第四章 电子表格 EXCEL 2000

概述 工作表的基本操作 格式化工作表 图表和图形的制作 数据管理与分析 Excel2000 的网络功能 宏

4.1 概述 Excel 2000 的启动 Excel 2000 的退出 Excel 2000 中文系统窗口介绍 Excel 2000 工作表和工作薄 文件操作

一、 Excel 2000 的启动 （一）、单击“开始”按钮，在“程序”

选项的子菜单中单击 Microsoft Excel 选项。

（二）、单击已存在的电子表格文件启动Excel ，同时也打开了该文件。

（三）、如果桌面有 Excel 2000 快捷方式图标，双击快捷图标。

二、 Excel 2000 的退出 （一）、退出 Excel 2000 的方法很多，常用方

法有： （二）、单击应用程序标题栏最右端的（关

闭） 按钮。 （三）、打开“文件”菜单，单击“退出”命

令。 （四）、如果退出前文件已被修改，系统将提

示是否保存修改的内容，这时可根据是否要保存文件来回答“是”或“否”。

三 Excel 2000 中文系统窗口介绍

图 4-1 Excel 2000 用户界面

用户界面的组成及功能 • （ 1 ）标题栏• （ 2 ）菜单栏• （ 3 ）工具栏• （ 4 ）编辑栏

•（ 5 ）工作表格区•（ 6 ）工作表标签 •（ 7 ）状态栏•（ 8 ）滚动条

图 4-1-1 Excel 2000 中文版编辑栏

图 4-1-2 工作表标签

（一）、工作簿 工作簿是一个 Excel 文件。由一个或多个相关的工

作表组成。一个工作簿默认有 3 个工作表，最多可以有 255 个。

（二）、工作表 256 列 *65536 行 工作表标签（ sheetn ） 活动工作表列标： A ， B……Z ， AA……AZ ， BA……BZ ，… IV

行号： 1 ， 2 ， 3……65536

标签滚动按钮

四、 Excel 2000 工作表和工作薄

（三）、单元格 单元格地址的表示方法是：列标 + 行号 如： A2 ， Sheet1!A5

（四）、表格区域 一组相邻的呈矩形的单元格 如： A3:D5

五、文件的操作（一）、新建工作簿（文件）（二）、保存工作簿 （文件） “ 保存” ： “ 另存为”： ( 三）、打开工作簿（文件）（四）、关闭工作簿（文件）

4.2 工作表的基本操作 一、单元格区域的选择 二、工作表中输入数据 三、公式与函数

“ 先选定后操作”（一）、鼠标选定 选定单元格 选定一个表格区域 shift 选定不相邻的多个区域 ctrl 选定行或列 选定整个工作表 ctrl+a 撤消选定（二）、键盘选定 shift 键 + 方向键 、 page up 、 page down

一、单元格区域的选择

二、工作表中输入数据（一）、数据类型（二）、数据输入（三）、表格数据的复制和移动（四）、添加数据（五）、删除数据 （六）、撤消和恢复

1 、数值型 数值型数据由 0 ～ 9 和％ 、 $ 、 + 、

－、 . 、、（）、 E 、 e 等特殊字符构成。如： 123 、 42 ％ 、 -50 、 3.145 、 1.23E+12 、（ 123 ）即 -123 等 数值型数据可以进行算术运算、关系运算及数

值型函数运算。

2 、日期 / 时间型 用于表示日期和时间。 如： 2005/4/20 、 9:15 等。

（一）、输入数据

3 、字符型 包括汉字、英文字母、空格以及其它字符的组合。

如：广州大学、 abc 、 student_id 、 计算机 a4 、 AC001 等

4 、逻辑型 只有 TRUE 和 FALSE 两个值。 是描述关系是否成立的数。如： 5>4 ( TRUE) A6=10 ( FALSE)

在输入数据时，单击目标单元格，使之成为当前单元格，当前单元格的边框线成为粗线。

输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑栏中。

编辑栏中有三个按钮：“×” 按钮用于取消刚输入的数据，相当于按 ESC 键。“√” 按钮用于确认输入，相当于按 Enter“=“ 按钮用于编辑公式。

输入完毕后，可通过方向键、 tab 键移动到下一单元格。

（二）、数据的输入

1 、数值型数据的输入数值型数据在单元格中默认为右对齐。（ 1 ）、当输入的数字长度超出单元格宽度时 , 自动

以科学计数法显示。如：输入 123456789 ，显示为 1.2E+08 。

（ 2 ）、当数字的有效长度超过单元格宽度时，单元格会填满“ #” 号，只要调整列宽就可正常显示。

（ 3 ）为避免将输入的分数作为日期，应在分数前加“ 0” 和空格。

如： 要输入 1/3 ，应输入 0 1/3 　

2 、日期和时间的输入 日期和时间都有多种输入格式。如：2001-9-11 、 2001/9/11 、 11-sep-2001 、

2001 年 9月 11 号、20:42 、 8:42 PM 、 20 时 42 分、 2001-9-11

20:42 等等 .

另外，按 ctrl+ ；可输入系统日期 , 按 ctrl+shift+ ；可输入系统时间

3 、字符数据的输入 字符型数据直接输入，在单元格中默认为左对齐。（ 1 ）、输入的字符超出单元格宽度 ,若右侧单元格

内容为空，则超宽部分显示在右侧单元格；若右侧单元格有内容，则超宽部分隐藏。

（ 2 ）、在输入时按 ALT+ENTER 可强制换行。 （ 3 ）、有些数字经常当做字符处理。如：电话号

码，身份证号码等。为了把输入的数字作为文字处理，输入时可先加单引号，再输入数字，如：’ 98001 ，就可把数字转换为字符。

4 、逻辑数据的输入 逻辑型数据直接输入，在单元格中默认为居中对齐。

5 、智能填充数据 在相邻单元格中要输入相同数据或是有规律

的数据，可以使用智能填充功能。 （ 1 ）、填充相同数据：选择要填充的单元

格区域，选择“编辑”菜单的“向右填充”或“向下填充”、“向上填充”、“向左填充”命令。

（ 2 ）、填充有规律的数据：选择要填充的单元格区域，选择“编辑”菜单的“序列”命令，进行相应的设置。

（三）、表格数据的复制和移动

复制单元格是将单元格的内容复制到新位置，原单元格的内容不变。移动单元格是将单元格的内容移动到新位置，原单元格称为空白的单元格。

1 、行、列、单元格的插入

2 、行、列、单元格的删除

（四）、添加数据

（五）、删除数据 选择单元格后，按 delete 键。

（六）、撤消和恢复

撤消和恢复最近所做的操作。

三、公式与函数

公式的使用 常用函数的使用

在 excel 中公式的形式是： = 表达式

其中表达式是由数字、单元格地址、运算符、括号、函数等连接起来的式子。

（一）、 公式的使用

优先级 类别 运算符 功能1

算术运算符

％ 百分号

2 ^ 乘方

3 * / 乘，除

4 + - 加，减

5 文字运算符 & 连接

6 比较运算符 >,>=

<,<=

=,<>

大于，大于等于小于，小于等于等于，不等于

1 、公式中的运算符（ 1 ）、算术运算符： + 、 - 、 * 、 / ^ （乘方） %( 百分号）

如： 数学表达式 (3.4+1.65)3-11.3*31 16.22-2.555

对应的 excel 公式： =((3.4+1.65)^3-11.3*31)/(16.2^2-2.55^5)

（ 2 ）、文字运算符 & 用于将多个文本字符串连接起来。如：“广州” &“ 大学” &“ 经济系” 结果为 “广州大学经济系”

（ 3 ）、比较运算符 > 、 < 、 <= 、 >= 、 = 、 <>

比较结果为 TRUE 和 FALSE

如： 5>4 结果为 TRUE

a6=20 （若 a6=10 ）结果为 FALSE

（ 4 ）、引用运算符 ： ,

如： sum(C5:D7,E4:F9)

几种常用公式：=2000/6+18*5= （ b3+c4 ） *0.025-12.5*d5=EXP(10.5+a3*b3)=c3*10>b3=D4&f5

（ 2 ）单元格的引用 通过单元格引用，在公式中可以使用工作表中的

数据，这样使数据的计算更加方便。单元格地址有三种表示方法

相对地址：如 A1 ， B4 ， B2:I3 ， 在进行公式复制等操作时，若引用公式的单元格

地址发生变动，公式中的相对地址发生变动 .

混合地址： 绝对列相对行 如 : $A1

相对列绝对行 如 : A$1

绝对行（列）部分不改变，相对行（列）部分发生改变 .

绝对地址 ：如 $A$1, $C$1:$F$4

公式中的地址不会因位置的变化而变化 .

（ 3 ）公式的输入

“ 自动计算” 当一个单元格中输入一个公式后， excel自动加以运算，将运算结果存放在该单元格中。

“ 重新计算” 当公式中引用的单元格数值发生改变时，运

算结果自动改变。 “ 工具” -----“ 选项” -----“ 重新计

算”

（ 4 ）公式的复制 在公式录入中经常会遇到有规律变化的公

式，因此可以采用公式复制的方法，提高工作效率。

复制公式类似于复制单元格内容。

（二）、函数的使用 数学函数 字符函数 日期和时间函数 逻辑函数 统计函数 数据库统计函数

（ 1 ）、 sum （ number1,number2, ... ）

功能：对括号里的参数求和，与常用工具栏“∑”按钮功能相同。

（ 2 ）、 average （ number1,number2, ... ）功能：对括号里的参数求平均值。

（ 3 ）、 max （ number1,number2, ... ）功能：求各参数的最大值。

（ 4 ）、 min （ number1,number2, ... ）功能：求各参数的最小值。

1 、常用函数的使用

（ 5 ）、四舍五入函数

round(number,num_digits)

如： =ROUND(3.14159,4) 结果是 3.1416

=ROUND(3.14,0) 结果是 3

=ROUND(31.4,-1) 结果是 30

（ 6 ）、绝对值函数 abs(number)

如： =abs(-52.5) 结果 52.5

=abs(52.5) 结果是 52.5

（ 7 ）、 int(number)功能：取不大于数值 number 的整数。如： =int(-4.5)=-5 =int(4.5)=4

（ 8 ）、 COUNT（ number1,number2, ... ）功能：统计参数中数值型数据的个数如：=count(1,”a”,a1:a3) ＝ 4 （假设 a1:a3 存放

的都是数值型数据）

（ 9 ）、 if （ logical ， v1 ， v2 ）当参数 logical 为 TRUE 时，返回 v1 的值，否则为 v2的值。 如： 1 ）、 =if(a4>=60, “ 及格” ,“ 不及格” ) 2 ）、 if 函数的嵌套使用。

=if(c1>=80, “ 优” ,if(c1>=70,” 良” ,“ 差” ))

=if(a4=“101”,” 计算机系” , if(a4=“102”,” 外语系” , if(a4=“103”,” 管理系”，“艺术系” )))

2 、其它函数 数学函数

（ 1 ）、求余数 mod()如： =mod(4,2) 结果是 0 =mod(5,2) 结果是 1

1 、 left （ text ， num ）返回 text 字符串中最左边的 num 个字符。

例 : ＝ left （” work-station” ， 5 ） =“work-” ＝ left(“ 中国 2008 年奥运会” ,7)=“ 中国 2008年”

2 、 right （ text ， num ）返回 text 字符串中最右边的 num 个字符。

例 ＝ right （” work-station” ， 4 ） =“tion”＝ right(“ 中国 2008 年奥运会” ,8)=“2008 年奥运会”

字符函数

3 、 mid（ text ， num1 ， num2 ）在 text 字符串中，从第 num1 个字符起取 num2 个字符。

例 ＝ mid （” abcdef” ， 2 ， 3 ） =“bcd”＝ mid(“ 中国 2008 年奥运会” ,3,5)=“2008 年”

日期和时间函数1 、 year（” year/month/day” ） 取年份值

如： =year(“2003/04/23”)=2003

2 、month(”year/month/day”) 取月份值 .

如： =month(“2003/04/23”)=4

4 、 Day(”year/month/day”) 取天数 .

如： =day(“2003/04/23”)=23

4 、 Today( ) 返回系统的当前日期 如： =today( ) 值为 2005-5-1

5 、 Now() 返回系统的当前日期和当前时间 . 如： =now( ) 值为 2005-5-1 9:45

6 、 DATE(year,month,day) 生成某一日期的序列数如 : =date(2003,4,23) 的值为 2003-4-23

7 、 Time (hour,minute,second) 返回生成时间的序列数 如 : = time(12,0,0)   的值 12:00 pm

逻辑函数

1 、“逻辑与”函数 and(logical1, logical2, logical3……)

当所有参数的逻辑值为 true 时，结果为 true ，否则结果为 false 。

例 =and(5>4,2+2<10) 结果为 true

=and(5<4,2+2<10) 结果为 false

2 、“逻辑或”函数 or(logical1, logical2, logical3……) 当所有参数的逻辑值为 false 时，结果为 false ，否则结果为 true 。例 or(5>4,,4<3) 结果为 true or(5<4,1>2,3<4) 结果为 true

3 、“逻辑反”函数 NOT(logical) 如 : =NOT(1+1=2) 结果为 false =NOT(FALSE) 结果为 true

统计函数

2 、 COUNTA （ V1,V2…… ） 统计参数中非空白单元的个数。（可以是任何类型的信息，只要非空，即计

数加 1 ）

3 、 countif （ range ， criteria ）计算区域 range 中符合 criteria 条件的单元格个数。例 countif （ e1:g3 ，” <60” ）

4 、 sumif （ range ， criteria ， sum-range ）若 range 符合条件 criteria ，则对 sum-range 的相应的单元格求和。例 sumif(c4:g4,”>=60”,c1:g1)

5 、频率分布统计函数 frequency （）Ctrl+shift+enter

（三）、出错信息 当公式输入有误时，系统将出现相应的

提示信息。常见的出错信息及其含义如表5-2 所示。

出错信息 出错原因 ##### ！ 公式的结果超过了单元格宽度。或日期、

时间公式产生了一个负值。 #DIV/0 ！ 公式中出现被零除的现象 #N/A 在函数或公式中没有可用数值 #NAME? 使用了 Excel 不能识别的文本 #NULL ！ 使用了不正确的区域运算符或不正确的

单元格引用 #NUM! 公式或函数中某个数字有问题 #VALUE! 使用错误的参数或运算对象类型时，或

者公式自动更正功能不能更正公式，。

#RTF ！ 单元格引用无效

4.3 格式化工作表 一．自定义格式 二．自动格式化 三．格式的复制、删除 四．设置工作表背景图案

一．自定义格式（一）、设置数字格式（二）、设置对齐格式（三）、设置字体（四）、设置边框线（五）、设置单元格或单元格区域图案和颜色

（六）、设置列宽、行高（七）、条件格式

图 4-3-1 格式工具栏

设置字体格式示例

设置字体 字体大小

粗体 斜体下画线

对齐格式

图 4-3-2 设置格式对话框数字

设置数字格式

图 4-3-3 对齐方式对话框

设置对齐方式

自动换行

水平居中与合并单元格

旋转 45 度缩小字体填充

图 4-3-4 对齐格式示例

图 4-3-5 字体对话框

设置字体格式示例

清除所有框线

预览效果

画对角线

清除或添加左边线

选择边框线的颜色

选择边框线的线型和粗细

所选区域加外框线

内部加表格线

图 4-3-6 边框对话框

设置边框线示例：

图 4-3-7 设置图案对话框

设置单元格或单元格区域图案和颜色

图 4-3-8 格式菜单中行高、列宽命令

设置列宽、行高示例

图 4-3-9 格式示例

条件格式示例：

条件运算符条件值

单击打开格式对话框

添加条件

删除条件预览效果

图4-3-10

条件格式对话

框

条件格式示例：

二、自动格式化

图 4-3-11 自动套用格式对话框

三．格式的复制、删除 （一）、格式复制 方法一： 单击“编辑”菜单中的“复制”命令。选择目标

区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在打开的选择性粘贴对话框中选中“格式”按钮。

方法二：选“格式刷”按钮。 （二）、格式删除 · 选择要删除格式的区域。选择“编辑”菜单

中的“清除”命令，在弹出的子菜单中选择“格式”子命令。

单击【格式】命令菜单中的【工作表】，在打开的子菜单中单击【背景】命令，出现【工作表背景】对话框。

四．设置工作表背景图案

图 4-3-12 工作表背景图案示例

4.4 图表和图形的制作 图表

图形

一、图表 使用“图表”工具栏创建简单图表 利用图表向导创建图表 图表的编辑 图表格式化

一、图表 图表介绍 创建图表 图表的编辑 图表格式化

（一）、图表介绍 图表是新工作数据的

图形化表示，使用图表可以使用户更直观地分析和比较数据。

图 4-4-1 图表类型

（二）、图表的创建 1 、使用“图表”工具栏创建简单图表

2 、利用图表向导创建图表

1 使用“图表”工具栏创建简单图表 （请您点击鼠标）

图表对象

图表类型

图例

按行

按列

图表区格式

4-4-2 图表工具栏

图 4-4-3 创建的工作表图表

图 4-4-4 按行产生的图表

2 利用图表向导创建图表

图 4-4-5 图表向导对话框一：图表类型

图 4-4-6 图表向导对话框二：数据源 图 4-4-7 系列产生在“行”

图 4-4-8 设置系列名称和分类轴标志

图 4-4-9 图表向导对话框三：图表选项

图 4-4-10 图表向导对话框：图表位置

图 4-4-11 用图表向导创建的独立图表

（三） 图表的编辑 1 ．图表对象 2 ．图表的移动、复制、缩放和删

除 3 ．图表类型的改变 4 ．图表中数据的编辑 5 ．图表中文字的编辑 6 ．显示效果的设置

图 4-4-12 图表对象示例

图表对象示例

图表中数据的编辑 （ 1 ）删除数据系列 （ 2 ）向图表添加数据系列 （ 3 ）图表中数据系列次序的调整

图 4-4-13 添加数据对话框

图 4-4-14 系列次序对话框

图表中文字的编辑

（ 1 ）增加图表标题和坐标轴标题 （ 2 ）增加数据标志

图4-4-14 “

图表选项”

对话框

显示效果的设置 （ 1 ）图例

（ 2 ）网格线

（ 3 ）三维图表视角的改变

图 4-4-15 添加网格线

图 4-4-16 设置三维视角对话框

（四）、图表格式化 要对图表对象进行格式化可以有三种方法： 1 、选择要编辑的对象，单击“格式”菜单

中增加的该对象选项。 2 、在图表中直接双击要进行编辑的对象。 3 、在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，

在弹出菜单中选择对象格式命令。

图 4-4-17 绘画区格式对话框 图 4-4-18 坐标轴格式对话框

二、图形 在工作表绘图

导入剪贴图和图片

使用艺术字

（一）、在工作表绘图 1 、画直线、椭圆和矩阵

2 、用自选图形

（二）导入剪贴图和图片步骤： 1 、选择放剪贴图的位置 2 、单击【插入】菜单中【图片】子菜

单的【剪贴图】命令 3 、在打开的【插入剪贴图】窗口中选

择要插入的剪贴图。

( 三）、使用艺术字与 word 2000 中插入艺术字的方法相同

4.6 Excel 2000 的数据管理 一、建立数据表格 二、使用记录单 三、筛选数据表 四、数据排序 五、分类汇总

一、建立数据表格 在 Excel 2000 中建立数据表格十分简

单，前面章节例子中的工作表都是数据表。

下面介绍几个术语： 字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。 字段名：在数据表的顶行通常有字段名，

字段名是字段内容的概括和说明。

图 4-6-1 数据表行列示意图

建立和使用数据表格时，用户应注意以下几个问题： （ 1 ）避免在一张工作表中建立多个数据表格。 （ 2 ）数据表格的数据和其他数据之间至少留出

一个空行和空列。 （ 3 ）避免在数据表格的各条记录或各个字段之

间放置空行和空列。 （ 4 ）最好使用列名，而且把列名作为字段的名

称。 （ 5 ）字段名的字体，对齐方式等格式最好与数

据表中其他数据相区别。

二、使用记录单 （一）、使用记录单添加数据 （二）、使用记录单修改和删除记录 （三）、使用记录单搜索条件匹配的记录

（一）、使用记录单添加数据

图4-6-2

记录新建对话

框

（二）、使用记录单修改和删除记录

图4-6-3

使用记录

单修改记录

图 4-6-4 记录修改后的数据表

图 4-6-5 确定记录的删除

（三）、使用记录单搜索条件匹配的记录

图 4-6-6 输入查询条件 图 4-6- 7 查找到满足条件的第一条记录

三、 筛选数据表 （一）、自动筛选 （二）、自定义筛选 （三）、高级筛选

（一）、自动筛选示例

图 4-6-8 下拉箭头按扭的选择

图 4-6-9 自动筛选之后的清单

图 4-6-10 多条件筛选的筛选结果

图4-6-11

设置

筛选条件

图4-6-12

筛选结果

（二）、自定义筛选

图 4-6-13 “ 自定义自动筛选方式”对话框

图 4-6-14 筛选结果

（三）、高级筛选 如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个

条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。

空二行 条件区域

图 4-6-15 条件区域

图 4-6 -16 高级筛选对话框

图 4-6-17 筛选结果显示数据表格

图 4-6-18 复制后的筛选结果

复制的筛选结果

四、数据排序 （一）．默认排序 （二）．按一列排序 （三）．按多列排序

（一）．默认排序  Excel 在默认排序时是根据单元格中的数据进

行排序的。在按升序排序时， Excel 使用如下顺序：

（ 1 ）数值从最小的负数到最大的正数排序。 （ 2 ）文本和数字的文本按从 0~9 ， a~z ， A

~Z 的顺序排列。 （ 3 ）逻辑值 False 排在 True 之前。 （ 4 ）所有错误值的优先级相同。 （ 5 ）空格排在最后。

（二）．按一列排序

图4-6-19

设置排序方

式

主关键字排列顺序

图 4-6-20 按“笔试”字段降序排列之后的结果

图 4-6-21 以机试降序排列的结果

（三）．按多列排序

图 4-6-22 设置多列排序对话框图 4-6-23 以笔试为主要关键字，机试为次要关键字的排序结果

五、分类汇总 （一）．简单的分类汇总 （二）．创建多级分类汇总 （三）．分级显示数据 （四）．清除分类汇总

（一）．简单的分类汇总

图 4-6-25 分类汇总的结果图 4-6-24 设置分类汇总对话框

（二）．创建多级分类汇总

图 4-6-26 设置二级分类汇总的结果

（三）．分级显示数据 下面介绍分级视图中的各个按钮的功能： 一级数据按钮： 只显示数据表格中的列标题和汇总

结果，该级为最高级。 二级数据按钮： 显示分类汇总结果即二级数据。 三级数据按钮： 显示所有的详细数据即三级数据。 分级显示按钮： 表示高一级向低一级展开显示。 分级显示按钮： 表示低一级折叠为高一级数据显示。

图4-6-27

显

示一级数据

图4-6-28

显示

前两级数据

（四）．清除分类汇总

图 4-6-28 显示明细数据

4.6 Excel 2000 的网络功能 一、将工作表数据创建为 Web页

二、在工作表中引用 Web 数据

三、在工作表中建立超级链接

一、将工作表数据创建为 Web页打开要保存成 Web页的工作表，而后单击【文件】菜单下的【另存为 Web页】

二、在工作表中引用 Web 数据

单击【数据】菜单【获取外部数据】项中的【新建 Web 查询命令】

三、在工作表中建立超级链接

（－）、从工作表的一个单元格跳到另一个单元格；（二）、从一个工作表跳到另一个工作表；（三）、从一个工作表跳到局域网或广域网上的一

个文件

4.7 宏一、介绍宏二、录制宏三、运行宏

一、介绍宏

宏的操作就如同批处理操作。在 Excel 中若要经常重复某项操作或执行一批功能，就可以用宏把它们变成可以自动执行的任务。宏可以是一段程序代码，也可以是一串指令的集合，是 Excel 中一系列要执行的动作。

二、录制宏

单击【工具】菜单中的【宏】子菜单的【录制新宏】命令

三、运行宏 单击【工具】菜单中的【宏】子菜单

的【宏】命令