İçindekiler

GirişKulüp Olmak

GönüllülükVizyon, Misyon, DeğerlerÖrgüt YapısıKariyer PlanlamasıStratejik PlanlamaToplantı KültürüKulüp Ne Kazandırır?

Etkinlik PlanlamasıAnketEtkinlik BelirlemeEtkinlik Kararının AlınmasıEtkinlik ToplantısıGörev DağılımıEtkinlik DeğerlendirmesiPaydaş SorumluluklarıSık Yapılan Hatalar ve Sonuçları

2

34

5567889

101010111111121313

Giriş: Rehberi Neden Hazırladık

Academy, 1996 yılında kurulmuş, eğitim ve danışmanlık alanında uzun yıllardır yer alan bir şirkettir. 2008'den itibaren üniversitelerden gelen talepleri de karşılamak üzere Üniversite Eğitim Programlarını (ÜEP) dizayn etmiştir ve bugüne (1 Şubat 2015) dek 268 program gerçekleştirmiştir. Bu programların tamamında, 45.566 kişinin kariyerine dokunmuş, belgelendirmiştir.

İlk günden bugüne oldukça derin bilgi ve deneyimleri topladık, biriktirdik. Bu bilgi ve birikimleri, organizasyon planlama aşamasında kulüp yöneticileri ile sistematik olarak sürekli paylaştık ancak yine de bazı basit hatalar karşımıza sürekli çıktı ve başarısız neticelerin temelini oluşturmaya devam etti. Bu basit hataları ortadan kaldırmak, kulüplerin kendilerini doğru konumlandırmalarını sağlamak ve amaçlarına, vizyonlarına uygun yönetilmelerine, topluma (özellikle öğrencilere) hizmet etmelerine katkı sağlamak amacıyla bu rehberi hazırladık.

Rehber, sizlerin kaliteli ve etkili programlar dizayn etmenize katkı sağlayacaktır ve kaynak niteliğinde olmak ile birlikte bizim gözlem ve deneyimlerimize dayalıdır, sübjektiftir.

3

Academy

Kulüp Olmak

Toplumda yer alan Sivil Toplum Kuruluşlarının (STK) üniversitelerdeki versiyonu Kulüpler olmuştur. Kulüpler üniversitelerin Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına (SKS) bağlı olarak, belirli sayıda kurucu üye tarafından kurulurlar. Belirli bir tüzükleri ve danışman hocaları vardır. Bürokratik işlemler sonrasında yönetim kurulu, denetim kurulu üyeleri seçilir ve kulüp resmi olarak STK hayatına başlar.

Kulübü bir araya getiren esas unsur ise -tıpkı yaşamımızdaki her bir ürün/hizmetin üretilme sebebindeki gibi- ortak ihtiyaçtır. Bu ihtiyaçlar nelerdir? İhtiyaçlar listesini aşağıda göreceksiniz ancak üzerinde durulması gereken en önemli ihtiyaç; tek başımıza karşılayamayacağımız ihtiyaçları örgütlenerek karşılama ihtiyacıdır. Yani (sorumluluğu, riski, başarıyı, başarısızlığı) paylaşmak, ortak hedef için koştururken motive olmak, takım olmaktır. Diğer ihtiyaçlar:

• Akademik çalışmaların iş yaşamındaki yeri (teknik geziler)• Akademik çalışmalarda önemli katkılar sağlamış akademisyenlerin, iş

yaşamındaki başarılı kişilerin konuk edilmesi (seminerler, konferanslar)• Bölüm öğrencilerinin kendilerini ait hissedebileceği bir örgüt olma,• Sosyalleşme,• Bölüm öğrencilerinin yarına (yani iş yaşamına) ısınmalarını sağlamak,

(kariyerlerine pozitif dokunuş)• Üniversite - İş Dünyası arasındaki aktif köprü görevini üstlenmek,• Kişisel gelişimi sağlamak ve fark yaratmak. (Her yıl yaklaşık 450.000

öğrenci mezun oluyor, fark şart!)

4

Kulübü bir STK olarak konumlandırdık ancak önerimiz STK değil bir şirket olarak konumlandırmanız. Mezuniyetinizle birlikte –belki de mezun olmadan– bir şirket kuracak, şirkette çalışmaya başlayacaksınız. Bu sebeple kulübü şirket olarak konumlandırmak stratejik pek çok avantaj sağlayacaktır. (İlla kar amacı gütmek zorunda değilsiniz ancak bütçe yaratma hedefiniz mutlaka olmalı.)

Böylece İş hayatının bire bir kopyasını henüz öğrenciyken deneyimleme, eksi ve artılarınızı, performansınızı görme fırsatına sahip olacaksınız.

Gönüllülük Esası: Kulüplerde görev almak gönüllülük esasına dayanmaktadır. Gönüllülük -toplumdaki algının aksine- ücreti karşılığı çalışmaktan daha büyük sorumluluk taşır. Gönüllü insanların sorumluluk aldıkları işlerde daha etkili çalışmaları ve başarılı olmaları beklenmektedir.

Vizyon, Misyon, Değerler: Bu kavramlar, tüzükte zorunlu olarak doldurulması gereken bir yer olarak görmemeli, bu kavramları anlamalı, benimsemeli ve tüm ekibi heyecanlandıracak ve ayrıca ayakları yere basan bir şekilde belirlenmelidir. Örgüt olarak gerçekleştirilecek her aktivite, bu kavramlarla örtüşmelidir. Örneğin: İşletme Kulübü’nün vizyonu "Üyelerine, -çalışmayı hayal ettikleri- şirketlerle öğrenciyken çalışma/işbirliği yapma fırsatı sunan, iş yaşamındaki stratejik nitelikleri (liderlik, iletişim becerileri gibi) kazandıran bir platform olmak." Bir kulübün en önemli hedefi de üyelerini ve özellikle görev alan gönüllü örgüt üyelerini hızla bir şekilde iş yaşamına hazırlamak olmalıdır. (Öğrencilerin en önemli ihtiyacı da bu; kariyerlerine iyi bir başlangıç.)

5

Örgüt Yapısı: Başarının en temel unsurlarından biri de örgütlenme, takım olmadır. İş yaşamında dahi büyük ölçekli olmakla birlikte halen örgütlenmeyi kurgulayamayan şirketler bulunuyor. Bu şirketler, örgütlenmeyi başaramadıkları için potansiyellerini performansa dönüştüremiyorlar. Kulüplerin ilk olarak yapması gereken işlerden biri de örgüt yapısını belirlemektir. Kulüpte görev almak isteyenlerde bulunması gereken özellikler:

1. Gönüllülük: Bknz: Gönüllülük Esası2. İletişim Becerisi: Başarı ya da başarısızlıkta "ben dili" yerine "biz dili"ni

kullanan/kullanmaya çalışan, tartışma ve eleştiri kültürüne yatkın ya da çabalayan,3. Kendini Geliştirme İsteği: Sürekli gelişime inanan ve pozitif enerjiye sahip olma,4. Topluma Katkı Sağlama İsteği: Kendisinin de içinde bulunduğu topluma katkı

sağlayarak liderlik etme,5. Sorumluluk: Organizasyonda belirli görevleri alarak, eksiksiz ve başarılı bir şekilde

yerine getirme isteği/çabası,6. Liderlik: Yukarıdaki 5 maddenin bir neticesi olarak liderlik becerilerini geliştirme,

öncü olma isteği.

Kulüplerin başarısında asgari olarak yukarıdaki maddeler etkendir.

Örgüt yapısını (görev tanımlarına çok girmeden) detaylandıralım:• Başkan: Örgüte liderlik eden kişi. Örgütün uyumlu bir biçimde çalışmasını

sağlamalıdır.• Başkan Yardımcısı: Kulübünüz için elzem gördüğünüz iki alanı, sorumluluğuna

vereceğiniz kişiler. Örneğin: Kurumsal İletişimden Sorumlu Başkan Yardımcısı, İnsan Kaynaklarından Sorumlu Başkan Yardımcısı. Bu görev isimlerini farklı şekilde de kullanabilirsiniz: süpervizör, uzman gibi.

• Genel Sekreter: Kulübün idari işlerini yerine getiren kişi. • Sayman: Kulübün finansal hesaplarını tutan kişi.• Direktör: Alt alan liderleri. İlgili başkan yardımcısına bağlıdırlar. Kıdemlidir.

• İK Direktörü: Kulüp vizyon ve değerlerine uygun adaylarla görüşmeler yapan, oryantasyon sürecini yöneten, görev tanımlarını belirleyen, örgüt niteliklerini arttırmak için eğitim vb. ihtiyaçları belirleyecek, görevlilerin performanslarını değerleyecek kişi.

6

• Pazarlama Direktörü: Kulübün ürünlerinin (teknik gezi, eğitim, konferans vb.) hedef kitleye (katkı sağlanmak istenen öğrenci topluluğu) nasıl tanıtılacağı ile ilgili organizasyondan sorumlu kişi.

• Halkla İlişkiler Direktörü: Kulübün etkinliklerinin yayım basın organlarında duyurulmasını sağlayacak kişi.

• Sosyal Medya Direktörü: Kulübün sosyal medya hesaplarını yönetecek ve kulüp aktivitelerini bu platformlarda tanıtacak kişi.

• Sponsorluk Direktörü: Kulübün aktivitelerine sponsorluk alarak aktivite maliyetlerinin karşılanmasını sağlayacak ayrıca kulübe bütçe yaratacak kişi.

• Kurumsal İletişim Direktörü: Kulüp aktivitelerinde stratejik partnerler bularak iletişime geçecek, kurumsal iletişimi sağlayacak, vip davetiyeler için (vali, belediye başkanı, dekan, rektör vb.) randevu alacak kişi.

• Sosyal Sorumluluk Direktörü: Kulüp olarak gerçekleştireceğiniz sosyal sorumluluk aktivitelerinin tasarlanmasını sağlayacak kişi.

• Etkinlik Direktörü: Her etkinlik için ayrı bir direktör seçmenizi öneririz. Etkinlik yönetimini üstlenen bu kişi, tüm takıma proje bazlı liderlik etme fırsatı yakalamış olacaktır. Bu fırsatlar örgüt içindeki tüm üyeleri motive eder. Ayrıca deneyim ve becerilerin performansa dönüşmesini sağlar.

• Direktör Yardımcısı: İlgili direktörün yardımcısı olan kişi(ler).• Göreve Talip Üyeler: Kulüpte görev almak isteyen deneyimsiz üyeler.

Kariyer Planlaması: Kulüp yönetiminde kariyer planlaması kulüpte görev alanların ve görev almak isteyenlerin önemli motivasyon kaynaklarından birini oluşturmaktadır. Adil ve stratejik bir planlama, bireysel ve örgütsel performansı, başarıyı tetikleyecektir. Nasıl olabilir?

1. sınıflardan Göreve Talip Üyeler, ilk yıllarında elde ettikleri deneyim ve gösterdikleri performans ile ikinci yıllarında direktör yardımcılığına ya da direktörlüğe terfi etmeli. 3.yıllarında başkan yardımcılığına ya da başkanlığa adaylığını koymalı. Bir önceki dönem başkanlık yapan kişi ise 4.yılında mezun olmadan –yani kulüp ile bağları kopmadan– mevcut dönem başkanına danışmanlık yapmalı. (Kendi döneminde kaçırdığı fırsatları ve yaptığı hataları mevcut dönem başkanına seçenek olarak sunar, buyurmaz.)

7

Bu örgüt yapısı ve kariyer planlaması ile örgüt bağları güçlü bir aileye dönüşür. Doğru hedefler ve sıkı çalışma ile de başarılı işler ortaya çıkar.

Stratejik Planlama: Kulüpler yıllık aktivite planlarını seçildikleri dönem başlarında yapmalıdırlar. Bu plana uygun olarak aksiyon planını, görev dağılımlarını da gerçekleştirmeliler. Kısa dönemli planlar yaparak başarılı olmak zordur ancak yıllık planlama yaparak zamanında delegasyon sağlamak başarılı olmanın altın kurallarındandır.

Toplantı Kültürü: Stratejik toplantılar (etkinlik toplantısı gibi) katılımın önemli olduğu ve gerçek zaman ve yerde gerçekleşmelidir. Öte yandan karar mekanizmalarını hızlı biçimde çalıştırmak ve zaman kazanmak için whatsapp, facebook messenger gibi uygulamalarda kulüp grubu kurarak iletişim kurmak avantajlıdır. Kritik başarı faktörü, bu yazışmaların önemini bilmek ve gerekli katkıyı zamanında yapmaktır.

8

Kulüplerde görev alarak ne kazanırsınız?1. Kişisel becerilerinizi geliştirirsiniz (iletişim, liderlik, özgüven),2. İş yaşamındaki sorumlulukların benzerlerini deneyimlersiniz,3. Stajlarınız kadar önemli referanslara sahip olursunuz (tüm kulüp

aktivitelerinizi belgeleyerek),4. İş dünyasındaki ve akademik çevredeki önemli kişiler ile tanışır,

güçlü bir network inşa edersiniz,5. Topluma karşı duyarlı bir birey olarak toplumsal kalkınmaya katkı

sağlamış olursunuz,6. Hayallerinize doğru bir adım daha atmış olursunuz.

9

Etkinlik Planlaması

Kulüplerin hedef kitlelerine ulaşmalarını sağlayan belki de en önemli araç/vitrin etkinliklerdir (eğitim, konferans, söyleşi). Bu etkinlikler sayesinde geniş bir hedef kitleye (2.000-10.000) tanıtım yapma, geniş bir kitleyi (200-600) etkinlikte ağırlama imkanına sahip olmaktadırlar.

Tüm kulüplerin ortak amacı gerçekleştirdikleri tüm etkinliklerde başarılı olmak; hedef kitlelerine fayda sunmak, kulüpte görev alan üyelerin deneyimlerini arttırmak, network platformu olmaktır.

Kulüpler etkinlik planlamasında farklı yönetim biçimlerini benimseyebilmektedir. Örneğin bir kulüp etkinlik toplantısı yaparken diğeri toplantıya gerek duymaksızın etkinlik planlamasına başkanın kararıyla geçiyor. Bu farklılıklar etkinlik başarısını doğrudan etkiliyor. Bu bölümde başarılı etkinlik için asgari şartları size aktarıyorken, yapılan yanlışları da (sonuçları ile) sizlere listeleyeceğiz.

Anket: kulüpler hedef kitlenin ihtiyaçları gidermek için öncelikle ihtiyaçları öğrenmek, bilmek zorundadır. Bunu öğrenmenin en etkili yolu anketlerdir. Offline ya da online platformlar (Google docs) üzerinden anketlerinizi hazırlayabilir, hedef kitle ihtiyaçlarını öğrenebilirsiniz. Anket yapmak ayrıca program yapmadan PR’ını yapma anlamına gelir.

Etkinlik Belirleme: Yıllık yapılan program ve anketler dahilinde belirlenen etkinliklerin direktörleri de dönem başında seçilmelidir. Böylece direktörün başarılı bir program için yeterli bir zamanı olacaktır. Bu zaman diliminde etkinlik direktörü ilk olarak etkinlik için şirketlerden teklifler toplamalı, değerlendirme tablosuna teklifleri yerleştirmelidir.

10

Dört faydayı gözeterek etkinlik kararı verilmelidir: 1. Hedef kitleye sağlanacak fayda, (Katılımcılar)2. Kulübe ve yöneticilerine sağlanacak fayda, (Kulüp ve Üniversite)3. Etkinlikte yer alacak sponsor firmalara sağlanacak fayda, (Sponsorlar)4. Kuruma sağlanacak fayda. (Hizmet sağlayacak kurum/kişi)

Etkinlik Kararının Alınması: Dört faydaya göre tekliflerin değerlendirilmesi için etkinlik direktörü whatsapp, facebook messenger vb. platformlarda ya da gerçek ortamda karar toplantısı ayarlamalıdır ve mevcut teklifler tablosunu değerlendirmesi ile yönetim ekibine aktarmalıdır. Bu toplantıdan karar çıkmalıdır.

Etkinlik Toplantısı: Dört faydanın maksimize olduğu şirket/kişi seçildikten sonra etkinlik amacının altının çizileceği, aksiyon planının, görev dağılımlarının yapılacağı geniş çaplı toplantı yapılmalıdır (online ya da offline).

1. Etkinlik Amacı: Dört faydayı maksimize etmek.2. Etkinlik Hedefi: Katılımcı sayısı, tanıtım yapılacak kişi sayısı, sponsorlukla

yaratılacak bütçe miktarı gibi konularda net hedefler belirlenmelidir.3. Etkinlik Tarihi: Vize, final tarihlerinden uzak, tanıtım için yeterli zamanı

gözeterek tarih belirlenmelidir. Anketten elde edilen bilgiler de değerlendirmeye katılmalıdır.

4. Görev Dağılımı: Amaç ve Hedef maddelerine göre kulüpteki görevli üyeler alanlarında çalışmalarına hazır olmalıdırlar. Dışarıdan temin edilmesi (outsource) gereken hizmetler ve tedarik kanalları belirlenmelidir (Örn: etkinlik fotoğrafçısı. Tedarik kanalları: Fotoğrafçılık kulübü ya da Okul).1. Kurumsal İletişim: En az 2 kişilik ekip ile vip davetler belirlenmeli ve Başkan,

Başkan Yardımcıları ve Genel Sekreter’den oluşan ekibin davetiyeleri teslim etmeleri için randevu almalı. Katılımı stratejik açıdan önemli olan kişi ve kurumları davet etmeli. Yerel ve ulusal basın ekibini davet etmeli, haber bülteni hazırlayarak etkinlik öncesinde ve sonrasında haber yapılmasını sağlamalı.

2. Sponsorluk: En az 2 kişiden oluşmalı. Hedef kitlesi öğrenciler olan sponsor olabilecek firma listesini hazırlamalı, firmalardan randevu almalı ve ziyaretleri gerçekleştirmeliler. Her etkinlik için hedef bütçe miktarı belirlemeliler.

11

3. Pazarlama: En az 4 kişiden oluşmalı. Hedef kitleye, ürünü/hizmeti (etkinliği) tanıtma kanallarını, pazarlama stratejilerini belirlemeli (stant, afiş, broşür, gerilla marketing, sosyal medya) ve pazarlama planlamasını gerçekleştirmelidir.

4. Sosyal Medya: Direktör ve yardımcı etkinlik tanıtımlarını yapmalı. Etkinlik başlangıcında, salona duyuru yaparak sosyal medya aktivitelerine katılımı sağlamalı.

5. Sunucu6. Fotoğrafçı: Mümkünse 1den fazla kişiden oluşmalı. Profesyonel ya da yarı

profesyonel bir makine ile fotoğraf ve videolar çekilmelidir. Katılımcılardan röportaj alınmalı, etkinlik selfiesi salon ile çekilmeli, konuşmacı ile kulüp olarak hatıra fotoğrafı da çekilmelidir. Etkinlik sonrasında en kısa zamanda fotoğraflar kopyalanabilir formata getirilmeli ve ilgili birimler ile paylaşılmalı.

7. Kayıt: Programa kayıt olmak isteyenler online (eventbrite vb.) ve offline olarak kayıt olabilmeliler. Offline kayıt için stantta duracak pazarlama ekibinden en az 2 kişinin iletişim bilgisi, etkinliğin tanıtımının yapılacağı tüm mecralarda yer almalıdır (sosyal medya, afiş vb.). En az 2 kişilik ekip program günü salon girişinde kayıt masasında girişleri kontrol etmelidir.

8. Teknik Destek: Konuşmacının salon altyapısında ihtiyaç duyduğu ürün ve hizmetleri tedarik etmeli, hazırlamalı. (yaka mikrofonu, ses sistemi vb.)

9. Sayman: Elde edilen sponsorluk bütçelerini, eğer ücretli bir etkinlik ise bilet ücretlerini belirli periyodlarda toplayarak etkinlik bütçesi tablosuna işlemelidir. Satın alınması gereken hizmet/ürün için ödemeleri yapmalıdır.

10. Ağırlama: Konuşmacı ve vip konuklar üst yönetim tarafından ağırlanmalıdır.

Etkinlik Değerlendirmesi: Etkinlikten sonraki gün yapılması tavsiye edilir. Etkinlikteki artılar ve eksiler net olarak belirlenerek bir sonraki etkinliğin altyapısı oluşturulur. Etkinliğin kapatılması için gerekli tüm işlemlerin bu toplantıdan önce bitirilmesi gerekir. Etkinlik direktörü etkinlik raporunu hazırlayarak yönetim kuruluna sunar.

Etkinlik anında anket yaparak bir sonraki program için öneri toplanabilir ve bu öneriler değerlendirme toplantısında karara bağlanır. İK Direktörü ve ekibi bireysel performansları değerler ve bu toplantıda kritik edilir.

12

Paydaş Sorumlulukları: Etkinlikte sponsor olan firmalarla ya da hizmet sağlayan şirket/kişi ile, anlaşmalarda var ise katılımcı listesi, program ücreti teslim edilecekse bu ücretlerin tümü etkinlik gününde ya da hemen sonraki gün ilgili kurumlara/kişilere ulaştırılmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar ve Sonuçları1. Kayıt: Tanıtım aşamasında kayıt alınmaması, kayıtların program gününe

bırakılması büyük risktir. 300 kişilik bir talep görürken program günü 50 kişi ile baş başa kalabilirsiniz ve paydaşlarınıza mahcup olabilirsiniz. Kapalı gişe program yapmak istemez misiniz? Programdan 10 gün önce tüm koltukları doldurmuş olmanın verdiği başarı ve mutluluk örgütsel ve kişisel motivasyonu katlayacaktır.

2. Sponsorluk: Yasal bir engel yoksa tüm programlarda bütçe yaratmak, kulübün daha kaliteli hizmetler sunmasına olanak sağlayacaktır.

3. Paydaş Sorumlulukları: Ulaşım, konaklama, program ücreti gibi paydaşlara verilmesi gereken ücretleri, kayıt listeleri ve program fotoğrafları en erken zamanda teslim edilmelidir. Teslimat süresinin uzaması kulübün ve paydaşların iş süreçlerini negatif etkileyecektir.

4. Basın – Yayın: Yapılan tüm etkinliklerin yerel basın ile paylaşılması ücretsiz bir PR niteliğindedir. Ayrıca gelecek programlara olan ilgi ve sponsorluk desteklerini de pozitif etkiler.

5. Anket: Anket yapmadan yani hedef kitlenin ihtiyacını bilimsel yöntemler ile belirlemeden program yapmak büyük risk. Boş salonlar kulüpleri ve paydaşlarını demotive eder.

6. Ünlü Takıntısı: Popüler isimler seyirciyi çeker ancak günün sonunda kalan popülarite değil bilgi ve genel kesimin kullanabileceği deneyimlerdir. Bu sebeple ünlü isimlerden ziyade öğrenci sıralarında olan hedef kitlenin donanımlarını arttıracak kişi ve kurumlarla çalışılmalıdır.

7. Sertifika: Sertifika belirli bir standartta aldığınız eğitimin belgesidir. 3 saatte 4-5 sertifika veren kurumlardan uzak durun. O belgeler ne yazık ki işe yaramayacak. Eğitim kurumlarından ve belirli bir disiplinde eğitim veren kurumlardan istifade edin. Buralardan alacağınız eğitimler ve belgeler değerlidir.

13