ETAPAS DE LA AUDITORIA ADMNISTRATIVA

II PARTE

ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIAETAPA OBJETIVO RESULTADO

1. EXPLORACION

2. PLANIFICACIÓN

3. SUPERVISION

4. EJECUCION.

5. CONCLUSIONES

6. SEGUIMIENTO

Escoger y adecuar metodología a utilizar.

• Predeterminar procedimientos.

• Asegurar cumplimiento de objetivos.

• Obtener elementos de juicio, a través de los procedimientos planificados.

• Emitir juicio basado en evidencias ( de etapa de ejecución).

Aplicar conclusiones.

• Documentos de coordinación.

• Memorándum de planificación y programa de trabajo.

Papeles de trabajo.

• Evidencias, documentadas en papeles de trabajo.

• Informe del auditor.

• Recomendaciones.

3. LA ETAPA DE SUPERVISION

OBJETIVO

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE

LOS PROCESOS PARA EL LOGRO DE LOS

OBJETIVOS.

SE REALIZARA CON LOS PAPELES DE TRABAJO

ASI MISMO……...

Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión periódica

del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados.

Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable.

Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva; además, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente en las auditorías.

IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIONEl éxito de cada auditoría depende en gran parte de la efectividad de la supervisión al personal de todos los niveles. La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la función de auditoría, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella.Es por esta razón se ha elevado a la categoría de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los órganos internos de control.

IMPLICANCIA EN LA LABOR DE LA SUPERVISION EN LOS TRABAJOS DE

AUDITORIALa supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados; instruirlos, mantenerse informado de problemas encontrados que sean significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitación en el campo.

· La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoría y en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado.

En caso de que la auditoría sea tan compleja que

requiera los servicios de varios auditores, el

supervisor establecerá una línea de mando con un

auditor como supervisor, designando para esa actividad al de mayor

experiencia y capacidad profesional

PD:

Riesgos:

Que los auditores tengan impedimentos que limiten

comprender de forma clara y precisa la etapa que se

supervisión.

No se cumplan las recomendaciones dejadas en

supervisiones anteriores.

Que las supervisiones no se efectúen en el momento necesario que requiere la

Auditoría y/o el auditor que realice el trabajo

Poca preparación del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditoría.

Autoridad del supervisorEl supervisor, por la naturaleza de sus funciones, debe influir en la conducta del grupo de auditores a su cargo, a fin de que éstos cumplan con sus responsabilidades, y con ello, él pueda hacer lo mismo con las que le corresponden.

En el caso mencionado, la autoridad que se confiere al supervisor viene a ser un instrumento de apoyo a sus

funciones, que contribuye a orientar los intereses particulares de cada auditor, al interés de cumplir los

objetivos que se persiguen en cada revisión que realiza el órgano interno de control.

Un buen supervisor debe procurar basar su autoridad no

sólo en el derecho que le otorga la organización, sino en el respeto que impongan sus

conocimientos, habilidades e interés para enfrentarse a los

problemas diarios de su trabajo.

DESARROLLO DE LA SUPERVISION EN LAS ETAPAS DE LA AUDITORIA

• EN LA ETAPA DE EXPLORACION:El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado

de fiabilidad otorgado por el jefe de grupo sobre el control interno (contable y administrativo) se corresponde con los elementos que aportan las revisiones, comprobaciones y actualizaciones de datos, antecedentes y otras cuestiones, según lo dispuesto en el Documento Exploración.

Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo referidas a la conveniencia o necesidad de variar el objetivo original o el alcance de la Auditoría.

• EN LA ETAPA DE PLANEACION:El supervisor verifica que el planeamiento de la Auditoría responde a los objetivos generales fijados inicialmente o, a los que se añadieron o modificaron con posterioridad. Deberá considerar:- Periodo de tiempo auditable.- Áreas relevantes auditadas.- Distribución racional de tareas.- Tiempos en procedimientos

por áreas.- Contrastar, comprobar

información.

ADEMAS DE :

VERIFICAR el nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del

planeamiento aprobado. Que las comprobaciones realizadas

tengan la profundidad adecuada y muestren correctamente los resultados, así como que las

evidencias de los hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia,

relevancia y competencia. Que las técnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las

comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las

operaciones en el período seleccionado como auditable.

Que en la confección de los papeles de trabajo se cumple con lo establecido en el

documento Conceptos, Propósitos y Requisitos

EN LAS ETAPAS DE: EJECUCION, CONCLUSION Y SEGUIMIENTO

• La adecuada preparación de los papeles de trabajo tal como se señala en la etapa de Ejecución.

• Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.

• Que la calificación otorgada al control interno (contable y administrativo) y otras evaluaciones que se dan de acuerdo con el tipo de Auditoría (Res. No. ONA 5-2000) sean razonables, adecuadas y estén acordes con los resultados de la Auditoría.

Que todo lo que se consigna en el informe final esté reflejado en los papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.

Que los resultados de las comprobaciones en cada área se hayan analizado con un enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar esos resultados en su íntima interrelación, y el impacto de conjunto en la gestión de la entidad.

Que el informe cumpla además, con lo establecido en el Capítulo Informe de Auditoría de este Manual.

4. ETAPA DE EJECUCION.• Como la auditoría es un proceso sistemático de

obtener evidencia, tienen que existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la información. Aunque los procedimientos apropiados varían de acuerdo con cada entidad, el auditor siempre tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión.

• La definición señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental y neutral.

• La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados.

PROCESOS EN LA ETAPA DE LA EJECUCION

1. ASEGURARSE CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS Y CONOCIMIENTO Y DOMINIO DEL MANUAL DE AUDITORIA DE LA EMPRESA AUDITADA.

2. CUMPLIMIENTO DEL PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA: RECURSOS, TIEMPO, ORGANIZACIÓN, PROCEDIMIENTOS.

3. BUSQUEDA DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS.4. CONTRASTACION Y SEGUIMIENTO DE LA INFORMACION.5. APLICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO.6. INFORME FINAL.

ELEMENTOS CONSIDERADOS EN LA ETAPA DE LA EJECUCION.

1.Evidencias:

Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión. Así mismo Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor.

Tipos de evidencias :

EVIDENCIAS FISICAS

EVIDENCIA DOCUMENTAL

EVIDENCIA TESTIMONIAL

EVIDENCIA ANALITICA

EVIDENCIA INFORMATICA

LAS EVIDENCIAS TE LLEVARAN A LA COMPROBACION

La evidencia puede evaluarse tomando en consideración los siguientes factores:

a) la evidencia que se obtiene de fuentes externas es más confiable que la obtenida de la propia organización.

b) la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno adecuado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido.

c) la evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.

d) los documentos originales son más confiables que sus copias; e) las evidencias orales comprobadas por escrito son más confiables que las

evidencias orales.f) la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la

persona expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras.

2. Papeles de Trabajo:La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como base de la opinión del auditor. Por consiguiente, la opinión del auditor depende de la obtención y evaluación de evidencia suficiente, competente y relevante.

Los papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor. Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo. Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoría, los análisis, los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor. Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en cintas películas u otros medios

Propósitos de los papeles de trabajoComo una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales de estos son: Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de

auditoría. Proporcionar información que será incluida en el informe de

auditoría. Servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales, fuente de información para futuras declaraciones y otros informes especializados, solicitados por otros órganos de competencia y como guía para exámenes de auditoría posteriores.

TIPOS DE PAPELES DE TRABAJOAlgunos papeles de trabajo siguen un formato estándar, mientras que otros son un simple memorando de una discusión que se llevó a cabo relativa a la revisión de auditoría. Los principales tipos de papeles de trabajo son: 1) planes de auditoría. 2) hoja de trabajo y asientos de ajuste 3) Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema 4) sumarios descriptivos, para los casos de auditoría financiera o certificación de estados financieros. 5) declaraciones y confirmaciones, 6) actas y otros registros.

Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuación se describen cada uno de los principales tipos de papeles de trabajo.

DISEÑO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

A. ENCABEZAMIENTO: 1. Nombre de la División, Gerencia o de la

dependencia objeto de la auditoría.2. Nombre de la hoja de trabajo u objetivo, referido

a la cuenta o procedimiento que se revisa.3. Fecha o período que se revisa, según el caso, que

puede ser en letra o en número.

B. Utilizar el cuño de identificación, en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugar que permitirá fácil localización de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas de trabajo sean de mayor ancho, se cortarán a partir de esa medida, hasta el nivel de la parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja, Encabezamiento e Identificación.

El cuño de identificación deberá contener los espacios de:

PT (Identifica el Papel de Trabajo que se habilita)AUDITOR (Iniciales del Auditor)FECHA (Fecha en que se habilita el Papel de Trabajo).

OTROS DETALLES No escribir por las dos caras para facilitar su manipulación y lectura. Contenga el resumen de los resultados de las verificaciones efectuadas, al pie y de no ser

posible, en hoja adjunta. Consignar en cada hallazgo, que así lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple.

La información matemática que contenga sea correcta. Sean legibles, limpios y claros.

Emplear una adecuada redacción que permita a cualquier persona autorizada tener acceso a los mismos y la interpretación de su contenido.

Tener el diseño apropiado de acuerdo con el objetivo que se persiga y otras cuestiones de forma.

Se hayan empleado correctamente marcas, rayas y dobles rayas. Las hojas de trabajo estén dobladas correctamente. Índice y organización de los Papeles de Trabajo.

5. ETAPA DEL INFORME O CONCLUSIONES

• Una vez seleccionados los enfoques del análisis organizacional y formulado el diagnostico administrativo, es necesario preparar el informe con los resultados de las acciones realizadas además con considerando las conclusiones respectivas.

• El informe es recomendable ir de acuerdo a las practicas realizadas en el procedimiento:

ASPECTOS OPERATIVOS:- Introducción- Antecedentes- Justificación- Objetivos de la auditoria- Recursos- Costos- Alcance(tipo)- Acciones- Metodologías- Resultados- Conclusiones- Recomendaciones.

TIPOS DE INFORME:IMFORME GENERALINFORME EJECUTIVO

INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

6. ETAPA DE SEGUIMIENTO

• En esta etapa la observación que se produce como resultado de la auditoria deberán sujetarse a un estricto cumplimiento de las recomendaciones ya que el objetivo es la corrección las fallas y evitar las recurrencias.

• Se debera especificar los objetivos generales y especificos que se debe considerar con las correcciones establecidas en la ultima etapa.

GraciasLic. EDDY VIZCARRA MEJIA