Groupe CEolis

Le spécialiste des comités d'entreprises, des CHSCT et des Syndicats

Édito : Eclairer l'avenirde l'entreprise

Par Didier FORNOPrésident-Directeur Général

La mise en œuvre de la base dedonnées économiques etsociales est une évolutionmajeure des relationsemployeur / élus du personnel.

Grâce à cet outil, les élus vontaccéder à une vision globalede l'entreprise et de sastratégie.

C'est une étape importantepour éclairer les élus surl'avenir de l'entreprise etconstruire un dialogue socialde qualité.

BASE DE DONNEESECONOMIQUES ET

SOCIALES :

C'EST MAINTENANT !

Tout savoir sur les orientationsstratégiques de l'entreprise !

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Newsletter SPECIALE avril 2014

POURQUOI UNE BASE DE DONNÉESÉCONOMIQUES ET SOCIALES ?

Pour bien comprendre la « philosophie » de la basede données économiques et sociales (BDES), ilfaut revenir à l'accord national interprofessionneldu 11 janvier 2013 (accords ANI). Lors de cesnégociations, a été réaffirmé l'importance dudialogue social, autour du rôle accru des salariés etde leurs représentants.

Il était donc nécessaire de mettre en place des« outils », afin de permettre aux élus, de disposerd'une information fiable, normalisée et exploitable.Cette base permettra un accès commun etpermanent à l'information économique et sociale del'entreprise.

L'objectif de la BDES est également de donner auxélus, une vision claire et globale du

fonctionnement de l'entreprise, afin de partageravec l'employeur une vision des orientationsstratégiques de celle-ci. Le code du travail a mis en place une nouvelleconsultation du comité d'entreprise, sur lesorientations stratégiques de l'entreprise.

Cette base servira également aux informations / consultations périodiques du comitéd'entreprise :

La mise en place de cette base doit faire l'objetd'une réflexion approfondie. Si sa conception estbonne, elle doit :

– constituer une base d'informationscohérentes facilitant l'accès auxinformations économiques et socialespour les élus,

– contribuer à repenser la structuration decette information,

– permettre un suivi dynamique del'évolution de l'entreprise sur plusieursannées,

– contribuer à éclairer les élus sur lefutur de l'entreprise et les enjeux dece futur.

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Base de donnéeséconomiques

et sociales (BDES)

Informations /consultations périodiques

Avis sur les orientationsstratégiques de

L'entreprise

LA MISE EN PLACE DE LA BASE(1) Négociation, consultation des IRP sur la

mise en place :

Dans l'esprit du législateur, la mise en place de laBDES doit être faite par l'employeur, en lien étroitavec les institutions représentatives du personnel(IRP) et les organisations syndicalesreprésentatives dans l'entreprise. En tout état decause, une consultation préalable du comitéd'entreprise est indispensable.

(2) Niveau de mise en place de la base :

La base unique de données est mise en place auniveau de l'entreprise. Il n'y a pas d'obligation deconstituer une base au niveau de l'établissement. Labase doit comprendre l'ensemble des informationsque l'employeur doit mettre à la disposition desélus du comité central d'entreprise (CCE) et descomités d'établissements.

En présence d'une UES (Unité économique etsociale), la base doit être mise en place.

Dans un groupe de sociétés, il est possible (parconvention ou accord) de prévoir la constitutiond'une base de données au niveau du groupe (sansqu'elle ne se substitue à la base de données dechaque entreprise).

(3) Quel support adopter pour la base ?

L'employeur pourra utiliser un supportinformatique ou papier. Au vu du fonctionnementet des objectifs de la base, il est clair qu'un supportdématérialisé sera à privilégier. Celà permettra auxélus du personnel d'y accèder aisément, dereproduire, d'extraire, sans contrainte particulière,toute information utile.

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LE CONTENU DE LA BASE

La loi fixe la liste des informations devant figurerdans la base, en faisant la distinction entre lesentreprises de plus ou moins 300 salariés. Cetteliste constitue le minimum légal. Il sera possible(accord collectif de branche, d'entreprise, degroupe) d'enrichir le contenu. Il paraît prudent, au

préalable, de procéder à un inventaire,habituellement transmis aux élus, afin que la miseen place de la base, ne se traduise pas par un reculde la quantité et de la qualité des informationstransmises.

(1) Les rubriques et les indicateurs :

Domaines concernés Sous-rubrique Moins de 300 salariés 300 salariés et +

(1) Investissements

Social

Evolution des effectifs par type decontrat

Evolution des effectifs par type decontrat, par âge et ancienneté

Evolution des emplois par catégorie professionnelle

Situation en matière d'égalité professionnelle et mesures prises

Evolution emploi des personnes handicapées et mesures prises pour ledévelopper

Evolution du nombre de stagiaires

Formation professionnelle : investissements, publics concernés

Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail

Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents de travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité

Matériel etimmatériel

Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciationseventuelles (immobilisations)

Dépenses de recherche et développement

Informationsenvironnementales

Pour les entreprises dépassant certains seuils, informations sur lapolitique générale en matière d'environnement, de pollution et de

gestion des déchets, d'utilisation durable des ressources, dechangement climatique et de protection de la biodiversité

(2) Fonds propres, endettement, impôts

Capitaux propres de l'entreprise

Emprunts et dettes financières par échéances et charges financières

Impôts et taxes

(3) Rémunération des salariés et des dirigeants

Evolution desrémunérations

salariales

Frais de personnel, y compris cotisations sociales, évolutions salarialespar catégorie, par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou

médian, par sexe et par catégorie professionnelle

Sociétés Anonymes : montant global certifié exact par lescommissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes

les mieux rémunérées

Epargne salariale Intéressement

Participation

Rémunération accessoires : primes

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par sexe et par catégorieprofessionnelle, avantages en

nature, régimes de prévoyance etde retraite complémentaire

Rémunérations des dirigeantsmandataires sociaux telles queprésentées dans le rapport degestion (Société Anonyme)

(4) Activités sociales et culturelles

Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise

Dépenses directement supportées par l'entreprise

Mécénat

(5) Rémunération des financeurs

Rémunérations des actionnaires (revenus distribués)

Rémunération de l'actionnariat salarié

(6) Flux financiers à destination de l'entreprise

Aides publiques

Réductions d'impôts

Exonérations et réductions de cotisations sociales

Crédits d'impôts

Mécénat

(7) Sous-traitance Sous-traitance utilisée par l'entreprise

Sous-traitance réalisée par l'entreprise

(8) Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe

Transferts de capitaux significatifs

Cessions, fusions et acquisitions réalisées

Important :

Toutes les informations qui sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procéduresd'information / consultation doivent figurer dans la base : bilan social, comptes annuels (bilan, compte derésultat, annexe), informations trimestrielles, etc...

Cette mise à disposition dans la base se substitue à la communication des différents rapports et bilans quiétaient remis au comité d'entreprise jusqu'à maintenant. Cette substitution ne concerne pas les autresinstances représentatives du personnel (par exemple le CHSCT).

Ces informations pourront être intégrées, dans la base, progressivement, qu'au 31 décembre 2016au plus tard.

Pour les consultations ponctuelles, l'employeur continuera de donner aux élus, une note d'informationspécifique.

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(2) Sur quelle période ?

Toutes les informations contenues dans la base ontun caractère prospectif et historique. Lesinformations doivent être données sur :

– l'année en cours,– les deux années précédentes,– des perspectives sur les trois années

suivantes.

Nota : au titre de l'année 2014, l'employeur n'estpas obligé d'intégrer dans la base, les informationsdes deux années précédentes.

(3) Quels risques en cas de base incomplète ?

L'employeur encours les conséquences et lessanctions liées à l'entrave au fonctionnement ducomité d'entreprise.

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ACCÈS ET ACTUALISATION DE LA BASE :

C'est l'employeur qui fixe les modalités d'accès, deconsultation et d'utilisation de la base.

(1) Accès à la base :

La base de données est accessible en permanence :

– aux membres du comité d'entreprise (àdéfaut, aux délégués du personnel),

– aux membres du comité centraled'entreprise,

– aux membres du CHSCT,– aux délégués syndicaux.

L'accès est permanent, ce qui ne veut pas dire quela base est accessible 24 h/24 h (fermeture nocturneou hebdomadaire de l'entreprise).

(2) Actualisation de la base :

La base de données doit être régulièrement mise àjour, c'est à dire au minimum, avant la tenue de laréunion d'information / consultation du comitéd'entreprise. Chaque mise à jour doit donner lieu àune information des utilisateurs. En l'absence demise à jour, l'employeur s'expose à un délitd'entrave au fonctionnement normal du CE.

LA PROTECTION DES DONNÉESLa mise en place de la base soulève la question dela confidentialité des informations. Il n'existe pasde présomption de confidentialité, il appartientdonc à l'employeur qui estime que certainesdonnées sont sensibles, de le préciser clairement. Ilne peut pas pour autant déclarer que toutes lesinformations contenues dans la base sontconfidentielles ! Sa position doit être argumentée.

On rappelle que les élus du personnel sont tenus àune obligations de discrétion.

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AVIS DU COMITÉ D'ENTREPRISE SUR LESORIENTATIONS STRATÉGIQUES

Chaque année, en s'appuyant sur la base dedonnées économiques et sociales, le comitéd'entreprise sera consulté sur les orientationsstratégiques de l'entreprise et sur leursconséquences sur l'activité, l'emploi et lesconditions de travail.

Le comité d'entreprise émet un avis sur cesorientations et peut proposer des alternatives. Cetavis est transmis à la direction de l'entreprise, quiformule une réponse argumentée.

Ce projet d'impliquer le comité d'entreprise dans lastratégie est intéressant et ambitieux. Mais cetteconsultation ne sera pas aisée. En effet, elle vanécessiter, de la part des élus, de solidesconnaissances économiques, financières, juridiqueset sociales. Apprécier la stratégie d'une entreprise fait appel àdes notions complexes. Le législateur a donc prévu que le comitéd'entreprise puisse se faire assister d'un expert-comptable.

Assistance d'un expert-comptable :

Le comité peut se faire assister d'un expert-comptable de son choix, en vue de l'examen desorientations stratégiques de l'entreprise. Il va vousaccompagner :

– pour vérifier que la base de donnéescontient bien toutes les informationsobligatoires,

– pour juger de la qualité desinformations,

– pour vous aider à formuler d'éventuellescontre-propositions.

Cette possibilité de recours à l'expert-comptable nese substitue pas aux autres expertises (examen descomptes annuels). Sauf accord entre l'employeur etle CE, le comité contribue, sur son budget defonctionnement, au financement de cette expertiseà hauteur de 20 %, dans la limite du tiers de sonbudget annuel.

LE DESSIN DU « MOI »

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GROUPE CEOLIS : IMPLANTATIONS GEOGRAPHIQUES

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Expertise-comptable des comités d'entreprisesExpertise-comptable des Syndicats

Commissariat aux comptesExpertises CHSCT

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