10 HERRAMIENTAS GERENCIALES A TE

NER EN

CUENTA DURANTE LA CARRERA

J U A N C A M I L O B U I T R A G O G O N Z Á L E ZI D : 0 0 0 3 6 9 2 9 1

N R C : 9 0 3 7H O R A R I O : V I E R N E S 6 : 3 0 – 8 : 0 0

P R O F E S O R A : L O R E N A C E R O NU N I V E R S I D A D : U N I C A T O L I C A

F E C H A D E E N T R E G A : 2 8 D E N O V I E M B R E D E L 2 0 1 5

1. SELECCIÓN DE EQUIPO DE TRABAJOUn equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta. Un equipo de trabajo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades, información y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran.

¿Qué hace a un equipo de trabajo diferente a un grupo de trabajo? ¿Se tiene un equipo de trabajo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo? Hay grupos que no son en realidad un equipo de trabajo (y tal vez no necesiten serlo) porque no poseen una meta común, relaciones duraderas o una necesidad de trabajar de un modo integrado.No hay equipo, sin meta compartida.

BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO

Una de las características de las organizaciones que alcanzan un alto nivel de desempeño, es que mantienen participando en equipos de trabajo a un porcentaje de su personal más elevado que aquellas otras que obtienen un rendimiento significativamente más bajo.

Una razón para el mayor éxito de las organizaciones que desarrollan el trabajo en equipo, frente a las que lo hacen de forma poco significativa, está relacionada con los entornos actuales caracterizados por la incertidumbre, la necesidad de adaptarse rápidamente a cambios de todo tipo (tecnológicos, culturales, financieros, sociales, políticos…). Esto exige trabajar con estructuras más ágiles y horizontales donde el equipo de trabajo adquiere un papel central.

1. Esfuerzo, conductas flexibles y adaptables: es necesario que los componentes se esfuercen y tengan conductas, conocimientos y actitudes flexibles y adaptables, con una predisposición positiva a la crítica constructiva.

5 CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO:

2. Comunicación clara, concisa y en doble sentido: debe existir una comunicación en doble sentido entre los componentes y entre estos y los directivos. Esta comunicación ascendente y descendente debe ser clara y concisa para que sea útil, comprensible y no sature el tiempo del que disponen los componentes.

3. Competencias complementarias: los miembros del equipo deben complementarse ente sí, no solamente en términos de sus capacidades profesionales, sino también de su estilo de trabajo.

4. Liderazgo y coordinación de la actividad colectiva interdependiente: la coordinación del equipo pasa por la construcción de modelos mentales compartidos y relaciones interpersonales. También es necesario un liderazgo que facilite la planificación, coordinación y dirección de las actividades de modo que los componentes estén motivados para esforzarse en las tareas.

5. Apoyo entre los miembros durante la tarea y cohesión: si entre los miembros del equipo se observa un esfuerzo, unas conductas adecuadas, existe apoyo durante la ejecución de las tareas y se fomenta la cohesión, entonces se desarrollará un espíritu de equipo.

El trabajo en equipo debe poseer las 5 “C”, estas son:

Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto.

Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante.

Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.

Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.

Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

2. DEFINIR EL ENFOQUE DEL NEGOCIOEl enfoque de negocio es un resumen de todo lo que la empresa ofrece a sus clientes, es decir cómo se ayudara a las personas. Es por eso, que es importante que el enfoque de negocio mencione lo que se ofrece. Los niveles de producción dependerán de las habilidades del gerente, así como su creatividad, innovación, tecnología y eficiencia, para crear un producto de calidad que sea de interés para los clientes. El enfoque de negocio central estará encargado de crear un lema o frase que resuma el valor del producto que se ofrecerá, por ejemplo esas famosas frases de “Reduzca tallas en minutos”, “Véase 10 años más joven”, entre otras; todas estas podrían ser o no ser efectivos pero la publicidad si lo era, ya que hacen que el público adquiera dichos productos.

El enfoque de negocio central se podrá definir bajo las claras diferencias de las características, ventajas y beneficios del producto o servicio. Las características de un producto son aquellas que están a la vista, elementos físicos del producto o servicio, es decir fáciles de medir. Las ventajas son los puntos a favor del producto en relación a otros, cuando estos son comparados, es decir son distinguibles. Los beneficios son estrictamente del uso que le da el cliente a un  determinado producto o servicio. El saber cómo se beneficiara al cliente por medio de los productos o servicios que se va a ofrecer, es esencial para definir cuál será el enfoque de negocio central y la propuesta de valor para los clientes.

VENTAJAS DE TENER UN ENFOQUE DE NEGOCIO CLARO

LOS TRES ENFOQUES DEL PLAN DE NEGOCIOS

1) Redacta tus objetivos empresariales.  Estos objetivos deben ser retadores, debe ser motivantes y que te impulsen a tomar acción.  Redacta objetivos a corto, mediano y largo plazo.  Un consejo, escribe un objetivo general y por lo menos cinco (5) objetivos específicos.

2) Escribe la oportunidad de mercado.  Describe que te hace diferente de la competencia, cual es la propuesta de valor que tienes para ofrecerle a tus clientes, anota también por qué la gente necesita lo que tú vendes o el servicio que tú prestas.  Un consejo, establece aquí el tamaño de tú mercado, cuál será el crecimiento del mismo, tendencias existen, y cuál es la información tus clientes, aspectos demográficos y geográficos.

3) Redacta cuál va a ser tu modelo de negocios.  Redacta con total claridad la forma como tus clientes van a saber que tu existes como empresa.  Deja por escrito inicialmente dónde te van ubicar, qué estrategias vas a seguir para llamar la atención del cliente, así como también en este punto, es de mucho valor expresar que parte del mercado piensas atender, si va a ser un mercado local, regional, o nacional.

3. MARKETINGEl Márketing es quizás una de las áreas

funcionales de las Empresas más dinámica, conflictiva, popular -y a la vez desconocida-, atrayente, generadora de pasiones encontradas y por si fuera poco, de una importancia capital para la supervivencia dinámica de las Empresas. En efecto, partiendo desde el mismo análisis de su contenido conceptual, ya encontramos que hay dos maneras de interpretar -igualmente válidas- la palabra Marketing: como filosofía y como función.

MARKETING COMO FILOSOFÍA CONCEPTUAL

La primera interpretación -como filosofía conceptual- es un tanto abstracta y amplia: Márketing es una óptica, un estilo, un enfoque de la gestión empresarial que se caracteriza por una proyección de la Empresa hacia la Demanda. Para decirlo en pocas palabras, los negocios no comienzan en los tableros de dibujo de los proyectistas de productos, sino en el análisis de las necesidades (o deseos) no satisfechas o deficientemente solucionadas de los Mercados. Esto, en otros términos, significa que "las Empresas deben tratar de fabricar lo que se puede vender y no tratar de vender lo que se puede fabricar".

MARKETING COMO FUNCIÓN

Como función, el Márketing ha experimentado una serie de sucesivas redefiniciones, cada una de las cuales fue ampliando el ámbito de su aplicación y enriquecido su contenido conceptual y operativo. De ahí su característica de dinámico. No es idea de la Cátedra infundir un excesivo respeto por las definiciones, pero es necesario tener una plataforma sobre la cual empezar a trabajar y, sobre todo, proveer un marco referencial que aproxime al estudiante a esta disciplina.

Se dice que el marketing puede tener diversas orientaciones: al producto (cuando la empresa dispone del monopolio del mercado pero, de todas maneras, pretende mejorar el proceso de producción), a las ventas (destinada a aumentar la participación de la empresa en el segmento) o al mercado (se busca la adaptación del producto a los gustos del consumidor).Hoy en día existen muchos tipos de marketing, aquí presentamos algunas definiciones:

Marketing directo: consiste en un sistema interactivo que consigue seguidores y resultados en sus transacciones dándose a conocer a través de los medios publicitarios de un lugar.

Marketing relacional: Se incluye dentro del marketing directo y se basa en un principio fundamental que dice que no hay que vender, sino hacer amigos y ellos serán quienes compren. Conseguir beneficio a cambio de la satisfacción del cliente.

Marketing virtual: recibe también el nombre de cibermarketing y es el que se aplica a Internet, y que se encuentra dirigido a toda persona en el mundo que tenga un ordenador y conexión a la red. En este marketing existen herramientas SEO que son las que permiten que las empresas alcancen una buena visibilidad y puedan vender mejor sus productos o servicios.

4. INNOVACIÓN Innovación es un cambio que introduce

novedades. Además, en el uso coloquial y general, el concepto se utiliza de manera específica en el sentido de nuevas propuestas, inventos y su implementación económica. En el sentido estricto, en cambio, se dice que de las ideas solo pueden resultar innovaciones luego de que ellas se implementan como nuevos productos, servicios o procedimientos, que realmente encuentran una aplicación exitosa, imponiéndose en el mercado a través de la difusión.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA INNOVACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN?

Todos coincidiremos en que, en la actual economía en red, la innovación se justifica por ser el elemento más influyente a largo plazo en el incremento de la productividad y, de rebote, de la competitividad. Por lo tanto, la innovación es un imperativo para las empresas que nadie discute y que la administración debe fomentar. Ahora bien, la administración ha empezado a contemplar la innovación no sólo como un bien a promover en la sociedad, sino también como un principio director para su propia actividad. La administración quiere ser una administración que innova.

INCIDENCIA DE LA INNOVACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN El reto no es sólo ser más eficientes en la producción de servicios, sino

proporcionar nuevos servicios que mejoren el bienestar de la ciudadanía.

El reto no es sólo la simplificación, sino la eliminación de trámites y la absoluta personalización.

Porque la tecnología permite prestar servicio de manera más eficiente, más cómoda, más cercana, más adaptada, más personalizada… y esa es una vieja aspiración tanto de la administración como de la ciudadanía.

Porque cualquier día los ciudadanos se van a hartar, van a prender fuego al palacio de la administración y se van a repartir nuestros despojos, a menos que seamos capaces de asombrarles con nuestra capacidad de aportarles valor.

Porque existen miles de funcionarios que desean poder expresar su creatividad en su medio de trabajo. Es más motivador construir que reparar.

Porque existen miles de ciudadanos que desean participar en la construcción de la nueva administración pública. Es más enriquecedor participar que criticar.

5. OUTSORCINGOutsourcing es un término del inglés que

podemos traducir al español como ‘subcontratación’, ‘externalización’ o ‘tercerización’. En el mundo empresarial, designa el proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan cargo de parte de su actividad o producción. Consiste en movilizar recurso hacia una empresa externa a través de un contrato. De esta forma, la compañía subcontratada desarrollará actividades en nombre de la primera. Por ejemplo: una empresa que ofrece servicios de acceso a Internet puede subcontratar  a otra firma para que realice las instalaciones. 

ETAPAS DEL OUTSORCING

VENTAJAS DEL OUTSORCING Reducción de costos: El proveedor de outsourcing normalmente disfruta de ventajas de costos.

Economías de escala: al prestar el mismo servicio a una mayor base de usuarios, las empresas proveedoras de servicios de outsourcing se benefician de economías de escala que le conducen a minimizar sus costos y poder ofrecer sus servicios a un precio más competitivo que el desarrollo interno de los mismos por el cliente.

Transformación de la estructura de costos: Mientras que por el servicio contratado al proveedor normalmente se pagaran unos costos variables en función del uso que se haga del mismo, si la empresa quisiera prestar dichos servicios internamente, debería contar con unas determinadas estructuras fijas que le supondrían un costo fijo con independencia del uso que se hiciera del servicio.

Flexibilidad: En muchas ocasiones la razón que lleva a las empresas a externalizar es la flexibilidad que consiguen de este modo. Así pueden aumentar o reducir capacidad productiva de forma sencilla sin tener que atravesar largos procesos de selección y regulación de empleo lo que mejora la adaptabilidad ante los cambios del entorno.

Rapidez:  La posibilidad de adquirir sistemas ya desarrollados por el proveedor del servicio y que solo hay que adaptar, personalizar al ciento final, así como el hecho de que el proveedor es un especialista en su materia, aporta una gran rapidez frente al tiempo que tardaría el cliente en desarrollarlo internamente desde el principio.

Especialización: los proveedores de servicios de outsourcing normalmente están especializados en número de actividades muy reducido que saben hacer muy bien. Ello les permite disfrutar de economías de especialización y ahorrar costos con lo cual pueden ofrecer sus servicios a un costo menor del que le supondría a la empresa desarrollar esa capacidad internamente.

DESVENTAJAS DEL OUTSORCING Riesgo programático: El riesgo programático se refiere al riesgo

relacionado con la actividad subcontratada propiamente, con el contexto de negocio que rodea a la actividad, con su complejidad… Este riesgo puede venir determinado por el gran tamaño del contrato de outsourcing. Su gran escala suele determinar una mayor complejidad, incertidumbre y riesgo así como una mayor dificultad de medir los resultados.

Riesgo contractual: Se trata de riesgos relativos al precontrato y contrato que ligan a proveedor de servicios y cliente. En este sentido se pueden dar riesgos de renegociación oportunista, falta de representación de las capacidades reales del proveedor, etc.

Otros riesgos: El outsourcing puede tener otra serie de consecuencias potencialmente adversas para la empresa. Puede suponer una pérdida de conocimientos y capacidades internas y una dilución de la ventaja competitiva de la empresa a largo plazo. Al mismo tiempo puede llevar a un coste total mayor y a una reducción de la calidad. En relación con los recursos humanos de la empresa puede determinar una desmoralización de los mismos, si la política de externalización no se lleva a cabo de forma inteligente, informando a los empleados sobre dicha política, etc.

Las alianzas estratégicas son coaliciones formales entre dos o más organizaciones a fin de llevar a cabo empresas en el corto plazo, originadas en relaciones oportunistas o permanentes que se desarrollan como una forma de sociedad entre los participantes. Un termino mas técnico es el que da Sastre F. (2006) y que dice que las Alianzas estratégicas son acuerdos organizativos y políticas operativas en el seno de los cuales organizaciones independientes comparten la autoridad administrativa, establecen vínculos sociales y aceptan la propiedad conjunta.

6. ALIANZAS ESTRATÉGICAS

¿CUÁLES SON LOS RIESGOS QUE PUEDE PRESENTAR UNA ALIANZA?

Específicamente, las alianzas generan para alguna de las dos aliadas la pérdida de control de algunas funciones, además se presenta desconfianza por el flujo de información hacia “el extraño” e incomodidad porque “otro” va a conocer sus intimidades laborales. Si no se combaten la desconfianza y el egocentrismo, cualquier intento será un fracaso.

5 ELEMENTOS CLAVES QUE LAS FIRMAS DEBEN APLICAR PARA LOGRAR ALIANZAS EXITOSAS:

1. Antes de sellar la alianza, las partes deben pensar en sus objetivos y en los objetivos del “hijo”; Con frecuencia, cuando una alianza da buenos resultados, se hace evidente que las metas y los objetivos de los socios son compatibles.

2. Debe lograrse un acuerdo previo acerca de cómo se administra la alianza, es necesario pensar cuidadosamente acerca de la administración de la alianza, sin considerar la forma específica que tome, debe ser administrada por separado, y las personas que estén a cargo deben tener los incentivos para que logre éxito.

3. Es necesario pensar cuidadosamente quien administrará la alianza; La alianza cualquiera sea su forma legal, debe ser administrada por uno de los socios. Es imposible hacerlo a través de un comité. Y debe quedar claro desde el principio que la gente que maneja la empresa conjunta sólo se mide por su rendimiento.

4. Cada socio debe tomar medidas dentro de su propia estructura para asegurar buenas relaciones con la empresa conjunta y los demás socios: El personal de gerencia debe tener acceso a alguno de la organización matriz que pueda decir “si” o “no” sin que sea necesario pasar por diversos canales.

5. Debe existir un acuerdo para resolver desacuerdos. La mejor manera es nombrar un árbitro que todos acepten: Las órdenes de arriba no funcionan en una alianza. La mejor forma es adelantarse a cualquier disputa y nombrar un árbitro que todas las partes conozcan y respeten, y cuyo veredicto sea aceptado como concluyente por todos ellos.

Emprender una alianza es algo muy serio, puede llevar a la empresa a mejorar su desempeño y a crear valor o la puede hundir en problemas más graves de los que quería solucionar a través de ella. Hay que tener claro que una alianza es exitosa en la medida que los aliados agreguen valor, para los clientes y para los respectivos accionistas; además, aliarse con una gran marca no garantiza el éxito, los productos o servicios que se ofrecen deben ser atractivos y si no lo son una marca no lo compensa.

7. AMBIENTE LABORAL

El ambiente laboral es un factor determinante en la productividad del trabajador. El ambiente laboral de la empresa es un factor que tiene una gran incidencia en el desempeño, en la productividad del trabajador. Un ambiente laboral inapropiado, como se ha podido ver, puede desde llevar a un empleado a suicidarse, hasta un bajo rendimiento de los empleados, lo cual resulta económicamente costoso para la empresa. Las empresas descuidan el ambiente laboral porque consideran que se requiere mucha inversión para algo que no es primordial, pero se equivocan rotundamente, puesto que los costos de un ambiente laboral pésimo harán que el desempeño y productividad de los empleados disminuya considerablemente, lo que resultará más costoso que si se hubiera invertido en el mejoramiento del ambiente laboral.

El ambiente laboral u organizacional es un fenómeno complejo, dinámico y multidimensional que presenta las siguientes variables:Diseño y estructura organizacional:

el tamaño de la organización conjuntamente con su organigrama y la cantidad de niveles jerárquicos; los puestos de trabajo, su división, cooperación y especialización de las funciones y tareas; la delegación, descentralización y centralización de la autoridad y la toma de decisiones.

COMPONENTES FUNDAMENTALES DEL AMBIENTE LABORAL

• El medio ambiente y el entorno en general cuyas incidencias son percibidas por el trabajador ya sea de forma directa o indirecta, posee también repercusión en el comportamiento laboral siendo una característica importante, por su variedad con relación a las distintas organizaciones.

• Los recursos humanos y su gestión están estrechamente relacionados con los distintos procesos de las organizaciones, que son percibidos y caracterizan el clima, entre ellos tenemos; la comunicación, su dirección y sentido, y si la misma es simétrica o complementaria; los conflictos aparecidos, su gestión y solución; la posición relativa de los puestos de trabajo y su consecuente (o no) aplicación del sistema salarial y de incentivos.

• La situación sicológica de cada trabajador, grupo u organización en general y otros aspectos como los valores, normas y las actitudes, vistos a través de las percepciones caracterizan el clima organizacional.

• Los microclimas , o sea, como fenómeno para toda la organización, en ocasiones puede presentarse con un carácter particular de una unidad, adscrita a la organización, o también un departamento o división, esto se conoce como microclima, o sea, que lo percibido por trabajadores de una unidad puede ser distinto a lo que perciben otras personas de áreas distintas de una misma organización. Por lo que el clima puede manifestarse o identificarse en los niveles: grupal, departamental o divisional, en unidades, en toda la organización.

8. CAPACITACIÓN Para poder tener un concepto claro sobre la

capacitación, es necesario diferenciarlo del entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento es  la preparación que se sigue para desempeñar una función. Mientras que el adiestramiento es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad. En cambio, capacitación es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de una actividad  Se puedo señalar, entonces, que el concepto capacitación es mucho más abarcador.

BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitación se pueden enumerar los siguientes:

Crear mejor imagen de la empresa.

Mejora la relación jefe subordinado.

Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Elimina los temores de incompetencia.

Sube el nivel de satisfacción con el puesto.

Desarrolla un sentido de progreso.

LA CAPACITACIÓN COMO INVERSIÓN

La organización invierte recursos con cada colaborador al seleccionarlo, incorporarlo, y capacitarlo. Para proteger esta inversión, la organización debería conocer el potencial de sus hombres. Esto permite saber si cada persona ha llegado a su techo laboral, o puede alcanzar posiciones más elevadas. También permite ver si hay otras tareas de nivel similar que puede realizar, desarrollando sus aptitudes y mejorando el desempeño de la empresa.

Otra forma importante en que la organización protege su inversión en recursos humanos es por medio del planeamiento de carrera. Estimula las posibilidades de crecimiento personal de cada colaborador, y permite contar con cuadros de reemplazo.

9. COMUNICACIÓNComunicar es percibir, una persona hablando no puede asegurar por si sola que esta comunicando, ya que el proceso de la comunicación se verifica en el receptor. Los cuatro elementos de la comunicación son:

El emisor, que en el caso de este estudio es el administrador, debe disponer siempre de un mensaje claro y definido. Debe usar siempre el lenguaje de su interlocutor, despertar su atención e interés para que le escuche. Tiene que dar a un intercambio de ideas mientras comunica.

El mensaje debe estar exento de ambigüedades y equivocaciones.

El receptor debe estar preparado para recibir la comunicación.

La respuesta y reacción del receptor indica si realmente la comunicación fue eficaz o no.

Una orden mal dada es una tarea mal realizada. El que no sabe mandar no sabe hacer, porque es incapaz de explicar y razonar lo que hace. La mayoría de los fracasos ocurridos en la fábrica, la escuela, la iglesia o la familia obedecen a defectos en los canales comunicativos, ya sea de tipo técnico, mal lenguaje, mala escritura, mal entrenamiento o de carácter personal, como prejuicios de raza, religión o intereses privados. Un buen administrador hará bien en revisar sus sistemas y métodos comunicativos y mejorarlos a través de un estudio de la materia.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA?

COMO SER UN BUEN COMUNICADORTanto los humanos como los animales poseen de

infinidad de medios de comunicación, desde el hombre primitivo hasta el hombre actual han innovado sus medios de comunicación. Los humanos nacemos ya equipados de medios comunicativos, es de entender que la vida demanda de buena comunicación.

En la vida común o en funciones ejecutivas, nuestra comunicación es distorsionada que lejos de orientar e informar, confundimos a los demás. Un buen comunicador debe esforzarse por organizar sus ideas y razonar sus palabras, “pensar para hablar y no hablar para pensar”.

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