erp formation

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Projet SNCB-ERP4B0B1-F SAP Cours de base

4B0B1-F

SAP Cours de base

4 – Instructions applicative15 juillet 2008Anja Hoeksma [Nom formateur]Version 1.0

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Prise de connaissance

• Nom :• Mon rôle :• Contexte :

– …

• Mon expérience :– …

• Qui êtes-vous?

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Pour une bonne compréhension

• Interaction :– Veuillez m'arrêter si je vais trop vite ou si vous ne comprenez pas quelque chose

• Pauses :– Une pause café est prévue à 00h00 et à à0h00– Une pause déjeuner est prévue de 00h00 à 00h00

• Votre confort :– Toilettes– Sorties de secours

• Votre pleine attention :– Éteindre son GSM– Ne pas consulter ses e-mails– Si vous devez rester joignable, sortez de la salle pour téléphoner.

• Présence :– Être attentif maintenant = fournir un meilleur travail ensuite– Veuillez suivre toutes les journées de cours faisant partie de votre programme de

formation– Signer la liste (feuille) de présences chaque matin et après-midi– Compléter la feuille d'évaluation après chaque cours

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Comment enregistrer les heures consacrées à cette formation ?

1. Les heures prestées durant la formation (matin = 3h, après-midi = 3h, journée pleine = 6h)

« Coûts salariaux et indemnités de déplacement des élèves »8755000 230 homme - statutaire - formation interne8755001 230 homme - non-statutaire - formation interne8755002 230 femme - statutaire - formation interne8755003 230 femme - non-statutaire - formation interne

2. Les heures de trajet pour cette formation« Temps morts faisant partie de la formation »8757000 230 homme - statutaire - formation interne8757001 230 homme - non-statutaire - formation interne8757002 230 femme - statutaire - formation interne8757003 230 femme - non-statutaire - formation interne

3. Les heures prestées en qualité de formateur8756000 230 Formateurs à temps partiel

• Vous devez communiquer les heures allouées à ces prestations à votre bureau local en charge de la gestion du personnel.

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Déroulement du cours par chapitre

1. Le formateurprésente

2. Le formateur démontre dans le

système

3. Exercice

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Objectif du cours

• Après ce cours, vous serez en mesure de : – Comprendre SAP– Apprendre à naviguer dans SAP

– Savoir faire des recherches dans SAP

– Savoir définir des données propres à l’utilisateur

– Savoir exécuter et manipuler des rapports– Savoir utiliser les fonctions d’impression

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4B0B1-A SAP en bref…1. Définitions2. Les différents modules SAP: un système intégré3. Structures organisationnelles 4. Les données de base et leur utilisation

4B0B1-B La navigation SAP5. Connexion au système et page d’accueil6. Les éléments de base de l’écran SAP7. Naviguer dans SAP: démarrer des transactions et codes de transaction8. Les favoris9. Travailler dans une transaction10.Rechercher des données, sessions, aide dans SAP11.Données propres à l’utilisateur12.Rapports13.Fonctions d’impression

Agenda

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Comprendre SAP....

SAP en bref...

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Systèmes,

Applications,

Produits...

en traitement des données

Fondé à Waldorf, en Allemagne en 1972 et depuis lors, plus de 35 000 entreprises dans 120 pays ont choisi SAP.

SAP - Définitions

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SAP est une entreprise de taille

• SAP = Entreprise allemande spécialisée dans les logiciels, fondée en 1972

– « Systeme Applicationen und Produkte im Datenverwaltung »

• Chiffre d'affaires de SAP AG en 2006 : 9,4 milliards d'euros – Plus de 41 200 entreprises disposent du logiciel SAP– SAP offre plus de 25 déclinaisons sectorielles

– SAP comptait 41 919 employés en juin 2007

• 12 millions d'utilisateurs dans plus de 120 pays

• Un écosystème unique autour de SAP– Plus de 3 850 entreprises partenaires

– Plus de 180 000 conseillers SAP certifiés

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SAP est un système ERP

• Le terme ERP = Enterprise Resource Planning ou (Progiciel de gestion intégré) impliquait à l’origine des systèmes prévus pour planifier l’utilisation des ressources des entreprises.

• Bien que l’acronyme ERP fait référence à l’environnement manufacturier, aujourd’hui le terme ERP a une beaucoup plus grande portée

• Les avantages:– optimisation des processus de gestion, logistiques, maintenance, fabrication (flux

économiques et financiers)… ; – intégrité et unicité du Système d'information: toutes les informations et processus

de gestion sont intégrés dans un système unifié et stockées dans une base de données unique ;

– cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.)= les informations sont partagées par plusieurs « modules » qui précédemment auraient été des applications distinctes ;

– minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements,

– Plus grande capacité (facilité) de reportage

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Clients en Belgique

• Belgacom

• STIB/MIVB, SRWT/TEC

• Electrabel, Distrigaz

• InBev

• Fortis, KBC, Dexia

• Solvay, UCB

• Bekaert, Agfa, Vandemoortele

• Arcelor, Carmeuse, Lhoist

• Commission européenne

• …

Clients dans le secteur ferroviaire

• DB – l'Allemagne

• CFL – Luxembourg

• NS – Les Pays-Bas

• ÖBB – l'Autriche

• DSB – le Danemark

• SBB – la Suisse

• SJ – la Suède

• FS – l'Italie

• …

Choix du progiciel SAP

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Processus 1 Processus 2 Processus 3

– L’ avantage pour la SNCB réside principalement dans l'intégration des processus.

– EXEMPLE : si les processus demande d’achat, de commande, et de paiement sont gérés dans des systèmes distincts et s'effectuent de manières séquentielles : à défaut d'informations correctes, cette situation peut entrainer des erreurs dans les quantités commandées ou des erreurs ou des retards de paiement par manque de données correctes.

– Avec SAP, nous veillons à ce que ces opérations soient synchronisées

Notion principale : INTÉGRATION

Les avantages de SAP pour la SNCB ?

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L'intégration dépend des apports de chacun !


Processus 1 Processus 2 Processus 3

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Site A

– L'automatisation n'est possible qu'à partir du moment où une méthode standardest utilisée

– Un progiciel ERP ne fonctionne qu'à partir du moment où les méthodes sont standardisées

– La standardisation se fait par l'intermédiaire de processus de gestion

– Les tâches au sein d'un processus sont standardisées (le bloc bleu sur l'illustration représente une tâche standard qui s'effectue dans 3 processus)

Notion principale : STANDARDISATION


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Notion principale : UNIFORMISATION

Site A

Site B

Site C

Site D

– Nous élaborons les processus de la même manière pour tous les sites

– Les processus utilisent des données uniformes

– De Les données sont issues d'une grande base de données

– Les mesures deviennent comparables


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4B0B1-A SAP en bref…1. Définitions2. Les différents modules SAP: un système intégré

3. Structures organisationnelles

4. Les données de base et leur utilisation

4B0B1-B La navigation SAP5. Connexion au système et page d’accueil6. Les éléments de base de l’écran SAP

7. Naviguer dans SAP: démarrer des transactions et codes de transaction

8. Les favoris9. Travailler dans une transaction

10.Rechercher des données, sessions, aide dans SAP

11.Données propres à l’utilisateur

12.Rapports13.Fonctions d’impression

Agenda

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SD

MM

PP

HR

FICO

AM

WFWF

ISIS

QM

PM

ModulesSAP R/3

SAP Modules & sous-modules

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PPAchats Production

Ventes QMSD

MM

Gestion de la qualité

PM Maintenance d’usine

FI CO AM Immobilisations

HR Ressources humaines

ISIS WFWFSystème d’information

Workflow

Modules et leurs nomenclature

PS Système de gestion

de projets

Applications logistiques

Applications financières

Applications transversales

Contrôle de gestion

Finance

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FI - Grand livre

- Comptabilité clients/fournisseurs

- Grands livres spéciaux

- Comptabilité des immobilisations

-Contrôle des frais généraux

- Analyse de rentabilité

- Comptabilité par activité

- Calcul des coûts par produit

- Planification des investissements/Établissement du budget/Contrôle

- Prévisions d'amortissement/

- Simulation/Calcul

- Structure technique de projet

- Réseaux

- Coûts et budget

- Planning

- Gestion des priorités dans le projet

Applications financières Applications logistiques

- Activités/Promotion des ventes

- Contrats et programme de livraisons

- Expédition/Transport/Commerce extérieur

- Facturation

- Planification des besoins en matérielAchats

- Mouvements de stock

- Contrôle des factures

- Gestion des stocks- Simulation/Calcul

- Planification des ventes/de la production

- Prévisions

- Planification des capacités

- Système d'information de production

CO

AM

PS

SD

MM

PP

Modules détaillés

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Demande d’achat

DA

ACHATACHAT

Définir les besoinsPaiement 1188

Déterminer le transporteur33

Sélectionner le fournisseur22

Placer l'ordre

Ordre

Réception des marchandises66

Réception de la facture77

Facture

??

Suivre l'ordre55

Ordre

1

2

44

Chaîne d'achat dans un système ERP

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Agenda

- 23 -Version: [1.0]


COCO

FIFI

Périmètre de résultat

Magasin

Société

Domaine commercial

Périmètre analytique

Société

Magasin

Mandant

Société S/L

Domaine de contrôle des

crédits

Organisation d’achatMMMM

SDSD

LELE

Division Division

Structures organisationnelles

Organisation commerciale

Canal de distribution

Secteur d’activité

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Structure organisationnelle : exemples

• La société– Le numéro de société est un « unité d'organisation » indépendante ; qui il est

utilisé dans le rapport externe

• La division– En logistique, une division est une « unité organisationnelle » qui exécute les

différentes fonctions de production, d’achat, de maintenance et de planification des articles. Une division produit des marchandises, fournit des services ou prépare des marchandises pour l’expédition.

• Une division peut être :– Un magasin– Une maison mère– Un lieu de production/maintenance– Un département ou un département de services

• Une division peut être divisée en magasins où la mise en place des articles peut être planifiée en ce qui concerne la disponibilité, le lieu etc.

• Une division est toujours affectée à une société

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Commande d'achat

MM

FI

Demande d'achat (DA)

Facture Paiement

Contrôledes factures

Document FI

Réception des marchandises

MRP Autresbesoins

Ordre de

fabrication

PP

PP =

« Production Planning »PLANIFICATION DE LA PRODUCTION

MM =

« Materials Management »GESTION DESARTICLES

FI =

« Finance »FINANCES

Intégration des modules : un exemple

FI

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Agenda

- 27 -Version: [1.0]


Données de base / données transactionnelles

• Les données de base contiennent des informations centralisées qui sont utilisées dans des données transactionnelles.

• Exemple : article, fournisseur, client…

• De ce fait, l’introduction de données durant les transactions est réduite au minimum car toutes les informations sont directement extraites des données.

L’exactitude et l’exhaustivité des données de base sont « cruciales ».

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• Les données de base article sont introduites à différents niveaux organisationnels

– Exemples de données qui peuvent être conservées au niveau de la société : numéro d’article, groupe d’article et unités de mesure.

– Exemples de données qui peuvent être conservées au niveau de la division : données d’achat, données de planification (MRP-data), données de valorisation.

– Exemples de données conservées au niveau du magasin : emplacement des stocks et emplacement de prélèvement.

Données de base : article (pour tous les modules)

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Données de base : fournisseur

• Données générales– Adresse, communication

– Données bancaires

• Données de la société– Données comptables– Conditions de paiement

• Données d’organisation d’achat– Données d’achat

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La navigation SAP

Explorer SAP....

- 31 -Version: [1.0]











Agenda

- 32 -Version: [1.0]


Se connecter et se déconnecter

• Login dans SAP• Mot de passe• Logout dans SAP

- 33 -Version: [1.0]


1. Cliquez sur l’icône SAP Logon

3. Se connecter à SAP

Le « client » est le système SAP

utilisé par le client

Saisir langue FR

2. Double-cliquez sur le serveurapproprié

Se connecter en 3 étapes

Saisir code utilisateur et

mot de passe

- 34 -Version: [1.0]


Saisir Mandant

Saisir code utilisateur

Saisir mot de passe

Saisir langue FR

Cliquez Enter

11

22

33

44

55

11

22

33

44

55

NB : lors de la première connexion le mot de passe est « initial »

Présentation de la fenêtre de « login »

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Login et Logout - Mot de passe

• Règles concernant les mots de passe :– Combinaison de signes (a-z, 0-9, caractères spéciaux)– Distinction entre majuscules et minuscules

– Entre 6 et 8 caractères

– Ne peut pas commencer par ?, ! ou un espace

– Ne peut pas commencer par 3 caractères identiques– Ne pas utiliser « Pass »

– Ne pas utiliser un des 5 derniers mots de passe

- 36 -Version: [1.0]


• Dans le champ Mot de passe, entrez le mot de passe actuel et cliquez sur New password.

(1)

(2)

(3) Mot de passe actuel

(4)

Changement du mot de passe

- 37 -Version: [1.0]


• Entrez 2x un nouveau mot de passe :– entrez le nouveau mot de passe– utilisez ensuite la touche TAB (ne PAS utiliser la touche ENTRÉE ici !!!)

– entrez une deuxième fois le nouveau mot de passe

– ENTER

Changement du mot de passe

- 38 -Version: [1.0]


Fermer toutes les fenêtres en cliquant sur la petite croix à droite

Sélectionnez < Système - Fin de session > depuis le menu

OU

Se déconnecter de SAP

- 39 -Version: [1.0]




Agenda

- 40 -Version: [1.0]


Éléments de base de l’écran SAP

• Présentation• Barre de menus• Barre d'outils standard• Barre de titre et barre d'outils de l'application• Zone de navigation• Barre de statut

- 41 -Version: [1.0]


55

44

33

22La barre des outils standard

La barre de menus

La barre des titres

La barre d'outils de l'application

La barre des statuts

11

66

55

44

33

22

11

66

Le menu SAP

L’écran d’accueil SAP

- 42 -Version: [1.0]


Éléments de base de l’écran SAP - Barre de menus

• Le contenu des menus varie selon la transaction.– p. ex. créer commande d’achat

- 43 -Version: [1.0]


ZONE DE COMMANDE (permet la saisie des codes transactions)

VALIDER

Retour (F3) : retour à l’écran précédent

Sortir de la transaction

Interrompre (F12)

ENTER ou utilisez la touche Enter sur le clavier

Imprimer (CTRL+P)

Sauvegarder (CTRL + S ou F11 )

Les éléments de base de la barre d’outil standard (1/2)

- 44 -Version: [1.0]


Rechercher (CTRL+F) et continuer recherche (dans une liste)

Changer de page : première page, page précédente, page suivante et dernière page

Nouvel écran dans SAP (Nouvelle session)

Créer raccourci : permet de créer un raccourci de la transaction actuelle sur le bureau

« Aide »(F1) : accès à l’aide

Adaptation mise en forme locale

Les éléments de base de la barre d’outil standard (2/2)

- 45 -Version: [1.0]


Éléments de base de l’écran SAP - Barre des statuts

- 46 -Version: [1.0]


• La barre des statuts se compose de 2 éléments :– Messages du système (Avertissements, messages d'erreur..)

– Infos sur SYSTÈME, SESSION, MANDANT et SERVEUR

Éléments de base de l’écran SAP - Barre des statuts

- 47 -Version: [1.0]


• Barre de titre : nom de l'application ou tâche actuelle

• Barre d'outils de l'application– permet de sélectionner une fonction et des options– varie selon la transaction

• p. ex. créer commande

Barre de titre et barre d'outils de l'application

- 48 -Version: [1.0]











Agenda

- 49 -Version: [1.0]


Démarrer une transaction et codes de transaction

• Démarrer une transaction depuis le menu• Démarrer une transaction depuis la zone de commande• Chercher un code de transaction• Liste des codes de transaction

- 50 -Version: [1.0]


Dossier :

permet de ranger les transactionsNom technique(Code de la transaction)

Le menu SAP Le menu utilisateur

La hiérarchie des menus

- 51 -Version: [1.0]


Les codes de transaction

• Une transaction est une action sur le système qui permet de lancer une fonction

– Chaque transaction a un nom technique, le code de transaction– Exemples :

• MM01 : Article créer• MM02 : Article modifier • MM03 : Article afficher • ME21N : Commande d’achat créer

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• Méthode 1 : Sélectionnez une transaction dans le menu SAP ou le menu utilisateur.

Pour ouvrir un dossier :– cliquez 1 x sur la flèche, ou– double-cliquez sur le dossier

Pour démarrer un transaction :– double-cliquez sur le nom

Comment démarrer une transaction ? (1)

- 53 -Version: [1.0]


• Méthode 2 : Utilisez la zone de commande.


- 54 -Version: [1.0]



Zone de commande non disponible? :– Cliquez ici

- 55 -Version: [1.0]


• Si vous connaissez le code de transaction (p.ex. ‘MM03’) vous pouvez l’introduire dans la zone de commande, précédé de “/n”.

• Cliquez ensuite sur ENTER pour démarrer la transaction.

– (Depuis le menu ‘Accès simplifié..’, ‘/n ‘ n’est pas nécessaire)

– PS : cliquez sur la petite liste pour un aperçu des dernières transactions utilisées et sélectionnez un code de transaction.


- 56 -Version: [1.0]


• Pour connaître le code de transaction depuis le premier écran de la transaction :

– Cliquez sur la petite liste de la barre de statut

– Ou sélectionnez le menu < Système – Statut >

Codes de transaction - Recherche

- 57 -Version: [1.0]


Sélectionnez < Autres fonctions - Options > pour visualiser les codes de transaction

Visualiser les codes de transaction dans le menu

- 58 -Version: [1.0]











Agenda

- 59 -Version: [1.0]


• Pour les transactions les plus couramment utilisées, vous pouvez créer des favoris, ce qui vous permet de ne plus devoir les rechercher dans le menu.

Les favoris

- 60 -Version: [1.0]


Placez le curseur sur la transaction souhaitée…

….et cliquez ensuite ici

Vous pouvez aussi glisser la transaction dans le dossier des favoris.

Créer des favoris depuis le menu

- 61 -Version: [1.0]


Sélectionnez le favori…

… ensuite cliquez sur

Changer le nom des favoris

- 62 -Version: [1.0]


Si vous connaissez le code de la transaction, vous pouvez l’ajouter directement.Sélectionnez < Favoris – Ajouter transaction >

Tapez le code de transaction et ENTER

Créer des favoris par le code de transaction

- 63 -Version: [1.0]


Sélectionnez « Ajouter dossier »depuis le menu « Favoris »

Donnez un nom au dossier et ENTER

Ranger les favoris

- 64 -Version: [1.0]


Utilisez « Drag et drop » pour ranger les dossiers et les transactions dans l'ordre souhaitable ou utilisez les flèches

Ranger les favoris

- 65 -Version: [1.0]


Sélectionnez le favori à supprimer et cliquez sur ou appuyez la touche SUPPRIMER

Supprimer des favoris

- 66 -Version: [1.0]











Agenda

- 67 -Version: [1.0]


Champs de saisie (fond blanc)

Champ obligatoire

Champs d’affichage (fond bleu) (pas possible de modifier)

Liste des valeurs possibles

Les différents types de champs

- 68 -Version: [1.0]


Bouton radio = choix d’option

Check box = Cochez l’option désirée

Aide à la rechercheL’aide à la recherche est soit une liste de valeurs possibles, soit une liste de différentes aides à la recherche disponibles (voir plus loin).

Les différents types de champs

- 69 -Version: [1.0]


Copier des données

• Puisque SAP est un programme basé sur Windows, il est possible d’utiliser la fonction Windows “copier/coller” pour saisir des champs.

– Pour copier plusieurs champs : Cliquez d’abord <CTRL>+<Y> pour marquer les champs, puis <CTRL> + <C> et <CTRL> + <V><CTRL> + <C> et <CTRL> + <V>

SSéélectionnez le texte (la valeur) lectionnez le texte (la valeur) àà copiercopier

Appuyez <CTRL> + <C> (pour copier le texte)Appuyez <CTRL> + <C> (pour copier le texte)

Placez le curseur Placez le curseur àà ll’’endroit oendroit oùù vous vous voulez mettre le texte et appuyez voulez mettre le texte et appuyez <CTRL> + <V> (pour coller le texte)<CTRL> + <V> (pour coller le texte)

- 70 -Version: [1.0]


• Les messages du système apparaissent en bas de l’écran, sur la barre de statuts.

Saisie incorrecte ou pas de saisie dans un champ obligatoire.Impossible de continuer sans correction.

Avertit l’utilisateur d’une erreur possible.Vérifier saisie avant de continuer et appuyez sur ENTER pour continuer.

Aide ou informe l’utilisateur.

Messages du système

- 71 -Version: [1.0]











Agenda

- 72 -Version: [1.0]


Cliquez dans le champ

Cliquez sur l’icône d’aide à la recherche

• L’aide à la recherche est un outil d’aide pour rechercher des données de base ou des données transactionnelles.

Rechercher des données : L’aide à la recherche

- 73 -Version: [1.0]


• Sélectionnez les aides à la recherche adéquate.

– SAP démarre toujours avec le dernier aide à la recherche utilisée !

Utilisez les flèches …… ou Cliquez sur les

onglets

Sélectionnez les aides à la recherche

- 74 -Version: [1.0]


Cliquez sur l’icône de liste pour un aperçu des aides à la recherche disponibles

Sélectionnez les aides à la recherche

- 75 -Version: [1.0]


1. Saisissez les valeurs connues. L’astérisque (*) remplace les valeurs non connues

1. Saisissez les valeurs connues. L’astérisque (*) remplace les valeurs non connues

2. Cliquez ou appuyez «Enter »

2. Cliquez ou appuyez «Enter »

3. Sélectionnez la valeur requise dans la liste

3. Sélectionnez la valeur requise dans la liste

Utilisation des aides à la recherche

- 76 -Version: [1.0]


Le petit triangle rouge indique la colonne triée et l’ordre de tri (ascendant ou descendant)Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour la trier.


- 77 -Version: [1.0]


Pour une nouvelle recherche, avec de nouveaux critères ou des critères modifiés, cliquez ici…

…modifiez les critères de recherche et redémarrez la recherche.


- 78 -Version: [1.0]


• 1 session SAP = 1 fenêtre SAP• Maximum 6 sessions ouvertes en même temps

• Pour démarrer une nouvelle session :

Plusieurs sessions en SAP

Cliquez sur l’icône, ou Tapez le code de transaction précédé de /o dans la zone de commande, puis ENTER

- 79 -Version: [1.0]


Changer de sessions

Changer de sessions

Utilisez Alt-Tab pour basculer vers une autre session...

…ou cliquez sur le bouton correspondant sur la barre des

tâches Windows en bas de votre écran.

Plusieurs sessions en SAP

- 80 -Version: [1.0]


Cliquez sur la petite croix en haut à droite ou Sélectionnez <Système – Supprimer mode>

N’oubliez pas de sauvegarder vos données!!!

Fermer une session

- 81 -Version: [1.0]


F1F1

F1

F1 F1

F1F1F1

Pour obtenir de l’information sur un champ : placez le curseur dans le champ et appuyez F1 ou

Aide en ligne SAP – F1

- 82 -Version: [1.0]


L’information sur le champ apparaît dans une fenêtre supplémentaire

Aide en ligne SAP – F1

- 83 -Version: [1.0]


• Informations d'aide en ligne détaillées– Aide de l'application :

• accès à la documentation sur les rapports

– Bibliothèque SAP :• accès à la documentation de SAP R/3

– Glossaire :• rechercher des termes dans le dictionnaire SAP

Aide en ligne et documentation SAP - Synthèse

- 84 -Version: [1.0]











Agenda

- 85 -Version: [1.0]


• La fonction « Données utilisateur » vous permet d’enregistrer des valeurs personnelles.

Données propres à l’utilisateur

SU3SU3

- 86 -Version: [1.0]


Utilisez l’ongletAdresse pour vos données personnelles

Adresse

- 87 -Version: [1.0]


Utilisez cet onglet pour définir certaines valeurs constantesP.ex. Langue de connexion,imprimante standard… Votre imprimante

standard

Editer immédiatement

Constantes

- 88 -Version: [1.0]


Les paramètres vous permettent de définir des valeurs standards pour des champs fréquemment utilisés. Ces valeurs apparaissent alors automatiquement dans les transactions mais peuvent toujours être écrasées.

Nom techniquedu champ

Valeur standard

Paramètres

Sauvegardez les paramètresaprès modification

Sauvegardez les paramètresaprès modification

- 89 -Version: [1.0]


Pour trouver le nom technique du champ,cliquez dans le champ sur<F1>Cliquez ensuite

Nom technique des champs

F1F1

- 90 -Version: [1.0]


Cet ID de paramètre est le nom de champ à utiliser pour définir des « paramètres ».

Nom technique des champs

- 91 -Version: [1.0]











Agenda

- 92 -Version: [1.0]


• Ecran de sélection d’un rapport• Exécuter un rapport• Variantes de sélection• Variantes d’affichage• Le transfert d’ un rapport (une liste) vers Excel

Rapports

- 93 -Version: [1.0]


• Pour démarrer un rapport, on commence toujours par la saisie des critères de sélection dans l’écran de sélection

Rapports – Ecran de sélection

- 94 -Version: [1.0]


• Si une intervalle (de/à) n’offre pas suffisamment de possibilités de sélection, vous pouvez, pour la plupart des critères de sélection, utiliser le bouton «Sélection multiple ».

Sélection multiple

- 95 -Version: [1.0]


Vous pouvez maintenant saisir plusieurs valeurs ou

intervalles ou les exclure

Sélection multiple

- 96 -Version: [1.0]


Vous pouvez aussi utiliser ce bouton pour saisir rapidement quelques valeurs au lieu de les saisir séparément.

Sélection multiple

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Après avoir saisi tous les critères de sélection, cliquez «Exécuter » ou F8 pour exécuter le rapport

« Enter » valide seulement les valeurs saisies mais n’exécute pas le rapport !!!

Exécuter un rapport

- 98 -Version: [1.0]


• Afin d’éviter de saisir toujours les mêmes critères de sélection, vous pouvez utiliser les variantes de sélection.

• Vous pouvez faire appel à la variante sauvegardée chaque fois que vous consultez le rapport.

Une variante de sélection est un ensemble de critères de sélection sauvegardés pour un rapport spécifique.

Une variante de sélection est un ensemble de critères de sélection sauvegardés pour un rapport spécifique.

Variantes de sélection

- 99 -Version: [1.0]


Saisissez tous les critères de sélection à sauvegarder et cliquez ensuite

Créer une variante de sélection

- 100 -Version: [1.0]


Saisissez un nom et une désignation et cliquez

Sauvegarder une variante de sélection

- 101 -Version: [1.0]


Pour utiliser une variante de sélection pour un rapport, cliquez

et sélectionnez la variante souhaitée dans la liste

Utiliser une variante de sélection

- 102 -Version: [1.0]


• S’il existe plus de 10 variantes de sélection, SAP présentera d’abord cet écran de sélection.

• Vous pouvez l’utiliser pour délimiter la liste des variantes de sélection.

Afin de visualiser toutes les variantes pour le rapport sélectionné, laissez vide tous les champs.

Afin de visualiser toutes les variantes pour le rapport sélectionné, laissez vide tous les champs.

Utiliser une variante de sélection

- 103 -Version: [1.0]


• Les variantes d’affichage nous permettent de donner une mise en forme personnelle à nos rapports et de la sauvegarder.

• Vous pouvez adapter la largeur des colonnes, modifier l’ordre etsélectionner quelles colonnes vous voulez ajouter/supprimer.

Cliquez sur le bouton, (dans certains rapports )

Variantes d’affichage –Modifier mise en forme

- 104 -Version: [1.0]


Colonnes actuellement affichéesdans le rapport.

Colonnes pouvant êtreajoutées.

Utilisez les flèches pour ajouter/supprimer des colonnes.(Sélectionnez d’abord le nom de la colonne appropriée !)

Ajouter/ supprimer colonne

- 105 -Version: [1.0]


Lorsque vous êtes satisfait de la nouvelle mise en forme de votre rapport, cliquez sur ce bouton pour sauvegarder la variante d’affichage.

Sauvegarder variante d’affichage

- 106 -Version: [1.0]


Donnez un nom et une désignation à la variante

Sauvegarder variante d’affichage

Cliquez « Enter » pour sauvegarder le variant.

Cochez « Paramétrage »si vous voulez cette variante par défaut.

- 107 -Version: [1.0]


– Pour appliquer votre variante d’affichage sur le rapport :Sélectionnez <Options – Mise en forme – Sélectionner>

– Sélectionnez la mise en formesouhaitée

Appliquer variante d’affichage

- 108 -Version: [1.0]


Dans certains rapports, l’icône est disponible. Celui-ci convertit directement votre rapport en fichier Excel.

Dans d’autres rapports, vous trouverez ces icônes Cliquez dessus:

Sélectionnez « Calcul avec tableur » et ENTER

Sélectionnez un répertoire, donnez un nom et cliquez Générer

Transférer le rapport (liste) vers Excel

- 109 -Version: [1.0]


Dans certaines transactions, il faut utiliser le menu : <Liste – Exporter – Calcul avec tableur>…

…ou le menu <Système – Liste-Sauvegarder – Fichier local>

Transférer le rapport (liste) vers Excel

- 110 -Version: [1.0]











Agenda

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• Copie d’écran• Créer un ordre d'édition• Pilotage des sorties• Représentation graphique d'un ordre spool

Fonctions d’impression

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• Envoi d’une impression de l’écran en cours directement sur l’imprimante par défaut de votre environnement Windows

Copie d’écran

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Cliquez sur l’icône « Imprimer »

Créer un ordre d’édition

- 114 -Version: [1.0]


Sélectionnez/modifiez votre imprimante

Sélectionnez « Impression immédiate »

et cliquez ENTER

Créer un ordre d’édition

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• Tous les ordres d’impression ou ordres spool passent par le « spool d’édition ».

– Ce dernier est une mémoire tampon dans laquelle les ordres spool sont sauvegardés pendant au moins un certain temps avant d’être imprimés.

• Que les documents soient ou ne soient pas imprimés physiquement tout de suite et s’ils soient ou ne soient pas gardés dans le pilotage des sorties, cela dépend des choix que l'utilisateur fait dans les options pilotage du spool.

Pilotage des sorties

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Pour visualiser le contenu de la liste spool, sélectionnez <Système - Services – Pilotage des sorties>

Pilotage des sorties

SP01SP01

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Les critères de sélection par défaut affichent vos ordres spool du jour.Cliquez « Exécuter » pour continuer.

Liste des ordres spool

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Cochez d’abord l’ordre spool, après vous pouvez:

imprimer sur le imprimante standard.

sélectionner une autre imprimante.

supprimer l’ordre spool.

Liste des ordres spool

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Représentation graphique d'un ordre spool

Cochez et cliquez sur les lunettes pour visualiser l’ordre spool.

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Agenda

- 121 -Version: [1.0]


Objectif du cours

• Après ce cours, vous serez en mesure de : – Comprendre SAP– Apprendre à naviguer dans SAP

– Savoir faire des recherches dans SAP

– Savoir définir des données propres à l’utilisateur

– Savoir exécuter et manipuler des rapports– Savoir utiliser les fonctions d’impression

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Questions ?

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