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Planung und Budgetierung: Ungeliebt und ineffizient?

Die Budgetierung ist in vielen Unternehmen immer noch ein wenig geschätztes Ritual. Jedes Jahr werden unzählige Excel-Dateien an die verantwortlichen Stellen geschickt, von denen im Idealfall die ausgefüllten Tabellenblätter mit ihren Budgetzahlen pünktlich zurückgesandt werden.

Was folgt, ist in der Regel ein tagelanger Konsolidierungs- und Plausibilisierungs-Marathon der Daten, deren Zusam-menfassung in unterschiedlichen Berichten sowie das ma-nuelle Verteilen in Management, Controlling und Fachab-teilungen. Dabei sollte die Budgetierung eigentlich das Konkretisieren der Jahresziele für das Folgejahr erleichtern.

Noch unerfreulicher: Nach einer Studie der Unterneh-mensberatung Horváth & Partners* benötigt ein Großteil der befragten Unternehmen drei bis vier Monate für die Planung, rund ein Drittel sogar über vier Monate. Nur rund 10% planen weniger als 6 Wochen. Interessanterweise hält fast die Hälfte (46%) der Unternehmen den zeitlichen und personellen Planungsaufwand für zu hoch. Der Grund sind vielfach umständliche und langwierige Abstimmungspro-zesse bei gleichzeitiger Detailtiefe im Controlling und den Fachab-teilungen.

Gleichzeitig wächst der Bedarf nach mehr Planungsfle-xibilität: wichtige Indikatoren im Unternehmensumfeld verändern sich dynamisch und erfordern den schnellen und verlässlichen Abgleich der operativen Situation des Unter-nehmens mit den Vorgaben sowie die flexible Anpassung der Planungs- und Forecasting-Prozesse.

Herkömmliche, Excel-basierte Planungsprozesse wirken hier eher als Bremsklotz, der notwendige Kurskorrekturen verzögert und die Agilität Ihres Unternehmens beeinträchtigt.

Um die Budgetierungspraxis effektiver und effizienter zu gestalten, kommen integrierte, IT-gestützte Planungslösungen ins Spiel. Damit lassen sich Planungs- und Forecasting-Prozesse automatisieren und Planungszyklen verkürzen. Ad-hoc-Analysen, Berichte und kurzfristige Forecasts können auf Knopfdruck und ohne Medienbrüche erstellt und verteilt werden.

Sämtliche Daten aus Unternehmens-, Finanz, Vertriebs- und Kostenstellenplanung werden dezentral eingegeben, aber zentral in einem konsolidierten System vorgehalten. Die Planung und Budgetierung wird einfacher und flexibler denn je und Planungsfehler werden minimiert.

Aber worauf sollten Sie bei der Auswahl der passenden Planungssoftware achten? Und welche Funktionen helfen Ihnen als Controller oder Planer im Alltag wirklich weiter? In diesem Whitepaper finden Sie Antworten darauf.

IT-gestützte Planung und Budgetierung in der Praxis: Worauf Sie bei der Entscheidung für eine integrierte Planungslösung achten sollten.

Einfach besser planen – Tipps aus der Praxis

„Fast die Hälfte der Unternehmen hält den Planungsauf-wand durch langwie-rige Abstimmungen und Excel-basierte Planungsprozesse für zu hoch.“

*Horváth & Partners, Planungsstudie 2012

Multidimensionale Absatz-/Umsatzplanung

Nutzen Sie eine Planungslösung, bei der die vorgelagerte Vertriebsplanung nahtlos in die Unternehmensplanung integriert ist und Sie von der mühsamen Abstimmung der Planungsdaten entlastet.

Erstellen Sie Planvarianten für Szenariorechnungen, Simu-lationen und „Was-wäre-wenn“-Analysen auf Knopfdruck. Änderungen im Detailprozess der Vertriebsplanung sollten unmittelbar auf Unternehmens- und Konzernebene sichtbar werden, bis hin zu Cashflow und Bilanz. Idealerweise sehen Ihre Vertriebsmitarbeiter Abweichungen von ihrem Detail-plan und können dezentral nach beliebigen Dimensionen (Regionen, Produkte, Kunden ...) analysieren – ohne lang-wierige Abstimmungen im Forecast. Durch den Zeitgewinn wird ein monatliches oder sogar wöchentliches Forecasting möglich.

Die drei Planungsbereiche Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Bilanz sollten dynamisch miteinander ver-knüpft sein. So stehen Ihnen ausschließlich betriebswirt-schaftlich korrekte Verknüpfungen zur Verfügung. Zudem sollten unterschiedliche Zeitdimensionen innerhalb einer Planung unterstützt werden, z.B. Monatsplanung im ersten Jahr, Monats- und Quartalsplanung im zweiten Jahr und Jahresplanung im dritten Jahr.

Auf Knopfdruck kann die Zeitdimension verändert werden, ohne dass Daten geändert werden bzw. verloren gehen.Auch der Vergleich verschiedener Planungen mit unter-schiedlichen Zeitdimensionen sollte unterstützt werden – ohne Erstellen eigener Masken bzw. Reports.

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Vordefinierte Rechenlogiken und Detail- planungen

Setzen Sie auf eine umfassende Planungslösung, die Sie mit vordefinierten Rechenlogiken und Detailplanungen in die Lage versetzt, sämtliche notwendigen Analysen und Simula-tionen zur integrierten Unternehmensplanung selbst durch- zuführen.

Dazu gehören beispielsweise:

Multidimensionale Absatz-/Umsatzplanung

Kostenstellen/Kostenarten – „BAB“ Planung

Deckungsbeitragsrechnung mit variablen Kosten und Erlösschmälerungen

Investitions- und Abschreibungsplanung

Darlehensplanung mit unterschiedlichen Kreditarten, Verzinsungs- und Tilgungsmöglichkeiten, Sonder- tilgungen, Spesen etc.

Kontokorrentmäßige Verzinsung der Bankguthaben bzw. -belastungen und Darstellung in der GuV

Rückstellungs- und Rücklagenplanung

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung und Umlagen

Gewinn- und Verlustrechnung

Steuerermittlung und automatischer Ausweis der Zahllast

Geschäftstätigkeits-/Ertragsteuerberechnung

Bilanz-/Cashflow-Rechnung

Liquiditätsplanung mit unterschiedlichen Zahlungs- formen wie Zahlungsziel in Tagen, Zahlungsspektrum, Umschlagshäufigkeiten etc.)

Managementkonsolidierung

Einfach besser planen – Tipps aus der Praxis

Beispiel: GuV-, Finanzplan-, Bilanz- Cockpit (Quelle: prevero)

Integrierte Finanzplanung

Wenn die Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung einen ge-schlossenen Kreislauf bildet und Dateneingaben sich in Echtzeit auf sämtliche Planungsbereiche auswirken, gewin-nen Sie einen topaktuellen Überblick über die Situation des Unternehmens und können bei Bedarf sofort gegensteuern.

Dazu sollte Ihre Planungslösung u.a. folgende Funktionen bieten:

Bottom-up-Planungen durch Detaildatenerfassung auf den Einzelkonten in Fachabteilungen

Top-down-Planungen durch Dateneingabe auf Summenebene

Integration von Teilplänen (z.B. Personal-, KST-Planung, Investitionen, IC-Beziehungen, Umlagen)

Szenario- und Variantenrechnungen „Was-wäre-wenn“ Simulationen Simulationen auf Basis von Umsatz, Kosten,

Finanzdaten und KPIs Ad-hoc-Analysen, Hitlisten und Benchmarks Rollierendes Forecasting Bewertung von Maßnahmen und Änderungen „on the fly“ Sofort verwendbare Berichte – Berichtspakete,

Kennzahlen, Grafiken Automatische Soll-Ist-Vergleiche, Vorjahresvergleiche,

Hochrechnungen Parallele Darstellung von Kostenrechnungs- und

Finanzbuchhaltungsberichten (inklusive Überleitung) Parallele Darstellung von Umsatz- und Gesamtkosten-

verfahren Automatische Berichtsverteilung Einfache Anpassung der Berichte über Dreh- und

Drillfunktionalität

Flexible Kostenstellenplanung

Zur effizienten Kostenstellenplanung sollten Ihnen vorge-fertigte Logiken zur Verfügung stehen, mit denen Sie die Planung jeder Kostenstelle und jedes Kontodetails inner-halb des Kontenrahmens durchführen können – bei gleich-zeitiger Berücksichtigung in der Gesamtplanung. Bei Bedarf können Sie Ihre Daten auch auf Basis von Vorjahres- oder Forecast-Zahlen berechnen. Hochrechnungen, Saisonalisie-rungen und Indexierungen erfolgen automatisch.

Sie sollten die Kostenstellenplanung zentral steuern und dezentral bereitstellen können, Top-down- und Bottom-up-Prozesse überwachen sowie umfassende Analysen auf Po-sitions-, Konten- und Belegebene durchführen. Plandaten, Ist-Daten und Forecasts werden nahtlos in einen einheitli-chen Gesamtdatenstand übertragen.

Die Änderungen in der Kostenstellenplanung werden sofort sichtbar: auf Unternehmens- und Konzernebene bis hin zu Cashflow und Bilanz.

Tiefgehende Excel-Integration

Mit 40 % Nutzungsanteil stellt Microsoft Excel nach wie vor das Hauptwerkzeug in der operativen Planung dar. Während Excel als bewährtes Werkzeug von den meisten Anwendern akzeptiert wird, bereiten diesen vor allem die wenig konsistente Datenbasis durch viele Excel-Dateien so-wie die hohe Fehleranfälligkeit Probleme. Ideal wäre also eine integrierte Planungslösung, die einerseits die zentrale bzw. dezentrale Erfassung von Daten über Excel ermöglicht und gleichzeitig multidimensionale Analysen, Forecasts und Berichte auf Basis einer konsistenten Datenquelle ermög-licht. Beispiel: ABC-Analyse für Produkte (Quelle: prevero)

Einfach besser planen – Tipps aus der Praxis

Beispiel: Kostenstellenübersicht (Quelle: prevero)

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Dateneingaben in Excel fließen sofort dynamisch in die Planung, das Gesamtergebnis und das Berichtswesen ein – unabhängig davon, welche Werte auf welchen hierarchi-schen oder zeitlichen Ebenen geändert werden.

Relevante Informationen können Sie einfach mit Hilfe von Sorting, Ranking, Farbcodierung und weiteren hilfreichen Funktionen auf Knopfdruck identifizieren. Reports aktuali-sieren sich automatisch und reagieren unmittelbar auf jede Änderung z.B. in der Struktur von Gesellschaften, Segmen-ten, Produktgruppen, Kunden, Kostenstellen und Kostenar-ten.

Komfortable Workflows und transparente Visualisierung

Eine konsequente Unterstützung der Planungsprozesse durch eine professionelle Planungslösung kann neben der Planungsgeschwindigkeit und -qualität auch die Akzeptanz bei den Anwendern deutlich verbessern.

Eingabemasken, die den Nutzer intuitiv leiten, vereinfachen und entspannen die konkrete Planungsarbeit. Assistenten, die Schritt für Schritt durch den Import der Vorsystemdaten führen und einen ständigen Überblick über sämtliche Struk-turen und Bewegungsdaten bieten, sorgen für effiziente Kontrolle. Aber auch die verständliche und transparente Visualisierung von Analysen und Auswertungen, z.B. über Dashboards, trägt dazu bei, dass die enormen Möglich-keiten solcher Planungslösungen gerne und konsequent von den Anwendern genutzt werden. So sollten Sie auch komplexe Herausforderungen wie etwa die einfache und schnelle Identifizierung der wesentlichen Umsatztreiber, Kostenpositionen oder Deckungsbeiträge mit wenigen Klicks bewältigen können.

Sicherer mobiler Zugriff

Als Verantwortliche in Management, Controlling und Pla-nung müssen Sie heute Ad-Hoc-Fragen mehr und mehr in kurzen Zeitfenstern beantworten können – beispielweise die EBIT-Entwicklung über die letzten vier Monate oder eine einfache Umsatzauswertung nach Regionen und Kunden.

Hier sind Planungslösungen gefragt, die Datenanalysen und individuelle Reports für bestimmte Anwendergruppen über einfach bedienbare mobile Applikationen auf Smartphones und Tablets ermöglichen – inklusive Drag & Drop, Drill-down- und Roll-up-Funktion, automatischer Berichtsvertei-lung und maximaler Sicherheit durch eine zentral gesteuer-te Rechteverwaltung.

über die prevero AGDie prevero AG bietet Business-Intelligence-Lösungen für die Bereiche Unternehmensplanung, Analyse, Berichtswesen sowie Controlling. Mit unserem Portfolio unterstützen wir die nachhalti-ge Verbesserung von Entscheidungs- und Steuerungsprozessen in Unternehmen jeder Größe und Branche.

prevero kombiniert mit der Planungslösung professional planner eine integrierte Erfolgs- und Bilanzplanung mit den Möglichkeiten der multidimensionalen Modellierung in einem Produkt. Gleich-zeitig bietet prevero einen Satz von betriebswirtschaftlichen Applikationen in verschiedensten Bereichen, wie beispielsweise strategisches und operatives Controlling, Multi-Projektcontrolling, Personalcontrolling, Strategiemanagement, Risikomanagement und Konsolidierung. Insbesondere für Energieversorger bieten wir Datenmodelle für die Unternehmenssteuerung unter den beson-deren regulatorischen Rahmenbedingungen dieser Branche.

prevero pflegt ein internationales Partnernetzwerk und einen umfangreichen Kundenstamm, darunter Marken wie Heidelberger Druckmaschinen, Endemol, WMF, F.X. Meiller, Max Frank, BRP Powertrain, SwissLife, Hirschvogel, Bizerba und Swisscom. www.prevero.com, info@prevero.com

Einfach besser planen – Tipps aus der Praxis

Beispiel: Analyse-Dashboard (Quelle: prevero)

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