom pokazivača miša dok to budete radili. Kada kliknete van grafikona, debeli okvir nestaje. Da bis
te opet aktivirali grafikon, opet kliknite u njega; savetujemo da uvek najpre kliknete negde u zonu koja ne sadrži nijedan element, jer biste u protivnom mogli direktno obeležiti baš neki deo grafikona, a ne ceo. Probajte to: kliknite na grafikon da ga aktivirate, a zatim pritisnite taster Del. Ovim ste izbrisali grafikon. Ovo činimo radi sledeće probe: dodajte zbirove u polaznu tabelu, i to i po redovima i po kolonama. Kreirajte grafikon ponovo: videćete da su upali i zbirovi, što valja da otklonite. Čim se to desi, pomerite grafikon malo (ako preklapa tabelu), pa uhvatite mišem donji desni ugao plavog okvira koji ukazuje na matične podatke i prevucite ga unutra, tako da svi zbirovi ispadnu iz tog okvira; rezultat će biti zadovoljavajući. Drugi način da sprečite ulazak zbirova u tabelu jeste da prethodno obeležite samo relevantne podatke, tj. zaglavlja i osnovne brojeve, pa da onda kreirate grafikon.
Ovaj postupak određivanja domena podataka je najznačajniji detalj u gradnji grafikona: sve preko toga je pitanje celishodnosti, potrebe i vašeg ličnog ukusa u ovom poslu. Za početak, hajde da vidimo koje druge ključne poteze možete načiniti: idemo na karticu Chart Tools > Design. Kliknite na dugme sasvim desno, Lo‑cation > Move Chart; pojaviće se dijalog za određivanje položaja grafikona. U listi Object in vidite ime aktivnog radnog lista; ovde možete izabrati ime dugog radnog lista, ako poželite da premestite grafikon tamo (drugi način da to
14 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
učinite je da postupite kao sa slikom, komandama Cut i Paste). Međutim, ovog časa je zanimljivije da napravimo list sa grafikonom: kliknite na opciju New Sheet, pa odmah imenujte novi list koji će biti kreiran i potvrdite to; dobićete poseban list preko koga će grafikon biti postavljen kao najveći mogući. Uzgred, te dimenzije uobičajeno odgovaraju podrazumevanim parametrima štampe na položenom listu papira. Sa ovim listom možete činiti sve ono što i sa uobičajenim: premeštati ga, menjati mu ime ili ga izbrisati. Što se tiče daljih manipulacija unutar grafikona, nema nikakve razlike u odnosu na njegov položaj: sve komande na kontekstualnim karticama su jednako raspoložive.
U grafikonima koji sadrže dve ose, kao što je to slučaj sa histogramom koji smo isprobali, ponekad postoji potreba da se obrnu položaji redova i kolona, kako biste preinačili naglašeno svojstvo podataka. Na primeru, ako komandom Data > Switch Row/Column preinačite sadržaj na Xosi, i dalje ćete imati sličan histogram, ali ćete tako lakše naglasiti ukupan nedeljni promet svake prodavnice, jer te vrednos
ti odgovaraju grupisanoj površini. Zanimljivije efekte možete postići u unapređenom dijalogu Select Data, koji vam omogućuje da zaista lako upravljate sastavom i redosledom sadržaja grafikona. Ovde možete izbaciti neku seriju iz grafikona ili dodati novu, a zanimljiva je i opcija promene redosleda serija, što ponekad ima smisla da se uradi.
Da biste što pre postigli optimalan izgled grafikona, obratite pažnju na paletu Chart Lay‑outs. Ovo je veoma prikladan i do sada najbrži viđeni način da varirate prisustvo i položaj raznih elemenata na površini grafikona. Osim podrazumevanih tačaka podataka, osa, legende i pomoćnih linija, vi uvek možete opciono prikazati naslove, tekstove uz ose, prateću tabelu podataka (zgodno kad se grafikon postavi na poseban list), obeležja vrednosti, itd. U ovoj paleti se nalazi nekoliko brzih predložaka za postavke opcionih elemenata; isprobajte te varijacije da biste se upoznali sa njima. A kad završite sa tom postavkom, poigrajte se i sa paletom Chart Styles. Jedini komentar koji je u ovom času potreban glasi da je to tek početak: odabrani stil
1�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
grafikona je tek polazište za dalje varijacije izgleda; budete li zalutali u promenama izgleda o kojima govorimo u nastavku, uvek možete obeležiti ceo grafikon ili neki njegov deo i pozvati komandu Chart Tools > Layout > Current Selec‑tion > Reset to Match Style.
Tipovi grafikonaVideli ste već, raspolažete sa desetak osnov
nih tipova grafikona, a svaki tip ima po nekoliko varijacija; u prvi mah se čini da je teško odabrati koji od tih oblika će biti optimalan za grafičko predstavljanje vaših podataka. Da biste odjednom videli sve raspoložive tipove i varijacije, predlažemo vam da umesto proste pretrage po paletama upotrebite komandu All Chart Types koja se nalazi na dnu bilo koje od njih.
Dijalog Insert Chart je najbolje polazište ako ste zaista neodlučni. I ne samo to: ako ste postavili neki grafikon, pa niste zadovoljni oda
branim tipom, ne morate ga brisati: upotrebite komandu Chart Tools > Design > Type > Change Chart Type i naći ćete se u istom dijalogu koji samo ima drugi naslov. Ako često pravite grafikone nad nekim sličnim oblicima polaznih podataka, pa stalno birate isti polazni oblik grafikona, kliknite na dugme Set as De‑fault Chart pre nego što potvrdite izbor u dijalogu; posledica ovog zahvata je da će se pri svakom sledećem otvaranju dijaloga baš taj tip zateći kao podrazumevan. Možda sad ne bi bilo loše da parkirate komandu All Chart Types u priručnu traku, jer tako ćete biti još brži u postavljanju grafikona.
Koji ćete tip i varijantu grafikona koristiti, ponekad je stvar ukusa, a ponekad celishodnosti. Najzad, videćete da nije ni moguće bilo kakve podatke prikazati bilo kojim oblikom grafikona. Iskustvom ćete steći naviku da standardizujete grafikone prema svrsi koju oni treba naj
pre da zadovolje. Postoje neka tipska pravila kojih se možete držati pri izboru: pogledajmo koji su to optimalni uslovi korišćenja raznih tipova grafikona.
Stubičasti grafikon (histogram, grupa Column) prikazuje varijacije podataka u vremenu ili među grupama podataka; služi i za efikasno poređenje pojedinačnih stavki iste vrste, poput statističke raspodele u jednoj seriji. Varijanta kumulativnog stuba (Stacked Column) naglašava ukupne iznose za više stavki u funkciji vremena ili mesta, a varijanta „100%“ iskazuje relativno učešće stavki u istom periodu (tj. na istom mestu, u istoj grupi). Vrednosti su na uspravnoj osi, a kategorije na vodoravnoj. Varijaci
1� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
ja histograma je trakasti grafikon (položeni histogram, grupa Bar), koji naglašava individualne brojke u određenom vremenu ili ilustruje odnose među vrednostima. Varijanta naslaganog prikaza (Stacked Bar) dobro pokazuje relativni odnos učešća perioda u ukupnom procentualnom iznosu. Kategorije na skali su prikazane uspravno, a vrednosti vodoravno, što daje različit psihološki efekat prikaza (tok umesto veličine).
Linijski grafikon (grupa Line) naglašava tok promene vrednosti podataka u jednakim vremenskim intervalima; prikladan je kada postoji manje serija podataka ili su one dovoljno divergentne kako bi prikaz bio uredno čitljiv. Ovde su naglašeni atribut vremena i dinamika promena, pre nego iznosi promena. Za naglašavanje kumulativnih efekata, postoji opcija naslaganih linija (Stacked Line), a za naglašavanje pojedinačnih vrednosti možete upotrebiti varijaciju sa markerima.
Oblasni grafikon (grupa Area) prikazuje relativnu važnost vrednosti u nekom vremenskom periodu. Iako izvesno nalikuje linijskom grafikonu, ovaj tip grafikona bolje naglašava promene ukupnog iznosa nego dinamiku vremena. Problem sa ovim tipom grafikona je što nije dovoljno efikasan u osnovnom obliku; nasuprot tome, varijacija Stacked Area je svakako lakše razumljiva od varijante naslaganog linijskog grafikona.
Kružni grafikon („pita“, grupa Pie) prikazuje proporcionalne odnose u seriji; moguće je
prikazati samo jednu seriju podataka. Ovaj popularni tip grafikona je idealan za naglašavanje najznačajnijeg elementa, bez obzira na njegovu vrednost, tako što odgovarajuće „parče pite“ možete malo izvući iz kruga. Opcije „pita u piti“ i „traka u piti“ su prikladne kada je polazna serija sortirana u opadajućem redosledu, a pri dnu postoji grupa procentualno malih vrednosti; u tom slučaju, nekoliko poslednjih će biti prikazane kao zbirni podatak, a detalji će biti izvučeni kao drugostepeni prikaz. Prstenasti grafikon („krofna“, grupa Doughnut) je sličan, ali možete prikazati više serija podataka. Ovaj tip grafikona je omiljen na Dalekom istoku.
XY (rasuti) grafikon prikazuje stepen odnosa između numeričkih vrednosti u nekoliko serija podataka, ili tačkama označava dve grupe podataka kao jednu seriju u dvodimenzionalnom koordinatnom sistemu brojeva. Grafikon prikazuje rasute intervale („grozdove“) podataka i obično se koristi u raznim naučnim primenama. Ovaj tip grafikona je optimalan ako želite da prikažete vrednosti u nejednakim vremenskim intervalima; varijacija sa linijama tada daje bolje rezultate nego obični linijski grafikon. Mehurići (grupa Bubble) se takođe koriste u uslovima kada postoji velika disperzija podataka; veličine se predstavljaju prečnikom ili površinom pojedinačnih mehurića.
Dva tipa grafikona se kod nas koriste vrlo retko: radarski grafikon (grupa Radar) prikazuje promene ili frekvencije serija podataka rela
17a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tivno prema centralnoj tački, ali i u korelaciji jednih prema drugima. Svaka kategorija ima sopstvenu osu koja se radijalno pruža od centra, a svaka serija je povezana linijama, tako simulirajući površinu koja može da se tumači kao ukupna vrednost serije. Berzanski grafikon (grupa Stock) je naizgled sličan histogramu, ali je specijalno namenjen prikazu podataka vrednosti na berzi, gde iskazuje razliku između trenutne i krajnjih vrednosti; ovo je posebno prikladan oblik grafikona ako polazni podaci zaista dolaze iz spoljnog izvora, pa se interaktivno prate u grafičkom obliku. Polazne tabele za ovaj tip grafikona se obavezno pripremaju na poseban način, sa unapred utvrđenim tumačenjem tri do pet kategorija podataka karakterističnih u berzanskom poslovanju.
Neke od varijanti trodimenzionalnih grafikona služe za povećanje atraktivnosti izgleda grafikona, kao što je to 3D linijski grafikon. Zanimljive su varijante koje podatke prikazuju u trodimenzionalnom koordinatnom sistemu. Trodimenzionalni histogram prikazuje podatke tako što se na jednoj osi definišu kategorije, a na drugoj serije podataka, tako da „patos“ grafikona asocira na siluetu polazne tabele, a stubovi služe umesto brojeva. Na ovaj način se lako naglašavaju ekstremi pojedinačnih elemenata tabele. Međutim, postoji realan rizik da se svi podaci ne vide valjano; u tom slučaju, moguće je varirati uglove posmatranja.
Površinski grafikon (grupa Surface) izgleda poput topografske makete, gde svaka boja prikazuje određeni opseg vrednosti. Boja u ovom slučaju ne znači seriju podataka. Površinski prikaz je posebno prikladan za prikaz veoma velikih serija podataka, gde bi podatke drugačije bilo vrlo teško sagledati. Cilindar, kupa i piramida su vizuelne varijacije histograma, a koriste se zbog atraktivnijeg izgleda grafiko
na; pride, 3D varijacije kupe i piramide mogu biti od pomoći da bi veća količina podataka bila lakše čitljiva.
Oblikovanje grafikonaMogli biste pomisliti da je „likovna obra
da“ grafikona potpuno izlišna stvar. Donekle biste bili u pravu, jer postoji neverovatno mnogo opcija izgleda koje možete postići, a pitanje je da li je svaki od njih celishodan. Međutim, makar se možete pouzdati u to da palete na kartici Chart Tools > Layout obezbeđuju solidnu brzinu rada. Osim toga, neki zahvati imaju i ozbiljne funkcionalne posledice, pa ne bi bilo loše da
se upoznate sa mogućnostima kojima raspolažete na kartici Layout. Obavezno obratite pažnju na sve palete u grupama Labels i Axes. Posebno vam skrećemo pažnju na paletu Data Labels: uz malo veštine, postavićete veoma efikasne pokazatelje vrednosti na samom grafikonu.
Ovo je prava prilika i da vam skrenemo pažnju na dodatne opcije uređenja elemenata: obeležja vrednosti tačke podataka svakako već vidite u ekranskoj napomeni nakon što parkirate pokazivač miša nad neku tačku na grafikonu. Međutim, obeležja podataka su prikladna za stalni prikaz ili štampanje, pa morate pripaziti i na to da li su podaci uredni; može se desiti da se veći brojevi preklope, pa da dobijete samo metež „razbacanih“ cifara. Na dnu palete Data
1� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Labels (takođe, važi i za druge palete) nalazi se komanda More Data Label Options, kojom ćete otvoriti složeni dijalog za uređenje svih pojedinih atributa elementa. U grupi Label Options birate sadržaj i položaj obeležja. Grupa Number bi trebalo da vam je poznata: izaberite oblik numeričkog prikaza. Grupa Fill će dobro poslužiti da od obeležja napravite svojevrsnu „etiketu“ koja će biti čitljivija u odnosu na okolni sadržaj. I da ne nabrajamo dalje opcije, osim jedne: ako
ima mnogo brojeva, moglo bi pomoći ako u grupi Alignment podesite ispis obeležja pod nekim kosim uglom.
Upoznajte još jedan detalj kontrole sadržaja u grafikonu: kada jednom kliknete na neki element koji postoji u seriji, obeležićete celu seriju. Ako ponovo kliknete na element serije, ostaće obeležen samo taj pojedini podatak. Ovako možete uticati na posebne detalje – na primer, možete promeniti boju samo jednog pojedinog podatka na histogramu ili možete promeniti boju ili veličinu ispisa na obeležju vrednosti. Recimo da želite da postavite obeležje vrednosti samo jednog podatka: odaberite tu tačku sa dva posebna klika, a zatim u kontekstnom meniju tačke odaberite komandu Add Data Label. Ako obeležite klikom bilo koji element grafikona pa pritisnete taster Delete, izbrisaćete ga.
Evo jednog detalja koji bi vam mogao biti od koristi u praktičnom oblikovanju grafikona. Pretpostavićemo da ste iskusili dva posebna, a krajnja slučaja: u prvom scenariju, sve vrednosti podataka su veoma visoke, a relativno blizu je
dna drugoj; u drugom slučaju, postoji velika disperzija podataka, ima razlika i za po nekoliko redova veličine. Ako želite da grafikon prikaže što verniju sliku, imaćete problem: u oba slučaja, biće gotovo nemoguće da se podaci na histogramu ili linijskom grafikonu vide uredno. Ali, postoji rešenje: intervenisaćete na Yosi, dovodeći je u oblik koji će grafikon učiniti daleko preglednijem. Kliknite negde u zonu Yose, pa u kontekstnom meniju birajte Format Axis.
U grupi Axis Options u dijalogu, obratite pažnju na zasivljene opcije pri vrhu; pretpostavimo da se sve vrednosti u polaznoj tabeli kreću negde u rasponu od 45.000 do 53.000; sasvim je moguće da će Yosa na grafikonu prikazivati vrednosti od nule do 60.000. Promenite podatke Minimum i Maximum, menjajući ih, na primer, na konstante 35.000 i 55.000; varirajte ove vrednosti dok ne dobijete odnos koji vam se čini najboljim. A kad već radite tako, verovatno vam smeta što su oznake na Yosi prilično velike: u padajućoj listi odaberite opciju Thou‑sands (hiljade), zadržavajući uključeno polje za potvrdu tik ispod liste. Brojevi će biti denominirani za odabrani red veličine, a levo od ose ćete videti uspravni tekst Thousands (koji slobodno možete prepraviti prostim kucanjem u drugi tekst, npr. „u hiljadama“).
Ako ste ranije postavili obeležja podataka na grafikonu, i ona će biti denominirana, što uopšte nije loša stvar; ako bude zatrebalo da neko vidi precizne podatke, na raspolaganju mu je polazna tabela na radnom listu ili ćete pridru
1�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
žiti tabelu podataka ispod grafikona. Ako se dešava suprotan slučaj u kome postoji drastična disperzija podataka, verovatno ste već ugledali rešenje: ostavićete automatski raspon na Yosi, ali ćete je preinačiti u logaritamsku skalu; to je dovoljno za prikaz relativnih odnosa vrednosti, ali pripazite na to da li ciljna grupa korisnika razume takav prikaz; strogo naznačite kakav je to grafikon.
Ako vas baš mami da isprobate svoje sposobnosti dizajniranja grafikona, obeležavajte jedan po jedan element, pa ga menjajte; postojeće elemente možete birati klikom mišem ili u padajućoj listi u grupi Chart Tools > Format > Current Selection. Što se tiče fonta, upotrebite komande u grupama Home > Font i Home > Alignment, sve ostalo ćete pronaći u dijalogu poput onog koji ste videli pri menjanju obele
žja podataka. Osim komande na dnu svake palete, za poziv dijaloga možete se poslužiti komandom Current Selection > Format Selection, a ne zaboravite da na svakom mestu funkcioniše i kontekstni meni koji se otvara desnim klikom miša. Sadržaji tih dijaloga će zavisiti od odabranog elementa i od osobina odabranog tipa grafikona. Bilo bi previše da govorimo o svim opcijama: igrajte se slobodno. Najbolje od svega: ako u određenom času dostignete neki izgled koji vam se posebno dopada, pa imate ideju da biste ga mogli opet iskoristiti, sačuvajte ga kao predložak! Da biste to učinili, pozovite komandu Chart Tools > Design > Type > Save As Template i upotrebite prepoznatljivi dijalog da biste sačuvali predložak pod nekim opisnim imenom u svom profilu (datoteka je tipa .crtx). Ubuduće, svoje remekdelo ćete angažovati ako
�0 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
u paleti Insert Chart (ili Change Chart) odaberete opciju Templates na vrhu spiska tipova grafikona u levom oknu.
Operacije u grafikonuGrafikon nije samo sredstvo za prezentaci
ju, nego može da posluži i kao alatka za svojevrsnu vizuelnu analizu podataka; a kao što rekosmo, jedna od poenti Excela je u tome da ga angažujete kao analitičku alatku. Opisaćemo dve takve operacije koje vam mogu zatrebati. Ali, pre toga i jedna opaska za iskusnije korisnike prethodnih verzija Excela – tokom procesa pisanja podsistema za grafikone ispočetka, „nastradala“ je jedna zanimljiva funkcionalnost. Naime, ranije je postojala mogućnost da uhvatite mišem jednu tačku podataka na histogramu ili na linijskom grafikonu i da joj promenite vre
dnost; vrednost u polaznoj tabeli bi bila odgovarajuće prepravljena. Ako bi pored polaznih podataka postojali neki izvedeni podaci, ovako ste mogli da izvodite svojevrsnu vizuelnu What‑If analizu (što je sjajna tehnika o kojoj ćete saznati nešto kasnije). Nažalost, to više nije moguće.
Excel može da postavi liniju trenda u grafikon, prema matematičkom modelu koji ćete
sami izabrati. Ovaj postupak se uvek primenjuje samo nad jednom serijom podataka čije vrednosti uspostavljaju trend. Ove interpolacije imaju primene u prognoziranju ili u proceni periodičnosti nekih događaja. Prvi korak u postavljanju linije trenda je određivanje serije podataka za koju će trend biti izračunat. Aktivirajte grafikon (prema iskustvu, predlažemo vam da to bude obični 2D histogram), pa otvorite paletu Chart Options > Layout > Analysis > Trend‑line. Biće vam ponuđeno nekoliko osnovnih i često korišćenih oblika linije trenda; posebno su zanimljive opcije sa postavkom prognoze za dva perioda dalje od raspoloživih, isprobajte ih. Drugi način da postavite liniju trenda, direktno ulazeći u dijalog za njeno oblikovanje, jeste da desnim klikom nad željenom serijom otvorite kontekstni meni i odaberete opciju Add Trend‑
line. Ući ćete u isti dijalog za postavljanje svih osobina linije kao što biste to učinili komandom More Trendline Options koja se nalazi na dnu palete.
Najvažnija grupa u dijalogu Format Trend‑line je prva, Trendline Options; ostale tri grupe služe za uređenje izgleda linije, pa vam prepuštamo da to sami ispitate. Na raspolaganju je šest
�1a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
kategorija funkcije za postavljanje trenda: linearna, logaritamska, polinomna (od drugog do šestog stepena), stepena sa osnovom x i eksponencijalna (tj. broj e sa eksponentom ax); tip Mov‑ing Average izračunava parcijalni linearni trend za delove serije u zadatom intervalu koji čine barem dva podatka. Koju ćete funkciju odabrati, zavisi od osnovnog statističkog modela koji biste inače upotrebili u postavljanju trenda u tabeli podataka.
Možete zadržati generičko ime koje je predloženo u grupi Trendline Name; međutim, ako koristite legendu na grafikonu, i opis linije će biti pridružen, pa je bolje da date neko ime koje će tu poslužiti kao kratki opis. U grupi Forecast možete definisati i videti prognoze budućih vrednosti u koraku od pola perioda; možete čak predvideti i ulazni trend jedne polovine prošlog perioda. Još je bolje ako unesete tačnu vrednost na kojoj linija trenda treba da preseče Yosu (Set inter‑cept): na taj način ćete postaviti ograničenje u vidu početne konstante, a ono može da doprinese preciznijoj prognozi. Konačno, dva poslednja polja za potvrdu omogućuju da se liniji trenda pridruže ispisi interpolirane funkcije i vrednost koeficijenta regresije. Linija trenda ostaje dinamički vezana za seriju podataka nad kojom je izračunata. To znači da će funkcija trenda biti ponovo interpolirana čim dođe do promene polaznih podataka.
Još jedan element statističke analize u grafikonu: možete postaviti trake grešaka (Error Bars); reč je o vertikalnim linijama koje se pridružuju tačkama podataka da bi pokazale moguće odstupanje podatka u odnosu na zadate vrednosti. U paleti Analysis > Error Bars ćete zateći oblike koji prikazuju fiksnu vrednost odstupanja (standardnu grešku), procentualno odstupanje ili standardnu devijaciju. U dijalogu
Format Error Bars koji služi za dodatno podešavanje trake grešaka, biraćete varijantu prikaza gornje, donje ili obe vrednosti odstupanja, kao i stil linija. Još je važnije da odredite preci
zniju definiciju greške, jer predložene vrednosti možda nisu odgovarajuće. Posebno je zanimljiva opcija Custom, u kojoj možete zadati apsolutne vrednosti odstupanja koje su zapisane u nekim ćelijama na radnom listu. To čak može da bude i funkcija koja se nalazi u ćeliji, a u korelaciji je sa matičnim podacima. Na taj način, možete postaviti i kompleksniji statistički metod za prikazivanje podataka o mogućem odstupanju; ukoliko ste vični statističkim metodama za procenu greške u serijama podataka, znaćete koje su to funkcije.
I za kraj priče o grafikonima, savet potekao iz praktičnog iskustva mnogih korisnika. Ponekad vam se može desiti da grafikon naprasno nestane sa radnog lista, iako pouzdano znate da je bio tu, a vi ga niste izbrisali. Bez panike: moguće je da ste nehotice pritisnuli prečicu Ctrl+6, koja služi za sakrivanje i ponovno otkrivanje vidljivosti svih grafičkih objekata na radnom listu (što uključuje i grafikone). Pritisnite ponovo tu prečicu i verovatno ćete opet ugledati svoj grafikon.
�� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Z a strukture o kojima govorimo u ovom odeljku suštinski je važno kako ih pri
premate. Reč je o uređenim oblicima podataka: postoji prepoznatljiv izgled, zaglavlja se lako prepoznaju, oblici i tipovi podataka u kolonama su usaglašeni, itd. Takve strukture predstavljaju polazište za skoro sve napredne analitičke alate, pa poštovanje principa koje opisujemo na početku čini važnu temu.
Excel 2007 donosi brojna unapređenja u radu sa tim alatkama; neke od njih su morale da budu korenito preuređene u svetlu mogućnosti rada sa daleko većom količinom podataka. Ako ste već koristili napredne tehnike u prethodnim verzijama Excela, videćete i brojne izmene u interakciji sa namenskim alatkama (pomak je učinjen u cilju lakšeg rada i boljeg razumevanja). Nažalost, iskusni će se ponekad i zbuniti: beležimo i pojavu izmena nekih termina koji označavaju neke ključne strukture, pa ćemo pokušati to da kompenzujemo nužnim napomenama.
Princip listeLista u Excelu je skup po
dataka u obliku neprekidne tabele; uređena je tako da jedna kolona sadrži podatke istog tipa i značenja. Svaki red liste označava jedan smisleni skup podataka: na primer, to mogu podaci o nekom klijentu, uključujući ime firme, adresu, kontakt lice, broj telefona, itd. Podaci u jednom redu treba da popunjavaju neprekinuti niz popunjenih ćelija, a sadržaj ćelije može biti i konstanta i formula. Lista predstavlja neprekinuti niz redova, jer Excel prepoznaje njen kraj nailaskom na prvi prazan red. Limit dimenzija liste se proteže na jedan radni list; u svetlu novih dimenzi
ja radnog lista, to je sasvim dovoljno (mada je moguće u Excel dovesti i više od toga povezivanjem sa bazama podataka). Podatke u listi možete sortirati, sužavati im vidljivost prema nekom kriterijumu, predstavljati ih u vidu sažetih tabela, referencirati ih u drugim operacijama i analizirati ih na mnogobrojne načine.
Kada se kaže da kolona sadrži podatke istog tipa, to znači da se očekuje da se u istoj koloni nalaze jednako formatirani podaci sa istim atributima. Recimo, ako je sadržaj kolone neki broj, nikako nije preporučljivo da se tu pojavljuje i neki tekstualni podatak. Nebitno je da li je neki podatak označen drugom bojom ili je mo
žda u drugom fontu: mislimo isključivo na razlike u tipu i prezentaciji sadržaja. Takođe, da biste se lakše snalazili u obilju podataka, pobrinite se da način zapisivanja podataka jedne kolone bude ujednačen; ako je potrebno, definišite jednoobraznu masku za sve stavke u koloni osim zaglavlja.
Pojam „imenovana serija“ znači pravilo da se u prvom redu liste nalaze opisi kolona u vidu
Obrada liste i tabele
�3a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tekstualnog zaglavlja. Svi alati koji rade sa listama koriste zaglavlja kao identifikatore sadržaja. Istini za volju, ponekad nije bitno da postoji zaglavlje, ali dobra je praksa da ga ipak formirate kako biste se i sami lakše orijentisali. Poželjno je da sadržaj zaglavlja bude kratak i jezgrovit: upotrebite jednu ili dve reči koje nedvosmisleno upućuju na značenje sadržaja kolone.
Excel je u stanju da automatski prepozna celu listu, uključujući i njeno zaglavlje. Ovo je veoma prikladna osobina, jer tad uglavnom ne morate da ručno obeležavate opseg liste ili da sami upisujete krajnje adrese (što bi bilo i neudobno nad listom sa nekoliko hiljada redova), nego program to učini sam. Ako ponekad treba sami da uhvatite opseg cele liste, postavite se na neku njenu ćeliju, pa pritisnite prečicu Ctrl+* i ona će biti obeležena u celosti. Uzgred, neki alati su u stanju da raspoznaju zaglavlje liste ako je ono ispisano u dva reda, ali vam savetujemo da svakako izbegavate tu mogućnost. Umesto toga, ako je potrebno, uredite ćeliju da prikazuje više redova; učinite to klikom na dugme Home > Alignment > Wrap Text ili istoimenom opcijom na kartici Alignment u dijalogu za oblikovanje ćelije.
U raznim prilikama, lista se koristi kao svojevrsna baza podataka. Naravno, Excel nije pravi sistem za upravljanje bazama, jer ne zadovoljava neke suštinske zahteve koji važe u pravim bazama; ali, neke elementarne korake koji su poznati u ovim sistemima ipak možete preduzeti. Lista podseća na oblik tabelarne prezentacije baze podataka: svaki red liste je slog baze, dok kolona predstavlja sva polja iste vrste i formata; zaglavlje se može tumačiti kao skup imena polja. U komunikaciji sa drugim programima, Excel će podatke uvezene iz prave baze podataka prikazati kao listu; takođe, lista je polazište za izvoz u neki od podržanih formata baze podataka.
Priprema listeUoči primene složenih alata za analizu, bi
tno je da ne dozvolite lošu organizaciju podata
ka na jednom radnom listu. Uostalom, dobro je da se naviknete da razuđujete složene poslove na više radnih listova. Kada formirate listu, neka ona bude jedini bitan sadržaj radnog lista. Štaviše, strogo pripazite da, ako imate red sa naslovom ili nekim posebnim sadržajem, strogo izolujete listu barem po jednim celim praznim redom iznad i ispod, kao i praznim kolonama levo (ako lista ne počinje u koloni A) i desno. U protivnom, mogli biste doživeti neprijatna iznenađenja usred nekog složenog zahvata; takođe, to je neophodno kako bi ceo opseg liste bio automatski prepoznat u svakoj situaciji.
Liste se često upotrebljavaju kao mesto stalnog prikupljanja podataka, pa stoga nemojte insistirati na posebnom grafičkom uređenju liste, osim minimalno, da biste lakše čitali podatke. Unesite prvih nekoliko redova, pa u njima valjano postavite sve formate i, opciono, maske podataka. Ako je sadržaj neke od kolona formula, unesite je tako da svaki fiksirani podatak (npr. kursna lista ili marža) bude korišćen sa apsolutnom adresom ili, još bolje, kao imenovana referenca. Uz prisustvo nekoliko već uređenih redova, Excel će biti u stanju da prepozna novi un
�4 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
os i odmah će dati isti format svakom sadržaju u koloni; čak će prepoznati i primeniti formule koje rade sa podacima u istom redu, ukoliko one postoje.
Nemojte preduzimati naknadne obrade podataka unutar liste: obezbedite da se jednom uneti podaci smatraju konačnim. U protivnom, rizikujete da zbog nepažnje ugrozite konzistentnost liste i da zbog toga dođe do narušavanja ispravnosti rezultata u nekim već definisanim obradama. Ako primetite da neka ćelija u listi ima pogrešnu vrednost, a treba da zauzme neku drugu među raspoloživim u koloni, možete je prekucati ili iskopirati, ali možete upotrebiti i alatku Pick from Drop‑down List u kontekstnom meniju ćelije: otvoriće se padajuća lista sa svim jedinstvenim vrednostima kolone, među kojima možete odabrati pravu.
Lista kao strukturaKada jednom formirate oblik liste, pro
gram pokazuje izvesnu dozu inteligencije, pomažući vam da je lakše održavate; recimo, kada unosite sadržaj, posle nekoliko redova program počinje da „shvata“ pravila unosa, pa ne morate da se brinete oko maske broja ili drugog uređenja sadržaja u nekoj koloni. Štaviše, ako kroz red pri unosu napredujete tasterom Tab, a na kraju reda pritisnete Enter, program će automatski aktivirati prvu ćeliju u sledećem redu liste.
Međutim, u mnogim prilikama to nije dovoljno. Održavanje konzistentnosti liste je važno zbog svih operacija, a takođe je važno da nehotice ne izgubite neki deo podataka. Zbog tog i nekih drugih razloga, u Excelu 2007 imate mogućnost da listu pretvorite u strukturiranu tabelu u kojoj važi poseban režim interaktivnosti.
Dobar je čas da prekinemo priču i unapred sprečimo moguću zavrzlamu sa terminima. U ranijoj praksi pravili smo razliku između pojma liste i pojma tabele u užem smislu: dok je lista definisana strogo „linijski“, tabela se slobodno formira, a u sadržaju može imati jedno zaglavlje redova ili kolona ili oba zaglavlja, kao i zbi
rove (ili druge rezultate) po redovima i kolonama. I jedna i druga struktura imaju svoje funkcionalno značenje u primeni naprednih alata. Međutim, iz nekog razloga koji nikome nije poznat, kreiranje strukture od liste se ranije nazivalo list na engleskom, pa smo u potrebi da razlikujemo običnu i strukturiranu listu ovu drugu nazivali „eksplicitna lista“. U Microsoft Excelu 2007, ta struktura se na engleskom naziva, prosto, table; doslovni prevod „tabela“ postaje dvosmislen. Dogovorićemo se: pre nego što u kontekstu postane jasno o kom konkretnom obliku govorimo, strukturiranu listu ćemo najpre nazvati „eksplicitna tabela“, a onu staru „tabela sa dva zaglavlja“.
Da biste običnu listu pretvorili u eksplicitnu tabelu, najpre aktivirajte neku ćeliju unutar liste, pa pozovite komadu Insert > Tables > Ta‑ble ili pritisnite prečicu Ctrl+T; kao trag kompatibilnosti sa Excelom 2003, za isti posao ostaje na raspolaganju i Ctrl+L. U tom trenutku pojaviće se mali dijalog u kome treba da definišete (odnosno, da potvrdite) adresu opsega liste i da overite da je prepoznato prisustvo zaglavlja. Kada potvrdite izbor, desiće se nekoliko stva
��a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ri. Najupadljivija promena je vizuelne prirode: tabela će dobiti neki grafički oblik koji naglašava zaglavlje i naizmenične redove.
Ispis zaglavlja će biti posebno naglašen, a pored imena će se pojaviti dugmad sa strelicama koje ćete često koristiti; u donjem desnom uglu siluete tabele, ugledaćete malu oznaku koju možete vući mišem da biste promenili dimenziju table (recimo, da biste unapred pripremili određeni broj redova za unos). Konačno, dok je aktivna neka ćelija tabele, na glavnoj traci će se pojaviti kontekstualna kartica Table Tools > Design. Za početak, samo kratka opaska o dizajnu u užem smislu: paleta Table Styles ima očiglednu namenu; ako vam nijedan dizajn nije po volji, na dnu palete birajte komandu Clear; a ako imate „umetničke“ sklonosti, možete napraviti i sopstveni dizajn tabele u dijalogu New Table Style. Ali, neka zasad izgled ostane takav kakav je prvi put uključen; uočite polja za potvrdu u grupi Table Style Options. Polje Banded Rows je uključeno, a služi za varijaciju naglašenih redova; slično je i sa ostalim poljima. Opciju Header Row nemojte da isključujete, a polju Total Row ćemo se vratiti za par časaka.
Eksplicitna tabela je bolje zaštićena nego lista, a dodato je nekoliko interaktivnih mogućnosti koje biste svakako često koristili, ali ovako je lakše. Za početak, postavite se u red neposredno ispod tabele, pa započnite neki unos; kako završite unos, tako će taj red postati pridružen tabeli. Pojaviće se i pametna oznaka koja omogućuje opoziv ili promenu ponašanja funkcije AutoExpansion, koja je zadužena za ovu mogućnost. Takođe, postavite se u neku ćeliju reda koji želite da izbrišete, pa pozovite paletu komandi Home >Cells > Delete i videćete nove komande Delete Table Rows (Columns); slično važi i za susednu paletu Insert: zateći ćete nove komande koje služe da se ubaci novi red iznad aktivne ćelije ili nova kolona levo od nje.
Kada uključite polje za potvrdu Table Style Options > Total Row, dodaćete red sa zbirom na dno tabele. Uz pretpostavku da se u krajnjoj desnoj koloni nalaze neki numerički podaci, ispod nje će se pojaviti zbir; krajnja leva ćelija će dobiti tekst Total, a ceo red će biti posebno naglašen. Ukoliko želite da dodate još vrednosti za totale (uključujući i prvu kolonu), uočite da svaka ćelija reda totala ima pridruženu padajuću listu u kojoj možete izabrati željenu agregatnu funkciju. Zgodno je to što možete uvek isključiti i ponovo uključiti red totala, a pritom će biti vraćeni svi podaci onako kako ste ih prethodno postavili; to važi čak i ako dopisujete redove na dno tabele ili uklanjate neke od njih. Možete slobodno dopisivati redove i dok je red totala aktivan: prosto, stanite u desnu ćeliju u poslednjem redu podataka, pa pritisnite taster Tab i formiraćete novi red za podatke. Naravno, totali se automatski ažuriraju nakon unosa.
U kontekstualnoj kartici Table Tools > De‑sign pronaći ćete još neke korisne komande. Ime u polju grupe Properties možete promeniti, kasnije bi moglo da bude korisno; ovde možete i pozvati dijalog za redefinisanje dimenzija tabele. Komanda Tools > Remove Duplicates je zgodna za čišćenje ponovljenih podataka; kada se otvori dijalog, potrebno je da definišete šta su relevantni podaci koji čine potencijalni dupli
�� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
kat; ako su uključena sva polja za potvrdu, biće uklonjeni samo duplikati potpuno jednakih redova; ako je uključeno samo jedno polje, biće sačuvan samo prvi red, posmatrano s vrha tabele. Najzad, komanda Convert to Range je suprotna definisanju eksplicitne tabele: tako ćete vratiti podatke u stanje obične liste.
SortiranjeSortiranje je operacija slaganja podataka po
rastućem ili opadajućem abecednom ili numeričkom redosledu. Excel prilikom sortiranja podataka preuređuje redosled liste poštujući postavljena pravila redosleda, kojih u jednom izvršenju može biti od jedan do čak 64 (prethodne verzije su sortirale najviše tri uslova u jednom prolazu). Kada radite sa listama, Excel podrazumevano prepoznaje zaglavlja, pa ih uredno očuva na mestu prilikom sortiranja. Inače, na ovom planu postoje još neke vrlo zanimljive novosti koje ćemo opisati malo kasnije. S obzirom na to da je reč o relativno čestoj operaciji, potrebne komande ćete zateći na više mesta: u paleti Home > Editing > Sort & Filter, u grupi Data > Sort & Filter, a na raspolaganju je i priručna opcija Sort nad obeleženim opsegom u kontekstnom meniju. Najzad, ispod svakog dugmeta u zaglavlju kolone eksplicitne tabele, ako ste je definisali, postoje najčešće komande za sortiranje.
Brojevi se rastuće sortiraju od najmanjeg negativnog ka najvećem pozitivnom broju. Za raznovrsne tekstualne podatke u kriterijumu
sortiranja važi sledeći redosled težine, od manjeg ka većem: cifre od 0 do 9; specijalni znaci; slova od A do Z (velika slova imaju veću težinu od malih, ali to je kriterijum nižeg ranga i važi samo među istim rečima napisanim različitom veličinom slova); logičke vrednosti (FALSE se sortira pre TRUE); poruke o grešci, koje sve imaju istu težinu. Prazne ćelije se uvek sortiraju na dnu liste, bez obzira na izabrani redosled sortiranja. Kao kriterijum sortiranja mogu poslužiti i korisnički definisane liste koje koristite u automatskoj popuni (pogledajte spiskove u dijalogu Office > Excel Options > Popular > Ed‑it Custom Lists).
Postoje dva pristupa sortiranju liste. Prvi je jednostavan: postavite se u kolonu po kojoj želite da sortirate i birajte komandu sa ikonom „A to Z“ za rastući, odnosno „Z to A“ da biste sortirali u opadajućem redosledu. Excel 2007 unosi malo više udobnosti u interfejs za sortiranje: prepoznajući tip podataka, program će sročiti prikladan tekst komande za sortiranje. Tako ćete nad tekstom i dalje videti opis Sort A to Z, dok ćete nad kolonom brojeva videti npr. Sort Largest to Smallest (opadajući redosled), a nad kolonom datuma komanda će glasiti npr. Sort Oldest to Newest (rastući niz datuma). Uočite da kada sortirate eksplicitnu tabelu, dugme u zaglavlju nekih kolona će dobiti tanku strelicu koja ukazuje na to da je sadržaj u njima sortiran.
Drugi pristup u sortiranju je da otvorite puni dijalog za tu svrhu, kako biste odmah zada
�7a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
li složeniji ili višestruki kriterijum; dijalog ćete pozvati komandom Data > Sort & Filter > Sort. Program će prepoznati sve elemente strukture, pa će ih izložiti u dijalogu. Najpre definišite već postavljeni, prvi kriterijum u glavnom oknu: odaberite ime kolone, zasad ostavite stavku Sort On – Values, pa definišite redosled; uočite da na dnu spiska za alfabetske podatke imate na raspolaganju i opciju upotrebe korisnički definisane liste. Sada možete dodati drugi, podređeni kriterijum, onaj koji važi ukoliko prvi kriterijum ne razlikuje stavke; kliknite na Add Level, pa postavite uslov nad drugom kolonom.
Možete upotrebiti i dugme Copy Level da biste iskopirali obeleženi kriterijum – no, zašto biste to učinili? Vreme je da opišemo novosti: uočite sadržaj padajuće liste Sort On. Sada kao kriterijum za sortiranje možete upotrebiti i boju podloge ćelije (Cell Col‑or), boju fonta (Font Color) ili ikone koje ste postavili uslovnim oblikovanjem opsega. Kako promenite predmet sortiranja, tako će se promeniti ostatak reda, pa možete npr. kroz dva kriterijuma nad istom kolonom definisati da se zelene zastavice nađu na vrhu, a crvene na dnu tokom sortiranja. Ovaj novitet naprasno daje legitimitet ručnom šaranju neke liste – ako tokom pregleda vidite neke posebne podatke, bilo kakvim bojenjem ćete im dati funkcionalni značaj ako, na primer, prilikom sortiranja postavite da ta boja ide na vrh bez obzira na neke prave vrednosti (koje ćete sortirati u podređenim kriterijumima).
Kada postavite više kriterijuma nad nekom listom, vrlo je udobno to što će tokom sesije u radnoj svesci sadržaj dijaloga ostati upamćen i povezan sa tim podacima, pa možete da se vratite u dijalog u nameri da varirate kriterijume i ponovite postupak. Plave strelice su na raspolaganju za premeštanje redosleda kriterijuma, ne
ki nivo možete izbrisati, dodati novi, itd. Najzad, ispitajte i sadržaj dijaloga Options: ovde ćete odrediti da li je razlika između velikih i malih slova važna, a možete upotrebiti i retku, ali raspoloživu opciju sortiranja sleva nadesno.
Vodite računa o izračunatim poljima u procesu sortiranja: korisno je da koristite apsolutne reference, da se ne bi izgubila veza sa matičnim podacima. Ako ste nezadovoljni rezultatom sortiranja, odmah možete opozvati operaciju komandom Undo. Postoje i situacije kada ćete poželeti da privremeno sortirate listu, radeći nešto drugo u međuvremenu pre vraćanja liste na prethodno stanje. Ako niste sigurni koji je redosled bio na snazi, na početku posla se poslužite
trikom: pre sortiranja dodajte listi jednu kolonu i popunite je rednim brojevima (iskoristite mogućnost automatske popune); kada odlučite da vratite tabelu u pređašnje stanje, sortirajte je ponovo po rednim brojevima, a na kraju izbrišite pomoćnu kolonu.
Ukoliko želite da sortirate samo jedan podskup podataka unutar liste, najpre ga obeležite. Sistem za sortiranje će pretpostaviti nekonzistentno sortiranje, pa će predložiti da proširi kontekst operacije na celu listu; ali, ako je tako potrebno, odgovorite odrečno na to pitanje.
FiltriranjeAko poželite da pogledate samo jedan deo
neke duge liste ili eksplicitne tabele, tako da se vide samo podaci koji odgovaraju nekom zada
�� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
tom uslovu, upotrebićete operaciju filtriranja. To je nedestruktivna alatka koja se direktno primenjuje nad sadržajem liste, a funkcioniše tako što se privremeno sakrivaju svi oni redovi koji ne odgovaraju kriterijumu. Postoje dva vida ove operacije: automatsko filtriranje je jednostavni oblik koji ćete uglavnom koristiti; napredno filtriranje je nešto složeniji postupak koji počiva na spoljnoj strukturi kao kriterijumu.
Automatsko filtriranje je znatno pojačano u aktuelnoj verziji programa, jer su detaljne opcije bolje izložene i prepoznaju kontekst tipa podataka. Najpre je potrebno da pridružite alatku zaglavlju liste; ako ste definisali eksplicitnu tabelu, sistem je to već učinio za vaš račun; ako je reč o prostoj listi, tu dugmad možete dodati sa
mi komandom Data > Sort & Filter > Filter ili Home > Editing > Sort & Filter > Filter. Najzad, otvorite paletu pod dugmetom kolone koja će biti nosilac filtera.
Najveće okno u paleti sadrži uzorke svih podataka kolone (zapravo, „samo“ prva 1024 podatka, ali u praksi više i nema smisla). Ako je podataka malo, iskoristite polja za potvrdu da zadržite samo željene vrednosti; ako ih je više, a trebaju vam samo neke stavke, pravi trik je da isključite polje (Select All), što isključuje sve ostalo, pa da uključite samo željene. U zavisnosti od tipa podataka, videćete i kaskadni meni Text Filters, Number Filters, itd. gde ćete
videti gomile odgovarajućih opcija. Komanda sa tri tačke otvara dijalog, pa tamo možete dodati vrednost i opcioni drugi kriterijum (ne više od toga). Za tekst birate da li stavke počinju nekim slovima, završavaju se njima ili ih sadrže (ili ne sadrže); za brojeve, postavljate odgovarajuće (ne)jednačine, a imate i novu opciju koja filtrira brojeve koji su manji ili veći od proseka celog uzorka.
Kada ugledate opcije za filtriranje po datumima, zapanjićete se: osim uobičajenih postavki relacija, možete birati među petnaestak opcija filtriranja relativno u odnosu na današnji datum ili možete birati neki određeni period (mesec ili kvartal) u tekućoj godini. I najzad, sve kolone koje sadrže neko vizuelno obeležje (boja
podloge ili fonta, ikona uslovnog oblikovanja) dobiće aktivnu stavku Filter by Color, koju ćete upotrebiti da izolujete vidljivost podataka koje ste sami nekako obeležili ili je to učinila alatka za uslovno oblikovanje.
Dakle, po zadatom filtriranju, biće sakriveni „loši“ redovi, a odabrani redovi su naglašeni plavom bojom broja u zaglavlju redova. Strelica na dugmetu kolone čiji filter je aktivan će se pretvoriti u ikonu za filtriranje. Svaku filtriranu listu možete slobodno opet filtrirati po nekoj drugoj koloni: time ćete praktično dobiti rezultate vrlo složenog upita. U filtriranoj listi možete slobodno menjati podatke, čak i u koloni ko
��a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ja je nosilac kriterijuma. Međutim, ukoliko tako izmenjeni sadržaj više ne zadovoljava kriterijum, neće doći do automatskog sakrivanja tog reda. U takvim slučajevima morate ponovno izvesti filtriranje: samo otvorite paletu i opet kliknite na OK. Pomoći će vam i formalna komanda Data > Sort & Filter > Reapply, pod uslovom da vam je „na nišanu“. Najzad, primetite da ako filtrirate eksplicitnu tabelu koja sadrži red totala, tu ćete uvek videti trenutni zbir samo vidljivih podataka; to je posledica veštog „podmetanja“ funkcije SUBTOTAL, koja sadrži opciju prvog argumenta u vrednosti 101111, što upravo služi toj svrsi.
Opišimo kako funkcionišu posebne varijante filtriranja. Najpre, proverite da li na dnu u oknu uzoraka postoji stavka (Blanks); ako je tu, to znači da u koloni liste postoje i prazne ćelije, pa do njih možete doći ovakvim filtriranjem i proveriti razlog za pojavu nedostajućeg podatka. Opcija Number Filters > Top 10 omogućava izradu svojevrsne topliste na osnovu numeričkih vrednosti. U tri polja dijaloga birate da li želite vršne ili najniže vrednosti, zatim birate broj koji označava količinu, a izborom atributa Items ili Percent odlučujete da li će to biti tačan ili relativni broj elemenata liste. U dijalogu Cus‑tom Filter možete i sami postaviti kriterijum u posebnim granicama vrednosti. U padajućoj lis
ti dobijate sve kombinacije relacija u odnosu na vrednost koju sami unosite u polje na desnoj strani. Možete koristiti i džokere „?“ i „*“, koji menjaju jedan ili više alfanumeričkih znakova. Opcioni drugi kriterijum ćete povezati sa prvim operatorom AND ili OR, čime postavljate složeniji uslov, poput „tekst počinje rečju proizvod i ne sadrži reč mes*“ ili „sve vrednosti veće od ili jednake 10 i manje od 50“.
Rezultati filtriranja u jednoj koloni se ukidaju izborom opcije (Select All) u paleti kolone. Ukoliko je uključen još neki filter, on ostaje na snazi dok ga sami ne isključite istim potezom. Potpuno uklanjanje svih postavljenih kriterijuma ćete izvesti u jednom potezu komandom Data > Sort & Filter > Clear. Mehanizam filtriranja ćete potpuno ukloniti, a listu vratiti u prvobitno stanje ako isključite dugme Filter na glavnoj traci. Možete isključiti alatku za filtriranje i nad eksplicitnom tabelom, mada vam predlažemo da to ne činite.
Jezgro naprednog filtera je kriterijum u obliku tabele koja se održava na posebnom mestu van liste. Sadržaj te tabele može da se menja, pri čemu se po novom filtriranju dobijaju drugačiji pogledi na listu u zavisnosti od tog uslova. Pogledajmo kako se angažuje napredni filter.
Tabela kriterijuma može da sadrži jedan ili više kriterijuma. Formirajte zaglavlje od jednog ili više polja čija imena su identična zaglavljima kolona liste. U drugi red ćete uneti vrednosti kao što ste ih unosili prilikom postavljanja korisnički definisanih kriterijuma u automatskom filteru. Pogledajmo kako se tumače tabele date
30 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
na slici: koliko god kolona da postavite u tabelu kriterijuma, njihov odnos se definiše logičkim operatorom konjunkcije („I“, logičko AND). U toku filtriranja, prvi primer sa slike će se čitati kao „prodavnica je prod3 i roba je slatkiši“. Probajmo i malo složeniji kriterijum: ako tabela kriterijuma ima više redova, njihov odnos se tumači logičkim operatorom disjunkcije („ILI“, logičko OR). Drugi kriterijum se čita kao „prodavnica je prod1 ili prodavnica je prod3“. Jedna kolona može da učestvuje i u konjunkciji: treći kriterijum se tumači kao „prodavnica nije prod1 i prodavnica nije prod2“.
Složeni filter se postavlja pomoću dijaloga koji pozivate komandom Data > Sort > Filter > Advanced. U dijalogu najpre birate da li se filtriranje obavlja u samoj listi, poput opcije automatskog filtriranja, ili rezultat treba iskopirati na drugo mesto na istom radnom listu. Zatim definišete adresu opsega liste; ako je na početku bila aktivna neka ćelija liste, opseg će biti prepoznat, pa iskoristite tu mogućnost; u polje Cri‑teria range unesite adresu opsega pomoćne ta
bele u kojoj ste pripremili kriterijum. Ako ste odlučili da napravite kopiju podataka, u polje Copy to postavite adresu gornje leve ćelije buduće liste rezultata. Opcija Unique records only eliminiše duplikate u listi. Kada potvrdite unos, filter se uspostavlja. Ako promenite kriterijum, morate ponovo proći kroz dijalog Advanced Fil‑ter. Da biste opozvali dejstvo filtera, pozovite komandu Data > Sort & Filter > Clear.
Ako u uobičajenom postupku odaberete novu lokaciju za rezultat filtriranja, na raspolaganju je isključivo prostor na istom radnom listu, što nije baš udobno. Ovo ograničenje ipak možete izbeći jednim trikom: neka u trenutku poziva dijaloga Advanced Filter bude aktivan poseban radni list na kome se nalazi samo tabela kriterijuma, a prilikom popune dijaloga referencirajte listu koja se nalazi na drugom radnom listu.
Strukturno referenciranjeExcel 2007 donosi i jednu novost koja je u
vezi sa primenom eksplicitnih tabela: to je strukturno referenciranje sadržaja tabele. Iako nije reč o funkcionalnosti koja je korisnicima često potrebna, pominjemo je zato što ćete tokom rada verovatno naići na takve zapise, pa je zgodno da makar znate o čemu je reč. To ćemo učiniti sa primerima.
Ponovite postupak naprednog filtriranja, ali najpre definišite polaznu listu kao eksplicitnu tabelu. Otvorite dijalog za definisanje elemenata naprednog filtera, pa ponovo defi
nišite tabelu referencu. Umesto npr. adrese $A$3:$D$99, videćete da je opseg zapisan oblikom poput Table1[#All]. Pokušajte još nešto sa novom listom: definišite imena nekih proizvoda, pa napravite kolone sa količinom i cenom; potom definišite listu kao eksplicitnu tabelu. Tek sad, uz desnu ivicu dodajte novo zaglavlje u koje ćete dodati ukupnu vrednost kao umnožak količine i cene. U prvu ćeliju podatka une
31a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
site izraz za množenje, tako što ćete tokom pisanja birati reference klikom mišem (znak jednakosti, klik na količinu, zvezdica za množenje, klik na cenu). Pre nego što potvrdite unos, videćete zapis nalik na:
=Table1[[#ThisRow];[količina]]*
Table1[[#ThisRow];[cena]]
U času kad pritisnete Enter, ova formula će se sjuriti niz kolonu vrednosti, postavljajući tu istu formulu u sve ćelije; program je ispravno pretpostavio šta želite da učinite (to bi se desilo i da ste uneli obične adrese kao reference; poenta je u strukturi tabele). Ova varijanta zapisivanja reference u formuli, kao i ona prethodna, naziva se strukturna referenca. Posmatrajte to kao nešto što je na „višem stupnju lestvice“ nego što je ručno imenovana referenca, a posledica je „tvrde strukture“ koju daje eksplicitna tabela. Efekat možete da koristite bilo gde u aktivnoj radnoj svesci. Na primer, ukupan zbir svih vrednosti možete bilo gde napisati kao =SUM(Table1[vrednost]). Pokušajte upravo ovo, ali kucajte polako i posmatrajte ekran: primetićete kako vam program daje inteligentnu pomoć u vidu interaktivnih dopuna vašeg kucanja, gde se reference na tabelu ili njene elemente pojavljuju skupa sa prepoznatljivim ikonama.
Upotreba funkcija u pregledu listePostoje izvesne funkcije koje prošlog mese
ca nismo pomenuli u pregledu u odeljku o grupama funkcija. Razlog za to će vam ubrzo postati jasan: bilo je najpre potrebno da se upoznate sa strukturom liste, što je polazište za rad tih vrlo vrednih funkcija. Govorimo najpre o jednoj popularnoj funkciji koja pripada grupi za rad
sa referencama, a potom opisujemo celu grupu funkcija uz čiju pomoć lista zaista može biti tretirana kao baza podataka.
VLOOKUPJedan od načina eksploatacije liste je po
moćna tabela za pregled iz koje se mogu prikazati podaci jednog sloga liste. Ideja je prosta: unosi se poznati jedinstveni identifikator
sloga, koji ćemo nazvati tražena vrednost (ovo možete shvatiti kao ključ sloga), dok se ostale vrednosti pretragom liste dovode u rezultat funkcije. Najvažnija funkcija Excela koja ovo radi je VLOOKUP, za čiji rad je potrebno da podaci budu uređeni kao lista. Funkcija VLOOKUP poredi traženu vrednost sa sadržajem prve leve kolone liste, a zatim vraća pridruženi podatak iz pronađenog reda. Sintaksa funkcije je:
VLOOKUP(tražena_vrednost;opseg_liste;
broj_kolone;način_pretrage)
Argumenti funkcije znače sledeće:tražena_vrednost – argument koji upućuje
na vrednost koja se traži u prvoj koloni liste. Može biti konstanta, ali najčešće se izražava kao adresa ćelije u koju se u toku rada unosi tražena
3� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
vrednost. Ako je vrednost argumenta manja od najmanje vrednosti u prvoj koloni tabele, funkcija će vratiti grešku #N/A.
opseg_liste – referenca ka listi, napisana kao adresa ili kao imenovani opseg.
broj_kolone – ovaj argument određuje položaj podatka koji se konkretno vraća kao vrednost funkcije. Ako se podatak nalazi u trećoj koloni liste, treba postaviti broj 3.
pretraga_opsega – opcioni argument funkcije; to je logička vrednost predstavljena parom konstanti TRUEFALSE ili 10. Ako je argument izostavljen ili ima vrednost TRUE ili 1 i ako nije pronađena tačna tražena vrednost, biće prihvaćena najbliža manja vrednost. Ako je vrednost argumenta FALSE ili 0, funkcija traga isključivo za tačnom traženom vrednošću; ako ta vrednost ne bude nađena, funkcija će vratiti grešku #N/A. Ako je vrednost argumenta TRUE, prva kolona mora biti sortirana u rastućem redosledu; u protivnom, funkcija može da vrati besmislen rezultat, pa obratite pažnju na taj detalj. Ako je vrednost FALSE, prva kolona ne mora biti sortirana.
Na slici možete videti praktičan primer upotrebe funkcije VLOOKUP: ovo je tabela stopa rabata koje dajete kupcima prema iznosu na fakturi. Sad na samoj fakturi možete povezati ukupan iznos sa sadržajem tabele, što će vam dati valjan procenat rabata koji se odnosi na datu vrednost. Jedna uzgredna opaska: ako poželite da primenite slično rešenje, obavezno sklo
nite konsultacionu tabelu na drugi list; u ovom primeru, tabela se nalazi na istom listu samo zbog ilustracije.
Funkcije baze podatakaU Excelu postoje funkcije za obradu ba
ze podataka koje koriste tabelu kriterijuma, jednaku onoj u postavljanju složenog filtera. Ove funkcije će rezultat iskazati direktno, pa nema potrebe da se lista filtrira zbog jednog sloga ili selektivne operacije. Pošto element u tabeli kriterijuma ne mora biti konstanta, nego i rezultat formule, ove funkcije možete da upotrebite kao svojevrsno jezgro sistem upita u svojoj Ex‑cel aplikaciji.
Sintaksa svih ovih funkcija je:
Dfun(opseg_liste;kolona;kriterijum)
Dfun je naziv funkcije. Sve funkcije počinju slovom D koje sugeriše reč database; zbog toga, Excel stručnjaci ih u žargonu nazivaju „Dfunkcije“. Pri tom je opseg_liste adresa ili, što je uvek bolje, ime opsega liste; kolona je ime ili re
dni broj kolone liste u kojoj funkcija traži rezultat a kriterijum – referenca ka tabeli kriterijuma.
Funkcije za izračunavanje raznih vrednosti prema datom kriterijumu u listi su DAVERAGE, DMIN, DMAX, DCOUNT, DSUM... Pogledajmo kako se one pripremaju i kako funkcionišu. U listi na slici se nalaze po
daci o izmerenim vrednostima u jednoj meteorološkoj stanici tokom trideset dana, mereno tri puta dnevno. Merene su četiri veličine (dakle, postoje četiri podatka) a zadatak je da se obavi nekoliko manjih analiza. Da biste lakše pisali formule, celoj listi je dato ime podaci.
Napravite malu tabelu kriterijuma od dve ćelije: prva sadrži tekst „vreme“ i poklapa se tek
33a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
stom u odgovarajućem zaglavlju kolone; u drugu ćeliju ćete unositi vremena za koje želite podatke. Tabela kriterijuma se nalazi u bloku I2:I3. Unesite vrednost „7:00“ u ćeliju I3 i negde napišite ove formule:
=DAVERAGE(podaci;3;I2:I3)
=DMAX(podaci;3;I2:I3)
=DMIN(podaci;3;I2:I3)
Funkcije daju rezultate koji glase „u bazi podaci izračunaj prosek (maksimum, minimum) u koloni 3, od podataka za koje važi da je vreme jednako 7:00“. Promenite vrednost u ćeliji I3: unesite „13:00“ i vrednost se trenutno menja. Ako biste hteli podatke o temperaturi bez obzira na doba dana, samo izbrišite podatak u toj ćeliji.
Uz pomoć funkcije DGET lako možete pronaći ceo slog „baze“ prema nekom kriterijumu. Poput pravih baza podataka, potrebno je da lista ima neki jedinstveni ključ, podatak koji jednoznačno određuje traženi slog; to je suština upotrebe ove funkcije.
Pogledajte sliku: formula =DGET(A3:D15;2;A17:A18) daje ime radnika iz liste prema zadatoj šifri. Odgovarajući skup formula za svako polje će dati odgovarajuća polja odabranog sloga.
Sažeti prikaz strukture tabeleGrupa komandi Data > Outline služi saži
manju velikih tabela, i to tako da slobodno sakrivate i otkrivate detalje po kolonama ili redovima. Ovaj put nije reč samo o listama: na slici vidite primer tabelarnog pregleda kakav se verovatno često može sresti u praksi. Ovaj primer je mali: cela tabela je vidljiva na jednom ekranu. Ali, postoje i prilike kada su ove tabele veoma velike, pa je teško ostvariti uvid u sve podatke odjednom.
Da biste kreirali sažeti pregled, treba da definišete grupe opsega redova i kolona. Grupa se, uglavnom, prepoznaje tako što se na jednom njenom kraju nalazi zbir reda ili kolone u željenom opsegu, kao što možete videti na slici. Grupe se označavaju po nivoima dubine, kojih može biti do osam po redovima i do osam po kolonama (što je više od realne potrebe). Nivoi se označavaju posebnim simbolima u marginama zaglavlja radnog lista, a uz njihovu pomoć ćete lako upravljati pregledom. Na jednom radnom listu možete imati samo jedan sažeti pregled.
Sažete preglede strukture možete napraviti u tri vida. To su: automatski prikaz strukture, kada su podaci organizovani u obliku detalja i zbirova koji nedvosmisleno upućuju na grupe podataka; manuelni prikaz strukture se postavlja kada zbirovi po grupama ne postoje ili nisu direktno ispod ili desno od detaljnih podataka; i liste podzbirova, kada želite da napravite sumarne preglede po grupama direktno unutar polazne liste.
34 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Da bi napravio automatsku sažetu listu, Excel ispituje formule u radnom listu i utvrđuje korelacije i smer pružanja referenci u formulama, koje su najčešće zbirovi po nivoima; to je ključ za automatsko prepoznavanje grupa podataka. Pozivom komande Data > Outline > Group > Auto Outline nad tabelom koju smo uzeli za primer, dobija se rezultat kao na sledećoj slici. Pošto je prikaz strukture jedinstven na radnom listu, u času poziva ove komande čak nije neophodno da bude aktivna neka ćelija unutar tabele.
Između zaglavlja kolona i redova i samog radnog lista, pojavljuju se kontrole koje predstavljaju grupe i koje vam omogućuju da sakrivate ili otvarate pojedine grupe ili cele nivoe. U gornjem levom uglu, vide se malena dugmad sa brojevima koji označavaju grupe: najveći broj uvek predstavlja nivo detalja, sledeći manji broj je prvi nivo zbirova, i tako redom do zbira najvišeg nivoa. U primeru, postoje tri nivoa po redovima (promet po grupama robe, dnevni promet po prodavnici, ukupni dnevni promet za sve prodavnice) i dva nivoa po kolonama (pro
3�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
met po danima i zbirovi za cele radne nedelje). Vide se i linije koje prate siluetu grupe, praćene dugmetom u kome je trenutno znak minus.
Kako funkcionišu ove oznake, objasnićemo na primeru na slici. Ako kliknete na broj 2 u grupi po redovima, tabela će biti sažeta tako da je vidljiv samo drugi nivo. Tačno ispod broja 2, minusi su se pretvorili u pluseve; ti znakovi služe da otvorite ili zatvorite pogled na grupu. Ako sad, na primer, kliknete na znak plus pored zbirnog reda za prodavnicu 3, otvoriće se njeni detalji. Klikom na znak minus, koji se sad pojavio, ponovo će se zatvoriti ta grupa podataka. Isto važi i za kolone, pa sad možete birati koje detaljne podatke želite da izložite pogledu. možete Sažeti pogled se ukida komandom Data > Outline > Ungroup > Clear Outline i tada se tabela vraća u prvobitno stanje.
U sledećem primeru na slici tabela je proširena na period od četiri nedelje za osam prodavnica, gde je svaka nedelja posebno sumirana, a u poslednjoj koloni postoji kolona sa totalom za sve četiri nedelje. Takvu tabelu je teško pregledati u ukupnom obimu i ovde je sažeti pregled pravi spas. Sada i po kolonama postoji tri nivoa, a pogled na tabelu sažet po drugom nivou izgleda kao na slici. Sad, ako biste hteli da vidite detaljne podatke prodavnice 3 u drugoj nedelji, samo otvorite tu grupu i po redovima i po kolonama i detaljni podaci se pojavljuju. Ovakav način pregleda je posebno prikladan ukoliko izveštaj prosleđujete drugom korisniku ili rukovodiocu, ko
ji će pregledati neke detaljne podatke o nečemu samo ako bude zainteresovan za to.
Kada tabela ne sadrži zbirove ili zbirovi nisu direktno oslonjeni uz matične podatke, sažeti pregled možete napraviti isključivo manuelnim putem. Pogledajte varijantu tabele na sledećoj slici: da bismo aranžirali sažetu tabelu, potrebno je da između grupa bude barem jedan prazan red ili kolona; u suprotnom, desilo bi se da sledeća grupa bude pripojena prethodnoj. Ovo je veoma redak primer kada prazni redovi u tabeli koriste strukturi. Pride, jedan od razloga što vam uopšte pominjemo ovaj slučaj je namera da vam skrenemo pažnju na jednu univerzalnu prečicu u Excelu; verujte, želećete da je koristite.
Ova tabela nema u sebi zbirove, poput prethodne, pa mehanizam za automatsko sažimanje nema informaciju primerenu za grupisanje. Da biste dobili sažeti pregled, obeležite celu grupu (u primeru: sve numeričke podatke o jednoj prodavnici u obe nedelje) i komandom Data > Group > Group pozovite dijalog u kome ćete odabrati da želite grupisanje po redovima (Rows). Pojaviće se područje za kontrolu grupe na levoj strani koje će obuhvatiti samo grupu koju ste obeležili (svi iznosi za jednu prodavnicu).
Sada je potrebno da ponovite postupak i za sve ostale delove tabele koji čine preostale grupe. Ovde dolazi na red pomenuta prečica: kad god ste u sličnoj prilici da je potrebno da izvedete neku složeniju operaciju, pogotovo kad to po
3� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
drazumeva potrebu da ulazite u dijaloge za podešavanje opcija, imate mogućnost ponovite radnju mnogo brže. Neposredno nakon izvođenja prve operacije, obeležite sledeći opseg na kome želite da uradite to isto, pa pritisnite taster F4: time ponavljate poslednju komandu do u detalj. U ovom slučaju, obeležavaćete redom podatke za ostale tri prodavnice, pa ćete tom prečicom odmah grupisati njihove podatke.
Kada završite grupisanje po redovima, krenite u unakrsno obeležavanje grupa po kolonama (sve prodavnice u jednoj radnoj nedelji) i tako ćete formirati drugu dimenziju sažimanja. Sada opet morate da prvi put uđete u dijalog za grupisanje, jer valja da odredite da se grupišu kolone. Ovako formiran sažeti pregled ima slične mogućnosti kao i automatski, ali uz nedostatak zbirnih informacija. Ovo grupisanje, stoga, primenjujte u situacijama samo kada želite da napravite prosti sažeti pregled od tek formiranih tabela, u nameri da veliki obim podataka svedete na lakši pregled.
Uzgred, pokušajte da napravite grafikon nad sažetom tabelom: uočićete da sadržaj grafikona može da prati vidljivi deo strukture. Prepustićemo vam da sami pronađete optimalne
opcije ovakvog pristupa. Ovo je zgodna prilika da vam skrenemo pažnju na takvu tehniku rada: mnogi analitički alati dobro sarađuju sa drugim alatima, pa ćete uz malo mašte i veštine brzo doći do veoma zanimljivih rezultata. Drugi primer takve kombinacije: napravite grafikon nad eksplicitnom tabelom, pa menjajte opcije filtriranja...
Tabele podzbirovaPretpostavimo da ste prikupljanje poda
taka obavili u formi liste, poput ove na slici: u ovakvoj strukturi moguće je organizovati poseban oblik sažetog pregleda. Excel omogućuje pregled podzbirova u uredno sortiranim listama; pritom ti podzbirovi menjaju strukturu liste, ali mehanizam obezbeđuje da uredno vratite listu u prvobitno stanje. U ovoj operaciji skrivena je funkcija SUBTOTAL koja obezbeđuje opciju prikaza nekoliko agregatnih funkcija, u zavisnosti od argumenta; pritom će prikladni dijalog da vas rastereti potrebe da razmišljate o sintaksi, nego ćete videti prepoznatljive elemente. Inače, nije moguće praviti podzbirove u listi konvertovanoj u eksplicitnu tabelu; za tu potrebu, koristićete jednu napredniju alatku o kojoj
37a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
govorimo posle. No, pogledajmo kako se prave podzbirovi u listi.
Sortirajte listu prema nivoima svih željenih podzbirova. Lista na slici je sortirana po mesecima, a zatim po prodavnicama. Dok je aktivna jedna od ćelija liste, pozovite dijalog Data > Outline > Subtotal. U prvoj padajućoj listi
At each change in birajte podatak po kome se rezultati grupišu; u drugoj birajte jednu od raspoloživih funkcija; verovatno ćete birati sabiranje
ili prebrojavanje. U grupi Add subtotal to izaberite sve kolone ispod kojih želite da vidite međurezultate. Tri opcije na kraju dijaloga određuju da li će novi podzbirovi ukloniti prethodne, da li da se formira prelom stranice u štampi ispod svakog rezultata i da li da se formira ukupni total na kraju liste; zasad je bitno samo da bude uključeno poslednje polje za potvrdu.
Označeni kriterijum bi se mogao pročitati ovako: „Pri svakoj promeni meseca upotrebi funkciju sabiranja na podacima o neto prometu i marži“. Kada primenite kriterijum, na levoj strani će se pojaviti područje za kontrolu
grupe; ono se koristi na isti način kao i u sažetim pregledima strukture. Ispod podataka o svakom mesecu biće pridodat pojaviće se zbir sa pratećim tekstom poput „januar Total“, što označava da je reč o zbiru podataka.
Možete dodavati i sledeće nivoe podzbirova. Sledećim pozivom dijaloga Subtotal možete postaviti kriterijum nižeg nivoa, a tada isključite opciju Replace current subtotals, koja služi za brisanje prethodnog podzbira. Postavite, recimo, sabiranje bruto prometa po prodavnicama. Biće dodat još jedan nivo i sada sažeta lista po tom kriterijumu može izgledati ovako:
Na istom nivou možete zadati i više od jedne funkcije: recimo, pored zbira možete aranžirati i podatak o prosečnom prometu po me
3� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
secima. Sažeti pregled svih podzbirova u listi ćete ukloniti klikom na dugme Remove All u dijalogu Subtotal; nije moguće uklanjanje samo jednog, naknadno dodatog podzbira. Tim potezom, lista se vraća u prvobitno stanje. Inače, postoji još jedan način da uklonite kontrolu grupa, po ceni da se odreknete liste kao strukture, jer pritom trajno zadržavate redove sa podzbirovima u listi: upotrebite komandu Da‑ta > Outline > Ungroup >Clear Outline. Ovo ne pominjemo kao predlog, nego kao upozorenje: naime, opoziv te radnje neće biti moguć, pa biste se možda našli u nezgodi ako ste radili sa originalnom listom. Iz pomenuta dva razloga, ako vam je stalo do takvog eksperimenta, bilo bi najbolje da ga izvedete na kopiji radnog lista polazne liste.
Konsolidacija tabelaKonsolidacija je postupak združivanja više
tabela iste ili slične strukture u jednu, pri čemu se uporedni podaci sumiraju u zbirni podatak. U opštem slučaju polazne tabele ne moraju biti istih dimenzija, pa čak ne moraju sadržati iste kategorije: dovoljno je da postoji neka smislena veza između podataka. Ključ za takvu vezu su
obeležja u zaglavljima, koja moraju da budu jednaka kako bi alatka mogla da upari podatke.
U primeru imamo četiri tabele koje nisu jednakog sadržaja, jer prodavnice prodaju različite vrste robe, a neke tabele ne pokrivaju pet dana u nedelji. Pre poziva komande Data > Da‑ta Tools > Consolidate, postavite se na ćeliju koja će biti budući gornji levi ugao podataka konsolidovane tabele; neka to bude neka ćelija istog radnog lista, negde ispod polaznih tabela. U dijalogu najpre postavite funkciju koja figuriše nad podacima (to je uglavnom sabiranje). Zatim je potrebno da napravite spisak referenci izvornih podataka. To ćete najlakše učiniti obeležavanjem referentnih opsega mišem; kako označite koji opseg, dodajte ga u listu referenci klikom na Add. Uključite obe opcije grupe Use labels in, a polje za potvrdu Create links to source data neka bude isključeno. Potvrdom postavki, dobićete rezultat kao u dnu slike: sabrane su sve odgovarajuće vrednosti iz svih tabela; razmislite koliko bi vam vremena trebalo da to izvedete ručno. Uočićete da ovako formirana tabela nema nikakva automatizovana svojstva: iako su svi podaci u njoj zaista zbirovi iz polaznih tabela, nema formula koje to obelodanjuju.
3�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Definicija konsolidacije koju ste postavili u dijalogu ostaje trajno upamćena kao svojstvo radnog lista, što znači da na jednom radnom listu možete imati samo jednu definisanu konsolidaciju. Naravno, polazne tabele mogu biti raštrkane po radnoj svesci (pa čak i u više njih), što ne smeta da konsolidaciju definišete na novom radnom listu koji će poslužiti samo za tu svrhu. Dabome, ako dođe do promena u dimenzijama neke od tabela, moraćete prepraviti referencu; prilično nezgodno ako jedna tabela učestvuje u više konsolidacija. Zbog toga, bilo bi najbolje da investirate malo vremena zarad sopstvene udobnosti i tačnosti podataka: sve polazne tabele definišite kao imenovane opsege, pa se o va
ljanosti reference brinite na jednom mestu, korišćenjem dijaloga Name Manager.
Postoji i mogućnost da ograničite sadržaj koji će se pojaviti u konsolidovanoj tabeli. Postavite formu nove konsolidovane tabele tako što ćete postaviti samo zaglavlja redova i kolona koja želite, a koja su usklađena sa polaznim zaglavljima. Zatim, neposredno pre poziva dijaloga Consolidate označite ceo opseg koji će činiti konsolidovanu tabelu. U ime lakše provere tačnosti, najbolje je da sažetu konsolidaciju obavljate na radnom listu na kome ste ranije već definisali ulazne reference. Kao rezultat, dobićete samo konsolidovane podatke koje ste izabrali.
Kada je konsolidovana tabela postavljena na istom listu, tada nije moguće uključiti opciju veze sa polaznim podacima (polje za potvrdu Create links to source data); to možete varirati samo ako se konsolidacija obavlja na po
sebnom listu. U tom slučaju, kada je povezivanje isključeno, rezultat je tabela jednakog oblika kao i ona koja se pravi na istom radnom listu na kome se nalaze izvorni podaci.
Uključivanjem opcije povezivanja, osiguraćete osvežavanje rezultata nakon bilo kakve promene u polaznim podacima. Postoji još jedna važna razlika: oblik konsolidovane tabele će biti drugačiji. Sada je to lista podzbirova kojoj će biti pridodata kolona sa imenom aktivne radne sveske; ovo pomaže u slučajevima objedinjavanja podataka iz više radnih svezaka, što je u praksi često potrebno. Štaviše, informacija o imenu radne sveske predstavlja jedan od matičnih podataka u ovom obliku konsolidacije.
Izvedene tabeleKada imate veoma veliku količinu podata
ka u nekoj listi, često je potreban način da lakše sagledate odnose među njima. Možete koristiti filtriranje, ali ako želite da vidite zbirove filtriranih podataka, morate uvek iznova postavljati funkcije za sabiranje samo vidljivog dela liste ili podatke morate sortirati tako da možete upotrebiti sažeti pregled. Često je potreban način da se svi podaci pregledaju interaktivno i jednostavno, ne dirajući polazne podatke, a tako da budu obezbeđene dalje analize ili barem sažeto izveštavanje na jednom jedinom listu papira (ako je papir i dalje „važniji“ u vašem okruženju). Izvedena tabela (engl. pivot table) je interaktivna tabela koja upravo tako obrađuje sadržaj liste ili eksplicitne tabele, pritom je ne menjajući. Ovaj podsistem je značajno redizajniran i unapređen u aktuelnoj verziji Excela,
40 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
jer je optimalno pripremljen za rad sa znatno većim strukturama podataka; pritom postoje i neka ergonomska unapređenja – podsistem više ne deluje kao klasični čarobnjak, nego kao panel. Kako se kreira i kakve su varijante izvedene tabele, pogledaćemo kroz primer.
Zamislite slučaj koji je čest u praksi: podatke prikupljate u listu u vremenskoj dinamici, konstantno je popunjavajući. Lista je najzgodniji oblik prikupljanja podataka; ali, ako biste hteli povremeno da analizirate ovako uređene podatke, previše bi vam vremena oduzelo da svaki put sami prepakujete listu u nekakvu drugačije organizovanu tabelu. Na slici vidite simultano prikupljanje podatka o troškovima po vrstama i po nosiocima (izvinjenje knjigovođama). Tokom unosa, lista je sortirana po datumima i po obeležjima naloga za knjiženje. Napravićemo izvedenu tabelu od ovih podataka. Inicirajte podsistem komandom In‑sert > PivotTable > Piv‑otTable: biće pokrenut dijalog u kome treba da odredite domen polaznih podataka (biće prepoznat ako je bila aktiv
na ćelija liste) i da odredite ciljnu lokaciju; predlažemo da uvek birate opciju New Worksheet, koja će ubaciti novi radni list neposredno levo od aktivnog.
Kada potvrdite polazne parametre i sistem aktivira novi radni list, videćete nekoliko novih elemenata. U glavnoj traci ćete videti kontekstualnu grupu PivotTable Tools sa dve kartice Op‑tions i Design; na radnom listu ćete videti stilizovano područje u kome će biti formirana tabela; uz desnu ivicu ćete videti panel PivotTable Field List u kome ćete izvesti prve korake. Ako kliknete na neku ćeliju na radnom listu, panel će nestati, a pojaviće se opet kada budete kliknuli u zonu tabele; ovo pravilo važi i kasnije, kada već budete formirali tabelu.
Sistem za izvedene tabele funkcioniše tako što kešira podatke negde u pozadini, što je primeren način za potrebe analize spoljnih podataka. Poenta je u tome da sami odredite šta ide u obeležja redova i kolona, a koji podatak se stavlja kao vrednost koja će biti prikazana kao zbir ili druga agregatna funkcija. Vaš neposredni zadatak je da formirate siluetu izvedene tabele tako što ćete prevlačiti polja iz gornjeg okna na predviđena mesta u donjem delu panela. Počnimo najjednostavnije: u okno Row Labels prevucite polje „ek.jed.“, u Column Labels postavite polje „račun“, a u okno Values stavite „iznos“. Ako ste sve uradili kako treba, dobićete situaciju kao sa slike. Ako
41a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ste negde pogrešili, nema veze: prosto, uhvatite mišem obeležje u donjem oknu, pa ga prevucite u drugo okno; ako vam to polje ne treba, izvucite ga natrag u glavno okno panela.
Pomeranje polja po tabeli i van nje su standardni postupci i možete ih ponovo izvesti u bilo kom času, menjajući time izgled izvedene tabele. Hajde da odmah pokušamo: iz zaglavlja kolona u panelu izbacite polje „račun“, pa tu premestite polje iz zaglavlja redova; u zaglavlje redova postavite polje „datum“. Onda učinite ovo:
prebacite podatak o ekonomskoj jedinici u polje Report Filter, a vratite polje računa u zaglavlje kolona (zadržite ovaj izgled, koristićemo ga za dalju priču). Dok ste sve ovo radili, videli ste da se forma tabele značajno menja; imate svu slobodu, ne možete da pogrešite a to je tek početak. Hajde da vidimo šta možete dalje.
Polje filtera na vrhu ima očiglednu namenu: ovde možete da odredite uži skup podataka; kada odaberete drugu ekonomsku jedinicu, podaci u tabeli će važiti samo za nju. Novost u Ex‑celu 2007 je u opciji izbora više stavki u filteru: uključite polje za potvrdu Select Multiple Items i dalje ćete znati šta možete da uradite. Pregledajte sadržaj koji se dobija na dugme sa strelicom u zaglavlju izvedene tabele: prepoznaćete isti sadržaj palete koji ste upoznali u radu sa ek
splicitnim tabelama; naravno, i funkcionalnost je ista. Ako vam stoje datumi u zaglavlju redova, hajde da pokušamo nešto zanimljivo: kliknite na bilo koji datum u zaglavlju, pa pozovite komandu PivotTable Options > Options > Group > Group Field; u dijalogu Grouping overite stavku Months (verovatno je već aktivna) i potvrdite to. U tom času, pojedinačni datumi će biti zamenjeni obeležjima meseca, što je mnogo primereniji oblik. A sad se vratite u panel i prevucite polje ek.jed. iz okna filtera u okno Row La‑
bels, tako da bude postavljeno ispod obeležja polja datum. Sada ćete u izvedenoj tabeli imati podzbirove po mesecima i opciju da sažmete ili razvijete grupu podataka koji se odnose na jedan mesec.
Već ste verovatno primetili da svaka ćelija podatka ili totala ima pridruženu ekransku napomenu; dobro dođe ako izvedena tabela u nekom času ispadne malo veća. Uočite i grupu Options > Show/Hide u kojoj dugmad služe kao prekidači vidljivosti dugmadi na površini tabele. Pogledajte i kontrole u grupi Design > Lay‑out i susednoj PivotTable Style Options – prepustićemo vam da sami istražite funkcionalna svojstva komandi koje utiču na izgled i sadržaj izvedene tabele; naravno, tu je i neizbežna paleta za izbor vizuelnog stila.
4� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Primetili ste i da brojevi ne izgledaju baš uredno: valja im postaviti uredniju masku za ispis. Kliknite desnim tasterom miša na bilo koji broj u izvedenoj tabeli i birajte komandu Num‑ber Format. Ovaj dijalog poznajete: postavite urednu masku za iznose. Možda biste hteli neku drugu agregatnu funkciju umesto sabiranja: u kontekstnom meniju na istom mestu birajte komandu Summarize Data By, pa promenite funkciju. Ili ovako: zadržite zbir, pa birajte kontekstualnu komandu Value Field Settings; osim što ovde možete promeniti ime polja (gornja leva ćelija izvedene tabele je nosilac celog sadržaja), možete promeniti i način ispisa. Pređite na karticu dijaloga Show values as, pa u padajućoj
listi, umesto zatečene opcije normal, birajte stavku % of Total (pretposlednja u listi): dobićete vrednosti relativnog učešća svakog agregatnog podatka u odnosu na ukupni zbir u tabeli.
Veza izvedene tabele je podrazumevano dinamička, što znači da će se svaka promena u polaznim podacima odraziti i na rezultujuću izvedenu tabelu. Međutim, pošto bi prečesto osvežavanje izvedene tabele moglo da se odrazi na
performanse sistema, to će se automatski dešavati samo u nekim posebnim slučajevima (npr. pri otvaranju radne sveske). Zbog toga, u redovnom radu se naviknite da, čim odnekle pređete na radni list sa izvedenom tabelom, kliknete na komandu PivotTable Options > Options > Data > Refresh, kako biste bili sigurni da vidite ažurne podatke. Ako radite sa velikim bazama podataka u pozadini (što je opcija koju ovde ne objašnjavamo), osvežavanje sprovodite tek kad završite sve detaljne izmene, kako ne biste opterećivali vezu sa serverom; pride, ako menjate i izgled tabele, može vam pomoći opcija Defer Layout Update, koja će odložiti ažuriranje dok ne završite sve zahvate. Dinamička veza sa ma
tičnim podacima znači još nešto: kliknite dvaput na bilo koji detaljni podatak u izvedenoj tabeli: tog časa ćete dobiti novi radni list na kome se nalazi klonirana struktura polazne liste, i to u vidu strukturne tabele. Njen sadržaj će biti samo oni redovi od kojih se sastoji agregatni podatak na koji ste dvaput kliknuli.
Navođenju opcija izvedene tabele nema kraja, jer ovo je zaista izuzetno razvijen podsis
43a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tem. Na kraju ćemo vam samo skrenuti pažnju na nekoliko pojedinosti u centralnom dijalogu za kontrolu opcija izveden tabele, koji ćete otvoriti komandom PivotTable Tools > Options > PivotTable > Options. Na kartici Layout & Format, u grupi Format se nalaze dva polja za potvrdu kojima možete aktivirati opcije za prikaz sadržaja greške i prazne ćelije.
Na kartici Display možete uključiti staromodni način uređenja izvedene tabele, ako ste tako ranije navikli: uključite stavku Classic PivotTable layout. Pri dnu ove kartice možete forsirati da se stavke uvek sortiraju alfabetski, što podrazumevano ne mora da bude slučaj. Na kartici Data, prvo polje za potvrdu Save source data with file je dragoceno ako ste izvedenu tabelu napravili od spoljnih podatka iz baze; u tom kontekstu, budite obazrivi da li ćete uključiti automatsko osvežavanje prilikom otvaranja radne sveske (zato što povlačenje spoljnih podataka može da potraje dugo). Najzad, Enable show details je opcija koja omogućava ekstrakciju detalja duplim klikom na podatak. Proučite sami ostale opcije koje nismo pomenuli ovde; većina njih je očigledna.
Na samom početku, kad ste pozvali komandu za kreiranje izvedene tabele, videli ste da raspolažete i opcijom kreiranja izvedenog grafikona. Kontrola ovog zanimljivog hibrida će vam biti sasvim jasna ako ste već dobro upoznali rad sa običnim grafikonima i sa izvedenim tabelama, pa vam prepuštamo da sami otkrijete tajne ove tehnike. Naša jedina preporuka je da svakako prebacite izvedeni grafikon na poseban list, jer će vam biti potrebno dovoljno prostora za rukovanje opcijama.
Analiza ulaznih podatakaU raznim procenama i kalkulacijama po
nekad postoji potreba sa se dostigne neka što tačnija ciljna vrednost, barem približna nekom očekivanom rezultatu. U takvim slučajevima se često pribegava „odokativnim“ metodama pronalaženja vrednosti: priučeni korisnik Excela tada obično formira kalkulaciju, pa sam menja
vrednosti u polaznim ćelijama dok ne postigne željeni rezultat. Za tako nešto, obično je potrebno mnogo vremena, a tačan rezultat je teško postići. Takođe, u analizama nekog događaja ponekad nije sasvim jasno kakve posledice ostavljaju izmene pojedinih ulaznih podataka; malo ko bi se odlučio da napravi nekoliko desetina pojedinačnih kalkulacija, pokušavajući potom da sakupi rezultate na gomilu u nameri da uporedi moguće posledice.
Excel sadrži izuzetno vredne i efikasne alatke koje mogu pomoći u takvim prilikama: reč je o tzv. What‑If („šta ako“) metodama. Kratko rečeno, Excel može i sam da traži moguću ulaznu vrednost spram postavljenih odnosa među podacima i unapred zadatim željenim rezultatima. Postoji nekoliko nivoa ovakvih analiza, a razlikuju se po složenosti i načinu prikaza. Za razliku od svih do sada opisanih tehnika analize i prezentacije podataka, What‑If analize su osobite i po tome što ponekad menjaju polazne podatke; druge alatke to ne čine. Takav pristup je nužan, kako bi bila iskorišćena svojstva postojećih alata angažovanih unutar procesa. Za vas je taj podatak važan iz drugog razloga: nikad nemojte sprovoditi ove analize nad matičnim podacima koji služe za prikupljanje podataka ili za neke uobičajene poslove; angažujte posebni radni list na kome ćete organizovati sve podatke za sprovođenje analize.
Traženje ciljne vrednostiGoal Seek je prvi i najjednostavniji alat iz
ove grupe: koristićete ga kada želite da izmenite vrednost dobijenu formulom menjajući samo jedan ulazni podatak. Ilustrujmo ovu metodu primerom: zamislite da ste u prilici da dobijete neki kredit sa fiksnom godišnjom kamatom i zadatim brojem perioda otplate. Izračunali ste visinu rate (funkcija PMT) za unete parametre i hteli biste da ispitate koliki biste kredit mogli podići ako biste prihvatili da trpite veću mesečnu obustavu.
Prema primeru na slici, kredit od 100.000 dinara bi trebalo da otplaćujete u ratama od
44 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
oko 3.540 dinara; međutim, vi mislite da bi bilo bezbedno po vaš budžet da plaćate oko 5.000. Otvorite dijalog komandom Data > Data Tools > What‑If Analysis > Goal Seek: u njemu se nalaze tri polja. Popuna treba da izgleda kao rečenica „promeni vrednost u B7 na 5000 menjajući vrednost u ćeliji B3“. U polje vrednosti se mora uneti konstanta, a ćelija čija se vrednost menja mora biti direktni ili indirektni prethodnik ćelije rezultata i mora da sadrži brojnu konstantu (nikako formulu). Pritiskom na OK započinje iterativni proces koji, u zavisnosti od složenosti funkcije i snage računara, može da traje par milisekundi, poput ovog primera, do nekoliko sekundi. Razvoj simulacije se prati u dijalogu Goal Seek Status: ako operacija traje predugo (što se sa današnjim hardverom dešava retko), možete je prekinuti klikom na taster Pause i zatvaranjem dijaloga. No, u većini slučajeva koji se javljaju u praksi nećete imati takvih problema, a rezultat ćete dobiti odmah; dijalog će navesti traženu i dobijenu vrednost (koja je, idealno, ista), a ćelija sa po
datkom o visini traženog kredita će dobiti novu vrednost.
Moguće je da funkcija divergira, tj. da se ne može pronaći željeni parametar funkcije; to zavisi od matematičkog modela ispoljenog u formuli. U takvom slučaju, dobili biste obaveštenje Goal Seeking with Cell B7 may not have found a solution. U navedenom primeru, dobićete traženi podatak koji god cilj da navedete.
What‑if tabelaAko želite da dobijete detaljniji pregled pro
mena konačne vrednosti u zavisnosti od promene parametra, upotrebićete tabelu podataka. U ovoj tabeli, koja može imati jedan ili dva parametra u željenim koracima promene, naći će se sve vrednosti rezultata opisane polaznom formulom u zavisnosti od odgovarajućih vrednosti parametara. Ovaj proces je prava What‑If analiza, a njena posebna vrednost je u tome što ćete sami odlučiti o broju varijacija koje želite istovremeno da vidite.
Upotrebićemo prethodni primer, ali ovog puta ćemo ispitati kolika bi bila visina rate za nekoliko iznosa dobijenog kredita. Formirajte tabelu kao na slici: u jednu kolonu unesite moguće vrednosti kredita, a u ćeliju iznad i ulevo od prve vrednosti postavite funkciju koja izračunava ratu prema podacima iznad ove tabele. Obeležite opseg koji hvata sve moguće vrednosti i polaznu formulu (osenčeno područje na slici); sad pozovite dijalog Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table.
4�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Pošto je ovo tabela sa jednim ulaznim podatkom složenim u kolonu, u drugo polje dijaloga Column input cell unesite referencu na ćeliju B3, koja sadrži iznos kredita u gornjoj strukturi. To znači da će se vrednosti u toj ćeliji menjati vrednostima iz pripremljene tabele. Klikom na OK, tabela će biti popunjena rezultatima koji odgovaraju pripremljenim podacima. Očuvana je veza ovih podataka sa tabelom postavke formule, tako da biste izmenom drugih podataka (visina kamate ili broj rata) odmah dobili osvežene rezultate u donjoj tabeli. Takođe, slobodni ste da menjate ulazne podatke u levoj koloni ciljne tabele, pa da i tako menjate rezultate unutar važećeg modela.
Ako koristite neki matematički model koji ima varijacije unutar formule, slobodni ste da postavite i druge formule desno od polazne, pod uslovom da su i one u istoj relaciji sa polaznim podatkom koji se menja; samo obeležite ceo polazni blok za tabelu i dobićete odgovarajući broj kolona rezultata.
Tabela sa dva ulazna podatka se priprema na sličan način: tačno ispod formule unesite varijacije jednog, a udesno varijacije drugog ulaznog podatka. Obeležite ceo opseg tako spremljene tabele, a u dijalogu Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table u polje Row in‑put cell unesite adresu ćelije u kojoj će biti vari
rane vrednosti u gornjem redu, a u polje Col‑umn input cell unesite istu adresu kao u prethodnom slučaju. I ovde važi da možete menjati preostalu vrednost u polaznoj tabeli i podatke u zaglavljima rezultujuće tabele, gledajući pritom kako se menjaju ciljne vrednosti.
Upravljanje scenarijimaTreći nivo obrade ulaznih podataka je Sce‑
nario Manager, složeni sistem za ispitivanje velikog broja promenljivih parametara posredstvom upravljanih kalkulacija. Ova tehnika bi mogla da predstavlja vrhunac upotrebe moći Excela kod najvažnije ciljne grupe korisnika, a to su finansijski analitičari i specijalisti za pla
niranje u preduzećima. Priča o upravljanju scenarijima je toliko zanimljiva da bi mogla da bude i mnogo duža, ali ovde možemo da vas samo zaintrigiramo prostim, ali efektnim primerom. Ako spadate u pomenutu grupu korisnika, toplo vam savetujemo da najozbiljnije razmotrite korišćenje ovog alata: vaša efikasnost na radnom mestu bi mogla postati znatno veća.
Ideja primene scenarija je sledeća: biće formirani imenovani skupovi vrednosti, koji će se po potrebi dodeljivati delu ulaznog skupa podataka; svaki skup ulaznih podataka predstavlja jedan scenario. Biće definisan obrazac kalkulacije koji prihvata podatke iz prozvanog scenarija;
4� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
podaci u tom obrascu se referenciraju u formulama proračuna. Svi scenariji se čuvaju kao deo radnog lista, a njima upravlja Scenario Manager; scenariji se uvek mogu dodavati i brisati, a korisnici čak mogu da razmenjuju razne scenarije i pridružuju ih svojim matičnim kalkulacijama.
Pogledajte situaciju na slici: recimo da vodite jedan restoran i da pravite kalkulacije raznih banketa koje povremeno ugovarate. Pošto postoje prilike kada imate više zahteva za isti termin, vi želite da ispitate koji posao vam se najviše isplati; analiziraćete četiri posla (dve tabele u gornjim redovima ne moraju da budu na radnom listu, tu su samo zbog ilustracije). Kalkulacija ima fiksne ulazne vrednosti (cenovnik) i pet promenljivih grupa podataka koji čine parametre posla. Prva tabela u kalkulaciji prihvata promenljive ulazne podatke i tu slobodno možete unositi neke vrednosti. Scenario Manager će na vaš zahtev uputiti ranije pripremljene podatke na isto mesto. Zbog kasnije potrebe, ćelije te tabele su imenovane.
Formiraćemo pet scenarija: jedan prototip, koji predstavlja glavni uporedni pokazatelj, i četiri scenarija za poslove koji se ugovaraju. Scenario ćete formirati pozivom dijaloga Da‑ta > Data Tools > What‑If Analysis > Scenar‑io Manager.
U dijalogu se nalazi lista postojećih scenarija i tasteri za njihovu kontrolu. Klikom na Add dodajete novi scenario: dajte mu ime i referencirajte ćelije radnog lista koje treba da se promene njegovim pozivom. U polju komentara se pojavljuju podaci o autoru scenarija, a može se i dodati neki tekst kao komen
tar. Potvrdom otvaranja, dobijate drugi dijalog Scenario Values: u polja, kojih može biti najviše 32, treba da upišete vrednosti parametara. Ako su obeležene ciljne ćelije već sadržale neke vrednosti, one će se pojaviti u poljima dijaloga. Unos vrednosti završite klikom na dugme Add. Ako kasnije bude potrebno da izmenite parametre nekog scenarija, obeležite ga u oknu sa spiskom, pa kliknite na Edit. Dugme Taster Merge se koristi za kopiranje scenarija iz drugih radnih listova ili radnih svezaka; ako je pri formiranju bila uključena opcija Prevent Changes, scenarija drugih korisnika nećete moći da menjate.
Scenario se upućuje na radni list tako što ćete ga obeležiti i kliknuti na dugme Show u dijalogu Scenario Manager; ciljna polja će odmah biti popunjena tim vrednostima. Prva dobit je u tome što te podatke možete upotrebiti kao polazište za neke manje izmene u odnosu na pola
47a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
zne podatke. No, pravi dobitak tek sledi: podaci iz svih scenarija mogu poslužiti kao polazište za jedan sumarni list ili izvedenu tabelu, što su dva oblika rekapitulacije: ove opcije se nude komandom Summary. Biće otvoren dijalog u kome birate varijantu izveštaja. Pride, program će pokušati (i verovatno uspeti) da pronađe adresu krajnje zavisne ćelije u odnosu na podatke koji se menjaju scenarijima; to je krajnji rezultat kalkulacije i, zapravo, ključna vrednost zbog koje ste uopšte krenuli u uporednu analizu kalkulacija ovom alatkom. U ovom slučaju, to je podatak o bruto zaradi; svakako proverite da li je program odabrao ispravnu ćeliju, pa intervenišite ako je to potrebno.
Radni listovi koji proizilaze kao rezultat ove „kampanje“ dalje su raspoloživi da ih koriste na uobičajeni način. U sumarnoj listi, u koloni Changing Cells, tj. Result Cells vidite imena ćelija: to je bio celishodan razlog da te ćelije imenujete (osim što ćete tako pride olakšati pisanje formula u kalkulaciji); da to niste učinili, u tabeli Scenario Summary biste videli samo adrese ćelija, što baš i nije primeren tekst za izveštaje poput ovog. Izvedena tabela na listu Scenario
PivotTable je prilično jednostavna i možda će biti potrebno da malo sredite oblik ispisa brojeva. Međutim, ovaj oblik je posebno prikladan ako poredite scenarija više autora: u zoni Report Fil‑ter biće postavljen kriterijum odabira pojedinih autora ulaznih scenarija, što može biti primeren oblik izveštaja rada veće grupe analitičara.
SolverNa ovom mestu ćemo samo pomenuti ulti
mativnu analitičku alatku koja predstavlja vrhunac moći Excela. To je Solver („rešavač“), sistem za najsloženije oblike What‑If analize i optimizaciju problema sa do 200 ulaznih parametara. Ideja ove alatke je u dostizanju optimalnih vrednosti
na osnovu zadatih ograničenja (fiksne ulazne veličine, razne nepromenljive vrednosti, „uska grla“) i niza parametarskih veličina koje se mogu menjati – to mogu biti vrednosti, ali i odabrane metode kojima će složeni matematički model biti podvrgnut. Time definišete model problema i nalažete dostizanje optimalne vrednosti (mogući maksimum, minimum ili unapred zadata vrednost). Rezultat može da se sačuva na rezultujućem radnom listu ili kao posebni scenario.
4� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Ako vas interesuje šta sve može postići ovim programskim dodatkom (a možete mnogo!), uključite ga na način pisan u sledećem odeljku, pa potražite na disku datoteku primera po imenu SOLVSAMP.XLS; ako je datoteka instalirana, pronaći ćete je u fascikli \Program Files\Microsoft Office\OFFICE12\Samples\. U toj radnoj svesci ćete zateći postavke i objašnjenja nekoliko tipičnih postavki ekonomskih i inženjerskih problema koje Solver uspešno rešava. A dalje odatle možete polako i sami, jer se svakako isplati da se iskušate u kreiranju modela za nalaženje maksimalne zarade, najmanjeg troška, tačnog sastava recepture, optimalnog rada mašine...
Programski dodaciProgramski dodatak (Add‑In) je progra
mirani zavisni modul koji služi za proširenje funkcionalnosti osnovnog programa. Uz Ex‑cel 2007 dolazi nekoliko takvih modula; Solver smo upravo pomenuli, a ima ih još nekoliko. Ta
kođe, dobro je da naučite da baratate programskim dodacima, jer ponekad neka nezavisna rešenja mogu doći u ovom obliku i vi zbog toga treba da znate kako da ih angažujete.
Priloženi programski dodaci, ako su instalirani, na početku rada Excela nisu aktivni. Proverite koji su trenutno raspoloživi: to ćete učiniti u dijalogu Add‑Ins koji ćete otvoriti kada u panelu Office > Excel Options > Add‑Ins u padajućoj
listi pri dnu odaberete Manage: Excel Add‑Ins i kliknete na dugme Go. Ukoliko je spisak u dijalogu prazan, a u sledećim opisima nađete neki dodatak koji vas interesuje, pokrenite instalaciju sistema Microsoft Office 2007 u režimu održavanja, odaberite opciju za dodavanje ili uklanjanje funkcija, pa u grupi Microsoft Office Excel otvorite grupu Add‑Ins i odaberite jedan ili više dodataka za pokretanje sa računara. Na kraju, u dijalogu za dodavanje programskih dodataka uključite one koje želite i oni će odmah biti funkcionalni u vašem Excelu. Uobičajeno je da instalacija programskog dodatka doda novu stavku u glavnu traku, pa potražite nove komande na tom mestu; moguće nove grupe su Formulas > Solutions i Data > Analysis.
Analysis ToolPak je dodatni skup alatki za Excel na polju naprednih primena u statistici. Nekada je ovaj dodatak trebalo angažovati kako biste dobili neke korisne nove funkcije u raznim grupama (npr CONVERT, RANDBETWEEN,
NETWORKDAYS, cela grupa Engineering, itd); srećom, te funkcije su konačno promovisane u osnovni skup, pa su one sada uvek aktivne. Po uključenju ovog dodatka, pozovite dijalog Data > Analysis > Data Analysis: tu ćete zateći skup od dvadesetak naprednih statističkih metoda raznih vrsta: Furijeova analiza, kovarijansa i korelacija, Ttest i Ztest, razne metode uzorkovanja, itd. Zanimljiv je specijalni generator kolek
4�a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
cija pseudoslučajnih brojeva po sedam metoda slučajnosti. Svaka komponenta ove baterije alata se prikazuje kao dijalog za definisanje parametara. Da biste efikasno koristili ovaj sistem, svakako je potrebno da raspolažete dovoljnim poznavanjem statistike.
U prvom delu smo već govorili o funkciji SUMIF, čija namena je da sabere deo podata
ka iz neke liste na osnovu jednog kriterijuma. Ukoliko bi bilo potrebno da izvedete funkciju koja treba da zadovolji više od jednog uslova, taj posao ne bi bio lak. U pomoć priskače programski dodatak Conditional Sum Wizard koji angažujete komandom Formulas > Solutions > Conditional Sum. Čarobnjak za uslovno sabiranje će vas provesti kroz korake u kojima definišete opseg liste i kriterijume koji opredeljuju neki uslovni zbir. U poslednjem koraku treba da odlučite da li vam je potreban prosti zbir ili že
lite da se polazna vrednost svakog kriterijuma i rezultat nađu u posebnim ćelijama; u drugom slučaju, dobićete svojevrsnu malu kontrolnu tabelu u kojoj izmenom vrednosti nekog kriterijuma dobijate novi rezultat.
Lookup Wizard (čarobnjak za pronalaženje) je dodatak koji radi prilično nalik čarobnjaku za uslovno sabiranje. Kada imate neku tabe
lu čija zaglavlja se nalaze i levo i iznad dela podataka, formiraćete malenu tabelu od tri ćelije (najbolje je da to budu tri uzastopne ćelije u jednom redu) u kojoj će prve dve sadržati kriterijume, a treća će sadržati vrednost u preseku reda i kolone koji su određeni kriterijumima. Rezultati ova dva čarobnjaka su standardne formule (doduše, u posebnoj izvedbi, tzv. array funkcije), pa po završenom poslu možete isključiti programske dodatke bez bojazni da ćete izgubiti izvedene rezultate.
�0 PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
Od svih standardnih Office programa, Excel je najosetljiviji na razna pode
šavanja koja možete promeniti. Tih detalja ima poprilično mnogo, a na njih možete uticati na raznim mestima. Upućujemo vas samo na neke od najvažnijih posebnosti. Bitno je da znate da biste neukim menjanjem nekih opcija mogli narušiti funkcionalnost rada programa, a postoje čak i opcije koje bi mogle da naruše valjanost podataka. Neka podešavanja mogu da se postave kao podrazumevana, uz opciju da im privremeno menjate svojstvo komandom u glavnoj traci. Zbog toga, usvojite sledeće pravilo: ako niste potpuno sigurni kakvo je dejstvo nekog podešavanja, bolje je da ga ne menjate; a ako eksperimentišete, zapišite šta ste uradili, kako biste umeli da vratite na staro ako nešto krene po zlu. Sa tim na umu, otvaramo dijalog Office > Excel Options i započinjemo malu šetnju kroz neke zanimljive opcije.
Grupa Popular > When Creating new work‑books sadrži opcije za promenu podrazumevanog fonta, inicijalnog prikaza i broja radnih listova u svim novim radnim sveskama. Ove opcije neće promeniti prikaze u već sačuvanim radnim sveskama. Podsećamo vas da se na ovom panelu nalazi i pristup dijalogu Custom Lists, gde možete urediti sve namenske liste koje su prikladne za automatsku popunu i prilagođeno sortiranje.
Grupa Formulas je namenjena kontroli ponašanja programa u toku izračunavanja. Ako dominantno radite sa ogromnim tabelama koje sadrže značajan broj formula (pogotovo ako su prisutni složeni statistički modeli), možete odrediti da se automatsko preračunavanje podrazu
mevano ne obavlja. Naime, preračun radnog lista se sprovodi svaki put kad izmenite bilo koju ćeliju; to bi u slučaju opterećenog sadržaja moglo da izazove stalne zastoje. Ako isključite tu opciju izborom opcije Manual, kasnije uvek možete naložiti ručno preračunavanje radne sveske pritiskom na taster F9; samo radni list ćete osvežiti prečicom Shift+F9. Druga opcija Au‑tomatic except for data tables isključuje samo
izračunavanje automatskog proračuna pri promeni parametara u What‑If analizama. Inače, podrazumevane opcije preračunavanja možete i privremeno (lokalno) menjati u radnoj svesci ako budete koristili komande u grupi Formulas > Calculation. Na desnoj strani grupe u panelu se nalaze opcije za definisanje iterativnih procesa; ovim možete pozitivno uticati na brzinu (ali negativno na preciznost) proračuna u složenim statističkim obradama.
Grupa Error checking rules pri dnu panela Formulas sadrži devet opcija na osnovu kojih program reaguje posebnim (podrazumevano zelenim) indikatorom u uglu i pametnom oznakom sa opisom potencijalne greške ili nekonzistentnog sadržaja. Naravno, to će funkcionisati ako ste zadržali opciju Enable background error checking uključenom. Iako vam se može učiniti da ste iskustvom prevazišli potrebu da budete upozoravani o svakoj sitnici, ponekad baš sitni
Podešavanja Excel‑a
�1a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ce mogu da izazovu glavobolju, jer je teško uhvatiti grešku ili, još gore, ni ne primećujete da greška postoji. Informacije o grešci su primetne, ali nisu invazivne, pa ćete naučiti da ne reagujete na njih u trenucima kad pouzdano znate zašto se pojavljuju. Krajnja pouka je da možete da se oslonite na prilično unapređenu heuristiku koju program ispoljava u interakciji sa vama.
Glavna opcija u grupi Save je ona o kojoj smo već govorili: izbor podrazumevanog formata radne sveske pri čuvanju. Odredite optimalni podrazumevani interval za čuvanje podataka potrebnih za oporavak u slučaju pada sistema (nestanak struje, zaglavljivanje programa, itd). Ako vaša trenutna radna sveska predugo čuva te podatke, možete naložiti da se u njoj ti podaci ne čuvaju: uključite polje za potvrdu Disable AutoRecover for this workbook only.
Grupa podešavanja Advanced je velika, ali sadrži važne i potencijalno riskantne opcije; ovde nemojte ništa menjati bez posebne preporuke i valjanog razloga. Jedna od uobičajenih gre
šaka je poriv korisnika da uključe polje Auto‑matically insert a decimal point, misleći da će tako forsirati dve cifre u ispisu brojeva. To nije namenjeno oblikovanju, već unosu. Ako ste definisali dve decimale, pa unesete 1, zapravo ćete zapisati broj 0,01; morate ukucati 100 da biste
uneli broj 1. To je namenjeno masovnom unosu brojeva u „režimu kase“. U istoj grupi, videćete i novu opciju Alert the user when... koja služi za eventualno upozoravanje korisnika kada je veoma duga operacija u pripremi. Možete podesiti koliki je kritični broj ćelija koje se menjaju (ili bar čitaju); podrazumevani broj od oko 33,5 miliona deluje veliko, ali možda i nije tako. Taj broj povećajte (manje osetljivo) ili smanjite (osetljivije; dobro za slabije računare) na osnovu iskustva, ako to uopšte bude potrebno.
U više navrata, počev od uvodnog priručnika o opštim osobinama sistema Microsoft Of‑fice 2007, upozoravali smo na to da je važno da regionalna podešavanja vaše platforme budu valjano postavljena, kako bi ceo Office radio po jezičkim i gramatičkim normama našeg podneblja. Ako zbog toga imate problema radeći u nekoj radnoj svesci čije uputstvo je na stranom jeziku, možete privremeno isključiti opciju Use system separators, pa definisati druge znakove za razdvajanje decimala i klasa broje
va; međutim, preostaje pitanje separatora u formulama (zarez po postavkama na engleskom, a tačkazarez na srpskom), pa vam savetujemo da se ipak potrudite i držite se sistemskih opcija. Sadržaj radnih svezaka koje dolaze sa drugačije podešenih sistema je uvek bezbedan, zato što će ključne oznake biti automatski usklađene sa lokalnim podešavanjima kada ih otvorite.
Postoje tri grupe podešavanja za prikaz u panelu Advanced: Dis‑play se odnosi na ceo program, Display options for this workbook za aktivnu radnu svesku, a Display options for this worksheet za aktivni
radni list. Mnoge od tih opcija su bezopasne, a zgodne da namenski preuredite neke detalje prikaza. Međutim, može ispasti i komplikacija ako ne pripazite: recimo, ako odaberete da se podrazumevano ne vide ni komentari ni njihovi indikatori, možda nećete biti u prilici da primetite
�� PC a p r i l 2 0 0 8
PC SPECIJALNI DODATAK
kako u nekoj ćeliji radne sveske koju ste dobili postoji komentar; štaviše, tada komentar ne biste videli ni kad biste prineli pokazivač miša ćeliji sa komentarom; jedini način tada je da iskoristite komandu Review > Comments > Show All Comments, što će opozvati dejstvo tog podešavanja. Drugim rečima, nemojte birati sakrivanje indikatora komentara.
U glavnom panelu zatim siđite do grupe podešavanja Formulas: ovde možete upravljati opcijom rada procesora u više niti, pa i definisati koliko jezgara (od prepoznatih) ćete dopustiti Excelu da koristi. Recimo, ako koristite quad core procesor, a opteretili ste sistem raznim drugim poslovima, možete ograničiti Excel da koristi samo dva jezgra, što je sasvim dovoljno. U neposredno sledećoj grupi When calculating this workbook možete naći opcije za tekuću radnu svesku; ako ste dobili neku radnu svesku sa Mac platforme, možda će biti potrebno da uključite opciju Use 1904 date system; naime, iz nekog bizarnog razloga, Apple računari računaju „početak vremena“ tek od 1904. godine, što za posledicu ima neusaglašenost u datumima u radnim sveskama (postoji Microsoft Office i za Mac platforme). Novost u Excelu 2007 je u tome što ovo možete da podesite isključivo na radnu svesku u kojoj je to potrebno, što je pametan izbor autora programa. Mala je verovatnoća da vam to zatreba, ali nije zgoreg da znate da je moguće.
Grupa General u panelu Advanced sadrži neke zanimljive opcije interakcije korisnika i programa, poput vizuelne i zvučne povratne informacije tokom izvršenja raznih operacija. Međutim, ovde vam skrećemo pažnju na posebnu opciju koja je prikladna kada ste trenutno u nekom većem poslu koji podrazumeva simul
tani rad u više radnih svezaka. Organizujte sve te radne sveske u jedan poseban folder, a zatim u polje At startup, open all files in upišite putanju do te lokacije na disku (ili na serveru). Ovo polje je, nažalost, pasivno, pa će biti najlakše da otvorite to mesto u Windows Exploreru i iz polja putanje iskopirate i prenesete sadržaj u ovo polje. Nakon toga, prilikom otvaranja programa će odmah biti otvorene sve radne sveske iz tog foldera. Naravno, kad završite posao, izbrišite ili promenite taj podatak.
Verovatno ste se još odavno sreli sa grupom podešavanja Customize u Excelu ili nekom drugom programu sistema Office 2007 u nameri da podesite sadržaj priručne trake (QAT). Nećemo vam ponovo govoriti o opštem načinu upotrebe ovog panela, jer to možete pročitati u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama Office programa. Skrećemo pažnju samo na to da postoje prilike kad biste do nekih starijih (da ne kažemo anahronih) komandi mogli doći isključivo tako što biste ih pronašli na dugom spisku svih komandi i smeštanjem na priručnu traku. Evo samo jednog primera: u prethodnim verzijama Excela, na raspolaganju je bila komanda Data / Form. Tako biste otvorili prosti obrazac koji je služio za kontrolu liste: unos, pretraga, pa čak i brisanje redova u listi je bio prilično jednostavan zahvat u tom obrascu. Danas postoje moderniji načini takvog rada, ali možda vi ili vaše kolege imate ideju da bi to i dalje trebalo koristiti. U listi iznad levog okna u panelu Customize birajte grupu All Commands, pa u ogromnom spisku (koji je, srećom poređan abecedno) potražite stavku Form i prebacite je u desno okno klikom na dugme Add. Preostaje samo još da odlučite o tačnom položaju QAT komande i – to je to!
�3a p r i l 2 0 0 8 PC
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Skoro svaki priručnik o Excelu – pa tako i ovo dvodelno izdanje – trpi mu
ku nedovoljnog prostora da bi se opisale brojne mogućnosti i varijante primena odličnih tehnika koje taj program sadrži. To važi čak i sad, kada ovaj sadržaj zauzima prostor od tri normalna umetka, a spravili smo i testpoligon u vidu radne sveske čiji sadržaj prati tekst u ovom priručniku. Naša odluka da do te mere uvećamo sadržaj svojevrsni je poklon za vas, uručen u nameri da vas potaknemo da se zaista angažujete u osvajanju tajni programa koji su mnogi nazvali vrhuncem ponude na tržištu poslovnih korisničkih aplikacija. Niko i nikada neće moći da nabroji sve uspešne vidove primene Excela. Ali, još bi veće iskušenje bilo da pokušate da opišete neku neuspešnu primenu: kako raste iskustvo, tako počinjete da razumete kako izjava „Excel to ne može da izvede“ zapravo treba da glasi „ja to još ne umem da uradim u Excelu“.
Ali, ni to „ne umem“ nije greh: Excel je toliko kompleksan u svom sastavu i raspolaže tolikim brojem kombinacija da vam zaista treba mnogo vremena da saznate više nego što bi vam moglo zatrebati. Potpisnik ovih redova upravo ulazi u petnaestu godinu realnog iskustva u radu sa Excelom, ali od njega nikada nećete čuti izjavu da zna sve o tom programu – to bi, prosto, bilo netačno! Međutim, uvek se pojavljuju prostori za nova iskustva i za razmenu znanja: tome nema kraja. Na Internetu ćete pronaći gomilu praktičnih primera kakve nismo bili u prilici da aranžiramo u ovim malim priručnicima: jedan od takvih izvora je i „Prakti
kum na Webu“, sajt na adresi www.praktikum.co.yu, čija zona posvećena programu Excel raste neprekidno.
U priručniku do čijeg ste kraja upravo došli naići ćete na obilje opisa alata i tehnika koji čine pravu snagu Excela. Upozorili smo vas na početku da nije bilo mogućnosti da opišemo sve: naići ćete i na komande koje nismo opisali, sa opcijama u dijalozima o kojima nije bilo ni reči. Sad biste se mogli upitati „a da li bi mi sve to zaista ikada zatrebalo“. Odgovor na to pitanje ne možemo da vam damo, ali možemo da vam predložimo da ga sami nađete. Nemojte odustati, nego napredujte! Upotreba naprednih alata nije nikakav bauk: jedina cena njihovog osvajanja je izvesno vreme provedeno u ispitivanju mogućnosti i u traženju optimalnog oblika da se konkretni posao najlakše uradi. Dokazano je pravilo da se to uloženo vreme kasnije višestruko vraća, kroz kraće vreme obrade i u vidu kvalitetnijih rešenja. A ako zbilja cenite svoje vreme i težite boljoj efikasnosti, prepoznaćete potencijalnu dobit od dubljeg poznavanja ovog sjajnog programa.
Priču o programu Microsoft Office Ex‑cel 2007 završavamo napomenom da ste primenom priručnika otkrili tek prvi krug znanja o najpopularnijem programu za rad u unakrsnim tabelama. U nekim budućim priručnicima, potrudićemo se da vam opišemo šta možete raditi u Excelu kada programirate u njegovom izuzetnom podsistemu za automatizaciju, a takođe i kakve dobiti ostvarujete kada udružite snagu više Office programa odjednom i kada uključite tehnologije Interneta u svoj svakodnevni rad.
Na kraju priče