empresa dinet-analisis empresarial
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Soluciones EmpresarialesTRANSCRIPT
Integrantes:
Araujo Kastner, Giancarlo
Cachay Díaz, Miguel Ángel
Canales Ruiz, Ronald Alexander
Olivares Quiroz, Carlos
2014
“Análisis empresarial de la empresa Dinet”
Contenido
C. Planeación actividades de análisis....................................................................................11
D. Planeación de gestión de requerimientos.....................................................................11
E. Gestión del performance del análisis del negocio.............................................................12
II. Análisis empresarial:.........................................................................................................13
1. Reconocer y definir las necesidades del negocio, oportunidades o problemas:........13
- Posee una red de área local pero las PCs no están conectadas entre sí........................13
- No cuenta con un diseño formal arquitectura empresarial y de sistemas....................13
- Poca gestión y control de los procesos del negocio......................................................13
- Solo cuentan con Excel para trabajar los temas contables a pesar que ahora tienen mayor cantidad de clientes..................................................................................................13
- Presencia de cuellos de botella en la cadena de suministro.........................................13
- Capacidad de gestionar datos de los clientes................................................................14
- Capacidad de gestionar datos de empleados y planillas como la situación de estas en tiempo real...........................................................................................................................14
- Un sistema que permita el análisis de información para la toma de decisiones en tiempo real...........................................................................................................................14
- Un sistema que integre las distintas áreas de la empresa a través de nuestros ordenadores.........................................................................................................................14
- Diseño de arquitectura formal para la correcta implementación de las mejoras.........14
2. Definir la solución que satisfaga las necesidades del negocio:..................................14
3. Validar la inversión requerida para soportar la solución:.........................................15
4. Ajustes requeridos para lograr las necesidades del negocio y las metas estratégicas:.........................................................................................................................15
5. Establecer la solución de negocios más factible:.......................................................16
Optimiza los procesos contables y consolida el control del estado financiero de la empresa...............................................................................................................................17
Controla y gestiona toda la vida de los activos..............................................................17
Maximiza los recursos de efectivo y simplifica los procesos de pago............................17
Gestiona divisas.............................................................................................................17
Compras y pagos...........................................................................................................18
pág. 1
o Configuración y mantenimiento automático de tablas de proveedores.......................18
o Facturación de compras integrada a Contabilidad........................................................18
o Gestión de devoluciones de compras............................................................................18
Existencias.....................................................................................................................18
o Configuración y automatización de stock......................................................................18
o Configuración de recuento a nivel de producto o SKU..................................................18
o Supervisión del rendimiento real de las ventas.............................................................18
Gestión de almacén.......................................................................................................18
o Sistema de captura de datos automatizado ADCS.........................................................18
o Organización lógica de almacén asignando productos a ubicaciones...........................18
o Planificación y coordinación de pickings internos.........................................................18
Recursos Humanos Básicos...........................................................................................19
o Información de empleados según experiencia, educación, cualificaciones, etc............19
o Seguimiento de la información de personal..................................................................19
o Planificación de calendario y registro de cambios.........................................................19
o Registro de ausencias en unidades de mediada personalizables..................................19
Idiomas..........................................................................................................................19
o Configuración multi-idioma de descripciones de producto en inventario.....................19
o Impresión de informes y facturas en varios idiomas según destinatario......................19
o Descripciones de productos individualizadas según cliente..........................................19
o Cambio de idiomas en tiempo real según necesidades del cliente...............................19
Gestión y clasificación de contactos personalizadas.....................................................19
Registro automático de correos electrónicos................................................................19
Seguimiento de oportunidades de venta......................................................................19
Sincronización total con Microsoft Outlook..................................................................19
Planificación de tareas..................................................................................................19
Planificación y distribución............................................................................................20
- Asignación de personal a los pedidos de trabajo..........................................................20
- Gestión y estado de los pedidos de trabajo..................................................................20
- Gestión del personal de servicio y técnicos de campo..................................................20
- fil................................................................................................................................... 20
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Planificación y distribución............................................................................................20
- Asignación de personal a los pedidos de trabajo..........................................................20
- Gestión y estado de los pedidos de trabajo..................................................................20
- Gestión del personal de servicio y técnicos de campo..................................................20
- Filtrado según disponibilidad, cualificaciones y productos de stock.............................20
- Gestión de prioridades de tareas y cargas de servicio, y escalas de tareas...................20
Gestión de contratos de servicios.................................................................................20
- Gestión de contratos de servicios con datos históricos, renovación de contratos y plantillas...............................................................................................................................20
- Gestión de garantías en productos de servicio y piezas de repuesto............................20
- Registro de detalles sobre niveles de servicio, tiempos de respuesta y niveles de descuento............................................................................................................................ 20
- Historial de servicio para cada contrato, con los productos y componentes de servicio y mano de obra utilizados...................................................................................................... 20
- Evaluación de rentabilidad del contrato........................................................................20
- Generación de ofertas de contrato...............................................................................21
o...........................................................................................................................................21
Gestión de productos de servicio..................................................................................21
- Registro y seguimiento de los productos de servicio (incluyendo información de contratos, gestión de componentes información de referencia de listas de materiales y garantías).............................................................................................................................21
Gestión de pedidos de servicio......................................................................................21
- Registro de peticiones de servicio, servicios vencidos, pedidos de servicio y peticiones de reparación.......................................................................................................................21
- Registro y gestión de equipos alquilados......................................................................21
- Historial de pedidos y ofertas de servicio a clientes......................................................21
Gestión de precios de servicio.......................................................................................21
- Configuración, mantenimiento y control de precios de servicio...................................21
- Configuración de grupos de precios basados en diferentes criterios............................21
- Definición de estructuras de cálculo de precios con todos los parámetros incluidos en el servicio (componentes, tipos de trabajo y cargos por servicio)......................................21
- Asignación de precios fijos, mínimos o máximos a grupos de precios de servicios.......21
- Estadísticas sobre la rentabilidad de los grupos de precios de servicios.......................21
pág. 3
Gestión Vertical.............................................................................................................21
- Gestión de flota del software de gestión para empresas de transporte y logística.......22
- Gestión del personal del ERP para empresas de transporte y logística.........................22
- Gestión de tráfico del software de gestión para empresas de transporte y logística....22
- Logística del ERP para empresas de transporte y logística............................................22
- Facturación....................................................................................................................22
- Analítica de costes del programa de gestión DynLogitrans...........................................22
o...........................................................................................................................................22
o ¿Cómo se interrelaciona el Dynamics con las demás áreas de la empresa?.................22
o...........................................................................................................................................22
Permite el seguimiento de los artículos desde la fuente hasta su ubicación actual y para identificar todos los elementos de costos asociados a la circulación de mercancías...24
Proporciona la capacidad de rastrear artículos de nuevo a la fuente, seguimiento de los mismos desde la fuente hasta su ubicación actual e identificar todos los elementos de costos asociados con el movimiento de las mercancías......................................................24
Promueve la gestión de contratos, etiquetado referencia cruzada, autorización de la mercancía devuelta y seguimiento por el número de serie o lote. Además, en tiempo real, integración perfecta con la gestión de relaciones con clientes (US disponibilidad) ofrece los beneficios de la automatización socio de gestión de relaciones y la fuerza de ventas........24
Se caracteriza por la flexibilidad de cumplimiento de pedidos con recursos sin precedentes para operaciones individuales y multi-sitio, individuales y multi-almacén / sourcing multi-bin y costeo, el transporte marítimo mundial, precisa aterrizó costos para los importadores, las opciones de orden de compra, citando y estimar, de serie y / o seguimiento de número de lote y de venta libre para las ventas al por menor, fabricación para inventario.....................................................................................................................24
Ofrece un sistema de envío automático que facilita la capacidad de costos y ahorro de tiempo para consolidar pedidos en una sola factura o partos múltiples en una orden o en varios órdenes..................................................................................................................... 24
6. Alcance de la solución:...............................................................................................26
7. Caso de negocio que presenta la solución propuesta:...............................................27
8. Objetivos y metas del negocio:..................................................................................27
9. Resultados esperados:...............................................................................................27
10. Mejoras esperadas de la solución:.............................................................................28
11. Ventana de tiempo para solucionar el problema:.....................................................28
12. Stakeholders involucrados en la definición de las necesidades del negocio:.............28
pág. 4
13. Técnicas usadas para definir las necesidades:...........................................................28
14. Evaluación de vacíos de capacidad:...........................................................................29
15. Evaluación de requerimientos de nuevas capacidades:.............................................30
16. Técnicas usadas para análisis de vacíos de capacidad:..............................................30
17. Enfoque de a solución: (generación de alternativas, supuestos, restricciones, clasificación y selección de enfoques).................................................................................30
18. Análisis de factibilidad para probar la viabilidad de la solución:................................30
III. Elicitation:.........................................................................................................................31
IV. Análisis de requerimientos...............................................................................................31
A. Priorización de requerimientos.........................................................................................32
B. Análisis de requerimientos...............................................................................................32
C. Técnicas usadas para el análisis de requerimientos..........................................................32
D. Análisis de decisión.......................................................................................................32
E. Modelamiento de procesos..............................................................................................32
F. Análisis de riesgos.............................................................................................................32
G. Escenarios..................................................................................................................... 32
H. Casos de uso..................................................................................................................32
I. Casos de negocio.............................................................................................................. 32
J. Necesidades del negocio...................................................................................................32
K. Matriz RACI.......................................................................................................................32
L. WBS...................................................................................................................................32
M. Lista de actividades.......................................................................................................32
N. Alcance de la solución...................................................................................................32
o...........................................................................................................................................32
V. Evaluación y validación de la solución..............................................................................32
VI. Gestión de comunicaciones y requerimientos..................................................................34
a) Gestión del alcance de los requerimientos y la solución..........................................34
b) Gestión de la trazabilidad de los requerimientos......................................................34
c) Mantener reutilización de requerimientos...................................................................34
d) Preparar paquetes de requerimientos.......................................................................34
e) Comunicación de requerimientos..............................................................................34
o...........................................................................................................................................34
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VII. Conclusiones.....................................................................................................................34
Información del documento
Nombre del Proyecto:
Project XXX
Preparado Por: Versión del documento No: 0.1
Titulo Análisis empresarial Fecha de versión de documento:
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Análisis Empresarial de la empresa Dinet
Introducción:
DINET Perú SA pertenece al Grupo Sandoval, uno de los grupos empresariales logísticos más
grandes y reconocidos en el Perú. Esta empresa cuenta con la mayor rampa y carga aérea del
país, así mismo, se posiciona como el segundo operador logístico en el aeropuerto comercial
más grande del Perú y el segundo distribuidor más grande de productos de consumo en el
mercado. De la misma manera, DINET brinda una de las mayores líneas de integración
logística de terceros, transporte y de servicios de almacén. (Dinet Perú SA, 2014)
DINET Perú SA se fundó en el año 1991 como una compañía 3PL; es decir, ofrece el servicio
de gestionar parte de toda la cadena logística, cubriendo las operaciones desde que el
producto llega al país (aduanas), mas no se enfoca en el comercio internacional. Durante estos
22 años se ha consolidado como una empresa de prestigio dentro del sector logístico
basándose en la ventaja competitiva que ofrece a sus clientes, la cual es “ofrecer un servicio en
la tercerización de la cadena logística a la medida de cada cliente” (Dinet Perú SA, 2014).
Actualmente la empresa solo cuenta con la aplicaciones como Microsoft Office “Excel” para
realizar sus tareas financieras y contables; sin embargo, las planillas Excel ya no resultan
suficientes pues se ha ganado más clientes y aumentado los empleados. En los viejos tiempos,
una hoja de cálculo era una excelente herramienta para tener toda la información crítica en un
solo lugar y para organizarse. Pero, hoy en día, cuando se empieza a agregar más clientes y
más empleados, esa misma hoja de cálculo es la herramienta responsable de la
desorganización ya que cada vez se tienen más datos que recopilar y procesar.
Por otro lado, los usuarios internos de la empresa consideran que si se pudiera utilizar la
tecnología para transformarla en información, se podría comprender mejor sus finanzas y
usarse para tomar decisiones estratégicas. Al mismo tiempo, dependen de esa información
financiera para medir el desempeño actual de la compañía, comparándolo con sus objetivos
estratégicos. La creciente cantidad de empleados y clientes agrega aún más presión sobre los
sistemas básicos, y la integración en toda la empresa se vuelve un enorme reto (el cual
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actualmente no resuelven las aplicaciones con las que cuenta la empresa actualmente). Por
todo ello, la empresa cree que un sistema ERP solucionaría ese desafío, proveyendo visibilidad
en todas las transacciones financieras y soportando sus operaciones. Así con estos beneficios
y con esa visibilidad de la información adecuada la empresa podría seguir de cerca el
desempeño de su salud financiera, operativa u otro aspecto de cualquier área de la compañía.
I. Planeación del análisis del negocio:
A. Definición del enfoque del análisis.
El enfoque del análisis del negocio está orientado a plan. El objetivo del proyecto es definir
la estructura arquitectural del negocio y del sistema de información, de tal manera que se
pueda implementar un sistema de información integrado ERP que permita integrar los
procesos de la empresa y logre satisfacer los requerimientos de los usuarios internos y
externos.
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B. Análisis de Stakeholders.
o Clientes
El público objetivo se vería beneficiado, porque aumentará la capacidad de
respuesta de la empresa, lo que llevará a una mayor satisfacción a las demandas de
estos.
o Estado
Ente regulador de impuestos y políticas gubernamentales, se verían beneficiados
por el aumento de utilidades y el mayor control sobre estas. Pago de impuestos.
o Competencia
Se vería afectada debido a que la Dinet mejoraría notablemente su desempeño y
procesos lo cual lo consolidaría en la industria.
o Entidades Financieras
Estas se ven afectadas positivamente, puesto que la empresa Dinet recurrirá a un
préstamo para poder implementar la nueva solución de TI.
o Gerencia:
La gerencia tiene un alto poder para el proyecto porque son quienes financian y
deciden si va o no, mientras que su interés en la marcha del proyecto es baja porque
no participan más que en la toma de decisiones.
o Project Manager/Grupo de TI:
Estos dos Stakeholders son básicamente quienes iniciarán, ejecutarán e
implementarán el proyecto de TI que se quiere desarrollar por lo que su poder y su
interés es alto.
o Usuarios Internos:
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Los futuros usuarios no participan mucho en el desarrollo de la solución, pero si
tienen un papel fundamental en la elicitación puesto que con sus requerimientos se
podrá decidir que ERP es el más adecuado. Además son los usuarios los que van a
interactuar con el sistema día a día.
C. Planeación actividades de análisis.
D. Planeación de gestión de requerimientos.
Para poder realizar la gestión de los requerimientos de la empresa, primero se deben
identificar las necesidades de esta y luego alinearlas al alcance del proyecto a fin de que se
puedan satisfacer las verdaderas falencias que necesitan subsanarse en la empresa. Es
pertinente destacar que el alcance del proyecto tan solo abarca hasta brindar marcos de
referencia y sugerir herramientas tecnológicas que permitan la creación de soluciones
integradas que den respuesta a los requerimientos empresariales desde un punto de vista
tecnológico, enmarcadas en una arquitectura empresarial robusta que debería de
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interactuar con un ambiente cada vez más cambiante; mas no la implementación del
mismo.
Por otro lado, para poder gestionar dichos requerimientos de forma adecuada, se deben
generar documentos formales correspondientes a cada necesidad, explicando a detalle cual
será la alternativa de solución viable para cada urgencia esbozada. Además se deberá
analizar y diseñar soluciones tecnológicas que encajen en las arquitecturas empresariales
actuales con una visión sinérgica, que involucre el uso de los marcos de referencia actuales
más importantes en la industria así; como el uso de las herramientas tecnológicas que den
soporte a los requerimientos en las diferentes áreas funcionales de la empresa. También,
debemos gestionar la trazabilidad de los documentos en donde se detallan las necesidades
y así poder establecer una especie de línea de tiempo, en la cual se pueda mantener un
registro ordenado de las modificaciones que se realice en los documentos con fecha y
número de modificación. Estas modificaciones deben ser aprobadas por la gerencia de
Proyectos y demás entes superiores de gestión antes de ser implementadas.
o Cabe destacar, que la comunicación de los requerimientos se realizará de
forma verbal en distintas reuniones con los usuarios del sistema actual, para
así poder obtener de primera mano la información necesaria a tener en
cuenta para la elaboración de la propuesta de solución. Luego, esta
información se documentará y archivará en el acumulado del proyecto.
E. Gestión del performance del análisis del negocio.
Para poder medir el proceso de análisis que se vaya realizando, consideramos que es
sumamente importante obtener feedback por parte de los principales afectados con el
proyecto. Esto incluye a los trabajadores, jefes de área y al gerente del proyecto y solo así;
podremos tener información de primera mano sobre el avance que se va realizando. Estas
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encuestas se deben realizar periódicamente para poder medir el progreso general del
proyecto.
II. Análisis empresarial:
1. Reconocer y definir las necesidades del negocio, oportunidades o problemas:
DINET PERU lleva operando desde 1991 y ha atravesado un periodo de crecimiento,
sin embargo presenta una serie de problemas:
- Posee una red de área local pero las PCs no están conectadas entre sí.
- No cuenta con un diseño formal arquitectura empresarial y de sistemas.
- Poca gestión y control de los procesos del negocio.
- Solo cuentan con Excel para trabajar los temas contables a pesar que ahora
tienen mayor cantidad de clientes.
- Presencia de cuellos de botella en la cadena de suministro.
Todos los problemas mencionados nos ofrecen oportunidades de mejora en varios
aspectos, como la mejora de la cadena de suministros que, debido al crecimiento, ha
quedado débil y difícil de gestionar. También la posibilidad de implementar un sistema
que vaya acorde a las necesidades de la empresa posteriormente a un correcto diseño
de la arquitectura empresarial y de sistemas, esto traerá como consecuencia ventajas
competitivas que permitirán que Dinet logre consolidarse en el mercado.
Los problemas con los que cuentan DINET PERU resumiéndolos y analizándolos bien
se traducen en las siguientes necesidades:
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- Capacidad de gestionar datos de los clientes.
- Capacidad de gestionar datos de empleados y planillas como la situación de
estas en tiempo real.
- Un sistema que permita el análisis de información para la toma de decisiones
en tiempo real.
- Un sistema que integre las distintas áreas de la empresa a través de nuestros
ordenadores.
- Diseño de arquitectura formal para la correcta implementación de las
mejoras.
2. Definir la solución que satisfaga las necesidades del negocio:
Después de analizar la situación de Dinet y conocer las necesidades que presenta, se
llega a una conclusión y con ello se define la solución que satisfará las necesidades del
negocio.
En primer lugar, Dinet es una empresa mediana y tiene tiempo en el mercado, no
presenta un estructura de negocio definido, por lo tanto, se creará una arquitectura
empresarial para establecer un soporte seguro y poder desarrollar el proyecto
reduciendo al mínimo los errores que puedan surgir o estén basados en el modelo de
negocio.
Luego, la empresa tampoco presenta una arquitectura de sistemas por lo que se
procederá a definirla. Es importante tener claro este paso debido a que como objetivo
final implementaremos un ERP el cual tendrá en cuenta que el sistema pueda correr
correctamente y no tenga desfases.
Finalmente, dado los problemas y/o dificultades que presenta Dinet, se ha decidido
implementar un sistema que permita integrar los procesos de la empresa y satisfaga sus
requerimientos. Se evaluaran dos alternativas que se consideran pueden cubrir las
necesidades del negocio; Syspro y Dynamics nav, para ambos casos se tendrá en
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cuenta que contengan la inteligencia del negocio, es decir, que contemple todas las
políticas y procedimientos y tenga la habilidad de informarte de procesos fuera de
política. Además, se evaluara si la información es fácilmente explotable del mismo
sistema, permita que toda la organización pueda explotar este sistema y pueda sacar la
información correcta para la toma de decisiones. También, se considerará que el
sistema a elegir contenga todos los indicadores operativos de la empresa, que los
pueda conformar y tengan mediciones clave y precisa de cada proceso. Asimismo, se
tendrá en cuenta la funcionalidad, que cumpla con la legislación nacional y que opere
en la forma en que se hace negocios en el Perú. Por último, el retorno de inversión
deberá ser menor a seis meses, de tal manera que, el costo beneficio sea adecuado
para Dinet.
3. Validar la inversión requerida para soportar la solución:
La solución se dividirá en tres partes; partiendo de una reingeniería del modelo de
negocio, la arquitectura de sistemas de información y por último se tendrá la
implementación del ERP. Dado que el proyecto realizara tanto la arquitectura
empresarial como la integración de todos los procesos, la inversión requerida será alta;
sin embargo, a largo plazo se sustentará con el buen desempeño que presentará Dinet.
Por otro lado se deberá utilizar el recurso tiempo y el recurso humano debido a que
implementar una solución ERP necesita de personas que desarrollen las arquitecturas,
mejoren los procesos, ordenes sus funciones y todo ello demandara un tiempo
considerable.
4. Ajustes requeridos para lograr las necesidades del negocio y las metas estratégicas:
Si se desea implementar de manera satisfactoria los cambios necesarios para que el
negocio logre solucionar los problemas que presenta actualmente, será necesario
definir la arquitectura de la empresa y el sistema de información, modificarlos si es
necesario de tal manera que se eviten cuellos de botella.
Por otro lado, se crearán grupos de trabajo que se encargarán de diferentes
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actividades. El primer grupo tendrá designada el área de arquitectura y de
mantenimiento del ERP. El segundo grupo se encargará del área de soporte. Además
para cada uno se deberá incluir la capacitación respectiva de tal manera que se
adquiera el conocimiento y pueda ser compartido.
Se deberán migrar los datos trabajados del Excel al ERP que se implementará, de tal
manera que se puedan automatizar los procesos y la documentación pertinente. Con
esto se incrementaran ingresos, se reducirán costos y en consecuencia aumentaran los
beneficios en corto, mediano y largo plazo.
Además, se deberá cambiar el abordaje lineal de la cadena de suministro por uno más
robusto. De este modo podrá transformar su modelo lineal en una red adaptativa que
brindará beneficios considerables para la empresa Dinet.
Al realizarse un mejor planeamiento, existirá un menor porcentaje de desperdicios en el
proceso de extracción (abordaje robusto).
Finalmente, con respecto a la calidad implementar una plataforma tecnológica como un
ERP proporcionará un robusto sistema de calidad que brindará seguridad respondiendo
a lo que los clientes exigen, cumpliendo las regulaciones gubernamentales, llevando
registros de auditoría y evaluando la calidad de los proveedores.
5. Establecer la solución de negocios más factible:
¿Por qué seleccionar un ERP?
Los beneficios que genera el implementar un ERP sobrepasan el ámbito de visión de
corto plazo de toda organización. Si bien es cierto, la implementación de un ERP puede
ser un proceso muy costoso desde este punto de vista, en el mediano y largo plazo la
implementación de todo el ERP va acarrear una serie de beneficios económicos,
operacionales, organizacionales. Además va a permitir a la organización incrementar su
nivel de innovación, manteniéndola así relevante a futuro.
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Microsoft Dynamics NAV para empresas Logísticas
Microsoft Dynamics NAV, anteriormente Navision, es la solución de software de gestión
ERP para las medianas empresas como DINET. La gran funcionalidad de todos sus
módulos para solucionar las necesidades de cada departamento de la empresa
mantiene constantemente conectada toda su organización, proporcionándole mayor
visibilidad y control de todo lo que sucede. Las múltiples funcionalidades de Dynamics
NAV (Navision) permiten que el software de gestión sea un aliado útil para empresas
que necesiten aumentar los márgenes y mejorar el flujo de caja. Dynamics NAV es fácil
de aprender y utilizar, lo que le ayudará a responder rápidamente ante las demandas
del mercado, sea cual sea su sector:
DynLogitrans es el programa de gestión vertical (software de gestión ERP) para
empresas de transporte y logística sobre Microsoft Dynamics NAV (antes Navision).
Una solución de gestión cerrada y perfectamente adaptada a las necesidades
específicas de este sector y a la propia naturaleza y potencial del ERP Microsoft
Dynamics NAV. DynLogitrans, es una solución de gestión que permite aumentar la
competitividad de las empresas transportistas a través de la gestión global
automatizada de sus procesos, para afrontar con éxito los aspectos más específicos y
vitales de su negocio.
Características
Gestión financiera
Optimiza los procesos contables y consolida el control del estado
financiero de la empresa
Controla y gestiona toda la vida de los activos
Maximiza los recursos de efectivo y simplifica los procesos de pago
Gestiona divisas
Administración de la cadena de suministro
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Compras y pagos
o Configuración y mantenimiento automático de tablas de
proveedores
o Facturación de compras integrada a Contabilidad
o Gestión de devoluciones de compras
Existencias
o Configuración y automatización de stock
o Configuración de recuento a nivel de producto o SKU
o Supervisión del rendimiento real de las ventas
Gestión de almacén
o Sistema de captura de datos automatizado ADCS
o Organización lógica de almacén asignando productos a ubicaciones
o Planificación y coordinación de pickings internos
Gestión de Recursos Humanos
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Recursos Humanos Básicos
o Información de empleados según experiencia, educación,
cualificaciones, etc.
o Seguimiento de la información de personal
o Planificación de calendario y registro de cambios
o Registro de ausencias en unidades de mediada personalizables
Idiomas
o Configuración multi-idioma de descripciones de producto en
inventario
o Impresión de informes y facturas en varios idiomas según
destinatario
o Descripciones de productos individualizadas según cliente
o Cambio de idiomas en tiempo real según necesidades del cliente
Gestión de Ventas y Marketing
Gestión y clasificación de contactos personalizadas
Registro automático de correos electrónicos
Seguimiento de oportunidades de venta
Sincronización total con Microsoft Outlook
Planificación de tareas
Gestión de servicios
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Planificación y distribución
- Asignación de personal a los pedidos de trabajo
- Gestión y estado de los pedidos de trabajo
- Gestión del personal de servicio y técnicos de campo
- fil
Planificación y distribución
- Asignación de personal a los pedidos de trabajo
- Gestión y estado de los pedidos de trabajo
- Gestión del personal de servicio y técnicos de campo
- Filtrado según disponibilidad, cualificaciones y productos de stock
- Gestión de prioridades de tareas y cargas de servicio, y escalas de
tareas
Gestión de contratos de servicios
- Gestión de contratos de servicios con datos históricos, renovación de
contratos y plantillas
- Gestión de garantías en productos de servicio y piezas de repuesto
- Registro de detalles sobre niveles de servicio, tiempos de respuesta y
niveles de descuento
- Historial de servicio para cada contrato, con los productos y
componentes de servicio y mano de obra utilizados
- Evaluación de rentabilidad del contrato
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- Generación de ofertas de contrato
o
Gestión de productos de servicio
- Registro y seguimiento de los productos de servicio (incluyendo
información de contratos, gestión de componentes información de
referencia de listas de materiales y garantías)
Gestión de pedidos de servicio
- Registro de peticiones de servicio, servicios vencidos, pedidos de
servicio y peticiones de reparación
- Registro y gestión de equipos alquilados
- Historial de pedidos y ofertas de servicio a clientes
Gestión de precios de servicio
- Configuración, mantenimiento y control de precios de servicio
- Configuración de grupos de precios basados en diferentes criterios
- Definición de estructuras de cálculo de precios con todos los
parámetros incluidos en el servicio (componentes, tipos de trabajo y
cargos por servicio)
- Asignación de precios fijos, mínimos o máximos a grupos de precios
de servicios
- Estadísticas sobre la rentabilidad de los grupos de precios de
servicios
Gestión Vertical
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- Gestión de flota del software de gestión para empresas de transporte
y logística
- Gestión del personal del ERP para empresas de transporte y logística
- Gestión de tráfico del software de gestión para empresas de
transporte y logística
- Logística del ERP para empresas de transporte y logística
- Facturación
- Analítica de costes del programa de gestión DynLogitrans
o
o ¿Cómo se interrelaciona el Dynamics con las demás áreas de la empresa?
o
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SYSPRO para empresas Logísticas
Soluciones de distribución SYSPRO proporcionan la tecnología para gestionar una cadena de
suministro de extremo a extremo. Nuestras soluciones de distribución y logística altamente
desarrollados permiten la máxima flexibilidad y control sobre las operaciones y el inventario y
se adaptan perfectamente a las operaciones individuales y multi-sitio, nacionales e
internacionales, donde la eficiencia operativa es fundamental para el éxito.
Como SYSPRO es un sistema en tiempo real, toda la información sobre órdenes de compra y
de venta, los límites de crédito y el estado del inventario, es siempre al día.
Las características clave dentro de SYSPRO:
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Permite el seguimiento de los artículos desde la fuente hasta su ubicación
actual y para identificar todos los elementos de costos asociados a la
circulación de mercancías.
Proporciona la capacidad de rastrear artículos de nuevo a la fuente,
seguimiento de los mismos desde la fuente hasta su ubicación actual e
identificar todos los elementos de costos asociados con el movimiento de las
mercancías.
Promueve la gestión de contratos, etiquetado referencia cruzada, autorización
de la mercancía devuelta y seguimiento por el número de serie o lote. Además,
en tiempo real, integración perfecta con la gestión de relaciones con clientes
(US disponibilidad) ofrece los beneficios de la automatización socio de gestión
de relaciones y la fuerza de ventas.
Se caracteriza por la flexibilidad de cumplimiento de pedidos con recursos sin
precedentes para operaciones individuales y multi-sitio, individuales y multi-
almacén / sourcing multi-bin y costeo, el transporte marítimo mundial,
precisa aterrizó costos para los importadores, las opciones de orden de
compra, citando y estimar, de serie y / o seguimiento de número de lote y de
venta libre para las ventas al por menor, fabricación para inventario.
Ofrece un sistema de envío automático que facilita la capacidad de costos y
ahorro de tiempo para consolidar pedidos en una sola factura o partos
múltiples en una orden o en varios órdenes.
Finalmente, se procederá a realizar una comparación cualitativa entre Microsoft Dynamics NAV
y SYSPRO.
Microsoft Dynamics Nav
Gestión de flota del software
Supervisar y gestionar toda la flota que posee la empresa. Asimismo, un análisis y control de cada flota.
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Gestión del personal del ERP
Agilizar el seguimiento y control del personal involucrado con las actividades logísticas del negocio
Gestión del tráfico del software
Actualización de información sobre las actividades y decisiones logísticas tomadas en la empresa en tiempo real
Logística de ERPControl, gestión y seguimiento del inventario y agilización
de documentos para cada proceso de la empresa
FacturaciónAlto grado de personalización de facturas, y automatización
de facturas de todos los servicios de la empresaAnalítica de costos del
programa de gestión
Análisis y evaluación de los costos incurridos en cada etapa de cada proceso ofrecido por la empresa
Costo de software
74 000 euros
Disponibilidad de recursos
Muestra las capacidades de carga de los recursos. Posibilita la gestión simultánea tanto de los recursos de la empresa (flota), como del personal involucrado en brindar
el servicio
Webhttp://www.microsoft.com/en-us/dynamics/erp-nav-
overview.aspx
SYSPRO
Gestión de flota del software
Supervisa la gestión de la flota realizada para cada servicio que ofrece la empresa
Gestión del personal del ERP
Gestión total del personal de la empresa
Gestión del tráfico del software
Manejo y análisis de la información de las distintas áreas de forma integrada
Logística de ERPControl del nivel de inventario y transporte de las flotas para
cada proceso de la empresa
FacturaciónMayor nivel de estandarización de facturas por cada tipo según cada proceso y/o servicio ofrecido por la empresa
Analítica de costos del
programa de gestión
Análisis segregado de cada actividad realizada en cada proceso
Costo de software
70 000 euros
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Disponibilidad de recursos
Disponibilidad de recursos empresariales en tiempo real, actualizaciones constantes y comunicación con los clientes
de cada servicio ofrecido por la empresa
Web http://www.syspro.com/
Viabilidad Dynamics
NAV
SYSPRO
Proveedor en Perú No No
Profesionales en el mercado Si Si
Tiene soporte local Si No
Personal capacitado No No
Hay dinero para la implementación de la
solución
Si Si
Ofrece una solución cloud SI Si
Tiempo de implementación 14 meses 12 meses
Interfaz Amigable Compleja
Fácil de usar Si Si
Flexible Si Si
Fácil de implementar Si Si
Completamente integrado Si Si
Seguro Si Si
Costo de la inversión estimado $ 900 mil $ 750 mil
Dado los resultados mostrados anteriormente, se procede a tomar la mejor decisión, viendo
conveniente para DINET implementar el Dynamics Nav.
Como se puede percibir, la inversión para la adquisición del software Microsoft Dynamics Nav
es más elevada que el SYSPRO, sin embargo, a largo plazo, se sustentará este desembolso
cuando se solucionen los diferentes problemas y la empresa empiece a notar los beneficios
obtenidos por dicha elección.
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6. Alcance de la solución:
7. Caso de negocio que presenta la solución propuesta:
8. Objetivos y metas del negocio:
9. Resultados esperados:
En primer lugar, con la implementación de la solución se aspira en satisfacer las
necesidades de la empresa.
En lo concerniente al flujo de información, se tendrá la capacidad de poder discernir la
información relevante para el negocio, de la que no lo es. Asimismo, el hecho de
desagregar la información para cada proceso según las necesidades de cada área y en
tiempo real, le permitirá al usuario interno y/o empleado realizar una mejor evaluación
de la situación, y por ende tomar decisiones más eficientes en las operaciones del dia a
día.
Por otra parte, se logrará eliminar por completo los cuellos de botella identificados en
los principales procesos de DINET, mediante la gestión de una cadena de suministros,
de tal forma que podamos transformar nuestro modelo lineal en una red adaptativa que
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brinde beneficios considerables para la organización de la compañía. Asimismo, se
obtendrá la posibilidad de responder con mayor velocidad a los cambios que se
produzcan en la demanda y el aprovisionamiento; e incrementar la satisfacción del
cliente, cumplir mejor con las regulaciones gubernamentales, incrementar los márgenes
de ganancias de la compañía y sincronizar todas las actividades al interior de la
organización para alinearlas con las prioridades comerciales.
Finalmente, el diseño de una base de datos más amplia que permita soportar el número
de cliente que actualmente DINET atiende, y además, los futuros clientes que tendrá
gracias a su plan de expansión y presencia en otras 5 ciudades del Perú, que involucra
no solo poder atender a nuevos clientes, sino también, una gestión global de la
empresa, que permita la integración de las 5 sedes.
10.Mejoras esperadas de la solución:
11.Ventana de tiempo para solucionar el problema:
12.Stakeholders involucrados en la definición de las necesidades del negocio:
13.Técnicas usadas para definir las necesidades:
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14.Evaluación de vacíos de capacidad:
Brecha actual Meta AudienciaBaja capacidad de respuesta a
pedidosAumentar la eficiencia del
número de pedidos atendidos Clientes
Desorden organizacionalControl organizacional de los
principales procesos de la empresa
Gerencia, jefe de RRHH
Poco control de los procesosAseguramiento de la calidad
de los servicios brindados a los clientes
Gerencia, jefe de distribución y logística, jefe de calidad
Poca integración de las áreas funcionales de la empresa
Comunicación e integración cada componente de la
organización
Gerencia, jefe de distribución y logística, jefe de calidad,
jefe de finanzas
Base de datos limitadaAmpliación de la capacidad de
la base de datos actual Gerencia, jefe de sistemas
Bajo control de la cadena de suministros
Eliminación de los cuellos de botella identificados en los
principales procesos
Gerencia, jefe de distribución, jefe de calidad
Sistemas funcionales limitadosSistema integrado que
satisfaga las nuevas necesidades funcionales
Gerencia, jefe de sistemas
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15.Evaluación de requerimientos de nuevas capacidades:
16.Técnicas usadas para análisis de vacíos de capacidad:
17.Enfoque de a solución: (generación de alternativas, supuestos, restricciones, clasificación y selección de enfoques)
18.Análisis de factibilidad para probar la viabilidad de la solución:
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a. Evaluación del estado actual, determinar áreas de cambio o desafiantes en la organización
b. Identificar soluciones potenciales
c. Determinar factibilidad
d. Técnicas usadas para el enfoque de la solución
e. Stakeholders involucrados
f. Alcance de la solución
1) Alcance del análisis para definir el problema2) Áreas de la organización afectadas por la solución propuesta
(procedimientos operativos, departamentos, sistemas de software etc.)3) Capacidades creadas a través de la solución4) Capacidades necesarias para soportar las necesidades de negocio de la
organización5) Enfoque de implementación6) Dependencias7) Técnicas usadas para el alcance de la solución8) Caso de negocio
i. Técnicas usadas para definir el caso de negocio
III. Elicitation:
a. Preparación para la Elicitation
b. Conducir la Elicitation
c. Documentar los resultados de la Elicitation
d. Confirmar los resultados de la Elicitation
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IV. Análisis de requerimientos
A. Priorización de requerimientos
B. Análisis de requerimientos
C. Técnicas usadas para el análisis de requerimientos
D. Análisis de decisión
E. Modelamiento de procesos
F. Análisis de riesgos
G. Escenarios
H. Casos de uso
I. Casos de negocio
J. Necesidades del negocio
K. Matriz RACI
L. WBS
M. Lista de actividades
N. Alcance de la solución
o
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V. Evaluación y validación de la solución
a. Evaluación de la solución propuestaPara la evaluación de la solución propuesta de DINET se establecerá la mejor solución propuesta de los sistemas integrados indicados anteriormente (Microsoft Dynamics NAV e IFS) y que se adapte mejor a las necesidades del negocio puestas en el problema. De esta forma podremos evaluar la eficacia y rendimiento del proyecto. El ERP elegido de acuerdo a las necesidades propuestas es Microsoft Dynamics NAV, con lo cual se demostrara el porqué de la decisión y la trasformación de la situación actual de la empresa hacia la situación óptima deseada.
TAREA PROPOSITO ENTRADAS SALIDAS
b. Evaluar la predisposición de la empresa
Para evaluar el compromiso de la empresa con el proyecto es importante trabajar en conjunto con el área de recursos humanos. Por ello, la confianza del personal, la conducta de los mismos y su capacidad para acoger los cambios son factores importantes que definen la actitud laboral del empleado, y de esa forma el empleador podrá evaluar el rendimiento de cada empleado. Además de poder estructurar mejor el ambiente laboral y obtener una mejor estructura en la empresa.
1) Cultural
En el aspecto cultural, DINET transitara por una transformación hacia una mejora con ambientes más organizados y una mayor apertura al cambio. Estos cambios traen consigo modificaciones en las políticas de la empresa que afectan a los usuarios y tren un cambio cultural en la empresa.
2) Operativa
En el ambiente operativo, el cambio de registro y la utilización de las hojas de cálculo tendrán un cambio del formato de Excel que se usaba hacia el nuevo sistema integrado propuesto (Mycrosoft Dynamics NAV), el cual requerirá de capacitaciones para el uso del nuevo sistema que traerán mejoras y mayor eficiencia al momento de presentar informes y utilizar el nuevo sistema. Por tanto los usuarios deben entender las mejoras que traerá consigo el nuevo sistema en los aspectos de trabajo y tomar las medidas necesarias para resolver un problema futuro.
3) Técnica
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En el ambiente técnico, el soporte se tendrá que adecuar a las necesidades del nuevo sistema propuesto que al mismo tiempo ayudara a las actividades que se realizan en este ambiente. Se tendrá dificultad al momento de adecuar la parte técnica a los nuevos cambios en un corto plazo. Sin embargo, para un largo plazo, se podrá adecuar y obtener mejores resultados con la información que se tendrá de forma eficiente en un menor tiempo y sin mayores complicaciones en la migración de datos.
4) Impacto en Stakeholders
CLIENTES La flexibilidad en la comunicación de información de los pedidos de los clientes en el sistema logístico para el transporte, llegada y salida de materiales, estado de los materiales y demás información importante para el cliente a la toma de decisiones.
ACCIONISTASLa nueva implementación y la forma eficiente del uso del sistema en las operaciones traerá consigo una mejor valuación de la empresa en el mercado. Esto incrementara la inversión de la empresa por la motivación de invertir en ella.
PROVEEDORESLos proveedores tendrán una mejor respuesta en los pedidos que se le hagan por la información más inmediata y precisa que otorgara el nuevo sistema implementado.
USUARIOS INTERNOSLos usuarios internos deberán proponer mejoras en los procesos nuevos o transformados de forma continua para un mejor rendimiento en la empresa.
ESTADO (MTC Y ADUANAS)La información requerida por el MTC y Aduanas para una mejor revisión de los materiales que se reciben de la importación u origen local será respaldada por la garantía y prestigio del ERP implementado que a su vez agilizaran los trámites y procesos de embarque y desembarque, así como las regulaciones posibles en un futuro.
5) Técnicas usadasLa técnica propuesta para la evaluación de la predisposición de los trabajadores para el ERP Mycrosoft Dynamics fue la de crear focus groups, hacer entrevistar y realizar encuestas.Para la creación de focus groups se reunió a un grupo de personas seleccionadas de diferentes áreas como Recursos humanos, Operaciones Logísticas, Finanzas y Contabilidad. De esta forma se puede recopilar información precisa de lo que se requiere por área, así como las metas y problemas que pueda presentar cada uno con la llegada del nuevo ERP. Se pudo encontrar los diferentes puntos de vistas, así como ventajas y desventajas de la prueba de implementación
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del ERP. De esta forma se obtenía información de cómo mejorar su actividad en el área y los problemas al tomar decisiones.En las entrevistas se pudo obtener información independiente de cada jefe de área desde el punto de vista de cada uno.
c. Validar la solución1) Criterios de evaluación y aceptación2) Análisis de causa raíz3) Registro de problemas4) Stakeholders involucrados
d. Asignar requerimientos1) Asignar requerimientos y Stakeholders entre componentes de la solución
e. Definir requerimientos de transición1) Datos2) Trabajo3) Cambio organizacional
f. Técnicas usadas
g. Evaluar el performance de la solución1) Problemas2) Defectos3) Métricas de evaluación de performance (valor entregado)4) Técnicas usadas
h. Stakeholders involucrados en la evaluación
i. Técnicas usadas1) Criterio de evaluación y aceptación2) Análisis de decisiones3) Evaluación de vendedores
j. Evaluación del valor entregado por cada solución propuesta
k. Componentes de la solución1) Reglas y políticas del negocio2) Gestión y performance de procesos del negocio3) Gente que opera y mantiene la solución4) Componentes y aplicaciones de software5) Estructura de la organización
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VI. Gestión de comunicaciones y requerimientos
a) Gestión del alcance de los requerimientos y la solución
b) Gestión de la trazabilidad de los requerimientos
c) Mantener reutilización de requerimientos
d) Preparar paquetes de requerimientos
e) Comunicación de requerimientos
o
VII. Conclusiones
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