enterprise content management am sharepoint mit ecspand
DESCRIPTION
ecspand erweitert den SharePoint zur vollwertigen ECM Plattform! Ob Archivierung, Compliance, Dokumentenintegration, ERP Anbindung oder eine der fertigen Prozesslösungen (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverwaltung, Qualitätsmanagement): ecspand macht Ihren SharePoint zur zentralen Plattform für dokumentengetriebene Prozesse und das ohne zusätzlichen Archivserver!TRANSCRIPT
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Christian
Kiesewetter Partner & Sales Management
Enterprise Content Management
am SharePoint mit ecspand
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ecspand - Strategie
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ecspand your SharePoint
einheitliche Oberfläche
prozessgesteuert
Integration Umsysteme & Papier
Aktenplan, Rendition & Compliance
fertige Lösungen
SharePoint als „Single Point of Service“
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Kompetenzprofil SharePoint
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Kompetenzprofil
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Unterschied klassisches DMS
Capture
Storage
…. Link zu ERP
DMS Server
Link zu
SP 2010
... zu ecspand your SharePoint
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Highlights
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ecspand Services
Integration
Record Management
SharePoint Compliance
Image / Rendition Services
Workflow
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Record Management
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Record Management
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SharePoint Compliance
Revisionssichere Archivierung
Kopieren, verschieben oder
verlinken
Verschiedenste Compliance-
Plattformen
Zugriff über SharePoint
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Image Services
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Rendition Services
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Workflow
Integration von SharePoint
Standard Workflows
komplexe, indidviduelle
Workflows „ecspand Workflow“
(Nintex OEM)
fertige Templates
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Integration
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Integration von
(Dritt-)Applikationen
SharePoint als „Single Point of
Service“
Konsolidierung des Wissens und
der Informationen
zentrale (applikationsüber-
greifende) Prozessplattform
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Bestehendes ERP …
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… in den SharePoint
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(revisionssichere) Archivierung
aus ERP
direkter Dokumentzugriff auf
SharePoint / Archiv
applikationsübergreifende Prozesse
ERP Erweiterungen (classifier,
Rechnungsbuch)
ERP Connector
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ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung
Recherche über Client
drag & drop
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Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek
ecspand capture
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Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indexierung
Übergabe an ERP und SharePoint
ecspand capture
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Client PC
Stamm- daten
Cloud Solutions
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Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365
Cloud Vision
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Das Gold liegt in den Prozessen
Die Herausforderung:
Prozesse automatisieren,
standardisieren und flexibilisieren
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Vertragsakte
Aufgaben
Notizen
Dokumente
Emails
Fristen /
Laufzeiten
Anmerkungen
Kosten
€
Vorlagen
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
Vertragsmanagement
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Qualitätsmanagement
Prozesslösung
Workflows
Dokumenterstellung
Übersichtliches Interface
(Integration in Office)
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Eingangsrechnungsverarbeitung
Erhöhung der Effizienz
Erhöhung der Transparenz
Integration in ERP
Standardisierte Prozesse
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SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
Belegablage
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Cloud
Strategie
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Cloud Stack
Mobile Cloud Capture, Silverlightclient
Wrapper um Abby OCR Engine
Klassifzierungsservice
(Rechnungs-)Analyseservice
Exportservice
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Azure Integration
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Szenario
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Szenario
Client PC
Stamm- daten
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(1) Erfassung
Mobile Cloud Capture (WP7 Client)
Fotografie des Kassenbeleges
Silverlight Capture Client (*)
Übergabe an Azure Service
(*) derzeit in Entwicklung
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(2) OCR Analyse
Message Queues
Abbyy OCR Engine
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(3) Klassifizierung
Stamm- daten Message Queues
mandantenübergreifende Templates
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(4) Export
Aufruf des Cloudservices
Import in SharePoint
Dokumentbibliothekt
Alternative: ERP oder CRM System
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Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365
Vision
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Live
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Capture
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Queues
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Queues
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Dokumentbibliothek
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Detailansicht
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Belegansicht
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Eingangsrechnungs- verwaltung
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Ausgangsituation
viele Rechnungen pro Tag
viel Aufwand, wenig Transparenz
manueller (papierbasierter) Freigabeprozess
kein Automatismus, keine digitale Unterstützung
Technologie SharePoint & ERP
(SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
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Ausgangsituation
Erhöhung der Transparenz
Erhöhung der Effizienz
Scannen mit automatischer Klassifizierung
Workflow mit Prüfung und Freigabe
Integration von SharePoint und ERP
Nintex Workflow und ecspand
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Schematischer Überblick
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Technischer Überblick
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Technische Details
Nutzung der bestehenden Technologien
(SharePoint, ecspand Archivierung,
ecspand Scanning, Import, …)
ecspand link for SAP/AX/NAV inkl.
Customizing
Workflow Customizing mit Nintex WF
Deployment mit SharePoint WSP
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Die Lösung mit ecspand
ERP Integration, Scannen von Altbelegen,
Belegarchivierung aus ERP
Scannen mit automatischer
Klassifizierung
Workflowintegration
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Scannen und Klassifizieren
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung
(OCR, Klassifizierung,
Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indizierung
Optional: Eingabe von
Workflowinformationen, Anpassung der
Formularmaske
Übergabe an ERP und SharePoint
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Workflowintegration mit ERP
initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart
Statusupdate aus dem Workflow an ERP
Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in
ERP
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Workflowstruktur
Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
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Konfiguration
SharePoint Oberfläche (gewohntes
Look & Feel für Anwender)
ergonomische Masken mit Wertelisten,
Logikprüfungen, …
verschiedene Workflowtypen
definierbare Verantwortlichkeiten auf
Gruppenebene (Verantwortliche,
Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)
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Workflowmaske
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Workflowmaske
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Reporting und Historie
PDF Report und Verknüpfung mit ERP Datensatz
Integriertes Nintex Reporting
SharePoint Berichts-Center
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Qualitätsmanagement
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Qualitätsmanagement
Prozesslösung
Workflows
Dokumenterstellung
Übersichtliches Interface
(Integration in Office)
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Key Facts
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM
Dokuments
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM
Dokuments
Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche
und QM Leitung
Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei
gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche
Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs
Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM
Dokumenten
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Key Facts Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter
Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks
Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
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Überblick
Aufgaben
Änderungsmitteilungen
Postkorb
Records Organizer Rendition Service
Änderungs-
mitteilung
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Abstract
QM Handbuch
Suche in QM
Dokumenten
Workflow zur
Dokumentänderung
Workflow zur
Dokumenterstellung
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Cockpit
Start des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts
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Neues Dokument
Der Mitarbeiter aus dem
Fachbereich kann die
Erstellung eines neuen QM
Dokumentes mit Hilfe von
Abstracts beginnen.
Er beschreibt kurz den Inhalt
des neuen Dokumentes
ohne auf die QM/ISO
typische Form und
Klassifizierung achten zu
müssen.
Er wird dabei durch eine
spezielle Erfassungsmaske
geführt.
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Klassifizierung Abstract
Die Einordnung des
Abstracts(späteres
Dokumentes) in die
Unternehmensprozesses
erfolgt geführt durch
entsprechende
Auswahlmasken.
Die Zuordnung kann zu
jedem beliebigen Zeitpunkt
des Workflows erfolgen und
auch wieder geändert
werden.
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Prüfung / Freigabe mit Workflow
Mehrstufige Workflows
unterstützen den
Genehmigungs- und
Freigabeprozess.
Die QM Mitarbeiter werden
jeweils mittels Aufgaben
und Benachrichtigungen
über neue Prozessschritte
informiert
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Automatische Dokumenterstellung
Wurde der Abstract
genehmigt, so erfolgt die
automatische Erzeugung
eines entsprechenden QM
Dokumentes basierend auf
die im Abstract definierten
Metadaten..
Die Metadaten werden in
das Word-Dokument als
Textbausteine übernommen.
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Aufgabenübersicht
Nachverfolgung der Aufgaben
(Wo „hängt das Dokument“?)
Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt
eigene Aufgabenübersicht
Automatisches Update der Aufgaben
nach Bearbeitung
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Erzeugen PDF
Automatisches Erzeugen
einer PDF- Datei nach
Bestätigung durch Freigeber
Bearbeitung des Dokuments
somit für „normale
Mitarbeiter“ nicht mehr
möglich
Versionshistorie für jedes
Dokument aufrufbar
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Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den
Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente
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Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung
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vorhandenen Dokumente
• Suche mittels Metadaten der
Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung
• Suche/Navigation entsprechend
QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
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Vertragsmanagement
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Archiv
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Papierarchiv, DMS
elektronisches Archiv
Gegenstand, Partner, Laufzeit
Bestimmungen, Sondervereinbarungen
Realität: getrennte Welten
statische juristische Dokumente und Ablage
mühsame Bearbeitung in Listen
keine Automatismen und kein zentrales Repository
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Vertragsakte
Aufgaben
Notizen
Dokumente
Emails
Fristen /
Laufzeiten
Anmerkungen
Kosten
€
Vorlagen
vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,
vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
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ERP
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Fristen, Aufgaben
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Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente
![Page 102: Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020206/54570dc0af795953128b4744/html5/thumbnails/102.jpg)
Erstellen Erstellung: Metadaten
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Erstellen
Mehrere
Vertragstypen
Vertragsdokument anlegen
Templates für
Verträge
Vorlagenverwaltung
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Erstellen Berechtigungen setzen
Verwaltung auf Ebene Vertragsakt
automatische Vererbung
Benutzer- / Gruppenebene
Standardkonzept SharePoint
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Erstellen Berechtigungen setzen
Berechtigungsprofile
auf Basis von Metadaten
Kombination mit klassischer Regelung
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Vertragsakte
Erstellen Prüfen und Freigeben
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente
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Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
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Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
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Archivierung Archivieren & Ablegen
Revisionssichere Archivierung
vertragsrelevanter Daten und
Dokumente
Auditing
Auslagerung auf Langzeitstorage
Zugriff über SharePoint
Aufbau einer Vertragsakte
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Archivierung Archivieren & Ablegen
Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek
ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Recherche über Client
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Verwaltung Suche & Recherche
Volltextsuche
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Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche
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Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche
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Verwaltung Suche & Recherche
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Verwaltung Vertragscockpit
![Page 116: Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020206/54570dc0af795953128b4744/html5/thumbnails/116.jpg)
Controlling Reporting
SharePoint Standard
• Listenansichten
• Gruppierungen und Filter
ecspand Features
• Recherche in den Vertragsinfos
• vertragsspezifisch und -übergreifend
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Controlling Stichtage
![Page 118: Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020206/54570dc0af795953128b4744/html5/thumbnails/118.jpg)
Controlling Überblick
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Controlling Kosten
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Christian Kiesewetter
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