excel intermedio 2003

RICARDO TORRES ESCOBAR Pág.: 1 de 97


I. INTRODUCCION _____________________________________________________ 4

II. FUNCIONES DE EXCEL ____________________________________________ 5

Función SI Anidado ______________________________________________________ 5

Operador “Y”__________________________________________________________ 11

Operador “O” _________________________________________________________ 12

Sumar.Si ______________________________________________________________ 16

Funciones del tipo CONTAR _____________________________________________ 17

Funciones de Fecha _____________________________________________________ 19

Funciones Matemáticas __________________________________________________ 21

Función ENTERO ______________________________________________________ 22

Función REDONDEAR __________________________________________________ 22

Función TRUNCAR ____________________________________________________ 22

Funciones de TEXTO ___________________________________________________ 23

Función MAYUSC (Mayúscula)___________________________________________ 24

Función ENCONTRAR __________________________________________________ 25

Función LARGO _______________________________________________________ 25

Función CONCATENAR ________________________________________________ 26

Función Pago __________________________________________________________ 27

III. LIBROS DE TRABAJO _____________________________________________ 30

Organización de los libros abiertos ________________________________________ 30

División de ventanas en paneles ___________________________________________ 31

Inmovilización de secciones_______________________________________________ 32

Pegado Especial ________________________________________________________ 34

Pegar Vínculos _________________________________________________________ 34

Protección _____________________________________________________________ 37

Protección de hojas _____________________________________________________ 38

Protección de celdas _____________________________________________________ 38

Protección de libros _____________________________________________________ 39

Protección de archivos ___________________________________________________ 40

IV. FÓRMULAS Y ÁREAS ______________________________________________ 41

Definición de áreas ______________________________________________________ 41

Desplazarse por celdas remotas ___________________________________________ 43

Modificar y Borrar áreas ________________________________________________ 43

Funciones con Matrices __________________________________________________ 45


Función PROMEDIO con matrices ________________________________________ 45

Función MMULT _______________________________________________________ 46

Función FRECUENCIA _________________________________________________ 47

V. AUDITORÍA DE DATOS EN EXCEL __________________________________ 48

Barra de Auditoria _____________________________________________________ 48

VI. BASE DE DATOS __________________________________________________ 51

Manejo de Datos en Excel ________________________________________________ 51

Texto en Columna ______________________________________________________ 51

Ordenar Datos _________________________________________________________ 53

Subtotales _____________________________________________________________ 54

Función BUSCARV _____________________________________________________ 57

Función BUSCARH _____________________________________________________ 58

VII. GRÁFICOS ______________________________________________________ 61

Diseño de gráfico manual. ________________________________________________ 61

Diseño de gráfico con asistente. ___________________________________________ 61

Tipos de gráficos personalizados. __________________________________________ 67

Modificar la posición y el tamaño del gráfico. _______________________________ 68

Añadir una serie de datos. ________________________________________________ 69

Eliminar una serie de datos. ______________________________________________ 69

Añadir un texto cualquiera al gráfico. ______________________________________ 70

Tipos de gráficos y autoformatos __________________________________________ 70

Combinación de distintos tipos de gráficos en un gráfico ______________________ 71

Presentar series de datos como diferentes tipos de gráficos ____________________ 73

Trabajo con autoformatos de gráficos incorporados y personalizados ___________ 74

¿Qué tipo de gráfico responde mejor a sus datos? ____________________________ 75

Gráficos de máximos, mínimos y cierre, y gráficos de apertura, máximos, mínimos y

cierre 76

VIII. ANEXO _________________________________________________________ 83

Anexo de Funciones _____________________________________________________ 83

Anexo de Comandos Rápidos _____________________________________________ 88

Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas _____________________________ 91

Repaso Filtrar el contenido de la lista ______________________________________ 93

CREACIÓN DE FILTRO AVANZADO. ___________________________________ 93


I. INTRODUCCION El objetivo de un curso de Excel Intermedio principalmente es lograr entregar las herramientas que a usted le permitan el manejo de conceptos y técnicas para personalizar los libros de trabajo y utilizar funciones que faciliten el manejo complejos de datos.

Además, se pretende que, una vez finalizado el curso, usted sea capaz de realizar cálculos que dependan de ciertas condiciones específicas, para lo cual se revisarán las funciones de cálculo condicional.

Se dará especial énfasis al manejo de extensas listas de datos en Excel, las que técnicamente denominamos bases de datos. Para ello se revisarán herramientas y funciones incorporadas en Excel tales como Ordenar, Subtotales, Filtros, funciones de búsqueda de datos y funciones de cálculos en bases de datos.

Esperamos que una vez revisados estos temas, y realizados los ejercicios propuestos en este manual y por el relator, usted pueda sacar más provecho a Excel y solucionar problemas que, a través de las herramientas convencionales, demandarían mayor tiempo y, generalmente, provocarían resultados poco precisos.


II. FUNCIONES DE EXCEL Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, suma de una columna de datos numéricos, obtención de promedio, obtención de valores máximos, mínimos, redondeo de numerales, etc.

Función SI Anidado

Para comenzar debe entender que la función SI es la manera de poder tener más de una solución ante algún problema.

La sintaxis de esta función es:

= SI( PRUEBA_LOGICA ; VALOR_SI_VERDADERO ; VALOR_SI_FALSO )

Esta es la base de la función donde:

Prueba lógica: es el parámetro sección donde realiza una aseveración (generalmente es una comparación) que de ser cierta arrojará el resultado que se encuentra en el VALOR VERDADERO. En cambio si la prueba lógica no se cumple, entonces entregará el resultado que aparece en el VALOR FALSO.

Valor_si_Verdadero: en este parámetro se puede asignar un texto, un número, una celda, una fórmula o una función.

Valor_si_Falso: al igual que en el parámetro anterior, puede contener un texto, un número, una celda, una fórmula o una función.

El ingreso de parámetros tiene el mismo orden. A continuación se presenta la función Si a modo de diagrama de posibles resultados a partir de la condición:

Si Condición

Valor Si

Condic= Verdadero

Valor Si

Condic=Falso

V

F

Diagrama para la confección de la función SI

El diagrama anterior corresponde a la construcción de la siguiente función Si:

= SI (Condición ; Valor Si Condic = Verdadero ; Valor Si Condic = Falso)

Ejemplo:

Debe construir una función que de acuerdo al monto de la celda A3, debe calcular la fracción de esta. Para el caso:

Si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces deberá calcular el 5% de la misma celda

para cualquier otra cifra se deberá calcular el 3% de esa celda.


Usando el diagrama quedaría lo siguiente:

Si A3 > 100

A3 * 5%

A3 * 3%

Diagrama aplicado de la función Si

= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )

200 x 5% = 10

10 x 3% = 0,3

Luego, al comprender el funcionamiento que tiene la Función Si podrá darse cuenta que se puede incluir otra función SI en el VALOR VERDADERO tanto como en el VALOR FALSO, naciendo de esta forma el termino de “SI ANIDADO”.

Es decir un SI dentro de otro SI, teniendo una sintaxis de esta forma:

= SI ( P. L. ; VALOR VERDADERO ; SI ( P. L. ; V. V. ; V. F. ) )

VALOR FALSO

Prueba lógica:

Compara la cifra que está en A3 con 100

Valor Verdadero: Multiplica el valor de la celda A3 con 5%

Valor Falso: Multiplica el valor de la celda A3 con 3%


Gráficamente es:

Si Condición

Valor Si

Condic= Verdadero

Si 2da

Condición

Valor Si

2da Condic= Verdadero

Valor Si

2da Condic=Falso

V

F V

F

Diagrama Construcción Función Si Anidado

En la Función SI Anidada se da la opción de tener 2 o más alternativas de salida (dos en el ejemplo anterior).

El Sí Anidado se utiliza básicamente cuando lo que manda el resultado (Prueba lógica) esta parcelada en más de una posibilidad.

Como Regla: Si se tienen 3 resultados se requieren 2 funciones Si. Si se requieren 5, se requieren 4, y así. sucesivamente

Ejemplo

Debe confeccionar una función que de acuerdo al monto de la celda A3, puede arrojar tres posibles cálculos diferentes:

si el monto de la celda A3 es inferior a 100 entonces deberá calcular el 5% de la misma celda,

si el monto está entre 100 y 200 calculará el 3% de esa celda

para el resto de los casos calculará el 1% de la celda.

Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3


Si A3 < 100

A3 * 5%

Si A3<=200

A3 * 3%

A3 * 1%

V

F V

F

Diagrama Función Si aplicada

=SI( A3<100 ; A3*5% ; SI( A3<=200 ; A3*3% ; A3*1% ) )

Ilustración 1 Resultados esperados en la Hoja de Cálculo con Si Anidado

10 x 5% = 0,5

150 x 3% = 4,5

300 x 1% = 3

En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo:

1ª Prueba lógica Corta las cifras menores de 100

Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 5%


Valor Falso: Multiplica la celda A3 con 1%

Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 3%


La columna A contiene una lista de alumnos, mientras que en las columnas B, C y D podemos ver tres notas obtenidas en controles. En la columna E aparece el promedio simple de dichas notas, que puede ser tomada como nota final. Este promedio, como puede suponer, se obtiene con la siguiente función en la celda E2

=PROMEDIO(B2:D2)

La cual posteriormente fue copiada a las celdas siguientes de dicha columna.

La columna F, que tiene el título “Situación”, pretende mostrar si el alumno, finalmente, ha aprobado, reprobado o tiene derecho a dar un examen, a partir del promedio final.

En este caso, entonces, necesitamos una función en la celda F2 que nos muestre el texto “Aprobado”, en el caso que la nota de E2 sea mayor o igual que 5,5, el texto “Examen” en el caso de que E2 sea mayor o igual a 4,0 y menor a 5,5 y el texto “Reprobado”, en caso que el valor de E2 sea menor a 4,0.

Es decir, necesitamos que la función que escribamos en la celda F2 evalúe en primer lugar el valor de la celda E2 y, a partir de esa evaluación, escriba el texto correspondiente. En estas circunstancias, donde en una misma celda podemos requerir dos resultados distintos, utilizamos la función SI.

Para trabajar con esta función, nos ubicamos en primer lugar en la celda en la cual se desea obtener el resultado, que en este caso es la celda F2.

A continuación presionamos el botón que llama al Asistente de funciones .

En las categorías “Lógicas” y “Todas” podemos encontrar la función SI. Una vez seleccionada, Excel nos muestra un cuadro de diálogo en el que nos solicita 3 parámetros:


El primer parámetro, “Prueba_lógica”, nos pide que ingresemos la condición que se desea Excel verifique para determinar la acción a seguir. En “Valor_si_verdadero” se debe indicar lo que Excel debe hacer en caso que la prueba lógica arroje como resultado verdadero. Y en “Valor_si_falso” se debe señalar qué hacer en caso que el resultado de la prueba lógica sea falso.

En nuestro ejemplo, la prueba lógica sería “E2>=5,5”. Esto hace que Excel se pregunte si el valor de la celda E2 es mayor o igual a 5,5. En caso que eso sea verdadero, la acción a seguir es que aparezca el texto “Aprobado” en la celda. En caso contrario, es decir, que el valor de E2 sea inferior a 5,5, requerimos que en la celda aparezca la nueva función si que permita preguntar nuevamente y responder a las últimas 2 Preguntas. En nuestro caso, entonces, quedaría:

En el valor_si_falso se ingresara nuevamente la función SI, seleccionada desde el área de copiar funciones que se encuentra al lado izquierdo de la barra de formulas.


Al realizar esta operación tendremos que volver a colocar información en la Prueba_logica, esta es E2>=4 responderá entonces por el Valor_si_Verdadero la alternativa “Examen” por ultimo la alternativa “Reprobado”:

Una vez ingresados los parámetros señalados, se debe presionar el botón Aceptar. Inmediatamente, en la celda F2, aparecerá el resultado de la función.

Puede copiar la función a las celdas ubicadas más abajo, para así ver la función aplicada a toda la lista de alumnos:

.Pero no solamente se pueden incorporar elementos más complejos al valor verdadero o falso, también se pueden incorporar otros operadores tales cómo los operadores “O” e “Y” a la PRUEBA LOGICA.

Estos operadores hacen que existan más de una comparación en la Prueba lógica, y según sea el caso el valor verdadero aparecerá si se cumplen VARIAS COMPARACIONES o UNA DE VARIAS COMPARACIONES.

Operador “Y”

Este operador obliga a que se cumplan varias condiciones para que aparezca el valor verdadero, basta que una de estas condiciones no se cumpla para que entregue el valor falso. Es decir:

Y(Verdadero; Verdadero)= Verdadero

Y(Falso; Verdadero)= Falso


Sintaxis

= SI ( Y ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO )

Ejemplo:

Debe confeccionar una función que :

si (la cifra de la celda A3 es inferior a 100) además (en la celda B3 tiene el texto “LUNES”) y (en la celda C3 el número es un 20)

entonces calculará el 5% de la celda A3,

en todos los demás casos deberá calcular el 3% de la celda A3.

=SI( Y(A3<100 ; B3=”LUNES” ; C3=20) ; A3*5% ; A3*3%))

Ilustración 2 Resultados esperados en la Hoja de Cálculo con Si Anidado y Función Y( )

50 x 3 % = 1,5

300 x 3% = 9

50 x 5% = 2,5

Operador “O”

Prueba lógica 1ª Corta las cifras menores de 100

Prueba lógica 2ª Toma solo las que sean lunes

Prueba lógica 3ª para las cifras iguales a 20

Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3

Valor Falso: Calcula el 3% de A3


Con este operador bastará con que una de las pruebas lógicas se cumpla para que aparezca el valor verdadero y sólo aparecerá el valor falso si todas las pruebas lógicas no se cumplen. Es decir:

O(Verdadero; Verdadero)= Verdadero

O(Falso; Verdadero)= Verdadero

Sintaxis

= SI ( O ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO )

Ejemplo

Debe confeccionar una función en que si:

la cifra de la celda A3 es inferior a 100, o en la celda B3 tiene el texto “LUNES” o en la celda C3 el número es un 20

entonces calculará el 5% de la celda A3,

en todos los demás casos calculará el 3% de la celda A3.

=SI(O(A3<100 ; B3=”LUNES” ; C3=20); A3*5%; A3*3%))

Ilustración 3 Resultados esperados en la Hoja de Cálculo con Si Anidado y Función O( )

200 X 5% = 10

50 X 5% = 2,5

200 X 3% = 6


2ª Prueba lógica Toma solo las que sean lunes

3ª Prueba lógica Corta las cifras iguales a 20

Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3

Valor Falso: Calcula el 3% de A3


Comparaciones:

SI SI ANIDADO SI_Y SI_O

Se utiliza cuando se tienen 2 alternativas de salida

Se utiliza cuando se tienen más de 2 alternativas de resultado (hasta 8 alternativas)

Se utiliza cuando es necesario que se cumplan varias condiciones simultáneamente

Se utiliza cuando hay varias condiciones pero basta una para que sea verdadera

Del ejercicio de las notas, específicamente la situación, también podría quedar:

=SI(E2>=5,5;"Aprobado";"")&SI(Y(E2>=4;E2<5,5);"Examen";"")&SI(E2<4;"Reprobado";"")

Donde se ocupó Y para el rango entre 4 y 5,5. El símbolo “&” se usa para unir los resultados de cada si y “” (doble comilla) para indicar vacío.

Ejercicios

Copie y resuelva los siguientes ejercicios:

Se pueden anidar un máximo de 7 funciones si Se pueden colocar un máximo de 30 pruebas lógicas dentro de un operador “Y” u “O”


Ejercicio 1:

Hemos de calcular lo siguiente:

En la columna E la nota final que será la media de los tres trimestres. =Promedio(....)

En la columna F la evaluación en forma de texto.

Si la nota media es de 0 a 4,9, pondremos la palabra Insuficiente

Si la nota media es de 5 a 6,0, pondremos la palabra Aprobado

Si la nota media es de 6,1 a 6,5, pondremos la palabra Excelente

Si la nota media es de 6,5 a 7, pondremos la palabra Notable

En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas máxima y mínima.

Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarán de:

El número de alumnos que hay

El número de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay

Qué porcentaje representa cada uno de los anteriores


Ejercicio 2:

Sumar.Si

Esta función le permite realizar una suma condicional de los valores incluidos en un determinado rango. Esta función se mostrará en el siguiente ejemplo.

En esta planilla, lo que se solicita es calcular el monto total adeudado por sobre $60.000 y lo adeudado, en particular, por el señor LUIS FARIAS. Esto es imposible de realizar a través de una suma normal, por lo que se debe utilizar la función SUMAR.SI.

Esta función tiene la siguiente sintaxis:

=SUMAR.SI(rango_de_busqueda;criterio_de_busqueda;rango_a_sumar)

lo que aplicado al primer caso de nuestro ejemplo quedaría:


=SUMAR.SI(D5:D11;">60000";D5:D11)

Ya que en el rango D5:D11 es donde se encuentran los montos de las deudas, entre las que se debe buscar el criterio “>60000” (sin símbolo $ ni punto de miles), y en ese mismo rango se encuentran los datos que se desea sumar. Su resultado es: $ 870.765

Para el segundo caso, la función quedaría:

=SUMAR.SI(A5:D11;"LUIS DIAZ";D5:D11)

Ya que en el rango A5:A11 es donde se debe buscar el nombre LUIS DIAZ (rango de búsqueda), para conocer el total de su deuda (cuyas cantidades a sumar están en el rango D5:D11) y su resultado es: $ 479.865.

Funciones del tipo CONTAR

Estas funciones tienen como objetivo contar el número de celdas en las cuales se encuentra un valor determinado.

Las funciones básicas son CONTAR permite contar las celdas que contienen números y CONTARA permite contar las celdas NO vacías. El argumento que solicita es el rango de las celda involucradas.

Ejemplo de variantes.

Se desea saber el número de personas que no han sido llamadas para confirmar su asistencia.

Esto podemos conseguirlo a través de la función CONTAR.BLANCO, la que precisamente permite conocer la cantidad de celdas en blanco o vacías dentro de un rango determinado. Su sintaxis es la siguiente:

=CONTAR.BLANCO(rango)

En el ejemplo, la formula debiese quedar:

=CONTAR.BLANCO(B4:B12)


Para una segunda pregunta:

Se desea saber el número de personas que han confirmado su asistencia.

Se debe utilizar la función CONTAR.SI. Como su nombre lo indica, esta nos permite saber la cantidad de celdas que contiene un valor determinado, en nuestro caso, aquellas que tengan la expresión “A”. La sintaxis es la siguiente:

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Aplicado a nuestro caso, quedaría

=CONTAR.SI(B4:B12;”A”)

lo que nos arrojará el valor 3 como resultado, puesto que son tres las celdas que contienen el valor “A”. Cuando estamos buscando un valor de texto o numérico determinado, que no se encuentra en ninguna celda, se debe ingresar este a la función entre comillas, como se hizo con la expresión “A”. Si, en cambio, queremos utilizar como criterio de búsqueda el contenido de una celda, se ingresa la referencia, sin comillas (por ej., C15).

Para obtener la cantidad de personas que no asistirán, se debe escribir la misma función, con la precaución de cambiar “A” por “N”.

Recuerde que cuando utiliza la función Sumar.Si y Contar.Si debe escribir el término de la misma forma como se encuentra en el listado, respetando espacios, acentos, etc. De lo contrario no entregará el resultado esperado Nunca debe ingresar datos repetidos en la columna de búsqueda de lo contrario el dato duplicado jamás lo encontrará

Ejercicio

Copie y resuelva el siguiente ejercicio:


Funciones de Fecha

Estas funciones permiten realizar cálculos contra valores ingresados como fecha o con formato de Fecha, dentro de las cuales se tiene: Año, Mes, Día, Día Semana, etc.

Para este ejercicio se usará la siguiente ventana con información:


Función FECHA.

Esta función entrega el valor numérico válido para una fecha determinada, el que podrá presentarse con distinto formato ya sea como número general o con formato de fecha. Su formato es:

=FECHA(AÑO;MES;DIA)

Ejemplo: si digito =FECHA(2007;18;23), el cual no representa una fecha correcta, se obtiene como resultado 23/06/2008 y su valor numérico juliano asociado es: 39622.

Función AÑO

Esta función permite extraer de un valor numérico el año (este valor numérico puede tener formato de número o de fecha)

La función se trabajará de la siguiente forma:

Al ingresar la celda evaluada (la celda C2), se extraerá el año de pedido para ese pedido. Entregará entonces 1994. Calcule para el resto de las fechas copiando la fórmula hasta el final de la tabla.

Funciones MES DIA

Para las funciones MES y DIA se realiza el mismo procedimiento que para la función Año.

Función DIASEM (Día de la semana)

Esta función permite extraer el día de la semana para fechas con formato de fecha o numeración de fecha.

La función se trabaja de la siguiente forma:


Num_de_serie = Fecha o el número que representa a una fecha

Tipo = Es un número, se usa:

Tipo para

1 domingo 1 a sábado 7

(por omisión)

2 lunes 1 a domingo 7

3 lunes 0 y domingo 6.

Si se selecciona la primera fecha, es decir, la celda C2 y el Tipo 2, entregará el valor numérico 4 correspondiente al día jueves.

Funciones Matemáticas

Estas funciones permiten realizar cálculos y formatear de mejor forma los valores numéricos que normalmente se trabaja en una planilla o base de datos, por ejemplo: Entero, Redondear, Truncar, etc.


Las celdas B7, B8, B9, B10 y B11 son parte del cálculo que utilizarán las funciones.


Función ENTERO

Esta función permite sacar el valor entero de una cifra. Según el ejemplo se extrae la parte entera de un número con decimales, es decir, del número $210.671,9584 sacara el $210.671 sin subir el último número en uno por terminar en 9584. Verificar entonces la celda B7.

Función REDONDEAR

Esta función permite redondear un número a un número de decimales especificado. Según el ejemplo si se redondea a cero decimales el valor $210.671,9584 y sacará el valor $210.672 en la celda B8, por otro lado si se redondea a dos decimales el valor $210.671,9584 sacará el valor $210.671,96. Verificar entonces la celda B9.

Función TRUNCAR


Esta función permite Truncar un número a un entero, suprimiendo parte de dicho número. Según el ejemplo se verá que Truncar a cero decimal el valor $210.671,9584 y sacara el valor $210.671.en la celda B10, por otro lado Truncar a dos decimal el valor $210.671,9584 sacara el valor $210.671,95. Si Verificar entonces la celda B11.

En ambos forma de redondear o truncar un número, si se señala un número negativo como indicador de decimales a redondear o truncar, abarcará el redondeo a nivel de unidades, decenas y centenas. Truncar a –3 decimales el valor $210.671,9584 sacará el valor $210.000.-

Funciones de TEXTO

Esta función permite realizar cálculos sobre textos, buscando información, extrayendo caracteres, entre otras. Alguna de estas funciones son: Concatenar, Largo, Texto en Columna, Encontrar, etc.



Función MAYUSC (Mayúscula)

Esta Función permite cambiar el contenido de un texto se encontraba escrito con minúscula a mayúscula. Para desarrollar este ejercicio se cambiará el contenido de la celda C3.

La función trabaja de la siguiente forma:

En el cuadro se colocará la celda que se desea modificar (A3). Al presionar ACEPTAR entregará el contenido en Mayúscula.

Repita después esta acción con la función MINUSC (Minúscula).


Función ENCONTRAR

Esta función permite encontrar un carácter o un conjunto de caracteres seguidos en un texto ingresado en una celda.

Para desarrollar este ejercicio se ingresa función en la celda B13 utilizando la celda A13.


Texto_buscado = Texto o carácter que se desea encontrar en otro texto, en nuestro ejemplo, se buscará un espacio en blanco, o separación entre el nombre y el apellido..

Dentro_del_texto = Texto evaluable, en este caso, es del deudor..

Num_inicial = Carácter de donde se comenzara a buscar, en este caso, desde el primer carácter.

Para la celda A13 (José Arias) Encontrar=5 quiere decir que el espacio en blanco esta en el carácter número 5 de la palabra.

Función LARGO

Esta función permite calcular la cantidad de caracteres de un texto ingresado en una celda.

Para desarrollar este ejercicio se ingresará la función en la celda C13 dependiendo de la A13.



En el cuadro se colocará la celda que se desea modificar (A13); Al presionar ACEPTAR la función entregará el número de caracteres de este texto.

Función CONCATENAR

Esta función permite unir el contenido de varios textos en una sola celda.

Para desarrollar este ejercicio se cambiará el contenido de la celda D20 utilizando las celdas A20, B20 y C20.


Al ingresar los campos como se señala, colocará espacios entre las celdas para que no quede la información pegada una a otra. Es decir con un espacio para separar nombres y apellidos.

Al terminar de seleccionar las celdas, presione Aceptar y luego copie la formula al resto de las celdas. El resultado a será el siguiente:


Función Pago

Esta función calcula los pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante, que tendremos que pagar sobre un préstamo, en un tiempo determinado. Podremos ver cuanto tendremos que pagar mensualmente, o cuanto nos cobran los bancos por los intereses. Nos permitirá jugar con diferentes capitales, años o tipos de interés. La sintaxis de la orden es:

= PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Argumentos:

Tasa: es el tasa de interés del préstamo.

Nper: es el número total de pagos del préstamo, es decir, es el número de cuotas.

Va: es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también se conoce como el principal, o valor del préstamo.

Vf : es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Observación: Va debe contener un valor cuando se solicita un préstamo, luego Vf se omite o se coloca cero. Ahora, si quiere ahorrar una cierta cantidad de dinero y desea saber de cuando es el pago mensual que debe depositar para juntar dicho dinero, debe colocar en Vf el total a reunir y Va se omite (o se deja en cero).

Tipo es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.


Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

Observaciones

El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos Tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Sugerencia

Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la duración del préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

Ejemplo 1

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

A B

Datos Descripción

8% Tasa de interés anual

10 Número de meses de pagos

10000 Importe del préstamo

Fórmula Descripción (Resultado)

=PAGO(A2/12;A3;A4) Pago mensual de un préstamo con los términos anteriores (-1.037,03)

=PAGO(A2/12;A3;A4;0;1) Pago mensual de un préstamo con los términos anteriores, salvo que los pagos vencen al principio del período (-1.030,16)


Ejemplo 2

Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales.

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

A B

Datos Descripción

6% Tasa de interés anual

18 Años de ahorro previstos

50.000 Cantidad que desea ahorrar en 18 años

Fórmula Descripción (Resultado)

=PAGO(A2/12;A3*12;0;A4) Cantidad que tendrá que ahorrar cada mes para disponer de 50.000 después de 18 años (-129,08)

Nota La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El número de años de duración del préstamo se multiplica por 12 para obtener el número de pagos.

Ejemplo con función PAGO

Otra forma que tiene el Asistente de solicitar datos es a través de celdas puntuales que contengan información necesaria para la función. Así ocurre en el siguiente cuadro:

Esta función (PAGO, en la categoría “Financieras”) solicita las celdas en las que se encuentra la Tasa de Interés Mensual, el Número de Cuotas y el Valor de un préstamo, para calcular el monto de la cuota. Para esto se debe ingresar, en cada casilla, la referencia de la celda correspondiente, quedando de la siguiente forma:

=PAGO(A1;A2;A3;;0)

Suponiendo que es en esas celdas donde se encuentra la información. Los punto y coma entre cada término de la función indican que son parámetros de la función, es decir, datos (o argumentos) para obtener un resultado de la función.


III. LIBROS DE TRABAJO El trabajo con múltiples libros, o con un solo libro que tenga grandes extensiones de datos puede resultar un tanto engorroso. Para evitar esto, puede utilizar algunas opciones que se describen a continuación, y que pueden facilitar la tarea.

Organización de los libros abiertos

Por ejemplo, al tener tres libros abiertos, y necesitar desplazarse entre ellos, ya sea para intercambiar información o consultar datos, el método habitual consiste en ir al menú Ventana, donde encontrará, en la parte inferior, una lista de los libros abiertos actualmente:

En este menú, los libros aparecen en orden inverso en el cual fueron abiertos. En este caso, por ejemplo, el libro “Libro1” (número 3) fue el primero en ser abierto, seguido de “DATOS Act Nº3” y, finalmente, “Notas parciales informática”.

El libro con el número 2 es el que está actualmente en uso, hecho que es resaltado por el visto bueno () que aparece a la izquierda del nombre del libro que actualmente se encuentra en primer plano.

Para cambiar a otro libro dentro de los que ya están abiertos, basta con seleccionar el nombre del libro en la lista que aparece en el menú Ventana. Inmediatamente aparecerá en primer plano, mientras que el que anteriormente estaba en uso pasa a quedar en segundo plano (no es visible por el momento, hasta que vuelva a seleccionarlo).

Otra forma de moverse a través de distintos libros abiertos es trabajar con las ventanas de cada libro en su tamaño normal y no maximizadas, como es lo habitual. Para esto, basta con minimizar el tamaño de la ventana del libro actualmente en uso:


En la esquina superior derecha de la pantalla usted verá dos grupos de botones de control, idénticos entre ellos. El primero corresponde a la ventana general de Excel, y está ubicado dentro de la barra de título de la aplicación. El segundo grupo corresponde a la ventana del libro activo en este momento. El primer botón del grupo corresponde a “Minimizar”, que convierte el libro en un botón en la parte inferior de la ventana de Excel. El segundo corresponde a “Restaurar”, que devuelve el libro a su tamaño normal, mientras que el tercero, “Cerrar”, cierra el libro que estamos viendo.

Al minimizar los tres libros abiertos, se verá lo siguiente:

Los tres libros aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel, en forma de botones, cada uno con el nombre del archivo. Basta con restaurar el libro con

que deseemos trabajar para que se amplíe el área visible y podamos

manipular los datos contenidos en él.

División de ventanas en paneles

Cuando un libro tiene grandes extensiones de datos que necesitamos ver simultáneamente, puede ser útil dividir en paneles la ventana que estamos utilizando.

En el menú Ventana seleccione la opción Dividir. Inmediatamente su libro de trabajo aparecerá como se muestra en la imagen siguiente:


El libro aparece entonces dividido en cuatro porciones, las que si bien se pueden manejar en forma independiente, corresponden al mismo libro de trabajo. Cada una de estas cuatro porciones se puede mover en todas direcciones para mostrar porciones completamente distintas de la hoja de cálculo.

Si no desea ver el libro cortado en cuatro, sino sólo en dos porciones, puede arrastrar una de las líneas de división hasta el borde del libro para que desaparezca. De esta forma, además, puede modificar el tamaño de las secciones para que se ajusten a sus necesidades, como se muestra en la imagen siguiente:

Como puede ver, en la ventana se ha quitado la división vertical, manteniéndose sólo la división horizontal, la que además ha sido desplazada hacia la izquierda. De esta forma, podemos ver en la izquierda de la pantalla las columnas C y D, mientras que en la zona derecha podemos ver las columnas G,H, I, J, etc.

En ambas secciones, además, podemos desplazarnos hacia la izquierda o la derecha, para ver otras partes del libro.

Inmovilización de secciones

Si tiene un libro que contenga una lista de más de 25 filas, seguramente se encontrará, al desplazarse hacia abajo, que después de cierto punto, los títulos de las columnas desaparecen, puesto que la fila 1, que los contiene, avanza hacia arriba para dejarnos ver las filas de más abajo. En ese caso, tal vez, se encuentre con el problema que no puede saber a ciencia cierta cuál de las columnas contiene el dato que usted necesita, impidiéndole de esa forma interpretar o manipular adecuadamente su información.

Para solucionar este problema, usted puede inmovilizar secciones dentro de la hoja de cálculo. De esta forma, ciertos trozos de información se mantendrán siempre visibles, mientras que puede desplazarse por el resto de la hoja.


Para esto, debe ubicarse en la celda que esté justo debajo y a la derecha de las secciones que desea inmovilizar. Por ejemplo, si mira la imagen anterior, puede notar que la fila 1 contiene los títulos de las columnas, por lo que seguramente puede necesitar inmovilizarlas, y así saber siempre a qué corresponde cada dato. Además, la columna B contiene los Rut que identifican a cada persona, por lo que también podría necesitar dejarlos fijos, para así saber siempre a qué persona corresponde cada dato, si es que se desplaza demasiado hacia la derecha.

En ese caso, entonces, puesto que desea inmovilizar la fila 1 y la columna B, debe ubicarse en la celda C2, puesto que es la que se encuentra a la derecha y debajo de las secciones a inmovilizar. Una vez ubicado en esa celda, debe ir al menú Ventana y seleccionar la opción Inmovilizar paneles.

Al desplazarnos ahora hacia abajo o hacia la derecha, seguiremos viendo la fila 1 y la columna A y B:

Para quitar estos paneles fijos, basta con ir al menú Ventana y seleccionar la opción Movilizar paneles.


Pegado Especial

En Excel, como en Windows en general, existe la posibilidad de tomar datos de un lugar y trasladarlos o copiarlos a otra ubicación. Sin embargo, en Excel, al realizar esta acción, nos encontramos con que éste suele copiar todo lo que se encuentra en la celda a la nueva ubicación, es decir, formatos, bordes, funciones, fórmulas, etc.

Puede ocurrir, sin embargo, que en la nueva ubicación deseemos obtener algo relacionado con el origen, pero un poco distinto.

Pegar Vínculos

Suponga que, en la planilla mostrada más arriba, usted desea obtener en la celda B9 el valor contenido actualmente en la celda D2. Pero, usted requiere que el valor de B9 se actualice inmediatamente cada vez que se presente un cambio en D2. Para eso, usted debe ubicarse en D2 y presionar el botón Copiar.

A continuación, nos ubicamos en la celda de destino, que en este caso es B9, y en menú Edición seleccionamos Pegado Especial. Aparecerá el siguiente cuadro:


Puesto que lo que se desea es que la celda B9 dependa de D2, entonces se debe presionar el botón “Pegar vínculos”. De ahora en adelante, entonces, cualquier cambio que le ocurra a la celda D2 se verá reflejado inmediatamente en la celda B9.

Otras opciones

Siguiendo con el ejemplo anterior, suponga que desea obtener el resultado de la suma de los sueldos en otra ubicación, por ejemplo, la celda B12. Si usted se ubica en la celda D8 (que contiene en estos momentos la suma), selecciona Copiar y luego en la celda B12 presiona el botón Pegar, se dará cuenta que aparece el valor 0. Esto ocurre porque, al copiar, Excel modifica los parámetros con los cuales opera la suma, y por lo tanto, ya no considera el rango D2:D7 original, sino que toma B6:B11, que no contiene datos que podamos operar.

En la celda B12, entonces, en lugar de presionar el botón Pegar, debe ir al menú Edición y seleccionar Pegado Especial. Verá aparecer la ventana que indicábamos más arriba. En ella encontrará las siguientes opciones:

La opción Todo realiza un pegado normal, como los que estamos habituados a obtener por medio del botón Pegar.

La opción Fórmulas toma solamente las fórmulas, ubicándolas en la nueva posición, ignorando formatos y otras posibilidades.

Valores, en cambio, traspasa a la celda de destino el valor contenido en la celda de origen. Si ese valor depende de una fórmula o función, entonces Excel copia a la celda de destino solamente el resultado de la fórmula, y no la fórmula completa. Sin embargo, con esto la celda de destino queda desvinculada de los datos que generan el resultado.


La opción Formatos copia el formato completo de la celda de origen (tipo y tamaño de letra, color de texto y de fondo, formato de número, etc.) y se lo asigna a los datos contenidos en la celda de

destino, sin reemplazarlos. También se puede usar el botón:

Comentarios va a dejar en la celda de destino los mismos comentarios que hayamos ingresado en las celdas de origen.

Validación traslada a la celda de destino las opciones de validación que hayamos establecido para la celda de origen.

La opción Todo excepto bordes ignora los bordes, pero copia todo lo demás contenido en la celda de origen. Es decir, textos, valores, fórmulas, formatos, etc.

Ancho de columnas: copia sólo el ancho de columnas.


Protección

Introducción

Existen distintos niveles de protección que permiten definir un esquema flexible de cómo el usuario podrá acceder a los libros o a parte de éstos.

Protección a nivel celda La protección a nivel celda permite proteger la celda de modificaciones accidentales y también ocultar la fórmula subyacente. Para activar la protección a nivel celda debe activarse previamente la protección a nivel hoja.

Protección a nivel hoja Esta protección permite proteger el contenido, los objetos y los escenarios definidos en la hoja, así como evitar que otros usuarios cambien accidentalmente o intencionadamente sus contenidos.

Protección a nivel libro La protección a nivel libro permite bloquear el tamaño y movimiento de las ventanas, así como la estructura del libro (número y nombre de sus hojas), para que no puedan ser eliminadas, renombradas, movidas. Esta operación impide cualquier operación que suponga la adición de nuevas hojas.

En todas las protecciones descritas anteriormente, se accede desde el Menú principal Herramientas/Proteger/...

Protección a nivel archivo Permite proteger el archivo en dos niveles: Acceso y Modificaciones.

Se logra asociando una contraseña (palabra clave) al libro. De este modo, cada vez que se desee abrir el libro Excel solicita la password para su apertura o su modificación.


Protección de hojas

a) seleccione el menú Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opción Proteger hoja.

b) En la nueva ventana se selecciona el elemento que se desea que el usuario pueda modificar,

c) En forma opcional, se puede dejar contraseña, la que permitiría modificar sus atribuciones, la que pediría confirmarla.

Cuando terminamos el proceso de protección notamos inmediatamente que los botones de la barra de formato (negrita, cursiva, alineaciones, etc) quedan desactivados imposibilitando la realización de cambios.

Intente Eliminar o Insertar Filas y Columnas y vea lo que sucede.

Este nivel de protección inhabilita hacer cambios en todas las celdas de la hoja donde se asigna la contraseña, pero en ocasiones necesitamos autorizar la modificación de ciertas celdas dentro de una hoja y mantener la protección para las demás, para esto existe:

Protección de celdas

Por defecto la protección a nivel celda está activada. Si activa la protección de hoja no podrá efectuar modificaciones en toda la hoja de cálculo. El procedimiento para eliminar esto consiste en desbloquear las celdas que sí se desea permitir su modificación y a continuación activar la protección de la hoja. Para desbloquear las celdas se debe:


a) Seleccionar la o las celdas que se quiera modificar luego de realizar la protección y luego desde el menú Formato/Celdas (ficha Proteger).

b) Como se ve en la imagen aparece con ticket la alternativa de Bloqueada, por lo que se debe sacar y luego realizar la protección de la hoja como se revisó en el punto anterior normalmente.

c) La alternativa de Oculta hace que la barra de fórmulas quede inactiva ocultando por lo tanto las fórmulas o funciones que en la celda contiene.

Protección de libros

a) seleccione el menú Herramientas / Proteger y en el desplegable escoja la opción proteger Libro,

b) en el cuadro de diálogo Proteger libro indique lo que desea proteger, La Estructura hace referencia a la cantidad de hojas, su ubicación y nombre. Y Ventanas protege el tamaño de las ventanas del libro no permitiendo que se puedan ocultar, mostrar o cerrar. Aunque en esta alternativa la contraseña también es opcional es recomendable introducirla para aumentar el nivel de seguridad que estamos asignando.

Luego en la nueva ventana volvemos a escribir la contraseña escogida y se acepta.

Finalmente al aceptar quedo listo el nivel de seguridad asignado, intente ahora eliminar o insertar una hoja, intente cambiarle el nombre o ubicación a una hoja y vea lo que sucede.


Protección de archivos

Para proteger un archivo opere de la siguiente forma:

a) seleccione el menú Archivo/Guardar como. Se visualizará el cuadro de diálogo Guardar como,

b) Haga clic en el botón Opciones (se verá el cuadro de diálogo Opciones para guardar), este cuadro permite introducir dos contraseñas o passwords

1.

c) cuando termine de hacer las definiciones haga clic en Aceptar. Excel le pedirá que conforme las contraseñas para evitar posibles errores.

1 Una de protección que impedirá que toda persona que desconozca la contraseña pueda abrir el

libro. Y una segunda que permitirá a los usuarios que la conozcan poder efectuar modificaciones en el libro.


IV. FÓRMULAS Y ÁREAS En la gran mayoría de las ocasiones, al construir en Excel una fórmula, utilizamos referencias de rangos (por ejemplo, H2:H25) en lugar de constantes numéricas, puesto que de esa forma hacemos más sencilla la fórmula, además de flexibilizar el trabajo de Excel al obligarlo a actualizar la fórmula cada vez que se modifican los datos contenidos en el rango.

Sin embargo, en algunos casos, estas referencias pueden ser difíciles de manejar, sobre todo cuando se trata de referencias remotas (referencias que están ubicadas en otra hoja o libro), puesto que estas deben ir precedidas del nombre de la hoja y un signo de exclamación (por ejemplo, Hoja1!H2:H25). Para esos casos, podemos definir nombres de áreas, los que además de facilitar la construcción de fórmulas, nos permiten movernos más cómodamente dentro de secciones distantes de la hoja o del libro.

Definición de áreas

En un libro nuevo, tenemos tres hojas vacías, nombradas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En la “Hoja2” construya la siguiente planilla:

En la Hoja3 escriba los siguientes datos:

En la Hoja1 necesitaremos calcular las sumas de los sueldos por departamento y el total de empresa, como se muestra en la imagen siguiente:


En la Hoja2 seleccionaremos el rango C2:C7 y luego, en el cuadro de nombres de Excel, escribiremos “Finanzas” y presionamos Enter.

De esta forma, el rango C2:C7 pasará a llamarse, de ahora en adelante, “Finanzas”. Entonces, la fórmula que escribiremos en la celda B5 de la Hoja1 deberá decir “=SUMA(Finanzas)” (La palabra Finanzas, al ser un nombre de área y no un simple texto, no debe ir entre comillas en la función).

De esta sencilla forma hemos dado un nombre para el grupo de celdas señalado, el que de ahora en adelante nos permitirá manejar de mejor forma las funciones de Excel.

Cabe destacar que los nombres de área deben ser únicos dentro de un libro de Excel.

Otra forma de crear nombres para las áreas, a partir de los nombres de columnas o de filas, es seleccionar el rango, incluyendo las celdas que contengan los nombres futuros. Luego se debe ir al menú Insertar, seleccionar la opción Nombre y luego Crear. Aparecerá una ventana que nos pregunta si los nombres de las áreas deben ser tomados de la columna superior o inferior, o de la fila derecha o izquierda.

Cuadro de nombres


Desplazarse por celdas remotas

En el ejemplo anterior, definimos a las celdas C2:C7 de la Hoja2 con el nombre Finanzas, para facilitar los cálculos. Además de eso, podemos facilitar los movimientos dentro del libro gracias a la misma opción.

Si está ubicado en la Hoja1, abra la lista de nombres y seleccione el nombre del rango al cual desea desplazarse. En este caso, seleccione el nombre “Finanzas”. Note que automáticamente Excel cambia a la Hoja2, donde además selecciona el rango C2:C7, que es el área que contiene dicho nombre.

Modificar y Borrar áreas

Si se ha definido un área, y se agregan datos a continuación de esta, los nuevos valores no pasarán a formar parte del área ya definida.

Una forma de solucionar este problema es insertar una celda en blanco en medio del área, y en esas celdas nuevas escribir los nuevos datos.

Esta solución, sin embargo, no siempre es realizable, y los nuevos datos deben ser agregados al final de la lista. En esos casos, es necesario modificar el área existente.

Para modificar un área, abra el menú Insertar, y luego seleccione la opción Nombre. Dentro de esta opción, seleccione Definir. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

El área “Finanzas” originalmente definida

Nuevo valor agregado, que no pasa a formar parte del área “Finanzas”


En este cuadro usted debe seleccionar el nombre del área que desea modificar. En la casilla inferior aparecerá el rango al cual hace referencia dicha área. Seleccione con el mouse el nuevo rango y luego presione el botón Aceptar. El área originalmente definida quedará así incluyendo los datos que usted haya seleccionado:

Si lo que desea es borrar un área ya existente, en la ventana mostrada anteriormente sólo debe seleccionar el área a borrar y luego presionar el botón Eliminar. Con esto, el área deja de existir en el libro.

Debe notar, sin embargo, que al eliminar un nombre de área que estaba siendo utilizado por alguna fórmula o función, esta inmediatamente arroja el mensaje de error “#¿NOMBRE?”, que indica que Excel no ha sido capaz de reconocer el nombre que está incluido en la fórmula.

El nombre de un rango de celdas no puede: Llevar espacios Tener caracteres especiales (* , ¿ , - , etc.), salvo el guión bajo ( _ ) No puede existir 2 rangos o celdas con el mismo nombre dentro del mismo libro.

Ejercicio de la Unidad


Funciones con Matrices

Una matriz es un conjunto de datos ordenados en filas y columnas. En Excel, todas las planillas y tablas que se construyen pueden ser consideradas matrices, de acuerdo a la definición inicial. Sin embargo, para efectos de este apartado, se entenderá por matriz un grupo de datos que serán operados en conjunto

2, generando una matriz de resultados.

Función PROMEDIO con matrices

La primera función en matrices que se presenta es la función PROMEDIO, a través del siguiente ejemplo:

Lo que se busca en esta tabla no es obtener el promedio general de ventas (lo que conseguiríamos a través del Asistente de Funciones), sino que obtener el promedio particular de cada uno de los vendedores. Esto se consigue usando los siguientes pasos:

a) Seleccionar la celda inicial de la matriz de destino (E4).

b) Escribir la fórmula

=PROMEDIO(SI($A$4:$A$12=D4;$B$4:$B$12;"")) (sin dejar de tener seleccionada la matriz antes señalada).

c) En lugar de presionar [Enter], presionar, conjuntamente, las teclas Ctrl+Shift+Enter. Esto hará aparecer, al comienzo y al final de la fórmula, un juego de llaves ( {} ), lo que indica que esta no es una fórmula normal, sino una fórmula matricial.

d) Copiar la fórmula a las 4 celdas siguientes.

La fórmula contiene una función promedio normal, pero en su interior se encuentra una función SI que, como se sabe, realiza una comparación lógica.

Si esta comparación es verdadera (es decir, si encuentra el contenido de D4 en alguna celda del rango $A$4:$A$12), la función SI aportará las celdas con los datos correspondientes para que la función PROMEDIO calcule ese valor.

2 A primera vista, todos los rangos en Excel son operables en conjunto. Pero esto no es así, ya

que en el fondo, los rangos de datos también podrían ser tomados como datos independientes (por ej., la función SUMA(A1:A3) es igual a SUMA(A1; A2; A3)), lo que no alteraría el resultado final, como se verá con las matrices en que ocurre.


De no ser así, nada aportará a la función, lo que se representa por medio de un juego de comillas (“”).

De no presionar Ctrl+Shift+Enter para obtener el juego de llaves, Excel no reconocería esta como una función matricial, por lo que sólo obtendríamos el promedio general de todas las ventas (de no existir la función si).

Función MMULT

Ahora, se presenta la función MMULT. Esta puede ser encontrada por medio del Asistente de Funciones. Es de gran utilidad y su forma de utilizar es un tanto particular, por lo que detallará en el siguiente ejemplo:

En este caso, lo que se busca es obtener, a partir de la multiplicación de las dos matrices existentes (“Horas por ocupación” y “Precio por Hora”) los valores para la matriz resultante (“Tabla de Tarifas”). Y esto es lo que podemos conseguir a través de la función MMULT, que sirve, precisamente, para multiplicar los valores de dos matrices. Los pasos a seguir son los siguientes:

a) Marcar la matriz de destino (E10:E13)

b) Comenzar inmediatamente a escribir la siguiente fórmula:

=MMULT(B4:E7; B10:B13)

c) Presionar Ctrl+Shift+Enter, tal como lo hiciéramos en el caso del promedio matricial. Esto hará aparecer el ya mencionado juego de llaves al comienzo y al final de la función, y además, copiará la función al resto de las celdas que componen la matriz de resultado.

La fórmula. MMULT es el nombre de la función que multiplica los valores de dos matrices numéricas.

La matriz B4:B7 es la que contiene los valores de “Horas por ocupación”, y la matriz B10:B13 contiene los datos de “Precio por Hora”.

La matriz resultado se generará a partir de estas dos. El contenido de una celda de la matriz de resultados no puede ser alterado por sí sola. Para cualquier cambio que se desee realizar (por ejemplo, cambiar una parte de la fórmula) en primer lugar se debe, seleccionar la matriz de destino completamente.

FORMA DE TRABAJO

MATRIZ 1 MATRIZ 2 CON FUNCION RESULTADO

A B Y =MMULT(MATRIZ1; MATRIZ2)

=Y*A+Z*B

C D Z =Y*C+Z*D


E F =Y*E+Z*F

Función FRECUENCIA

La tercera y última fórmula de matrices que se verá es la función FRECUENCIA. Esta se utiliza para determinar cuantos casos de una lista entran en ciertas categorías ya definidas, como puede verse en el siguiente ejemplo:

En este caso, lo que se pretende es determinar cuántos alumnos se encuentran en los rangos determinados en la matriz “Distribución de Notas”.

Cabe señalar que Excel ve los intervalos de arriba hacia abajo, es decir, el primer intervalo irá desde donde se señale hasta el segundo intervalo (en este caso, el primer intervalo irá de 100% a 91%) y, además, que las etiquetas “Sobresaliente”, “Notable”, etc., son sólo nombres que no tienen relevancia en la fórmula.

Los pasos para esta fórmula son los siguientes:

a) Seleccionar la matriz de destino (I4:I9)

b) Escribir la fórmula =FRECUENCIA(E4:E12; H4:H12)

c) Presionar Ctrl+Shift+Enter. Esto hará que automáticamente se copie la fórmula al resto de la matriz.

Como puede verse, los pasos son idénticos a los utilizados con MMULT, al igual que los datos que ponemos en la fórmula frecuencia, ya que E4:E12 representa la fuente de datos señalados y los intervalos se encuentran en H4:H12, que es el segundo dato ingresado.

FORMA DE TRABAJO

MATRIZ 1 MATRIZ 2 CON FUNCION RESULTADO

1 2

MIDE LAS CIFRAS HASTA EL 2

=FRECUENCIA(MATRIZ1; MATRIZ2)

2

2 5 MIDE LAS CIFRAS SOBRE 2 Y HASTA EL 5

3

3

4

5


V. AUDITORÍA DE DATOS EN EXCEL Las funciones de Auditoria de Excel permiten tener una impresión gráfica de las relaciones entre las celdas incluidas en una o varias fórmulas. En este sentido, no tienen ninguna relación con el concepto de Auditoria normalmente utilizado por nosotros.

Existen dos conceptos que son sumamente relevantes para comprender y utilizar estas opciones. Esos conceptos son el de “Precedente” y “Dependiente”.

Se dice en Excel que una celda es precedente cuando su valor afecta a otra celda que contiene una fórmula. Es decir, si la celda A1 contiene el valor 50, la celda A2 el valor 2, y la celda A3 contiene la fórmula =A1*A2, entonces la celda A1 es precedente de la celda A3, al igual que la celda A2; puesto que los valores de estas dos celdas modificarán inmediatamente el resultado de la fórmula.

Una celda es dependiente, en cambio, cuando su valor depende de otras celdas, a través de fórmulas o funciones.

En este sentido, entonces, siempre que exista una celda que es precedente, debe existir una celda que sea dependiente. Esto, sin importar que una celda sea precedente de muchas, o que una dependa de múltiples celdas (como ocurre en el caso de fórmulas que incluyen rangos de celdas).

Barra de Auditoria

En Excel existe la barra de herramientas de Auditoria, la que generalmente está oculta. Para verla, basta con ir al menú Herramientas, seleccionar Auditoria, y en seguida escoger Mostrar Barra de Auditoria. Aparecerá la siguiente barra:

En la planilla de ejemplo que sigue a continuación revisaremos las herramientas de Auditoria:

Los valores fijos son “Precio”, “Costo”, “Unidades Vendidas”, “Sueldos”, “Publicidad” y “Gastos Varios”.

Ingreso de Ventas =B6*B3

Costo de Ventas =B6*B4

Ganancia Bruta =B7-D7

Total Gastos =suma(B10:B12)

Ganancia Neta =B8-D12

Margen de Ganancia =B15/B8

Al estar ubicados en la celda B15 (que contiene una fórmula), podemos presionar el primer botón

de la barra de Auditoria, “Rastrear precedentes”:


Automáticamente aparecen dos flechas de color azul. Una de ellas apunta a la celda que contiene la Ganancia Bruta, mientras que la otra apunta a la celda que contiene el Total de Gastos. Si volvemos a presionar el botón “Rastrear precedentes”, se verá que ahora se nos muestran los precedentes de las celdas recién mencionadas. Si volvemos a presionar el botón, aparecerá un tercer nivel de precedencia:

La imagen muestra dos niveles de precedencia, donde podemos ver que la Ganancia Neta depende de dos celdas, las que a su vez dependen de otras celdas. En el caso del Total de Gastos, como la fórmula incluye un rango de celdas, este aparece señalado en su conjunto a través de un borde azul que rodea las celdas que lo componen.

Para quitar niveles de precedencia, podemos presionar el segundo botón de la barra de

Auditoria, que elimina los indicadores de precedentes.

Si lo que se desea es ver qué celdas dependen de Publicidad, se debe en primer lugar ubicarnos en esa celda, es decir, B11. Una vez allí, presionamos el tercer botón de la barra, “Rastrear

dependientes”.

Si continuamos presionando hasta el tercer nivel de dependientes, obtendremos algo similar a la imagen siguiente:

Aquí podemos ver que de Publicidad depende Total Gastos. De este depende, a su vez, la Ganancia Neta, de la cual, finalmente, depende el Margen de Ganancia.

Con el cuarto botón de la barra, “Quitar dependientes”, podemos ir eliminando de uno en uno los

niveles de dependencia.

Si lo que se desea es quitar todas las flechas de una vez, podemos utilizar el quinto botón, que

precisamente se llama “Quitar todas las flechas”.

Cabe señalar que pueden ser vistos en forma simultánea precedentes y dependientes de distintas celdas, sin necesidad de quitar flechas. Para eso, basta con pedir a Excel los precedentes o dependientes de una celda, luego moverse a otra celda, y en ella nuevamente pedir sus precedentes o dependientes.


Si usted está ubicado en una celda que contiene un mensaje de error, puede presionar el botón “Rastrear error”, que le mostrará las celdas incluidas en la fórmula que pueden estar provocando

el error.


VI. BASE DE DATOS

Manejo de Datos en Excel

El manejo de datos en Excel está referido principalmente a la posibilidad de manipular, para su análisis, bases de datos. Como base de datos consideraremos aquellas tablas que están organizadas en columnas, a las que llamaremos campos. En una base de datos, cada uno de los campos representa un tipo de dato distinto. Las filas representan grupos de datos referentes a un mismo ítem, a los que llamaremos registros. Dentro de las opciones de manejo de datos de Excel, revisaremos principalmente cómo ordenarlos, calcular Subtotales, realizar selecciones de información por medio de Filtros, y funciones de Búsqueda.

Texto en Columna

Esta herramienta permite dividir un texto por algún carácter en común, llámese carácter a un espacio, un símbolo, u otro.

Se usará la siguiente ventana de datos

Para explicar este comando, se verá que entre el rango A3:A10 existe texto que se desea separar en tres: en una celda el nombre, el apellido paterno y el materno.

Seleccione el rango a trabajar y luego elija de la barra de menú la opción DATOS y luego TEXTO EN COLUMNA, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En éste se deberá reconocer si el texto esta delimitado (separado por algún carácter) o tiene algún ancho fijo (igual número de caracteres entre un dato y otro).

Se seleccionará la opción por defecto, Delimitado, y se presionará Siguiente>, aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:


Si no esta marcada la opción ESPACIO, selecciónela ya que por esta opción se delimita cada uno de los textos en el ejemplo.

De no estar el separador que usted desea en la lista, seleccione Otros: y luego en la casilla derecha de éste ingrese el carácter que corresponda como separador. Presione siguiente y se verá:

Observará (zona inferior del cuadro de diálogo) que se ha separado el texto en tres.

El destino se debe indicar a partir de la celda inicial superior derecha, en este caso, los datos separados se ubicarán a partir de la celda B3.

Formato de los datos en columnas: Esta opción del cuadro de diálogo permite asociar un formato de los textos separados (si fuese necesario) a cada columna. Al presionar Finalizar se verá el siguiente cuadro:


El resultado será el siguiente:

Ordenar Datos

Ordenando las listas de datos según un criterio establecido como puede ser alfabético, numérico o cronológico, le ayudará a encontrar fácilmente los datos de la lista.

Para ordenar datos seleccione una de las celdas pertenecientes a la lista.

Elija la opción Ordenar del menú Datos

A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o

bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.


Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos. En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero pueden existir ocasiones en las que deseemos ordenar por otros conceptos, como por ejemplo meses o días de la semana.

Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación queremos.

Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico). Ordenación según cuatro o más columnas Primero ordenar la lista según las tres columnas menos importantes. A continuación, elija de nuevo el comando ordenar para disponer las columnas restantes en orden de importancia.

Subtotales

Tal como su nombre lo indica, la función Subtotales permite generar Subtotales para determinados ítems dentro de una tabla.

Para apreciar esta opción, construya la siguiente tabla:


Esta tabla contiene las ventas realizadas por vendedores por comuna. Lo que se pretende es conocer el subtotal de ventas para cada comuna. Los pasos para crear Subtotales son los siguientes:

a) Ordenar la tabla por la columna por la cual se desea subtotalizar (en este caso, la columna comuna)


b) Ir al menú Datos y seleccionar la opción Subtotales…. Esto hará aparecer el siguiente cuadro:

c) En la casilla “Para cada cambio en:” se debe elegir la columna por la cual se subtotalizará la tabla, que en este caso es Comuna.

d) Luego seleccionar la función del subtotal. Lo más frecuente es utilizar Suma, pero se puede escoger también promedio, producto, etc.

e) Seleccionar la columna cuyos datos se considerarán en el calculo del subtotal (en nuestro ejemplo, Ventas, ya que es la única que contiene valores). Si hubiesen varias columnas con valores y se desea incluir más de una, simplemente se debe seleccionar dentro de la lista.

Las opciones de la parte inferior pueden ser seleccionadas de acuerdo a las necesidades.

La opción ‘Reemplazar Subtotales actuales’ se utiliza cuando la tabla ya ha sido subtotalizada y se desea volver a hacerlo por un nuevo criterio. La opción ‘Salto de página entre grupos” genera saltos de página que harán que los ítems del subtotal aparezcan impresos en páginas independientes. Al estar seleccionada la opción ‘Resumen debajo de los datos’, los Subtotales aparecerán al final de ítem. De no estarlo, los Subtotales, aparecerán arriba del ítem, ocupando el total general la primera fila de la tabla.


La siguiente figura nos muestra el resultado de la función una vez que se ha escogido en ‘Para cada cambio en:’, Comuna; ‘Usar función:’, Suma; ‘Agregar subtotal a:’, Ventas; y la opción ‘Resumen debajo de los datos’.

Aquí se ha agregado una línea para cada subtotal, y una línea para el Total General. Además, han aparecido los botones para esquemas, al lado izquierdo de la pantalla. Estos botones permiten, al aparecer el signo -, mostrar sólo el subtotal seleccionado y no su detalle. El signo - se transformará a +, permitiendo ver el detalle de ese subtotal. Asimismo, los botones numerados de 1 a 3 que se encuentran en la parte superior izquierda de la hoja sirven para seleccionar entre los tres posibles niveles con que contamos. El nivel 1 mostrará sólo el total general; el nivel 2 muestra los Subtotales de cada ítem y el total general; y el nivel 3 permite ver el detalle, los Subtotales de cada ítem y el total general.

Para quitar los Subtotales se debe ir al menú Datos, escoger Subtotales… y presionar el botón “Quitar Todos”. Esto hará que se eliminen automáticamente las líneas que Excel había agregado y desaparezcan los botones de esquema.

Función BUSCARV

La función Buscar Vertical se utiliza cuando la estructura de la base de datos es la tradicional, es decir, los campos en sentido vertical, mostrados de izquierda a derecha, y los registros en sentido horizontal, mostrados de arriba a abajo. Es necesario, para que esta función trabaje de la forma esperada, que el valor a buscar se encuentre en el primer campo o columna, y que esta última se encuentre ordenada de menor a mayor.

Para ver el desempeño de la función, construya la siguiente tabla:


Instrucciones

En la celda B14 (junto a “apellido:”), escriba lo siguiente:

=BUSCARV($B$12;$A$1:$D$9;2;0)

En la celda aparecerá el texto “#N/A”. Para subsanar este error, escriba el rut “1234-5” en la celda B12. Esto hará que, en lugar de #N/A aparezca la palabra “PEREIRA”.

Se puede ver, entonces, que la función BUSCARV busca un valor en el primer campo de una base de datos, para luego devolver el valor de ese registro en una columna señalada por nosotros. La sintaxis de la función es, entonces, la siguiente:

=BUSCARV(valor_a_buscar;matriz_de_busqueda;indicador_de columna;ordenado)

Como se vio en el ejemplo, valor_a_buscar puede ser una referencia (una celda que contiene el valor), pudiendo también ser un valor determinado. En este último caso, el valor debe ir entre comillas (por ejemplo, “1234-5”). Es preferible, para darle mayor dinamismo a la formula, trabajar con referencias, matriz_de_búsqueda es el lugar donde se encuentra la información donde se buscará (debe tener sentido vertical); indicador_de_columna es el número de columna donde se encuentra el datos a rescatar, a partir de la columna de búsqueda (en nuestro caso es 2) y ordenado que se colocará un 0 (o falso) si los datos están desordenados o 1 (o verdadero) si los datos tienen un estricto orden ascendente (no sirve orden descendente).

Ahora podemos copiar la formula al resto de las celdas (“nombre” y “cargo”), pero cuidando de cambiar el indicador de columna (3 para “nombre” y 4 para “cargo”). Se verá entonces que, junto a los textos, aparecen los datos correspondientes al Rut que hemos anotado en celda B12. Podemos cambiar este RUT, y se verá que la información mostrada en las celdas cambia, de acuerdo al RUT que hayamos ingresado.

Función BUSCARH

Para el caso que nuestra base tenga una estructura en filas o sentido Horizontal (las filas representan los campos y las columnas los registros), se debe verificar que la fila en la que se desea buscar datos sea la primera. Enseguida, la formula a utilizar es la siguiente:

=BUSCARH(valor_a_buscar;matriz_de_busqueda;indicador_de_fila)

Como esta base no contiene los campos en columnas sino en filas, el último no corresponde al número de columna, sino a la fila de la cual se desea extraer los datos.

Recuerde que cada vez que en una función utilice textos, estos deben tener la misma


ortografía que en nuestra base de datos

Ejemplo de la función BUSCARH.


Ejercicio

Copie y resuelva el siguiente ejercicio:

1. Obténgale valor de cada gratificación, esto es, sueldo multiplicado por el porcentaje de la gratificación asignada.

2. Obtenga el total sumando el sueldo y la gratificación.

3. Subtotalice las columnas: sueldo, gratificación y total, de acuerdo al tipo de pago.


VII. GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente.

Veamos primero cómo crear de forma manual un gráfico simple.

Diseño de gráfico manual.

Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico.

Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen.

A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico.

Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles.

Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Después podremos variar las características del gráfico a nuestro antojo como veremos más adelante.

Observación: también puede marcar el rango a graficar con el Mouse, y al presionar la tecla F11, se generará un gráfico automático de columna.

Diseño de gráfico con asistente.


Excel2003 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de gráficos, de forma que nos resulte más fácil crearlo.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico...

O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos:TIPO DE GRÁFICO.

En este paso nos pide elegir el tipo de gráfico.

En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también tenemos más tipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.

En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

Cancelar para no realizar el gráfico.

Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón estará inactivo.

Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.


Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón

el asistente se convertirá en una barra más pequeña y podremos rectificar el rango seleccionando el nuevo rango a representar, después

hacer clic sobre le botón para volver al asistente para gráficos.

Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo estén introducidos en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra,

utilizando el botón del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.


El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3..

Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe, se puede observar la muestra del gráfico en la parte superior.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de diálogo OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico: el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribir en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Marcar la casilla Eje de categorías (X) si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.

Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.


Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Por ejemplo en el gráfico inferior tenemos activadas las líneas de división principales del eje Y, por eso nos aparecen las líneas horizontales en los valores 5, 10, 15, 20 y 25 (marcas de graduación principales), estas líneas nos permiten evaluar mejor qué valores están asociados a cada serie en cada valor de la X.

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles para interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto puede ser contrario.

Una vez definidas las líneas de división, hacer clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del asistente.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Hacer clic sobre la ubicación o posición deseada.

Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.


El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección entre un valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos la casilla valor aparecerá encima de cada barra el valor representado.

Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2003 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente

Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.


Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2003 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Tipos de gráficos personalizados.

Excel nos ofrece distintos tipos de gráficos, con unas propiedades predefinidas y que nos permiten crear un gráfico en cuestión de segundos, seleccionando los datos a incluir en el gráfico y seleccionando el tipo de gráfico, sin necesidad de definir todas las propiedades del gráfico.

Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico pero nosotros podemos crear un gráfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado y así poder utilizarlo como tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas características.

Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro gráfico debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar en la barra de menús la opción Grafico - Tipo de gráfico.

Se abrirá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.

Seleccionar la pestaña Tipos personalizados.

En la sección Seleccionar desde debemos elegir Definido por el usuario.

Nos aparecerá una lista con los gráficos definidos por nosotros (en la imagen podemos ver únicamente un gráfico).


Debemos pulsar sobre el botón para añadir el nuevo gráfico personalizado.

Nos aparecerá entonces el cuadro de diálogo Agregar tipo de gráfico personalizado, para que asignemos un nombre al tipo de gráfico creado y demos una pequeña descripción del mismo.

Modificar la posición y el tamaño del gráfico.

Para seleccionar un gráfico, hacer clic sobre él, aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado.

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre él.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.

Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico y después suelta el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar el tamaño de una ventana).

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.

Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastras.

Una vez conseguido el tamaño deseado suelta el botón del ratón.


Una vez finalizado el gráfico es posible rectificar la definición del gráfico utilizando los mismos cuadros de diálogo vistos en los pasos del asistente de creación de gráficos.

Seleccionar el gráfico a rectificar.

Desplegar el menú Gráfico y elegir la opción según lo que queramos modificar, es decir:

Tipo de gráfico... para entrar en el cuadro de diálogo Tipo de gráfico similar al primer paso del asistente y cambiar el tipo de gráfico.

Datos de origen... para basar el gráfico en otros datos, esto nos abre el cuadro de diálogo Datos de origen similar al paso 2 del asistente.

Opciones de gráfico... para entrar en el cuadro Opciones del gráfico y cambiar todas las opciones vistas en el paso 3 del asistente.

Ubicación... , para entrar en el cuadro Ubicación del gráfico y modificar la situación del gráfico.

Si tienes alguna duda sobre los cuadros de diálogo nombrados anteriormente repasa el tema porque en él se explica cada paso del asistente.

Añadir una serie de datos.

Si queremos añadir alguna serie de datos al gráfico, podemos utilizar cualquiera de los dos métodos siguientes:

El primer método consiste en:

Seleccionar los datos que queremos añadir al gráfico, situarse sobre la selección y arrastrarla hasta el gráfico.

Cuando se haya soltado el botón del ratón, éstos aparecerán directamente en el gráfico.

El segundo método se realiza desde el menú:

Seleccionar el gráfico si éste no lo estuviese ya.

Ir al menú Gráfico y elegir la opción Agregar datos... Si esta opción no estuviese, ir sobre el botón para ampliar el menú primero.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Hacer clic sobre el botón del recuadro Rango para que se reduzca el cuadro y poder seleccionar los datos a añadir.

Seleccionar de la hoja de cálculo los datos a añadir.

Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro Agregar datos.

Hacer clic en Aceptar.

Eliminar una serie de datos.

Si lo que queremos es eliminar alguna serie de datos del gráfico, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar una de las representaciones de la serie en el gráfico haciendo clic sobre ésta.


Pulsar la tecla SUPR.

Añadir un texto cualquiera al gráfico.

Podemos añadir cualquier texto al gráfico. Para ello:

Escribir directamente el texto a añadir.

Pulsar INTRO.

A partir de ese momento el texto es un objeto del gráfico, aparecerá sobre el gráfico en cualquier posición, a continuación te explicamos cómo modificar su posición.

Tipos de gráficos y autoformatos

Cuando crea un gráfico a partir de los datos de una hoja de cálculo, puede elegir el tipo de gráfico que presente esos datos de la manera más clara y apropiada. Microsoft Excel ofrece 14 tipos de gráficos diferentes.

Subtipos de gráficos

Cada tipo de gráfico tiene, por lo menos, un subtipo o variación, que se puede elegir para mostrar los datos de forma ligeramente diferente. Es posible utilizar combinaciones de subtipos y de tipos de gráficos para crear distintas apariencias.

Gráfico de columnas Subtipo de gráfico de columnas apiladas

Autoformatos de gráficos

Una vez creado un gráfico, podrá mover muchos de sus elementos, así como cambiar el tamaño y la apariencia; o bien, en lugar de seleccionar y dar formato a elementos individuales, puede aplicar un autoformato al gráfico.

autoformato de gráfico de áreas tiene líneas de unión

Este autoformato de gráfico circular tiene rótulos con datos porcentuales.

.~ autoformato de gráfico de áreas tiene

líneas de unión.


Los autoformatos son similares a las plantillas o estilos. Cuando aplique un autoformato al gráfico activo, cambiará la apariencia de todo el gráfico sin afectar a los datos. Es posible crear autoformatos personalizados y aplicarlos a otros gráficos en cualquier momento.

Es posible cambiar el tipo de gráfico para todas 1.as series de datos. En la siguiente ilustración, las series de datos aparece primero como un gráfico de columnas y luego, como un gráfico de líneas

$-

$20

$40

$60

$80

$100

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

$-

$20

$40

$60

$80

$100

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Para cambiar el tipo de gráfico, primero active el gráfico, luego elija Tipo de gráfico en el menú Formato y seleccione el que desee.

En el cuadro de dialogo, especifique si desea cambiar el tipo para todo el grafico, para la serie de datos seleccionada o para un grupo de tipos de grafico, es decir, varias series de datos del mismo tipo. Si elige una serie de datos antes de elegir el comando, el tipo cambiara únicamente para esa serie, a menos que especifique lo contrario.

En lugar de elegir el comando Tipo de gráfico, puede hacer clic en la flecha del botón "Paleta portátil Galería de gráficos" de la barra de herramientas Gráfico y seleccionar un tipo de gráfico de la paleta

Combinación de distintos tipos de gráficos en un gráfico

A veces, es útil presentar los datos de diversas maneras en el mismo gráfico. Por ejemplo, puede mostrar varias series de datos como columnas, pero presentar otra serie de datos como una línea para que se destaque visualmente de las demás. Al combinar diferentes tipos de gráficos puede crear un efecto superpuesto.

Grafico de Columnas


$-$20.000

$40.000$60.000

$80.000$100.000

$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do

trim

estre

3er t

rimes

tre

4to

trim

estre

ventas reales

ventas previstas

Las ventas reales se muestran como columnas.

Las ventas previstas se muestran como una línea

Cuando da formato a una o más series de datos en un tipo de gráfico, crea un grupo de tipos de gráfico, que aparecerá posteriormente en el menú Formato. La ilustración anterior muestra un grupo de columnas y un grupo de líneas. Es posible seleccionar el grupo y cambiar el subtipo de gráfico o trazar el grupo en un eje secundario. Los cambios realizados sólo se aplicarán a la serie de datos incluida en el grupo.

Usar autoformatos para combinar tipos de gráficos Puede combinar los tipos de gráficos rápidamente eligiendo un autoformato combinado en lugar de cambiar el tipo de gráfico para cada serie. Esto lo puede hacer al crear un gráfico o al trabajar con un gráfico existente. Pero debe tener cuidado con los gráficos existentes, ya que cualquier formato personalizado aplicado se perderá al aplicar un autoformato


Presentar series de datos como diferentes tipos de gráficos

Para asignar un tipo de gráfico a una serie de datos, primero seleccione la sede de datos y luego elija Tipo de gráfico en el menú Formato. Para hacer otros cambios, tal como cambiar el subtipo o el orden de la serie, elija el botón "Opciones" después de cambiar el tipo de gráfico.

Después de seleccionar la serie de datos, puede hacer clic en la flecha del botón "Paleta portátil Galería de gráficos" en la barra de herramientas Gráfico y seleccionar el tipo de gráfico deseado de la paleta. Este es un método alternativo equivalente a elegir el comando Tipo de gráfico

Trazar datos en ejes diferentes

Cuando los valores promedio de diferentes series de datos varíen ampliamente o cuando haya tipos de datos mezclados, como precio y volumen, es posible trazar una o más series de datos en un eje de ordenadas secundario, en lugar de en el eje primario. La escala del eje secundario refleja los valores de las series asociadas.

Trazar una serie de datos en un eje secundario Seleccione la serie y luego elija Serie seleccionada en el menú Formato. Seleccione la ficha Eje y después la opción "Eje secundario".

Trazar un grupo de series de datos en un eje secundario Elija el grupo de tipos de gráficos, por ejemplo, Grupo de columnas o Grupo de líneas en el menú Formato. Seleccione la ficha Eje y después la opción "Eje secundario".

Sugerencia para mostrar u ocultar ejes, elija Ejes en el menú Insertar.

Indicaciones para combinar tipos de gráficos y asignar series a los ejes

Como los diferentes tipos de gráficos usan los ejes de manera diferente, existen ciertas limitaciones respecto al modo de combinar los tipos de gráficos. Las siguientes son indicaciones para combinar tipos de gráficos 2-D:

• Puede crear cualquier combinación de gráficos de áreas, columnas, líneas y XY (de dispersión).

• Puede tener un grupo asignado como gráfico de barras, circular, de anillos o de radar, junto con cualquier combinación de gráficos de área, de columnas, de líneas y XY (de dispersión). Un grupo de gráficos de barras debe tener ejes secundarios asignados porque los ejes están cambiados; es decir, el eje de abscisas es vertical y el eje de ordenadas es horizontal.

Nota: No es posible combinar tipos de gráficos utilizando gráficos 3-D


Trabajo con autoformatos de gráficos incorporados y personalizados

Aplicar un autoformato, en lugar de dar formato a los elementos individualmente, puede ahorrar tiempo y dar una apariencia uniforme a los gráficos. Se pueden usar autoformatos de gráficos incorporados o crear autoformatos personalizados (definidos por el usuario).

$-$20.000

$40.000$60.000

$80.000$100.000

$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do

trim

estre

3er t

rimes

tre

4to

trim

estre

ventas reales

ventas previstas

Lineal (ventas

reales)

Los autoformatos funcionan de forma parecida a las plantillas y estilos. Cada autoformato se basa en un tipo de gráfico. Un autoformato también puede incluir un subtipo, una leyenda, líneas de división, rótulos de datos, colores, diseños y la colocación de varios elementos. Cuando aplique un autoformato a un gráfico activo, cambiará la apariencia de todo el gráfico, sin afectar a los datos. Los autoformatos no se pueden cambiar o guardar con los nuevos formatos; sólo se pueden cambiar los autoformatos personalizados.

Si ha aplicado un formato personalizado que no desea perder, pero quiere usar un tipo de gráfico diferente, no utilice el autoformato. Más bien, cambie el tipo de gráfico con el comando Tipo de gráfico del menú Formato o con el botón "Paleta portátil Galería de gráficos".

Aplicar un autoformato incorporado o personalizado a un gráfico

Para aplicar un autoformato, elija Autoformato en el menú Formato. Seleccione "Definido" para autoformatos personalizados o "Incorporado", según el tipo de formato que desee aplicar y luego elija el formato que desea.

Sugerencia Puede agregar botones de autoformato a una barra de herramientas eligiendo el comando Barras de herramientas en el menú Ver y luego el botón "Personalizar". Si no le agrada el último autoformato que ha aplicado, podrá usar el comando Deshacer Tipo de gráfico del menú .Edición para borrar el autoformato del gráfico.


¿Qué tipo de gráfico responde mejor a sus datos?

Puede elegir entre 14 tipos de gráficos para la presentación clara y efectiva de los datos. Cada tipo de gráfico tiene varios subtipos o variaciones. Las páginas siguientes describen e ilustran cada tipo de gráfico.

Sugerencia Puede agregar líneas de tendencia y barras de error para proporcionar más información sobre las series de datos en los gráficos

Grafico de Áreas

$-

$50.000

$100.000

$150.000

$200.000

$250.000

1er

trimestre

2do

trimestre

3er

trimestre

4to

trimestre

ventas previstas

ventas reales

Muestra la importancia relativa de los valores en un período de tiempo. Aunque es

similar a un gráfico de líneas, un gráfico de áreas muestra la cantidad del cambio (magnitud de los valores) y no el flujo del tiempo ni el porcentaje de cambio.

Grafico de Barras

$- $50.000 $100.000 $150.000

1er

trimestre

2do

trimestre

3er

trimestre

4to

trimestre

ventas previstas

ventas reales

Muestra cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas en un gráfico de barras se organizan verticalmente y las ordenadas horizontalmente, poniendo más énfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.

¿Qué

tipo de gráfico responde mejor a

sus.datos?


Grafico de Columnas

$-$20.000$40.000$60.000$80.000

$100.000$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do tri

mes

tre

3er t

rimes

tre

4to

trimest

re

ventas reales

ventas previstas

Muestra variaciones en un período de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Aunque es similar a un gráfico de barras, las abscisas de un gráfico de columnas se organizan horizontalmente y las ordenadas verticalmente.

Grafico de Lineas

$-$20.000$40.000$60.000$80.000

$100.000$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do tri

mes

tre

3er t

rimes

tre

4to

trimest

re

ventas reales

ventas previstas

Muestra tendencias o cambios en los datos en un período de tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un gráfico de áreas, un gráfico de líneas resalta el flujo de tiempo y la tasa de cambio, y no la cantidad de cambio.

Cuando necesite mostrar cambios o tendencias en los datos a intervalos irregulares o agrupados, un gráfico XY (de dispersión) generalmente es más conveniente que un gráfico de líneas.

Gráficos de máximos, mínimos y cierre, y gráficos de apertura, máximos, mínimos y cierre

Los subtipos de máximos, mínimos y cierre, y de apertura, máximos, mínimos y cierre a menudo sirven para ilustrar los valores de las cotizaciones bursátiles. El subtipo de apertura, máximos, mínimos y cierre a veces se llama gráfico de "candelero”.

Grafico Circular

¿Qué


sus.datos?

¿Qué


sus.datos?

¿Qué


sus.datos?


ventas reales

21%

23%

26%

30% 1er trimestre

2do trimestre

3er trimestre

4to trimestre

Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este tipo de gráfico es útil para destacar un elemento importante. Un gráfico circular siempre contiene una serie de datos" si selecciona más de una serie de datos, solamente aparecerá una de ellas en el gráfico.

Sugerencia Si desea mostrar más de una sede de datos en un gráfico circular, utilice un gráfico de anillos

Grafico de Anillos

21%

23%

26%

30%

21%

24%

26%

29%1er trimestre

2do trimestre

3er trimestre

4to trimestre

Este tipo de gráfico es similar al gráfico circular. La diferencia principal, además del "agujero", es que puede mostrar más de una sede de datos, mientras que el gráfico circular no puede. El gráfico de anillos se utiliza con frecuencia en el Lejano Oriente.


Grafico de Radar

$-

$100.000

$200.0001er trimestre

2do trimestre

3er trimestre

4to trimestre

ventas

reales

ventas

previstas

Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las líneas .conectan todos los marcadores de datos en la misma serie. El gráfico de radar se utiliza con frecuencia en el Lejano Oriente

Gráfico XY (de dispersión)

ventas reales

$-

$20.000

$40.000

$60.000

$80.000

$100.000

$120.000

$140.000

0 2 4 6

ventas reales

Muestra la relación o grado de relación entre los valores numéricos en varias series de datos para gráficos, o traza dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. El gráfico XY (de dispersión) muestra intervalos irregulares o grupos de datos. Sirve comúnmente para datos científicos.


Sugerencia Podrá conectar los puntos en un gráfico XY (de dispersión) con una línea eligiendo el autoformato correcto cuando cree el gráfico. Si desea conectar los puntos en un gráfico XY (de dispersión) existente, haga doble clic en la señe de datos para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de la serie de datos y especifique el tipo de línea en la ficha Diseño.

Gráfico de áreas 3-D

ventas reales

ventas previstas

$-

$50.000

$100.000

$150.000

$200.000

$250.000

$300.000

$350.000

$400.000

4to trimestre3er trimestre2do trimestre1er trimestre

Muestra una vista tridimensional de un gráfico de áreas que destaca la suma de los valores trazados y separa las series de datos de un gráfico en diferentes filas, a fin de mostrar las diferencias entre las series de datos.


Gráfico de barras 3-D

$- $50.000 $100.000 $150.000

ventas

reales

ventas

previstas

1er trimestre 2do trimestre3er trimestre 4to trimestre

Muestra una vista tridimensional de un gráfico de barras, que destaca los valores de elementos individuales en un determinado momento o establece comparaciones entre los elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo.

Gráfico de columnas 3-D

ventas

realesventas

previstas

$-

$20.000

$40.000

$60.000

$80.000

$100.000

$120.000

1er trimestre

2do trimestre

3er trimestre

4to trimestre

Muestra una vista tridimensional de un gráfico de columnas en uno de dos estilos: El gráfico simple de columnas tridimensional muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X (abscisas). El gráfico de columnas tridimensionales con perspectiva compara puntos de datos en dos ejes, el eje X (abscisas) y el eje Y (ordenadas). En ambos estilos, los valores de los datos se trazan en el eje Z. Este tipo de gráfico permite comparar datos dentro de una serie de datos más -fácilmente, y además permite ver los datos según su abscisa.


Gráfico circular 3-D

ventas reales

3er

trimestre

26%

2do

trimestre

23%

1er

trimestre

21%

4to

trimestre

30%

Muestra una vista tridimensional de un gráfico circular que destaca los valores de los datos presentados en los sectores frontales. Si desea mostrar más de una señe de datos con un gráfico circular, utilice el gráfico de anillos 2-D.

Gráfico de superficie 3-D

$-

$20.000

$40.000

$60.000

$80.000

$100.000

$120.000

ventas

reales $- - $20.000 $20.000 - $40.000 $40.000 - $60.000 $60.000 - $80.000 $80.000 - $100.000 $100.000 - $120.000

Muestra lo que parece una hoja elástica extendida sobre un gráfico de columnas 3-D. Un gráfico de superficie 3-D se utiliza para encontrar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de datos. Este tipo de gráfico puede mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otro modo, serían difíciles de ver. Como en los mapas topográficos, los colores o los diseños indican las áreas que tienen el mismo valor. El color no marc~ las series de datos.

El formato delineado muestra los datos sin color. Los formatos para gráficos de contorno proporcionan vistas bidimensionales de estos gráficos desde arriba, como los mapas topográficos bidimensionales.

Vincular el texto de un gráfico a una celda de la hoja de cálculo

Para vincular un título de gráfico, un título de eje o un cuadro de texto a una celda de la hoja de cálculo, seleccione primero el título o el cuadro de texto. En la barra de fórmulas, escriba un signo igual (=) y luego seleccione la celda en la hoja de cálculo. También puede escribir la referencia de la celda después del signo igual. Una vez establecido un vínculo, si desea editar el texto debe hacerlo en la barra de fórmulas.

Invertir el orden de trazado de las abscisas o de las ordenadas


Para mostrar las abscisas o las ordenadas en orden inverso en el eje de un gráfico, haga doble clic en el eje y seleccione la ficha Escala; después seleccione la casilla de verificación "Abscisas en orden inverso" o la casilla de verificación "Ordenadas en orden inverso".

ventas reales

$-$20.000$40.000$60.000$80.000

$100.000$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do tri

mes

tre

3er t

rimes

tre

4to

trimest

re

ventas reales

$-$20.000$40.000$60.000$80.000$100.000$120.000$140.000

1er t

rimes

tre

2do tri

mes

tre

3er t

rimes

tre

4to

trimest

re

Cómo evitar cambios en un gráfico

Puede proteger el contenido y el formato de un gráfico contra cambios accidentales o no autorizados. Un gráfico incrustado se protege del mismo modo que un objeto gráfico en una hoja de cálculo. Puede proteger la hoja de gráficos individualmente o con el libro de trabajo en el que está almacenada.

Sugerencia Si no logra hacer cambios en un gráfico, compruebe si el gráfico está protegido

Para proteger gráficos incrustados y hojas de gráficos, elija el comando Proteger del menú Herramientas.

Dar formato a líneas de tendencia y barras de error

Una línea de tendencia muestra la tendencia, o dirección, de los datos en una serie. Las barras de error indican el grado de incertidumbre, el rango "más o menos", de los datos.


Dar formato a una línea de tendencia Haga doble clic en la línea de tendencia (asegúrese de que sea la línea de tendencia y no la serie de datos), seleccione la ficha Diseño y dé formato a la línea de la manera deseada. Si desea modificar otras configuraciones de la línea de tendencia, seleccione la ficha Tipo o la ficha Opciones y haga los cambios deseados.

Dar formato al rótulo de una línea de tendencia Si se muestra un rótulo con la ecuación y el valor de R al cuadrado de una línea de tendencia regresiva, puede desplazar y dar formato al rótulo como a cualquier otro rótulo de datos. Haga doble clic en el rótulo y efectúe los cambios deseados en las fichas Fuentes y Número.

Dar formato a las barras de error Haga doble clic en una barra de error, y efectúe los cambios deseados en la ficha Diseño. Tenga en cuenta que cualquier cambio se aplicará a todas las barras de error de esa serie de datos. Si se desea modificar otras configuraciones de las barras de error, seleccione la ficha Barras de error ¥. También puede hacer cambios en la ficha Barras de error X para los gráficos XY (de dispersión).

Agregar y dar formato a líneas de unión, líneas de máximos y mínimos, barras de apertura, barras de cierre y líneas de series

Es posible agregar líneas de unión a gráficos de áreas y de líneas, líneas de máximos y mínimos o barras de apertura y barras de cierre a los gráficos de líneas, así como líneas de series a los gráficos de columnas apiladas y de barras apiladas. Al agregar o dar formato a estas líneas y barras, la información mostrada en el gráfico tendrá una apariencia más clara.

Agregar líneas y barras Desde el menú Formato, seleccione el grupo de tipos de gráfico al que se desea agregar líneas o barras. Por ejemplo, para agregar líneas de unión a un gráfico de áreas, elija Grupo de áreas del menú Formato. En la ficha Opciones, seleccione la casilla de verificación apropiada.

Otra manera de agregar estas líneas y barras es mediante la selección del autoformato apropiado; para hacerlo, elija el comando Autoformato del menú Formato. Sin embargo, si ha aplicado un formato personalizado al gráfico, el cambio del autoformato eliminará el formato personalizado.

Dar formato a líneas y a barras Para cambiar el aspecto de estas líneas y barras, haga doble clic en el elemento y efectúe los cambios en la ficha Diseño. Los cambios se aplican a todas las líneas o barras del grupo de tipos de gráfico.

VIII. ANEXO

Anexo de Funciones

Funciones matemáticas y trigonométricas

Función Descripción

CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados

ENTERO Redondea un número hacia abajo al entero más próximo

MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices

REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos

RESIDUO Devuelve el resto de la división

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos



SUMA Suma sus argumentos

SUMAR.SI Suma las celdas especificadas mediante unos criterios determinados

TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero

Caso Especial SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del menú Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede camabiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.

Sintaxis

SUBTOTALES(núm_función;ref1,ref2,...)

Núm_función es un número de 1 a 11 que indica qué función debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista.

Núm_función Función

1 PROMEDIO

2 CONTAR

3 CONTARA

4 MAX

5 MIN

6 PRODUCTO

7 DESVEST

8 DESVESTP

9 SUMA

10 VAR

11 VARP

Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales.

Observaciones

Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.

La función SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando sólo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada.

Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!.

Ejemplo

SUBTOTALES (9;C3:C5) generará un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la función SUMA.

Funciones lógicas


FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

NO Invierte la lógica de sus argumentos

O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO

SI Especifica un texto lógico para ejecutar

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos


Funciones de texto


CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo

DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto

ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas)

ESPACIOS Quita los espacios duplicados del texto

EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando por la posición que se indique

HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre mayúsculas y minúsculas)

IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen

MAYUSC Pone el texto en letra mayúscula

MINUSC Pone el texto en letra minúscula

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto

VALOR Convierte un argumento de texto en un número


Funciones de búsqueda y referencia


BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda

TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz

Funciones estadísticas


CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos

CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos

FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical

MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos

MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados

MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos

MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos

PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

Funciones de fecha y hora


AHORA Devuelve el número que representa la fecha y la hora actuales

AÑO Convierte un número en el año correspondiente

DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días

DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente

FECHA Devuelve el número que representa una fecha determinada

HOY Devuelve el número que representa la fecha actual

MES Convierte un número en el mes correspondiente


Funciones financieras


PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

Fórmulas Matriciales

Para un Excel Avanzado, es posible aplicar funciones matriciales con las formulas anteriores. Ejemplo:

Crear un total basándose en varias condiciones

Utilice la siguiente fórmula para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25 contiene "Neptuno" y el rango C5:C25 contiene la región denominada "Oeste".

=SUMA(SI(O(B5:B25="Neptuno";C5:C25="Oeste"),F5:F25;0))

Para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25 contiene "Neptuno" o "Tierra firme", utilice la siguiente fórmula.

=SUMAR(SI(Y(B5:B25="Neptuno";B5:B25="Tierra firme"),F5:F25;0))

Ambas fórmulas son fórmulas matriciales y deben introducirse presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Para obtener mayor información sobre fórmulas matriciales, consulte la ayuda de su Excel o asista a nuestros cursos de Excel Intermedio Avanzado.


Anexo de Comandos Rápidos

Teclas para introducir datos

En este tema se estudian:

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Presione Para

ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda

CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual

MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección

MAYÚS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección

ESC Cancelar una entrada de celda

RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección

SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección

CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea

Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha

INICIO Ir al comienzo de la línea

F4 o CTRL+Y Repetir la última acción

MAYÚS+F2 Modificar un comentario de celda

CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna

CTRL+J Rellenar hacia abajo

CTRL+D Rellenar hacia la derecha

CTRL+F3 Definir un nombre


Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Presione Para

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas

ENTRAR Completar una entrada de celda

CTRL+MAYÚS+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo

ENTRAR (en una celda con hipervínculo)

Activar un hipervínculo

F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula

MAYÚS+F3 Pegar una función en una fórmula

F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos

CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo

MAYÚS+F9 Calcular la hoja activa

= (signo igual) Iniciar una fórmula

ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma

CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha

CTRL+MAYÚS+: (dos puntos) Introducir la hora

CTRL+MAYÚS+" (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas

CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas

CTRL+' (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas

ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar


Teclas para modificar datos


Teclas para modificar datos

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Teclas para moverse dentro de una selección

Presione Para

F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula

ENTRAR Completar una entrada de celda

CTRL+MAYÚS+ ENTRAR

Introducir una fórmula como fórmula matricial

CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula

CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula

F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Presione Para

CTRL+C Copiar la selección

CTRL+X Cortar la selección

CTRL+V Pegar la selección

SUPR Borrar el contenido de la selección

CTRL+GUIÓN Eliminar celdas

CTRL+Z Deshacer la última acción

CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS Insertar celdas vacías

Teclas para moverse dentro de una selección

Presione Para

ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna

MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si sólo se ha seleccionado una columna

CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la selección

CTRL+ALT+FLECHA DERECHA

Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes

CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA

Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes


Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas


Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

Teclas para seleccionar celdas con características especiales

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna

CTRL+MAYÚS+tecla de dirección

Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa

MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila

CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo

CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)

CTRL+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la columna

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la fila

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la hoja de cálculo

MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas

MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo

MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja

CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos

CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar

F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección

MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el siguiente rango

Ctr+ MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana

Crt+ MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda inferior derecha de la ventana

Sugerencia Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PÁG y AV PÁG) con la tecla BLOQ DESPL desactivada, la selección se moverá la distancia que se desplace. Si desea conservar la misma selección mientras se mueve, active primero BLOQ DESPL.

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

Presione Para

FIN Activar o desactivar el modo Fin

FIN, MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa

FIN, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)

FIN, MAYÚS+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla no estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)


Teclas para seleccionar celdas con características especiales

Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa

CTRL+MAYÚS+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios

CTRL+\ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.

CTRL+MAYÚS+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa.

CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa en fórmulas de la selección

CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa o indirecta en fórmulas de la selección

CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia directa a la celda activa

CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa

ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual


Repaso Filtrar el contenido de la lista

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Autofiltro. - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Autofiltro. Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro). Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

CREACIÓN DE FILTRO AVANZADO.

Un filtro avanzado es otra opción que nos entrega Excel para resumir los datos de una tabla.

Se debe tener la precaución en escribir los títulos de los criterios y campos a mostrar en forma exacta, para no cometer errores se sugiere copiar los títulos de la planilla principal.

Para ejecutar un filtro avanzado se debe tener presente algunos términos a utilizar.

Rango de Criterios: Es el conjunto de celdas que me indican las condiciones con las cuales se va a realizar un filtro avanzado.

Rango de Extracción: es el lugar físico de la planilla donde van a quedar las respuestas que entregue el filtro.

Rango de Lista: es el rango de la planilla de la cual se van a extraer los resultados.

Ejecución.


1) Ingresar al menú desplegable, Datos. 2) Ir a la opcion Filtro. 3) Ingresar en Filtro Avanzado.

En esta opción le aparece la siguiente ventana.

4) En esta ventana debe indicar los rangos que necesita y que fueron explicados anteriormente. 5) Al marcar la opción copiar a otro lugar se activa el recuadro para ingresar el rango donde se

encuentran los títulos.

6) Finalmente se pulsa el botón Aceptar.

Por ejemplo se tiene la siguiente planilla que registra las ventas de libros en un mes.


Los rangos que corresponden son los siguientes:

Rango de Lista: A4:M24

Rango de Criterios: B2:C4

Copiar a: B8:G8

Al pulsar aceptar, la figura muestra los resultados entregados por el Filtro Avanzado.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

A B C D E F G H I J K L M

VENTA DE LIBROS19%

Nº FECHA CLIENTE RUT LIBRO AREA VALOR CANTIDAD SUBTOTAL %DCTO. DCTO. IVA A PAGAR

1 22-04-2002 5 14.458.111-9 MG0406 COMPUTACION $16.250 3 $48.750 15% $7.313 $7.873 $49.310

2 22-04-2002 7 7.499.697-0 WA0303 CIENCIAS $23.125 5 $115.625 25% $28.906 $16.477 $103.196

3 22-04-2002 3 9.449.920-9 WA0314 CIENCIAS $11.250 3 $33.750 15% $5.063 $5.451 $34.138

4 22-04-2002 4 10.854.345-8 AN0107 LITERATURA $10.000 2 $20.000 5% $1.000 $3.610 $22.610

5 23-04-2002 5 14.458.111-9 PA0119 LITERATURA $10.625 1 $10.625 0% $0 $2.019 $12.644

6 23-04-2002 2 6.030.987-K LJ0416 COMPUTACION $18.750 4 $75.000 25% $18.750 $10.688 $66.938

7 23-04-2002 5 14.458.111-9 SU0201 CIENCIA FICCION $10.625 3 $31.875 15% $4.781 $5.148 $32.242

8 23-04-2002 7 7.499.697-0 MG0406 COMPUTACION $16.250 1 $16.250 5% $813 $2.933 $18.370

9 23-04-2002 2 6.030.987-K AN0107 LITERATURA $10.000 5 $50.000 15% $7.500 $8.075 $50.575

10 23-04-2002 10 12.458.520-3 MG0309 CIENCIAS $11.125 3 $33.375 15% $5.006 $5.390 $33.759

11 23-04-2002 12 10.489.363-7 WA0303 CIENCIAS $23.125 2 $46.250 15% $6.938 $7.469 $46.781

12 25-04-2002 12 10.489.363-7 PA0119 LITERATURA $10.625 1 $10.625 0% $0 $2.019 $12.644

13 25-04-2002 6 10.777.269-K LJ0416 COMPUTACION $18.750 3 $56.250 25% $14.063 $8.016 $50.203

14 25-04-2002 8 11.458.216-2 MG0406 COMPUTACION $16.250 1 $16.250 5% $813 $2.933 $18.370

15 25-04-2002 4 10.854.345-8 WA0314 CIENCIAS $11.250 1 $11.250 0% $0 $2.138 $13.388

16 25-04-2002 3 9.449.920-9 AN0107 LITERATURA $10.000 3 $30.000 15% $4.500 $4.845 $30.345

17 25-04-2002 5 14.458.111-9 LJ0416 COMPUTACION $18.750 2 $37.500 15% $5.625 $6.056 $37.931

18 25-04-2002 7 7.499.697-0 WA0314 CIENCIAS $11.250 3 $33.750 15% $5.063 $5.451 $34.138

19 26-04-2002 3 9.449.920-9 WA0303 CIENCIAS $23.125 4 $92.500 25% $23.125 $13.181 $82.556

20 26-04-2002 2 6.030.987-K PA0119 LITERATURA $10.625 2 $21.250 5% $1.063 $3.836 $24.023


Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios. En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones. Ejemplo: Si queremos filtrar los registros de Area CIENCIAS, en la zona de criterios debajo de la celda Area escribimos CIENCIAS, esto equivale a definir la condición AREA="CIENCIA". Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos directamente el valor CIENCIA, ahora si quisiéramos los registros cuyo cantidad sea superior a 2 deberíamos escribir en la celda inferior a la cabecera CANTIDAD >2 para formar la condición CANTIDAD > 2. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condición AREA="CIENCIA" O AREA="COMPUTACION", aparecen los registros cuyo nombre es CIENCIA o COMPUTACION Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo SUBTOTAL > 40000 y SUBTOTAL < 120000, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 40001 y 119999. Algunos ejemplos: Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos:

CRITERIOS FILTRO

AREA

CIENCIAS Se filtrarán los registros de Area Ciencia

Si en la zona de criterios tenemos:

CRITERIOS FILTRO

AREA CANTIDAD

CIENCIAS >2

Se filtrarán los registros de Area Ciencia y que además tenga una Cantidad > 2


Si en la zona de criterios tenemos:

CRITERIOS FILTRO

AREA CANTIDAD

CIENCIAS

>2

Se filtrarán los registros de Area Ciencia o Cantidad mayor que 2 aunque no sean Area Ciencia

Ejercite los otros criterios.

excel intermedio 2003

Documents