EXCEL 电子表格

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第一季度 第四季度

东部西部北部

学完本章后，您将能够：

创建电子表格编辑电子表格建立工作簿添加数据并设置格式简单的数据库操作统计计算图表处理打印输出

EXCEL 电子表格

中文 Excel97 基础知识

工作表的建立

工作表的编辑

数据图表化

数据管理与分析

第一节 EXCEL97 的基础知识

一、中文 Excel97 的启动和退出二、窗口的组成与操作

1 、 Excel 主窗口的组成

2 、工作簿窗口的组成

一、中文 Excel97 的启动和退出

启动的步骤： “ 开始” -“ 程序” -“Microsoft Excel” ，

进入了 Excel97 主窗口。退出的步骤：多种方法 “ 文件” -“ 退出”； 单击右上角“关闭”按钮； 按 Alt+F4 键；

二、窗口的组成与操作

Excel 是目前流行的最优秀的表格处理软件之一，其核心功能是处理电子表格，同时兼顾统计、图表处理、数据分析功能。要全面掌握其功能，就应对其窗口构成的要素以及窗口中菜单、工具的含义和用法相当熟悉才行。

窗口的组成

启动后，出现的窗口有两个组成，一个是 Excel 主窗口，另一个是工作簿窗口，工作簿窗口覆盖在主窗口之上。主窗口的标题为“ Microsoft Excel” ，而所包含的工作簿窗口的标题为“ Book1” ，由于该窗口最大化，其标题栏并入 Excel 标题栏中。

1 、 Excel97 主窗口 它主要由标题栏、菜单栏、工具栏、

窗口的组成

编辑栏、状态栏、滚动条、工作表格等组成。注意编辑栏的构成见书 222-223 页。2 、工作簿窗口的组成工作簿窗口是 Excel 打开的一个文档窗口，由标题栏、边框、工作表格、滚动条和工作表标签等组成。请演示

第二节 工作表的建立

一、工作簿、工作表和单元格二、数据的输入三、公式和函数

一、工作簿、工作表和单元格1 、工作簿 工作簿类似帐簿，包含多个工作表。Excel 启动时都打开一个空的工作簿，

只有 3 张工作表（标签名 Sheet1/Sheet2/

Sheet3 ），最多可达 255 张。工作簿文件的扩展名 .XLS

2 、工作表

工作表是由行（数字）、列（字母）组成的表格。

行号： 1-65536 ；列号： A-IV因此每张表为 256 列 X65536 行

3 、单元格

工作表中行和列的交叉部分为单元格。例如： A3 表示第一列与第三行交叉的

单元格。单击 A3 单元格，框四周变黑即为活动

单元格。

4 、如何选定区域 例如：选取 A3 和 C5 之间的区域。先单击 A3 单元格，按 Shift 并单击 C5

单元格。这样 A3 和 C5 之间所有单元格

都被选中，表示为 A3 ： C5 。例如：如同时既要选中 A3 又要选中 D5 ：

G6 。方法：先单击 A3 ，按 Ctrl 并单击 D5 拖鼠标至 G6 单元格松开。

二、数据的输入 单元格中可输入数字、字符、公式。输入方法是选中单元格，输入内容。1 、字符输入默认左对齐。如职工编号 10023 ，为与

数字区别，要先输入半角单引号，再输入数字字符。

2 、数字的输入自动右对齐。注意分数和负数的输入

例 1 ：输入 2/5 。

方法 :先输入 0 后加空格。 0 2/5若仅输入 2/5 ， Excel则认为它是一个日期。 例 2 ： Excel把用括号括起来的数字解释为负数。（ 10 ）与（ -10 ）是等同。

三、数据编辑1 、单元格及区域所有数据的修改 选中后按 DEL ，再输入新数据。2 、对部分内容 可在编辑栏或单元格中修改3 、行和列数据的自动求和（ 1 ）、在最接近活动单元格的数据区中求和（ 2 ）、对任何所选取的区域求和，有时将结果存放在其它单元格中

四、公式的使用例：输入“＝ B6/D6” 公式。a、选取要存放结果的单元格，然后键入

等号；b、单击 B6 单元格并键入除号，单击 D6

单元格；C 、最后按回车，结果在 G5 中出现。

五、函数使用EXCEL 函数有数学、逻辑、日期与时间、统计、财务等。

方法：可用常用工具栏上的“粘贴函数” fx或“插入菜单中”函数“命令自动输入函数。

例：要计算某区教师数的平均数，结果放入G10 单元格中。

步骤： a、选 G10 ，单击”粘贴函数“按钮，出现粘贴函数对话框。

b、在左边选“常用函数”，然后选“ AVERAGE” 确定，出现“ AVERAGE” 对话框。c 、在该框中输入参数：单击第一个参数框右边的折迭对话框钮，将框缩小，拖动鼠标选要计算区域如 B6:B8。d、单击折迭对话框钮展开，此时参数出现在参数框中，平均值在“计算结果”区出现，单击完成。

第三节 工作表的编辑一、区域的移动短距离，可用鼠标拖动（空心十字形变为空心箭头）；距离较远，用工具栏上的按

钮。（选要移动区域—“剪切”—选取目标区域—“粘贴”—最后按“ ESC” ）

二、区域的复制1 、可用鼠标（拖动＋ CTRL) 或工具栏按

钮操作。

2 、拖动填充当要连续复制或重复输入相同数据时采用。填充柄—在任一选定单元或区域的右下角

有一小方块。方法：鼠标指到填充柄（变为实心的十

字）然后进行拖动，最后松开鼠标。

二、区域的插入和删除

1 、行插入：使原有行下移2 、列插入：新列占用原来的列号3 、单元格插入：4 、行、列的删除注意：菜单上“删除”命令对工作表中整

行、整列和单元格删除，而不是清除内容。

三、工作表的插入、删除、复制和移动大家知道，一个新的工作簿有 SHEET1 、

SHEET2 、 SHEET3 空表，常根据需要添加及删除，一本工作簿最多可达 255张表。多张工作表放在一本工作簿中，管理既有条理又带来方便。

1 、工作表的插入例：要在 SHEET2 前插入工作表。

请演示

步骤：先激活 SHEET2— 单击菜单“插入”工作表命令，则 SHEET4插入到 SHEET2 前。

2 、表的删除

方法同上，选“编辑”中删除工作表命令。

3 、表的更名

办法：双击要改名的表标签，出现反白显示，键入新名称，按回车。

4 、复制、移动表

多种方法：菜单法、在标签上点右键或按 CTRL ＋拖动（移动不按）。

工作表的编辑

格式化指对一些重要数据，设置字体、字形，使工作表版面丰富，更具可读性。

一、自动格式化“ 格式”菜单上的“自动套用格式”命令，

列出 16 种不同制表格式。方法：定位—“格式”中“自动套用格

式”命令—选中某格式—“确定”。

二、用工具按钮自定义格式化对自动格式的标准设置不满意时采用。1 、数字格式按钮格式工具栏上五个：“货币样式”钮、

“百分比样式”钮、“千位分隔样式”钮、“增加小数位数”钮、“减少小数位数”钮。

2 、字符格式按钮3 、对齐方式按钮：合并及居中等

4 、边框、背景设置按钮三、行高、列宽调整1 、改变行高鼠标拖动或“格式”—“行”—“最适合

行高”2 、改变列宽鼠标拖动或“格式”—“列”—“最适合

列宽”3 、行、列隐藏和取消隐藏：行、列高度为 0,表中不显示。

四、格式复制和删除1 、格式复制将表中一区域格式快速复制到另一区域。方法： a、选有格式的单元格或区域；b、单击“格式刷”钮；c 、再选中目标区域，就复制成功。注意：对多个不相邻的区域复制，用双击。

2 、格式删除

单元格区域格式删除，用“编辑”中“清除”命令的”格式“子命令。

格式清除后单元格中数据将以通用格式表示即文字左对齐，数字右对齐。

第四节 数据图表化

图表是一种表现工作表数据的另一种方法。图表以视觉显示的方式表达数据，用户从中可看到数字之间的关系和变化趋势。

一、创建图表方法 1 ：利用“图表类型”按钮快速创建；1 、选“视图”—工具栏—图表命令，显出图

表工具栏；

2 、选要创建图表的数据3 、单击“工具栏中“图表类型”钮下拉列

表选类型（柱型）。 方法 2 ：使用图表向导创建见书 240 页。如要从选不连续的区域，则

应选择第一组有分类或数据系列的单元，按 CTRL 同时选其它单元格组，要成为矩形。

注意： 242 页图 6-29 中“新工作表”和“嵌入

工作表的区别。

二、图表的编辑1 、选中，工具栏中“图表标题格式”，设字体等。

2 、将图表放入工作簿的不同表中方法：单击图表，选”图表“—位置”。

第五节 数据管理与分析

一、创建数据清单（数据库） 二、记录排序 三、高级筛选 四、分类汇总

一、创建数据清单 数据清单是相关数据的一系列工作表数据行，列为数据库的字段，每一行为数据库的记录。要建数据清单应注意：•清单中不能有空行、列•数据使用格式要一致。

方法：每列加标题，每行有数据。

二、数据的排序（重点）

对数据排序是最常见的应用。

方法：单击任一单元格，“数据”—“排

序”。

既可按行、列排序，也可按笔画等。

三、高级筛选 筛选是一种快速查找数据库中数据

的方法。有“自动筛选”和“高级筛选”。

1 、自动筛选（快速访问大量数据，筛选掉不要的数据）方法：单击任单元格—“数据”—自动筛选。有全部、自定义、前 10 个、空白（显示此列中含空白单元格的数据行）、非空白选项。

2 、高级筛选：对复杂的筛选条件和将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中。

方法： 1 、在工作表中远离数据清单的位置设置条件区域。条件区域包含两行：第一行为字段名（通过复制），第二行以下为查找的条件（输入电冰箱）。

2 、选“数据”—“高级筛选。

四、分类汇总

书 250 页，自学

注意：在进行分类汇总前，要排序。

小 结

本章讲述了 EXCEL97 具有的各种功能及特点 。以下为重点掌握EXCEL 的启动与退出；工作簿的打开、保存与关闭、工作表的编辑（区域选定、引用、移动、复制、插入、删除等）；自动求和按钮及公式、函数的正确使用；图表创建的方法（操作步骤、类型改变）