PEGADO ESPECIAL EN EXCEL

Excel normalmente copia toda la información de una selección de celdas y pega los datos en

las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas

opciones alternas en el pegado de la información.

El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera tradicional

de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin aplicar un formato

o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.

Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el menú desplegable del

botón Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opción Pegado especial.

Se mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de

pegado disponibles.

Opciones de pegado en Excel

Analicemos cada una de las opciones de pegado.

Todo

Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y formato. Esto es lo que

normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.

Fórmulas

Pega el texto y las fórmulas sin el formato de las celdas.

Valores

Pega los valores calculados de las fórmulas, es decir, remueve la fórmula y solamente pega

los resultados.

Formatos

Pega solamente el formato sin el contenido de las celdas.

Comentarios

Pega los comentarios de las celdas.

Validación

Pega solamente las reglas de validación que se hayan configurado con el comando Validación

de datos.

Todo utilizando el tema de origen

Pega toda la información y además aplica el estilo de las celdas de origen.

Todo excepto bordes

Pega toda la información de las celdas sin copiar los bordes.

Ancho de las columnas.

Aplica el ancho de las columnas de las celdas copiadas en las columnas destino.

Formatos de números y fórmulas.

Convierte las fórmulas en sus valores calculados y pega esos valores incluyendo el formato

asignado de las celdas origen.

Todos los formatos condicionales de combinación

Pega todas las reglas de formato condicional en las celdas destino.

Operaciones aritméticas al pegar

Al mismo tiempo que pegamos la información podemos especificar que se ejecuten algunos

cálculos matemáticos entre las celdas que hemos copiado y los valores de las celdas en donde

pegaremos la información. Observa el siguiente ejemplo donde se copia una lista de valores

numéricos que serán pegados sobre otras celdas que ya tienen un valor. Al especificar la

operación Suma se añadirá el valor de la celda original con al valor de la celda donde se pega

la información:

Opciones de pegado adicionales

En la parte inferior del cuadro de diálogo Pegado especial tenemos algunas opciones

adicionales. La primera es Saltar blancos la cual evitará pegar las celdas de origen que

estaban vacías. Observa el siguiente ejemplo, donde primera hago un pegado normal y

después hago un pegado seleccionando la opción Saltar blancos donde las celdas que tienen

el texto un texto en las celdas destino permanecen igual.

La opción Transponer nos ayuda a intercambiar la orientación de las celdas pegadas, es decir,

si las celdas originales eran las filas de una sola columna al momento de transponerlas serán

las columnas de una sola fila. Para comprender mejor este concepto consulta el

artículo Cambiar de filas a columnas.

Finalmente el botón Pegar vínculos establecerá un vínculo entre las celdas de origen y las

celdas destino de manera que algún cambio en las celdas de origen actualizará

automáticamente las celdas destino. Observa el siguiente ejemplo:

ORDENAR DATOS EN EXCEL

En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los

comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario

solamente se ordenarán algunos de los datos.

Ordenar columnas en Excel

Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda

de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y

seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean

datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del

más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar

y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y

descendente utilizando los comandos correspondientes.

Problemas al ordenar datos

Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de

ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue

los siguientes pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la

combinación de teclas CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará.

Verifica que toda la información está incluida en el área seleccionada. Si no toda la

información ha sido seleccionada, corrige cualquier celda en blanco antes de realizar el

ordenamiento.

Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el

comando Deshacer para regresar la información a su estado original.

ESQUEMA EN EXCEL

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor

trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un

esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila,

contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma

que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar

con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de

cálculo.

Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+)

y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda

de la hoja de cálculo.

Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos

Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los

datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo

queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal además de sus sucursales.

Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén

juntas. Es decir que no se debe mezclar información.

En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre

los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel

Manual

Automática

LISTAS EN EXCEL

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro

trabajo. ¿Qué es una lista en Excel? Una lista es una serie de valores que tienen una relación

entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4,…), números pares (2, 4, 6, 8,…), días

de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves,…). Excel es capaz de identificar estas listas

y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.

¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre

el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25

números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear).

La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1

Escribe el número 1 y pulsa Enter

Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo

único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1

Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes

Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el

2. Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a la derecha de la casilla A2) aparece un punto de

color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial).

Sitúa el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de

color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón,

más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos.

Prueba ahora a realizar la misma operación pero para que aparezcan los números pares. Para

ello:

Sitúate en la celda B1

Escribe el número 2

Pulsa Enter

Escribe el número 4

Pulsa Enter

Al escribir primero un 2 y luego un 4, Excel se dará cuenta de que quieres que aparezcan los

números pares comenzando por el número 2.

Selecciona los dos números tal como hiciste antes (pulsa sobre el número 2 con el botón

izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hasta el número 4)

Luego busca el punto de copiar (debe aparecer abajo a la derecha del número 4)

Pínchalo con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hacia abajo. Mientras más

abajo te lo lleves, más números aparecerán.

Ahora prueba a realizar el mismo ejercicio, pero con los días de la semana. Escribe en la

celda C1 la palabra ‘Lunes’ (sin comillas) y en la celda C2 la palabra ‘Martes’ (sin comillas).

Repite los pasos anteriores para obtener el listado del resto de los días de la semana.

Prueba ahora con los números impares, y con los meses del año (enero, febrero, etc.)

Personalizar listas

En principio, Excel solo es capaz de identificar listas de números (números pares, impares,

etc.), los días de la semana y los meses del año. Esto es porque son las únicas listas que tiene

‘predefinidas’. Nosotros tenemos la posibilidad de añadir nuestras propias listas (por

ejemplo, nombres de clientes, productos que vendemos, etc.) Para ello:

Selecciona Herramientas (en la parte superior de la ventana)

Selecciona Opciones

En la nueva ventana que aparece selecciona ‘Listas Personalizadas’ (en la parte

superior de la ventana)

Fíjate que aparecen dos casillas grandes, una a la izquierda y otra a la derecha. En la casilla

de la izquierda, haz un solo clic con el botón izquierdo sobre la opción ‘NUEVA LISTA’

Haz un solo clic en la casilla de la derecha con el botón de la izquierda del ratón

Escribe la palabra ‘uno’ (sin las comillas)

Pulsa la tecla Enter

Escribe la palabra ‘dos’ (sin las comillas)

Pulsa la tecla Enter

Escribe la palabra ‘tres’ (sin las comillas)

Pulsa la tecla Enter y continúa tú hasta llegar al ‘diez’

Cuando hayas terminado pulsa el botón ‘Agregar’ (a la derecha de la ventana)

De esta forma tan simple puedes añadir nuevas listas. Para comprobar que tu lista funciona

pulsa el botón ‘Aceptar’ (en la parte inferior de la ventana) y comprueba que la nueva lista

funciona (igual que en el apartado anterior)