elektronische akten – grundlage für ein bürgernahes e-government
TRANSCRIPT
0 Copyright 2015 FUJITSU
Human Centric
Innovation
CeBIT
2015
Hannover16th – 20th March
1 Copyright 2015 FUJITSU
Electronic Files
The basis for citizen-friendly e-government
Grundlage für ein bürgernahes e-Government
Elektronische Akten
2 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer
Prozesse in Organisationen.
DMS
Collaboration/
Groupware
EDM/PDM
Workflow
PortaleWCM
Records
Management/
el. Akten ERP-/Host-
Content
COLD/OMS
elektronische
ArchivierungDocument Management System
Engineering Data Management /
Production Data Management
Web Content Management
Enterprise Ressource Planning
Computer Output on Laser Disk /
Output Management System
E-Akten
Input
Management( )( )
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Elektronische Akten
E-Akten tragen zur
Beschleunigung
von Prozessen bei!
ECM
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Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten –heute und morgen
Zeitaufw
and
Heute Morgen
Dokumenten-
handling und
-administration
Strategische,
inhaltliche
Aufgaben
Für strategische
Aufgaben mit
hoher Wert-
schöpfung bleibt
in vielen Orga-
nisationen zu
wenig Zeit.
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Was treibt E-Akte-Projekte?
Zeitgewinn Qualitäts- u.
organisatorische
Verbesserungen
Kostenaspekte
Sicherheitsaspekte Gesetzliche/
betriebliche
Vorgaben
reduzierte Suchzeiten
kürzere Durchlaufzeiten
Vertraulichkeit
Integrität
Verfügbarkeit
direkte
indirekte
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Das Fujitsu E-Akte-Portfolio
InfrastructureServices
Templates und LösungenTechnologien
Fujitsu SecDocs & BatchSign
SAP Records Management
SAP Knowledge Provider/Workflow
Microsoft SharePoint
TDS SAP DiPA QuickWin
TDS SAP Archivierung QuickWin
GDPdU: AIS TDS SAP Connect
SecDocs aus der Cloud
Prozessberatung/Konzepte
Ausschreibung/Anbieterauswahl
Projektdurchführung
Projektleitung
Application Management
Scanner
Server, Clients
Speichersysteme
Betriebssysteme, Datenbanken,
Middleware
Hosting
E-Akten
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Referenzen
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Kunde
Polizei Hamburg
Bundesagentur für Arbeit
DRV Berlin-Brandenburg
Unfallkasse des Bundes
Digitale BeweismittelsicherungArchivierung großer Datenmengen, hierarchisches Speichermanagement
Digitalisierung des BA-SchriftgutsZentrales Scannen und elektronischesSignieren der Eingangspost (bundesweit)
ELA - Elektronische AkteScannen, elektronische Signatur, Archivierung, Recherche
Vorstudie DokumentenmanagementStrategische Ausrichtung, Optionen, Risiken und Umsetzungsplan für DMS
Stadt ChemnitzVorgangsbearbeitungssystemVorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung kommunaler Fachverfahren
Projekt
Bundesagentur für ArbeitArchivierung des BA-SchriftgutsBeweiswerterhaltende Langzeitspeicherung mit SecDocs
Fujitsu Referenzen (Auszug)
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Unfallkasse Post & Telekom
Steubel in Baden-Württemberg
Fujitsu Technology Solutions
Deutschland
Umfängliches ECMScannen mit BatchSign, Archivierung mit SecDocs, Datenmigration
Digitalisierung der EinkommensteuerbelegeDigitalisierung und inhaltliche Erfassung der Steuerbelege in den Ländern
Elektronische VertragsakteBeratung bei der Einführung einer el. Vertrags-akte mit revisionssicherer Archivierung
DB DialogDokumentenmanagementScannen von Rückvergütungen und Beschwer-den, Archivierung und Recherche
Freie Universität BerlinGrobkonzept ArchivierungGrobkonzept für die Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten
Kunde Projekt
Justiz NRWKonzeption zur elektronischen VerwaltungBegleitung bei Einführung von elektronischer Akte und elektronischem Rechtsverkehr
Fujitsu Referenzen (Auszug)
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Unser Beratungsansatz
11 Copyright 2015 FUJITSU
IT-Strategie Strategische IT Potenzialanalyse
IT-Neuausrichtung
IT Architektur
Transformations-Management
IT-Service/Betrieb
Business Services
IT Management
Anwendungsmigration
Geschäftsprozessmanagement
Enterprise Content Management
Business IT-Alignment
Sourcingstrategien
IT-Service Management
Leistungsverrechnung
IT-Governance
Leistungssteuerung
Qualitäts- & Risikomanagement
Bu
sin
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Ex
ce
lle
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strategische Handlungsfelder Service-Offerings des SITC
Service Offering des Strategischen IT-Consulting
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Das Fujitsu Haus zur Einführung einer E-Akte
Prozesse/
Organisation:
An
ford
eru
ng
en
E-Akten-System:
Be
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ste
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Betrieb:
Durchgängige BeratungP
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durch das SITC
Geschlossenes Portfolio
Se
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Storage on Demand /
SaaS / IaaS
Infr
as
tru
ktu
r
Scanner Server Speicher
Secure
Mailroom
SecDocs
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Vorgehensmodell von Fujitsu
Information Governance
Phase 1:
Strategische
Roadmap
Projektmanagement, Governance, Projektcontrolling
Projektplanung &
Basisaktivitäten
Konzeption-ierung
Entwicklung/
Customizing
Pilot & Ausrollen
Betrieb
Phasen 4, 5 und 6
Strategisches Programm – einmalig Kontinuierliche Implementierung
in Projekten/TeilprojektenTeilprojekt 3
Teilprojekt 2
Teilprojekt 1
Phase 2:
Fachlicher
Blueprint
Phase 3:
Technischer
Blueprint
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ECM-System
GeschäftsprozesseOrganisation Dokumenten-Erfassung
Dokumenten-Verwaltung
Fachliche Prozesse
Leitung/Strategie
Fachbereiche
IT-Bereich
DMS
el. Archiv
Input Management
…
IT-Landschaft Legacy Systeme
Office Welt
Plattformen
Netze
IT-Sicherheit
…
Bausteine eines ECM-Projektes
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Z e i t l i c h e A b f o l g e
Wo stehen Sie?
Rentiert sich die
Einführung eines
ECM-Systems (ROI,
Kosten – Nutzen,
TCO)?
Welche Vorteile
bringt das System
für das
Unternehmen und
für den Anwender?
Was ist ECM?
DMS?
Elektronische
Archivierung?
Wie sieht eine el.
Akte aus?
Was ist der
generelle Nutzen?
Welche Partner
werden benötigt?
Welches System ist
das beste für
meine Situation?
Was muss
technisch beachtet
werden?
Wie muss die
Organisation
vorbereitet werden?
Datenschutz
Datensicherheit
…
Unterteilung in
Teilprojekte?
Projektbeteiligte?
Erstellung von
Konzepten
Ob? Mit wem?Wie?Was ist im Projekt
zu beachten?Was sind E-Akten?
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E-Akten
Eingang Vorbe-
reitung
Ve
rte
ilun
g
Bearbeitung Ausgang
Manuell
Halbautomatisiert
Automatisiert
(Blindverarbeitung)
Brief
E-Mail/Fax
Schredder
Brief
E-Mail/Fax
Daten validieren
scannen +OCR/ICR
sortieren
Archiv
Allgemeine Verwaltungsprozesse
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Lebenszyklus von Dokumenten und Akten
Phasen:Informelle
Bearbeitung
Inhaltliche
Bearbeitung
Langzeit-
speicherungArchivierung
Zuständigkeit:Landes- bzw.
BundesarchivZuständige aktenführende Behörde
Fristen: ∞Transfer
Aufbewahrungsdauer
Registrierung
Speicherort:(historisches)
Archivsystem
Dateisystem, Vor-
system, E-Akte, …E-Akte
E-Akte mit el. Archiv
oder autarkes el. Archiv
‚zdA‘
VerfügungAussonderungErfassung
aktenrelevant
18 Copyright 2015 FUJITSU
Betriebs-
konzept
Fach-
konzept
DV-
Konzept
Sicherheits-
konzept
Organisations-
konzept
Einführungs-
konzept
Konzepte sollen
Spezifizieren
Vermitteln
Dokumentieren
Konzeptionsphase
19 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliche Konzeption
20 Copyright 2015 FUJITSU
Funktionsbausteine eines ECM-Systems
...
Collaborationel. Archivierung /
Speicherung
AuslieferungWorkflow
Dokumenten-
Management
Input
Management
Sicherheit und Schutz
21 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
Weitere
operative
Systeme
Fach-
anwendungenMS Office
Papier
E-Mails
ECM-System
Faxe
D u p l i k a t eCOLD
ERP, HR, FI, …
Dateisystem
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Schritte bei der Papierbelegerfassung
Vorbereitung des
Scangutes (Sortieren,
entklammern, …)
Scannen /
Digitalisieren
elektronische
Signatur und
Stichproben
kontrolle
Erkennung,
Klassifizierung,
Indexierung
Übergabe an
el. Archiv
Übergabe an
Workflow
Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung
OCRICR
1D- oder
2D-Barcodes
Optical Character Recognistion
Intelligent Character Recognistion
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Fachliches Design
Mandant Doku-
mentation
elektronische
Akten
Register Dokumente
Firma 1
Firma 2
Fachabtl.
Personal
Buch-
haltung
Zu
gri
ff n
ur
üb
er
Bere
ch
tig
un
gssyste
m
Axel
Schweiss
Emma
Peel
1
Schrift-
wechsel
Entgelt
Fallakte
2
häufig mehrstufig
Akten-
zeichen
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Fachliches / technisches Design
Vorgangsbearbeitung
Workflow oder Postkorbverfahren zur
Vorgangsverfolgung und -unterstützung
Dokumenten-Management
Verwaltung und Bearbeitung dynamischer
Dokumente, el. Akten
Elektronische Archivierung
Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung
Fachverfahren
Verwaltung relevanter
Meta-Daten, ggf. mit
Workflow- und DMS-
Funktionalität
E-Akte-
System
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Technisches Design/Sizing
HSM-
Server 1
ECM-
Server 1
Nearline Speicher Online Speicher
Clients
ECM-
Server n
DB-
Server 1
DB-
Server n
HSM-
Server 2
ILMmit Hierarchical
Storage Management
E-Akte
Anwendungs-
ebene:
Speicher-
ebene:
WAN/LAN
LAN
SAN
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Fujitsu Infrastrukturlösungenfür die E-Akte
27 Copyright 2015 FUJITSU
Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern
ScanSnap S1300i
(for Win and Mac)ScanSnap S1300i
Deluxe (for Windows)
fi-65F fi-5015C fi-6110
fi-6010N
fi-5530C fi-6770fi-6750S
fi-6800
fi-5950
Production
Professional
Desktop
Personal - ScanSnap
ScanSnap S1100
Deluxe (for Windows)
N1800
Office Productivity
ScanSnap S1100
(for Win and Mac)
ScanSnap iX500
Deluxe (for Win and
Mobile Devices)
ScanSnap iX500
(for Win, Mac and
Mobile Devices)
ScanSnap SV600
(for Windows.
Mac from Nov 2013)
fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180
fi-6670
28 Copyright 2015 FUJITSU
TrustcenterZertifikate & Zeitstempel
SecDocs als Archiv-Middleware
29 Copyright 2015 FUJITSU
BatchSign und SecDocsGehen Sie auf Nummer Sicher!
30 Copyright 2015 FUJITSU
Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung
Transformation
Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen)
Beweiswerterzeugung
Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen
(Option)
Sichere Langzeitspeicherung
Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit
Transfervermerk
Evidence record
1011001111100010
1100010111011000
1100011000011101
0101111000111011
0111001011100011
0101110001111011
0101110010101010
1001001111010100
31 Copyright 2015 FUJITSU
Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung
010011
010110
101111
001001
110011
Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen
- e-Mails - Dateien - Office Dokumente
- Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten
Rechtmäßige Umsetzung:
Qualität der
Aufbewahrung
Beweiswerterhaltend
Klassische Archivierung
Speichern
IT-Umsetzung
Effizienz
Transparenz
Nachvollziehbarkeit
Durchgängigkeit
§
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Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern
Beweiswerterhaltung durch Verwendung
qualifizierter Zeitstempel
Ergänzung von ersetzendem Scannen
Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt
Qualitativ über klassischer Archivierung und
Speichern
Gesicherte Einhaltung
der gesetzlichen Vorgaben und
der Verwaltungsvorschriften
010011
010110
101111
001001
110011
§
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Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der Beweiswerterhaltung
IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen
Archivierte Elemente tragen
Sicherheit mit sich
Automatische Nachweisführung
Einfache Datenmigrationen,
dadurch effiziente Langzeitarchivierung
Optimale Verwaltung hybrider Archive mit
elektronisch signierten und nicht signierten
Dokumenten
Nachsignieren integriert, kostengünstig durch
Übersignieren ganzer Chargen
34 Copyright 2015 FUJITSU
Archiv Middleware SecDocs
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Langlebigkeit über die Dauer der
Aufbewahrung hinaus durch
Verwendung offener Standards
Berücksichtigung des 'Organisations-
konzeptes elektronische Verwaltungs-
arbeit' vom BMI
In bestehende IT-Landschaften integrierbar
Basis für E-Akte sowie sichere und
optimierte Vorgangsbearbeitung
As-a-Service verfügbar
Unabdingbar bei Sozialdaten
Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert
35 Copyright 2015 FUJITSU
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Archiv Middleware SecDocs
Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR
(ehem. TR VELS/03125)
Zertifizierung nach Common
Criteria vorhanden.
Erstes zertifiziertes Produkt
seiner Art
Offene Schnittstellen zu vielen
DMS vorhanden
36 Copyright 2015 FUJITSU
E-Akte Basispaket
Microsoft SharePoint
Dokumenten-Management
Ceyoniq nscale
Webformulare
LIP von Lucom / NINTEX
Schriftguterstellung
Aia Software ITP
TR-RESISCAN-konformes Input-
Management
Kofax / Fujtsu
Integration
Behördenspezifische Fachverfahren
Business
Anwendungsszenarien
Vertrauenswürdigkeit
Versiegelung
Beweiswerterhaltung
Offene Speicherformate
Signaturerneuerung
Liefermodelle
on premise
trusted cloud
Sicherheits-Standards
IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)
TR-ESOR-konforme Entwicklung
Service Infrastruktur
SecDocs Eternus / NetApp
Business-centric Storage
Langzeitspeicherung
Block- und filebasierter Zugriff
WORM (optional)
Data Protection Appliances
Langzeitspeicherung
Block- und filebasierter Zugriff
WORM (optional)
37 Copyright 2015 FUJITSU
Technologieszenarien
Fujitsu - SecDocs
beweiswerterhaltende
Langzeitspeicherung
Materna
Behörden-
Akte
Materna
eAkte-
Basispaket
Materna
CMIS-X
Ceyoniq
Nscale
Microsoft
SharePoint
38 Copyright 2015 FUJITSU
Thank you for listening!