ENGLISH FOR CORRESPONDENCE (PART

II)

CARA SIMPEL UNTUK MENULIS SURAT/EMAIL DALAM BENTUK: 1. INQUIRY LETTER2. COMPLAINT LETTER3. APPOINTMENT LETTER4. POSTPONE LETTER5. CONDOLENCE LETTER

INQUIRY LETTER

Inquiry letter digunakan untuk menjelaskan apa yang diinginkan penulis. Surat ini harus mengandung permintaan terhadap sesuatu

dan alasan mengapa penulis meminta hal tersebut.Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Subject Heading (biasanya berisi

permintaan tentang buku, brosur, website, atau

pertanyaan tentang sebuah produk)

Paragraf pertama biasanya berisi

tentang apa yang penulis inginkan atau

minta Pada paragraf kedua penulis harus

mencantumkan alasan mengapa penulis

menghubungi perusahaan tersebut

(alasan)

Pada bagian terakhir penulis harus

mampu membuat kesan yang baik.

Dengan menggunakan

bahasa yang sopan

Penutup mencakup ucapan terimakasih kepada perusahaan

atau orang yang dituju

Contoh “Inquiry Letter”

Lestari VillasMunduk Village, Buleleng RegencyPhone: 0362 7777Email: lestari_vv@ymail.com January 29, 2011 Hi-fashion Garment LtdUnit 398Shek Kip Mei Industrial EstateDear Sir or Madam,Request for catalogue

Please send us your current catalogue.

Your company has given us an interesting recommendation that make our Manager interested with your product. As we read the advertisement, the high quality, the proportional price, and good delivery make us very interested in importing a range 100% cotton clotha. We are looking forward to hearing from you.Yours, Komang Tri Darma,GM

COMPLAINT LETTER

Complaint Letter digunakan untuk menunjukan atau mengekspresikan sesuatu ketika customer merasakan situasi, keadaan, atau jasa yang kurang memuaskan. Complaint Letter tidak selalu negatif. Terkadang Complaint Letter juga mengandung beberapa

saran yang baik untuk perusahaan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Surat ini harus ditulis dengan jelas agar mudah dimengerti

oleh pembaca

Surat ini juga harus mampu

menampilkan penampilan yang

baik, grammar yang baik, dan

menghindari salah penulisan Harus mengandung

fakta-fakta yang didukung dengan alasan yang logis

Harus memberi pernyataan yang baik dan sopan untuk memberi saran kepada

perusahaan untuk kebaikan yang akan

datang

Gunakan nada yang bersahabat agar

tidak terjadi ketersinggungan

antara kedua belah pihak

Contoh “Complaint Letter”

Holy VillasCaptown Streets, South Carolina, USAEmail: holyv@yahoo.comPhone: 005 12345 March 24, 2011 Natural Fruit CompanyStamford Streets, California, USAEmail: nfc@ymail.comPhone: 002 34567 Dear Sir or Madam,We are writing to inform you that we have received the fruits in precisely time. But after we checked, there are some fruits that we have not got yet, namely, mango and bananas. It makes our Restaurant could not use the fruits in the menu. It may damage our reputation because we could not serve what the guest ordered. Also it can make our guest go to the other restaurant. Please send the fruits as soon as. We hope this problem will not happen again in the future to avoid many appointments.We are looking forward to hearing from you as soon as. Sincerely, Komang Tri Darma,Purchasing Manager

APPOINTMENT LETTER

Appointment Letter digunakan untuk membuat sebuah perjanjian antara satu perusahaan dengan perusahaan lain atau antara satu orang dengan orang lain.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Surat ini harus diawali dengan salutation, nama penerima, dan hari/tanggal

Body surat harus mencantumkan

persetujuan terhadap perjanjian yang telah dibuat

sebelumnya beserta alasan-alasannya

Tutup surat ini dengan menyatakan

terimakasih dan berikan alamat serta

kontak informasi penulis

Contoh “Appointment Letter”Puri Alam Bali VillasAssitant Manager Dear Mr Thomas,

Subject: Appointment Letter

This letter is in response to the telephonic conversation we had last Saturday regarding our business meeting. I am writing to confirm our appointment that we made over the telephone on 15th February 2012 at 6:00 pm in your office.

I am preparing for the meeting and I will be there for the meeting in your office on 15th February 2012 at 6:00 pm. Please go through the meeting agenda once and suggest for any changes if required. Please read all the enclosed documents and get all the information required so that we can make our meeting much more productive. If you have any doubt or question in related to our appointment, feel free to contact me at 087762110185 or drop me email at dreamer_andy@yahoo.com.I am looking forward for our meeting.

Yours truly,  Andi Ariasa Kadek

POSTPONE LETTER

Postpone letter digunakan untuk membatalkan perjanjian atau persetujuan yang telah dibuat. Misalnya membatalkan sebuah pertemuan tertentu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Sama dengan surat-surat lain, surat ini

juga harus mencantumkan

salutation (nama, alamat, hari,

tanggal)

Body surat harus mencantumkan semua

fakta dan alasan mengapa persetujuan,

perjanjian, atau pertemuan harus

dibatalkan

Di akhir surat penulis harus

mencantumkan permintaan maaf atas pembatalan

yang terjadi

Contoh “Postpone Letter”

Puri Alam Bali VillasAssitant Manager Dear Mr Thomas,

Subject: Postpone Letter I wish to inform you that we will not be able to have our meeting at 11.00 am on Monday, May 6th. This is because the new policy has been announced by our office which does not allow employees to travel for the upcoming three months. We will have to commence our business either through email or phone from now on. I am confident that this new policy will not effect my performance on any level and you will recieve the best quality service.  Sincerely,   Andi Ariasa Kadek

CONDOLENCE LETTER

Condolence Letter digunakan untuk menunjukan rasa simpati terhadap seseorang. Menulis surat ini harus berdasarkan hati, dari hati, agar pembaca mampu menangkap

maksud penulis dengan tepat disaat pembaca mengalami kejadian yang kurang beruntung. Penulis juga bisa menggunakan beberapa puisi di dalam surat ini untuk

menimbulkan kesan yang mendalam.Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Cantumkan nama penulis serta rasa

simpati penulis

Ungkapkan kembali kenangan-kenangan

di masa lampau kepada pembaca/ si

penerima

Sebutkan salah satu kenangan yang paling tidak bisa

dilupakan

Tawarkan bantuan kepada si penerima,

namun pastikan bahwa bantuan tersebut adalah bantuan yang

spesifik

Akhiri surat dengan menggunakan kata yang menunjukan

rasa simpati, seperti; I hope, I wish, expression of

sympathy

Contoh “Condolence Letter”Komang Tri DarmaSecretaryCempaka Art FoundationGajah Mada Streets, Gianyar, BaliFebruary 3, 2011 Mr. PutraKlenting Art Foundation LeaderSingaraja City, Buleleng, BaliPhone: 009 0034

Dear Mr. Putra,Please accept my sincere condolence for sudden loss of your wife Suci two days ago. It’s difficult to imagine that you had been shocking by the sudden loss. I still remember last week, she taugh my student a new dance in Gianyar. Not only you will lost your lovely wife, but also you will lost a smart Traditional Artist. As you know, Suci and I had become an Art Partner since 1999. I have a lot of memories with her. Suci is a smart and powerful dancer. She is also a famous dancer. She will be a legend of dancer in Bali. Shortly, Suci is a smart, powerful, and famous dancer who has a good inner character as well.Please let me know if can help with anything at all. I wish you get a new lesson from this problem, and you will be stronger in the future. Sincere Condolences, Komang Tri Darma,Secretary